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2017

GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A


LA REALIDAD

JEAN PAUL SALTOS


5/22/2017
WHITE PAPER
1 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

Resumen
En el entorno tecnolgico actual, donde la nica constante es el cambio y la evolucin,
las distintas Organizaciones e Industrias han empezado a notar la importancia del
Gobierno de Informacin y la necesidad definir un roadmap de Gestin de Informacin
con enfoque holstico.

Atrs quedaron los das donde los Directores valoraban esfuerzos aislados
principalmente enfocados a Business Intelligence, reportera y analtica descriptiva,
misma que valga comentar, ya no genera el mismo valor e impacto si no es
complementada por la analtica predictiva y cognitiva.

El Gobierno de Informacin, como pasa con cualquier disciplina emergente, recibe


mltiples definiciones y especulaciones de lo que realmente es, por lo que las
Organizaciones al no saber por dnde empezar y como alinearse con esta disciplina,
realizan planteamientos poco productivos o incluso contradictorios que muchas veces
son sinnimo de "iniciativa fracasada".

Palabras Clave
Gobierno de informacin, Caso de negocio, Caso de uso, Dominio de datos

Introduccin
El paper que se desarrolla a continuacin, busca ser una gua para los usuarios de
negocio, tcnicos, consultores y organizaciones en general, que buscan adquirir un
mayor entendimiento sobre Gobierno de Informacin y tener una base para definir un
caso de negocio para justificar su implementacin ante el negocio.

Gobierno de Informacin
Por resumir y no dejar en el aire su concepto bsico, gobernar la informacin de una
Organizacin consiste en gestionar nuestros datos como si fuesen un activo corporativo,
alineando personas, tecnologa y procesos.

Pero no lo veamos tan lejano como suena su concepto, imaginemos el computador


porttil (laptop) que nos fue entregado en nuestro trabajo para uso diario, y pensemos
a alto nivel, en el proceso que pudo haber seguido para llegar a nuestras manos.

Autor: Jean Paul Saltos


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2 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

Normalmente el rea de Tecnologa realiza un anlisis de las caractersticas requeridas


corporativamente o por una Unidad de Negocio, donde define capacidad en disco,
memoria, procesamiento, etc.

Las reas de Negocio definen su requerimiento a nivel de cantidad, estndares, calidad


esperada, rango de tolerancia sobre dicha calidad, etc.

El rea de Compras inicia el proceso de adquisicin, donde define opciones de


fabricantes, modelo, proveedor, precio, etc.

El rea de Inventarios que gestiona los activos corporativos procede a registrar nmeros
de serie, nmeros de partes, accesorios, etc.

Y finalmente ya en nuestras manos, nosotros seremos los responsables de velar por la


seguridad de dicho activo, su cuidado, monitorear su funcionamiento y estado, hasta
que su ciclo de depreciacin se haya cumplido.

Cada una de las definiciones e informacin generada en el proceso del ejemplo


mencionado, se conoce como metadata o metadatos, la misma que enriquece y da
contexto a un activo.

Lo mismo sucede con nuestros datos o activos de informacin, a cada uno tendremos
que dar una definicin de negocio corporativa, tipo, clculo, estndares, polticas que lo
rigen, abreviaciones, sinnimos, responsables, custodios, calidad, rangos de tolerancia,
ciclo de vida, seguridad, etc., y dicha metadata deber ser gestionada, almacenada y
socializada en forma correcta, ya que es la que realmente genera valor a nuestros datos
y ser un facilitador para la creacin u optimizacin de procesos de mejora sobre estos.

Con la metadata responderemos preguntas como:

Qu informacin tenemos disponible? Ej: Solo datos personales? Contactabilidad?

Cul es su definicin de negocio? Ej: Que es un cliente?

Dnde se utiliza? Ej: En el reporte de ventas? En el dashboard de Call Center?

Quin lo est utilizando? Ej: Servicio al cliente? Finanzas? Ventas?

Con qu otros nombres ha sido llamado o tiene actualmente? Ej: Comprador?

Cundo se actualiz por ltima vez? Ej: Hace un mes? Hace un ao?

Cmo se relaciona con otra informacin? Ej: Con la factura por el ID del cliente

En qu sistemas se registra o existe? Ej: En el CRM? ERP? Data warehouse?

Cul es su nivel de calidad y confiabilidad? Ej: % de completitud? % de exactitud?

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3 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

Marco de alcance del Gobierno de Informacin


El Gobierno de Informacin, es el encargado de regular todas las disciplinas relacionas
con Gestin de Informacin como se muestra a continuacin en la llamada piedra
angular del Data Management:

Y cmo empezamos?
Empezar mencionando la importancia de aplicar la analoga de comernos el pastel por
partes en este tipo de proyectos, y es que efectivamente no podemos llegar y decir
desde hoy aplicamos Gobierno de Informacin en toda la Organizacin por la
complejidad que esto implicara, por eso la importancia de realizarlo con una estrategia
incremental a travs de dominios de datos.

Un dominio de datos no es ms que un conjunto de trminos de negocio y atributos que se


agrupan y pertenecen a un mismo concepto de negocio. Por ejemplo, el dominio de datos
de clientes, productos, zonas geogrficas, entre muchos otros.

Una de las preguntas habituales que recibo cuando menciono esto es Y podemos
gobernar varios dominios en paralelo? La respuesta es s, si tenemos los recursos,
entendimiento y apoyo, podemos. Es aconsejable? Depender mucho del nivel de
madurez organizacional y expectativas del programa.

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4 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

El reto
El principal reto es poder demostrar a la alta gerencia los beneficios y el gran valor
organizacional que genera un programa de Gobierno de Informacin.

Qu es un Caso de Negocio? Pues son los datos e informacin que describen la


justificacin del proyecto basado en un anlisis desde distintas aristas, este permitir
entender si los beneficios esperados compensan los costos y riesgos estimados.

Y precisamente para este fin, quiero poner a disposicin algunas consideraciones y


mejores prcticas, basadas en lectura, aprendizaje y experiencia, que a mi criterio estn
entre las ms importantes para la definicin y presentacin de un caso de negocio
robusto, y que posteriormente podran hacer la diferencia entre el xito, mediocridad o
fracaso de un programa.

1. Define la estrategia
La definicin de un caso de negocio para Gobierno de Informacin se apoya en una
correcta estrategia para presentarlo en forma atractiva y bien sustentada.

La estrategia ms acertada sin duda ser la que est ms acorde al enfoque


Organizacional y mucho depender de cmo la Gerencia asimila y valora la informacin
y el conocimiento, siendo ms puntuales, mucho depender de la capacidad
organizacional (empezando por sus cabezas) de alterar percepciones desactualizadas,
juicios de expertos y la habilidad para romper el paradigma de aqu las cosas siempre
se han hecho as.

En cualquier caso, nuestra estrategia para persuadir a los tomadores de decisiones o


decisores, estar sustentada en resaltar los beneficios organizacionales y la generacin
de ventaja competitiva, aplicando consideraciones como las siguientes:

Es mejor exponer el impacto organizacional positivo a nivel local, regional y


mundial, de la correcta Gestin de Informacin y mejora de procesos de negocio
y tecnolgicos, para luego relacionarlos con Gobierno de Informacin.

Debemos realizar todos los esfuerzos para que los decisores e incluso los
funcionarios que por su rol tienen contacto directo con ellos, tengan total
entendimiento de todo lo que comprende un programa de Gobierno de
Informacin.

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5 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

Igualmente, es importante gestionar el correcto entendimiento del programa con


otras organizaciones internas (PMO, BICC, CoEs, etc.), para evitar malos
entendidos o pugnas de poderes inexistentes.

Un caso de negocio de Gobierno de Informacin, es distinto a otras disciplinas


tecnolgicas o de negocio, en consecuencia, debera ser planteado de esta forma
y girar en torno a una necesidad organizacional, no a una herramienta o
metodologa.

Debemos entender muy bien el propsito, alcance y la meta real que perseguir
nuestro programa de Gobierno de Informacin, para posteriormente intentar
sincronizarlos con las expectativas de la Organizacin y los beneficios que
esperan obtener las reas que han demostrado mayor inters; esto tambin nos
ser til para fomentar la transparencia y gestionar la resistencia al cambio.

Dependiendo del nivel de madurez organizacional, el nombre del programa


podra influir positiva o negativamente. Por ejemplo, la palabra Gobierno
podra interpretarse como algo burocrtico en lugar de relacionarlo con la
gestin, y datos o informacin podra entenderse como una responsabilidad
del rea de Tecnologa.

Es recomendable establecer un plan de proyecto inicial de alto nivel, para en lo


posible definir entregables rpidos (hitos) que generen valor temprano a la
Organizacin y puedan hacer ms atractivo a nuestro caso de negocio.

Tendremos que decidir si la Organizacin va a utilizar consultora para la


implementacin. Un tercero puede agregar valor de muchas maneras, por
ejemplo:

Proporcionar experiencia en el sector

Hacer que el programa gane visibilidad en toda la organizacin

Entregar el mensaje a la Gerencia de manera objetiva y desinteresada

Aportar con mentoring consultivo para disminuir el riesgo de fracaso del


programa

Dar un enfoque holstico a la aplicacin de Gobierno de Informacin

Generar confianza y tranquilidad en los patrocinadores

Adicionalmente, nuestra estrategia podra valerse de casos que mencionan el fracaso o la


falta de cumplimiento de las expectativas, en proyectos de data warehouse, inteligencia de
negocios (BI), MDM, Reportera y Balance Scorecard, atribuibles a la ausencia de un Gobierno

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6 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

de Informacin y una estrategia formal de calidad de datos. Tambin existen casos de


proyectos exitosos que aseguran que al menos el 50% de la totalidad del ROI, es gracias al
Gobierno de Informacin. Para esto Google y una buena taza de caf, sern nuestros mejores
aliados.

2. Identifica el Valor sobre la Inversin


Uno de los mayores mitos es que las Gerencias y Ejecutivos de nivel C nicamente
miden el retorno de la inversin en trminos tangibles y econmicos. En la actualidad la
gran mayora de Directivos son sorprendentemente abiertos a entender la integralidad
de lo que un proyecto puede aportar, incluso los ms visionarios tienen ya formacin
relacionada a temas de Gestin de Informacin, lo que es de gran ayuda.

Esto no quiere decir que un beneficio tangible no es importante, porque lo es, sin
embargo, es obvio que, para un caso de negocio de Gobierno de Informacin, se debe
analizar el VOI (Valor sobre la Inversin) y no solo el ROI.

Inicialmente las tpicas estadsticas, infografas y papers que muestran un retorno de


inversin basado en estudios y/o anlisis de empresas regularmente extranjeras, puede
servir como base o ejemplo para un planteamiento.

Ahora, si bien toda la organizacin se beneficia de este tipo de programas, existen reas
en las que son ms visibles (Operaciones, Call Center, Tecnologa, Marketing,
Planificacin, Procesos y el segmento estratgico de la Organizacin), he aqu la
necesidad de promocionar siempre el retorno a nivel organizacional.

Algunos ejemplos de VOI a nivel organizacional:

Contar con responsables y propietarios de datos a todo nivel

Contar con definiciones de metadata a todo nivel

Entender el flujo de la metadata a lo largo de la Organizacin

Contar con reglas de gobernabilidad

Mantener un monitoreo permanente de la salud de los datos.

Contar con lineamientos claros para otros proyectos de Gestin de Informacin

Ganar transparencia en las actividades con datos en toda la Organizacin.

Contar con un marco inicial para la creacin de Centros de Excelencia (CoE) para
disciplinas como Calidad de datos, Seguridad, BI y Anlisis, etc.

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7 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

Agilidad para responder desafos relacionados con los datos.

Mejorar la eficiencia operativa

Minimizar la curva de aprendizaje del nuevo personal

Disminuir los costos de software y desarrollo

Mejorar la interoperabilidad entre lneas de negocios y grupos de trabajo

Mejorar los resultados de calidad de datos y la precisin de la reportera

Reducir la redundancia de informacin

En resumen, un caso de negocio debe mostrar un retorno del valor sobre la inversin
sustentado por casos de xito, estudios, investigaciones, consultores, artculos, entrevistas,
y en un anlisis al interior de la Organizacin.

3. Identifica los requerimientos Tecnolgicos


La tecnologa es un componente fundamental para aprovechar al mximo toda la
informacin y estructura organizacional generada de un programa de Gobierno de
Informacin. Si bien, como suelo decir en mis charlas a modo de exageracin, podemos
gestionar todo desde un Excel, este tambin tiene un costo.

Por eso a efecto del caso de negocio y caso de uso, es importante identificar las tecnologas
e inversin que pueden ser necesarias. Este ejercicio tambin es til para ayudar a los
interesados a entender lo que es posible y lo que no lo es.

Regularmente las herramientas que intervienen suelen ser:

Integrador de datos (ETL)

Modelador de datos

Herramienta de calidad de los datos

Herramienta de perfilamiento de datos

Consola de gestin de excepciones (en ambientes muy maduros)

Herramienta de gestin de datos maestros (MDM)

Herramientas de reportera y/o front end

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8 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

4. Identifica el caso de uso y dominio de datos


Como mencionaba anteriormente, un caso de negocio de Gobierno de Informacin es distinto
a cualquier otro de tecnologa o negocio, por eso, una parte esencial de nuestro caso de
negocio ser elegir en forma correcta el caso de uso o requerimiento funcional y el dominio
de datos que vamos a gobernar.

Sobre estos dominios de datos deberamos hacer un anlisis y prelacin entre los que
generan mayor impacto y valor corporativo, y los que muestran mayores problemas de
ambigedad en la Organizacin, aunque en algunas ocasiones coincidir que un dominio de
datos cumple con ambas caractersticas... Bingo!!

Un problema a enfrentar es que los trminos clave del negocio habitualmente significan
cosas diferentes dependiendo de su contexto, por ejemplo, el trmino "Cliente" es
ampliamente utilizado por diferentes Unidades de Negocio y por ende resulta que a dicho
trmino se le puede atribuir diferentes significados.

Para el rea de Marketing un Cliente puede ser una persona natural, mientras que el rea
de Ventas puede tener una definicin muy distinta, no obstante, ambas son vlidas y ambas
reas seguramente querrn conservar sus propias definiciones mientras articulan una
definicin comn.

Por el contrario, existirn otros trminos que deben ser universalmente acordados sin dejar
lugar a la interpretacin de nadie en la Organizacin.

En este punto, para crear nuestro dominio de datos es necesario una comprensin clara e
inequvoca del significado de las terminologas de negocios, las taxonomas y jerarquas, y
cmo difieren entre ellas.

Bajando a mayor detalle, empezaremos definiendo nuestro dominio de datos basado en lo


explicado anteriormente, por ejemplo Involucrados.

Continuaremos definiendo los trminos de negocio que intervienen en el dominio (por


ejemplo: Involucrado, Cliente y Persona).

Para esto podemos preguntarnos:

Cul es la definicin del trmino de negocio?


Qu reas de Negocio utilizan el trmino?
Existen diferentes definiciones a travs de distintas reas y por qu?

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9 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

Igualmente identificaremos y definiremos los atributos que van a ser parte del dominio, para
posteriormente clasificarlos y jerarquizarlos acorde a su funcin o necesidad de negocio.

Para esto podemos preguntarnos:

Cul es la definicin del atributo?


Cules son los diferentes elementos y campos de datos para el atributo?
En qu bases de datos y sistemas est el atributo registrado?

Definiremos la taxonoma y jerarquizacin entre los trminos de negocio y atributos


encontrados.

Para esto podemos preguntarnos:

Cmo deberan clasificarse los trminos y atributos?


Cul trmino debe actuar como padre y cul como hijo a nivel jerrquico?
Qu trmino o atributo debera agrupar a otros?
La jerarquizacin hace sentido con la estructura de negocio manejada?
Cules atributos son comunes?

Para el ejemplo anterior, un modelo de jerarquizacin podra ser el siguiente:

Para finalizar, recordemos que la definicin de un trmino de negocio y atributo debera


proporcionar una imagen clara de lo que es el activo de datos y por extensin, lo que no es,
excluyendo contradicciones y ambigedades que crean problemas para la interpretacin.

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10 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

Debemos tener claro que un trmino de negocio es una palabra o frase que se utiliza para
describir o expresar un concepto en un tipo particular de lenguaje o rama de negocio,
mientras que un atributo es un valor literal que captura informacin sobre un activo y va a
darle mayor contexto.

A nivel de representacin jerrquica podramos plantearlo as:

Dominio de Datos
(Algunas herramientas los llaman categoras o comunidades)

Trmino de Negocio
(Algunas herramientas los llaman sub-categoras o sub-
comunidades)

Atributos
(Llamados tminos o atributos dependiendo de la herramienta)

5. Desarrolla un resumen conceptual


Si la propuesta de valor pasa por manos de los decisores, lo primero que les vendr a la
mente es preguntar "Cmo se va a poner en prctica el programa propuesto?" Para
responder dicha pregunta, deberemos desarrollar un resumen o extracto a muy alto nivel y
en lenguaje de negocio, que describa cmo se implementa el programa de Gobierno de
Informacin. Este resumen mencionado sin un orden especfico, debera al menos incluir:

Concepto del programa Recursos requeridos

Propuesta de valor Riesgos

Involucrados Plan de proyecto a alto nivel

Operativizacin Costo y financiamiento

Flujo Organizacional VOI y ROI

6. Determina los riesgos


Los factores de xito estn estrechamente relacionados con las actividades clave que vamos
a realizar para cumplir nuestra propuesta de valor y obtener los beneficios mencionados

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11 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

anteriormente, no obstante, sobre estas existen riesgos deben verse como un inhibidor
potencial del xito, estos comnmente incluyen:

Presupuesto en general Demoras y falta de consenso en la


obtencin de definiciones
Restriccin tecnolgica
Ansiedad hacia resultados rpidos
Falta de liderazgo de los
y alto impacto
involucrados en el programa
Empezar por un caso de uso
Involucrar a la gente incorrecta
demasiado extenso
Falta de socializacin de los
No flexibilizar la metodologa
objetivos del programa

7. Haz un Pre Kick Off


Un caso de negocio necesita ser presentado y socializado formalmente a la alta direccin y a
los involucrados que van ser parte del programa, este punto es crtico para asegurar un
entendimiento homogneo del propsito y beneficios del programa.
La presentacin debe resaltar los puntos clave dentro del caso de negocio, e incluir ejemplos
y analogas que el pblico pueda identificar, toda la presentacin no debe tardar ms de 30
minutos, con 15 minutos para preguntas.
Una sugerencia adicional es la de seguir las mejores prcticas para el diseo y desarrollo de
la presentacin, para asegurar la fluidez y que el contenido sea bien recibido, a final de
cuentas, la presentacin debera enamorar a la audiencia, generar expectativas y
posteriormente permitirnos profundizar en los puntos de mayor inters.

Conclusiones
Los nuevos requerimientos de anlisis de informacin e integracin de fuentes
estructuradas, semi-estructuradas y no estructuradas, la necesidad de generar analtica
predictiva y cognitiva, sumado a las tecnologas emergentes y relativamente nuevas como
an son Big Data y Data Lake, requieren hoy ms que nunca que la informacin sea
administrada, modelada, analizada y normada en forma coherente, para obtener lo mejor

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12 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

de cada fuente y no llenar nuestros repositorios, de datos que no sern de valor para la
Organizacin.

El Gobierno de Informacin es una disciplina que cubre muchas aristas y provee gran
cantidad de beneficios, es aplicable, probada y con un tiempo de implementacin
relativamente corto. Su aceptacin a nivel corporativo depende de la habilidad de los
interesados para hacer el planteamiento de un caso de negocio bien sustentado, de ser
necesario apoyndose en Consultores especializados y utilizando justificativos reales que
normalmente no faltan en las Organizaciones.

Cada Organizacin tiene su propio nivel de madurez y en consecuencia se deber


implementar un modelo operativo acorde a su necesidad y realidad, esto dar fluidez al
programa y permitir que las Organizaciones adquieran el conocimiento y se empoderen de
la disciplina para avanzar con su proceso de evolucin.

En Latinoamrica existen varias Compaas que ya han acoplado esta disciplina a su modo
de trabajo, Ecuador es una de ellas donde ya se registra el primer caso de xito, por eso
estoy seguro que a corto plazo empezaremos a ver empresas que requerirn incorporar a
su staff un CDO (Chief Data Officer) para liderar reas de Analtica y Data Management bien
formadas, incluso las ms visionarias contarn con su propio Data Helpdesk con procesos y
flujos organizacionales para gestionar problemas de datos.

Sobre el Autor
Jean Paul Saltos, es un profesional informtico parte del equipo de Softconsulting. Cuenta con
amplia experiencia tcnica y consultiva en temas relacionados con Gestin de Informacin,
Data Warehouse, Big Data, Gobierno de Informacin, Balance Scorecard, Planificacin
Estratgica y Metodologas. Iniciado en gestin de proyectos giles, cuenta con una
especializacin en Finanzas Corporativas y al momento cursa un MSc en Gestin Tecnolgica.

https://www.linkedin.com/in/jeanpaulsaltos/

Referencias
Collibra Body of Knowledge

PMBOK

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13 - GOBIERNO DE INFORMACIN, DE LA IDEA A LA REALIDAD

The IBM Agile Information Governance Process


Imagen de la portada: http://www.squarehousedata.com/

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