UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE

SISTEMAS
REA DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

EMPRESA: MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA DEL MAR

APLICACIN DE LA METODOLOGA DE GESTIN POR

PROCESOS PARA LA OPTIMIZACIN DE LA GESTIN

LOGSTICA EN LOS GOBIERNOS LOCALES

CURSO: PROYECTO DE TESIS EN INGENIERIA INDUSTRIAL I (GP-535U)

PROFESORA: DRA. ING. MARA EGZQUIZA FIGUEROA

ALUMNOS:

FECHA: 21/11/2016

2016 - II
NDICE

1. HISTORIA

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1. Planteamiento del Problema
2.1.1. Subproblema 01
2.1.2. Subproblema 02
2.1.3. Subproblema 03
3. IMPORTANCIA DEL PROBLEMA
4. TITULO DE PLAN DE TESIS
5. MARCO TEORICO
5.1 Antecedente Bibliogrfico
5.2 Bases Tericas
5.3 Definicin de Trminos
6. OBJETIVOS
6.1 Objetivo General
6.2 Objetivo Especficos
6.2.1 Objetivo especfico 01
6.2.2 Objetivo especfico 02
6.2.2 Objetivo especfico 03
7. HIPOTESIS
7.1 Hiptesis General
7.2 Hiptesis Especfico
7.2.1 Hiptesis especifico 01
7.2.1 Hiptesis especifico 02
7.2.1 Hiptesis especifico 03
8. METODOLOGIA
8.1 Tipo de Investigacin
8.2 Medicin
8.2.1 Base de la muestra

1
 8.2.2 Unidad de la muestra
8.2.3 Relacin cuantitativa
8.2.4 Relacin cualitativa
8.3 Tcnicas e Instrumentos
8.3.1 Anlisis y tratamientos de datos
8.4 Encuesta
8.5 Tcnicas de recoleccin de datos
9. MATRIZ DE CONSISTENCIA
10. CRONOGRAMA DE TRABAJO
10.1. Plan de Tesis
10.2. Elaboracin de Tesis
10.3. Trmite Documentario
11. RECURSOS NECESARIOS
11.1. Recursos Humanos
11.2. Equipos y Herramientas
11.3. Infraestructura
11.4. Recursos Materiales
11.5. Otros
11.6. Presupuesto
11.6.1 Etapa: Plan de Tesis
11.6.2 Etapa: Elaboracin de Tesis
11.6.3 Etapa: Trmite Documentario
11.6.4 Resumen
12. INDICE TENTATIVO
13. BIBLIOGRAFIA

2
1. HISTORIA

La Municipalidad Distrital de Santa Mara del Mar MDSMM es un

organismo pblico de gobierno local, a cargo de la gestin de uno de los
distritos menos extensos de la provincia de Lima (346 hectreas), as como
tambin uno de los menos poblados. Sin embargo, su naturaleza de
balneario hace que su poblacin estable vare significativamente entre los
meses de verano (enero abril) y el resto del ao, debido a que los
propietarios ocupan sus propiedades o las alquilan a terceros en la citada
estacin.
En 1943, los terrenos conocidos como Curayacu Santa Mara del Mar,
pertenecientes al Distrito de San Bartolo, fueron objeto de dos concesiones:
la primera, otorgada por el Ministerio de Marina a favor del Sr. Luis
Debernardi Dvila, con la cual se le concedi el uso de la Playa denominada
Poza de Santa Mara, entre los Kilmetros 53 y 54 de la Carretera
Panamericana Sur y la segunda, otorgada por el Ministerio de Fomento a
favor del Sr. Fernando Belaunde Terry, el 19 de Junio del mismo ao, con la
finalidad de establecer un Balneario en la zona. Posteriormente, ambas
concesiones fueron transferidas por sus propietarios a los seores Elas y
Eulogio Fernandini Clotet, las cuales fueron consolidadas en una sola
concesin por Resolucin Suprema del 3 de Mayo de 1946, con el uso de
las playas y del mar para el fomento de la pesca y deportes marinos,
debiendo llevarse a cabo la urbanizacin de los terrenos .

El 16 de enero de 1962, mediante Ley N 13888, se cre el Distrito de Santa

Mara del Mar, que limita al norte con el distrito de San Bartolo, al sur con el
distrito de Pucusana, al este con la Provincia de Caete y al oeste con el
Ocano Pacfico. Sus playas ms conocidas son las de Cangrejito, Santa
Mara y Embajadores. Cuenta con importantes clubes como el de la Polica
Nacional del Per, Esmeralda y el rabe - Palestino.

3
Por su organizacin, a la fecha, la Municipalidad de Santa Mara del Mar
cuenta con una organizacin que refleja una concepcin adecuada para el
tamao del municipio, sin embargo, en la prctica se evidencia la carencia
de suficientes cuadros profesionales y tcnicos para cubrir los diferentes
puestos y responsabilidades establecidas, lo cual ocurre en gran parte con
los escasos recursos financieros que el municipio puede captar, y que como
consecuencia impide cumplir con todas las obligaciones a que le obliga la
Ley.

4
 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y TITULO DE TESIS

2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Del Anlisis FODA realizado se puede observar que la ausencia de

procedimientos establecidos para el rgano encargado de las
contrataciones y adquisiciones genera serias deficiencias en la ejecucin de
los diversos procesos logsticos tanto en la ejecucin de los actos previos,
como durante el proceso de contratacin y en la posterior supervisin. De
ah que se plantea

5
 EN QUE MEDIDA LA APLICACIN DE LA METODOLOGA DE GESTIN
POR PROCESOS LOGRA LA OPTIMIZACIN DE LA GESTIN
LOGISTICA EN LA MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA DEL MAR?

2.1.1 Sub problema 01

De qu manera se puede mejorar los procesos logsticos de la

desarrollando programas de formacin y especializacin del personal del
rea de Logstica?

2.1.2 Sub problema 02

En qu medida se logra reducir los costos de un proceso con un
adecuado proceso de Requerimiento, Ejecucin y Monitoreo de las
Contrataciones?

2.1.3 Sub - problema 03

En qu medida se logra reducir los tiempos para la contratacin de un
bien, servicio u obra con un adecuado proceso de Requerimiento,
Ejecucin y Monitoreo de las Contrataciones?

3. IMPORTANCIA DEL PROBLEMA

El implementar una metodologa de procesos en el rea de Gestin Logstica

de la Municipalidad permitir:

Mejorar la eficacia de los procesos de contratacin contratando dentro

de los plazos previstos elevando el porcentaje de ejecucin del gasto.

6
 Mejorar la eficiencia de los procesos al contratar mejores proveedores a
costos competitivos y con menores ndices de error.

Mantener un personal especializado, debidamente acreditado y que

pueda desempear funciones de responsabilidad no solamente dentro
del rea de contrataciones.

Mayor satisfaccin de la poblacin y como resultado mejor apreciacin

de la gestin municipal.

4. TITULO DE PLAN DE TESIS:

APLICACIN DE LA METODOLOGA DE GESTIN POR PROCESOS PARA
LA OPTIMIZACIN DE LA GESTIN LOGSTICA EN LOS GOBIERNOS
LOCALES
5. MARCO TEORICO

5.1. ANTECEDENTES BIBLIOGRFICOS

5.1.1. PROCESO1

Segn seala Krajewski, Malhotra y Ritzman (2008) se puede definir a

un proceso como cualquier actividad o grupo de actividades en las que
se transforman uno o ms insumos para obtener uno o ms productos
para los clientes. As mismo, Galloway (2002) define a un proceso como
un conjunto de pasos, tareas o actividades que tienen un principio y un
final y que utilizan inputs para producir un producto tangible o un servicio
intangible como output. Se debe considerar como inputs a los
materiales, equipos, informacin, recursos humanos, recursos
monetarios o condiciones medio ambientales, los cuales son
transformados para producir los outputs, es decir, un producto o servicio

7
 creado en el desarrollo del proceso para la entrega al cliente. De esta
manera, un proceso agrega valor a los inputs.
Estas dos definiciones se complementan con el concepto de proceso de
Alexander (2002), quien lo define como un conjunto de recursos y
actividades que se interrelacionan para transformar insumos en
resultados.
En tal sentido, se puede definir a un proceso como un conjunto
estructurado y medido de actividades que poseen una secuencia y
relacin claramente establecida, con un inicio y un final y con entradas y
salidas, que utilizando recursos agrega valor para producir algo
especfico para un mercado o cliente determinado.
1

FIGURA 1. Esquema de un proceso

5.1.2. LOGISTICA2
Segn el Council of Logistic Management (CLM) se define a la Logstica
como el proceso de planificar, llevar a cabo y controlar, de una forma
eficiente, el flujo de materias primas, inventarios en curso, productos
terminados, servicios e informacin relacionada, desde el punto de
origen al punto de consumos (incluyendo los movimientos internos y
externos y la operaciones de importacin y exportacin), con el fin de
satisfacer las necesidades del cliente
La logstica es una funcin cuya finalidad es la satisfaccin de las
necesidades expresadas o latentes, a las mejores condiciones
econmicas para la empresa y para un nivel de servicio determinado.

1 Venegas, Herbert, Anlisis y mejora de los procesos de adquisiciones y

contrataciones de una empresa del estado en el Sector Hidrocarburos, PUC,
Per, 2013.
8
 Las necesidades pueden ser de ndole interna (aprovisionamiento de
bienes y servicios para garantizar el funcionamiento de la empresa), o
externa (la satisfaccin del cliente). La logstica recurre a varias
actividades y know how que participan en la gestin y control de flujos
fsicos y de informaciones as como de medios.

Figura 2: Procesos Logsticos

Fuente: Gonzlez-Aleu, 1997

5.1.3. Logstica de entrada

Son las actividades asociadas con recibo, almacenamiento y
diseminacin de insumos de producto, como manejo de materiales,
almacenamiento, control de inventarios, programacin de vehculos y
retorno a los proveedores.

5.1.4. Logstica de salida

Son las actividades asociadas con la recopilacin, almacenamiento y
distribucin fsica del producto a los compradores, como almacenes de
materias terminadas, manejo de materiales, operacin de vehculos de
entrega, procesamiento de pedidos y programacin.

5.1.5. LEAN LOGISTIC 3

2 2. Loaiza, Mara , Anlisis, evaluacin y mejora de procesos logsticos de

Ingreso de Mercadera bajo rgimen de depsito autorizado en un Operador
Logstico: Teora y ejemplo aplicativo, PUC, Per, 2007
9
El trmino Lean Logistics nace en el sistema de produccin Toyota y
significa adelgazar las actividades inherentes a la logstica como la
procura, distribucin, almacenamiento, movimiento e inspeccin de
bienes, servicios e informacin. Su objetivo fundamental es: entregar los
materiales correctos, en cantidades y presentaciones correctas para
conseguir la satisfaccin del cliente.

Para esto la fase de elaboracin del requerimiento es sumamente

importante, pues en ella se debe considerar toda la informacin
necesaria (especificaciones tcnicas, trminos de referencia, metrados,
presupuestos, etc.), que permitan resolver de manera anticipada
cualquier observacin o restriccin que pudiera existir al momento de la
adquisicin.

Existen varios conceptos y herramientas relacionadas con el Lean

Logistics que ayudan a lograr este objetivo:
5.1.6. Just in Time
Ayuda a reducir el inventario y sus costos asociados. Este proceso se
realiza mediante el uso de un sistema de tarjetas denominado kanban.
5.1.7. Costo Total:
Significa que el costo total de un producto no es solamente igual al costo
pagado sino que es la suma de varios costos a tener en cuenta como el
costo de transporte, almacenamiento, manipulacin interna, etc. En otras
palabras, no slo se debe considerar en la determinacin del valor
referencial de un producto el costo solo del mismo sino incluir otros
costos indirectos.
5.1.8. 5S
Herramienta japonesa cuya finalidad es crear y mantener reas de
trabajo ms limpias, organizadas y seguras. Las 5S son: seiri
(organizar), seiton (ordenar), seiso (limpiar), seiketsu (estandarizar) y
shitsuke (disciplinar).

10
 5.1.9. Lead time:
Es el tiempo que el cliente o usuario final debe esperar para recibir un
producto despus de haber hecho el requerimiento. La reduccin del
lead time puede resultar en menores costos y una mejor servicio de la
organizacin.
5.1.10. Frecuencia de entregas
Herramienta que ayuda al lean logistics a conseguir reducir los lead
times e inventarios. Cun mayor sea esta frecuencia los inventarios
sern menores lo cual reducir los costos.
Indicadores
Sistemas de medicin que nos permitan evaluar nuestros procesos
internos as como a los proveedores y el valor entregado al cliente.

5.2. BASES TERICAS 4

1. Qu se entiende por proceso?
El concepto de proceso utilizado a lo largo del presente documento hace
referencia a la serie coordinada de actividades o tareas que proporcionan un
resultado til para un cliente interno o externo de la organizacin (usuario
interno o ciudadano).
Esta serie de actividades ha de ser definible, repetible y medible de modo que
permita, de manera estable y predecible, la transformacin de elementos de
entrada en elementos de salida.
Entre las caractersticas anteriormente apuntadas de proceso, debe destacarse
que los procesos pueden y deben ser documentados, de modo que se puedan
identificar los insumos y los recursos tanto materiales como humanos que se
requieren para generar el producto o servicio esperado. Asimismo, el proceso
es una serie coordinada de tareas repetibles. La frecuencia de reiteracin
depende de su mayor o menor demanda por parte de los beneficiarios del
proceso. Por ltimo, los procesos han de ser predecibles, de modo que
permitan alcanzar un nivel de estabilidad que asegure que, si se siguen

11
consistentemente las actividades del proceso, se alcanzarn los resultados
deseados.3

Hay que diferenciar por tanto entre proceso y proyecto, al tratarse este ltimo
de la combinacin de recursos (humanos, tcnicos y econmicos), reunidos
temporalmente para conseguir un propsito determinado. La principal
diferencia entre ambos conceptos es que el proyecto hace referencia a un
trabajo no repetitivo que se ha de planificar y realizar segn especificaciones,
recursos y plazos predeterminados.

La creacin de una nueva unidad administrativa en una organizacin pblica

se debe enfocar bajo la ptica de
los proyectos, mientras que el establecimiento de las actividades a realizar por
dicha unidad responde a la gestin de procesos.
Si bien la imagen asociada al concepto de proceso que se acompaa en la
literatura viene representada por una secuencia lineal donde el proveedor
genera la entrada al proceso y a partir de ste se genera una salida al cliente,
bien sea usuario interno o ciudadano, es apropiado completar el esquema con
la introduccin de sistemas de medicin, de modo que permita conocer si el
proceso est bajo control.

3 Galiano Ibarra, Jos Antonio; Ynez Snchez, Guillermo; Fernndez Agero,

Emilio; Anlisis y mejora de procesos en Organizaciones Pblicas, (Espaa:
Fundacin Internacional y para Iberoamrica de Administracin y Polticas
Pblicas, 2007)
12
 Figura 3. Representacin general de un proceso
Fuente: Elaborado a partir de material formativo de IBM
.
Una vez analizados y simplificados los procesos, es fundamental el
establecimiento de sistemas de informacin que permitan la paulatina mejora
de los procesos a medida que se producen nuevos avances tecnolgicos en los
recursos utilizados, en la ejecucin del proceso o cambios en las necesidades
del cliente. De este modo, se define la gestin por procesos como el modelo de
gestin orientado a satisfacer las expectativas de los clientes bien internos o
externos. Se considera que este modelo conduce a la mxima rentabilidad de
la entidad en la medida en que la gestin implica una mejora continua de los
procesos.

La gestin por procesos implica analizar las organizaciones desde el punto de

vista funcional, entendindolas como un conjunto de procesos vinculados entre
s que trazan una malla transversal en la organizacin, superando la imagen
departamental que ofrecen los organigramas. De este modo, las distintas
unidades de la organizacin participan como proveedores y como clientes de
los distintos procesos.
13
Un primer paso para la mejora de los procesos es su identificacin y el
establecimiento de las interrelaciones entre los mismos, de forma que permita
proceder a su representacin, bien individualmente o generando el mapa de
procesos de la organizacin. El propsito de este documento es analizar y
simplificar un nico proceso, la gestin de compras y no la identificacin de
todos los procesos de cada una de las entidades en las que se realiza el
estudio. Una de las metodologas ms extendidas para la identificacin
de procesos es el estndar de la familia IDEF que permite representar de
manera estructurada y jerrquica las actividades que conforman una
organizacin y los objetos o datos que soportan la interaccin de esas
actividades.
La utilizacin de IDEF permite establecer unos criterios para clasificar los
procesos de las organizaciones atendiendo a una jerarqua por niveles de
importancia:
Procesos estratgicos. Son los procesos responsables de analizar las
necesidades y condicionantes de la sociedad, del entorno y de las necesidades
ciudadanas. El anlisis y el conocimiento de los recursos disponibles permiten
establecer las referencias y las guas para los procesos de niveles inferiores de
manera que se facilite el despliegue de los planes y las polticas de la
organizacin.
Algunos ejemplos de procesos estratgicos son la planificacin y el control
financiero, la definicin de polticas generales de la organizacin y el desarrollo
de la poltica del equipo humano.
Procesos clave. Estos procesos componen el saber hacer de la organizacin
y afectan de modo directo a la prestacin de los servicios y la satisfaccin del
usuario externo. Son los procesos que tienen contacto directo con el cliente, es
decir, el ciudadano. La atencin ciudadana en oficinas pblicas, los sistemas de
quejas y sugerencias, as como la prestacin de cualquier servicio directo son
ejemplos de procesos clave para la organizacin.
Procesos de soporte o apoyo. Son los responsables de proveer a la
organizacin de todos los recursos necesarios, tanto humanos, tcnicos y

14
materiales, a partir de los cuales es posible generar el valor aadido deseado
por los usuarios. La gestin documental, los sistemas de informacin, la gestin
de compras y la gestin del conocimiento son considerados generalmente
como procesos de apoyo de las organizaciones.
La gestin por procesos implica entender a la organizacin como un conjunto
de procesos vinculados entre s para alcanzar resultados. El proceso de la
gestin de compras, tratado en este documento, es considerado como un
proceso de soporte o apoyo. Su anlisis permitir identificar al mismo tiempo
los distintos subprocesos en los que se divide.
2. Mejora continua y reingeniera de procesos
A la hora de acometer el cambio en las organizaciones desde la ptica de la
mejora de procesos se pueden distinguir dos estrategias. La primera de ellas
es conocida como kaizen y responde a la idea de mejora continua, donde se
consiguen aportaciones incrementales logradas con la participacin de todo el
personal, con una orientacin al proceso, motivado por un reto de superacin
permanente. Para su puesta en marcha son utilizados el ciclo PDCA (Plan, Do,
Check, Act) y las siete herramientas bsicas de la calidad.
La segunda estrategia se apoya en la innovacin o el cambio radical, tambin
conocido como kairyo, y hace referencia a aportaciones radicales o grandes
cambios realizados espordicamente por especialistas, generalmente externos.
La reingeniera de procesos es una forma de acometer el cambio a partir de
grandes innovaciones que suponen una ruptura con la forma anterior de hacer
y la generacin de mejoras sustanciales en el desempeo de las
organizaciones. Con la reingeniera se persigue:
La bsqueda de mejoras radicales en los procesos administrativos mediante
la explotacin de las tecnologas de la informacin.
La ruptura con las formas y los procesos anticuados de la burocracia pblica
para comenzar nuevamente desde cero.
La revisin de los principales procesos administrativos desde una perspectiva
multifuncional.
El cuestionamiento tanto de la necesidad de los procesos como de lo que se
busca con ellos.

15
 La bsqueda sistemtica de cambios que hagan ms eficaces y eficientes a
los procesos para que agreguen valor al servicio.
El reemplazo de procesos secuenciales por procesos paralelos, para
concentrar la prestacin del servicio en un solo punto, reducir el nmero de
transferencias y eliminar los cuellos de botella y los tiempos muertos.
La realineacin de los procesos para ofrecer a los clientes un nico contacto,
a travs del cual recibirn el servicio requerido.
A la hora de encuadrar las actuaciones seguidas por cada una de las
Administraciones objeto de estudio, se observa una combinacin en la
utilizacin de ambas estrategias, es decir, la aplicacin de una de ellas no tiene
por qu significar la exclusin de la anterior.

3. Representacin de los procesos

Uno de los elementos que mayor inters despierta entre los participantes de los
equipos constituidos para la mejora de procesos es la representacin grfica de
los mismos. La tradicin normativa de las Administraciones Pblicas con sus
formulaciones escritas es sustituida por un formato grfico y visual que facilita
la comprensin del proceso.
La locucin una imagen vale ms que mil palabras alcanza todo su significado
tanto para las personas que participan en el proceso como para aqullas que
no tienen relacin alguna con el mismo. Existen varas herramientas para
representar los procesos, aunque con elementos comunes. A continuacin y de
modo resumido se introducen las principales.

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 Figura 4. Mapa preliminar del proceso de contratacin
Fuente: Elaborado a partir de material formativo de IBM

Diagrama de flujo. Es la representacin visual de los pasos de un proceso.

Facilita la identificacin de los puntos crticos y las reas de oportunidad,
mostrndola serie de actividades que lo constituyen. Los diagramas de flujo
son especialmente tiles para visualizar las operaciones y facilitan la
planificacin y la coordinacin de responsabilidades en diferentes reas o
procesos. Hay varias formas de desarrollarlo a travs de dibujos, smbolos de
ingeniera o figuras geomtricas que deben poder ser interpretados por
cualquier persona.
Mapa de proceso simple. Al igual que el diagrama de flujo, el mapa es una
representacin del proceso. En este caso, se identifican tanto las personas
participantes como las actividades que cada una de ellas desempea en la
ejecucin del proceso. Su utilizacin permite evaluar cmo se entrelazan las
distintas tareas que se requieren para completar el trabajo, observando si son
paralelas (simultneas) o secuenciales (una tarea no puede iniciarse hasta
tanto otra se haya completado).
La simbologa empleada para su elaboracin se simplifica considerablemente.
Solamente se emplea la figura correspondiente a realizacin de actividad
del diagrama de flujo (vase el recuadro 1). Para su creacin, el primer paso es

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consignar el nombre de todos los participantes involucrados en una columna
vertical.
Mapa de proceso. Resulta de la combinacin de los dos anteriores y facilita
la interpretacin de los datos al asociar rpidamente el responsable de cada
fase del proceso y el tipo de tarea que desempea. A diferencia del mapa de
proceso simplificado que presenta la secuencia de las actividades en
horizontal, el mapa de proceso cruzado se elabora en formato vertical,
identificando en la primera fila los participantes en el proceso y reflejando las
actividades ejecutadas por cada uno de ellos mediante la utilizacin de la
simbologa de diagrama de flujos y el enlace de su recorrido.
Normalmente, las organizaciones, a medida que se adentran en el anlisis y la
simplificacin de procesos, van enriqueciendo sus mapas de proceso con la
introduccin de elementos que faciliten la interpretacin. La introduccin de una
columna de observaciones en la parte lateral del mapa, con llamadas a las
actividades que puedan presentar complejidad o dudas para el lector, la
utilizacin de lneas continuas o discontinuas para representar el recorrido
fsico de los documentos y el recorrido informatizado de los mismos son
algunos aspectos que han ido perfeccionando los mapas y aportando una
informacin ms completa sobre la forma de hacer en las distintas entidades.
Para aquellas entidades que inicien el anlisis de procesos, el formato ms
sencillo de aplicar es el segundo.

4. Diferencia entre proceso y procedimiento.

Los procedimientos legales

Tras la introduccin del concepto de proceso como la secuencia de actividades

que trasforman una entrada (una solicitud de un bien o un servicio) en una
salida (la entrega del bien o el servicio) aadindole un valor aadido (mejores
condiciones calidad/precio, rapidez, facilidad, comodidad, etc.), es preciso
establecer las diferencias con el trmino procedimiento y especialmente con el
procedimiento legal de actuacin.

18
Por procedimiento se entiende la forma especfica de llevar a cabo una
actividad, expresndose en documentos que contienen el objeto y el campo de
aplicacin de una actividad, qu debe hacerse y quin debe hacerlo, cundo,
dnde y cmo se debe llevar a cabo, qu materiales, equipos y documentos
deben utilizarse, y cmo debe controlarse y registrarse. Dicho de otro modo, el
procedimiento establece las instrucciones concretas de cmo ejecutar el
proceso.
La diferencia entre ambos conceptos puede parecer imperceptible, pero el
anlisis y la simplificacin de procesos tienen por objeto la sustitucin de un
procedimiento previo por uno mejorado. En definitiva el proceso dice QU hace
la organizacin y para QUIN lo hace; el procedimiento establece el CMO.
Por ejemplo, para un mismo proceso de gestin de compras se presenta un
procedimiento distinto en cada una de las organizaciones estudiadas. Es decir,
para la secuencia de actividades asociadas a la compra se presentan tres
conjuntos detallados de instrucciones para llevar a cabo esa sucesin de
actividades que integran el proceso y, atendiendo en este caso, a las mismas
normas legales. El establecimiento de estas instrucciones, el modo de hacer,
ha de adaptarse al entorno y a la naturaleza de las entidades. Es por ello que,
en un Estado social y democrtico de derecho, las Administraciones Pblicas
de cualquier nivel territorial (local, regional, estatal) deben cumplir sus objetivos
y satisfacer las necesidades de inters general de acuerdo al procedimiento
legalmente establecido. Las Administraciones Pblicas deben ajustarse en su
actuacin al procedimiento legalmente establecido. Lo propio de cualquier
Estado de derecho es aceptar y respetar que el proceso de gobierno y la toma
de decisiones sigan normas jurdicas. En este escenario, las Administraciones
Pblicas deben hacer lo que dichas normas establecen. Para conseguir cumplir
con su misin, las normas han otorgado a las Administraciones Pblicas
prerrogativas excepcionales y recursos econmicos. Como contrapunto
necesario, los ciudadanos e interesados ostentan derechos que debern ser
respetados cuando las Administraciones acten, pudiendo, en caso de
vulneracin, interponer los recursos oportunos. El principio de legalidad, base
de todo Estado de derecho, se materializa, en consecuencia, en la existencia

19
de mltiples normas que regulan qu se debe hacer y cmo. En la gestin de
compras, el principio de legalidad se ha traducido en la regulacin de cundo
debe comprar la Administracin y cmo debe comprar en funcin de las
preguntas siguientes:
Siempre puede comprar una Administracin?
Puede un Ayuntamiento contratar la redaccin de un proyecto de obras,
cuando cuenta en su plantilla con arquitectos o ingenieros?
Es necesario comprar un automvil o se debe reparar el que se tiene?
Quin decide, en su caso, qu tipo de bien comprar?
Qu se prima ms el precio u otras caractersticas como la calidad, la
garanta o el mantenimiento?
Se compra una gran fotocopiadora para todos los servicios o se compran
fotocopiadoras ms sencillas para cada departamento?
Una vez decidida la compra, cmo se seleccionan a las empresas y cmo se
elige al proveedor?
Son, por tanto, muchas las cuestiones que surgen a la hora de realizar una
compra por parte de la Administracin, y muchas de las respuestas hay que
buscarlas en la norma jurdica. El legislador ha considerado que es necesario
garantizar que la Administracin slo gaste cuando sea necesario, que gaste lo
mnimo posible, que se compren los mejores bienes posibles, y que las
empresas puedan acceder a las licitaciones en condiciones de igualdad y
objetividad. El celo puesto por el legislador en la regulacin de esta actividad se
ha traducido en mltiples normas e instrucciones concretas dirigidas a todos los
actores participantes en la gestin del proceso de compras.
Si se toma como ejemplo una compra normal (vehculo de ms de 12.000
euros que se adjudique a quien ofrece prestaciones de seguridad, comodidad,
garanta) y sin nimo de ser exhaustivos, el procedimiento legalmente
establecido supone que participen cerca de 10 actores en su gestin,
cumplimentando unos 72 pasos desde su inicio hasta su terminacin,
mediante la realizacin de 41 documentos que requieren ms de 47 firmas.
Cunto tiempo le lleva a la Administracin comprar el vehculo? Qu plazo
se necesita para cumplir con los trmites que las normas jurdicas establecen?

20
El legislador ha establecido ciertos plazos (se debe publicar la licitacin durante
15 das, las notificaciones e informes se deben emitir en 10 das). A estos
plazos legales fijos, habra que aadir todo el tiempo preciso y sin cuantificar
necesario para recabar la informacin, materializarla en documentos,
autentificarlos con las firmas competentes y trasladarlos a sus destinatarios.
Estimativamente se podra decir que el plazo no sera inferior a dos meses
desde que se inicia hasta que se firma el contrato. Por ello, no es de extraar
que surjan preguntas como las siguientes:
Se puede considerar que la compra de un vehculo que se realice en 60 das
es eficaz?
Es posible cumplir todos los trmites necesarios en un plazo razonable?
Todos los trmites aportan valor al proceso?
Es incompatible la legalidad con la eficacia?
No siendo posible elegir entre legalidad y eficacia, los autores de la presente
gua estn convencidos de que el camino para que la Administracin sea ms
eficaz cumpliendo con el procedimiento legalmente establecido pasa por la
utilizacin de herramientas de gestin, la organizacin y la coordinacin de
todas las fases que intervienen en los procesos de trabajo, el anlisis y la
mejora de los procesos suprimiendo pasos que no aporten valor aadido, la
eliminacin de errores, la reduccin de ciclos y la incorporacin de las nuevas
tecnologas (workflows soluciones tecnolgicas adecuadas para la gestin de
los procesos documentales de trabajo, certificados y firmas digitales, Internet,
etc.).
En consecuencia, en el proceso de gestin de compras analizado, el
procedimiento que regula las actividades necesarias para transformar las
solicitudes de bienes y servicios de los diferentes departamentos municipales
para terminar con la recepcin de los servicios solicitados se debe regir, segn
las instrucciones establecidas, por normas legales.
Entre los requisitos que la Administracin ha de cumplir ante los proveedores
para establecer las denominadas reglas legales del juego, se ha de atender a:
El respeto al principio de igualdad de los licitadores, de modo que ninguno de
los potenciales proveedores parta con ventaja.

21
 La concurrencia pblica para promover la mxima competencia, partiendo del
principio de que cuanto mayor es el nivel de competencia, se presentan
mejores condiciones en la contratacin.
La publicidad de las licitaciones.
La transparencia en todo el proceso y, sobre todo, en las adjudicaciones,
siendo conveniente el establecimiento de criterios claros, objetivos y
perfectamente medibles de valoracin de ofertas.
Estos principios generales que deben ser respetados en la gestin del proceso
de compras, se traducen, entre otros, en procedimientos legales que regulan:
Qu entidades deben respetar dichas instrucciones.
Quin puede contratar con la Administracin.
Cmo se deben hacer los pliegos de clusulas administrativas y de
prescripciones tcnicas.
Cundo se perfecciona el contrato y cmo se formaliza.
Qu prerrogativas tiene la Administracin.
Cmo se adjudica un contrato.
Cmo se resuelven las incidencias que surgen en la ejecucin del contrato.
5. Los procesos y los sistemas de gestin de calidad
Los distintos enfoques de gestin de la calidad, tanto los orientados a la
autoevaluacin como los que certifican sus sistemas de gestin segn las
normas internacionales de la familia ISO, consideran los procesos como un
factor clave de xito en las organizaciones.
El Modelo Europeo de la Gestin de la Calidad5 (EFQM), en su punto nmero
5 dedicado a los procesos, establece los criterios que servirn de referencia
para evaluar el cmo la organizacin disea, gestiona, y mejora sus procesos
con objeto de apoyar su 5. Autoevaluacin: Directrices para el sector pblico.
Fundacin Europea para la Gestin de la Calidad Total. poltica y su estrategia,
4
y para generar valor de forma creciente para sus clientes y sus otros actores.
Para ello, la organizacin ha de valorar cmo se llevan a cabo: el diseo y la
gestin sistemtica de los procesos; la mejora de sus procesos, innovando en
lo que sea necesario para satisfacer plenamente las necesidades de los

4
22
clientes y de los otros actores, y para generar valor de forma creciente para
ellos; el diseo y desarrollo de productos y servicios, basndose en las
necesidades y expectativas de los clientes; la produccin, la distribucin y el
servicio post-venta de productos y servicios; y, la gestin de las relaciones con
los clientes, y su intensificacin y mejora.

Figura 2: Procesos Crticos dentro de un Proceso de Compra

Fuente: Elaboracin propia

23
5.3 DEFINICION DE TERMINOS

Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que

transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos
pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y mtodos.
Proceso relevante: es una secuencia de actividades orientadas a generar un
valor aadido sobre una entrada, para conseguir un resultado que satisfaga
plenamente los objetivos, las estrategias de una organizacin y los
requerimientos del cliente. Una de las caractersticas principales que
normalmente intervienen en los procesos relevantes es que estos son
interfuncionales, siendo capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la
organizacin.
Proceso crticos: Son aquellos procesos extrados de los procesos relevantes
que inciden de manera significativa en los objetivos estratgicos y donde se
centralizan los costos y demoras que resultan crticos para el xito del negocio.
Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificacin
puede resultar til para aislar los problemas que pueden presentarse y
posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.
Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos
necesarios para implantar una gestin determinada, como por ejemplo la
gestin de la calidad, la gestin del medio ambiente o la gestin de la
prevencin de riesgos laborales. Normalmente estn basados en una norma de
reconocimiento internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de
gestin en el aseguramiento de los procesos.
Procedimiento: forma especfica de llevar a cabo una actividad. En muchos
casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto
y el campo de aplicacin de una actividad; que debe hacerse y quien debe
hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos
y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.
Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento
para facilitar su gestin. La secuencia ordenada de actividades da como
resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un
departamento o funcin.
24
Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecucin de
un objetivo, con un principio y final claramente definidos. La diferencia
fundamental con los procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad de
los proyectos.
Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente
la evolucin de un proceso o de una actividad.
Ley de Contrataciones: Ley N 30225 - Ley de Contrataciones del Estado,
publicada en el Diario Oficial El Peruano el 11 de julio de 2014. La presente
norma entrar en vigencia a los 30 das calendario contados a partir de la
publicacin de su reglamento.
Requerimiento tcnico mnimo: son los requisitos indispensables que debe
reunir una propuesta tcnica para ser admitida como postor en los procesos de
seleccin.
Expediente de Contratacin: es el conjunto de documentos desde el
requerimiento hasta la conformidad o liquidacin final del contrato. Est
compuesto por el requerimiento, que comprende las Especificaciones Tcnicas,
Trminos de Referencia, Expediente Tcnico, el Monto Estimado Referencial,
las indagaciones de mercado efectuadas para su determinacin, la
disponibilidad presupuestal, referencia a la inclusin de la adquisicin o
contratacin en el Plan Anual de Contrataciones.
Plan Anual de Contrataciones (PAAC): es la herramienta de gestin que
permite prever y programar anualmente los requerimientos de bienes, servicios
y obras de la empresa para el cumplimiento de sus metas y objetivos.
Monto Estimado Referencial (MER): es el monto determinado para convocar
los procesos de contrataciones de bienes, servicios u obras. Incluye todos los
tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y de ser el caso, los costos
laborales respectivos conforme a la legislacin vigente, as como cualquier otro
concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y
servicios a adquirir o contratar.
rea Usuaria. Originador: es la dependencia que genera el requerimiento
para las adquisiciones y contrataciones. Se encarga de elaborar los Trminos
de Referencia, Bases Tcnicas y/o Proforma de Contrato

25
rgano encargado de las Contrataciones: es la dependencia encargada de
llevar a cabo todas las actividades relacionadas a los procesos de
adquisiciones y contrataciones. En este caso, la dependencia ejecutora es la
unidad de Abastecimiento de la empresa.

6. OBJETIVOS

6.1 OBJETIVO GENERAL

Optimizar la Gestin del rea de Abastecimientos en la Municipalidad de Santa

Mara del Mar

6.2 OBJETIVO ESPECIFICOS

6.2.1 Objetivo especfico 01

Mejorar las capacidades del personal del rea de Abastecimientos de la

Municipalidad de Santa Mara del Mar.

6.2.2 Objetivo especfico 02

Reducir los costos operativos dentro un proceso de

abastecimiento en de la Municipalidad de Santa Mara del Mar.

6.2.3 Objetivo especfico 03

Optimizar los tiempos de ejecucin dentro un proceso de

abastecimiento en de la Municipalidad de Santa Mara del Mar.

7. HIPOTESIS

7.1 HIPOTESIS GENERAL

Una adecuada aplicacin de la metodologa de Gestin por Procesos ayudar

a la optimizacin de la gestin Logstica en el Municipalidad de Santa Mara del
Mar

7.2 HIPOTESIS ESPECFICAS

7.2.1 Hiptesis especifica 01

26
 La implementacin de programas de formacin y especializacin del
Personal redundar en la mejora de sus capacidades minimizando los
mrgenes de error por ejecucin de procesos mal llevados

7.2.2 Hiptesis especifica 02

La implementacin del sistema de mapeo de Procesos determinar en

una reduccin de los costos de contratacin dentro de la Organizacin.

7.2.3 Hiptesis especifica 03

La implementacin del sistema de mapeo de Procesos determinar en

una optimizacin de los tiempos de contratacin dentro de la
Organizacin.

8. METODOLOGIA

8.1. Tipo de investigacin

El tipo de investigacin que se realizar en la tesis de Aplicacin de la

Metodologa de Gestin por Procesos para la Optimizacin de la Gestin
Logstica en los Gobiernos Locales ser experimental por cuanto
partiremos de la hiptesis planteada y los efectos que su aplicacin
producir entre las variables en estudio que permitir obtener una
propuesta de solucin al problema planteado en este plan de tesis.

Este trabajo ser un estudio de tipo experimental con series cronolgicas

con repeticin del estmulo pues, por un lado, se va a manipular las
variables que influirn en los procesamientos de los requerimientos de las
reas usuarias comparndolas antes y despus del diseo e
implementacin de la metodologa de control por procesos para determinar
si existe mejora en cuanto a cumplimiento y plazos y calidad del producto
obtenido, entre otros desarrollos de indicadores.

8.2. Medicin

27
 8.2.1. Base de la muestra
Est conformada por el personal administrativo de la Municipalidad de
Santa Mara del Mar que conforman las distintas reas usuarias de la
empresa lo cual involucran el proceso logstico.
8.2.2. Unidad de la muestra
La unidad de muestra es cada uno de los colaboradores que
individualmente se encuentran involucrados en el proceso logstico.
8.2.3. Relacin cuantitativa
Tomamos como muestra el 10% de trabajadores existentes dentro del
rea de administracin.
8.2.4 Relacin cualitativa
Responsables de funcin
Personal tcnico

8.3. Tcnicas e instrumentos

La Municipalidad de Santa Mara del Mar es una organizacin pequea

en la que las funciones de las distintas reas se desarrollan con pocos
trabajadores por lo que se plantea realizar entrevistas personalizadas y
encuestas.

8.3.1. Anlisis y tratamientos de datos

Los datos recopilados se analizaran y codificaran para mantenerlos

organizados en orden de importancia de acuerdo a la hiptesis
planteada.

Variables independientes.- Eficiencia del proceso de compra

Variables dependientes.- Tiempo de retraso en la entrega de
productos.

8.4. Encuesta

La encuesta ser aplicada al jefe de la Oficina de Administracin. Con el

siguiente cuestionario:

1. Cuntos trabajadores tiene la Oficina de Administracin?

28


2. La funcin Logstica que es desempeada por el rea de

Abastecimiento por cuantos trabajadores es realizada?

3. Cuntos trabajadores certificados por OSCE tiene la Organizacin?

............................................................................................

4. En promedio cuantos requerimientos de compras y/o contrataciones

menores de 03 UIT recepciona por semana?

a. Menos de 05 d. Ms de 15
b. Entre 6 y 10 e. Otra (especifique) ....
c. Entre 10 y 15

5. En promedio cuantos requerimientos de compras y/o contrataciones

mayores de 03 UIT recepciona por mes?

a. Uno d. Cuatro
b. Dos e. Ms de cuatro
c. Tres

6. En qu tiempo promedio ejecuta los requerimientos de contratacin para

pedidos menores de 3 UIT?

a. Una semana d. Un mes

b. Dos semanas e. Otra (especifique) ....
c. Tres semanas

7. En qu tiempo promedio ejecuta los requerimientos de contratacin

para pedidos mayores de 3 UIT?

a. Dos semanas d. Entre 01 y 02 meses

b. Tres semanas e. Ms de 2 meses.
c. Un mes
Especifiq
29
 8. Cules considera que son las principales causas para el retraso en la
atencin de los requerimientos?

a. Req. mal estructurado d. Presupuesto

b. Personal no capacitado e. Otra (especifique) ....
c. Proveedores

8.5. Tcnicas de recoleccin de datos

Las tcnicas de recoleccin de datos sern las siguientes:

Entrevista
Cuestionario
Criterio de expertos
Estudio bibliogrfico
Observacin
Lectura y filtracin de documentos

9. MATRIZ DE CONSISTENCIA

30
10. CRONOGRAMA DE TRABAJO

31
 11. RECURSOS NECESARIOS

11.1. RECURSOS HUMANOS

Investigadores
Asesor

11.2. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

Laptop,
Impresora,
Programas,
Internet.

32
11.3. INFRAESTRUCTURA
Oficina.

11.4. RECURSOS MATERIALES

Paquetes de hoja bond,
Tinta para impresora,
Bolgrafos(caja),
Tablero para tomar apuntes,
Folder manila y faster,
Libros,
Post-it,
Marcadores,
Engrapador y grapas,
USB,
Calculadora,
Archivador de palanca.

11.5. OTROS
Movilidad,
Refrigerios,
Trmites para derecho de tesis,
Empastado,
Otros

11.6. PRESUPUESTO

11.6.1. Etapa: Plan de Tesis

33
11.6.2. Etapa: Elaboracin de Tesis

34
 11.6.3. Etapa: Tramite Documentario

11.6.4. Resumen

Cuadro Resumen
Etapa Subtotal
Plan de Tesis 5154
Elaboracin de Tesis 9308
Tramite Documentario 1883
Total S/. 16,345

12. INDICE TENTATIVO

INTRODUCCIN

RESUMEN

CAPTULO I: DIAGNSTICO DE LA EMPRESA Y ANLISIS FODA

35
1.1. Diagnstico Funcional
1.1.1. Historia de la empresa
1.1.2. Organizacin
1.1.3. Productos
1.1.4. Clientes
1.1.5. Anlisis Comparativo
1.1.6. Procesos

1.2. Diagnstico Estratgico

1.2.1. Misin
1.2.2. Visin
1.2.3. Valores
1.2.4. Anlisis FODA
1.2.4.1. Anlisis Interno
1.2.4.2. Anlisis Externo
1.2.5. Matriz FODA

CAPTULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1. Planteamiento del Problema
2.1.1. Subproblemas
2.2. Importancia del Problema
2.3. Objetivos
2.4. Hipotesis
2.5. Metodologa

CAPTULO III: MARCO TERICO

3.1. Antecedentes Bibliogrficos
3.1.1. Proceso
3.1.2. Logstica
3.1.3. Lean Logistic
3.2. Bases Tericas

36
 3.2.1. Proceso Logstico
3.2.1.1. Sistema de Abastecimiento en el Sector Pblico
3.2.2. Gestin por Procesos
3.2.2.1. Diagrama de Flujo
3.2.2.2. Mapa de Procesos
3.2.2.3. Diferencia entre Proceso y Procedimiento
3.2.3. Definicin de Trminos
3.2.3.1. Proceso
3.2.3.2. Proceso relevante
3.2.3.3. Proceso crtico
3.2.3.4. Sistema
3.2.3.5. Procedimiento
3.2.3.6. Actividad
3.2.3.7. Proyecto
3.2.3.8. Ley de Contrataciones
3.2.3.9. Expediente de Contratacin
3.2.3.10. rgano Encargado de Contrataciones

CAPTULO IV: PROPUESTA DE MEJORA

4.1. Mapeo de procesos logsticos actual
4.2. Anlisis y optimizacin de procesos
4.3. Propuesta de Mejora

CAPTULO V: EVALUACIN DE COSTOS DEL PROYECTO

5.1. Anlisis Costo Beneficio
5.2. Implementacin

CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA
ANEXOS

37
 13. BIBLIOGRAFIA

13.1. TESIS

Castillo Palomino, Manuel Modelo de Sistema de Gestin por procesos

en entidades del Estado, UNMSM, Per, 2003.
Chvez Muoz, Mario, Propuesta de Mejoramiento de la Gestin de
Procesos para asegurar la calidad final de las Obras Pblicas, UNI,
Per, 2006.
Ulloa Romn, Karem AsthridTcnicas y Herramientas para la Gestin
del Abastecimiento, PUCP, Per, 2009.
Venegas Guerra, Herbert Augusto, Anlisis y mejora de los Procesos de
Adquisiciones y Contrataciones de una empresa del estado en el Sector
Hidrocarburos, PUC, Per, 2009.

13.2. LIBROS

Carro Paz, Roberto y Gonzlez Gmez, Daniel, Administracin de la

calidad Total, Argentina: Universidad Nacional del Mar del Plata, 2008.
Krajewski Lee, Ritzman Larry, Malhotra Manoj, Administracin de
Operaciones, Mxico: Pearson Educacin 2008
Galiano Ibarra, Jos Antonio; Ynez Snchez, Guillermo; Fernndez
Agero, Emilio; Anlisis y mejora de procesos en Organizaciones
Pblicas, (Espaa: Fundacin Internacional y para Iberoamrica de
Administracin y Polticas Pblicas, 2007)
Ramos Garca; Pelayo y Groos, (1991), Pequeos Larousse Ilustrado,
(Segunda edicin), Ediciones Larousse.

38