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Composantes du contrle interne

Le contrle interne comporte cinq composantes qui sont :


l'environnement de contrle,
l'valuation et la matrise des risques,
les activits de contrle,
l'information et la communication,
le pilotage.
(1) Environnement de contrle
L'environnement de contrle est un lment trs important de la culture d'une
entreprise, dans la mesure o il dtermine le niveau de sensibilisation du
personnel au besoin de contrles. Il constitue le fondement de tous les autres
lments du contrle interne en imposant discipline et organisation. Les facteurs
ayant un impact sur l'environnement de contrle comprennent, notamment,
l'intgrit, l'thique et la comptence du personnel, la philosophie et le style de
management des dirigeants, la politique de dlgation des responsabilits,
d'organisation et de formation du personnel et enfin, l'intrt manifest par le
Conseil d'Administration (ou autre organe d'administration) et sa capacit
dfinir les objectifs (NCG, 2me partie, 9).
(2) valuation des risques
Toute entreprise est confronte un ensemble de risques externes et internes qui
doivent tre valus. Avant de procder cette valuation, il est ncessaire de
dfinir des objectifs compatibles et cohrents. L'valuation et la matrise des
risques consistent en l'identification et l'analyse des facteurs susceptibles
d'affecter la ralisation de ces objectifs : il s'agit d'un processus qui permet de
dterminer comment ces risques devraient tre grs. Compte tenu de
l'volution permanente de l'environnement micro et macroconomique, du
contexte rglementaire et des conditions d'exploitation, il est ncessaire de
disposer de mthodes permettant d'identifier et de matriser les risques
spcifiques lis au changement (NCG, 2me partie, 10).
(3) Activits de contrle
Les activits de contrle peuvent se dfinir comme tant l'application des normes
et procdures qui contribuent garantir la mise en uvre des orientations
manant du management. Ces oprations permettent de s'assurer que les
mesures ncessaires sont prises en vue de matriser les risques susceptibles
d'affecter la ralisation des objectifs de l'entreprise. Les activits de contrle sont
menes tous les niveaux hirarchiques et fonctionnels de la structure et
comprennent des actions aussi varies qu'approuver et autoriser, vrifier et
rapprocher, apprcier les performances oprationnelles, la protection des actifs
ou la sparation des fonctions (NCG, 2me partie, 11).
(4) L'information et la communication
L'information pertinente doit tre identifie, recueillie et diffuse sous une forme
et dans des dlais qui permettent chacun d'assumer ses responsabilits. Les
systmes d'information produisent, entre autres, des donnes oprationnelles,
financires ou encore lies au respect des obligations lgales et rglementaires,
qui permettent de grer et de contrler l'activit. Ces systmes traitent, non
seulement, des donnes produites par l'entreprise, mais galement celles
manant de l'extrieur (vnements, marche de l'activit, contexte gnral..) et
qui sont ncessaires la prise de dcisions en matire de conduite des affaires et
de communication externe
Il existe galement un besoin plus large de communication efficace,
communication la fois ascendante, descendante et horizontale .Le
management doit transmettre un message clair l'ensemble du personnel sur
l'importance des responsabilits en matire de contrle. Les employs doivent
comprendre le rle qu'ils sont appels jouer dans le systme de contrle
interne ainsi que la relation existante entre leurs propres activits et celles des
autres membres du personnel. Ils doivent tre en mesure de faire remonter les
informations importantes. Par ailleurs, une communication efficace avec les tiers,
tels que clients, fournisseurs, autorits de tutelle ou actionnaires, est galement
ncessaire .
(5) Pilotage
Les systmes de contrle interne doivent, eux mmes, tre contrls afin qu'en
soient values, dans le temps, les performances qualitatives. Pour cela, il
convient de mettre en place un systme de suivi permanent ou de procder des
valuations priodiques, ou encore de combiner les deux mthodes. Le suivi
permanent s'inscrit dans le cadre des activits courantes et comprend des
contrles rguliers effectus par le management et le personnel d'encadrement,
ainsi que d'autres techniques appliques par le personnel l'occasion de ses
travaux. L'tendue et la frquence des valuations priodiques dpendront
essentiellement de l'valuation des risques et de l'efficacit du processus de
surveillance permanente. Les faiblesses de contrle interne doivent tre portes
l'attention de la hirarchie. Les lacunes les plus graves devant tre signales
aux dirigeants et au Conseil d'Administration (ou autre organe dadministration) .
4. Mise en uvre du contrle interne
Il incombe la Direction Gnrale de l'entreprise de mettre en place les
systmes adquats de contrle interne .Parmi les facteurs d'une importance
particulire dans la mise en uvre des systmes de contrle interne on retient
particulirement:
la protection physique des actifs et des enregistrements,
le systme de dfinition des pouvoirs,
les plans financiers et les budgets,
l'information et la documentation,
l'examen indpendant et les contrles de performance, et
la sparation des tches.
(1) Protection physique des actifs et des enregistrements : Il s'agit de la
mise en place d'un systme prvoyant des prcautions pour empcher les pertes,
les vols ou le dtournement d'actifs et de documents officiels ainsi que les
enregistrements errons (NCG, 2me partie, 15).
(2) Systme de dfinition des pouvoirs : Il consiste gnralement en la
tenue d'un "manuel de dfinition des tches" qui permet la Direction d'attribuer
les pouvoirs ou de les restreindre pour accomplir ou mener des actions ou
transactions (NCG, 2me partie, 16, alina 1). La structure organisationnelle de
l'entreprise fournit le cadre gnral pour la planification, la direction, l'excution
et le contrle des activits (NCG, 2me partie, 16, alina 2). Un systme
satisfaisant de dfinition des pouvoirs doit (NCG, 2me partie, 16, alina 3) :
couvrir toutes les activits de l'entreprise,
dfinir clairement les niveaux de pouvoir d'une personne donne,
correspondre au niveau de responsabilit professionnelle de la personne, et
tre mis jour en tenant compte des changements pertinents.
(3) Plans financiers et budgets : Ils dfinissent les stratgies et objectifs en
termes financiers et servent de point de dpart pour tablir les priorits, attribuer
les ressources et mesurer les performances. En raison de la rigueur de son
approche, le contrle budgtaire facilite la dtection, temps, des carts par
rapport aux plans et des erreurs ou des irrgularits (NCG, 2me partie, 17). (4)
Informations et documentation : Pour remplir les objectifs assigns
l'information financire, il convient d'entretenir un systme dinformation
adquat capable d'identifier, de classer, d'enregistrer et de communiquer les
donnes conformment aux rgles du systme comptable marocain et aux
obligations lgales. Les oprations doivent tre correctement enregistres pour
permettre au systme d'information de fournir des rapports fiables .
L'enregistrement des oprations doit se faire de manire correcte en rpondant
aux objectifs de contrle. Un "enregistrement correct" suppose un certain nombre
de caractristiques cls :
Validit : Les transactions font l'objet des autorisations appropries et sont
refltes avec sincrit lors de l'enregistrement les concernant. Seules sont
enregistres les oprations qui se sont rellement produites et susceptibles
d'avoir un impact sur l'entreprise. Des pices justificatives doivent permettre de
vrifier les oprations.
Exhaustivit : Toutes les transactions et les effets des vnements associs qui
se sont produits pendant la priode concerne sont enregistrs.
Exactitude : Les montants des oprations sont correctement noncs ou
calculs. Les soldes sont correctement cumuls en termes de valeur, d'exercice
comptable et de classement. Les actifs et les passifs ont t correctement
valus et les montants exacts imputs aux postes de charges et de produits de
l'exercice comptable correct.
Enregistrement : Les enregistrements sont oprs en temps voulu, rapidement
aprs la survenance de l'opration, sont rattachs la bonne priode et sont
correctement reflts dans les livres et documents comptables.
(5) Examen indpendant et contrle de performance : L'objectif est de
vrifier si les contrles internes fonctionnent. Les contrles de performance
visent fournir des retours d'information indpendants en dcelant les erreurs ou
les irrgularits. Normalement, ces contrles font intervenir le rapprochement et
l'examen des enregistrements comptables internes avec des documents
externes, ou la vrification de la concordance des actifs enregistrs avec les
existants rels. Ce type de contrle peut prendre la forme par exemple de
rapprochements bancaires, de comptages de caisse, d'examen par la direction
des rapprochements bancaires et des rapports de contrle de crdit, ou des
prises d'inventaire physique. L'audit interne peut tre, quand la taille et le
secteur de l'entreprise le justifient et, quand il rpond aux critres appropris,
notamment, d'indpendance et de comptence, un moyen d'examen des
systmes de contrle interne mme d'amliorer leur efficacit.
(6) Sparation des tches : Une sparation adquate des tches doit
permettre de s'assurer que les erreurs sont dceles et de limiter les risques de
dissimulation d'irrgularits. Il convient d'organiser les tches de faon que, pour
une mme opration, une mme personne ne puisse pas tre en mesure de
commettre des omissions, des erreurs ou des fraudes et de les dissimuler dans le
cours normal des tches qui lui sont confies. Cette organisation doit viter
l'attribution, une mme personne, de tches incompatibles consistant, la fois,
en :
la conservation des actifs,
l'autorisation des transactions lies ces actifs,
la tenue des enregistrements et comptes y affrents,
l'excution de la tche, et
le contrle.

Source : "Comptable 2000 : Les textes de base du droit comptable", Les ditions
Raouf Yach.
http