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GESTIN DE ABASTECIMIENTO

ChileCompra Formacin

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OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

Entregar una visin amplia y general del


proceso de Gestin de Abastecimiento
presentando aspectos claves que permitirn
mejorar la gestin y transparencia de su
accionar

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NDICE

PARTE I: Preparando y PARTE II: Adjudicacin y


realizando una licitacin recepcin del producto o
servicio
QU ES GESTIN DE
Etapa 1: Definicin del
ABASTECIMIENTO? requerimiento Etapa 4: Evaluacin de
Etapa 2:Seleccin del ofertas
Definicin mecanismo de compra Etapa 5: Adjudicacin de
Etapa 3: Llamado y oferta
recepcin de oferta Etapa 6: Recibo de producto
Proceso de abastecimiento o servicio
Etapa 7: Seguimiento y
monitoreo de la compra

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QU ES GESTIN DE ABASTECIMIENTO?

Es la accin de buscar mejoras permanentes al


realizar compras pblicas utilizando los recursos
de que disponemos en forma eficaz y efectiva,
con el propsito de conseguir aquellos bienes y
servicios que necesita la institucin para su
funcionamiento.

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1 PROCESO DE ABASTECIMIENTO
Depender
2 del
mecanismo
Publicacin
3 decompra
Resolucinde
Definicin de Adjudicaciny
requerimiento avisoaproveedor
Seleccin del adjudicado
mecanismo de
compra 4
Elaboracin
Llamado y Formalizacindela
Basesde
recepcin de
Licitacin ofertas 5 compra

Evaluacin de 6
1. Convenio ofertas
Marco
2. Licitacin
Pblica Adjudicacin 7
3. Licitacin Criteriosde oferta
Privada Evaluacin
4. Compra Recibo de
Directa producto o
(excepcin) servicio

Seguimiento y
Garanta,servicio monitoreo de
tcnicoysatisfaccin la compra
clienteinterno

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NDICE

PARTE I: Preparando y PARTE II: Adjudicacin y


realizando una licitacin recepcin del producto o
servicio
QU ES GESTIN DE
Etapa 1: Definicin del
ABASTECIMIENTO? requerimiento Etapa 4: Evaluacin de
Etapa 2:Seleccin del ofertas
Definicin mecanismo de compra Etapa 5: Adjudicacin de
Etapa 3: Llamado y oferta
recepcin de oferta Etapa 6: Recibo de producto
Proceso de abastecimiento o servicio
Etapa 7: Seguimiento y
monitoreo de la compra

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ETAPA 1: DEFINICIN DE REQUERIMIENTO

1. No slo preguntar qu necesita el usuario interno, sino


tambin en qu va a usar el requerimiento. Esto permite
realizar una compra efectiva. Ejemplo Silla reuniones o silla
escritorio
2. Definir un solo camino o va por donde deba llegar el
requerimiento.
3. Que el camino o va elegido sea conocido por todos en la
institucin
4. Dar las alertas (avisos) a la jefatura cuando existan
problemas en el proceso de abastecimiento institucional que
produzcan demoras o acciones ineficientes.
5. Hacer partcipe a quienes necesitan bienes o servicios claves
en la organizacin no slo en la primera etapa, sino tambin
en la etapa de evaluacin.

Recordar que comprar es fcil, pero comprar


bien necesita ms dedicacin y preocupacin.
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ETAPA 2: SELECCIN DEL MECANISMO
DE COMPRA

CONVENIOS LICITACIONES LICITACIONES TRATO


MARCO PBLICAS PRIVADAS DIRECTO
(excepcional)

1. Es un 1. Es un
1. Sistema pensado 1. Es la regla mecanismo
general segn la mecanismo
especialmente en excepcional excepcional
compras habituales. Ley cuando el contemplado en la
bien o servicio no contemplado en la
2. La primera ley. Art. 8 Ley de ley. Art. 8 Ley de
bsqueda debe se encuentra en Compras Pblicas Compras Pblicas
realizarse por esta va Convenio Marco. y art. 10 del y art. 10 del
segn la Ley. 2. Es un llamado reglamento.
abierto. reglamento.
3. El procedimiento 2. En esta 2. Importante
entrega amplias 3. Se deben Licitacin fundar muy bien la
garantas de eficacia, planificar los concursan slo los resolucin de esta
eficiencia y tiempos de la proveedores
licitacin y compra.
transparencia. invitados por la
respetarlos. institucin.
3. No se pueden
modificar las
bases en este
mecanismo.
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IMPORTANTE

Cuando una licitacin queda desierta, una buena


prctica es averiguar con los proveedores el porqu de
las razones de no ofertar o de haber ofertado mal,
situacin que despus de tenerla clara, se podr
plasmar en unas nuevas bases de licitacin,
disminuyendo la probabilidad de que la prxima
licitacin quede desierta otra vez.

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ETAPA 3: LLAMADO Y RECEPCIN DE OFERTAS

1. Los tiempos dependern del mecanismo de compra


elegido.
2. Planificar los tiempos de cada licitacin y monitorear
que se cumplan.
3. Revisar que las bases se ajusten a lo solicitado.
4. Contacto con proveedores anterior al cierre de la
compra. De esta forma llegarn ms ofertas.
5. Verificar el cumplimiento de todos los hitos del
proceso.

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IMPORTANTE

Es importante considerar los tiempos histricos reales


al momento de planificar. Debemos considerar las
demoras propias de los procesos para contar con el bien
o servicio en el momento requerido. Adems al publicar
plazos ajustados a la realidad institucional no
generamos falsas expectativas en los proveedores y su
posterior frustracin y suspicacia.

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NDICE

PARTE I: Preparando y PARTE II: Adjudicacin y


realizando una licitacin recepcin del producto o
servicio
QU ES GESTIN DE
Etapa 1: Definicin del
ABASTECIMIENTO? requerimiento Etapa 4: Evaluacin de
Etapa 2:Seleccin del ofertas
Definicin mecanismo de compra Etapa 5: Adjudicacin de
Etapa 3: Llamado y oferta
recepcin de oferta Etapa 6: Recibo de producto
Proceso de abastecimiento o servicio
Etapa 7: Seguimiento y
monitoreo de la compra

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ETAPA 4: EVALUACIN DE OFERTAS

1. Analizar si las ofertas se ajustan a lo solicitado,


tanto en la forma como en el fondo.
2. Evaluar las ofertas slo segn los Criterios de
Evaluacin establecidos en las Bases de
Licitacin (factores y subfactores), creando un
cuadro comparativo de las ofertas.
3. Hacer participar al usuario interno de la decisin
de compra .
4. En el caso de compras superiores a 1000 UTM o
definidas como complejas, se defini en las bases
de licitacin una comisin evaluadora de al menos
3 funcionarios.

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ETAPA 5: ADJUDICACIN DE LA OFERTA

1. En esta etapa se cierra y decide a quin se


comprar.
2. Deben formalizarse los acuerdos de facturacin,
garantas, pago, servicio tcnico, etc.
3. La adjudicacin debe ser documentada y publicada
oportunamente en el sistema de informacin.

Ejemplo de Acta de Evaluacin: En el siguiente


ejemplo se mostrar un esquema general de un
proceso de evaluacin visualizando las partes
que lo componen:

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EJEMPLO ACTA DE EVALUACIN: ADQUISICIN DE UN CURSO
DE CAPACITACIN EN COMPRAS PBLICAS
PARTE I DATOS ASISTENTES Y NOMBRE DE LICITACIN

ACTA DE EVALUACIN ID N 1386-11079-LE08


Tipo de Reunin: Adjudicacin a Proveedores. Adquisicin N 1386-
11079-LE08 CAPACITACIN EN COMPRAS
PBLICAS

Fecha: 03.04.2009

Hora: 12:00 hrs

Lugar: Oficina 7 piso Jefe ChileCompra Educacin-


DCCP
Evaluadores Viviana Barrios
Patricio Martnez
Adolfo Muoz

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PARTE II CUADRO OFERTAS PRESENTADAS

Nombre RUT Producto Descripcin Presenta Valor Aos Porcentaje de


Empresa Solicitado Oferta oferta Experiencia Profesionales
(s o no) empresa en con
el rubro Diplomado
EMPRESA A 79.989.8xx - 0 Capacitacin Formacin en SI 10.000.000 10 60 %
encompras
pblicas materia de
Gestin de
Abastecimiento

EMPRESA B 45.44444.cc-k Capacitacin Formacin en SI 8.000.000 15 30 %


encompras
pblicas materia de
Gestin de
Abastecimiento

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PARTE III CRITERIOS DE EVALUACIN

CRITERIOS PONDERACION
1. Precio 40%

2. Experiencia en el rubro 30%

3. Porcentaje de profesionales con Diplomado en 30%


Gestin de Abastecimiento

PorcadacriteriocontamosconFactoresysiesnecesariocon
Subfactoresconsusrespectivasformasdeevaluacindefinidasde
antemanoenlasbases.

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CRITERIO 1: Precio 40 % CRITERIO 2: CRITERIO 3:
Experiencia en el rubro 30 % Porcentaje de profesionales con
Los precios sern evaluados
segn: De acuerdo a la experiencia en el rubro las
Diplomado en Gestin de
ofertan tendrn los siguientes puntajes: Abastecimiento 30 %
Precio Puntos
Los profesionales que presten el servicio y
Precio mnimo 100 tengan diplomado tendrn un puntaje de:
ofertado Tramos Puntos
Tramos Puntos
Segundoprecio 80 Entre 01 y hasta 05 aos 35
Entre80y100% 100
mnimoofertado Entre 06 y hasta 10 aos 50
Entre50y79% 80
Restodeprecios 20 Entre 11 y hasta 15 aos 70 Entre20y49% 40
mnimosofertados Ms de 15 aos 100 Entre1y19% 10
No informa 0 Noinforma 0

PARTE IV:
PROCESO DE EVALUACIN. CUADRO PONDERACIN OFERTAS PRESENTADAS
Nombre Valor Oferta Aos % de Puntos Puntos Puntos Total
Empresa (pesos experiencia profesionales asignados: asignados: asignados: puntaje:
chilenos) en el rubro con Diplomado Valor oferta Aos % de
en Gestin de (pesos experiencia profesionales con
Abastecimiento chilenos) en el rubro Diplomado en
Gestin de
Abastecimiento
EMPRESA A 10.000.000.- 10 60 % 80 x 40% 50 x 30% 80 x 30% 71 pts.
EMPRESA B 8.000.000.- 15 30 % 100 x 40% 70 x30% 40 x 30% 73 pts.

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PARTE V: CONCLUSIN Y ADJUDICACIN

Conforme a lo anterior, se concluye que de las ofertas evaluadas la oferta


presentada por EMPRESA B obtiene el mayor puntaje ponderado, cumpliendo por
tanto con los requisitos para su adjudicacin.

Firmas de responsables del proceso

VivianaBarrios PatricioMartnez AdolfoMuoz


______________ ______________ ______________

NOOLVIDARSUBIRALSISTEMAESTECUADRODEPONDERACINDE
OFERTASACOMPAADODELARESOLUCINDEADJUDICACIN.

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IMPORTANTE

Recordar que la nica forma por la cual el proveedor


pueda saber cmo ha sido evaluado es que usted suba
al portal la evaluacin con todos sus detalles. Es
imprescindible realizar esta accin para resguardar la
transparencia del proceso licitatorio.

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ETAPA 6: RECIBO DE PRODUCTO O SERVICIO

1. Recibo del bien o servicio segn lo acordado en


las Bases de Licitacin.
2. Recordar colocar en las bases no slo la
necesidad de compra, sino instalacin, soporte y
servicio post venta, segn el producto adquirido.
3. Pago a 30 das seguidos desde la recepcin
conforme del producto.
4. Existe la posibilidad en opciones de pago de
cancelar por medio de confirming. Para ello se
debe firmar antes un acuerdo con el inversionista
(Cualquier consulta realizarla a:
confirming@chilecompra.cl)

Confirming o sistema de adelanto de pagos es una operacin que consiste en la


entrega del cobro de facturas por parte de los proveedores a los inversionistas
(entidades financieras o empresas de factoring), siendo despus estos ltimos
quienes cobrarn al comprador.
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ETAPA 7: SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA

1. Evaluacin de los proveedores (Ej: cumplimiento


en la entrega, calidad del producto, servicio post
venta, etc).
2. Revisar peridicamente las fechas de trmino y
renovacin de contratos.
3. Los contratos deben tener fecha de inicio y
trmino
4. Tener claro los mecanismos de garantas
establecidos en las Bases de Licitacin durante
el tiempo que dure el contrato y hacerlos
efectivos.
5. Ordenar y tabular la informacin relevante para
futuras compras en un registro de contratos.

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IMPORTANTE

Debemos tener una lista con los contratos de servicios


de la institucin, cuando vencen, cuando hay que
renovarlos si fuese el caso (con fundamentacin),
cuando hay visitas previas, entrega de informes
parciales, etc. Todos estos elementos slo los sabremos
si llevamos un registro actualizado de ellos.

Sabe usted cuantos contratos tiene en su


institucin y cuando finalizan?

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