11 08 2011 Protocolo Despapelizacion GRUPO 5 B 4

Centro de Formacin Judicial Centro de Estudios Judiciales del Centro de Capacitacin y Gestin
Ciudad Autnoma de Superior Tribunal de Justicia de Judicial

Buenos Aires Chaco Dr. Mario Dei Castelli Misiones
PROTOCOLO DE METODOLOGA PARA

CAPACITACIN EN
GESTIN DE OFICINAS
JUDICIALES
Eje Temtico N 4
GESTIN APLICADA A LOS PROCESOS JUDICIALES
Gua prctica para llegar a la

despapelizacin
NDICE DE CONTENIDO
1. Naturaleza del Proyecto.....................................................................................3
2. Despapelizacin y oficina digitial .......................................................................9
3. Especificacin operacional de las actividades y tareas a desarrollar ..............14
4. Mtodos y tcnicas a utilizar ............................................................................17
5. Determinacin de plazos o calendario de actividades .....................................21
6. Determinacin de los recursos necesarios ......................................................24
7. Clculo de los costos de ejecucin y elaboracin del presupuesto ................ 27
8. Estructura organizativa y de gestin del proyecto ...........................................28
9. Indicadores de evaluacin del proyecto...........................................................34
10. Factores externos o de impacto.....................................................................36
11. Conclusiones..................................................................................................37
12. Glosario..........................................................................................................39
13. Anexos...........................................................................................................43
14. Bibliografa..................................................................................................51
Protocolo de metodologa para Capacitacin en Gestin de Oficinas Judiciales
Gua prctica para llegar a la despapelizacin
PROTOCOLO DE METODOLOGIA PARA

CAPACITACIN EN GESTIN DE OFICINAS
JUDICIALES
1. NATURALEZA DEL PROYECTO
Dentro del Plan Nacional de Reforma Judicial elaborado por el
Ministerio de Justicia de la Nacin en el ao 1998, la inmediatez es
propugnada como uno de los objetivos ms importantes del sistema
judicial, la que puede traducirse como primera aproximacin en ver al
juez, quien adems de su presencia deber dar respuesta al conflicto en
tiempo y forma.
Es por ello que la eficiencia se convierte en el factor legitimante de
la actuacin de los poderes pblicos, en aras de brindar una respuesta
adecuada al justiciable, anclada en la calidad como principio bsico o
rector, cualidad que debe estar presente tanto en el producto final como
en todas las etapas desarrolladas para llegar a aquel.
En pleno siglo XXI al desarrollar los posibles cambios que debe
enfrentar la justicia en aras de ofrecer un servicio de mayor calidad, no
puede estar ausente la incorporacin de herramientas o productos de las
Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones (TICs), tales como el
expediente digital, las comunicaciones y el domicilio electrnico, la
aplicacin de firma digital y otras medidas tendientes a desarrollar un
-5-
proceso paulatino y racional de despapelizacin. En el presente Protocolo
intentaremos establecer algunos caminos a seguir para llegar a dicho
objetivo.
Consecuentemente a travs del presente Proyecto se intenta
brindar a las Escuelas Judiciales un Protocolo de Actuacin que tenga
como objetivo introducir a la capacitacin en gestin en las oficinas
judiciales, basada en tres pilares bsicos a los efectos de posibilitar el
cumplimiento de este objetivo: a) aplicacin de los principios
organizacionales de gestin; b) desarrollo y uso de nuevas tecnologas; y
c) capacitacin de los recursos humanos.
La incorporacin de tecnologa debe hacerse a travs de una
adecuada planificacin que conlleve un fuerte componente de
capacitacin y soporte tcnico.
Ahora bien, aun con una planificacin adecuada, esta herramienta
por s sola no ser suficiente para dar solucin a todos los problemas,
pues el proceso de transformacin organizacional y de gestin que deben
llevar adelante los Poderes Judiciales debera ser simultneo a la
incorporacin de dicha tecnologa.
Ahora bien, la diversidad de realidades y organizaciones existentes
en los Poderes Judiciales de Argentina, nos hace proponer a travs de
este Proyecto solo lneas generales de actuacin para Centros y
Escuelas Judiciales, de modo que stas puedan acompaar y/o liderar los
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procesos de cambios organizacionales - y legales de corresponder- y su
posterior implementacin.
Para que el papel pueda ser sustituido por las tecnologas de la
informacin y de la comunicacin es necesario tambin un proceso de
adecuacin legislativa en cada una de las Provincias, varias de las cuales
ya lo han encarado, o estn en camino para incorporar, entre otros
instrumentos de las TICs la Ley 25.5061 - llamada de firma digital- y su
reglamentacin; el expediente digital, las comunicaciones y el domicilio
electrnico, en lnea con lo previsto por la ley 26.6852.
Este proceso a los efectos de implementar los cambios, deber
hacerse en forma gradual, y variar segn la disponibilidad de medios de
cada Provincia y de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires, y de modo tal
que vincule las estructuras organizacionales que cada Poder Judicial
tenga en materia de gestin, capacitacin e informtica.
Por ello la Planificacin de cada Centro o Escuela deber
formularse en conjunto con las dems dependencias judiciales
encargadas de los sistemas tecnolgicos de apoyo a la funcin
jurisdiccional, a fin de colaborar proponiendo cules deberan ser las
estructuras encargadas de llevar adelante y monitorear esas tareas.
1
Sancionada el 14/11/2001 y publicada en el Boletn Oficial del 12/12/2001
2
Sancionada 01/06/2011 y publicada en el Boletn Oficial del 07/12/2011, por la cual se autoriza la
utilizacin de expedientes, documentos, firmas, comunicaciones, domicilios electrnicos y firmas
digitales en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial de la
Nacin, con idntica eficacia jurdica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales.
-7-
1.1. Objetivo general del proyecto
El objetivo general de este Proyecto es Capacitar en Gestin a
Magistrados/as, Funcionarios/as y Empleados/as del Poder Judicial,
Ministerio Pblico Fiscal, de la Defensa y Asesora Tutelar que integran
las Oficinas Judiciales y administrativas que contribuyen con la labor
judicial , a travs de un anlisis que conlleva una visin crtica y
constructiva del sistema judicial y sus interrelaciones, tendiente a
transformar las prcticas judiciales de los procesos legales, utilizando al
mximo posible los medios tecnolgicos. Paralelamente se le
proporcionarn las herramientas necesarias para la elaboracin de
diagnsticos en unidades judiciales o administrativas, con el objetivo de
generar una nueva forma de trabajo. Se proponen los caminos para su
implementacin y el desarrollo de un liderazgo conducente al logro de
tales fines.
La propuesta consiste en el desarrollo de una secuencia lgica que
parte de la aplicacin de los principios que rigen las organizaciones en
materia de gestin de las oficinas judiciales y administrativas, a las que se
propone trabajar en primer trmino con la estandarizacin de procesos y
documentos. Esta estandarizacin tiene por objeto la economa de tiempo
y esfuerzos, y favorecer una organizacin administrativa permeable a la
coordinacin de tareas entre los integrantes de los equipos de trabajo,
-8-
teniendo como objetivo en todo momento el manejo y la optimizacin de
la incorporacin y uso de las nuevas tecnologas.
LA META A ARRIBAR SER ENTONCES LA OFICINA JUDICIAL
ORGANIZADA EN BASE A PAUTAS DE GESTIN DE CALIDAD,
ADECUADAMENTE INFORMATIZADA QUE LLAMAREMOS OFICINA
JUDICIAL DESPAPELIZADA (OJD)
1.2 Objetivos especficos del Proyecto
Los objetivos especficos del presente proyecto son:
Generar una actitud proclive a la identificacin de los problemas,
bsqueda de soluciones y exitosa ejecucin;
Mejorar las habilidades y competencias de quienes deben
participar en el proceso de transformacin de la Justicia, en: tcnicas de
gestin y administracin judicial, estadsticas;
Perfeccionar la capacidad de liderazgo para generar procesos de
cambio e innovacin en las organizaciones judiciales - y administrativas
que contribuyen a la labor jurisdiccional-;
Favorecer la adecuada utilizacin de herramientas tecnolgicas en
las prcticas de uso cotidiano, y a la vez fomentar la exploracin de
nuevos dispositivos, procesos y secuencias de instrucciones;
Elaborar un Manual de Coordinacin de Tareas y un Instructivo
-9-
de Gestin aplicables a Oficinas Judiciales -o administrativas-.
Asimismo, a los fines de planificar lo que enunciamos como
objetivo general del proyecto, que es la capacitacin de todos los/as
integrantes de los poderes judiciales, y que dicha capacitacin posea un
enfoque de gestin de calidad e incorporacin de TICs ha de tenerse en
cuenta:
Cmo se opera con diversos procedimientos, utilizando los equipos
y programas informticos;
Qu problemas podran resolverse con mayor eficiencia mediante
la aplicacin de esos nuevos procedimientos y dispositivos.
Tanto el proceso de capacitacin en principios organizacionales de
gestin administrativa como para la introduccin de TICs, deben apuntar a
la formacin de nuevas competencias en un marco cultural emergente,
que ser radicalmente diverso del derivado de las tecnologas de la
imprenta atadas al soporte papel.
Consecuentemente este proceso de capacitacin debe:
Llevar a comprender tanto la lgica de funcionamiento de los
dispositivos, adoptar criterios para utilizarlos apropiadamente y adquirir las
destrezas necesarias para manipularlos de ser necesario.
Evaluar el efectivo impacto de las innovaciones de los hbitos de
trabajo en las oficinas judiciales y administrativas que coadyuvan en la
tarea judicial, a posteriori de las actividades de capacitacin.
- 10 -
Es importante destacar que para garantizar el xito de esta
transformacin de la cultura organizacional judicial es indispensable
contar con el respaldo de todos aquellos que la integran, y por ello
creemos aconsejable comenzar sta capacitacin por los niveles
superiores, haciendo hincapi en las garantas de seguridad, eficiencia y
confiabilidad de los sistemas a implementar; y cuya meta final ser la
despapelizacin de las oficinas judiciales, con los alcances ya
sealados.
2. DESPAPELIZACIN Y EXPEDIENTE DIGITAL:
Cuando hablamos de despapelizacin inmediatamente nos
viene a la mente la idea del expediente digital.
Por ello es menester tener en claro a qu nos referimos cuando
hablamos de l.
Un expediente es una recopilacin de antecedentes, actuaciones,
interpretaciones y documentos que informan acerca de la evolucin de un
asunto o proceso, pretendiendo garantizar que la informacin que ha sido
incluida no pueda ser alterada en ningn sentido, permitindose
nicamente el ingreso de nueva informacin al final del expediente.
- 11 -
Son sus caractersticas un orden cronolgico; el foliado de pginas;
la seguridad e integridad; la disponibilidad y acceso y la retencin y
salvaguarda
Bajo la expresin expediente digital pueden cobijarse distintas
implementaciones, aunque segn lo publicado en el sitio oficial de la
Corte Suprema de Justicia de la Nacin, la finalidad perseguida es
eliminar el expediente de soporte papel y reemplazarlo por un formato
totalmente digital, que otorgue mayor rapidez y transparencia en los
procesos judiciales.
Uno de los pasos de este proceso ha sido una prueba piloto de
digitalizacin de diez expedientes por tribunal, en varios juzgados civiles,
cuyo contenido puede consultarse por Internet.
Otro movimiento ha sido la implementacin de un mecanismo para
recibir escritos judiciales por correo electrnico, que habilita a los
abogados a ingresar escritos de mero trmite (artculo 160, CPCCN) y
oficios, testimonios, edictos y mandamientos para su confronte, eventual
correccin, impresin, firma y comunicacin.
Ms all de agilizar el trmite de los procesos judiciales, el sistema
tambin favorece la reduccin de los costos para las partes, pues
reemplaza el papel y permite el envo de las presentaciones desde
cualquier dispositivo electrnico sin necesidad de concurrir a Tribunales.
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En un proceso contemporneo iniciado en la justicia espaola se
ha dicho que esta se debe dirigir hacia un modelo de "justicia en red", en
el que los distintos organismos con competencias y todos los agentes
implicados compartan la informacin disponible mediante plataformas
digitales, la firma electrnica o la promocin del uso de la
videoconferencia.
Como vemos, al hablar de expediente digital podemos referirnos
en sentido estricto a un conjunto sistematizado de actuaciones, peticiones
y resoluciones, referidas a una pretensin efectuada ante un organismo
administrativo o judicial, en el que la informacin se registra en soportes
electrnicos, pticos o equivalentes, y es recuperable mediante los
programas y el equipamiento adecuados, para poder ser comprendido por
los agentes del sistema (magistrados, funcionarios, agentes, letrados,
peritos, litigantes en general). Para que este expediente digital cumpla
funciones equivalentes al tradicional expediente en soporte papel debern
implementarse mecanismos de seguridad informtica documental, tales
como la firma electrnica segura, los puertos seguros (SSL), sistemas de
auditora permanente, procedimientos de archivos digital, etc.
En comparacin con el expediente fsico, un expediente digital es
una coleccin de documentos digitales, dispuestos en un orden
preestablecido (es comn que sea en el orden en que fueron ingresados)
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y garantizando que ninguna parte o la totalidad de alguno de esos
documentos puede ser alterada, eliminada o aadida.
El aspecto de inalterabilidad e integridad de los documentos
digitales individuales es solucionado y garantizado mediante la
incorporacin de la firma digital del autor o responsable. Esta facilidad
viene a minimizar el riesgo de extravo, extraccin, sustitucin o
modificacin de partes de los documentos que forman el expediente
electrnico.
Agregamos que esto es aplicable a la filmacin y grabacin de
audiencias, vistas de causas, declaraciones testimoniales, y an las
actuaciones a distancia mediante videoconferencias.
La digitalizacin de la correspondencia entrante en papel (sin los
anexos) incorpora stos documentos al flujo de trabajo electrnico interno
y a los expedientes internos digitales.
Es necesario reconocer que existirn casos en los que el
expediente no podr ser completamente digital, cuando existan
documentos, pruebas o acciones que se encuentran en medios fsicos y
que por su naturaleza no es posible realizar su digitalizacin
Otro aspecto a tener en cuenta es la relevancia de la actuacin y la
importancia de su conservacin, para no derrochar capacidad de
almacenamiento en los servidores, ya que la experiencia nos ha
enseado que determinadas actuaciones de mero trmite ocupan espacio
- 14 -
digital que siempre es escaso, y puede incrementar los costos de
implementacin.
El expediente digital debe contar con interfases que permitan
interactuar con otros sistemas de manera que la informacin introducida
en estas otras aplicaciones pueda ser accedida y alimentada
directamente al expediente sin necesidad de re-digitar datos, tanto
documentos como metadatos.
Debe respaldar las labores desarrolladas en los dems sistemas
como una memoria documental que mantenga el expediente con todos
los documentos que lo componen, en orden cronolgico y cumpliendo
todos los requerimientos de seguridad, confidencialidad e integridad
correspondientes.
Podemos decir que el objeto del expediente digital es poner a
disposicin de los operadores del sistema judicial un mecanismo
electrnico gil y seguro para la organizacin de la informacin
documental sin detrimento de su carcter probatorio.
Son objetivos especficos: contar con disponibilidad de informacin
en lnea almacenada en expedientes en formato digital; reducir tiempo
requerido para la comunicacin de la informacin escrita, su acceso y
disposicin, mediante expedientes, al implementarse stos en formato
electrnico; reducir costos de papelera y mensajera en la produccin de
documentos que se almacenarn en expedientes electrnicos; fortalecer
- 15 -
la imagen institucional del Poder Judicial al incorporar conceptos de
Gobierno Digital y dar un paso ms hacia una red de transparencia
institucional; fortalecer una cultura institucional en el manejo de
documentos electrnicos, firmas electrnicas y expedientes digitales de
cara a su incorporacin a todos los niveles del Poder Judicial.
3. ESPECIFICACIN OPERACIONAL DE LAS ACTIVIDADES Y
TAREAS A DESARROLLAR
Las Escuelas Judiciales debern dictar cursos de formacin del
recurso humano del Poder Judicial de los equipos de trabajo para el
manejo competente de herramientas de anlisis de procesos, pues, a
travs de ello se detectarn tareas y actividades que pueden ser
digitalizadas.
Asimismo, el resultado del anlisis llevado a cabo sobre los
procesos servir para el rediseo de los mismos, la adecuacin de la
normativa reglamentaria que fuere necesaria, y como investigacin base
para el desarrollo de los sistemas informticos software de
administracin y gestin de las causas judiciales y administrativas.
La tarea especfica de las Escuelas ser entonces, capacitar a
todos los agentes de los poderes judiciales para el manejo competente de
- 16 -
aquellas acciones que tiendan a una justicia ms eficaz y eficiente, y a su
vez promover que en las actividades cotidianas se implementen procesos
que promuevan la despapelizacin.
Entre las actividades a desarrollar se tendr en cuenta el resultado
de los procesos realizados. Dicha informacin ser de vital importancia
para el rediseo de las mismas actividades en el futuro, como as tambin
para adecuar la normativa reglamentaria si ello fuera necesario, y como
investigacin base para el desarrollo de los programas informticos
software de administracin y gestin de las causas judiciales y
administrativas.
Esta capacitacin debe brindarse a todos los agentes del poder
judicial, a fin que puedan participar en la resolucin de los problemas
vinculados al anlisis y rediseo de procesos, con la finalidad de que en
una etapa posterior stos puedan ser informatizados o reformulados ,
arribando a la mencionada despapelizacin.
Con esta capacitacin se busca que quien la reciba pueda:
Reconocer y describir las distintas reas o sectores de la
dependencia en la cual trabaja;
Describir y listar detalladamente la/s tarea/s realizadas en el
sector;
Describir y listar detalladamente las acciones que se cumplen para
llevar adelante cada una de las tareas,
- 17 -
Redisear procesos con espritu crtico en orden a la simplificacin
y automatizacin, para una mayor efectividad de los mismos y
satisfaccin de los usuarios del servicio de justicia.
El objetivo debe ser tal que el agente aprenda a manejar una hoja
de trabajo de anlisis y rediseo de procesos, pues ser esta herramienta
la que le permitir identificar de manera grfica aquellas actividades del
proceso que no le agregan valor, como as tambin las reas de
oportunidad para implementar acciones de mejora (simplificacin-
digitalizacin).
La mecnica de aplicacin de esta herramienta consiste en:
Diagramar el proceso y listar sus actividades;
Identificar el tipo de operacin que se realiza en cada actividad
(operacin, traslado, demora, verificacin, archivo o correccin);
Identificar adems el tiempo que se utiliza para desarrollar cada
actividad: cantidad de personas, de errores y cualquier otra informacin
relativa al proceso.
El proceso de capacitacin culminar con la gestin y
estandarizacin documental y la elaboracin de un Instructivo de Gestin
donde se plasme la totalidad de los procedimientos tcnicos y
administrativos que se llevan a cabo en la oficina como asimismo de un
Manual de Coordinacin de Tareas. En l debern indicarse
- 18 -
concretamente las tareas que debe realizar cada agente de manera
articulada con los dems, quines operarn en caso de reemplazos y
quines supervisarn las actividades.
Tanto el instructivo como el Manual debern elaborarse en forma
conjunta con los especialistas en informtica y nuevas tecnologas,
quienes habrn definido las posibilidades tcnicas de cada sistema en
particular de manera previa.
4. MTODOS Y TCNICAS A UTILIZAR
La estrategia propuesta para la enseanza de las competencias
descriptas infra - las que tendrn como objetivo que los agentes puedan
apropiarse de los contenidos y poner en juego las competencias
seleccionadas- , son las que se explicitan a continuacin con la siguiente
secuencia didctica3:
4.1 Estrategias para la apertura del mdulo
4.1.1 Presentacin de la situacin problemtica por la que
atraviesa la oficina Judicial: como nos ven como nos
3
Estas estrategias estn desarrolladas en el Anexo II
- 19 -
vemos.
4.1.2 Exploracin de ideas previas en la que se podr utilizar
como herramienta la lluvia de Ideas, la que nos
permitir:
Identificar los objetivos de un grupo de trabajo o de alguna/s
tarea/s que ese grupo realiza;
Identificar problemas y obstculos que afectan la calidad del
trabajo o al grupo en s.
Identificar problemas potenciales con intencin de tomar
medidas preventivas.
Buscar soluciones para los problemas identificados.
4.1.3. Diagrama de Causa-efecto4. La finalidad de este diagrama es
ayudar a los equipos a detectar y visualizar las diferentes
causas que confluyen en la aparicin de un problema, como
as tambin hacer una seleccin de los principales y
jerarquizarlos. A este diagrama se le conoce tambin como
espina de pescado o Ishikawa.
4.1.4. Diagrama de Causa-efecto invertida.
Este diagrama tambin conocido como espina de pescado
invertida es utilizado para proponer soluciones a las causas
identificadas como productoras de en un problema.
4
Ver su desarrollo en el Anexo II.
- 20 -
4.1.5. Planilla de Anlisis y Rediseo de Procesos.
Con esta herramienta podemos identificar de manera grfica
aquellas actividades del proceso que no agregan valor, como
as tambin las reas de oportunidad para implementar
acciones de mejora.
4.2. Estrategias para la enseanza del mdulo
4.2.1. Taller: en el trabajo de taller a los/as participantes se les
brindar elementos para:
Realizar observaciones de campo sobre el trabajo que se
realiza en una oficina para detectar tareas y describir
acciones;
Utilizar tcnicas para realizar el relevamiento de datos;
Usar la hoja de ruta para el anlisis de procesos;
Indicar grficamente y mediante smbolos cada accin
descripta.
Reconocer las tareas que agregan valor al proceso.
Reconocer y tomar una decisin con las tareas o acciones
que no aportan valor al proceso.
Establecer el camino a seguir para hacer conocer una
disconformidad con la tarea o accin del proceso.
- 21 -
4.2.2. Trabajo en grupo para lograr la:
Integracin entre pares.
Promover la posibilidad de compartir experiencias y
conocimientos.
Emplear estrategias para gestionar la calidad del proceso y
del producto.
Con respecto a los intereses y propsitos los integrantes del
grupo, stos deben tener en claro la situacin que van a
analizar, a los efectos de que en forma conjunta produzcan
un proyecto de rediseo.
4.2.3. Capacitacin en nuevas Tecnologas donde se deber:
Introducir a las Tecnologas de la Informacin y de la
Comunicacin (TICs):
Sondear los conocimientos para desarrollar la temtica.
Capacitacin en el uso del Sistema Operativo actual:
Introducir al Entorno de Escritorio para gestionar entre
otros la Papelera de reciclaje, administrar el contenido del
Escritorio o configurar la pantalla.
Dotar de conocimientos para Explorar el contenido del
Equipo y buscar Archivos. Trabajar con ficheros y carpetas,
otorgar permisos y propietarios, copiar o mover archivos,
etc.
- 22 -
Acceder a los recursos de Red y compartir carpetas.
Profundizar conocimientos sobre las siguientes aplicaciones:
Navegador Web.
Grabador de CD/DVD.
Correo electrnico.
Herramientas Ofimticas: Manejo de un Procesador de
Textos y Hojas de Clculo para que los agentes puedan
realizar fcilmente las tareas diarias.
4.3. Actividades de cierre y de evaluacin
En relacin directa a qu se desea evaluar estar la tcnica
aplicada. Algunas de ellas pueden ser: registros, listas de cotejo,
informes, cuestionarios, etctera.
Es importante recordar que todas las tareas y los documentos a
emplear deben estar previamente determinados, y quienes participan del
proceso deben saber con antelacin si van a ser objeto de evaluacin.
Las tcnicas propuestas o sugeridas a lo largo de esta secuencia
pueden utilizarse de mantera alternativa, y alterndose su orden, de
acuerdo a las necesidades detectadas en cada oficina, pues constituyen
herramientas que deben ser seleccionadas por el equipo de trabajo o
docente en cada contexto.
- 23 -
5. DETERMINACIN DE PLAZOS O CALENDARIO DE
ACTIVIDADES
Para el desarrollo del presente proyecto se considera necesario
establecer un plazo mnimo o piso de duracin de las actividades y tareas
a desarrollar, y un plazo mximo, el que podr extenderse de entenderlo
necesario el equipo tcnico.
Es de vital importancia que todos los operadores del Proyecto
(Jefes/as de la dependencia, referentes, coordinadores, etc.) manejen el
calendario de actividades, y enven recordatorios cercanos al cierre, para
evitar desfasajes que puedan perjudicar el cumplimiento de los objetivos.
A tales fines, considerando el ao calendario judicial comprendido
en dos grandes perodos los que abarcan entre febrero y junio (Mdulo I)
y agosto y diciembre (Mdulo II), resultara conveniente dividir cada
mdulo en las siguientes etapas mensuales:
MDULO I
Cantidad de Encuentros Actividades a Desarrollar
MES DE FEBRERO
- 24 -
Un encuentro semanal Sensibilizacin e involucrar con el Proyecto

a los integrantes de la unidad judicial o
administrativa.
En este momento es cuando se deben
designar referentes en cada oficina. Para
su designacin se tomar en cuenta el
consenso del resto del grupo
- primordialmente- , como as tambin la
voluntariedad y el compromiso de los
agentes a designar.
Se capacitar en:
- Tecnologas de la Informacin y de la
Comunicacin TIC.
- Uso del Sistema Operativo actual.
MES DE MARZO
Un encuentro semanal Se proceder a realizar la etapa

diagnstica de relevamiento de
procedimientos, a travs de la
documentacin de soporte del equipo
multidisciplinario. Se explicar a cada
sector como realizar dicha tarea. En tanto
se trabajar sobre la responsabilidad de la
Direccin y/o Jefatura de la dependencia
de manera personalizada.
Se capacitar en:
- Uso de Navegador Web- Grabador de
CD/DVD - Correo electrnico.
MES DE ABRIL
Dos encuentros quincenales Se trabajar en forma exhaustiva sobre

gestin de documentacin.
Se capacitar en:
- Uso de Procesador de Textos.
MES DE MAYO
Dos encuentros quincenales Se trabajar sobre gestin de los procesos

de comunicacin, internos y externos.
Se capacitar en:
- Uso de Procesador de Textos
(continuacin).
- Uso de Hoja de Clculo.
- 25 -
MES DE JUNIO
Dos encuentros quincenales. Se establecern las bases del rediseo de

los procesos que se llevan a cabo en la
oficina, con las propuestas especficas de
cambio. Para ello se capacitar en el
manejo del proceso de cambio y se
plantearn - con sustento experiencial- las
hipotticas situaciones a afrontar.
Se realizarn actividades de repaso e
integracin de conocimientos adquiridos en
las capacitaciones sobre nuevas
tecnologas.
- 26 -
MODULO II
Fases Actividades a Desarrollar
MES DE AGOSTO
De rediseo organizacional. Se aprobarn las propuestas de cambio y

mejoras.
MES DE SEPTIEMBRE
De gestin documental y de plazos a Se elaborar el Instructivo de Gestin

travs de la elaboracin de instructivos. propio de cada unidad judicial o
administrativa.
MES DE OCTUBRE
De medicin y anlisis de procesos. Se estudiarn los resultados concretos

obtenidos.
MES DE NOVIEMBRE
De medicin de satisfaccin de usuarios. Se realizar una encuesta objetiva y

annima de satisfaccin predeterminada.
MES DE DICIEMBRE
De evaluacin de desempeo y/o Se realizar en forma individual y del grupo

evolucin de los agentes. en su conjunto.
De medicin de resultados en trminos de Se verificar el ahorro "papel y los
papel avances en la digitalizacin de procesos.
Se comprobar el manejo competente del
recurso humano de los nuevos sistemas y
tecnologas.
Se medir la reduccin de tiempo en las
distintas tareas
6. DETERMINACIN DE LOS RECURSOS NECESARIOS
Entre los recursos necesarios para desarrollar este Proyecto de
Capacitacin en gestin es necesario:
- 27 -
6.1. Recursos humanos
Formar un equipo de capacitadores multidisciplinario, los que
integrarn la Comisin de Gestin Judicial, creada o a crearse en cada
Provincia.
Estos formadores en virtud de su interdisciplinariedad debern
cubrir las siguientes reas: jurdicas, analistas de sistemas con especial
manejo de nuevas tecnologas, pedaggica a los efectos de transmitir los
conocimientos especficos, conocimiento del trabajo de la oficina judicial o
administrativa, experiencia en manejo de recursos humanos y ciencias de
la organizacin, etc.
Este equipo ser complementado con referentes o coordinadores
de cada oficina particular, quienes sern un nexo imprescindible en los
canales de comunicacin, relevamiento de datos y seguimiento de la
actividad.
6.2. Recursos tcnicos
Si bien la experiencia se realizar mayormente en el rea de
trabajo de la oficina judicial o administrativa, se requerir de un saln de
conferencias con equipamiento de sonido, Wi-Fi, proyector de videos,
filmadora, rotafolios, pizarras o pizarrones, mesas y sillas en disposicin
- 28 -
adecuada para exposiciones magistrales o la realizacin de talleres
grupales que permitan el intercambio de experiencias.
Por otro lado, el trabajo ms enriquecedor ser el que se desarrolle
in situ, es decir en cada oficina judicial o administrativa, pues ser en
cada oficina donde se pueda percibir con mayor inmediatez las
problemticas a resolver
Por ello, sin perjuicio de los recursos del saln de conferencias,
sera ptimo contar adems con computadora con accesibilidad a Internet.
6.3. Recursos didcticos
Se requerir para el desarrollo de este Proyecto material de lectura,
el que se sugiere se provea en soporte digital; videos motivacionales,
carpetas con los avances de las actividades y tareas realizadas o
proyectadas.
Este material deber versar sobre los principios organizacionales y
de gestin, para ser compartidos por los participantes,
Se recomienda el uso de la pgina web del sitio institucional de
capacitacin como canal de comunicacin.
Se fomentar el uso de foros de discusin habilitados al efecto del
intercambio de ideas pre y post reunin, y de todos los medios
tecnolgicos a disposicin en la web 2.0: correos, chat, blogs, redes
- 29 -
sociales, videoconferencias, utilizacin de Skype, etc., con el objetivo de
continuar con el proyecto fuera de los encuentros presenciales.
7. CLCULO DE LOS COSTOS DE EJECUCIN Y
ELABORACIN DEL PRESUPUESTO
La realizacin del presente proyecto supone bajos costos y
disponibilidad de fuentes de recursos, que dependern de la estructura
existente en cada Poder Judicial.
Los rubros que debe contener el referido presupuesto son:
Costo de personal: en virtud que los agentes activos sern
quienes se desempeen en las oficinas judiciales o administrativas, en
este rubro el insumo ms importante a tener en cuenta es el de los
honorarios del equipo que integrar la Comisin de Gestin Judicial, o en
su defecto que est encargado de la capacitacin.
Viticos: uno de los gastos a tener en cuenta es el desplazamiento
del personal que conforma el equipo de la Comisin de Gestin Judicial
- o quienes estn encargados de la capacitacin- a los efectos de
atender a todas las jurisdicciones de las provincias.
Material y equipo: el requerimiento en este rubro consiste en dotar
bsicamente al equipo permanente de computadoras personales y
elementos para almacenamiento como Pen Drive. Adems se debe tener
- 30 -
en cuenta el equipamiento adecuado en las aulas que se desarrolle la
capacitacin.
Gastos de oficina: papelera, telfono, insumos de computacin,
fotocopias, soportes digitales, etc.
Imprevistos: se debe tener en cuenta un 5% del total del
presupuesto de gastos en el caso que surjan imprevistos.
Se acompaa un cuadro de clculo de ingresos:
TABLA
Recursos Unidades que Valor Costo total

se requieren monetario de
de cada cada unidad
recurso
Total
8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE GESTIN DEL
PROYECTO
Una vez elegido el equipo de trabajo conforme los expresramos
- 31 -
supra, su conformacin definitiva en cuanto a la cantidad de integrantes
oscilar acorde a la problemtica de cada oficina a abordar.
Como la meta del presente Proyecto es tender a la
Despapelizacin de las oficinas judiciales y administrativas del poder
judicial, es imprescindible la introduccin de tecnologa, previa a la
reformulacin de procesos, como de la estructura organizativa que de
sustento a su implementacin, a fin de que las actividades propuestas se
desarrollen de manera sistematizada y orgnica.
En consecuencia, se deber cambiar la forma de trabajar, en tanto
y en cuanto nace la necesidad de formar para este nuevo contexto al
recurso humano, pero adems el equipo de trabajo deber rescatar
aquellos/as agentes que puedan coadyuvar a manejar adecuadamente la
natural resistencia al cambio. Paralelamente se deber formar personas
que puedan dar evidencias de habilidades, destrezas, conocimientos y
actitudes aplicados de manera integral en la ejecucin de una tarea o el
cumplimiento de una funcin.
Asimismo debe quedar en claro desde el comienzo cuales son las
funciones del personal a cargo del proyecto, determinando quin es el
responsable de cada secuencia, quin lo supervisa, en quin puede
delegarlo, etc. Se deben adems describir con precisin los canales de
informacin (a quin hay que informar, qu tipo de informacin se debe
facilitar, en qu soporte, con qu objetivo y frecuencia).
- 32 -
Al hacer referencia en el prrafo anterior a la reformulacin de
procesos y de estructuras, como asimismo a la introduccin de las TICs
para la despapelizacin de las oficinas no puede soslayarse, que todo ello
depende de una decisin de los Superiores Tribunales o Cortes
Provinciales, o en su caso Consejos de la Magistratura, quienes debern
liderar estratgicamente este cambio, para lo que se hace necesario
tomar algunas decisiones operativas -ms all de las que resulten
necesarias para el financiamiento del cambio-.
En el sentido sealado, y en aquellos Poderes Judiciales cuyo
proceso de informatizacin integral estuviera en ciernes, resultara
conveniente la creacin bajo su rbita de una Comisin Provincial de
Gestin Judicial, la que deber estar integrada por operadores de
distintas instancias y fueros, como as tambin de las oficinas
administrativas que coadyuvan a la labor judicial.
Esta comisin tendr por principal labor disear y/o actualizar el
Plan de informatizacin y gestin del Poder Judicial de cada Provincia o
de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires, el cual deber ser aprobado por
el mximo Tribunal local, o Consejo de la Magistratura, segn el caso.
Dicho plan establecer los lineamientos generales a los cuales
debern ajustarse los distintos programas de informatizacin y gestin de
las oficinas judiciales y administrativas.
Estos programas sern concretados a travs de proyectos, los
- 33 -
cuales describen en forma concreta las acciones y tareas para llevar
adelante el objetivo propuesto en aquel, debiendo stos y aqullos ser
aprobados por el Superior Tribunal de Justicia o Corte respectiva, o el
rgano competente.
Organigrama
- 34 -
Como se describe en el siguiente grfico, los posibles proyectos
que pueden tener lugar en torno a un Programa de Oficina Judicial-
Administrativa Despapelizada (OJD), deben ser parte integrante de un
plan mayor que defina la misin, visin y valores del Poder Judicial en la
era de la informacin para una mejor prestacin de los servicios.
Como dijimos anteriormente cada proyecto deber definir acciones
y tareas para su concrecin. Entendemos que al momento de formularlo
es conveniente tener presente las nuevas directivas de REFLEJAR
vinculadas a los contenidos curriculares de los cursos a dictarse en las
Escuelas y Centros de capacitacin judicial, segn las cuales es
necesario realizar un planeamiento didctico preciso, en lo que la
formacin debe tender a realizarse por competencia situada o
contextualizada.
- 35 -
9. INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROYECTO
Los indicadores son los instrumentos que permiten medir la
progresin hacia las metas propuestas y deben reunir las siguientes
condiciones:
Independencia: Debe tener un indicador propio para cada objetivo
fijado, en lo posible por etapa claramente diferenciables.
Validez: deben medir lo que se pretende medir. Deben reflejar los
efectos del proyecto.
Accesibilidad: Establecimiento de indicadores cuya informacin
necesaria (datos) se pueda obtener fcilmente.
Verificabilidad: Debe ser posible de verificar o comprobar de
forma emprica los cambios que se van produciendo con el proyecto.
A los fines de posibilitar las tareas de evaluacin del presente
Proyecto institucional se han de diferenciar cuatro etapas fundamentales:
1. Evaluacin diagnstica inicial: Es previa a la ejecucin del
Proyecto. Se estudia en profundidad la situacin real de la oficina, la que
comprende un anlisis de la dotacin de recursos humanos, el medio
fsico en que desempean las tareas, los recursos tecnolgicos
disponibles, el software, etc. Se explicar a los integrantes de la oficina
los objetivos y modalidad del proyecto, buscando que todos/as se
- 36 -
involucren en l. Se trabajar sobre indicadores de gestin, de carcter
medible y auditable, basados en mtodos estrictamente cuantitativos y
estadsticos, los que sern previamente elaborados por los integrantes del
equipo multidisciplinario idneo en la materia.
2. Auditoras internas de gestin y no conformidades: Se
conformar otro equipo de trabajo que haga las veces de controlador de
las operaciones a realizarse, la que deber desempearse con intervalos
de tiempo preestablecidos (ver calendario) a fin de establecer con
claridad las no conformidades, es decir aquellos procedimientos
implementados que no han dado los resultados esperados para su
rediseo y adaptacin.
3. Medicin de la satisfaccin de los destinatarios del servicio
judicial: Se deber colectar sistemticamente y analizar estadsticamente
la informacin relacionada con encuestas de satisfaccin a los/as
usuarios, los que debern estar determinados desde la etapa inicial para
su correcta identificacin. Esto implicar asimismo, que se brinde
respuesta adecuada a los reclamos y sugerencias de tales destinatarios,
o bien se den las explicaciones de los fundamentos por los cuales se
mantienen esos procedimientos.
4. Evaluacin del desempeo del personal de la unidad judicial: Se
establecern indicadores cuantitativos de desempeo por perfiles de
competencia de cada puesto de trabajo, debiendo tambin definirse y
- 37 -
ejecutar los medios posibles para reconocer el mrito y buen desempeo
de los agentes, como as tambin dotar al sistema de herramientas
como las medidas disciplinarias u otras- para el caso de incumplimiento
de los objetivos consensuados y deseados.
Todos estos elementos en cada una de las etapas deber ser
objeto de una evaluacin global y final del proyecto, a lo que ha de
sumarse la sustentabilidad en el tiempo, con una fuerte impronta del
principio de mejora continua y permanentes revisiones internas y
acompaamiento del equipo multidisciplinario.
10. FACTORES EXTERNOS O DE IMPACTO
Deben considerarse los factores externos significativos sobre los
cuales la administracin o direccin del proyecto puede no tener ningn
tipo de control, pero que resultan esenciales para el xito.
Entre los principales factores externos que pueden incidir en toda
Capacitacin en gestin de una oficina judicial-administrativa tendiente a
lograr la despapelizacin, debe tenerse en cuenta la garanta de la
continuidad del servicio, mientras dure este Proyecto. Debe tenerse en
cuenta al respecto que al incorporar cambios, ello puede provocar ciertos
efectos de desconcierto o problemas de comunicacin con los usuarios
externos, pero esto no debe ser bice para su continuidad.
- 38 -
Por ello es imprescindible y parte del Proyecto que se anoticie a
los citados usuarios externos que se est trabajando en un Plan de
mejoramiento en miras a una mejor y mas eficiente justicia.
Sabemos que la ejecucin de todo Proyecto, al desarrollarse a lo
largo del tiempo puede encontrarse con algn cambio en el plantel de
agentes y/o Jefes/as de la dependencia. Ello no ha de modificar el
Proyecto original, dado que lo que se pretende es una labor colaborativa
en pos de la oficina y no de una persona.
11. CONCLUSIONES:
En el presente Proyecto proponemos continuar transitando el
camino de la capacitacin en gestin en las oficinas judiciales -y
administrativas que le sirven de soporte- de los Poderes Judiciales, en
base al Protocolo de Actuacin sugerido como punto de partida para el
anlisis y rediseo de los procesos que se llevan a cabo desde adentro de
dichas oficinas. Para ello se propone tener en cuenta que los
protagonistas son los integrantes de cada oficina, quienes trabajando
mancomunadamente con un equipo tcnico que vincule
interdisciplinariamente las reas de informtica, gestin y de los recursos
humanos, ofrecern las posibles soluciones a los conflictos y cambios
planteados.
- 39 -
Mediante un proceso gradual de estandarizacin de procedimientos
y documentos, se podr de forma organizada eliminar el soporte papel y
digitalizarlo - cuando corresponda- . Para ello entendemos que resultar
de suma utilidad la elaboracin de un Manual de Coordinacin de Tareas
y un Instructivo de Gestin de cada oficina, los que podrn - o no- ser
compartidos entre distintas oficinas o en el caso del rea jurisdiccional
compartirse por fueros e instancias.
La meta ser arribar a la despapelizacin, proceso que como ya
manifestramos comprende estadios previos de validacin electrnica de
los documentos y procedimientos, con regulacin legal nacional o
provincial, segn corresponda. Esta meta debe ser una meta del Poder
Judicial.
La implementacin de la despapelizacin ha de buscarse primero
en el mbito administrativo de las oficinas, para luego avanzar sobre lo
jurisdiccional interno y culminar en lo jurisdiccional externo, para lo cual
las Escuelas Judiciales han de acompaar con la debida capacitacin y
control del avance de los logros, midiendo los resultados en trminos de
reduccin de tareas, tiempo de procesos y de satisfaccin de los usuarios
Para terminar, entendemos que la despapelizacin no puede ser
un fin en s mismo, sino un proceso instrumental que nos ayude en
conjunto con otras medidas a lograr un Poder Judicial ms
transparente, que resuelva eficazmente los conflictos individuales y
- 40 -
sociales que le son planteados y que contribuya decididamente a la paz
social, con justicia y equidad.
12. GLOSARIO
ACTIVIDAD: Es el medio de intervencin sobre la realidad, mediante la
realizacin secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para
alcanzar las metas y objetivos especficos de un proyecto.
DOCUMENTOS: Es una cosa, un objeto, con una significacin
determinada, compuesto por dos elementos: un soporte material y un
mtodo de registro o conservacin de la informacin. El denominado
"soporte" es el substrato material sobre el que se asienta la informacin,
el elemento que sirve para almacenarla, a los efectos de su tratamiento
posterior, ya sea su recuperacin o su reproduccin. El mtodo de
registracin es cualquier mtodo que permita conservar la informacin
sobre un soporte material. As cumple esta funcin el dibujo sobre una
tela, la grabacin de sonido en una cinta magnetofnica, la fijacin de una
imagen en una filmina, y por supuesto, la escritura sobre papel. Similar
funcin cumplen los impulsos digitales sobre un soporte electrnico u
ptico, que mediante los medios tcnicos necesarios (hardware y
software) permiten la recuperacin de la informacin en modo inteligible
para un ser humano.
- 41 -
EXPEDIENTE: recopilacin de antecedentes, actuaciones,
interpretaciones y documentos que informan acerca de la evolucin de un
asunto o proceso, pretendiendo garantizar que la informacin que ha sido
incluida no pueda ser alterada en ningn sentido, permitindose
nicamente el ingreso de nueva informacin al final del expediente. Son
sus caractersticas un orden cronolgico; el foliado de pginas; la
seguridad e integridad; la disponibilidad y acceso y la retencin y
salvaguarda.
EXPEDIENTE DIGITAL: Bajo esta expresin pueden cobijarse distintas
implementaciones, aunque segn lo publicado en el sitio oficial de la
Corte Suprema de Justicia de la Nacin, la finalidad perseguida es
eliminar el expediente de soporte papel y reemplazarlo por un formato
totalmente digital, que otorgue mayor rapidez y transparencia en los
procesos judiciales.
INDICADORES: Son los datos o conjuntos de datos que ayudan a medir
objetivamente la evolucin de un proceso o conjunto de procesos o una
actividad.
INSTRUCTIVO: Es toda aquella documentacin en la que se detalla en
forma especfica, los pasos a seguir de una prctica de gestin
determinada; se diferencia del Protocolo por su grado de detalle tcnico al
ser mucho ms especfico.
- 42 -
MEDIOS DIGITALES: Medio digital: denominamos as a todo registro
documental en un soporte electrnico, ptico o digital que puede ser
utilizado operativa en la gestin de una oficina judicial o administrativa.
MEJORA CONTINUA: Incremento paulatino de la eficiencia de las
prcticas de gestin que resulta de la implementacin con la capacidad de
mejorar la entrega de un servicio.
OBJETIVOS DE CALIDAD: Son los propsitos o metas que cada unidad
judicial se propone y plantea cumplir en un intervalo de tiempo
preestablecido.
PROCESO JUDICIAL: Por tal deber entenderse a la serie concatenada
de trmites que se realicen en las distintas oficinas judiciales, con
independencia de que se trate de juzgados u oficinas administrativas o
tcnicas, ya que la idea es que se pueda alcanzar de manera genrica a
todas ellas, con las particularidades del caso, las que sern abordadas en
contexto por cada equipo de trabajo.
PROTOCOLO: secuencia de actos, tareas, actividades, pasos y
decisiones que deben ser ejecutadas de la misma forma a fin de obtener
el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
REGISTRO: Es todo aquel formato de documentacin utilizado para
recopilar datos y presentar resultados o evidencia de los actos y procesos
- 43 -
desarrollados en la unidad judicial.
SISTEMA INFORMTICO: Conjunto de elementos interrelacionados tales
como equipos de cmputo, programas informticos requeridos para el
procesamiento de datos y de informacin y comunicacin que resulte
operativo dentro de la unidad judicial.
TAREA: Es la accin que tiene el mximo grado de concrecin y
especificidad. Un conjunto de tareas configuran una actividad.
- 44 -
13. ANEXOS
ANEXO I
ANALISIS DE PROCESOS
OFICINA/DEPENDENCIA:
SECTOR:
TAREA:
RELEV: Sr./a.
Actividad (quien hace

N O D NS t.()
qu)
REDISEO DE PROCESOS
OFICINA/DEPENDENCIA:
SECTOR
TAREA
RELEV: Sr./a:
Actividad (quien hace O D NS t. ()

N
qu)
ANEXO II
LLUVIA DE IDEAS
Lluvia o tormenta de idas (en ingls "braimstorming) es una herramienta de
trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o
problema determinado. Es una tcnica de grupo para generar ideas originales en
un ambiente relajado, aprovechando la capacidad creativa de los participantes.
Este mtodo permite promover participacin, generar entusiasmo en un
grupo de personas, as como analizar y mostrar todas las causas posibles de un
problema para su posterior solucin.
Al efectuar una sesin de lluvia de ideas en grupo, lo primero es
comprender y respetar las siguientes reglas:
Todos deben participar.
Se deben anotar todas las ideas.
Escribirlas en un pizarrn o rotafolio para que todos puedan leerlas.
No se deben criticar las ideas durante la sesin (no hay ideas tontas).
No buscar culpables, cuando se sugieran ideas de causas de problemas.
DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO
Para hacer un anlisis bsico de las causas y efectos de los problemas se
realizan los siguientes pasos:
PASO 1 Definicin del problema
Este se inscribe en el cuadro que representa la cabeza del
pescado.
PASO 2 Determinacin de los conjuntos de causas
Sobre la lnea que va al recuadro del problema, coloque como
flechas Mano de obra, Maquinaria, Mtodo, Materiales, Medio
ambiente.
PASO 3 Participacin de los integrantes del grupo en una sesin de
lluvia de ideas
Cada persona debe indicar exactamente a qu conjunto de causas
pertenece su idea.
El esquema final de la sesin de lluvia de ideas debe reflejarlas
debidamente agrupadas; de esta forma se facilitar su anlisis.
PASO 4 Revisin de ideas
Se identifica la espina con las causas ms recurrentes, y
posteriormente, se priorizarn las causas de esa espina de
acuerdo a su recurrencia.
DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO INVERTIDO
Para hacer un anlisis bsico de las causas que originan el problema, se
recomienda observar los siguientes pasos:
PASO 1 Seleccin de las principales causas del problema
Cada causa principal del problema se analiza en un diagrama
de causa-efecto. La causa se registra en el cuadro que
representa la cabeza del pescado.
PASO 2 Participacin de los integrantes del grupo en una sesin de
lluvia de ideas
Cada persona deber proponer las acciones de mejora que,
segn su opinin,
contribuyan a la solucin del problema.
PASO 3 Determinacin de las posibles acciones de mejora
Sobre la lnea que va al recuadro de la causa del problema,
coloque como flechas las acciones de mejora propuestas.
PASO 4 Seleccin de las acciones de mejora a implementar
Se selecciona la accin o acciones de mejora que se
considere(n) ms viables para implementarlas.

HOJA DE TRABAJO PARA EL ANLISIS DE PROCESOS (Ser y deber
ser)
En la hoja de trabajo para anlisis de procesos (ser y deber ser) se registra
a todas las actividades del proceso y se aplica el criterio del valor agregado, a fin
de detectar desperdicios del proceso, eliminar las actividades que no agreguen
valor, optimizar las que agreguen valor e identificar actividades donde se
presentan problemas.
Para la aplicacin de esta herramienta se utilizan diferentes smbolos que
representarn el tipo de actividad que se realiza, con los cuales analizaremos las
actividades del proceso.
OPERACIN O
TRASLADO
DEMORA D
VERIFICACIN
ARCHIVO
CORRECCIN
La mecnica de aplicacin de esta herramienta consiste en:
Diagramar el proceso y listar sus actividades.
Identificar el tipo de operacin que se realiza en cada actividad
(operacin, traslado, demora, verificacin, archivo o correccin).
Identificar el tiempo que se utiliza para desarrollar cada actividad.
Observar e identificar todas las actividades asociadas a un proceso es de
extrema importancia.
Sin embargo no es suficiente. Tambin se requieren datos cuantitativos que

expresen en forma real el tiempo, nmero de personas, cantidad de errores u otra
informacin relativa al proceso.
# ACTIVIDAD SMBOLOS MINUTOS O D

DE FLUJO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
14. BIBLIOGRAFA
COSENTINO, Guillermo Rafael, Las tecnologas del gerenciamiento y la
informacin al servicios de la transformacin del sistema de Administracin de
Justicia, ponencia presentada en el XXV CONGRESO NACIONAL DE
DERECHO PROCESAL: "Hacia el Bicentenario: Por una Justicia transparente
en el Sistema Republicano", realizado en la Ciudad Autnoma de Buenos
Aires del 11 a 13 de noviembre de 2009 , en Ponencia- Dr. Guillermo
COSENTINO - ir a juschubut.gov.ar, pagina web consultada el 20/VII/2011.
FRAGA, Pablo y Germn GARAVANO, Justicia y tecnologa, en
http://www.unidosjusticia.org.ar/archivo/FRAGA_GARAVANO_Justicia_&_Tecn
ologia.pdf, pgina web consultada el 20/VII/2011
MOLINA QUIROGA, Eduardo, Ley de expediente digitales y notificaciones
electrnicas judiciales, Diario La Ley, 22/06/2011.
NADER, Luca Isabel, Como elaborar un proyecto. Algunas precisiones
conceptuales y operativas en trono a la elaboracin y diseo de proyectos, en
http://www.egrupos.net/grupo/gestionycultura/ficheros/3/verFichero/10/elaborac
ion_de_proyectos.doc, pgina web consultada el 20/VII/2011.
PALACIOS, Samuel Gento, Marco referencial para la evaluacin de un proyecto
educativo, en www.uned.es/educacionXX1/pdfs/01-05.pdf, pgina web
consultada el 20/VII/2011.
Plan Nacional de Reforma Judicial, en

http://www.foresjusticia.org.ar/Publicacion-
detalle.asp?IdSeccion=20&IdTipoDocumento=19&IdDocumento=110, pgina
web consultada 20/VII/2011.
Programa Especial de mejora de la gestin en la administracin pblica
federal, Herramientas para el anlisis y mejora de procesos, en
http://portal.funcionpublica.gob.mx:8080/wb3/work/sites/SFP/resources/LocalC
ontent/1581/8/herramientas.pdf, pgina web consultada 20/VII/2011.
Vicerrectora Acadmica del Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de
Monterrey, El aprendizaje basado en problemas como tcnica didctica, en
www.ub.edu/mercanti/abp.pdf, pgina consultada el 20/VII/2011.

11 08 2011 Protocolo Despapelizacion GRUPO 5 B 4

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Centro de Formacin Judicial Centro de Estudios Judiciales del Centro de Capacitacin y Gestin

Ciudad Autnoma de Superior Tribunal de Justicia de Judicial

PROTOCOLO DE METODOLOGA PARA

Gua prctica para llegar a la

1. Naturaleza del Proyecto.....................................................................................3

2. Despapelizacin y oficina digitial .......................................................................9

3. Especificacin operacional de las actividades y tareas a desarrollar ..............14

4. Mtodos y tcnicas a utilizar ............................................................................17

5. Determinacin de plazos o calendario de actividades .....................................21

6. Determinacin de los recursos necesarios ......................................................24

7. Clculo de los costos de ejecucin y elaboracin del presupuesto ................ 27

8. Estructura organizativa y de gestin del proyecto ...........................................28

9. Indicadores de evaluacin del proyecto...........................................................34

10. Factores externos o de impacto.....................................................................36

PROTOCOLO DE METODOLOGIA PARA

1. NATURALEZA DEL PROYECTO

Dentro del Plan Nacional de Reforma Judicial elaborado por el

Ministerio de Justicia de la Nacin en el ao 1998, la inmediatez es

propugnada como uno de los objetivos ms importantes del sistema

judicial, la que puede traducirse como primera aproximacin en ver al

juez, quien adems de su presencia deber dar respuesta al conflicto en

Es por ello que la eficiencia se convierte en el factor legitimante de

la actuacin de los poderes pblicos, en aras de brindar una respuesta

adecuada al justiciable, anclada en la calidad como principio bsico o

en todas las etapas desarrolladas para llegar a aquel.

En pleno siglo XXI al desarrollar los posibles cambios que debe

enfrentar la justicia en aras de ofrecer un servicio de mayor calidad, no

puede estar ausente la incorporacin de herramientas o productos de las

Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones (TICs), tales como el

expediente digital, las comunicaciones y el domicilio electrnico, la

aplicacin de firma digital y otras medidas tendientes a desarrollar un

proceso paulatino y racional de despapelizacin. En el presente Protocolo

intentaremos establecer algunos caminos a seguir para llegar a dicho

Consecuentemente a travs del presente Proyecto se intenta

brindar a las Escuelas Judiciales un Protocolo de Actuacin que tenga

como objetivo introducir a la capacitacin en gestin en las oficinas

judiciales, basada en tres pilares bsicos a los efectos de posibilitar el

cumplimiento de este objetivo: a) aplicacin de los principios

organizacionales de gestin; b) desarrollo y uso de nuevas tecnologas; y

c) capacitacin de los recursos humanos.

La incorporacin de tecnologa debe hacerse a travs de una

adecuada planificacin que conlleve un fuerte componente de

capacitacin y soporte tcnico.

Ahora bien, aun con una planificacin adecuada, esta herramienta

pues el proceso de transformacin organizacional y de gestin que deben

llevar adelante los Poderes Judiciales debera ser simultneo a la

incorporacin de dicha tecnologa.

Ahora bien, la diversidad de realidades y organizaciones existentes

en los Poderes Judiciales de Argentina, nos hace proponer a travs de

este Proyecto solo lneas generales de actuacin para Centros y

procesos de cambios organizacionales - y legales de corresponder- y su

Para que el papel pueda ser sustituido por las tecnologas de la

informacin y de la comunicacin es necesario tambin un proceso de

adecuacin legislativa en cada una de las Provincias, varias de las cuales

ya lo han encarado, o estn en camino para incorporar, entre otros

instrumentos de las TICs la Ley 25.5061 - llamada de firma digital- y su

reglamentacin; el expediente digital, las comunicaciones y el domicilio

electrnico, en lnea con lo previsto por la ley 26.6852.

Este proceso a los efectos de implementar los cambios, deber

hacerse en forma gradual, y variar segn la disponibilidad de medios de

cada Provincia y de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires, y de modo tal

que vincule las estructuras organizacionales que cada Poder Judicial

tenga en materia de gestin, capacitacin e informtica.

Por ello la Planificacin de cada Centro o Escuela deber