Vous êtes sur la page 1sur 8

2

3
1

Planificacin y elaboracin de proyectos

+
Contenido de un proyecto
Todas las cosas a tener en cuenta
Una vez que has planificado tu proyecto, ya puedes ponerte a redactarlo. A pesar de todo, tienes que mentalizarte
de que tu planificacin siempre se va a encontrar con muchas incertidumbres. Nadie puede predecir el futuro y es
posible que cambien las circunstancias bajo las cuales ideaste tu proyecto. En principio, tu proyecto debe constar
de las partes que enumeramos a continuacin, aunque la variedad de proyectos puede ser tan grande que, en
ocasiones, tendrs que apartarte un poco del esquema que te estoy dando en este cuaderno. Para disear bien
un proyecto tienes que incluir los siguientes contenidos:
Nombre o ttulo de un proyecto. Calendario: en cunto tiempo se realizarn
Descripcin: explicacin breve del proyecto. las actividades y se lograrn los resultados
Fundamentacin: razones por las que se previstos.
necesita realizar el proyecto. Recursos: qu recursos humanos y
Finalidad: qu problema social se contribuye a financieros se necesitan para realizar las
resolver con el logro de los objetivos del proyecto. actividades y lograr el objetivo propuesto y
Referencia a las instituciones: aquella en cmo van a conseguirse.
cuyo nombre se presenta el proyecto, aquella a la Presupuesto: qu gastos van a realizarse y,
que se dirige el proyecto o de la que se solicita si acaso, qu ingresos pueden obtenerse con la
una subvencin, etc. realizacin del proyecto.
Objetivos: qu se espera conseguir del proyecto Responsables y estructura
en caso de que tenga xito. administrativa: quin ejecutar el proyecto.
Resultados: qu logros relacionados con los Pre-requisitos: cules son los factores
objetivos pueden garantizarse a corto, medio y externos que deben existir para asegurar el
largo plazo. xito del proyecto.
Destinatarios directos e indirectos: a quin Evaluacin: qu mtodos e indicadores se
va dirigido el proyecto. van a utilizar para garantizar en el futuro la
Productos: qu instrumentos y materiales correcta realizacin de las actividades previstas.
deben adquirirse o producirse para conseguir los Divulgacin de los resultados: cules
objetivos del proyecto. sern las acciones que permitirn dar a conocer
Localizacin: lugar en donde se va a realizar el el proyecto.
proyecto, regiones a las que va a afectar, etc.
Actividades, tareas y metodologa: qu A continuacin vienen recogidos con ms
tipo de acciones formarn parte del proyecto y detalladamente las diferentes partes de los
cmo se realizarn. proyectos.

4
4
6
5

Planificacin y elaboracin de proyectos

Nombre o ttulo denominacin te puede conducir a una


formulacin imprecisa o muy amplia de
planes existentes y programas ya
aprobados que tambin resalten esas
objetivos, falta de concrecin de las razones polticas que justifican tu
Evidentemente tu proyecto debe tener actividades, etc. proyecto. Asimismo, es bueno que
un nombre. H az un esfuer zo p ar a indiques los efectos de la no
que el nombre resulte senci ll o
siem pre que sea posib le. Al poner Descripcin del intervencin.

ttulo a un proyecto existe una


tendencia muy normal a hacer ttulos Proyecto 2. Tienes que just ifi car que tu
proyecto es la soluci n ms
muy largos y complicados. Cuando te adecuada para resolver el
dirijas a un pblico general, es preferible Lgicamente, la denominacin slo sirve problema.
perder algo de rigor y denominar a tu para identificar rpidamente el proyecto,
proyecto de la manera lo ms simple pero es insuficiente para tener una idea A menudo, estos dos aspectos,
posible, o bien utilizar algn lema o completa acerca de qu trata. Tu complementarios pero distintos, suelen
juego de palabras. Tambin es muy proyecto debe empezar realizando una confundirse. Muchas veces se da por
comn utilizar un acrnimo para descripcin amplia del proyecto, hecho que el problema a resolver es muy
simplificar el ttulo. definiendo la idea central de lo que importante, sin explicar esa importancia.
pretendes hacer. Otras veces se aportan datos acerca del
Debes indicar, de una manera sinttica, problema que se pretende resolver con el
aquello que se quiere hacer (creacin de En algunos casos, esta descripcin hay proyecto, pero no se justifica que el
un centro social, de un servicio de ayuda que hacerla contextualizando el proyecto es lo mejor que se puede hacer
a domicilio, de un taller de artesana, proyecto dentro del programa del que en esa situacin.
etc.). Si el proyecto formara parte de un forma parte. Tampoco conviene que
programa ms amplio, ser necesario hagas una descripcin excesivamente
que hagas referencia a ste. extensa, ya que a lo largo del proyecto Finalidad del
irs ofreciendo informacin
complementaria. Basta con que la proyecto
persona que desea conocer el proyecto
La increble pueda tener, de entrada, una idea exacta Hay que di st ingui r entre lo que es
importancia del acerca de lo fundamental del mismo. la fi nal id ad del proyec to y lo que
nombre es el obj eti vo u obj eti vos del
Fundamentacin o proyecto. La finalidad de un proyecto
es ms bien una aspiracin a solucionar
Aunque esta parte
muchas veces se justificacin un problema bastante general. El
objetivo fija unos resultados
subestima, la perfectamente alcanzables mediante la
En esta parte tienes que explicar las realizacin del proyecto.
denominacin del razones que justi fi can l a
proyecto es un real izaci n del pr oyect o. Para que No si empre es necesari o expl ic ar
punto clave, pues la fundamentacin sea completa y fi nal idades lt imas. Normalmente,
tener el nombre correcta, tienes que tratar dos son ms importantes los objetivos.
correcto puede ser la cuestiones: Existe a veces la tendencia a exagerar la
diferencia entre 1. Tienes que expl ic ar la
finalidad de un proyecto, o bien a
atraer a los posibles expresarla en trminos vagos y
im po rtanci a y l a ur gencia del abstractos. Sin embargo, muchas veces
sponsors o no problema a sol ucionar. Los los proyectos son tan pequeos y
problemas que pueden dar lugar a un concretos que no es necesario formular
proyecto pueden ser muy variados: hay este tipo de fines. Slo cuando se trata
una necesidad y no existe un servicio de proyectos que se insertan dentro de
No debes confundir el ttulo del para satisfacerla, el servicio existente es programas o planes ms amplios y
proyecto con el enunciado de un insuficiente, se quiere mejorar la calidad tendentes a lograr el desarrollo de
problema (por ejemplo: Falta de de la prestacin, etc. Aparte de algunas reas o sectores generales,
participacin de los jvenes), ni mencionar la existencia del problema, conviene aclarar cules son esos fines
considerar el ttulo como equivalente a tambin tienes que referirte a su ltimos que justifican la existencia del
la solucin del problema (por ejemplo: importancia y prioridad. No slo hay que proyecto.
Proyecto de desarrollo integral de los considerar razones tcnicas, sino
jvenes). Estos son errores bastante tambin las razones polticas. Cuando
frecuentes que debes evitar para poder expongas este tipo de razones polticas, (continuacin)
seguir desarrollando adecuadamente el puedes hacer referencia a tus
diseo del proyecto. Una mala convicciones personales, pero tambin a

5
7
8

Planificacin y elaboracin de proyectos

Referencia a las abstraccin que tenga el objetivo general.


Es muy
Instituciones No debes confundir como ocurre con
importante frecuencia- los objetivos (que hacen
referencia al fin deseado) y los medios para
marcar Cuando se trate de un proyecto que ests
preparando para una institucin dentro de la
alcanzar los objetivos o los resultados, que
son las realizaciones prcticas del proyecto.
unos que trabajas, este punto lo puedes obviar o
reducir bastante, ya que esa informacin la
As, por ejemplo, cuando se dice analizar,
objetivos conocern todos. Sin embargo, cuando
celebrar un seminario, realizar una
investigacin, etc., se est haciendo
presentes el proyecto a una entidad ajena,
realistas conviene que dediques atencin a este tema.
referencia a medios y resultados;
consecuentemente, son trminos que no
debes utilizar para definir objetivos.
Si presentas tu proyecto a ttulo individual a
una organizacin que apenas te conoce,
debers adjuntar tu curri culum personal. Si Resultados
presentas el proyecto a una entidad externa,
pero en nombre de otra asociacin u Los resultados de un proyecto son los lo gros
organizacin a la que perteneces, tendrs que y real izaci ones alc anzados gracias a la
indicar cul es y explicar brevemente con qu ejecucin del proyecto. Un proyecto habr
instalaciones contis y qu proyectos habis tenido xito en la medida en que los
realizado en el pasado. Tambin puede ser resultados se hayan aproximado a los
conveniente mencionar cules son las objetivos iniciales. Tanto los resultados como
prioridades de tu organizacin, vuestras los objetivos pueden dividirse o clasificarse
relaciones con otras instituciones, etc. tanto de manera cuantitativa como
cualitativa, as como a corto, medio o largo
En caso de que tu proyecto se presente a una plazo. En principio, cuando redactes un
institucin solicitando una subvencin o proyecto puedes trazar unos objetivos y
buscando algn tipo de financiacin, puede garantizar la realizacin de unas actividades,
ser muy prctico adjuntar toda esta pero desconocers qu resultados vas a
informacin (que suele ser amplia) en un alcanzar realmente con tu proyecto. A pesar
dossier aparte del proyecto. Todo ello, con el de todo, conviene que hagas una mencin a
fin de no abultar innecesariamente el los resultados que esperas conseguir con
documento que contenga el proyecto. cierta probabilidad.

Objetivos del Proyecto Los resultados concretan los objetivos,


estableciendo cunto, cundo y dnde se
realizarn stos. Procura ser preciso en tu
Un proyecto sin objetivos no es un proyecto; proyecto; aunque te parezca que los objetivos
podr ser un estudio, un trabajo u otra cosa, y resultados de tu proyecto son humildes, no
pero no un proyecto. Es importante que te trates de corregirlo con grandes frases,
esfuerces en definir bien los objetivos de vaguedades o promesas irrealizables.
manera precisa y tratando de utilizar criterios
concretos, comprobables y objetivables. Los resultados de tu proyecto tienen que
cumplir algunos requi sit os:
A veces conviene hacer una distincin entre
objetivo principal o general, y los objetivos
que su realizacin pueda comprobarse,
especficos o complementarios:
que estn ordenados segn una
secuencia temporal lgica,
El obj etivo pri nc ipal, llamado tambin
objetivo general, es el propsito central del que su realizacin sea esencial para
proyecto. A veces viene dado por los objetivos conseguir el objetivo propuesto,
generales de un programa. que sean realizables con los recursos
disponibles.
Los obj etivo s espec fi cos, inmediatos o
complementarios, son especificaciones o Otra cuestin importante es la di vul gaci n
pasos que hay que dar para alcanzar o de los resul tados. Esta divulgacin dar
consolidar el objetivo general. No es necesario prestigio a tu organizacin y permitir que
formular objetivos de este tipo en todos los otras personas puedan realizar proyectos
proyectos. La necesidad de su formulacin similares, los cuales facilitarn el
vendr dada por el grado de generalidad o
(continuacin)
6
90

Planificacin y elaboracin de proyectos

cumplimiento de los objetivos y los objetivos. Es normal que te cueste


finalidades trazados en tu proyecto. La distinguir entre los resultados y los
divulgacin se puede realizar de las productos. La diferencia est en que la Una
siguientes formas: obtencin de los productos no depende
de factores externos. metodologa
Informando de los resultados
alcanzados a la organizacin que La obtencin de los productos depende de clara facilita
financia tu proyecto, incluso si sta
no te lo exige.
cmo gestiones el proyecto, de tu
competencia y eficacia.
mucho el
xito de la
Informando por iniciativa propia a Los productos consisten, a menudo, en la
organizaciones o personas que edicin de folletos, CD-ROM, DVD's, actividad
puedan estar interesadas en conocer pginas web, etc, directamente
los resultados del proyecto. relacionadas con tu proyecto.

Publicando documentos informativos


en prensa general o especializada.
Localizacin
La localizacin de un proyecto es el
Creando una pgina web
lugar en donde se realizar. Por otra
informativa, lo cual es frecuente en
parte, tu proyecto tambin debe sealar
los proyectos de cierta envergadura.
cul es su cobertura espacial, es decir,
debes indicar la zona que cubrir el
Etc.
proyecto, los lugares prximos al lugar de
ejecucin del proyecto que tambin se
Destinatarios beneficiarn del mismo.

Se trata de identificar a los destinatarios Por tanto, es necesario que expliques:


inmediatos y a los destinatarios finales o
indirectos. Generalmente, se trata de dos La zona a la que va a afectar el
tipos de destinatarios bastante proyecto: Pedana de..., municipio de
diferenciados. Murcia, Regin de Murcia, etc.
La sede o local desde el que vas a
Cuando te refieras a los destinatarios realizar el proyecto.
finales, evita el uso de trminos generales
y vagos tales como sectores En ocasiones, la cobertura espacial suele
desfavorecidos, campesinos pobres, etc. indicarse no slo en trminos geogrficos,
Emplalos nicamente si quieres darle a sino tambin en trminos demogrficos
tu proyecto un perfil poltico. En otro (sealando el nmero de habitantes que
caso, disea tu proyecto identificando con se vern beneficiados).
precisin a los destinatarios. Para ello,,
puede estar bien que utilices: Datos
demogrficos de tipo estadstico: (por
Actividades, tareas y
ejemplo: nmero de adultos que vieron
interrumpida su escolarizacin durante la
metodologa
Guerra Civil, nmero de inmigrantes que
La ejecucin de cualquier proyecto
llegaron a Murcia sin estudios bsicos);
consiste en realizar un conjunto de
Indicadores socioeconmicos: (por
actividades y tareas, con objeto de
ejemplo: % de trabajadores con contrato
obtener los productos del proyecto y
temporal, nmero de familias con ingresos
alcanzar buenos resultados que cumplan
por debajo del salario mnimo, etc.).
los objetivos marcados. Intenta que las
actividades y tareas se sucedan en un
Productos orden lgico e indica de manera concreta
y precisa cules son las actividades que
Los productos son los materiales y las hay que ejecutar, as como las diferentes
herramientas que debes confeccionar para tareas en que se dividen las actividades.
poder ejecutar tu proyecto. Son, por
tanto, medios para conseguir los fines y
(continuacin)

7
1
2
3

Planificacin y elaboracin de proyectos

Cuando describas las actividades y fecha de inicio y la fecha de consiguiente, debers hacer constar
tareas de tu proyecto tienes que terminacin de la actividad. Para en tu proyecto la cantidad de
tratar los siguientes puntos: realizar un cronograma similar personal, las cualificaciones
solamente se requiere: Ordenar las requeridas y las funciones a realizar,
Especifica las actividades y actividades cronolgicamente, indicando quin es responsable de
tareas a realizar. determinando aquellas que se pueden qu y cmo est distribuido el
Seala una fecha de inicio y de realizar simultneamente. Estimar la trabajo. En ocasiones, incluso, puede
terminacin de cada actividad. duracin de cada actividad. ser necesario formar a los recursos
Seala la cantidad y calidad de Determinar en qu fecha va a humanos para que el proyecto pueda
los recursos necesarios (recursos comenzar cada actividad y en qu llevarse a cabo. En estos casos hay
humanos, servicios, equipo, fecha se va a concluir. Hay que que establecer qu formacin ha de
dinero, bienes, etc.) para cada contemplar la posibilidad de que se tener el personal que se necesita.
actividad y tarea. produzcan retrasos o se den
Indica los mtodos y tcnicas situaciones imprevistas. Cada vez es ms frecuente la
que se utilizarn para realizar las formacin de recursos humanos para
diferentes actividades. Por ltimo, queremos indicar que el los proyectos de voluntariado y los
calendario definitivo del proyectos de realizacin de
En el caso de proyectos de trabajo proyecto debes elaborarlo una actividades socio-culturales. Aunque
social o de animacin, es vez realizado el la formacin de voluntarios sea
bueno que utilices tcnicas e calendario financiero importante, es ms importante su
instrumentos que promuevan que explicamos en el buena disposicin y sus ganas de
la participacin de la punto siguiente. Es trabajar. En los proyectos de
gente en el importante tener en investigacin, los de carcter
desarrollo del cuenta que para acadmico o los de carcter laboral
proyecto. la realizacin de es ms frecuente contar con personas
cada actividad ya formadas.
vas a necesitar
Calendario dinero. Recursos Financieros: Un proyecto en
el que no hay recursos financieros no
Otro de los aspectos
esenciales en la elaboracin
Recursos es mucho ms que una declaracin
de buenos propsitos. Por
de un proyecto es la
determinacin de la
(Materiales y consiguiente, debes realizar una
estimacin de los fondos que puedes
duracin de cada una de las tcnicos, humanos obtener, con indicacin de las
diferentes fuentes con las que podrs
actividades. Elaborar un calendario
permitir a quien juzgue tu proyecto y financieros) contar: subvenciones, aportaciones
establecer si existe una distribucin de socios o colaboradores, crditos o
uniforme del trabajo, si los plazos son Todo proyecto requiere para su prstamos, presupuesto ordinario de
realistas, si los lmites de tiempo realizacin una serie de recursos tu organizacin, pago del servicio
asignados a cada actividad (mnimo y (bienes, medios, servicios, etc.) para por los usuarios, etc. Los recursos
mximo) son proporcionados entre s realizar las actividades, obtener los financieros sirven para pagar los
o hay desajustes graves, etc. productos y lograr el objetivo otros recursos: humanos, materiales y
inmediato. Cuando elabores tu tcnicos. Con ello, quedar
Para realizar el calendario, existen proyecto es conveniente que establecida la estructura financiera
diferentes tcnicas. El ms simple y distingas tres tipos de recursos: del proyecto (quin o qu financia
conocido es el cronograma o materiales y tcnicos, humanos y qu).
diagrama de Gantt. Consiste en una financieros.
(continuacin)
matriz de doble entrada, en la que se
anotan, en las lneas, las distintas Recursos Materiales y Tcnicos: Tu
actividades que componen un proyecto debe especificar las
proyecto, y en las columnas, el herramientas, equipos, instrumentos,
tiempo durante el cual se infraestructura fsica y tecnologas
desarrollarn esas actividades. Una que necesitas para llevar acabo el
barra horizontal frente a cada proyecto.
actividad representa el periodo de
duracin de la misma. Recursos Humanos: Para ejecutar
algunos proyectos, hay que disponer
La longitud de la barra indica las de personas adecuadas y capacitadas
unidades de tiempo, sealando la para realizar las tareas previstas. Por

8
4
5

Planificacin y elaboracin de proyectos


Pero ello no basta; adems, tienes que elaborar un
calendario financiero. No slo hay que prever los gastos,
sino tambin el momento en que van a producirse. No
slo debes tener ingresos para pagar tus gastos; tambin
es necesario que tengas los ingresos antes de pagar tus
gastos o bien, de no ser as, al menos debes prever ese
desfase y pensar en la manera de afrontarlo (con tu propio
dinero, solicitando aplazamientos a los acreedores a los
que debes pagar, etc.). Normalmente, la elaboracin de un
proyecto conlleva unos pequeos gastos iniciales que, a
menudo, deben pagarse confiando en recibir ms tarde segn la regin de que se trate. Esa aportacin propia
algunos ingresos. puede consistir en recursos humanos o financieros a los
que se les da una valoracin econmica.
La valoracin de las contribuciones en especie:
Las contribuciones en especie guardan mucha relacin con
este apartado relacionado con los recursos. La Presupuesto
valoracin de las contribuciones en especie
consiste en transformar los recursos materiales y Acabamos de hablar de la necesidad de que tu proyecto
humanos en recursos financieros y tiene especial especifique los recursos financieros con los que vas a
importancia en el caso de las organizaciones y proyectos contar, as como las fechas de los ingresos y los gastos del
de voluntariado o carcter social. proyecto. Esta idea es coincidente con el concepto de
presupuesto. El presupuesto es la relacin de
Cuando solicites una subvencin para la realizacin gastos e ingresos de tu proyecto.
de un proyecto, muchas veces las Administraciones te
exigen que t aportes una cantidad equivalente a un Aunque te parezca una repeticin, es muy importante que
determinado porcentaje de la subvencin. En ocasiones incluyas un apartado sobre recursos financieros y otro
ser una cantidad que t jams podrs aportar en sobre el presupuesto. Por un lado puedes hacer una
metlico. mencin genrica a los recursos financieros y un
calendario financiero aproximado. En otro apartado, es
Sin embargo, se permite incluir dentro de esa cantidad los aconsejable que hagas un presupuesto que especifique
recursos humanos y materiales que puedas destinar a ese ms en qu se va a gastar el dinero y en el que figuren
proyecto. Obviamente, no constituyen contribuciones en cifras e importes concretos. De esta manera, quien slo
especie los recursos materiales y humanos que se van a quiera tener una idea aproximada del proyecto,
financiar con la propia subvencin, sino nicamente los simplemente leer el apartado de los recursos financieros,
que t aportes autnomamente. sin entrar a examinar el presupuesto, que resulta un poco
complicado por la abundancia de cifras y partidas.
Para incluir los recursos como aportacin propia al
proyecto, debers dar una valoracin econmica Cmo se hace un presupuesto.
razonable de esos recursos humanos y materiales. No
importa si son recursos que t obtengas de forma gratuita El presupuesto recoge los gastos y, si los hay, los ingresos
(por ejemplo, el trabajo de voluntarios); debes hacer una que vayas a obtener por la realizacin de tu proyecto.
valoracin de los recursos a precios normales del mercado. Normalmente, slo podr hacer una previsin de los
ingresos. Los gastos, sin embargo, deben ser exactos y
Ejemplo: Los fondos Estructurales de la Unin Europea estar suficientemente desglosados o
financian la realizacin de proyectos por parte de las individualizados; el presupuesto debe especificar
Administraciones Pblicas. La Unin Europea exige que la claramente cada una de las partidas, enunciando los
Administracin que solicita la ayuda aporte un mnimo del gastos de personal, material, equipo, gastos de
15% del coste del proyecto, si bien el porcentaje vara funcionamiento, etc., todo ello expresado en euros o en la
moneda nacional del pas donde se vaya a presentar el
proyecto.

Para hacer un presupuesto, conviene que conozcas la


diferencia entre un gasto y una inversin. En
ambos casos se asume una obligacin econmica a
cambio de un producto o servicio. Sin embargo, en el caso
de las inversiones, el bien adquirido permanece en tu
patrimonio o en el de tu organizacin durante ms de un
ejercicio econmico, de manera que la obligacin
econmica que hayas contrado puedes repartirla entre
(continuacin)

9
6
7
8

Planificacin y elaboracin de proyectos


varios ejercicios econmicos. En inmuebles, libros, etc.
consecuencia, si tu organizacin Asistencias tcnicas: Incluye en
tiene nimo de lucro no conviene esta partida los gastos derivados
que tengas gastos superiores a tus de la contratacin de estudios,
ingresos, pero s es razonable que, servicios de auditora, de
ocasionalmente, tus ingresos no consultora, jurdicos, etc.
cubran la suma de los gastos y las Inversiones en activos
inversiones, ya que las inversiones de inmateriales: patentes, gastos en
hoy se compensarn con ingresos investigacin y desarrollo que
futuros. hayan permitido obtener
resultados, concesiones
Por ejemplo, el pago del alquiler de administrativas, etc.
un local es un gasto, ya que ests Inversiones en activos
adquiriendo un derecho que se agota financieros (acciones de otras
al final del ao. Sin embargo, si tu sociedades, bonos,
organizacin adquiere un local, participaciones en fondos de Responsables y
estamos ante una inversin, porque
la propiedad del local se prolonga
pensiones, etc.).
Imprevistos: En todo proyecto
estructura
ms all del ejercicio econmico. Y
no hay motivo para preocuparse si,
debes prever una cierta cantidad
de dinero para gastos
administrativa
por haber comprado el local, tu imprevistos. La suma que se
organizacin ha tenido ms pagos Otro elemento importante de tu
suele calcular es el 5% del total
que cobros, ya que el coste de proyecto va a consistir en especificar
de presupuesto de gastos.
adquisicin del local se ir cmo vas a organizarte para
compensando con ingresos de aos realizarlo. Con otras palabras, en este
Gastos e inversiones.
futuros. apartado debes especificar cmo vas
a repartir el trabajo a las personas
Gastos de personal: Especifica los
Como ves, los gastos y las inversiones encargadas de ejecutar y llevar a
distintos niveles retributivos de cada
tienen una naturaleza muy distinta. cabo las actividades.
categora laboral (personal tcnico,
Por eso es bueno que en tu auxiliares administrativos, etc.).
presupuesto especifiques qu es Para ello, conviene hacer figurar en
gasto y qu es inversin. el diseo del proyecto las siguientes
Gastos de viaje: Incluye los gastos de
cuestiones:
los billetes de transporte y las dietas:
La estructura del presupuesto alojamiento, alimentacin y otros
va en funcin de las gastos necesarios para realizar Organigrama, donde
actividades y del tipo de gastos aparezcan claramente sealadas
actividades fuera del lugar habitual
e ingresos que se vayan a de residencia. las funciones del personal del
generar. Entre los conceptos o proyecto, sealando quin es el
lneas presupuestarias ms comunes, responsable y de qu parte del
Ingresos.
destacan: proyecto.
La ejecucin de algunos proyectos Manual de procedimientos,
Gastos generales o de permite obtener ingresos econmicos. en el que se indica cmo
funcionamiento: aqu debes De hecho, si tu organizacin tiene desempear el trabajo y cules
recoger alquileres de locales nimo de lucro, los ingresos debern son las normas y
electricidad, agua, gas, gastos ser superiores a los gastos. Si esperas procedimientos de carcter
de oficina (papelera, telfono, conseguir ingresos realizando tu tcnico y administrativo que se
comunicaciones, etc.), limpieza, proyecto, debers mencionarlo han de seguir para llevar a cabo
seguros, impuestos indirectos, cuando lo ests redactando. Los las actividades y tareas. La
etc. ingresos pueden ser muy variados: redaccin de un manual de
Gastos de edicin, promocin y procedimientos es aconsejable si
difusin. Incluye el coste de la perteneces a una organizacin
Ingresos por la organizacin de
preparacin de folletos, CD grande y el manual se va
conciertos, conferencias,
Roms, vdeos o DVD aprovechar para otros
seminarios, etc.
divulgativos, celebracin de proyectos. En otro caso, es una
Ingresos por la comercializacin tarea muy trabajosa.
conferencias, anuncios, etc. de productos en tiendas o
Gastos o inversiones en Mecanismos de
mercadillos.
materiales: Gastos de coordinacin del proyecto
Ingresos por donativos o con otras personas externas a tu
adquisicin de equipos subvenciones.
informticos, mobiliario, organizacin que vayan a
Etc. prestarte ayuda.
maquinaria, vehculos,
(continuacin)

10
0
9

Planificacin y elaboracin de proyectos


Sistemas que vas a utilizar para la evaluacin las ventajas de las dos modalidades anteriores, al mismo
interna y el seguimiento. tiempo que se procura atenuar las debilidades de ambas, lo
Canales de informacin: a quin hay que informar, que no siempre se consigue.
qu tipo de informacin se le debe facilitar, en qu
soporte (cara a cara, telefnico, por escrito, etc.), con
qu objetivo (facilitar datos e informacin, consultar una
Pre-requisitos
toma de decisiones, asesorar, informar acerca de las
actividades realizadas, etc.) y con qu frecuencia (diaria, Los pre-requisitos son los factores externos sobre los
semanal, quincenal, mensual, trimestral, anual). cuales t no puedes tener ningn tipo de control,
pero que resultan esenciales para el xito del
Existen tres formas principales de estructurar los proyectos proyecto. Es necesario que en el diseo del proyecto
desde el punto de vista organizativo: funcional, por proyecto especifiques claramente cules son esos factores externos de
y matricial; cada una de ellas tiene sus ventajas e los que depende el xito del proyecto. Un prerequisito puede
inconvenientes. Debes buscar el tipo de organizacin que ser la concesin de una subvencin, sin la cual el proyecto no
mejor se adapte a las circunstancias y caractersticas concretas puede realizarse. Los pre- requisitos tambin pueden ser
del proyecto. decisiones polticas, productos de otros proyectos, etc. Nunca
debes sealar cuestiones que conciernan a las partes
Organizacin funcional. implicadas en el proyecto (recursos humanos, material,
obligaciones propias, etc.), ya que ello no queda fuera del
La gestin del proyecto se lleva a cabo dentro de un control del proyecto.
organismo ya existente y en el que participan los
funcionarios, profesionales o tcnicos del mismo. La Identificando los pre-requisitos de tu proyecto, consigues tres
realizacin del proyecto es, en este caso, una actividad ms, cosas:
dentro de las que ya est realizando esa unidad.
Mejoras la probabilidad de xito de tu proyecto, ya que
Organizacin por proyecto. conocers las posibles dificultades.
Reduces la incertidumbre de tu proyecto, ya que puedes
Consiste en crear una unidad de gestin que desaparece prever con ms exactitud los resultados que vas a
cuando ste se termina. En este caso, existe un responsable o conseguir.
coordinador general del proyecto y la unidad de gestin se Si estableces unos pre-requisitos y luego esos pre-
estructura de acuerdo con las necesidades del proyecto. requisitos no se cumplen y fracasa tu proyecto, nadie te
podr acusar de ese fracaso, ya que podrs argumentar
Organizacin matricial. que se debi a causas externas. Estos pre-requisitos o
factores externos tienen una gran importancia: si en tu
Cada proyecto es dirigido por un director, pero el resto del proyecto obtienes los productos previstos, podrs lograr
personal pertenece a diversas unidades administrativas del las metas y los objetivos, pero ese xito no depende slo
organismo responsable. Cada persona depende, en este caso, de la obtencin de los productos.
de una doble jefatura: del director del organismo y del
director del proyecto. Este ltimo slo tiene autoridad sobre Los pre-requisitos deben ser razones o factores concretos.
los tcnicos, en los aspectos especficos del proyecto. Adems, debes justificar que es probable que los pre-
Mediante este tipo de organizacin, se pretende contar con requisitos se cumplan. Si su cumplimiento es improbable, lo
es tambin el cumplimiento de los objetivos y tu proyecto
resultar poco interesante.

11

Vous aimerez peut-être aussi