Versin:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI

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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha:

TABLA DE CONTENIDO Pg.

1. OBJETIVO 1
2. ALCANCE 1
1. 3. META 1
4. RESPONSABILIDADES 1
5. LEGISLACION APLICABLE 2
6. DEFINICIONES 2,3,4
7. REQUISITOS GENERALES 4
8. ACTIVIDADES 9-17
9. CONSERVACIN DOCUMENTOS 18,19
9.1 CONSERVACIN DOCUMENTOS SST 19, 20
10. RECURSOS 20
11. REGISTROS 20
8. CONTROL DE CAMBIOS 21
9. CONTROL DE FIRMAS 21
OBJETIVO.

Establecer y dar a conocer los parmetros necesarios para elaboracin, modificacin,

revisin, aprobacin, control de los documentos y control de los registros que tienen
incidencia directa en el Sistema de Gestin Integral de los productos o servicios prestado
por LA EMPRESA XXXX.

2. ALCANCE.

Este procedimiento debe usarse como gua obligatoria para la elaboracin, emisin,
revisin, aprobacin, modificacin, identificacin y control de los documentos, as como el
control de los registros que se identifiquen como parte del Sistema de Gestin de Integral
de LA EMPRESA XXXX.

3. META

Garantizar el control de todos los documentos de LA EMPRESA XXXX.

4. RESPONSABILIDADES

Alta direccin: El responsable de asegurar el cumplimiento de este procedimiento.

Coordinador de Recursos Humanos, responsable del SG-SST, Indicar a todos los

cargos los procedimientos e instructivos que intervienen en el cargo.

Todos los Colaboradores: Hacer el uso correspondiente de los formatos, aplicar en el

desarrollo de sus funciones el siguiente procedimiento.
DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

5. LEGISLACION APLICABLE.

Decreto 1072 de 2015, Artculo 2.2.4.6.12. Documentacin. El empleador debe mantener

disponibles y actualizados entre otros, los siguientes documentos en relacin con el
sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST,

Pargrafo 1. Los documentos pueden existir en el papel, disco magntico, ptico o

electrnico, fotografa, o una combinacin de estos y en custodia del responsable del
desarrollo del sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo.

Decreto 1072 de 2012. Artculo 2.2.4.6.13 Conservacin de los documentos.

6. DEFINICIONES.

DOCUMENTO.

Informacin (registro, especificacin, procedimiento documentado, plano, informe, norma

etc.) Y su medio de soporte (papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o
muestra patrn o una combinacin de estos).

DOCUMENTO CONTROLADO.

Aquel documento del Sistema de Gestin de Integral cuya copia debe ser actualizada
cuando se realice cualquier cambio o modificacin en su contenido.

DOCUMENTO NO CONTROLADO.

Aquella copia de un documento del Sistema de Gestin Integral a la que no se le realiza

cambios cuando al original se le realizan modificaciones. (Ej. Copia del Manual de Calidad
que es entregado a un cliente o ente certificador). Y aquel documento que no se encuentre
controlado mediante el listado maestro de documentos.

REGISTRO.

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeadas,

REVISIN.
DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del tema

objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.

APROBACIN.

Accin de verificar que lo que ha sido documentado corresponde con las Polticas,
Objetivos y/o requisitos del Sistema de Gestin Integral y constituye autorizacin para
continuar o iniciar su aplicacin.

EDICIN.

Impresin final del documento para su implementacin.

S.G.I.

Significa Sistema de Gestin Integral.

IDENTIFICACIN.

Accin que permite reconocer los registros y relacionarlos con el proceso o la actividad
involucrada en el sistema de gestin de integral.

RECUPERACIN.

Accin de recopilar los registros en el sitio que se generan, para su posterior clasificacin
y almacenamiento.

CONSULTA.

Accin que determina la forma como deben ser archivados los registros, sean por fecha,
consecutivo u orden alfabtico.

ALMACENAMIENTO.

Lugar donde se almacenan los registros de calidad.

CONSERVACIN.

Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros del sistema de gestin
integral.

PROTECCIN.

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

Accin tomada para proteger los registros de daos, humedad, rupturas entre otros.

TIEMPO DE RETENCIN.

Es el tiempo necesario que se deben mantener los registros donde se generan, para su
continua consulta.

DISPOSICIN DE REGISTROS.

Es la accin necesaria a tomar, una vez se termina el tiempo de disposicin de los

registros. Esta accin puede ser destruccin, microfilmacin, digitalizacin.

7. REQUISITOS GENERALES.

Ningn documento controlado puede ser reproducido mediante fotocopia o medio

similar como fax, debe estar en original, cada documento controlado lleva un sello que
dice DOCUMENTO CONTROLADO.
Todo documento emitido o corregido debe cumplir con las disposiciones descritas en el
numeral 5.2 de este procedimiento.
Los documentos de origen externo se identifican mediante la etiqueta Documento
externo que indica el nombre y los datos de revisin y vigencia si aplica.
Antes de ser reeditados, actualizados y distribuidos los documentos del Sistema de
Gestin Integral, deben ser revisados y aprobados por los mismos cargos que
realizaron la revisin y aprobacin original y/o anterior, salvo en los casos
extraordinarios como la redistribucin de funciones y/o reestructuracin de la
compaa, y se hace cumpliendo lo estipulado en las Tablas No 2 y 3 revisin y
aprobacin de documentos internos y externos de este procedimiento.
Los cambios realizados en cada uno de los documentos del Sistema de Gestin
Integral, y su distribucin se deben registrar en el formato solicitud de cambios y en los
procedimientos en la casilla de control de cambios.
El control de documentos externos se registra en el Listado maestro de Documentos
Externos.
Cuando se requiera disponer de copias de un documento, el interesado debe solicitarlo
al encargado de gestin Integral, quedando registro de su entrega en el formato
distribucin de documentos. Esta copia debe tener un sello de copia controlada.
Las copias de documentos informativos requeridos por clientes, u otras personas
ajenas a la organizacin, son entregadas nicamente para informacin, razn por la
cual no existe compromiso de mantener su actualizacin por parte de la organizacin.
Cuando sean copias de documentos en medio fsico deben ser identificadas con un
sello que diga COPIA CONTROLADA, La distribucin se debe registrar en el formato
distribucin de documentos.

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

7.1. DOCUMENTOS

7.2. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Se han definido como documentos del Sistema de Gestin Integral los siguientes:

TABLA No 1. DOCUMENTOS DEL S.G.I

DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Manual de Gestin Integral Catlogos y/o manuales de
Procedimientos maquinaria
Instructivos Catlogos de materiales
Caracterizaciones Listado de precios de
Fichas tcnicas proveedores
Planos Normas
Planes Normativa legal
Documentos Propios de cada Cotizaciones
Proceso. (Ej: Portafolio de Hojas de seguridad
servicios). Etc.
Formatos

TABLA No 2. ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS

INTERNOS

DOCUMENTOS ELABOR REVIS APROB

Manual de Gestin Integral Coordinador SST Coordinador SST Gerente General
Procedimientos Dueo de Coordinador SST Gerente General
Procesos
Instructivos Dueo de proceso Coordinador SST Gerente General
Caracterizaciones Dueo de proceso Coordinador SST Gerente General
Planos Arquitecto Gerente de Proyectos Gerente de
Proyectos
Planes Dueos de Coordinador SST Gerente General
proceso
Manual de competencias y Coordinador SST Gerente Administrativo Gerente General

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

responsabilidades y Financiero
Documentos Dueos de Coordinador SST Gerente General
proceso
Formatos Dueos de Coordinador SST Coordinador SST
proceso

TABLA No3. REVISIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
DOCUMENTOS
EXTERNA
Catlogos /manuales de
Director de Obra
maquinaria
Fichas tcnicas, fichas
Coordinador SST
de seguridad.
Listado de precios de
Gerente General
proveedores
Normas SST Coordinador SST
Normativa legal Gerente General
Cotizaciones de
Coordinador de Obra
compras

TABLA N4 IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS CDIGO
Manual de Gestin Integral MI
Procedimientos PR
Instructivos IN
Caracterizaciones CR
Planos PL
Planes PN
Documentos DO
Formato FO

TABLA N5 CODIFICACIN DE PROCESO

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

PROCESO CDIGO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO DE
EJEMPLO INVESTIGACIN Y MERCADEO IM DE
GESTIN INTEGRAL GI
PRE- OPERATIVOS PRO
OPERATIVOS OP
POST OPERATIVOS PO
GESTIN ADMINISTRATIVA GA
GESTIN FINANCIERA GF
CODIFICACIN:

CDIGO CDIGO
- CONSECUTIVO -
DOCUMENTO PROCESO
XX - XX - XX
PR - 01 - GA

PR01-GA: PROCEDIMIENTO DE GESTIN ADMINISTRATIVA

7.3. ELABORACIN E IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS: Los procedimientos del

sistema de Gestin Integral, se identifican y elaboran bajo los siguientes aspectos:

Logo de la organizacin: En este espacio se incluye el logo de LA EMPRESA XXXX.,

de manera que al imprimir el documento se note claramente.
Nombre del documento: En este espacio debe ir claramente relacionado el nombre
del documento, (Ej.: Procedimiento de Control de Documentos).

Cdigo N.: En esta casilla se coloca el cdigo del documento de acuerdo a las tablas 4
Y 5.

Versin: Indica el nmero de las revisiones que haya tenido el documento.

Pgina __de __: Se relaciona el nmero de pgina con relacin al total de pginas que
contenga el documento.

Fecha: Se debe relacionar la fecha a partir de la cual se deben implementar las

actividades descritas en el procedimiento.

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

Tabla de Contenido: Se colocan los ttulos principales contenidos en el documento.

Elaborado por: Se coloca el nombre y cargo de quin realizo inicialmente el

documento, as como la fecha y la respectiva firma.

Revisado Por: Se coloca el nombre y cargo de quin revisa el documento, as como la

fecha y la respectiva firma.

Aprobado Por: Se coloca el nombre y cargo de quin aprueba el documento, as

como la fecha y la respectiva firma.

Objetivo: Se debe redactar en forma clara y precisa el objetivo que se quiere cumplir
con la elaboracin del documento.

Alcance: Se relaciona el alcance que tenga el procedimiento con relacin a las

actividades y/o reas, que incluye y/o excluye, es decir establecer el contorno del
proceso.

Definiciones: Para aquellos documentos en los cuales se utilice terminologa tcnica o

especfica de difcil entendimiento, se utilizar este espacio, donde se relacionar el
(los) termino (s) con su respectiva interpretacin.

Requisitos Generales: Son los principios o lineamientos bsicos que se deben tener
en cuenta dentro del procedimiento.

Actividades: Se relacionan en forma secuencial, clara y precisa los pasos que se

requieren para el cumplimiento del objetivo planteado inicialmente y sus responsables.
Para efectos de la documentacin se podr utilizar fotos, videos, etc.

Registros: Los registros que se generen en la aplicacin del procedimiento se deben

relacionar en este tem.

Control de firmas: se relacionan las firmas de los cargos responsables de

elaboracin, revisin y aprobacin.

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
Pgina 9 de 22
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

Control de Cambios: Se especifica la fecha de las revisiones que haya tenido el

documento as como una descripcin resumida del motivo de la revisin o
modificacin.

Para el diseo de documentos tener presente las siguientes recomendaciones:

Tipo de letra: ARIAL, tamao 12; y Mrgenes: de 3 cm a la izquierda, derecha, y 2.5

cm superior e inferior).

El encabezado de los documentos (manual y procedimientos) tiene el siguiente diseo.

Esto no aplica para los registros.

SISTEMA DE GESTIN SEGURIDAD Y SALUD Versin: 01

PR12-GI
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE Pgina 9 de 22
DOCUMENTOS Fecha: 24-08-16

8. ACTIVIDADES. BIENVENIDO (A) A LA FAMILIA LA EMPRESA XXXX

8.1. ACTIVIDADES PARA RECEPCION Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

EXTERNOS.

DOCUMENTO
RESPONSABL FLUJOGRAM
ACTIVIDADES Y/O
E A
REGISTRO
Inicio del procedimiento INICIO

1. Recibir los documentos

fsicos de origen externo
como Catlogos de
maquinaria, catlogos de Todos los
productos, fichas tcnicas, procesos
fichas de seguridad, listado
de precios de proveedores,
Normas, Normativa legal etc.
2. Bajar documentos de origen
Todos los
externo de Internet. (Si es
procesos
necesario)

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

3. Revisar el contenido del

documento externo en forma
fsica o medio magntico e
Todos los
informar a Gestin Integral
procesos
sobre la adquisicin 1
documento para su control. .
4. Identificar los documentos 1 Etiqueta de
.
de origen externo en medio control de
Coordinador
fsico, con la etiqueta control documentos
SST
de documentos externos. externos.
FO02-GI
5. Identificar cada documento
con la fecha en que se hizo
la recepcin seguido del
nombre del documento.
Archivar los documentos de
origen externo en medio
Coordinador
magntico en el computador,
SST
del Director SST

Escritorio/ Gestin
Integral
/Documentos/Control de
documentos externos.
6. Registrar el nombre de los
Listado
documentos de origen Coordinador
maestro de
externo en el listado maestro SST
documentos
de documentos externos.
externos.
7. Almacenar los documentos
de origen externo que se
Listado
encuentran en medio fisico,
Coordinador maestro de
de acuerdo a lo registrado
SST documentos
en el listado maestro de
externos.
documentos externos

8. Consultar los documentos

Todo el personal
de origen externo.
de la
organizacin.
Fin del procedimiento
FIN

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

8.2. ACTIVIDADES PARA LA EDICIN E IMPLEMENTACION, MODIFICACION Y

ANULACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

DOCUMENTO
ACTIVIDADES RESPONSABLE FLUJOGRAMA Y/O
REGISTRO
Inicio del procedimiento INICIO

1. Generar la necesidad de
elaborar o modificar un
documento interno
(Manual de Gestin
Solicitud
Integral, Procedimientos,
Todo el personal de 2 Documentos
Instructivos, .
la organizacin FO03-GI
Caracterizaciones, Planes,
Documentos etc. Y
registrar en el formato de
Solicitud Documentos.
2. Autorizar la generacin 2
del documento nuevo o el .
cambio al documento Coordinador SST
existente

3. Elaborar borrador del

nuevo documento donde
se define objeto, alcance y
nombre del documento, 1
recolectando y
documentando la
informacin necesaria.
El encabezado de pgina
Dueo del proceso
se establece de acuerdo al
numeral de requisitos
generales 4.2.
Cuando es un documento
modificado se establece
un borrador con los
cambios requeridos,
subrayando el cambio.
4. El documento nuevo o
modificado es adecuado a Dueo de proceso
las necesidades del

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha
NO

1
proceso? SI

5. Identificar, el documento
asignando cdigo si se Coordinador SST
requiere y versin.
6. Revisar el documento
nuevo o modificado de
acuerdo a lo establecido Coordinador SST
en la tabla No 2 de este
procedimiento.
7. Aprobar el documento
nuevo o modificado antes
de su edicin, de acuerdo
a lo establecido en la tabla
No 2 de este Gerente General
procedimiento
y colocar sello de
DOCUMENTO
CONTROLADO
8. Editar el nuevo
documento, o la
modificacin fsicamente o
en medio magntico.
Coordinador SST
3
.

9. Los documentos en medio 3

.
fsico y medio magntico
emitidos por primera vez,
versin 01 son aprobados
con la firma del Gerente Distribucin de
General y se deja un documentos
Coordinador SST
registro en el formato del S.G.I.
distribucin de FO04-GI
documentos del S.G.I
cuando se realice la
distribucin del
documento.
10. Incluir el documento nuevo Coordinador SST Listado
aprobado, en el listado maestro de
maestro de documentos documentos

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

internos.
Cuando es documento
modificado se registra la
nueva versin y fecha de
vigencia en el formato
internos
Listado Maestro de
Documentos Internos y en
el documento en la casilla
control de cambios cuando
este aplique.
11. Los documentos en medio
fsico que no son vigentes
deben ser recolectados
para archivar con la
identificacin de SELLO
DOCUMENTO
OBSOLETO y se archivan
anexos a la
correspondiente solicitud.
Cuando se requiera se
conservan los documentos
en medio magntico que
son obsoletos identificados Coordinador SST
en una carpeta como
DOCUMENTO
OBSOLETO en el
computador del Gerente
y/o Coord -SST
Escritorio/ Gestin
Integral/Registros
/Documentos Obsoletos,
donde se deben tener la
ltima modificacin de
cada documento, para
consultas posteriores.
12. Los documentos obsoletos
se borran del archivo del
documento que se
encuentra en medio Coordinador SST
magntico despus de 1
ao.
13. La distribucin de Coordinador SST Distribucin de
documentos se debe documentos

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

realizar por medio de

copias controladas,
entregando a cada
del S.G.I.
responsable de proceso
FO04-GI
los documentos que se
relacionan con sus
actividades.
14. A las copias controladas
se les coloca un SELLO
DE COPIA
CONTROLADA y se 4
Coordinador SST
registra en el listado .
maestro de documentos la
distribucin de la copia. 4
.

Fin del procedimiento FIN

8.3. ACTIVIDADES DE CONTROL DE REGISTROS

ACTIVIDADES RESPONSABL FLUJOGRAM DOCUMENTO

E A Y/O
REGISTRO
Inicio del procedimiento INICIO

1. Establecer la necesidad
de crear un nuevo
formato enfocado al
Todo el personal
cumplimiento de los
de la
requisitos del cliente y del
organizacin.
Sistema de Gestin
Integral.

2. Generar el nombre, Coordinador

caractersticas y HSEQ
contenido que debe llevar /o
el registro, se debe definir Dueos de
como se almacena procesos
(carpetas, A-Z, flder y
medios magnticos), en
que sitio, a que proceso
pertenece, como se

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

protege (disposiciones
ambientales necesarias,
proteccin en general),
cual es la frecuencia de
recuperacin, cmo es la
forma de archivo (por
fecha, consecutivo, forma
alfabtica), cual es el
tiempo de retencin y
cul es la disposicin
final.
3. Elaborar el borrador, del Todo el personal
1
formato del Sistema de de la
Gestin Integral. organizacin.

4. Revisar el borrador del Coordinador

nuevo Formato. SST

SI
5. Es necesario hacer
correcciones al formato? 1

NO
6. Aprobar formato.
Coordinador
SST
1
7. Solicitar al Gerente SST 1
por medio del formato
solicitud de documentos,
la inclusin del nuevo Solicitud
Dueos de
formato al Sistema de Documentos
procesos
Gestin Integral, con su FO03-GI
respectiva justificacin,
entregando el borrador en
papel o medio magntico.
8. Asignar el cdigo al Coordinador
nuevo formato de SST
acuerdo a las tablas N 4
Y 5 se coloca la versin a
partir de 1 y la fecha de
vigencia, a partir de la
cual se le dar uso al

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

formato
9. Registrar el nuevo
formato en el Listado
Maestro de registros,
clasificado por procesos,
describiendo los aspectos
como: proceso, nombre,
cdigo, versin vigencia,
almacenamiento y
consulta, proteccin,
tiempo de retencin, y Coordinador Listado Maestro
disposicin final. SST De Registros
La anterior informacin se
incluye en el
procedimiento
correspondiente, donde
nace el formato, si aplica.
En la caracterizacin del
proceso correspondiente,
se describe el nuevo
formato.
10. Implementar el nuevo
formato a los interesados,
para que conozcan sus
caractersticas y forma de Asistencia a
diligenciamiento. Se Coordinador charlas-
genera evidencia objetiva SST capacitaciones
de la implementacin en FO05-GA
el formato Asistencia a
charlas- capacitaciones,
correo electrnico.
11. Entegar el nuevo formato,
Distribucin de
en papel o medio
Coordinador documentos del
magntico, para ser
SST S.G.I.
reproducido y utilizado
FO04-GI
por los usuarios.
12. Proteger los registros Todo el personal
durante su utilizacin, de la
contra manchas, organizacin.
rupturas; la informacin
contenida debe ser
legible, clara, sin
enmendaduras y veraz,
3
DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

que contenga la
informacin para la cual
se creo, y almacenados
como se indica en el
listado maestro de
registros, siendo
protegidos de la humedad
etc.
La disposicin de los 3
registros despus del
tiempo de retencin
puede ser archivo
inactivo, incineracin, se
destruye, microfilmacin
o digitalizacin.
13. Se requiere hacer NO
alguna modificacin al
FIN
formato?
SI

14. Establecer la
modificacin al formato,
generando todos los Dueos de
cambios necesarios, por Proceso.
medio de un borrador
inicial.
15. Revisar el borrador del
formato modificado.
Coordinador
HSEQ

16. Aprobar el formato

modificado en la Solicitud Solicitud
Coordinador
de documentos Documentos
SST
FO03-GI

17. Generar el formato

modificado, en el Sitema
de Gestin de Integral, y
Coordinador Listado Maestro
se registra en el listado
SST De Registros
maestro de registros,
estableciendo la nueva
versin y vigencia.

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

18. Entregar al usuario el Distribucin de

formato modificado, para documentos del
Gerente, SST
su uso. S.G.I.
FO04-GI
19. Diligenciar cada una de
las casillas y espacios
establecidas de los
formatos con letra clara y
legible.
En aquellos espacios Todo el personal
donde no aplique
informacin se debe
colocar las letra N/A, que
significa NO APLICA
o ( ____ )guin.
20. Archivar en medio
magntico la anterior Coordinador
versin de los formatos SST
identificadas como:
FORMATO OBSOLETO.
Fin del procedimiento FIN

Nota: Mensualmente se realiza backup determinar cundo como y quien.

9. CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos se podrn conservar en medio fsico y/o magntico en:

Memoria USB, Es un dispositivo que utiliza una memoria flash para guardar
informacin. Tericamente pueden retener los datos durante unos 20 aos y escribirse
hasta un milln de veces.

Carpetas en red, Se conservaran los documentos de manera electrnica por medio de

un servidor y se almacenaran en carpeta Red, LA EMPRESA XXXX, por sub carpetas
de acuerdo al proceso.

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

Archivo Fsico, Se almacenara en carpetas fabricadas en cartn yute de 600 gr,

reforzado con tela, y con unas medidas de 35cm x 25 cm en tamao oficio y se
dispondrn en archivadores.

Para la conservacin adecuada de los documentos se debe tener en cuenta las

siguientes pautas.

Clasificacin: se pueden organizar en carpetas con un nombre para facilitar su

recuperacin (ejemplo: por proveedor o por procesos), y dentro de la carpeta
separarlos (ejemplo: por material, por equipos o fechas).

Para cada registro, se establece que cargos tienen autorizacin para consultarlo y
obtener un mejor conocimiento y desarrollo de sus actividades

Los documentos en medio magnticos deben estar respaldados por las copias de
seguridad pertinentes (back up)

Los documentos se deben almacenar en instalaciones que ofrezcan un ambiente que

asegure su preservacin para prevenir el deterioro o dao y evitar la prdida.

Los documentos en papel, se mantienen en archivadores localizados en las oficinas de

cada rea para asegurar su conservacin.

Los registros de carcter tcnico se retienen por un lapso mnimo de un ao, excepto
los que tengan un tiempo definido por ley.

Los registros y Documentos en medio magnticos segn importancia, pueden tener

proteccin con clave de acceso para evitar la modificacin no autorizada de los datos,
o para evidenciar el nivel de autoridad asignada al personal en un proceso.

En medio fsico, los datos se consideran aprobados con una firma sobre el registro,
cuando se presentan analizados para el seguimiento y la toma de decisiones
correspondientes.

9.1. CONSERVACION DOCUMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD.

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de

manera controlada, garantizando que sean legibles, fcilmente identificables y
accesibles, protegidos contra dao, deterioro o prdida.

La poltica y los Objetivos de Seguridad y Salud.

Las responsabilidades asignadas para la implementacin y mejora continua del
SG-SST
La identificacin anual de peligros y evaluacin y valoracin de riesgos.
El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemogrfico de la
poblacin trabajadora.
Plan de Trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo SST, de la empresa
firmado por el empleador.
El programa de capacitacin anual en SST,
Los procedimientos e instructivos en SST,
Registros de entrega de equipos y elementos de proteccin personal.
Registro de entrega de los protocolos e instructivos, de seguridad, de las fichas
tcnicas
Los soportes de la convocatoria, eleccin y conformacin del Copasst, actas de
las reuniones y soporte de actuaciones.
Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales de acuerdo a la normatividad vigente.
La identificacin de las amenazas junto con la evaluacin de la vulnerabilidad y
sus correspondientes planes de prevencin, preparacin y respuesta ante
emergencias.
los programas de vigilancia epidemiolgica de la salud de los trabajadores
incluidos los resultados de las mediciones ambientales.
Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas, o
equipos ejecutadas.
Matriz legal actualizada que contemple las normas del SGRL, que le aplique a la
empresa.
Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos
prioritarios.

El responsable del SG-SST tendr acceso a todos los documentos y registros

exceptuando el acceso a las historias clnicas ocupacionales de los trabajadores

DOCUMENTO CONTROLADO
 Versin:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

cuando no tenga perfil de mdico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La

conservacin puede hacerse de forma electrnica de conformidad con lo establecido
en el presente captulo siempre y cuando se garantice la preservacin de la
informacin.

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mnimo
de veinte (20) aos, contados a partir del momento en que cese la relacin laboral del
trabajador con la empresa:

Los resultados de los perfiles epidemiolgicos de salud de los trabajadores, as

como los conceptos de los exmenes de ingreso, peridicos y de retiro de los
trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de mdico especialista en
reas afines a la seguridad y salud en el trabajo;

Cuando la empresa cuente con mdico especialista en reas afines a la seguridad y salud
en el trabajo, los resultados de exmenes de ingreso, peridicos y de egreso, as como los
resultados de los exmenes complementarios tales como paraclnicos, pruebas de
monitoreo biolgico, audiometras, espirometras, radiografas de trax y en general, las
que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposicin a
peligros y riesgos; cuya reserva y custodia est a cargo del mdico correspondiente;

Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en
seguridad y salud en el trabajo;

Registros de las actividades de capacitacin, formacin y entrenamiento en

seguridad y salud en el trabajo;

Registro del suministro de elementos y equipos de proteccin personal.

10. RECURSOS

Personal competente para el cumplimiento de los objetivos de calidad

Papelera
Archivadores
Sellos de control
Backup

DOCUMENTO CONTROLADO
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL PR01-GI
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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha

Equipos de cmputo.

11. REGISTROS

DOCUMENTO CONTROLADO