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Farmacia prctica
INFORMTICA

Manejo de archivos PDF

L os archivos PDF (portable document format) se han convertido en
un estndar para la distribucin e intercambios seguros y fiables
de documentos electrnicos. Slo para referirlo al campo farmacu-
Figura 1

tico podemos sealar que es el formato estndar para el envo elec-

trnico de aprobaciones de frmacos de la FDA estadounidense.

Caractersticas de los archivos PDF

Mantenimiento del aspecto y de la integridad de los documentos
originales.
Posibilidad de compartir documentos con cualquier persona, que
los podr abrir con el software gratuito Adobe Reader, disponible
en: www.adobe.es/products/acrobat/readstep2.html
Capacidad de bsqueda de palabras, marcadores y campos de da-
tos en los documentos.
El aspecto de un documento PDF es el de la figura 1. Aparte de las
habituales funciones de abrir, guardar, imprimir o enviar el docu-
mento por correo electrnico, hay unas funciones especficas que he- Figura 2
mos sealado con una letra y que a continuacin vamos a analizar:

Buscar

Cuando pulsamos encima de los prismticos, aparece la pantalla de

BUSCAR que se muestra en la figura 2. En ella podemos indicar
qu palabra o frase vamos a buscar y dnde vamos a hacerlo, slo
en el documento actual o en todos los documentos PDF de una
carpeta seleccionada. Para afinar ms la bsqueda se permite acotar-
la con otros parmetros, como podemos ver en esta figura.
El resultado se muestra con fondo oscuro y se permite copiarlo direc-
tamente en el portapapeles (herramienta que permite guardar textos e
imgenes que posteriormente podrn pegarse en otro documento).

Herramienta instantnea

Su smbolo es una cmara fotogrfica y se comporta como tal, ya

que si la pulsamos y escogemos una parte del documento, ste que-
da guardado en el portapapeles como si fuese una fotografa, listo
para pegar en otro documento.
Tambin es posible copiar toda la pantalla visualizada pulsando en
el smbolo de herramienta instantnea y realizando un simple clic
en el documento. Figura 3

Herramienta ampliar

Permite cambiar la ampliacin del documento. Si desplegamos el

men (fig. 3), aparecen tres posibilidades: ampliar, reducir y ampliar
o reducir de forma dinmica mediante el arrastre del ratn hacia
arriba o hacia abajo o girando su rueda.

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Tambin es posible cambiar el nivel de ampliacin Figura 4

mediante una miniatura de pgina. Para ello haremos
un clic en la ficha PGINAS en el lado izquierdo de
la ventana y aparecern las miniaturas de pgina (fig. 4).
Cada una de ellas representa una pgina. Localizaremos
la pgina actual y situando el puntero sobre la esquina
inferior derecha del cuadro de la miniatura lo arrastrare-
mos para reducir o ampliar la vista de la pgina.

Ajustar pgina

Para mostrar la pgina de manera que se ajuste to-

talmente a la ventana utilizaremos uno de los dos
botones, segn queramos hacer que se ajuste al an-
cho o a la altura. En el primer caso es posible que
solamente se muestre parte de la pgina. Figura 5

Para reestablecer una pgina a su tamao real desple-

garemos el men VER y haremos clic en TAMAO
REAL. El tamao real de una pgina PDF suele ser
100%, pero el autor del documento puede haber defini-
do otro valor.
Figura 6
Ampliar y reducir

Herramienta que mediante el botn + permite am-

pliar el tamao de visualizacin y con el botn re-
ducirlo. En medio se muestra este tamao mediante
un porcentaje que va cambiando al actuar sobre los
dos botones laterales. Figura 7
Tambin es posible escribir directamente un valor so-
bre esta ventana.

Rotar

Esta funcin nos permite rotar el documento hacia

la izquierda o hacia la derecha.

Comentarios y archivos adjuntos

Si hacemos clic sobre la pestaa COMENTA-

RIOS, se muestran los comentarios de un docu-
mento PDF (fig. 5).
Esta herramienta es muy til para documentos que Figura 8
tengan que revisar varias personas, ya que permite que
cada uno vaya aadiendo su propio comentario.
La lista de comentarios puede expandirse o contraerse
y se puede seleccionar uno de ellos haciendo un clic
encima o mediante los botones en forma de flecha. Al
seleccionarlo aparecer la pgina donde se encuentra y
con un sencillo clic accederemos a ella. Tambin se per-
mite responder a los comentarios.
Tambin se pueden insertar archivos adjuntos de p-
gina o de documento. Su funcionamiento es bastante si-
milar al de los archivos adjuntos del explorador.

VOL 25 NM 5 MAYO 2006 O F F A R M 147

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Farmacia prctica
INFORMTICA

Figura 9 Creacin de documentos PDF

La lectura se hace con un programa gratuito (Adobe Re-
ader), pero la misma empresa comercializa Adobe Acro-
bat, que se adquiere por unos 400 euros en su versin es-
tndar y unos 650 en su versin profesional, a lo que hay
Figura 10 que aadir un tercio de este importe para actualizar cada
versin. El pago de este importe solamente se justifica por
un uso muy elevado de este tipo de documentos. Sin
embargo, en el mercado hay programas gratuitos que nos
permiten crear documentos PDF a un nivel muy ele-
mental, pero suficiente para el entorno de una farmacia.
Concretamente, vamos a comentar dos de ellos que, co-
mo veremos, actan de muy distinta manera.

CIB PDF

Es un programa para crear documentos PDF que se

encuentra gratuitamente en www.cib.de, un sitio web
alemn. Por tanto, si no se domina el idioma alemn,
aconsejamos hacer un clic sobre la opcin inglesa (fig.
Visualizacin a pantalla completa 6). La versin gratuita es una versin bsica con algu-
nas de las funcionalidades limitadas.
Mediante este botn podemos visualizar el documen- Para instalarlo, deberemos hacer un clic encima de:
to a pantalla completa. El otro botn nos sirve para DOWNLOAD CIB PDF PLUG-IN NOW! y apare-
mostrar u ocultar la barra de herramientas. cer una pantalla (fig. 7) en la que elegiremos EJECU-
TAR. Despus de descargar el archivo nos surgir una
Botones de movimiento de pginas pantalla de instalacin como la que se muestra en la figu-
ra 8, en la que deberemos hacer un clic sobre NEXT.
Mediante estos botones podremos movernos por el Tal como vemos, en la figura 9 se colocar un sm-
documento, aunque tambin podremos hacerlo des- bolo nuevo en la barra de herramientas.
plazando la barra lateral del documento. A partir de un documento en formato Word que pre-
viamente ha sido guardado y haciendo un simple clic en
Modos de visualizacin este icono obtendremos el documento en formato PDF

Mediante estos botones podemos escoger cmo va- PDF Creator

mos a visualizar el documento: slo una pgina, pgi-
nas continuas, pginas opuestas continuas o simple- Otro sistema consiste en crear una impresora virtual
mente pginas opuestas. que convierte todo tipo de documentos en un PDF.
Si accedemos al sitio web www.primopdf.com y ha-
Figura 11 cemos un clic en DOWNLOAD NOW (fig. 10),
podremos instalar este programa, que coloca una im-
presora virtual que aparece como opcin cada vez que
hacemos clic sobre IMPRIMIR... (fig. 11).
Hay varios programas gratuitos que actan de este modo.

Conclusin
Aunque hemos visto que es fcil obtener un programa
de lectura de documentos PDF, tenemos que recurrir a
sitios webs de empresas informticas con versiones gra-
tuitas de software para crearlos, ya que los programas
comerciales resultan muy caros.

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Informtica en una pgina

Visualizacin de las propiedades

de varias unidades
C uando deseamos visualizar
las propiedades de una uni-
dad de nuestro ordenador o de las
Figura 1

unidades de la red a la que perte-

necemos, debemos acceder a MI
PC (fig. 1). Una vez hayamos ac-
cedido, deberemos hacer un clic
sobre la unidad cuyas propiedades
queremos consultar, que funda-
mentalmente son las relativas al
tamao de la unidad de almacena-
miento y a su cantidad de memo-
ria disponible. Para consultar las sobre cualquiera de Figura 2
propiedades de esta unidad, des- las unidades selec-
pus de seleccionada, haremos cionadas y esco-
clic con el botn derecho del ra- giendo PROPIE-
tn y en el desplegable que apare- DADES aparecer
ce seleccionaremos PROPIEDA- la ficha con una se-
DES. rie de pestaas.
Con la progresiva complejidad Cada una corres-
de las unidades de almacenamien- ponder a cada
to de un ordenador: discos duros unidad selecciona-
adicionales externos o internos, da (fig. 3).
memorias flash, unidades de red, Con un clic en-
etc., puede ser interesante tener cima de cada una de las pes- Figura 3
disponible con un solo clic la taas irn apareciendo sus
consulta de las propiedades de to- propiedades. Esto se manten-
das ellas para decidir, por ejemplo, dr mientras dure la sesin,
dnde guardamos los documentos aunque podemos anularlo con
voluminosos. un simple clic en cualquier
Para ello, en la pantalla de la fi- punto de la pantalla de la fi-
gura 1, manteniendo la tecla gura 2.
CONTROL pulsada, sealare- Aunque interesante para la con-
mos con el botn izquierdo del sulta de la capacidad de almacena-
ratn todas las unidades cuyas miento disponible, este mtodo
propiedades queramos controlar. tiene el inconveniente de que so-
El aspecto que tomar la pantalla lamente nos da informacin sobre
es el de la figura 2, en la que apa- la ficha GENERAL de propie-
recen enmarcadas con un crculo dades, pero no sobre el resto de
rojo todas las unidades seleccio- caractersticas que se pueden con-
nadas. sultar si se realiza con el sistema
A continuacin, con un clic clsico de consulta de unidad por
con el botn derecho del ratn unidad.

JORDI VINTR
CONTADOR DEL COF DE BARCELONA (jvintro001@cofb.net).

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