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Vivian Fiorio outubro 02, 2015 Dicas


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8 erros que voc no deve cometer na organizao


de eventos
maro 16, 2012 9

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evento
junho 14, 2012 8

10 dicas teis para escolher o local do seu evento


Sem um checklist, seu evento pode virar uma grande confuso, anal, esse recurso serve para ajudar na outubro 04, 2012 7
organizao do evento. Mas como fazer checklist de um evento com bastante eccia e praticidade? Bom,
s conferir as dicas que separamos abaixo, para que voc no passe por sufoco sem necessidade ao produzir
eventos.
ROCKBEE NO FACEBOOK
Um checklist uma listinha que contm todos os detalhes que precisam ser checados para que determinada
tarefa seja executada de acordo com o seu planejamento. Portanto, trata-se de uma maneira de auxiliar
produtores de eventos na hora de vericar detalhes que no podem ser esquecidos, seja antes, durante ou RockBee
aps o evento em questo. 8,463likes

Quando voc segue o seu checklist com disciplina, a chance de cometer erros cai bastante. Alm disso,
imprevistos podem ser contornados mais facilmente se voc souber quais so os prximos passos que devem
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ou que deveriam ser dados. Sendo assim, o checklist uma espcie de guia, capaz de contribuir para que
cada evento seja realizado do jeito que voc imaginou.
Bethefirstofyourfriendstolikethis
E possvel checar cada item do seu checklist de qualquer lugar e a qualquer instante, sem que voc tenha
que andar com cadernos, agendas e outros papeis soltos por a. Claro que h quem prera anotar tudo no
papel, mas os celulares permitem que voc faa tudo isso com muita ecincia. Basta organizar colocar todos
os dados em seu smartphone e ir marcando tudo que j foi feito. Assim, voc ter uma coisa a menos para
carregar ao andar para l e para c enquanto organiza o evento.

Veja como fazer checklist de um evento

1. Economize nas palavras


Em vez de fazer textos com tudo o que precisa ser feito por voc em cada item, atenha-se ao principal. Desse
modo, voc evita perder tempo com a leitura de coisas que voc j sabe. Alm disso, a visualizao de um
checklist costuma ser rpida, o que no acontece quando cada item composto de muitas explicaes.

O importante fazer sua lio de casa, com o intuito de j ter uma noo das coisas e no perder tempo na
hora H. Ao criar seu checklist, crie ttulos que fazem voc se lembrar imediatamente de cada funo. Se
necessrio, crie subttulos, mas somente com detalhes realmente fundamentais e que vo te ajudar a agir,

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como preos, horrios, etc.

2. Organize de acordo com segmentos


Como um evento composto de vrios segmentos e diferentes etapas, o melhor a se fazer na hora de criar
um checklist organiz-lo de acordo com segmentos. Esse tipo de atitude vai simplicar o seu trabalho, pois
ser muito mais fcil encontrar as informaes desejadas se voc souber onde e como procur-las. Por
exemplo: crie tpicos relacionados segurana, outros ligados ao som, outros voltados para as aes que
voc deve tomar em relao divulgao, assim por diante.

Caso voc tenha condies de fazer essa categorizao ainda mais aparente, no tenha medo. Isso quer dizer
que vale qualquer medida para agilizar o processo de checagem dos elementos presentes no seu checklist.
Portanto, faa cada categoria de uma cor diferente ou mude o tipo de letra para que tais delimitaes quem
ainda mais visveis.

3. Priorize o mais importante


Em todo tipo de evento existem aquelas funes que so mais importantes, enquanto outras podem ser feitas
sem um carter de urgncia. Por conta disso, voc precisa avaliar quais atividades so mais emergenciais e
quais podem ser aplicadas em outros momentos. Essa priorizao do que importante vai melhorar a
checagem dos itens do seu checklist.

Sempre coloque as funes mais urgentes no comeo e em destaque, para que voc no as esquea, em
hiptese alguma. J aquilo que no to necessrio ou que pode ser resolvido sem pressa pode ser includo
na sua lista sem chamar tanta ateno, para voc no desviar o foco do que requer maior cuidado.

4. O que no pode faltar no seu checklist


1. Local

Um dos elementos indispensveis do seu checklist o local em que o evento ir ocorrer, incluindo
endereo e pontos de referncia.

2. Cronograma

Outro fator essencial o cronograma, que deve conter todas as atividades que sero feitas no dia.
Cada coisa tem seu prazo para ser feita e esses detalhes devem fazer parte da sua listinha.

3. Venda de ingressos
Lembre-se de que na maioria das vezes a venda de ingressos online sua maior fonte dereceita do
seu evento ento separa uma sessopara todos os itens que devem ser conferidos em seu checklist

4. Chegada e sada dos funcionrios


Como diversas pessoas so necessrias para realizar vrias funes para o evento acontecer,
importante ter um controle para scalizar a entrada e sada de todos os prossionais.

5. Entrega dos equipamentos


Todo evento requer uma srie de equipamentos. Logo, voc deve estar atento a todos os
equipamentos que sero usados, incluindo os testes dos produtos, alm da entrega destes, que
precisam estar em timas condies.

6. Divulgao

Outro fator que deve ser listado o processo de divulgao, que exige uma srie de aes, como
anunciar em meios de comunicao, propagar novidades nas mdias sociais, entre outras medidas.

claro que os itens acima so apenas alguns dos elementos que devem fazer parte do checklist do seu
evento. Voc deve criar a sua lista conforme as necessidades de cada evento, lembrando-se de destacar tudo
que precisa ser colocado em prtica com mais urgncia.

A partir das nossas dicas, ser possvel garantir mais eccia aos seus eventos, que sero muito mais fceis
de organizar. Caso voc j tenha o costume de criar um checklist, conte o que voc considera ao elaborar a
lista. E tambm retorne aqui para comentar os resultados das nossas recomendaes.

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Sobre o autor
Vivian Fiorio
Jornalista especializada em redao para web, diretora e editora da agncia Textual
Contedo. Com 13 anos de experincia na rea, gosto de escrever sobre tudo, mas
principalmente sobre tecnologia, internet, msica e entretenimento.
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5comentrios Classificarpor Maisantigos

Adicionarumcomentrio...

IsaqueMonteiroESOUND
Principalparatodososeventos
CurtirResponder 122deoutubrode201513:18

PabloFuentesGerentedeRelacionamentoemCentroInternacionalde
ConvenesdoBrasil
Checklisteficiente?Umadasprincipaisdificuldadescomasquemedeparoquando
tratocomcoordenadores,supervisores,produtores,assistenteseoutros
profissionaisdeeventosaconcepo,amadora,dequenoachamnecessrio
nemfazerumchecklist,noprecisamanotarnada,porque"jtmtudonacabea".
E,nofinal,jsabem,terminamsempreesquecendo"daqueledetalhe"quemuitas
vezesfeztodaadiferncaparaoevento.
CurtirResponder 82defevereirode201617:40

PatrciaPiresTrabalhanaempresaAADAcademiadeDana,Lda.
Carosamigos.EstouarealizarumtrabalhodemestradonareadaProduo
Teatralegostavadeutilizarovossolivro"ComoProduzirumShowdeSucesso".J
conseguifazerodownload,masestoucomdificuldadesemcitlonabibliografia.
Faltammealgunsdados.Serquemepodeminformarcomopossofazera
referenciabibliogrficodomesmo?Muitoobrigada
CurtirResponder 215defevereirode201608:37

JenniferAlvesAnhangueraEducacional
Adimiravelaclarezacomqueexplicaram.sintomegrata.
CurtirResponder 120demarode201618:12

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Brigadomesmoportermevercoisasdeferentes
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