PLAN DE EVALUACIN DE PROCESOS LOGSTICOS

JULIO CESAR MICOLTA VALENTIERRA

SENA

CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECO TURISTICA

REGIONAL MAGDALENA

GESTIN LOGSTICA (1017082) RUTA (402084)

BUENAVENTURA

2017
 PLAN DE EVALUACIN DE PROCESOS LOGSTICOS

JULIO CESAR MICOLTA VALENTIERRA

INSTRUCTOR:

RICARDO ALFONSO CHINCHILLA IBARRA

SENA

CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECO TURISTICA

REGIONAL MAGDALENA

GESTIN LOGSTICA (1017082) RUTA (402084)

BUENAVENTURA

2017
En una poca donde la globalizacin es el comn de todas las empresas
resulta vital generar las medidas necesarias para alcanzar la
competitividad, e indiscutiblemente resulta cada vez ms notorio que uno
de los requisitos indispensables para lograrlo es mejorar el manejo
logstico de la empresa, con el fin de conseguir situar los productos en
manos de los clientes de forma cada vez ms rpida, ms ajustada a su
demanda y con menores costes.

Ya habiendo identificado estas falencias, las empresas actualmente

dentro de su presupuesto de inversin han destinado un rubro destinado a
gestionar los vnculos entre las diferentes actividades que comprende la
red de distribucin de materiales y productos con sus canales ,
logrndose de esta forma conectar los tres grandes centros de actividad
empresarial: aprovisionamiento, produccin y distribucin a losclientes.

A s pues, la empresa actual tienen grandes posibilidades de mejorar su

eficiencia centrando sus esfuerzos en la planificacin y el control de todas
las actividades ligadas a la obtencin, traslado y almacenamiento de
materiales y productos, desde la adquisicin hasta el consumo,
manejndolo todo como un sistema integrado.

En la medida que las empresas logren llevar a cabo la logstica integral y

su adecuada gestin, pueden garantizar que tanto los productos y
servicios que se manejen estn en los lugares que le corresponde, en el
momento preciso y en las condiciones preestablecidas por el clientes
(es), gracias a la adecuada coordinacin y enlace del mercado, los
canales de distribucin, las actividades operativas y el aprovisionamiento
de la empresa. Con estos argumentos es que se puede hoy en da
puntualizar a la logstica como un medio de mucha importancia en el
alcance de la competitividad organizacional.
Es por esto la importancia de planificar la implementacin paulatina y estructurada
de un proceso de manejo de las actividades logsticas. Cambios que incluyen la
integracin de las actividades de orden puramente logstico (obtencin, traslado,
almacenamiento, etc) bajo la responsabilidad de un departamento como tal. En lo
sucesivo este departamento de logstica estar en la obligacin de coordinar
actividades que en principio son propias de departamentos diferentes, como
costes y servicio al cliente.

Antecedentes y objetivo

El Instrumento de Evaluacin de Sistemas Logsticos (IESL), uno de los dos

instrumentos de recoleccin de datos (junto con instrumento de Evaluacin de
Indicadores Logsticos) es utilizado para evaluar un sistema logstico y su entorno.
El IESL, un instrumento de diagnstico y de monitoreo, puede usarse para realizar
una evaluacin anual o como parte integral del proceso de planificacin del
trabajo. Los datos recolectados usando el IESL se analizan para identificar
problemas y oportunidades y, en base a ellos, es usado para delinear una
evaluacin ms profunda y/o las intervenciones apropiadas.

Puesto que las evaluaciones utilizando el IESL se realizan y se analizan en aos

sucesivos, los resultados pueden ser usados para monitorear y mejorar el
funcionamiento del sistema; y para proporcionar datos esenciales que puedan
identificar los puntos fuertes y los puntos dbiles de la disponibilidad asegurada de
insumos en un pas. Tanto las cadenas de suministros pblicas o privadas pueden
utilizar el IESL.

Ventajas

proporcionar a las partes interesadas una visin amplia de todos los

aspectos de un sistema logstico
usarse como un instrumento de diagnstico para identificar problemas y
oportunidades en logstica y en disponibilidad asegurada de insumos
aumentar el nivel de conciencia colectiva y la pertenencia del desempeo y
de los objetivos del sistema para un mejorar
ser usada por el personal del pas como instrumento de monitoreo (para
aprender y mejorar continuamente el desempeo del sistema)
proporcionar datos para la planificacin del trabajo.
Descripcin del proceso

Perodo/Ciclo de evaluacin

El IESL puede aplicarse anualmente o, segn lo acordado dentro de los pases

seleccionados, idealmente debe ser realizado dentro de los tres meses previos a
la planificacin del trabajo o los ejercicios de planificacin estratgica.

Recoleccin de datos

Existen dos mtodos de recoleccin de datos

1 grupos de discusin (mtodo preferido) incluyendo ya sea (a) un grupo de

discusin a nivel central y otro a nivel inferior (por ejemplo, representantes
de distrito) o (b) un grupo de discusin conjunto compuesto por
participantes de nivel central y de nivel inferior; planeando realizar, como
mnimo, un grupo de discusin de personas del nivel central
2 como una gua para realizar las entrevistas a los informantes claves tanto a
nivel central como en los niveles inferiores.

Anlisis de Datos y Recomendaciones para el Plan de Trabajo

El anlisis de los datos y el desarrollo de las recomendaciones y de un plan de

trabajo deberan efectuarse inmediatamente despus de la recoleccin de la
informacin. A fin de desarrollar y dar prioridad a un conjunto de objetivos e
intervenciones que respondern a los problemas que surgieron durante el ejercicio
del IESL, este proceso ha de incluir un repaso minucioso de las fortalezas y
debilidades del sistema.

Aprendizaje Anual y Mejora del Desempeo

A fin de medir el progreso, los resultados del ao en curso y del ao anterior han
de ser comparados cada ao. De la misma manera, los resultados de las
intervenciones y las suposiciones en cuales se basan han de examinarse para que
esta experiencia pueda ser aplicada al plan de trabajo del siguiente ao.

Investigacin Preparatoria

Algunos aspectos del IESL han de ser investigados antes de empezar las
discusiones en grupo o las entrevistas. La informacin obtenida ha de ser
presentada y validada durante curso de la evaluacin.
Seleccin del mtodo de recoleccin de datos

Con los aportes de los gerentes del programa y contrapartes en el pas, ser
necesario ponerse de acuerdo en cuanto a qu mtodo utilizar.

Grupos discusin grandes puede necesitar sesiones que duren de un da a un da

y medio para obtener la magnitud y fondo requeridos de los datos y para proveer
una oportunidad adecuada de participacin para todos. Si el trabajo de
planificacin forma parte del ejercicio, se tendr que extender el tiempo necesario
para las sesiones.

El uso del IESL como gua para las entrevistas con los informantes clave puede
tomar hasta dos semanas o ms debido al tiempo que se necesita para programar
y realizar mltiples entrevistas con las personas que tienen conocimiento sobre los
muchos de los componentes del sistema logstico.

Opcin 1: Grupos de discusin

Separe los grupos de discusin del nivel central y de los niveles inferiores

Nivel central: Esta sesin de grupo ha de incluir aproximadamente 10-25

participantes. Este grupo de discusin es el requerimiento mnimo al utilizar este
mtodo de recoleccin de informacin.

Nivel inferior: Si la seleccin de productos, la estimacin, la adquisicin y la

estructura organizacional se definen y se aplican al nivel central, entonces
solamente siete de los 11 tpicos del IESL tendrn que estar representados de los
niveles inferiores. Si estas funciones estn descentralizadas a uno de los niveles
inferiores, las personas que tengan este conocimiento han de ser incluidas. Esta
sesin debe incluir representantes que tengan ese conocimiento.

Opcin 2: Entrevistas con los informantes clave

Con esta opcin, utilice el IESL como una gua de entrevista para recolectar datos
de los informantes clave. Debido a que este mtodo implicar entrevistar a
numerosas personas, el (los) entrevistador(es) tendr(n) que consolidar y
reconciliar los resultados en un solo informe final de evaluacin. Para asegurar
que todos los temas son cubiertos, todo este proceso puede tomar una semana o
ms, dependiendo del nmero de personas que necesiten ser entrevistados.

Una desventaja de este mtodo es que no permite una discusin de grupo entre
las personas que trabajan en diferentes reas de la cadena de suministros
(durante la fase de recoleccin de datos). Si se selecciona este mtodo, se
recomienda tener una reunin con las partes interesadas para presentar y
comentar los resultados de la evaluacin. Un ejercicio de grupo participativo puede
tambin usarse durante la etapa de anlisis de datos del IESL.
Para monitorear los resultados en el tiempo, conviene concentrarse en las
prcticas que tengan la mayor influencia sobre el desempeo y prcticas medibles
del sistema logstico. La hoja de puntuacin que se muestra a continuacin y en
las pginas subsiguientes contiene un mecanismo que permite resumir los datos
en un nmero manejable de preguntas que, en su totalidad, proveen una idea
general del sistema logstico. La hoja de puntuacin contiene preguntas esenciales
para las 11 secciones del IESL, instrucciones en cuanto a cmo puntuar y
recuadros para resumir las fortalezas y debilidades, as como las
recomendaciones generales.

Para completar la hoja de puntuacin transfiera en ella los resultados de estas

preguntas esenciales del IESL, sin olvidar las principales fortalezas y debilidades.

Para cada pregunta que tenga categoras de respuestas para los diferentes
niveles del sistema, aadan o borren un nivel dependiendo de la estructura del
sistema logstico. La calificacin total mxima para algunas preguntas y secciones
cambiar en consecuencia. Siga las instrucciones en las anotaciones a pie de
pgina para reasignar las puntuaciones apropiadamente.

Cuando el nmero de la pregunta en el IESL sea diferente del nmero de la

pregunta en esta hoja de calificacin, se proporcionar el nmero de pregunta de
la herramienta in parntesis.

La disponibilidad asegurada de los insumos se est volviendo una preocupacin

mundial, debido a la creciente escasez de recursos combinada con una mayor
toma de conciencia de la existencia y uso de los productos, lo cual crea
incertidumbre para los aos venideros, incluyendo una oferta que podra no cubrir
la demanda. El manejo adecuado de los productos de salud al recibirlos, y luego
asegurndose de que lleguen a los usuarios finales a quienes van destinados, son
elementos clave para lograr el reto de la disponibilidad asegurada de los insumos.

SECCIN I: Organizacin y Personal Puntuacin Puntuacin

Mxima
1. El nivel nacional dispone de una unidad de S No 1
administracin logstica?
Si no, conteste no en la pregunta 2, puntos a h.
SECCIN I: Organizacin y Personal Puntuacin Puntuacin
Mxima
2. Es la unidad de administracin logstica totalmente responsable de las siguientes
actividades:
a. manejo y uso del sistema de S No 0.25
informacin para la administracin
logstica?
b. estimacin de las cantidades que se S No 0.25
necesitan?
c. adquisiciones? S No 0.25

d. administracin de inventarios, S No 0.25

almacenamiento y distribucin?
e. seleccin de productos S No 0.25

f. contratacin del personal de S No 0.25

logstica?
g. presupuesto para el sistema S No 0.25
logstico?
h. supervisin y capacitacin del S No 0.25
personal de logstica?
3. Existen directrices documentadas para lo siguiente:

a. manejo y uso del sistema de S No 0.25

informacin para la administracin
logstica?
b. estimacin de las cantidades que se S No 0.25
necesitan?
c. adquisiciones? S No 0.25

d. administracin de inventarios, S No 0.25

almacenamiento y distribucin?
e. seleccin de productos? S No 0.25

f. contratacin del personal de S No 0.25

logstica?
g. presupuesto para el sistema S No 0.25
logstico?
h. supervisin y capacitacin del S No 0.25
personal?
4. Hay una posicin dedicada a tiempo S No 1
completo a la logstica a nivel central?
Si no, marque No en la pregunta 5.
5. El funcionario encargado de logstica tiene el S No 1
mismo nivel de autoridad en la toma de
decisiones que los otros jefes de unidades
operativas?
6. El sistema logstico posee de un plan S No 1
estratgico que cubra los prximos 13 aos?
(Pregunta 10)
SECCIN I: Organizacin y Personal Puntuacin Puntuacin
Mxima
7. Existen leyes y regulaciones que promuevan S No 1
la importacin o la produccin local de los
insumos de salud que se estn evaluando?
(Pregunta 15)
8. Existen leyes y regulaciones que S No 1
obstaculicen la importacin o produccin
local de los insumos de salud que se estn
evaluando? (Pregunta 16) Nota: (No = 1, S =
0)
TOTAL 11
100%

PUNTUACIN DE LA SECCIN

Puntuacin de la seccin = puntuacin total/puntuacin total mxima* 100

El Instrumento de Evaluacin de Sistemas Logsticos (IESL) puede ser usada para
realizar una evaluacin exhaustiva a nivel del sistema del desempeo de un
sistema logstico para cualquier programa de salud que administre cualquier
insumo de salud. La herramienta sigue el ciclo logstico (vase la Figura 1) e
incluye preguntas sobre todos los componentes del ciclo. Puede utilizarse con el
Instrumento de Evaluacin de Indicadores Logsticos (IEIL)* para proveer una
evaluacin general de la capacidad de un programa de asegurar la disponibilidad
de los insumos de salud en los puntos de prestacin de servicios (PES).

Figura 1. Ciclo logstico