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Resumen
En el entorno tecnolgico actual, donde la nica constante es el cambio y la evolucin,
las distintas Organizaciones e Industrias han empezado a notar la importancia del
Gobierno de Informacin y la necesidad definir un roadmap de Gestin de Informacin
con enfoque holstico.
Atrs quedaron los das donde los Directores valoraban esfuerzos aislados
principalmente enfocados a Business Intelligence, reportera y analtica descriptiva,
misma que valga comentar, ya no genera el mismo valor e impacto si no es
complementada por la analtica predictiva y cognitiva.
Palabras Clave
Gobierno de informacin, Caso de negocio, Caso de uso, Dominio de datos
Introduccin
El paper que se desarrolla a continuacin, busca ser una gua para los usuarios de
negocio, tcnicos, consultores y organizaciones en general, que buscan adquirir un
mayor entendimiento sobre Gobierno de Informacin y tener una base para definir un
caso de negocio para justificar su implementacin ante el negocio.
Gobierno de Informacin
Por resumir y no dejar en el aire su concepto bsico, gobernar la informacin de una
Organizacin consiste en gestionar nuestros datos como si fuesen un activo corporativo,
alineando personas, tecnologa y procesos.
El rea de Inventarios que gestiona los activos corporativos procede a registrar nmeros
de serie, nmeros de partes, accesorios, etc.
Lo mismo sucede con nuestros datos o activos de informacin, a cada uno tendremos
que dar una definicin de negocio corporativa, tipo, clculo, estndares, polticas que lo
rigen, abreviaciones, sinnimos, responsables, custodios, calidad, rangos de tolerancia,
ciclo de vida, seguridad, etc., y dicha metadata deber ser gestionada, almacenada y
socializada en forma correcta, ya que es la que realmente genera valor a nuestros datos
y ser un facilitador para la creacin u optimizacin de procesos de mejora sobre estos.
Cundo se actualiz por ltima vez? Ej: Hace un mes? Hace un ao?
Cmo se relaciona con otra informacin? Ej: Con la factura por el ID del cliente
Y cmo empezamos?
Empezar mencionando la importancia de aplicar la analoga de comernos el pastel por
partes en este tipo de proyectos, y es que efectivamente no podemos llegar y decir
desde hoy aplicamos Gobierno de Informacin en toda la Organizacin por la
complejidad que esto implicara, por eso la importancia de realizarlo con una estrategia
incremental a travs de dominios de datos.
Una de las preguntas habituales que recibo cuando menciono esto es Y podemos
gobernar varios dominios en paralelo? La respuesta es s, si tenemos los recursos,
entendimiento y apoyo, podemos. Es aconsejable? Depender mucho del nivel de
madurez organizacional y expectativas del programa.
El reto
El principal reto es poder demostrar a la alta gerencia los beneficios y el gran valor
organizacional que genera un programa de Gobierno de Informacin.
1. Define la estrategia
La definicin de un caso de negocio para Gobierno de Informacin se apoya en una
correcta estrategia para presentarlo en forma atractiva y bien sustentada.
Debemos realizar todos los esfuerzos para que los decisores e incluso los
funcionarios que por su rol tienen contacto directo con ellos, tengan total
entendimiento de todo lo que comprende un programa de Gobierno de
Informacin.
Debemos entender muy bien el propsito, alcance y la meta real que perseguir
nuestro programa de Gobierno de Informacin, para posteriormente intentar
sincronizarlos con las expectativas de la Organizacin y los beneficios que
esperan obtener las reas que han demostrado mayor inters; esto tambin nos
ser til para fomentar la transparencia y gestionar la resistencia al cambio.
Esto no quiere decir que un beneficio tangible no es importante, porque lo es, sin
embargo, es obvio que, para un caso de negocio de Gobierno de Informacin, se debe
analizar el VOI (Valor sobre la Inversin) y no solo el ROI.
Ahora, si bien toda la organizacin se beneficia de este tipo de programas, existen reas
en las que son ms visibles (Operaciones, Call Center, Tecnologa, Marketing,
Planificacin, Procesos y el segmento estratgico de la Organizacin), he aqu la
necesidad de promocionar siempre el retorno a nivel organizacional.
Contar con un marco inicial para la creacin de Centros de Excelencia (CoE) para
disciplinas como Calidad de datos, Seguridad, BI y Anlisis, etc.
En resumen, un caso de negocio debe mostrar un retorno del valor sobre la inversin
sustentado por casos de xito, estudios, investigaciones, consultores, artculos, entrevistas,
y en un anlisis al interior de la Organizacin.
Por eso a efecto del caso de negocio y caso de uso, es importante identificar las tecnologas
e inversin que pueden ser necesarias. Este ejercicio tambin es til para ayudar a los
interesados a entender lo que es posible y lo que no lo es.
Modelador de datos
Sobre estos dominios de datos deberamos hacer un anlisis y prelacin entre los que
generan mayor impacto y valor corporativo, y los que muestran mayores problemas de
ambigedad en la Organizacin, aunque en algunas ocasiones coincidir que un dominio de
datos cumple con ambas caractersticas... Bingo!!
Un problema a enfrentar es que los trminos clave del negocio habitualmente significan
cosas diferentes dependiendo de su contexto, por ejemplo, el trmino "Cliente" es
ampliamente utilizado por diferentes Unidades de Negocio y por ende resulta que a dicho
trmino se le puede atribuir diferentes significados.
Para el rea de Marketing un Cliente puede ser una persona natural, mientras que el rea
de Ventas puede tener una definicin muy distinta, no obstante, ambas son vlidas y ambas
reas seguramente querrn conservar sus propias definiciones mientras articulan una
definicin comn.
Por el contrario, existirn otros trminos que deben ser universalmente acordados sin dejar
lugar a la interpretacin de nadie en la Organizacin.
En este punto, para crear nuestro dominio de datos es necesario una comprensin clara e
inequvoca del significado de las terminologas de negocios, las taxonomas y jerarquas, y
cmo difieren entre ellas.
Igualmente identificaremos y definiremos los atributos que van a ser parte del dominio, para
posteriormente clasificarlos y jerarquizarlos acorde a su funcin o necesidad de negocio.
Debemos tener claro que un trmino de negocio es una palabra o frase que se utiliza para
describir o expresar un concepto en un tipo particular de lenguaje o rama de negocio,
mientras que un atributo es un valor literal que captura informacin sobre un activo y va a
darle mayor contexto.
Dominio de Datos
(Algunas herramientas los llaman categoras o comunidades)
Trmino de Negocio
(Algunas herramientas los llaman sub-categoras o sub-
comunidades)
Atributos
(Llamados tminos o atributos dependiendo de la herramienta)
anteriormente, no obstante, sobre estas existen riesgos deben verse como un inhibidor
potencial del xito, estos comnmente incluyen:
Conclusiones
Los nuevos requerimientos de anlisis de informacin e integracin de fuentes
estructuradas, semi-estructuradas y no estructuradas, la necesidad de generar analtica
predictiva y cognitiva, sumado a las tecnologas emergentes y relativamente nuevas como
an son Big Data y Data Lake, requieren hoy ms que nunca que la informacin sea
administrada, modelada, analizada y normada en forma coherente, para obtener lo mejor
de cada fuente y no llenar nuestros repositorios, de datos que no sern de valor para la
Organizacin.
El Gobierno de Informacin es una disciplina que cubre muchas aristas y provee gran
cantidad de beneficios, es aplicable, probada y con un tiempo de implementacin
relativamente corto. Su aceptacin a nivel corporativo depende de la habilidad de los
interesados para hacer el planteamiento de un caso de negocio bien sustentado, de ser
necesario apoyndose en Consultores especializados y utilizando justificativos reales que
normalmente no faltan en las Organizaciones.
En Latinoamrica existen varias Compaas que ya han acoplado esta disciplina a su modo
de trabajo, Ecuador es una de ellas donde ya se registra el primer caso de xito, por eso
estoy seguro que a corto plazo empezaremos a ver empresas que requerirn incorporar a
su staff un CDO (Chief Data Officer) para liderar reas de Analtica y Data Management bien
formadas, incluso las ms visionarias contarn con su propio Data Helpdesk con procesos y
flujos organizacionales para gestionar problemas de datos.
Sobre el Autor
Jean Paul Saltos, es un profesional informtico parte del equipo de Softconsulting. Cuenta con
amplia experiencia tcnica y consultiva en temas relacionados con Gestin de Informacin,
Data Warehouse, Big Data, Gobierno de Informacin, Balance Scorecard, Planificacin
Estratgica y Metodologas. Iniciado en gestin de proyectos giles, cuenta con una
especializacin en Finanzas Corporativas y al momento cursa un MSc en Gestin Tecnolgica.
https://www.linkedin.com/in/jeanpaulsaltos/
Referencias
Collibra Body of Knowledge
PMBOK