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Tudo o que voc sempre quis saber sobre como organizar festas
profissionalmente.
Reviso do texto: Regiane Raquel
Manual do organizador de festas: Tudo o que voc sempre quis saber sobre como
organizar festas profissionalmente/ Novais, Andreza da Silva Mendes 1 edio
So Paulo 2014/ 2 edio 2017
1. Eventos 2. Festas
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Andreza Novais
2 edio
2017
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Dedico esse livro a Deus que tem guiado os meus passos at aqui; Aos
meus pais Lucia e Idalecio que me tornaram a pessoa que sou hoje; Aos
meus irmos Anderson, Harold e Andrews que me ajudam a ver o mundo
de uma forma bem mais divertida; E a todos os meus familiares e amigos
que sempre me apoiam e incentivam.
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Sumrio
Introduo
Mercado
Tipologia
Profissionais
Perfil
Formao
Funo
Atuao
Remunerao
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Parte 3 Gesto de servios
Legislao
Local de trabalho
Servios
Marketing e publicidade
Atendimento
Briefing
Proposta
Mailing
Contrato
Check list
Cronograma
Comisso/ Bnus
Equipe
Uniformes
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RSVP
Protocolo e Cerimonial
Recepo
Segurana
Relatrio ps evento
Cardpios
Servios A&B
Trajes
Religies
Personalizao
Concluso
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Introduo
Em 2001, recm-formada em publicidade, buscando trabalho no
mercado da comunicao, fui apresentada ao trabalho de designer de
convites de casamento, mal sabia eu que ali descobriria uma grande
paixo e iniciaria a minha carreira no mercado de festas.
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Clube de Assessores de Eventos Sociais e o congresso WPB Wedding
Planner Brasil.
Andreza Novais
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Parte 1 O mercado e a tipologia
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Mercado
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Estima-se, que nos ltimos anos s o mercado de casamentos
movimentou no pas quase 17 bilhes de reais (ABRAFESTA) e tudo indica
que esse mercado continuar a se expandir nos prximos anos. Apenas
a ttulo de comparao, o Estados Unidos possui um mercado de
casamentos j consolidado e movimenta cerca de 165 bilhes de dlares
(ABC).
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de brasileiros, 38% so de menores de 14 anos podemos considerar que
o mercado de festas continuar promissor.
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Tipologia
Aniversrios
Baile de debutantes
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participao de vrias meninas (debutantes). considerado um rito de
passagem de menina para mulher.
Festa de 15 anos
Happy Hour
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Bodas\aniversrio de casamento
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Ch de Beb
Ch de cozinha/panela/bar/ lingerie
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Confraternizaes
Noivado
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Casamento
Open House
Funeral
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Pode ser realizado na residncia da famlia ou em local prprio para este
tipo de evento (velrio).
Fora do pas este tipo de evento inclui discursos por parte dos amigos e
familiares e aps o enterro a famlia enlutada recebe parentes e amigos
em casa, onde servido um coquetel.
Batizados
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que ressalta a importncia de cada um dos judeus na corrente ancestral
do judasmo. nessa data que o jovem, pela primeira vez, coloca os
Tefilin e chamado para ler na Tor.
Brit-milah
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Festas Beneficentes
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Parte 2 O profissional de festas
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Profissionais
Hoje existe uma tremenda confuso com relao definio da profisso
usada por profissionais de eventos. Por isso, abaixo seguem as
informaes sobre cada um dos profissionais que atuam hoje no
mercado de eventos:
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Cerimonialista - Trabalha na realizao de cerimnias pblicas e
privadas de acordo com o protocolo vigente.
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Organizador
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com habilitao em jornalismo e ele pode desempenhar funes como:
reprter, assessor de imprensa, redator, noticiarista, entre outras.
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especialidade. (2) profissional de atuao especfica que orienta e
fornece conhecimento como alternativa de conseguir um objetivo de
uma forma mais eficiente e eficaz ao que j vinha sendo feito.
Aplicao - A consultoria tem como objetivo orientar e aconselhar de
forma tcnica aos clientes com relao ao planejamento e organizao
do evento. um servio avulso fornecido para fins especficos conforme
necessidade do cliente.
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Cerimonialista - definio: o profissional responsvel pela organizao
do cerimonial* do evento: cerimnias oficiais, ou pblico-privado.
Aplicao - O cerimonialista social tem como funo organizar o
cerimonial de acordo com as regras protocolares e ritos religiosos. A
funo do cerimonialista apenas acompanhar a cerimnia religiosa ou
em alguns casos o cerimonial da festa (que acaba com o corte simblico
do bolo).
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no planejamento do evento, visitas ou coordenao, um servio ainda
pouco utilizado no Brasil.
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Perfil
- Discrio;
- Organizao;
- Conduta tica;
- Flexibilidade;
- Liderana;
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Formao
Muitos organizadores de eventos possuem formao na rea de turismo,
hotelaria ou relaes pblicas, cursos esses que possuem em sua grade
a disciplina de eventos, mas muitos profissionais so oriundos de outras
reas. Hoje j possvel uma formao em eventos como tcnico,
tecnlogo e ps graduao. H tambm disponveis diversos cursos livres
ministrados por institutos conceituados e at por profissionais
experientes, porm necessrio tomar muito cuidado na escolha de
cursos realizados por profissionais de forma autnoma, pois tm surgido
cursos de pessoas sem formao ou experincia, o que pode
comprometer o aprendizado.
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importante que o profissional esteja sempre atualizado, pois as
novidades no mercado de festas ocorrem a todo o momento. Ele deve,
tambm, participar de eventos e feiras do setor, mas no ser a nica
fonte de informao. necessrio que a educao seja continuada, a
leitura especializada e, alm do mais, o networking com os profissionais
de outros segmentos do mercado fazem com que o profissional esteja
sempre atualizado com as mudanas e exposto s oportunidades.
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Funo
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Atuao
O organizador de eventos pode atuar tanto como profissional autnomo
quanto como empregado fixo em empresas especializadas em festas
(assessorias, buffets, espaos), ou, caso tenha um perfil empreendedor,
fundar a sua prpria empresa.
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Alguns profissionais que so conhecidos por trabalhar como designer de
eventos:
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Remunerao
A remunerao do organizador de eventos varia muito, os profissionais
contratados por empresas so os que possuem uma remunerao mais
estvel, pois vale o registro conforme a CLT. Porm, esses, com certeza,
so a minoria. verdade que a grande maioria desses profissionais
atuam de forma autnoma e, nesses casos, a remunerao varia de
acordo com a quantidade de eventos realizados e o pblico atendido.
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A cobrana da prestao de servio pode ser feita de trs formas:
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- Valores cobrados pelos seus concorrentes indiretos;
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Observao: Os valores cobrados, em mdia, por um servio de
assessoria final de 3 a 4% do valor de total de um evento ou 10% do
valor total para assessoria completa. Caso o seu valor final seja maior do
que este percentual e esteja muito maior tambm que o da sua
concorrncia direta, o ideal estipular uma meta maior de eventos a
serem realizados por ms para conseguir diminuir o custo por projeto.
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Parte 3 Gesto de servios
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Legislao
CAPTULO V
Seo I
Subseo I
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servios tursticos remunerados e que exeram as seguintes atividades
econmicas relacionadas cadeia produtiva do turismo:
...
IV - organizadoras de eventos;
...
...
...
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Art. 22. Os prestadores de servios tursticos esto obrigados ao cadastro
no Ministrio do Turismo, na forma e nas condies fixadas nesta Lei e
na sua regulamentao.
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5o O disposto neste artigo no se aplica aos servios de transporte
areo.
...
Subseo V
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2o O preo do servio das empresas organizadoras de eventos o valor
cobrado pelos servios de organizao, a comisso recebida pela
intermediao na captao de recursos financeiros para a realizao do
evento e a taxa de administrao referente contratao de servios de
terceiros.
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Servios
Os servios mais comuns oferecidos pelos profissionais de organizao
de eventos sociais so os de assessoria completa onde se realiza o
planejamento total do evento, a assessoria parcial quando o cliente j
iniciou o planejamento e a contratao de fornecedores para o evento e
o profissional contratado para dar andamento aos preparativos e o
servio de assessoria final, mais conhecido como assessoria dia, mas que
podemos chamar de coordenao do evento.
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Marketing e Publicidade
O retorno nessas mdias nem sempre rpido, visto que a maioria dos
interessados costuma fazer uma pesquisa detalhada de produtos e
servios com bastante tempo de antecedncia, principalmente no
mercado de casamentos, onde a procura por profissionais se inicia um
ano antes da realizao do evento.
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pois assim o investimento no dar retorno, por isso, antes de anunciar,
solicite informaes detalhadas da mdia, principalmente com relao ao
tipo de pblico que aquele veculo atinge.
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Local de trabalho
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topos e etc., alm de ser mais produtivo, pois no se perde tempo com
deslocamentos pela cidade. Ponto negativo: O custo de se manter um
local pode ser alto, dependendo da regio, portanto o ideal ter um
volume de negcios que cubra esses custos, ou dividir o espao com
profissionais de outros segmentos do mercado de festas.
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Atendimento ao cliente
O bom atendimento fundamental no mercado de eventos sociais, o
cliente deste mercado tem como caracterstica maior o desejo de
identificao com o profissional e devido a quantidade de detalhes
envolvidos no planejamento o atendimento costuma ser demorado.
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experincias, conversas sobre famlia e de carter pessoal comum,
procure ser o mais profissional possvel e evite intimidades.
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Briefing
O briefing um conjunto de informaes que devem ser obtidas e
serviro de base para o desenvolvimento de um evento, ele auxilia o
organizador a definir o estilo e o tamanho da festa.
Tipo de evento:
Data:
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Local:
N de convidados:
Tema do Evento:
Horrio:
Religio:
Oramento disponvel:
Estado de origem:
Hobby:
Informaes gerais:
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Proposta
A proposta ou oramento tem como finalidade apresentar ao cliente os
servios que so oferecidos, bem como seu valor e forma de pagamento.
- Data de envio;
-Assinatura.
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Vrias so as formas de se elaborar o descritivo da proposta, vamos ver
alguns exemplos a seguir:
Exemplo:
Assessoria final
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Proposta com descrio curta Esta proposta elaborada com um
texto curto que deve descrever os servios prestados de forma geral.
Exemplo:
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Exemplo:
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Mailing
O mailing nada mais do que um cadastro com os dados de possveis
clientes, esse cadastro pode ser adquirido atravs da participao de
eventos do mercado, de profissionais de outros segmentos que
costumam fazer a trocar desses contatos ou formado pelo prprio
profissional com os dados colhidos daqueles que entraram em contato
solicitando informaes.
Nome do cliente:
Telefone:
e-mail:
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Contrato
Contrato nada mais do que o acordo entre as duas partes, destinado a
estabelecer uma regulamentao de interesse entre eles.
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- Alm das assinaturas das partes importante incluir o de duas
testemunhas.
Curiosidade: Voc sabia que segundo a lei o profissional de eventos pode responder juridicamente
caso seja omisso em certas situaes ou caso algo grave ocorra durante o evento?
Uma tenda mal montada que cai, um adolescente bbado que entra em coma alcolico, um
fornecedor que no entrega o produto conforme contratado, o organizador de eventos pode ser
responsabilizado por isso e muito mais.
Aqueles que acham que essa responsabilidade se refere apenas ao mbito dos eventos corporativos
ou de entretenimento esto enganados, os profissionais que atuam no mercado de eventos sociais
tambm podem ser responsabilizados e nestes casos o organizador se condenado pode tambm ter
que arcar com uma indenizao por danos morais.
Vou citar aqui apenas dois exemplos, o primeiro uma empresa de cerimonial de MG que foi
condenada pela justia em 2010 a devolver o valor de R$ 47.597,61 a formandos de um curso de
odontologia e pagar uma indenizao no valor de R$ 20 mil por danos morais, pois os formandos
descobriram que a empresa desviava o dinheiro pago pelos alunos para outros eventos que no a
festa de formatura deles.
Em outro caso ocorrido em 2011, uma cerimonialista do RJ foi condenada a pagar uma indenizao
por danos morais no valor de R$ 6 mil por ter realizado um casamento mal feito. Segundo a
contratante os salgados e doces no foram entregues, o bolo foi substitudo por um isopor e no
haviam segurana e nem recepcionistas no evento. A profissional foi condenada pois a justia
reconheceu que ela "no cumpriu integralmente sua parte no contrato" alm da indenizao ela ter
que devolver 2/3 do que foi pago pela contratante.
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Check list
O check list uma listagem com a relao de todas as providncias,
tarefas e materiais necessrios para a realizao do evento, consta nele,
tambm, quem responsvel pela realizao de cada tarefa.
CHECK LIST
Cerimonia
Item Discriminao V/R Responsvel Telefone Data Situao Observao
Igreja
Celebrante
Decorao
Coral/orquestra
Programa
Buqus
Flores de lapela
Foto e vdeo
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Cronograma
o descritivo onde constam todos os prazos dos itens e providncias a
serem tomadas para o evento.
Cronograma geral
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Comisso/ Bnus de venda
Um assunto polmico com relao ao trabalho do organizador de
eventos relativo ao recebimento de comisses tambm conhecido
como BV (bnus de venda).
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forma a no acrescentar nem um centavo sequer ao valor que o cliente
deve pagar por seus servios.
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Equipe
A maioria dos profissionais de organizao de festas atua de forma
autnoma e individual, porm no dia do evento necessrio ter o
suporte de uma equipe que geralmente formada por assistentes e
recepcionistas, muitos profissionais contratam, para isso, pessoas de sua
prpria rede de relacionamentos, como parentes e amigos, mas
necessrio levar em considerao que assim como o profissional para
exercer a funo de organizador de festas precisa ter um perfil
adequado, sua equipe tambm necessita ter um perfil semelhante e ser
treinada para o desempenho da funo. Uma equipe bem treinada e
disposta faz toda a diferena no servio oferecido e no compromete o
operacional do evento, garantindo, assim, o sucesso do mesmo.
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Uniforme
No Brasil o consenso geral de que o staff de eventos use uniformes na
cor preta. Alguns espaos, por questes de segurana, exigem o uso de
uniformes, mesmo durante a montagem, e neste perodo uma camiseta
com o logo ou nome da empresa j suficiente, porm durante o evento
o uniforme deve ser mais formal. A maioria das empresas opta pelo uso
cala de blazers ou vestidos retos, sempre algo discreto, sem decotes,
curtos, fendas, brilhos, transparncias ou acessrios chamativos.
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RSVP
O servio de confirmao de presena, conhecido internacionalmente
como RSVP, tem se popularizado no Brasil nos ltimos anos.
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Passivo - o profissional coloca um nmero de telefone ou endereo de
e-mail disposio dos convidados para que ele possa entrar em
contato.
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no um hbito do brasileiro confirmar a presena e isso far com que
o RSVP no tenha o resultado esperado.
Cuidados a seguir:
- Pedir aos anfitries lista em ordem alfabtica, com todos os
nomes de convidados e quantidade de acompanhantes.
- Pedir que assinalem as possveis saias justas da lista.
- Pedir que assinalem se so homens ou mulheres, principalmente
em casos de nomes estrangeiros e nomes unisex. Ex: Hu Shin Pen,
Iracy, Irany, etc.
- Todas as informaes pertinentes: se h valet e o valor, se h
escadas, lojas em que esto as listas de presentes, endereos para
entrega de presentes, e quaisquer outras informaes
importantes.
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Protocolo e Cerimonial
Em primeiro lugar, importante definirmos o que Cerimonial e
protocolo, segundo o livro Cerimonial e Protocolo de Ana Lukower:
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O cerimonial flexvel, o protocolo lei.
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Faria Wolff e Casamentos sem frescura de Claudia Matarazzo a
orientao que a noiva deve entrar ao lado direito do pai, j nos livros
Manual da noiva de Carrie Denny, Chique e til de Fabio Arruda e
Wedding Planner for Dummies de Marcy Blum e Laura Fisher Kaiser a
orientao que a noiva entra ao lado esquerdo do pai, no livro Casar
do planejamento a celebrao em grande estilo de Vera Simo e RSVP
Realizar Eventos Verdadeira Paixo de Roberto Cohen ambos concordam
que no existe um lado correto para a entrada da noiva, mas h um
consenso geral de que no altar a noiva deve se posicionar do lado
esquerdo do noivo (porm em algumas religies como o judasmo o
correto o lado direito).
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o que dita as regras de etiqueta, outros j preferem que seja o brao
esquerdo, pois acreditam que a noiva a nica mulher que deve entrar
do lado direito.
Cerimonial de 15 anos
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No cerimonial tradicional que incluem o bolo vivo*, o cerimonial
elaborado da seguinte forma:
-Entrada do prncipe;
-Entrada da aniversariante;
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Este se trata do cerimonial bsico, em alguns casos a aniversariante inclui
a troca do sapato, entrega da boneca e outros.
*Bolo vivo: se trata dos 15 casais que estaro portando uma vela para que a aniversariante possa
apagar durante a celebrao.
Recepo
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onde as recepcionistas devem marcar aqueles que estiveram presentes,
pode ser feito manualmente ou de forma informatizada;
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todos os presentes recebidos e etiqueta-los seria interessante possuir na
recepo sacos ou caixas onde os presentes possam ser colocados e
lacrados por questes de segurana, em especial nas festas de quinze
anos em que as aniversariantes recebem presentes pequenos e valiosos
- como joias - que podem ser perdidos com facilidade.
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Segurana em eventos
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de sada devem estar muito bem sinalizadas e desobstrudas, marcadas
com tinta fosforescente e de fcil identificao, com sinais padronizados
e em linguagem convencional;
-Nas sadas dever ser montada uma operao de triagem para conduzir
feridos, orientar pessoas e abrigar crianas perdidas, alm de organizar
o atendimento mdico. Estas pessoas devem ser preparadas
psicologicamente, uma vez que entrar em contato com um pblico
nervoso, histrico, ferido ou at presenciando bitos;
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-A evacuao deve acontecer utilizando as rotas pr-definidas. Os
operadores devem orientar para que o fluxo do caminhar das pessoas
seja mantido constante, evitando correrias e pnico. Os portadores de
deficincia devero ser conduzidos por rotas exclusivas, evitando
colises em cadeiras de rodas ou atropelamentos pelos mais afoitos.
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Relatrio Ps evento
Este relatrio deve ser entregue ao cliente como o nome j diz aps o
evento, nele deve constar as seguintes informaes:
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Parte 4 Informaes gerais
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Cardpios
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Coquetel composto de canaps e salgados variados, pode ser servido
a qualquer hora do dia, deve ser rpido em mdia duas horas de durao,
se for durar mais que isso pode se incluir um prato quente (variaes
finger food ou menu degustao).
Jantar composto dos mesmos itens do almoo, deve ser servido aps
as 18 horas.
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cardpio ideal para eventos com grandes circulaes de convidados a
p.
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Servios em A&B
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No servio inglesa direto o garom serve o convidado com o alimento
que est disposto na travessa utilizando o alicate (garfo e colher),
diretamente da travessa para o prato. No servio inglesa indireto
utilizado o gueridn (mesa auxiliar ou carrinho), o garom apresenta o
alimento que est na travessa ao convidado e logo aps retorna a
travessa ao gueridn e se utiliza o prato vazio que tambm se encontra
nele para servir ao convidado.
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Trajes
Esporte o traje mais informal, porm no tem nada a ver com roupa
de academia, mas sim aquele que usamos no dia a dia para trabalhar.
Nos homens dispensa palet e gravata e a camisa pode ser de manga
curta, permite o uso de calas jeans e os sapatos podem ser tanto
mocassins como sapatnis.
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so bem vindos porm no obrigatrios, as mulheres podem subir o
tamanho do salto e abusar do pretinho bsico.
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Gala Traje formal no caso dos homens o uso de casaca ou fraque e
os sapatos podem ser de verniz. As mulheres usam vestidos longos de
cauda.
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Religies
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Personalizao
Para criar eventos personalizados necessrio seguir alguns passos,
que serviro de orientao, so eles:
- Defina de seu cliente clssico, tradicional ou moderno (Elabore uma
apresentao/teste);
- Faa uma entrevista detalhada (levando em considerao profisso,
famlia, histrias da infncia e etc.);
- Defina em conjunto com o cliente um tema;
- Busque informaes sobre o assunto (leia livros, assista filmes, visite
lugares e etc.)
- Faa um projeto detalhado (que pode ser mudado durante o
planejamento do evento)
- Trabalhe em conjunto com os parceiros/fornecedores.
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Concluso
com muita alegria que finalizo esse livro e completo mais uma etapa
em minha vida, foram anos de estudo e planejamento e alguns meses
colocando tudo o que aprendi no papel, mas com certeza foi algo muito
prazeroso que pretendo continuar a fazer atravs do meu blog e dos
artigos em jornais, sites e revistas.
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Bibliografia
Vieira, Eleanara Vieira de/ Candido, Indio Recepcionista de eventos:
organizao e tcnicas para eventos Educs, 2002
Arruda, Fabio Chique & til: Como organizar e como frequentar
eventos ARX, 2006
Wolff, Maria de Lourdes de Faria Marcondes Cerimonial de casamento
WB Editores
Blum, Marcy/Kaiser, Laura Fisher Wedding Planner for dummies
Wiley Editora Wiley
Denny, Carrie Manual da noiva: Um guia prtico e completo para
organizar sem estresse, o casamento dos seus sonhos Editora Gente
Simo, Vera Casar: do planejamento a celebrao em grande estilo /
com Anna Costa e Lcia Barros - Editora Mescla
Matarazzo, Claudia Casamento sem frescura Editora Melhoramentos
Cohen, Roberto RSVP realizar sonhos: verdadeira paixo Editora
3RStudio
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A Autora
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