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APLICANDO TECNOLOGIA NA

G E S TO DE E V E NTOS
tcnicas e ferramentas para revolucionar a sua organizao
Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

SUMRIO

Introduo 3 Utilizando a tecnologia para superar os desafios 12


O que voc ir aprender neste e-book 3 Realizando conexes sociais 13
O papel da tecnologia no 4 Otimizando a execuo do planejamento 14
mercado de eventos 4 Construindo uma ponte entre o fsico e o digital 14
Tornando a gesto do seu evento mais receptiva adoo de Tornando a presena do evento perene 15
novas tecnologias 5 Capturando e processando novos dados 16
Porque aplic-lo organizao de eventos 6 Aplicando os novos conhecimentos na prtica 18
Os cinco pilares do GTD 6 Ticketing & Credenciamento 19
Por que utilizar o  6 Engajamento e networking 22
mtodo GTD? 6 Analytics para eventos 25
3.3 Como implement-lo 8 Administrando as novas  28
Conhecendo o seu evento 9 solues tecnolgicas 28
e seus desafios 9 Concluso 29

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INTRODUO

A O que voc ir aprender neste e-book


cada dia que passa, surgem novos servios e gadgets da
moda, constantemente pautados pela promessa de transfor-
mar aspectos fundamentais das nossas vidas pessoal e pro-
fissional. Termos como internet das coisas, wearables, big data e Conhea tcnicas de gesto mais amigveis adoo de novas
tantos outros recebem um destaque crescente na mdia. Paralela- solues tecnolgicas;
mente, um nmero gradual de fornecedores do mercado de eventos
partem da tecnologia como elemento central na construo de suas Compreenda melhor as foras e as fraquezas dos seus eventos;
propostas de valor.
Saiba como a tecnologia pode ajud-lo a suprimir as fraquezas
Nesse cenrio em ebulio e constante mudana, impressionante notar identificadas;
a quantidade de organizadores que permanecem presos ao passado,
tementes do que todo esse hype possa lhes reservar. Ainda assim, no h Saiba como a tecnologia pode ajud-lo a obter mais inteligncia,
como negar que a tecnologia transformou todos os aspectos da indstria otimizar processos e engajar a sua audincia.
de eventos ao longo dos ltimos 15 anos, influenciando a forma como
planejamos, produzimos e executamos eventos. A despeito de todas
as mudanas, seu objetivo central permanece o mesmo: reunir pessoas.

Hoje, no entanto, a reunio de pessoas pode j no pressupor apenas


encontros fsicos, e o escopo dos eventos passou a contemplar uma
srie de novos formatos e possibilidades. Nesse cenrio, a tecnolo-
gia encontrou um espao para exercer um papel profundamente
transformador. Para diversos organizadores, no entanto, sua im-
plementao ainda constituiu um ato de f. Confira neste e-book
argumentos que permitiro que essa deciso ultrapasse o plano das
suposies, encontrando argumentos prticos.

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O PAPEL DA TECNOLOGIA NO
MERCADO DE EVENTOS

F
oi-se o tempo em que a contemplando no apenas a rela- ponvel, por vezes necessrio para do as pretenses e expectativas do
organizao de um evento o entre participantes e o even- a execuo das novas demandas organizador. Por isso, importante
consistia apenas na reunio to, mas tambm os processos de que venham a surgir. Portanto, compreender que a tecnologia,
de participantes, agrupando-os gesto interna. otimizar processos, tornando-os quando aplicada a eventos, pode
em torno de palestrantes com mais eficientes e geis, absolu- agir tanto de maneira direta sob o
algo relevante a dizer. Cada vez A medida que o escopo dos even- tamente fundamental. participante, tornando-se um pon-
mais, a audincia clama por uma tos cresce, a complexidade de to de contato entre ele e o evento;
experincia realmente imersi- sua execuo aumenta na mes- Nesse cenrio, a tecnologia pode e tambm operando por debaixo
va, que a posicione no centro da ma proporo. Naturalmente, exercer um papel transforma- dos panos, provocando melhorias
ao. Isso pode ser traduzido das existem barreiras prticas que dor, permitindo que organizadores diversas nos processos de gesto.
mais diferentes formas, e tende podem impedir que organizado- se tornem cada vez mais ambicio-
a mudar drasticamente a manei- res contemplem suas ambies. sos em relao maneira como
ra como eventos so pensados e O custo costuma ser a principal projetam as interaes entre parti-
executados. Para tanto, mudan- delas, atrelado a limitaes no cipantes e o evento. Seu carter ,
as estruturais so requeridas, incremento da mo de obra dis- desse modo, facilitador, viabilizan-

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TORNANDO A GESTO DO SEU EVENTO MAIS


RECEPTIVA ADOO DE NOVAS TECNOLOGIAS

O
rganizar um evento um ticas. comum que a desconfiana
trabalho para poucos. recaia sobre o processo de imple-
Confira no prximo captulo seus detalhes, no que ele
So diversos objetivos mentao, julgando que ele ser
consiste e como pode auxiliar sua organizao a otimizar
que se desdobram em um sem n- penoso a ponto de no justificar
processos e se tornar mais propensa adoo de novas
mero de tarefas, por vezes associa- os eventuais benefcios que possa
solues tecnolgica.
das a uma logstica capaz de causar trazer. provvel que a adoo de
arrepios no mais experiente dos novas tecnologias e servios possa
profissionais. Por esse motivo, f- exigir uma mudana de mentali-
cil compreender porque a mxima dade mais profunda, que implique
que afirma que no se mexe em tambm em transformaes na
time que est ganhando to forma como o evento gerido.
presente no mercado de eventos.
Ajustes e pequenas otimizaes A flexibilizao de processos um
que, a princpio, no deveriam de- caminho natural para tornar o even-
mandar maiores esforos, acabam to mais receptivo a novidades. Para
se tornando difceis. A implemen- tanto, a adoo de um mtodo de
tao de novas ferramentas, em organizao e produtividade que
particular, costuma causar pnico permeie toda a gesto pode ser
em diversos organizadores. uma boa pedida. As alternativas
so inmeras, e voc deve escolher
O desejo por renovao persis- aquela que melhor lhe convir. Neste
tente, o tempo para faz-lo, entre- e-book, sugeriremos o mtodo
tanto, escao. Isso faz com que GTD, devido sua baixa curva de
muitos se mantenham utilizando aprendizado e grande flexibilidade.
solues defasadas e pouco pr-

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POR QUE UTILIZAR O


MTODO GTD?

O Os cinco pilares do
GTD, sigla que, em in- suficiente para que se adapte acabam se convertendo em um
gls, corresponde get- necessidade dos mais diversos elemento central da organizao
ting things done tra- profissionais e, ao mesmo tempo, do evento, a despeito de sua com-
GTD
duzvel como fazendo acontecer oferece uma estrutura de refe- plexidade e falta de praticidade.
, um mtodo orientado orga- rncia bastante acessvel. Sua O GTD permite que toda a equipe
importante compreender que o
nizao e produtividade aplicvel a prtica, naturalmente, exige um gerencie os aspectos do evento
GTD nada mais do que um siste-
projetos diversos. Em suma, a ideia processo de adaptao. A cur- que lhe cabem a partir de uma
ma organizacional, portanto, no
otimizar a execuo das tarefas va de aprendizado, no entanto, mesma lgica, de maneira mais
tem por objetivo criar regras em
que voc precisa fazer para que, pouco ngreme, e seu carter clara, objetiva e compreensvel.
torno da forma como voc realiza
dessa forma, disponha de tempo geral o torna perfeito para conso-
o seu trabalho. Ao invs disso, seu
para aquilo que, de fato, deseja lidar o uso de novas ferramentas Alm disso, a adoo do GTD
foco na captura das tarefas que
fazer. Criado por David Allen, con- e solues em uma organizao. implica em uma mudana de
voc tm a fazer, organizando-as e
sultor de produtividade, o GTD mentalidade que pode servir de
priorizando-as. Dessa forma, o GTD
busca facilitar a visualizao das Porque aplic-lo incentivo para a implementa-
se baseia em cinco pilares para que
tarefas a serem executadas, per- o de novas ferramentas. As
mitindo uma melhor priorizao organizao de velhas planilhas do Excel tendem
aqueles que o adotem se organi-
zem e, posteriormente, mantenha-
de cada um dos itens. eventos a perder espao, em prol de pla-
-se organizados.
taformas online criadas com o
Um dos grandes benefcios do intuito especfico de gerir proje-
GTD a sua flexibilidade en- comum que organizadores pau- tos. Ao mesmo tempo, produz-se
quanto mtodo. Existem pro- tem a gesto dos seus eventos tambm maior abertura para a
tocolos gerais que garantem em checklists compostos por uma criao de um fluxo de trabalho
alguma consistncia sua prtica, infinidade de tarefas, por vezes, extremamente dinmico, propcio
todavia, no h, de fato, certo organizadas em planilhas pouco a constantes otimizaes e corre-
ou errado. Isso o torna vago o compreensveis. Tais planilhas es de rota.

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Capturar Esclarecer Organizar Refletir Enfrentar

1. Capturar 2. Esclarecer 3. Organizar 4. Refletir

Capture tudo aquilo que voc Voc deve expor com clareza Aps o levantamento das tarefas Aps organizar suas tarefas, j
tem a fazer, sejam tarefas recor- aquilo que tem a fazer. Portanto, a serem executadas, est na hora possvel analis-las de uma ma-
rentes, pontuais ou, at mesmo, ao invs de simplificar o registro de categoriz-las e, em seguida, neira mais sistmica. Quais so
ideias que voc deseja colocar em de uma tarefa, segmente-a em prioriz-las. Voc pode utilizar o as tarefas que podem ser execu-
prtica. Registre cada uma dessas etapas executveis. Por exemplo, recurso de tags do Trello para criar tadas agora mesmo? Quais so
tarefas da maneira que lhe for se voc criou a tarefa encontrar categorias associadas a cores. Por as tarefas que devem, de fato,
mais conveniente: pode ser em novo palestrante, destrinche-a exemplo, a cor vermelha poder serem executadas agora mesmo?
um caderno ou em um arquivo de em uma srie de atividades me- representar tarefas relativas Em um cenrio ideal, a primeira
notas no computador. Se a ideia nores que permitiro que voc comunicao do evento, enquanto tarefa a ser realizada aquela
repensar de vez a sua estrutura atinja o seu objetivo final. Nessa a cor azul diz respeito infraestru- que resulte da interseco desses
organizacional, pode ser um bom etapa, voc j pode delegar as tura. No Trello, a priorizao pode questionamentos. Esse processo
momento para experimentar uma tarefas aos seus respectivos res- se dar a partir da criao de listas. permite que voc reflita sobre
ferramenta mais adequada ges- ponsveis. O Trello permite que Aqui a flexibilidade do GTD comea os seus prximos passos, obser-
to de projetos, como o Trello. Sua voc associe um carto que, no a se fazer mais presente. comum vando com mais clareza o escopo
curva de aprendizado baixssima GTD, corresponder a uma tarefa que a prioridade de uma tarefa seja total do seu projeto.
e sua flexibilidade enquanto plata- a um responsvel que ser devi- associada ao seu prazo de entrega,
forma das mais adequadas para damente notificado. no entanto, fica inteiramente ao
a aplicao do GTD. critrio do organizador.

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5. Enfrentar 3.3 Como implement-lo


Chegou a hora de colocar a mo na Implementar um novo mtodo organizacional em detrimento de outro exige, sobretudo, comprometimento
massa! Agora voc j pode discernir com a mudana. fcil acomodar-se com os processos que j esto devidamente estruturados, no entanto,
com clareza a prxima tarefa a ser importante ter conscincia de suas fragilidades, mantendo-se disposto a melhor-lo sempre que possvel. A
executada. Eventualmente, voc adoo do GTD ou mtodos similares tambm pressupem uma grande oportunidade para que a organiza-
poder se assustar com o volume o se torne mais receptiva a adoo de novas tecnologias. A forma como o mtodo implementado, inclusi-
de coisas a fazer. Se isso acontecer, ve, tende a exercer grande influncia sobre a maneira como a organizao passa a encarar a tecnologia.
tenha em mente a velha mxima:
tudo a seu tempo. Voc no precisa Devido a sua imensa flexibilidade, a adoo do GTD pode acontecer de diversas formas. Ainda que
ou deve abraar tudo de uma nica planilhas ou outras ferramentas mais convencionais possam ser utilizadas para tanto, existe um grande n-
vez. Escolha o prximo passo mais mero de plataformas online que, associadas ao GTD, tendem a tornar a gesto do evento mais eficiente e
lgico, agarre-se ao seu trmino e, gil. Uma dessas alternativas o Trello, j citado anteriormente. Seu carter colaborativo, partindo de uma
s em seguida, considere a realiza- lgica similar ao de kabans sistema de controle de fluxo de tarefas bastante popular entre gestores de
o de outra tarefa. empresas dos mais diversos segmentos o torna bastante adequado como companheiro do GTD.

Trello
Para auxili-lo na implementao
do GTD no seu evento, clique aqui e www.trello.com
confira o quadro modelo que criamos
no Trello! Ele contempla diversas
tarefas que costumam ser inerentes
organizao de eventos, associadas a
tags de cada rea, e organizadas em
listas de prioridade. Voc pode compi-
lo para o seu prprio perfil no Trello,
compartilhando com todo o seu time!

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CONHECENDO O SEU EVENTO


E SEUS DESAFIOS

A
gora que voc tornou Se voc optou pela adoo do estrutur-lo, de maneira a buscar o. ainda interessante notar
a gesto do seu evento GTD, pode estipular como tarefa a compreenso no apenas dos que as foras e fraquezas costu-
mais receptiva adoo o mapeamento de problemas desafios enfrentados pelo seu mam indicar questes internas da
de novas ferramentas e tecnolo- e necessidades no seu evento, evento, como tambm das suas organizao, enquanto as oportu-
gias, chegada a hora de com- reunindo o seu time com o intuito qualidades e potenciais. Umas das nidades e ameaas se relacionam
preender de maneira mais clara de discutir tais questes. Essa, tcnicas mais populares para ma- a fatores externos, nem sempre
como elas podem, efetivamente, inclusive, pode ser estabelecida peamento de foras e fraquezas, completamente passveis de con-
ajud-lo. Solues direcionadas como uma atividade recorrente, seja em empresas, produtos ou trole. Ela pode ser aplicada de
especificamente ao mercado de garantindo uma compreenso organizaes, a chamada anlise duas formas:
eventos ou que possam serv-lo contnua do potencial de melho- SWOT. A sigla, que tem origem
adequadamente, compreenden- ria do evento. Solicitar aos par- na lngua inglesa, representati- Como uma ferramenta de
do as mais variadas demandas, ticipantes que enviem crticas e va dos termos foras, fraquezas, brainstorming, incitando
j existem aos montes. Pode sugestes h muito uma prtica oportunidades e ameaas (stren- discusses em torno do evento;
ser tentador abraar as diversas comum no mercado, no entanto, gths, weaknesses, opportunities,
promessas atreladas aos discur- nem todos os organizadores se threats).
sos de venda de cada uma dessas atentam s percepes de seu Como uma ferramenta
ferramentas, no entanto, nesse prprio time. Criada em meados dos anos 60, sofisticada para mapeamento
momento, importante buscar desde ento, a anlise SWOT per- e anlise de foras internas e
clareza quanto s reais neces- Para que esse mapeamento se manece atual, se mantendo to externas.
sidades do seu evento. torne mais efetivo, voc pode til quanto na poca de sua cria-

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Oportunidades
Como forma de estimular a discusso em torno de cada
um dos itens que compem a anlise SWOT, voc pode Quais oportunidades voc consegue observar?
utilizar as perguntas que listamos a seguir: Quais as tendncias tm se estabelecido no segmento?

Quais tecnologias podem ser aplicadas sua organizao?

Quais mudanas em padres sociais podem exercer um impacto


Foras
positivo sobre o seu evento?

Quais as vantagens que a sua organizao e evento possuem quan-


do comparados a outros?
Ameaas

O que voc julga fazer melhor que outros? Quais os obstculos voc enxerga?
Quais caractersticas tornam o evento e sua gesto nicos? O que a concorrncia tem feito de melhor?
O que outros do mesmo segmento observam como foras do seu As novas tecnologias tem se caracterizado como possveis ameaas
evento e sua organizao? ao seu evento?
Quais as suas principais propostas de valor? A sua organizao enfrenta problemas de fluxo de caixa?

Algumas das fraquezas levantadas podem ameaar seriamente o


Fraquezas
seu evento?

O que voc acredita que poderia ser melhorado?

O que deveria ser evitado?

O que outros do mesmo segmento observam como fraquezas do


seu evento e sua organizao?

Quais aspectos tornam seu evento ou sua gesto pouco competitivos?

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No contexto da organizao de eventos, ainda que um mapeamento


detalhado possa ser de grande utilidade, a aplicao da anlise de
SWOT enquanto ferramenta de brainstorming j deve ser capaz de sur-
prir as demandas. O Trello, mais uma vez, pode auxiliar na constru- ACESSE O QUADRO DO TRELLO AGORA MESMO
o da anlise, onde diferentes listas reuniro as foras, fraquezas,
oportunidades e ameaas levantadas sob a forma de cards. Confira o
quadro que preparamos para auxili-lo na aplicao da anlise.

Trello

www.trello.com
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UTILIZANDO A
O
impacto da tecnologia no mercado de eventos, de maneira
geral, tem sido mais evolucionrio do que revolucionrio.

TECNOLOGIA PARA
Ano aps ano, surgem solues cada vez mais capazes e
abrangendo um escopo de necessidades maior. Ainda assim, as mu-
danas decorrentes de sua influncia sobre esse mercado nem sempre
SUPERAR OS DESAFIOS so to evidentes, j que, em ltima instncia, o objetivo central dos
eventos reunir pessoas em torno de propsitos diversos, como
aprendizado ou networking permanece o mesmo.

Por esse motivo, aps identificar os desafios do seu evento, funda-


mental compreender quais deles podem ser superados com o auxlio
da tecnologia. No se deixe enganar por solues supostamente mila-
grosas ou que prometem suprimir seus problemas sem maiores es-
foros. Bons fornecedores de tecnologia so honestos ao apresentar
suas propostas de valor, oferecendo o suporte necessrio para que os
resultados possam ser alcanados a partir de um trabalho concreto de
implementao e uso da soluo.

Dito isso, comum que a adoo de novas tecnologias em eventos


exera maior influncia sobre cinco pilares: realizao de conexes
sociais; otimizao e execuo do planejamento; convergncia entre
digital e analgico; fortalecimento e manuteno da imagem do even-
to; e a captura e processamento de dados. A partir dos desafios levan-
tados na anlise SWOT, voc pode buscar identificar quais deles se
encaixam em algum dos cinco pilares citados. Dessa maneira, se
torna mais fcil compreender qual o impacto potencial que a tecnolo-
gia pode exercer na sua organizao.

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Realizando conexes sociais

At meados dos anos 2000, LinkedIn, Facebook e Twitter eram termos


que no diziam nada a ningum. Desde ento, tornaram-se um ele-
mento essencial na vida pessoal e profissional de bilhes de pessoas
em todo o planeta, recebendo a alcunha de mdias sociais. A despeito
das particularidades de cada servio, elas criaram um gigantesco senso
de comunidade no ambiente online, estabelecendo uma noo de que,
nesse meio, toda comunicao consiste em uma conversa, possuin-
do, portanto, duas vias.

Desde cedo, essa percepo em torno de um modelo de comunicao


de duas vias foi logo abraado pela maioria dos usurios. Contudo,
durante muito tempo, diversas empresas demonstraram grande difi-
culdade em compreender e, sobretudo, abraar essa nova dinmica. O
conceito de comunicao aberta pressupunha que as empresas ab-
dicassem do completo controle que tinham sobre as mensagens que
veiculavam, em prol da construo de um dilogo inevitavelmente
mais transparente.

No demorou para que a mesma dinmica recasse sobre a organiza-


o de eventos, exigindo dos organizadores igual disposio e transpa-
rncia na construo de sua presena online. Hoje, a maioria dos orga-
nizadores deixaram de lado o temor inicial, abraando as mdias sociais
como um meio para construir, desde cedo, um relacionamento prxi-
mo junto aos participantes, compreendendo melhor suas expectativas.

importante frisar, no entanto, que essa conexo social no estabe-


lecida apenas entre participantes e organizadores, mas tambm entre

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os prprios participantes. Em mesmos contedos. Com o de- de tickets, tambm otimizaram Construindo uma
tempos onde o networking uma senvolvimento de plataformas de profundamente o processo de
das principais propostas de valor gesto baseadas em computao planejamento de um evento. Os
ponte entre o fsico e
dos mais diversos eventos, o meio na nuvem, os organizadores j so organizadores puderam, dessa o digital
digital vem sendo observado capazes de colaborar de maneira forma, simplificar radicalmente
como um poderoso lubricante remota com o seu time e seus a logstica necesria. Alm disso,
social, facilitando contatos que, parceiros e patrocinadores, redu- os reflexos dessas solues ultra- A medida que as tecnologias se
at ento, poderiam no se con- zindo o tempo e custos anterior- passaram o momento das inscri- tornam mais humanas e acessveis,
cretizar. Mais do que isso, antes mente despendidos. es, promovendo aprimoramen- diminuem as barreiras entre os
mesmo do incio do evento, po- tos na etapa de credenciamento, mundos fsico e digital. Hoje todos
No incio dos anos 2000, documen- que causaram reduo em filas e portamos em nossos bolsos cme-
de-se tambm criar um senso de
tos, formulrios de inscrio e afins melhora na percepo inicial dos ras capazes de registrar com sur-
comunidade que tende a fortale-
continuavam sendo entregues em participantes perante o evento. preendente qualidade o mundo
cer ainda mais todos os aspectos
verso fsica aos seus destinatrios. que nos cerca e, ao mesmo tempo,
interativos e sociais do evento,
Ainda que a internet existisse h A variedade de novas tecnologias estamos rodeados por telas aptas
levando-os a um novo patamar.
alguns anos e j comeassem a con- a servio dos organizadores de a reproduzir o contedo registra-
solidar sua presena, a dependn- eventos tem causado uma mu- do com incrvel fidelidade. Parale-
Otimizando a cia dos servios de correio continu- dana de mentalidade no mer- lamente, as conexes de internet
execuo do ava grande. Hoje, tudo isso pode cado como um todo. A cada ano cada vez mais velozes passaram
ser feito de maneira instantnea que passa, as pessoas se tornam a permitir que a transmisso do
planejamento a partir dos smartphones, e a nos- mais confortveis com as solu- contedo produzido acontecesse
sa prpria percepo em torno es digitais e, consequentemen- instantaneamente, sem qualquer
da passagem do tempo mudou te, mais dispostas a experimentar latncia perceptvel.
A tecnologia certamenta j cau- drasticamente, acompanhada pelo as novidades que venham a surgir.
sou um grande impacto na ma- desejo de que tudo se resolva num Se antes o sentimento geral em Em um primeiro momento, toda
neira como organizadores de piscar de olhos. torno da tecnologia enquanto essa facilidade assustou diversos
eventos executam seu trabalho. aplicada a eventos era de decon- organizadores, tementes de que
Materiais impressos, como ma- As automaes realizadas em fiana, hoje a tnica outra, enca- transmisses no autorizadas de
pas e grades de programao torno dos sistemas de registro rando-a como uma oportunidade seus eventos pudessem afastar
tm desaparecido, dando lugar a de inscrio, catapultadas por a ser desbravada. novos participantes, j que eles
verses digitais e interativas dos plataformas para emisso online poderiam acompanhar tudo do

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conforto de seus lares. Fica cada -se confinando a um auditrio. O pblico j espera transitar de pouca ou nenhuma influncia
vez mais claro, no entanto, que tempo provou que, ao contrrio maneira cada vez mais orgnica sobre as relaes estabelecidas
encarar a tecnologia como inimiga da concluso inicial de muitos entre as instnicas fsicas e reais entre as pessoas. Desde o seu ad-
ou concorrente completamente organizadores, a transmisso de um eventos, sem fazer maior vento, a internet vem rompendo
contraprodutivo. Compreender online de eventos no apenas no distino entre ambas, e utilizan- as barreiras do espao, conectan-
seu impacto no evento, buscando diminuiu o interesse em torno de do-as como complemento natural do de maneira instantnea pes-
capitaliz-lo, por outro lado, pode eventos presenciais, como o po- uma da outra. soas dos mais diversos locais do
ser uma excelente ideia. Tais avan- tencializou. globo. Do ponto de vista do mer-
os, somados viso e disposio Tornando a presena cado de eventos, isso vem provo-
dos organizadores, tm estabe- As ltimas tendncias implicam do evento perene cando uma profunda mudana na
lecido os conceitos de eventos que as novas tecnologias se tor- maneira como eles so experien-
virtuais e hbridos, permitindo nem naturalmente aptas se in- ciados por seus participantes.
que pessoas de todos os cantos tegrarem ao mundo real, bastan- Existe uma viso romntica sobre
do mundo experienciem em tem- do disposio dos organizadores a ideia de um mundo hiperconec- As fases pr e ps-evento costu-
po real algo que, antes, mantinha- para faz-lo. Alm disso, o prprio tado, onde as distncias exercem mavam ser associados produo

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e posterior gesto dos resultados, O compartilhamento social deu eventualmente, fazendo com que gimento de uma srie de novas
considerados, portanto, processos origem, inclusive, ao conceito que queiram mais. ferramentas capazes de proces-
internos, sem constituir um ponto vem sendo chamado de FOMO. A sar esses dados, transforman-
de contato direto com os parti- sigla tem sua origem no idioma in- Capturando e do-os em inteligncia. Por conta
cipantes. Hoje, no entanto, essa gls (fear of missing out), e pode de tudo isso, hoje as empresas
barreira foi rompida, e os eventos ser traduzida, de maneira literal, processando novos podem construir perfis cada
j comeam a ser vivenciados como o medo de perder. Em ou- dados vez mais precisos de seus clien-
antes mesmo de seu incio, per- tras palavras, o medo de que, ao tes, permitindo que sejam mais
manecendo ativos em meio digital deixar de participar de um evento, assertivos na construo de seus
aps seu trmino. Dessa maneira, possa-se perder uma experincia Nos ltimos tempos, o termo big produtos e servios.
a tecnologia tem exercido um incrvel. Diversos organizadores data vem ganhando bastante
papel fundamental, tornando a j descobriram como as mdias destaque nos mais diversos seg- Essas mesmas informaes podem
presena dos eventos perene na sociais podem ser utilizadas para mentos. Em suma, ele se refere auxiliar os organizadores de even-
memria de sua audincia. fomentar esse medo, aumentando a um grande conjunto de dados tos a obterem uma srie de insights
a expectativa em torno do evento armazenados. At ento, no con- sobre seus participantes, operando
Isso tudo causou uma profunda e o nmero de participantes. texto do mercado de eventos, com maior eficincia, potencializan-
mudana na forma como as pes- esses dados costumavam se refe- do o retorno sobre investimento e,
soas esperam interagir com um Quando os eventos comeam a rir apenas s informaes coleta- em paralelo, construindo experin-
evento. Hoje, as todos utilizam as viver fora de seu espao fsico e a das em formulrios de incrio. cias incrveis. Para muitos, no en-
mdias sociais para compartilhar audincia passa a acompanhar de Seu processamento, portanto, era tanto, o conceito de big data ainda
suas expectativas em torno de perto a construo daquilo que bastante simplificado, mas seu soa como fico cientfica, parecen-
sua participao em um evento. poder vivenciar em um futuro valor enquanto fonte de inteli- do uma realidade distante e pouco
Aps seu trmino, publicam ima- prximo, eles se tornam perenes. gncia acaba sendo limitado na palpvel. O que nem todos notam
gens, vdeos e comentrios que Ao mesmo tempo, quando os par- mesma proporo. que, na verdade, essa captura de
constituem uma percepo mais ticipantes passam a compartilhar dados j ocorre naturalmente. Se o
concreta aos olhos dos outros das suas experincias, exaltando sua O avano e popularizao da seu evento dispe de um website,
experincias que tiveram. Cada participao a partir de memrias internet e de dispositivos mveis isso significa que voc j est reali-
vez que o fazem, conectam-se fotogrficas, eles eternizam o permitiu que o volume e comple- zando a captura de uma infinidade
com a marca do evento e a apro- evento, permitindo que outras xidade das informaes geradas de dados, mediante informaes
ximam de pessoas que, at ento, pessoas tenham acesso a um aumentasse drasticamente. Da de trfego e do comportamento
sequer o conheciam. pedao restrito da experincia e, mesma forma, observa-se o sur- daqueles que o acessam.

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Se capturar dados hoje fcil, seu processamento persiste como um


desafio. Por esse motivo, o nmero de empresas que pautam sua
proposta de valor ou, pelo menos, parte dela na converso de da-
dos em insights que possam ser utilizados de maneira prtica cresce
a cada dia. Hoje, diversas solues de ticketing, plataformas mobile
para eventos e ferramentas de automao de marketing diversas
j processam automaticamente os dados capturados. Portanto, ao
invs de entregarem ao organizador nmeros brutos e pouco intelig-
veis, fornecem inteligncia.

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APLICANDO OS NOVOS
CONHECIMENTOS NA PRTICA

S
e voc j delimitou os desafios do seu evento, compreendendo Com o intuito de auxili-lo nesses primeiros passos, confira a se-
como a tecnologia pode ser aplicada na sua resoluo, est na guir como as solues da mobLee e Sympla podem ser aplicadas
hora de conhecer as solues e fornecedores disponveis. Nesse em eventos, suprindo demandas especficas e se complementando
momento, bater um papo com os colegas, conhecendo suas experincias mutuamente. Para tanto, preparamos um passo a passo repleto de
e acatando suas sugestes, pode ser uma boa ideia. Encare esse processo dicas, de modo a expor com clareza os processos de implementa-
da mesma maneira que voc encararia a compra de um novo carro: seja o particulares de cada plataforma, seus benefcios em potencial
realista em relao ao seu oramento, avalie com cautela todas as alterna- e, alm disso, despir de vez a tecnologia de sua caracterizao
tivas, no hesite em solicitar uma demonstrao e atente-se qualidade como bicho de sete cabeas ainda erroneamente imposta por mui-
do suporte tcnico. tos organizadores.

, sem dvidas, tentador contratar fornecedores que se proponham a co-


brir integralmente todas as demandas tecnolgicas do evento. Todavia, a
velha metfora do pato, o animal que voa, anda e nada, sem faz-los ENCARE ESSE PROCESSO DA MESMA MANEIRA QUE
com a devida maestria, pode se aplicar perfeitamente a essa questo. VOC ENCARARIA A COMPRA DE UM NOVO CARRO
possvel notar, inclusive, que as solues lderes no mercado tem investido
em ferramentas especializadas, que visam cumprir com grande competn- Seja realista em relao ao seu oramento, avalie com caute-
cia seu propsito, porm sem tentar abraar o mundo de uma nica vez. la todas as alternativas, no hesite em solicitar uma demons-
trao e atente-se qualidade do suporte tcnico.
No mercado de eventos, a prtica da permuta ainda bastante comum,
cuidado, no entanto, para no acabar adquirindo gato por lebre. Quando
pensamos em tecnologias que apresentem algum ponto de contato com
participantes e patrocinadores, em particular, esse cuidado deve ser redo-
brado. O custo pode ser baixo, mas se o benefcio for igualmente baixo, as
implicaes podero ser das mais problemticas. Na dvida, preze sem-
pre pela qualidade. Se o oramento do seu evento no comportar a ado-
o de certa tecnologia, talvez ainda no seja o momento para adot-la.

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Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

Ticketing & detalhes, alm de conhecer mais Para disponibilizar inscries ante- dever dar mais ateno na hora
sobre o pblico que estar presen- cipadas, utilizar plataformas online de divulgar e quais so os grupos
Credenciamento te. Por isso, para obter sucesso no que permitam o cadastro de todos profissionais mais interessados no
processo de inscrio, preciso os participantes e que geram rela- seu evento. A Sympla, referncia
seguir algumas dicas e utilizar as trios sobre os dados colhidos faz em gesto de eventos self-service
Quando tratamos de eventos,
melhores ferramentas de gesto toda a diferena. Isso te d um pa- do Brasil, pode te ajudar (e muito!)
sabemos que uma das etapas mais
importantes da organizao so as de eventos. Lembre-se: inde- norama completo do seu evento, em todas as etapas do seu evento,
inscries afinal, no h evento pendentemente de como voc permitindo tomar aes estratgi- pois oferece dezenas de ferramen-
sem pblico! Uma boa alternativa ir disponibilizar as inscries, cas e mais acertivas. A partir dessas tas que auxiliam o produtor em
para disponiliz-las atravs da fundamental que voc oferea as informaes, voc poder ver se a todas as etapas do evento desde
venda antecipada, uma vez que a melhores condies para os pos- campanha de divulgao est sen- a divulgao at o ps.
mesma permite que voc calcule a sveis participantes e um timo do efetiva, conhecer mais seu p-
demanda para o evento e defina, suporte. Por isso, no hesite em blico e planejar, para os prximos Para que seus participantes pos-
a partir desses nmeros, os ser- investir em recursos que possam eventos, em quais locais ele pode- sam efetuar a inscrio online, o
vios de buffet, brindes e outros ser atrativos para seu pblico! r acontecer, para qual faixa etria mais importante oferecer uma

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pgina que possa ser navegada importante que avise os par- das pessoas na hora da entra- Lembre-se que o material para
sem problemas. Por isso, se voc ticipantes antecipadamente. da e, mais importante ainda, do a elaborao destes crachs e
pretende realizar o processo na possvel pedir para que eles en- networking. Para produzi-los fichas de identificao deve ter
Internet, lembre-se de contar treguem via postal ou pode exigir importante saber exatamente grande durabilidade para todos
com um bom suporte que possa que eles apresentem o dossi quais informaes sero inseridas os dias do evento.
esclarecer dvidas e eventuais requerido durante o registro e o naquela identificao. Por isso, a
problemas. Dessa forma, voc cadastramento no dia do evento. organizao do evento deve ter Alm disso, recomendvel utili-
evita frustraes e possveis recla- em mente que precisar requerer zar neste material a mesma identi-
maes por erros no site utilizado Aps vender as inscries, o todas as informaes que forem dade visual utilizada na divulgao
para efetuar as inscries. Use prximo ponto a ser definido necessrias para a identificao do evento (fontes, cores, dis-
uma boa plataforma de venda e : como voc vai realizar o dos participantes e uma boa posio das informaes). Uma
gesto de inscries e se surpre- credenciamento dos partici- ideia recolher todos estes dados conversa com a empresa que ir
enda com a facilidade tanto para pantes? Crachs em eventos no momento da inscrio, pois elaborar estas peas uma boa
o comprador quanto para voc, corporativos so essenciais por dessa maneira ficar muito mais oportunidade para analisar as
que ter controle automtico de diversos motivos. Alm de per- fcil utiliz-los e realizar a confec- opes, a fim de obter um melhor
todas as vendas, alm de ferra- mitirem o livre acesso em todos o de seus crachs. servio e garantir a satisfao dos
mentas diferenciadas de gesto os espaos durante todos os dias presentes em sua organizao.
que iro ampliar o sucesso do evento (caso o seu evento ocorra Utilizar uma plataforma online
evento. Se houver a necessidade em diversos dias), eles tambm de inscrio tambm ajudar a O controle de entrada uma eta-
de apresentao de documentos, possibilitam a fcil identificao automatizar todo este processo. pa essencial, pois garante a segu-

Sympla

www.sympla.com.br

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rana e a identificao correta de check-ins, que podem ser feitos


cada um dos presentes, bem como por meio de cdigos QR. Para Sympla

a boa gesto dos mesmos pela tanto, tambm necessria a ga-


www.sympla.com.br
organizao. H vrias maneiras rantia de uma boa internet local. As
de realizar o acesso, mas preciso famosas listas de papel s so reco-
avaliar qual a forma de controle mendadas para eventos de peque-
que melhor se adequa ao contexto no porte. Essas listagens devem
e ao porte do evento. No entanto, ser impressas aps o encerramento
importante que esse processo das vendas de ingressos e permi-
ocorra com rapidez e responsa- tem que voc associe os dados do
bilidade, evitando longas filas e participante que est chegando
confuso na entrada dos participan- com os dados da lista, assim autori-
tes, e isto pode ser feito (tambm!) zando sua entrada no evento.
utilizando a plataforma online.
A vantagem dessas opes de con-
Se o evento for de grande porte, as trole que no necessitam de in-
melhores opes para controle de ternet. No entanto, o check-in leva
entrada so o check-in online ou via um pouco mais de tempo para ser
smartphone. Para fazer o check-in processado em comparao com
online, voc precisa de computado- as alternativas online. Conforme o
res e conexo de internet rpida e porte do seu evento e os recursos
garantida. Quando os participantes disponveis, voc pode escolher
chegam, os recepcionistas os en- a melhor opo para controle de
contram no sistema online e pro- entrada de participantes. Mas este
cedem com seu credenciamento, controle no pode deixar de ser
fornecendo os kits do evento. Caso feito, j que promove a segurana
opte por registro de entrada atra- dos inscritos, a identificao correta
vs de smartphone, basta instalar dos mesmos, e o bom andamento
um aplicativo e proceder com os das atividades organizadas.

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Engajamento e Em meio a uma infinidade de cialmente, aumentar a frequncia am e interajam antes mesmo
possibilidades, alguns padres ou durao dos espaos de cof- do incio do evento, tornando o
networking tendem a emergir. O networking, fee break se provou uma ttica posterior contato pessoal mais
por exemplo, um tpico fre- interessante para a criao de um natural aberto. Para os organiza-
quentemente discutido enquan- espao propcio interao entre dores que desejam construir um
Nos ltimos tempos, as mtricas
to meio para se potencializar o os participantes. No entanto, sem ambiente para interao online
de sucesso no mercado de even-
engajamento em eventos. Em o estmulo adequado, esses mo- entre os participantes de manei-
tos tm sido reconsideradas. Se
tempos onde virtualmente qual- mentos podem acabar se provan- ra mais personalizada e orienta-
antes um evento bem sucedido
quer tipo de contedo pode ser do pouco eficazes. da s demandas dos seus even-
era aquele capaz de acumular
um grande nmero de partici- instantaneamente acessado sem tos, um aplicativo personalizado
pantes, hoje, cada vez mais, o qualquer custo a partir da inter- Nesse contexto, a tecnologia pode ser uma boa pedida.
engajamento se torna a palavra net, o valor das interaes pesso- pode desempenhar um inte-
de ordem. Alcan-lo, no entan- ais se tornou uma das principais ressante papel de protago- A mobLee, plataforma mobile
to, tem se provado um grande propostas de valor para os mais nismo. Muitos organizadores para eventos lder na Amrica
desafio para diversos organiza- variados eventos. tm estimulado a criao de Latina, pode ser uma boa pedida
dores. No h frmula mgica, comunidades em torno dos seus para aqueles que identificarem
e aquilo que funciona para certo Estimular o networking em even- eventos a partir do uso de mdias essa demanda. A soluo permi-
formato de evento ou perfil de tos, contudo, pode partir das mais sociais. Eventos no Facebook, te a criao do aplicativo oficial
pblico pode acabar no se pro- diversas aes e, novamente, no por exemplo, permitem que os do evento, incluindo diversos
vando eficaz para outros. existe uma frmula mgica. Ini- futuros participantes se conhe- recursos que facilitam o relaci-

mobLee

www.mobLee.com.br

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onamento no s entre os participantes, mas tembem entre esses e


mobLee
a organizao. Os que temem que a implementao de um aplicativo
www.mobLee.com.br
seja complexa ou demande conhecimentos tcnicos pouco habituais
entre organizadores de eventos, podero se surpreender com a sim-
plicidade e agilidade do processo. Confira o passo a passo!

1 - Solicitando o aplicativo e criando o seu time

Depois de solicitar o aplicativo junto a um dos consultores da mobLee,


o organizador ter acesso ao Passport, a plataforma online respons-
vel pela gesto do aplicativo. Durante o primeiro acesso, o organizador
poder inserir o seu time, selecionando diferentes nveis administrati-
vos para cada um dos componentes (administrador, editor e modera-
dor) e, dessa maneira, distribuindo tarefas.

2 - Inserindo as informaes

Aps incluir o seu time no Passport, o organizador dever realizar a


configurao inicial, a partir da seleo de recursos, itens de menu, mobLee
termos, cones e imagens. Em seguida, ele poder inserir os conte- www.mobLee.com.br
dos relativos programao, palestrantes, patrocinadores e afins.
possvel, inclusive, sincronizar as mdias sociais do evento ao apli-
cativo, replicando nele as publicaes j feitas pela organizao. Tudo
de maneira simplificada e podendo ser realizado em at trs idiomas
(portugus, inglus e espanhol).

3 - Aprovao das telas, publicao e gerenciamento

Na etapa seguinte, sero geradas as telas do aplicativo, que estaro su-


jeitas aprovao da organizao. Feito isso, o aplicativo ser

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enviado para as lojas (Google Play 4 - Gerando engajamento a o, e tambm enviando pergun- ser compreendidos como um
Store e Apple App Store) e, aps partir do aplicativo tas aos palestrantes. Dessa forma, canal de comunicao mais gil
a avaliao das mesmas, estar no vai se estabelecendo um senso de e dinmico entre organizao e
ar! Todo o contedo inserido no Com o aplicativo no ar, os partici- comunidade em torno do evento, participantes. No entanto, seu
aplicativo dinmico, por isso, ao pantes que o baixarem podero fomentando relacionamentos em uso enquanto ferramenta de
longo das fases pr, trans e ps- criar seu prprio perfil nele, inte- meio digital que podero culminar fomento ao engajamento, onde
-evento, poder ser atualizado e ragindo com os demais cadastra- em novas conexes pessoais. os prprios participantes podem
modificado livremente, garantindo dos por meio de mensagens, pu- alimentar o aplicativo com conte-
maior liberdade para que o orga- blicando contedos na tela inicial, Habitualmente, enquanto tecno- do, d a ele uma nova dimen-
nizador o adapte de acordo com curtindo e comentando as publica- logia aplicada gesto de even- so, livrando ainda o organizador
necessidades que vierem a surgir ces alheias e da prpria organiza- tos, os aplicativos costumavam de mais uma incumbncia.

mobLee

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Analytics para com maior probabilidade de ven- Horrios com maior E como medir canais offline? Usual-
das, canais de aquisio mais efeti- probabilidade de vendas mente, quando h uma divulgao
eventos vos e criao de campanhas. offline efetiva, voc poder iden-
Atravs do Analytics voc conse- tificar um nmero alto tanto de
Pageviews ou visualizaes gue ter uma ideia clara de quais vendas que vieram atravs das pes-
muito comum que as pessoas
de pgina momentos do dia esto sendo mais quisas do Google, quanto que che-
organizem eventos sem avaliar,
efetivos, bastando voc comparar garam de maneira no identificada,
de fato, o que deu resultado em
Esta uma mtrica importante os horrios com maior nmero de o que o Analytics chama de not
sua estratgia de divulgao.
pois quanto mais pageviews voc acessos com o horrio com mais set - que trata-se de trfego dire-
Mas se voc opta pela divulgao
tem, mais vendas voc dever ter pessoas realizando suas compras. to, no qual as pessoas digitaram o
online, possvel verificar todas
a nica exceo quando o pblico Assim, possvel ser mais acertivo nome do link em seu browser.
as mtricas e ter certeza dos
resultados de todas suas aes que voc est atraindo para sua ao realizar suas aes.
pgina no exatamente o pblico Voc pode agora estar tendo a d-
utilizando o Google Analytics.
que presencia seus eventos. Os canais de aquisio mais vida: como eu poderia identificar o
preciso entender as mtricas mais
que chegou de vendas exatamen-
importantes para voc conseguir efetivos
Identificando as vendas te de determinado link? A o me-
otimizar sua venda online atravs
lhor caminho criar campanhas.
da identificao do que no est realizadas Esta a mtrica mais importante
dando certo e focar mais no que de todas! Esta informao conec-
fornece melhores resultados. Este no um item que aparece tada a todas as outras anteriores Criando campanhas
claramente para voc no Analytics. ir possibilitar suas anlises. Voc
No se preocupe: vamos te ensinar Para ter esta informao, voc consegue vendas de vrios canais, Uma tcnica importantssima para
de uma forma bem simples como poder acessar diretamente no mas somente as vendas online se classificar de maneira eficiente
obter uma srie de informaes painel de controles da Sympla ou iro aparecer de forma especfica. a origem de trfego do seu site
teis, convertendo-as em mais do site de inscries que estiver o uso de campanhas. Isso te trar
inteligncia para o seu evento! O usando. Sobretudo, conseguir esta Se a pessoa veio do Facebook, por uma assertividade muito maior
primeiro passo compreender os informao atravs do Analytics exemplo, voc ir visualizar com- com os nmeros! Muito complexo
conceitos mais importantes para o que te possibilita identificar os pras realizadas a partir do face- fazer isso? Bem pelo contrrio.
metrificar um evento. So eles: principais canais de aquisio e, book.com. Se veio do seu website, Tudo o que voc precisar fazer
pageviwes ou visualizaes de assim, reconhecer quais deles lhe haver o nome do mesmo e assim ser criar um link de monitora-
pgina, vendas realizadas, horrios garantem o melhor retorno. por diante. Bem simples! mento especial!

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Para isso, basta voc acessar o criador de URLs do Google e preencher


o formulrio ali disponvel para voc receber o link traqueado da sua Google Analytics
campanha. Campanhas diferentes aparecero como campanhas dife-
rentes no Google Analytics. Origens diferentes, idem. analytics.google.com

Existem diversas maneiras de diferenciar e saber o que procura. O jeito


mais prtico na hora de visualizar no Analytics e que tem funcionado
muito bem para a maior parte dos organizadores de eventos criar di-
ferentes nomes de campanhas, mais ou menos como mostrado abaixo:

Nome do meu evento - post do vdeo do facebook

Nome do meu evento - link da pgina do evento do facebook

Nome do meu evento - link disponvel no email marketing


de lanamento

Enquanto voc no estiver muito bem familiarizado com o Analytics e


criao de URLs, essa estrutura deve funcionar melhor. Essas informa-
es aparecero de maneira bastante clara pra voc na hora de anali-
sar as aes mais efetivas! Agora, vamos mostrar 4 passos para voc
ter um relatrio de analytics na prtica. Vamos l?

Passo 1:

Crie uma conta no Google Analytics. Caso ainda no tenha,


o processo bem simples. Basta seguir este post do prprio
Google. Clique aqui para acess-lo.

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Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

Passo 2: Passo 3: Este template s funciona 100% de voc estar tomando decises
atravs da Sympla. Caso contrrio, precipitadas. Quanto mais dados,
Integre seu Google Analytics a Crie um relatrio personalizado voc poder adaptar o painel atra- mais assertivas elas sero!
sua pgina do evento. Se estiver para seu evento. Isto pode pare- vs do boto editar com os par-
usando a Sympla, basta acessar cer bastante complicado, porm metros de outras plataformas.
este artigo da Central de Ajuda bem simples de se fazer se j est
Sympla, que explica direitinho usando a Sympla, uma vez que Passo 4:
Outro ponto de ateno
como fazer: eles possuem ferramentas que
est em integrar sua p-
deixam tudo pronto para voc. Inicie a divulgao do seu even-
gina do evento antes do
Como integrar minha conta da to para ento comear a coletar
evento acontecer, pois
Sympla com o Google Analytics? Para que voc tenha acesso a este dados e tomar decises basea-
s aps a integrao os
painel com todos os dados rele- das nos mesmos. Apenas tenha
dados comearo a ser
J tenho uma conta no Google vantes para o seu evento, basta ateno para no tomar decises
coletados.
Analytics. Como fao para inte- clicar aqui aps ter completado os sem pelo menos 30 converses.
grar com a Sympla? passos anteriores. Estatisticamente, h chances altas

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ADMINISTRANDO AS NOVAS
SOLUES TECNOLGICAS

A
essa altura, voc j deve entre plataformas se tornou uma tambm de fundamental impor- sua prpria realidade e encara
ter percebido que abra- poderosa proposta de valor, po- tncia manter-se atento aos resul- seus prprios desafios e, portan-
ar de vez a tecnologia tencializando o desempenho de tado obtidos, a partir do conceito to, natural que uma soluo que
no seu evento poder implicar na uma ferramenta com o auxlio de de retorno sobre investimento. funcionou adequadamente em
adoo de mltiplas ferramen- outra. Dessa forma, ao contratar Eventualmente, os benefcios um caso no se prove to efetiva
tas e solues diferentes. fcil fornecedores de tecnologia, bus- podero no se traduzir na forma em outro. Quando isso aconte-
pressupor que mais ferramentas que se informar se a tecnologia de nmeros absolutos. Contudo, cer, no desanime e parta para o
tenham como reflexo maiores oferecida pode interagir com importante estabelecer mtri- plano B, pois talvez ele seja capaz
complicaes na gesto do even- as solues que voc j utiliza ou cas que permitam identificar se o de contemplar completamente as
to e, eventualmente, possam de- pretende utilizar. investimento em uma nova tec- suas necessidades.
mandar mais mo de obra. Essa, nologia tem se provado vlido. Da
no entanto, uma lgica to sim- Eventualmente, os recursos de mesma forma, a anlise dessas
plista quanto equivocada. Se bem alguma ferramenta podem aca- mtricas devem ser associadas
administradas, partindo de uma bar se sobrepondo aos de outra. a prazos e metas bastante cla-
diviso clara de tarefas, a adoo Esse tipo de redundncia tende a ros, permitindo que a deciso de
de mltiplas ferramentas no ser comum, a medida que novos continuar ou deixar de usar certa
deve implicar em maiores dores recursos sejam adicionados, e o soluo possa ser tomada de ma-
de cabea, muito pelo contrrio. escopo de certas tecnologias se neira consciente e embasada.
torne mais amplo. Contanto que
Diferentes ferramentas ten- ambas ainda mantenham propos- Deixar de utilizar alguma solu-
dem a cumprir diferentes tas de valor devidamente distintas, o tecnolgica partindo de uma
demandas, associadas a times isso, de maneira alguma, invalida a deciso devidamente embasada,
especficos do evento, evitan- utilidade prtica de qualquer uma inclusive, sintomtico de uma
do sobrecargas. Alm disso, a das ferramentas adotadas, poden- abordagem madura e sensata da
compatibilidade e integrao do, inclusive, potencializ-las. organizao. Cada evento tem

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Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

CONCLUSO
Novas ferramentas, plataformas e servios tem permitido que organi-
zadores sejam capazes de expandir as possibilidades dos seus eventos,
tornando a gesto mais eficiente, gerando mais inteligncia e enga-
jando como nunca os participantes. Para tanto, importante que a
organizao compreenda com clareza quais so as suas necessi-
dades e como a tecnologia poder supr-las. Nem sempre as respostas
sero objetivas, e as nuances particulares de cada evento e de seus
respectivos pblicos tendem a produzir desafios nicos.

Organizadores lidam constantemente com um enorme volume de tra-


balho, administrando o desempenho de sua equipe, as expectativas de
seus participantes e, muitas vezes, gerindo aspiraes incompatveis
com o oramento que tem disposio. Por isso, no que diz respeito
adoo de novas tecnologias, a relutncia um comportamento fre-
quentemente observado. Existe um desejo claro de implement-
-las, no entanto, ele tem como barreiras frequentes a desconfiana e
o termo de que a empreitada acabe no provando o seu valor.

Em ltima instncia, uma estratgia de implementao de novas


tecnologias bem sucedida exige que todo o seu time embarque na
mesma jornada, comprometendo-se com o sucesso e arcando com as
possveis implicaes. Estabelecer objetivos claros, estreitar os laos
com os fornecedores e manter-se atento aos prazos tambm so ca-
ractersticas destacveis de uma estratgia bem sucedida. Em ltima
instncia, matenha em mente que, se adotada partindo de uma atitu-
de disposta e entusiasmada, a tecologia poder exercer um papel
central e transformador nos seus eventos!

29
SOBRE A MOBLEE

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poder do mobile em seus eventos. Crie, publique e gerencie tudo em um
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