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3# Asegurar la correcta instalacin fsica de los documentos en carpetas colgantes, cajas de archivo,
planeros, etc.
4# Elaborar los instrumentos oportunos que faciliten la localizacin y el acceso a los documentos (ficheros,
listados, inventarios, etc.)
6# Estar en permanente contacto con el archivo correspondiente (archivo central, territorial, histrico,
municipal, etc.)
documentacin administrativa:
textos normativos
boletines oficiales
publicaciones
04. diferencias entre la documentacin
apoyo
Documentacin administrativa
Ejemplares nicos: reflejan una actuacin o conjunto de actuaciones encaminadas a la resolucin de un asunto.
Es Patrimonio Documental.
Forma conjuntos orgnicos que respetan la estructura en que se generan los documentos.
Documentacin de apoyo
Ejemplares mltiples: dan informacin, no son originales. Pueden ser editados o reprografiados.
No es Patrimonio Documental.
Dossier: conjunto de documentos elaborados, ordenado segn el asunto de que trate, cuyo nico fin es proporcionar
informacin sobre dicho asunto.
05.1. la correspondencia
05.2. el expediente
05.3. los registros
05.4. la ordenacin de expedientes
05.1. la La correspondencia debe ser reflejo de las relaciones de la unidad
administrativa con cada uno de los destinatarios con quienes mantenga
correspondencia comunicacin.
Recomendaciones
No extraer los documentos originales de los expedientes en tramitacin,
ni a solicitud del responsable de la unidad administrativa, ni del
interesado, ni de terceros
ARCHIVO DE OFICINA
ARCHIVO CENTRAL/TERRITORIAL
ARCHIVO HISTRICO
icina al archivo central/territorial
Una vez finalizada su vida administrativa los documentos pasarn a la siguiente fase de archivo
(ARCHIVO CENTRAL/TERRITORIAL), lo que permitir la liberacin de espacio y la racionalizacin de
recursos.
El primer paso de la oficina, antes de preparar una transferencia, es la de ponerse en contacto con el
Archivo Central/Territorial, que dar las pautas necesarias para su formalizacin.
QUITAR la documentacin de apoyo informativo (fotocopias, folletos, textos normativos, etc.) y eliminar
las grapas, clips y gomas.
REVISAR la correcta ordenacin de los expedientes, registros, correspondencia, etc. en las cajas
normalizadas, procurando que no queden ni muy llenas ni muy vacas.
Los Calendarios de Conservacin son propuestos por los Archivos Centrales/Territoriales, previa
conformidad del rgano productor de la documentacin de que se trate, y los aprueba la Consejera de
Cultura y Turismo.
09. formalizacin de la transferencia
la relacin de entrega
La Relacin de Entrega:
red central
vila
Archivo Histrico Provincial
Pza. Concepcin Arenal, s/n. 05001 vila
Tfnos: 920 22 16 90 / 920 35 21 46 Fax: 920 35 21 61
Correo electrnico: archivo.avila@jcyl.es
Archivo Territorial
Pasaje del Cster, 1. 05001 vila
Tfno: 920 35 50 40
Correo electrnico: at.avila@jcyl.es
Burgos
Len
Archivo Territorial
Avda. Peregrinos, s/n. 24008 Len
Tfno: 987 29 69 38
Correo electrnico: at.leon@jcyl.es
Palencia Soria
Salamanca Valladolid
de sus textos
FOTOGRAFAS:
Inmaculada San Jos Negro
Reyes Lpez Grande
Miguel ngel Gonzlez lvarez
DISEO Y MAQUETA:
DeArte
DEPSITO LEGAL:
VA-391/2006
IMPRIME:
Grficas Andrs Martn