Secara umum, pengadaan barang /jasa yang dilakun melalui tender, baik

terbuka maupun terbatas, melibatkan (walaupun tidak terbatas pada) aktivitas-

aktivitas berikut.

1. Pembentukan panitia pengadaan/pejabat (panitia Pokja) pengadaan/unit

layanan pengadaan.
2. Penyusunan dan pengesahan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
3. Penyusunan dan pengesahan dokumen pemilih penyedia barang.
4. Pengumuman pelanggan/seleksi/pengadaan.
5. Prakualifikasi/pascakualifikasi penyedia barang.
6. Pendaftaran dan pengembalian dokumen pemilih penyedia barang.
7. Penjelasan (aanwijzing).
8. Evaluasi penawaran.
9. Pengumuman pemenang.
10.Sanggahan peserta lelang.
11.Penunjukan pemenang lelang.
12.Penandatanganan kontrak.

Audit atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa

Penanganan atas penerimaan barang/jasa harus berjalan dengan sangat hati-

hati. Petugas yang melakukan inspeksi harus memiliki kemampuan teknis yang
memadai tentang spesifikasi barang/jasa yang dibeli dan menggunakan keahlian
profesionalnya secara saksama. Ketentuan penerimaan barang seperti yang
tercantum dalam pedoman pengadaan barang/jasa adalah panduan utama bagi
petugas inspeksi dalam melakukan tugas wewenang dan tanggung jawabnya.

Audit atas Pembayaran dan Pelaporan

Pembayaran dan pelaporan adalah bagian terakhir dalam proses pengadaan.

Tahapan ini menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi kepada pihak pemasok
dan pertanggungjawaban komite pengadaan atas tugas, wewenang, dan tanggung
jawab yang diberikan kepadanya.

Untuk memenuhi internal cross check, fungsi kasir/bendahara harus terpisah

dari fungsi pencatatan dan operasional. Setiap pembayaran yang dilakukan kepada
pemasok, harus berdasarkan tagihan dari pemasok, dilengkapi dengan berita acara
serah tereima barang/jasa yang menyatakan bahwa barang/jasa yang diserahkan
oleh pemasok telah sesuai dengan spesifikasinya dan dinyatakan dapat diterima
oleh bagian verifikasi dan penerimaan barang/jasa dari panitia pengadaan. Jika
pembayaran yang berkaitan dengan pekerjaan yang belum selesai (termin), tagihan
yang disampaikan oleh pemasok harus dilengkapi dengan laporan perkembangan
proyek yang telah disetujui oleh petugas verifikasi dari pihak organisasi.
Pembayaran baru bisa diilkukan setelah mendapat otorisasi yang memadai dari
berbagai pihak yang berwenang. Setiap pajak atau pendapatan negara bukan pajak
yang harus dipungut organisasi atas transaksi ini, harus dipungut dan setorkan ke
kas negara.