PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

1.- DEFINICIN GENERAL DE PRESUPUESTO

Un presupuesto puede definirse como la presentacin ordenada de los resultados

previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propsito, esta definicin

hace una distincin entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el

sentido de que estos ltimos estn orientados hacia el futuro y no hacia el pasado.

La ejecucin y administracin del presupuesto se inicia con la revisin de

los recursos a emplearse, se debe establecer la respetabilidad y compromiso de

cada miembro del equipo de gerencia respecto a la contribucin que se espera de

la gestin, se revisarn criterios bsicos de administracin en general, resaltando

el papel de la planificacin en la consecucin de los objetivos, se ver

el proceso de planeamiento estratgico como base del negocio para llegar al

propsito del mismo en mediano y corto plazo.

Presupuestar como palabra anloga para este estudio resulta de hacer el cmputo

anticipado del costo, de los gastos e ingresos o rentas de un negocio, los

presupuestos se realizan en base al conocimiento acumulado que

la organizacin tiene de la actividad concreta de la empresa, de los cambios

y pronsticos sobre las cantidades y precios, el periodo del presupuesto se realiza

correspondiendo con el ao financiero-fiscal-contable.

2.- OBJETIVOS

Los objetivos que se pretenden lograr y controlar con la elaboracin, diseo e

implementacin de los presupuestos son los siguientes:

Obtener una gua de accin

Permite comparar lo real con lo planificado

Evaluar la actuacin de la compaa
Optimizar el empleo econmico de los recursos
Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos

3.- FUNCIN DE LOS PRESUPUESTOS

Las funciones que desempean los presupuestos dependen en gran parte de la

propia direccin de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y

el uso que hagan de los presupuestos, estn fuertemente influidos por una serie

de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con

el sistema empresarial.

De manera ideal la Gerencia espera que la funcin presupuestal proporcione:

Una herramienta analtica, precisa y oportuna.

La capacidad para pretender el desempeo.
El soporte para la asignacin de recursos.
La capacidad para controlar el desempeo real en curso.
Advertencias de las desviaciones respecto a los pronsticos.
Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
Capacidad para emplear el desempeo pasado como gua o instrumento

de aprendizaje.
Concepcin comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del

presupuesto anual.

4- LA IMPORTANCIA DE PLANIFICAR CON PRESUPUESTOS

Un presupuesto de operacin no es una herramienta perfecta, y peor an si

es la primera vez que se aplica, lo importante es darle continuidad, y a

travs de la experiencia, desarrollar presupuestos ms certeros.

En procura del bienestar de una empresa o negocio es esencial planear y

administrar minuciosamente su desempeo financiero, crear un

presupuesto es la manera ms efectiva de conseguirlo ya que dentro de

ste, se engloba y dimensiona lo que se espera ocurra dentro y alrededor

de una empresa, traducido y resumido en nmeros y bajo un umbral de

tiempo determinado.
El presupuesto, si bien es una herramienta bsica de gran importancia y

eficacia en la gestin, al ser alternado con otras herramientas de

planeacin, tiene mayor incidencia y beneficios potenciados.

Si es la primera vez que se piensa implementar el presupuesto en una

empresa, es importante que se le d la seriedad debida, dedicndole los

recursos necesarios y entre ellos posiblemente el ms importante, es el

tiempo.

En primera instancia hay que reconocer que no todas las empresas se

encuentran en una misma etapa de vida, no todas tienen las mismas

caractersticas, y adems las visiones y objetivos de sus administradores

son diferentes. Las ideas y concepciones del futuro de la empresa deben

estar necesariamente incluidas dentro del presupuesto, pues inclusive se

convierte en el resumen de lo que se espera de los cambios o continuidad

que se den. Si se busca que la gestin administrativa genere riqueza, es

an ms plausible que tenga certidumbre en su accionar y el presupuesto

permite este control.

Qu abarca un presupuesto?
Bsicamente en el presupuesto se incluir los orgenes de los ingresos

(ventas, prstamos, capitalizaciones); y las salidas (costos y gastos). Esta

informacin provendr de variado origen por lo que el desarrollo de un

presupuesto no es labor de una sola persona sino de un equipo; es

importante que exista un responsable liderando este proceso pero debe ser

consciente que la ejecucin del presupuesto es su responsabilidad de

mayor o menor forma, pero no totalmente, hay que tomar en cuenta a los

dems, por mayor o menor participacin que tengan.

Al plasmar los objetivos que se quieren alcanzar en trminos financieros, el

presupuesto debe ser realista procurando ser conservador pero sin llegar a

los extremos del pesimismo, e igualmente evitando los extremos del

optimismo. Se debe mantener el balance adecuado entre que sea un reto

realizable, para que tenga desempeo y logro en la empresa. Mediciones o

controles de qu tan cercano es el manejo de un presupuesto a su

proyeccin, son tiles para evaluar estas caractersticas.

Sobre los ingresos
La primera parte del desarrollo de un presupuesto son las ventas. Se deben

realizar proyecciones sobre las mismas, para ello se tomar como base la

informacin histrica a la cual se le ir sumando ajustes que provengan de

incluir otras variables, tanto internas (funcionamiento de granjas,

capacitacin del personal, estado de las instalaciones, etc.), como externas

(competidores, ciclo econmico, regulaciones). Es claro que no se tiene una

bola de cristal para conocer el futuro y es muy difcil, por no decir imposible,
precisar el valor monetario que generarn las ventas dentro de un ao; lo

que se busca es plasmar objetivos.

BENEFICIOS
Estas herramientas sirven para mejorar la rentabilidad de su empresa y le

ayuda a ser ms competitiva a travs de la planificacin y control

presupuestario (Plan Operativo Anual y Plan Estratgico) y del anlisis de

sus datos econmicos y financieros.

La elaboracin del presupuesto de la empresa en sus diferentes apartados

permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva,

econmica y financiera de la empresa, para el periodo planificado; lo cual

resulta de mucha utilidad para la direccin y administracin de la actividad

empresarial; y su desglose en periodos menores de tiempo, que contribuye

al control y la toma de acciones para las correcciones en caso de

desviaciones con respecto a lo planificado.

Pero adems la presupuestario, entendida como parte de la planificacin

temporal de la empresa, es el documento donde se cuantifican y

garantizan los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y

estrategias de la proyeccin a ms largo plazo de la empresa (planificacin

estratgica). Permite al empresario (asesor, mentor, responsable financiero,

) preparar los presupuestos del/os ao/s siguientes para presentar a la

direccin, accionistas, central, etc., todo esto unido a los datos contables de

ejercicios anteriores para poder mostrar las previsiones desde una

perspectiva de la evolucin de la empresa en los ltimos aos.

Permite hacer un CONTROL PRESUPUESTARIO con seguimiento de

 resultados y control de las desviaciones. De esa forma llevar la gestin

empresarial controlando si se cumplen sus previsiones.

El presupuesto es imprescindible para cuantificar los objetivos como paso

previo a su consecucin.
La participacin de todos los responsables permite obtener una informacin

de mayor calidad y coordinar los objetivos

La previsin de ventas es la base del proceso y debe ser fruto de un

anlisis detallado del producto, mercado, demanda, cambios legislativos

El cierre contable mensual en tiempo razonable permite analizar

desviaciones y emprender acciones de correccin con impacto inmediato

Anlisis de desviaciones: Es el instrumento de control presupuestario que

permite contrastar la gestin real con los objetivos

Es necesario trabajar con un objetivo claro y medir su consecucin