Automatizao de Processos:

Como comear?

10 aes que vo ajudar a

sua empresa a fazer uma
Automatizao de Processos
e comear a perder menos
tempo e diminuir os erros.
 Introduo

Nossa experincia ao atender mais de 300 pequenas e mdias empresas no Brasil ajudou a
validar que a Automatizao dos Processos o meio mais eficiente de reduzir custos e
aumentar receita, independente do segmento em que atua.

Contudo, automatizar processos exige tempo e dedicao e muitos se veem perdidos, sem
saber por onde comear, virando uma bola de neve.

Por essa razo, softwares de gesto (ERP) entram em cena para ajudar empresrios e
gestores na misso de organizar os processos. Porm, sem uma organizao prvia, sem
conhecer bem o negcio a implantao do sistema pode ser em vo.

Conhecer previamente o seu negcio uma premissa para automatizar os processos

seguindo as melhores prticas de gesto. Para ajudar, apresentamos uma breve proposta de
10 aes para a sua empresa comear a automatizar os processos e se preparar para
implantar um ERP com sucesso.

Te desejamos uma tima leitura e muito aprendizado.

Equipe UNO

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Como comear?
 Automatizao de Processos

Bibliografias explicam que Automatizao de Processos so sistemas automticos, que

realizam aes repetitivas com ou sem interveno do homem. Invertendo, Sistemas de
Gesto so a automatizao de processos repetitivos.

Tambm pode ser definida como um conjunto de tcnicas que podem ser aplicadas sobre
um processo objetivando torn-lo mais eficiente, ou seja maximizando a produo com
menor consumo de energia, menor emisso de resduos e melhores condies de segurana,
tanto humana e material quanto das informaes inerentes ao processo. Wikipdia

Benefcios da Automatizao de Processos:

Diminuio de custos
Aumento da produo
Auxilia a tomada de decises em tempo real
Reduo de erros operacionais
Evita falhas na comunicao
Aumenta a velocidade de execuo das atividades
Padroniza a qualidade dos servios e produtos
Identifica pontos de ineficincia
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 1 AO:
Organizao
A desordem que se instala em uma PME que est em
processo de crescimento sem a estrutura adequada
definitivamente o que compromete o negcio. Portanto,
se estruturar e organizar a casa a palavra de ordem!

Coloque no papel todos os processos que voc e seus

colaboradores executam, separe por departamento,
responsvel e por frequncia. A seguir, mostraremos um
template para ajuda-lo:

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Como comear?
1 AO:
Organizao

Template:
Departamento Responsvel Atividade Frequncia

Financeiro Assistente
E o melhor,
Organizao de Documentos voc
Diariamente
Fsicos
quem escolhe o que
qualquer
Financeiro Assistente Faturamento
momento
quer ganhar!
Lanamento de Reembolso
Financeiro Assistente Semanalmente
de Colaborador
Pagamento de Comisses
Financeiro Assistente Quinzenalmente
por Ttulos Pagos
Cobra Clientes
Financeiro Assistente Mensalmente
Inadimplentes
Lanamento de Reembolso
Financeiro Assistente Bimestral
de Colaborador

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Automatizao de Processos:
Como comear?
 2 AO:
A simplicidade o mais
alto grau da sofisticao

Escolha tarefas repetitivas mais simples, o feijo com arroz de toda empresa:
financeiro, administrao, vendas, compras, estoque. Um exemplo, comece a
definir um processo para emisso de notas fiscais eletrnicas e faa com que a
equipe tenha a percepo real de que a automatizao facilitou a vida dele, o que
nos levar 6 ao Cultura Organizacional.

Alm disso, tire proveito dos sistemas de gesto nas reas estratgicas do negcio,
principalmente o financeiro, na qual ainda h muitas PMES que recorrem a
planilhas ou cadernos de anotaes para fluxo de caixa e estoque.

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Como comear?
 3 AO:
Organograma
Um organograma apresenta os nveis hierrquicos dos colaboradores e organiza quem
responde quem dentro da empresa. uma referncia grfica criada com linhas e caixas
compostas pelos cargos.

A hierarquia definida na altura das caixas, onde as mais baixas esto os nveis mais baixos
hierarquicamente e por consequncia, quem assume os nveis mais altos. As linhas
representam e separam os nveis tambm, representando um nvel de autoridade. Veja o
exemplo da UNO:

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Como comear?
 3 AO:
Organograma

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Como comear?
 4 AO: Macrofluxo

Macrofluxo uma ferramenta de gesto que auxilia as

pessoas envolvidas a entender como processos
funcionam e permite a visualizao dos momentos de Se estiver com
deciso, identificao de entrada e sada de dados, dificuldades em criar
assim como seu fluxo operacional e todas suas um Macrofluxo,
operaes. O fluxograma ainda permite descrever indicamos
toda a sequncia de etapas de um processo. especializadas em
Consultoria de
Veja a seguir um modelo de Macrofluxo de um Processos e inclumos
Distribuidor com processos de Manufatura para voc no desktop do software
utilizar como base.
de gesto UNO ERP.

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Como comear?
 4 AO: Macrofluxo

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Como comear?
 5 AO:
Polticas Internas
Quando sua empresa contrata um novo colaborador, firma-se um Contrato de Trabalho, que
corresponde a relao de emprego. Contudo, apenas esse acordo no percorre todos os
diretos e deveres do colaborador.

Esses documentos esclarecem o que a empresa espera do colaborador no exerccio de suas

funes, aborda as obrigaes comuns a todos os colaboradores, prticas no pertinentes,
horrios, segurana, limpeza, higiene, uso de infraestrutura da empresa, penalidades e
disposies gerais.

As Polticas so extremamente importantes e resguardam os interesses e o capital da

empresa, independentemente da quantidade de colaboradores, devem aplic-los, mant-los
sempre atualizados e disponveis no seu Departamento de Recursos Humanos.

No entenda como ferramenta de autoritarismo, mas sim, como um instrumento de

informao e esclarecimento, fazendo que todos os colaboradores, diretos e indiretos,
entendam o que se espera de sua pessoa no desempenho de suas funes.

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 6 AO:
Cultura Organizacional
A implantao da automatizao de processos com ERP gera transformaes na operao da
empresa, influenciando mtodos, processos, estrutura e estratgias empresariais. Essas
mudanas mexem com a cultura da empresa.

A mudana cultural mexe com o fator humano da organizao, pois requer um planejamento
e treinamentos apropriados do pessoal para receber a mudana e garantir que os processos,
tecnologia e pessoas estejam alinhados estratgia de negcios pretendida.

preciso conhecer os aspectos culturais da empresa, pois as decises estratgicas tomadas

so produtos dos padres e valores da empresa. Dito isso, delegue a implantao do sistema
a um profissional com experincia (diretor, gerente ou lder) e que esteja empenhado nos
objetivos, para que as mudanas possam ser gerenciadas sem gerar prejuzos ao clima na
empresa. Esta pessoa precisa ter autonomia para tomada de decises e poder de persuaso.

Mesmo assim, ser natural se deparar com movimentos de resistncia s mudanas

impostas, motivadas pela apreenso com relao nova tecnologia. Trabalhe para fazer com
que a cultura da organizao seja a cultura da mudana, ou seja, a organizao que est
sempre aberta e pronta para as mudanas.
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 7 AO:
Documente absolutamente TUDO
ATA e mais ATA de reunio.
Documente tudo o que voc est fazendo, em todo e qualquer projeto, e coloque na cultura
da empresa o uso de ATAS em reunies, principalmente, nas de definies.

Desta forma, conseguir mensurar com mais exatido o resultado que a automatizao
trouxe para a sua empresa e no contar somente com a memria no momento de
automatizar os processos.

Isso tambm ir evitar conflitos de interesses, desgastes com colaboradores e retrabalhos.

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 8 AO:
Documentos
Identifique quais documentos so mais utilizados nas diversas reas da empresa, veja se
no existem varias verses para o mesmo formulrio, por exemplo.
So considerados documentos padres:
Formulrios
Contratos e/ou Oramentos DICA:
Manuais Para gesto dos documentos utilize o
Polticas GED - Gesto Eletrnica de
Documentos
Macrofluxo e Organograma
Materiais de Marketing
Modelos de e-mails padres
Documentos novos, que podem ser utilizados por outras pessoas da empresa

Armazene os documentos de forma centralizada, dividido por pastas e com permisso de

acesso apenas aos que utilizam. Lembre-se de versionar e ter um local seguro, que permita
acesso externo aos arquivos.

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 9 AO:
Monitore Periodicamente
Defina os indicadores de desempenho, eles so as metas e objetivos pretendidos pela sua
empresa, compare os resultados do cenrio atual e aps as mudanas. Escolha as mtricas
mais importantes para seu negcio, o ideal que tenha ao menos um por departamento.

Avalie periodicamente, o que pode ser feito para melhorar o estado atual. Monitorar
permitir testes mais precisos e um maior controle dos processos, pois iro mostrar o
desempenho da empresa rumo aos objetivos estratgicos, .

Lembre-se, que um ciclo, voc ainda ir alter-los posteriormente. Por isso, no espere que
a primeira mudana seja perfeita, pois pode levar tempo at que o processo amadurea e
apresente os resultados esperados.

Como j dissemos, a automao e melhoria contnua no podem ser vistas apenas como
aes temporrias, mas sim como parte da cultura da empresa.

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 10 AO:
Em primeiro lugar, seu cliente
Cuidado apenas em burocratizar demais sua empresa e fazer com que a percepo do seu
cliente seja afetada.

Muitas empresas definem e automatizao os processos olhando somente para si mesmas e

esquecem que as mudanas mais importantes so aquelas percebidas pelos clientes, como
agilidade no atendimento, entrega dos produtos/servios, facilidade para preencher
cadastro, etc.

Lembre-se! Voc est fazendo tudo isso (automatizao de processos, polticas,

organograma, etc) para melhorar no somente a qualidade da sua vida e de seus
colaboradores, mas principalmente, para melhorar a percepo dos clientes sobre a sua
empresa e marca.

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Como comear?
 Mapeamento de Processos

Se sua empresa no tem tempo e j est to engessada nos modos atuais de gesto, talvez
seja o caso de terceirizar a ao para um Consultor de Processos.

A viso de algum de fora pode trazer novos ares e a

motivao necessria para automatizar os processos e
colocar sua empresa em um novo patamar de gesto.
Alm disso, pode ser fundamental para te ajudar a
otimizar processos e focar esforos no core business.

Veja que existem metodologias e especialistas em

Mapeamento de Processos, preparando sua empresa
para a implantao do Sistema de Gesto (ERP).

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Como comear?
 Materiais Relacionados

ERP Implantao: fatores de sucesso e insucesso

http://www.unoerp.com.br/blog/implatacao-erp

6 Dicas para Implantao do ERP

http://www.unoerp.com.br/blog/implantacao-do-erp

11 Dicas para usar na Implantao do Sistema ERP

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O seu trabalho te d trabalho? Use Sistema de Gesto

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5 vantagens de trabalhar com Sistema de Gesto Online

http://www.unoerp.com.br/blog/saiba-as-cinco-vantagens-em-trabalhar-com-um-sistema-de-gestao-
online

Desktop do UNO ERP pode ser personalizado

http://www.unoerp.com.br/blog/desktop-personalizado-no-uno-erp

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Como comear?
 Sistema de Gesto Empresarial
para Mdias e Pequenas Empresas
www.unoerp.com.br

A UNO Solues Integradas uma empresa que nasceu com o objetivo de

ser til e ajudar as Mdias e Pequenas Empresas a crescerem, conseguindo
assim resultados reais e permanentes para os seus negcios.

Para tanto, buscamos levar conhecimento para que os empresrios e

gestores possam tambm crescer como profissionais em seus mercados de
atuao. Isso vem com a oferta de muito contedo educativo, uma
plataforma de software integrada (UNO ERP) e servios de inteligncia,
cobrindo temas como processos, qualidade, vendas, relacionamento com
clientes, loja virtual e muito mais.

Para conferir nosso material educativo, acompanhe o nosso blog e acesse

nossos materiais de referncia (eBooks, Whitepaper e Webinars).
 Dvidas e Comentrios:
Caso tenha alguma dvida ou sugesto, clique aqui e deixe seu comentrio sobre
esse ebook.

Qualquer questo adicional, entre em contato conosco.

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