NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

PROFª. ÉLIDA MENEZES

CONCURSO TRE/MS

NEON CONCURSOS
ARQUIVOLOGIA – MÉTODOS E TÉCNICAS DE
ARQUIVO

Finalidade:
-Preservação
-Acesso à informação de seus documentos que
servem à Administração e à História
- Base teórica e prática para que se
compreenda o processo evolutivo da
humanidade.
-Funções e atividades dos órgãos produtores,
seja pessoa física, jurídica, pública ou privada.
Portanto, arquivos organizados, e nunca
fragmentados.
 TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA

¾ Acervo - totalidade dos documentos conservados em um arquivo.

¾ Acesso – possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de

autorização legal.

¾ Acondicionamento – embalagem destinada a proteger os documentos e a

facilitar seu manuseio.

¾ Acumulação – formação progressiva, natural e orgânica do arquivo.

¾ Armazenamento – guarda de documento em mobiliário ou equipamentos

próprios em áreas que lhes são destinadas.

¾ Arquivamento – conjunto das operações de acondicionamento e

armazenamento de documentos.

¾ Arquivista – profissional de arquivo, de nível superior.

 ARQUIVÍSTICA

¾ Disciplina – também conhecida como

arquivologia que tem por objeto o
conhecimento da natureza dos arquivos e das
teorias, métodos e técnicas a serem observados
na sua constituição, organização,
desenvolvimento e utilização.
 ARQUIVO
¾ Conjunto de documentos que independentemente da
natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação
ao longo das atividades de pessoas físicas ou
jurídicas, publicas ou privadas.

¾ Entidade administrativa responsável pela custódia,

pelo tratamento documental e pela utilização dos
arquivos sob sua jurisdição.

¾ Edifício em que são guardados os arquivos

Móvel destinado a guarda de documentos.
 CONSERVAÇÃO

Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a

proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração.

DOCUMENTO
Unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte
utilizado.

CLIMATIZAÇÃO

Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes,

por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma
atmosfera à conservação.
ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO
¾ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU: noções
que se confundiram por muito tempo, não só
pela finalidade e forma física dos documentos,
mas também, porque estas instituições tinham o
mesmo objetivo. Elas funcionavam como
grandes depósitos de documentos de qualquer
espécie, produzidos pelo homem.
¾ As três tem a função de guardar, mas seus
objetivos são diferentes, podendo ser assim
definidos:
 Arquivo
¾ É o conjunto de documentos que
independentemente da natureza ou
suporte, são reunidos por
acumulação ao longo das atividades
de pessoas físicas ou jurídicas,
publicas ou privadas, visando a
utilidade que poderão oferecer no
futuro.
 Biblioteca

¾ É o conjunto de material, em sua

maioria impresso, disposto
ordenadamente para estudo,
pesquisa e consulta.
 Museus
¾Instituições de interesse público, criada com a
finalidade de conservar, estudar e colocar a
disposição do público conjuntos de peças e
objetos de valor cultural. Observa-se, então que
as finalidades das Bibliotecas e dos Museus
são essencialmente CULTURAIS, enquanto que
as dos Arquivos são FUNCIONAIS, porém o
valor cultural existe, uma vez que constituem a
base fundamental para o conhecimento da
História.
 ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO –
TEORIA DAS TRES IDADES
¾ Para que os arquivos possam
desempenhar suas funções, torna-se
indispensável que os documentos estejam
dispostos de forma a servir o usuário com
precisão e rapidez. A metodologia a ser
adotada deverá atender as necessidades
da instituição a que serve, como também,
a cada estágio de evolução por que
passam os arquivos.
Arquivo de 1ª Idade ou Corrente

¾ Constituídos de documentos em curso ou

consultados frequentemente, conservados
nos escritórios ou nas repartições que se
recebem e os produziram em
dependências próximas de fácil acesso.
 Arquivo de 2ª Idade ou
Intermediário

¾ Constituído de documentos que deixara

de ser freqüentes consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram
podem ainda solicitá-los. A permanência
dos documentos nesses arquivos é
transitória.
 Arquivo de 3ª Idade ou
Permanente
¾Constituído de documentos que perderam
todo valor de natureza administrativa e que
conservam em razão de seu valor histórico
(probatório e informativo) os meios de
conhecer o passado e sua evolução. Estes
são os arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases, corresponde uma
maneira diferente de conservar e tratar os
documentos e, consequentemente, uma
organização adequada.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
¾ A escolha do método de arquivamento
deve considerar as características dos
documentos a serem classificados.
Os métodos básicos de arquivamento
mais utilizados são os seguintes:
Alfabético;
Geográfico;
Numérico simples;
Ideográfico.
 Método Alfabético
¾ Elemento principal é o nome, neste método não
é necessário consultar índices para se localizar
os documentos. As fichas ou pastas são
colocadas em ordem alfabética, segundo as
regras gerais de Alfabetização.
Considera-se, primeiro, o último sobrenome,
depois o prenome.
Exemplos: Jorge Elias de Alencar
Eduardo Fonseca
Arquivam-se: Alencar, Jorge Elias de
Fonseca, Eduardo
¾ Quando houver sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabética do prenome:

Exemplos: Zulmira Albuquerque

Sandra Albuquerque

Arquivam-se: Albuquerque, Sandra

Albuquerque, Zulmira
¾ Empresas com nomes abreviados
são considerados como se tivessem
escritos por extenso.

Exemplos: Cia. Eletricidade de Brasíl

Telebrasília

Arquivam-se: Companhia de Eletricidade de

Brasília
Telecomunicações de Brasília
¾ Sobrenomes compostos – ligados por
hífens terão entrada pela primeira parte.

Exemplos: Osmar Vilas-Boas

Bianca Duque-Estrada

Arquivam-se: Duque-Estrada, Bianca

Vilas-Boas, Osmar
¾ Se o nome for composto de dois
sobrenomes ligados pela partícula e,
estes serão considerados compostos.

Exemplos: Regina Costa e Silva

Sérgio Moura e Santos

Arquivam-se: Costa e Silva, Regina

Moura e Santos, Sérgio
¾ Os nomes com Santo, Santa e São,
seguem a regra dos nomes formados de
um substantivo e um adjetivo.

Exemplos: Maria Santa Clara

José São Marcos
Igor Santo Amaro

Arquivam-se: Santa Clara, Maria

Santo Amaro, Igor
São Marcos, José
¾ Títulos como Doutor, General, Conde,
Ministros, etc.., devem figurar no fim, entre
parênteses.

Exemplos: Doutor, Abel de Almeida

Ministro Dilson Funaro

Arquivam-se: Almeida, Abel de (Doutor)

Funaro, Dilson (Ministro)
¾ Os nomes que exprimem grau de parentesco com
Júnior, Filho, Sobrinho, Neto, são considerados partes
integrantes do último sobrenome, mas não são
considerados pela alfabetação.

Exemplos: Janaína Antunes Neta

Carlos Santos Júnior
Marcos Lima Sobrinho
Mario Dutra Filho

Arquivam-se: Antunes Neta, Janaína

Dutra Filho, Mario
Lima Sobrinho, Marcos
Santos Junior, Carlos
¾ Nomes orientais – Japoneses, Chineses e
Árabes são registrados como se apresentam.

Exemplos: Chen Tai-Chien

Roin Ko-Sheng
Al Bem Hur

Arquivam-se: Al Ben Hur

Chen Tai-Chien
Roin Ko-Sheng
¾ Os nome espanhóis: sobrenome paterno
antecede o materno, não devendo ser
abreviado. É por este que se deve entrar.

Exemplos: Jorge Pin Y Soler

Silvia Perez Fontana

Arquivam-se: Perez Fontana, Silvia

Pin Y Soler, Jorge
¾ As firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem ser considerados
tais como se apresentam.

Exemplos: C & Modas

J. Câmara & Irmãos S/A
Os congressos, conferências, reuniões, assembléias,
quando precedidas de número, que estejam em
algarismos ou por extenso, entrarão pelo nome e os
números são colocados no fim entre parênteses.

Exemplos: 5º Congresso de Psicologia

20ª Reunião da Associação Comercial.

Arquivam-se: Congresso de Psicologia (5º)

Reunião da Associação Comercial (20º)