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La Secrtaire au Sein du

ANCFCC
Option : Technicien Secrtariat Bureautique

Ralis par : Encadr par :

Mlle XXXXXXXXXXXX Mme


YYYYYYYYY

Anne Acadmique
2012/2013

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SOMMAIRE

REMERCIMMENT---------------------------------------------------------------------
INTRODUCTION-----------------------------------------------------------------------
AVANT propos----------------------------------------------------------------------------

PREMIER PARTIE : PRESENTATION DE LIEU DE STAGE

Historique de lANCPPC---------------------------------------------------------------
FICHE DIDENTIFICATON DE LANCFCC--------------------------------------
ORGANIGRAMME--------------------------------------------------------------------
ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION -------------------------------------

DEUXIEME PARIE : GENERALITE SUR LA SECRETARIAT

LE METIER DE SECRETAIRE-------------------------------------------------
LE ROLE DE LA SECRETAIRE--------------------------------------------------

TROIXIEME PARTIE : TRAVEAUX EFFECTUES DURANT LE STAGE

TRATEMENT DE TEXET --------------------------------------------------------


COURRIER----------------------------------------------------------------------------
PHOTOCOPIER ------------------------------------------------------------------------
CLASSEMENT ----------------------------------------------------------------------------
TELEPHONE-------------------------------------------------------------------------------
ACCUEIL------------------------------------------------------------------------------------
--
FAX-------------------------------------------------------------------------------------------
---
COMMUNICATION-----------------------------------------------------------------------
---

CONCLUSION

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Le stage constitue une contribution prcieuse la
consolidation des connaissances du stagiaire, de
mme il lui permet dappliquer les connaissances
thorique acquises durant la priode de formation et
davoir une ide globale sur la future emploi, sur le
monde du travail et aussi sur lactivit professionnelle.

Mais surtout il prpare les stagiaires activement


pour leur prochain mriter.

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, Avant de commencer la prsentation de ce rapport, je profite
cette occasion pour remercier et exprimer mon profond respect

Mr AFGHANE FOUAD : Chef service de conservation foncier de


Temara

Mr BENBOUAZA ABDELATIF : Conservateur-Adjoint

Melle SALWA FEQRI : Secrtaire du service

Et tous ceux qui mont aid de prs on de loin

Jai le grande honneur de remercier mon encadrent Mlle FEQRI


SALWA

Mes remerciements sadressent galement : Mme NOURA AOID


linformatis

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Ainsi pour tu os qui ma aid accomplir mon stage dans de
bonnes conditions.

Loffice de la formation promotion du travail (OFPPT) t cre


conformment au dahir du Mai 1974 , public dot de lindpendance
financire.
La formation professionnelle amne les stagiaire effectuer un
stage auprs dun tablissement public ou priv afin dappliquer
leurs connaissances thoriques, et davoir une certaine exprience
qui leur permettre par la suite daccder au monde du travail.
Jai eu loccasion deffectuer mon stage dans lANCFCC, la
directeur de ressources humains et affaires juridique, et prcisment
au dpartement formation politique ou jai connu en gnrale sa
structure et son fonctionnement.
Et a cette occasion qui ma t donn je faisais un petit rsum
sur lANCFCC, jai pris connaissances la formation et le droulement

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et fonctionnement du dpartement politique formation, pendant le
stage effectu.

I-Prsentation de lieu de stage

-1- Historique de lANCFCC

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-2- Fiche didentification de lANCFCC
-3- Organigramme
-4- Organigramme de la direction

Dahir n1-02 -125 du 1er Rabii II(13juin 2002) portant


promulgation de la loi n58-00 portant cration de lagence
Nationale de la conservation foncire, du cadastre et de la
cartographie (article 2et 3)
LAgence Nationale de la Conservation Foncire, du cadastre et de
la cartographie exerce, pour le compte de ltat, les attributions
reconnues par la lgalisation et la rglementation en vigueur la
puissance publique en matire dimmatriculation de la proprit
foncire, de cadastre et de cartographie.

A cet effet, lAgence est charge :

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_ limmatriculation de la proprit foncires ;
_ la publicit et la conservation des droits rels et des charges
foncires affectant les proprits immatriculation de la
conservation des archive set documents foncires et la
communication au public des renseignement qui y sont contenus
_ltablissement des plans cadastraux dans le cadre de
limmatriculation foncires
_ ltablissement et la conservation du cadastre national
_ ltablissement et la rvision de la carte topographique du
royaume toute chelle ;
_ la ralisation des travaux dinfrastructure de base, relatifs aux
rseaux godsiques et de nivellement ;
_ la coordination, la centralisation et la conservation des
documents topographiques et photogrammtriques tablis par les
administrations, les collectivits locales et les tablissements
publiques ;
_ la centralisation et la conservation en conservation avec les
administrations et organismes concerns, des informations
relatives au terrains nus appartenant ltat, aux tablissements
publics, situs lintrieur des pet de trimtres des communes
urbaines, des centres dlimits ainsi qu lintrieur de leur
priphrie .
LAgence Nationale de la conservation Foncires, du Cadastre sont
dvolues de la cartographie peut galement dans les domaines qui
luisant dvolues par la loi 58_00
_ tablir les cartes thmatique
_ assurer la formation initiale et continue du personnel
_ effectuer des travaux de recherche et de dveloppement en
relation avec ses missions
_ collecter et diffuser toute information juge son activit

Elle peut exercer en cas de ncessit, les missions suivantes sous


rserve des dispositions de la loi n 30893
_ effectuer des tude set fournir de lassistance technique et
juridique en relation avec ses missions au profit des administrations
et tablissements publics, des collectivits locales et de toute
personne qui en fait la demande
_ participer aux tudes et lapplication des mesures relatives aux
structures foncires s des exploitation agricoles

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_ participer avec les dpartements concernes ltablissement des
documents relatifs lamnagement du territoire
_ participer avec les administrations concernes laction du
gouvernement dans le domaines de lamnagement urbain .

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Raison social : Agence national da la conservation
foncire du cadastre et de la cartographie

Forme Juridique : Etablissement semi-public

Adresse : Massira II Temara

Tl : 0660102867

Fax :

Site Web : www.ancfcc.gov.ma

Activation : Immatriculation foncire

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I- Gnralit sur le secrtariat

Le mtier de secrtaire
Le rle de la secrtaire

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Le nouveau management a entrane une volution de la fonction
de secrtaire et aujourdhui, on peut parle de ce tier qui est devenu
plus valorisant et plus motivant pour celle qui lexercent.

Le mtier de secrtaire a gagne en autonomie et en valeur


professionnelle en faisant preuve de comptence dans lexcution
des taches accomplies.

En plus des taches traditionnelles de secrtaire ( dactylographie,


stno, tlphone, classement, rception, saisie et tout lorganisation
administrative), le rle dune serctaire sest dvoloppe pour
assurer dautres taches aussi importantes que ncessaires au bon
droulement de lentreprise.

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- Prparer lorganisation des runions, des sminaires et des
voyages
- Assister, si ncessaire, son chef lors de ces dplacements et ces
runions lorsque la lui demande
- Prparer les dossiers, se charger de la recherche documentaire
pour tablir un dossier ou prparer une tude
- Soccuper des manifestations dans le cadre des relations publiques
de lentreprise
- Soccuper de laccueil tlphonique
- Tenir lagenda de son chef et grer son emploi du temps
- Recevoir et envoyer le courrier de lentreprise, le mettre dans un
parapheur pour le prsenter au chef a fin de le vrifier et de le
signer
- Photocopier les documentes
- Classer et enregistrer tous les documents
- Accueillir les visiteurs
- Travailler sur un micro-ordinateur, saisir les rapport, les documents,
et les imprims
- Envoyer les messages par email

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I- Travaux effectues durant le stage

Traitement de texte
Courrier
Photocopieur
Classement
Tlephone
Accueil
Fax
Communication

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Dans la troisime partie de ce rapport, je vais essayer de citer et
de dcrire les diffrents taches que jai effectu au sien de la DRH
et prcisment au dpartement formation.

Parmi les taches nombreuses que jai effectu, durant ce stage, il


ya lieu de citer qui suit :

Traitement de texte
Courrier
Photocopieur
Classement
Tlphone
Accueil
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Fax
Communication

Au sien dun entreprise, de multiples documents circulent


quotidiennement notamment des lettres, des circulaires, des notes
de services, ainsi des informatiques afin de simplifier le traitement
de ces crits.

Ainsi lexistence dun micro-ordinateur dans le bureau de


secrtaire est indispensable, cest un outil efficace pour gagne le
temps et pour faciliter le travail.

Le traitement de texte est une technique informatique qui permet


la saisie et ldition de certains documents et dobtenir un travail
selon la mise en forme souhaite .

Au cours de ma priode de stage, jai eu loccasion de travailler


sur un micro-ordinateur en utilisant les logiciels Word et Excel .

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Jai saisi des bordereaux denvois (voir annexe), ainsi que des
diffrents courriers et des tableaux sur Excel et Word ces documents
on t imprims et soumis la personne concerne pour vrification
et validation.

Dfinition
Un courrier est un ensemble de correspondances et moyen
dchange dinformation caractre professionnel, normales ou
confidentielles et sous une forme matriel.
Le courrier permet chaque entit
_ Dassure ses attributions
_De cordonner en le considrant comme un moyen officiel de
communication .
Le courrier arrive
Le courrier arriv est lensemble des envois, y compris les fax
reus par une entit et transitant par les cellules charges de la
fonction courrier pour enregistrement et dispatching.
Tous les documents provenant soit des services internes, soit des
organismes en relation avec loffice, sont affects dun numro
denvoi et de date darrive.

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Ds que je reois le courrier, je dois lenregistrer et le classe dans
un parapheur. En le prsentent au chef du dpartement qui son
rle mentionne lentit charge la prise en charge du dossier.
Le courrier Dpart
Aprs la rdaction du courrier complt ventuellement par les
pices jointes, je dois tre vrifie et sign par le chef du
dpartement avant son transmission ou son classement.
Aprs avoir mis le cachet du chef sur la signature, on envoie le
document au destinataire par le biais du bureau dordre qui garde sa
copie pour son classement, et qui nous envoi deux copies, une
garde pour le classement au secrtariat titre de preuve, et
lautre remis au responsable de laffaire.

Ce travail doit tre rapidement, afin que chacun puisse traiter le


courrier dans le plus bref dlai.

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Cest une machine qui permet dextraitre plusieurs exemplaires
dun seul document, cest lun document indispensable pour le
directeur et le reste du service.
Ds que je rentre au bureau, je mets la hotocopieuse en marche
puis je mets le code XXX et jappui sur le bouton cl.
Pour photocopi divers documents, on le place au dessus de la
vitre (lentilles) entre deux axes parallles, on permet le couvercle au
dessus du document, et on appuie sur ok pour mettre la machine en
machine.
Si on veut photocopier plusieurs exemplaires, il suffit de mettre le
nombre dexemplaire.
La raison pour laquelle on photocopie les documents, est de les
conserver pour le classement en cas de besoin, de consultation.
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Pour quune administration soit bien organise une mthode trs
facile sera la cl, puisquelle nous permet la conservation de
plusieurs documents selon un mode approprie la nature de chacun
deux, Cette mthode est le classement.
Le classement est un procde permettant la conservation
procde et ordonne de la totalit des crits suivants un plan
dtermine et structur afin de pouvoir retrouver immdiatement le
document recherch par une simple manipulation.
On peut dire que le classement est une bonne organisation de la
documentation, des archives et la mmoire de tout tablissement.

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Le classement que jai utilis durant mon stage cest le
classement horizontal, chaque dossier est constitu de deux Cronos
simples.
Qualit dun bon classement
De trouver rapidement lobjet, et la pice recherche.
Expdier rapidement cet objet ou pice aprs consultation.
- Davoir la certitude que toutes les pices sont leurs places
- Simple
- Rational
- Sr
- Rsistant

Le tlphone est un instrument de transmission de parole


distance, il demeure un moyen rapide et parfois efficace au
dnouement des affaires.
Cest un instrument qui nexige la rigueur, ni hsitation ni
inattention. Car un simple appel tlphonique fait transiter aussi
bien linformation que lacte commercial et limage de

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ltablissement, tout cela travers le propre comportement de la
secrtaire.
Une voix aimable, une attitude de disponibilit et decoute ne
peuvent quinfluencer favorablement le droulement des
communications avec les clients et donner par la suite la bonne
image souhaite de lentreprise.
Au bureau, ds que le tlphone sonne jessaie de voir sil sagit
dune communication interne ou externe par ce que lappareil
standard se compose de certains programme qui le montrent.
Si la communication est interne : je prends lappareil pour
rpondre. Secrtaire du dpartement formation.
Si la communication est externe : je donne tout de suite le nom
de la division
Je demande toujours mon interlocuteur de se prsenter au
prenable puis lobjet de son appel, si le responsable est prsent, je
lui passe la communication sinon je prends des notes concernant
lappel.

Pour un accueil soit bien russi, pour que le visiteur se sebte le


bienvenu dans lentreprise, la secrtaire doit tre une bonne

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htesse. Elle reoit donc les visiteurs avec le sourire, courtoisie,
amabilit et disponibilit afin de pouvoir rpondre au maximum
leurs besoins. Elle doit connatre les visiteurs et savoir lobjet de leur
visite (si possible).
Etant que secrtaire stagiaire, jai pu recevoir dans mon bureau
plusieurs personnes qui viennent pour rencontre le chef.
Dans le cas ils ont dj pris rendez-vous, je les prsente au chef,
sinon je demande toujours la personne son nom et lobjet de sa
visite.
Si le chef est disponible, je fais patienter le visiteur le temps que
le chef se libre ou je lui donne un autre rendez-vous.
Laccueil se fait toujours par un beau sourire et la bonne
courtoisie.

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- Le fax permet de transmettre en quelques instants un document
papiers dun endroit un autre. On peut ainsi envoyer un document
menuscrit ou dactylographie, un plan, un graphique, etc.
- La fax cest un systme tlephonique qui permet son utilisateur
de transmettre ou recevoir distance des documents crits
( facture, lettre, bon de comande,..)
- Durant ce stage, jai eu lopportunit dutiliser le fax pour lenvoi
des documentes en suivant la dmarche qui suit :
- Insrer le message crit jusquau buttoir
- Composer le numro du destinataire
- Appuyer sur la touche START
- Appeler le destinataire pour avoir le signal du fax.
- Dans le cas ou la ligne est libre, le message est transmis et la date
de transmission est confirme par le destinataire, contenant
lexpression ok ainsi que le nombre de pages. Si la ligne est
occupe, jappuie sur la touche STOP et je compose le nouveau
numro jusqu une rponse.

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- La secretaire passe une grande partie de son temps au tlphone
et celui-ci constitue lun des outils de travail indispensable la
bonne marche de se tche.
- Pour accomplir cette tche dans des meilleures conditions, la
scretaire doit sexprime dune voix audible, distincte, agrable.
- Elle ne doit parler ni trop vite, ni trop lent, en annonant le lieu du
travail, demander le nom dinterlocuteur au cas dabsence du
responsable, elle doit noter les messages dans un carnet, lobjet de
la communication, le nom de linterlocuteur son numro du
tlphne, ainsi que le lieu o on peut le joindre ventuellement.

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Ce stage ma permis de mieux de mieux connatre le monde de
travail.
Ds les premiers jours, je me suis familiaris avec ce climat qui
mtait vraiment nouveau. Mais avec le temps et grce laide
immense de collaborateur de LANNCP. Jai pu forger ma propre vision
en ce qui concerne ce mtier de serctaire et aussi comment avoir
une position forte au sien e lquipe de travail.
Personnellement, jtais satisfait de ce stage et pour deux raisons ;
la mise en pratique de ce que jai appris lISTA
La recontre avec les gens qui ont de lexprience dans le monde de
lentreprise. Et qui mont maider beaucoup enrichir ma formation
thorique.
Jai appris. Durant ce stage, respecter lhoraire du travail, tre
responsable des tches qui me sont confies, respecter lensemble
du personnel, pratiquer ce que jai tudi ISTA avec plus de
rapidit et defficacit, de mettre en application le classement, de
manipuler lenvoi et la rception de fax ; le traitement de texte ; ainsi
que la rception et la standard.

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Concevoir les documents de rfrence de la formation de
lentreprise ( Directive, procdure, charte.) ;
Elaborer le rfrentiel de formation
Construire le plan de formation de lentreprise partir des besoins
exprims par les Ples et Directions ;
Dfinir les cursus de formation, en cohrence avec la politique
Ressources Humains de lentreprise et les besoins des Ples ;
Etablir les cahiers des charges types relatifs la formation en ce
qui concerne les formations communes ;
Construire et dvelopper une base de donne et un rseau sur les
organismes de formation ;
Participer la dfinition du rfrentiel des comptences et des
fiches mtiers.
Bord de la formation de lANCCF ;
Assurer les relations de formation avec les dpartements
ministriels concerns, lOFPPT (taxe formation), les offices, les
tablissements de formation et les rseaux ferrs.

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