Como aumentar a

PRODUTIVIDADE
E A RENTABILIDADE
do seu Escritrio Contbil
 Como aumentar a Produtividade e a Rentabilidade
do seu escritrio Contbil

Sumrio
02 I

04 M G

04 P

06 F

08 P

04 S N

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 Como aumentar a Produtividade e a Rentabilidade
do seu escritrio Contbil

Introduo
Gerenciar um escritrio de contabilidade como gerenciar uma fbrica, com a
diferena de que o insumo vem do prprio cliente que envia a informao com a qual
se vai trabalhar. Logo, se o cliente desorganizado, ele interfere negativamente na
gesto do seu escritrio.

Maiores desaos enfrentados por empresrios gestores de escritrios contbeis

Obrigaes e riscos nanceiros se multiplicam;
Mo de obra de qualidade escassa em funo da complexidade do ambiente que
impe muitas regras e procedimentos;
Clientes percebem pouco valor do contador e acabam optando pelo mais barato,
logo, o desao do contador conseguir diferenciar-se;
Em funo da complexidade das regras contbeis, a produtividade diminui quando o
volume de trabalho aumenta;
Retorno nanceiro decrescente;

Relao entre escritrios de contabilidade e seus clientes no Brasil

Resultado de pesquisa NIBO com 300 empresas aponta que:
67% das empresas no recebem qualquer tipo de relatrio do seu contador que
possa ajud-las na gesto;
20% das empresas pensam em trocar de contador nos prximos 6 meses;

DICA PARA CONTADORES: Os 20% das empresas entrevistadas representam

um total de 2 milhes de pequenas empresas. Isso signica que, no Brasil, h 2
milhes de pequenas empresas prestes a procurarem um novo contador. Em
outras palavras, h muitas oportunidades de negcios para os contadores que
se adaptarem a complexidade do cenrio atual do pas.

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Prticas adotadas por empresas que aprenderam a lidar com a complexidade

Saram da zona de conforto para aprender novos conceitos e novas capacidades;
Desenvolveram mtodos de trabalho que melhoram os resultados.

A organizao do escritrio exerce inuncia direta sobre o comportamento de seus

clientes. Quando os clientes percebem a organizao dos processos, assim como a do
ambiente do escritrio contbil, eles naturalmente se organizam melhor e sentem-se
constrangidos em no se comportarem dessa forma.

Um bom escritrio de contabilidade

Tem clientes satisfeitos;
Funcionrios motivados;
Processos organizados;

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Metodologia de
Gesto
Empresas reconhecidamente bem sucedidas, como a Toyota por exemplo, gerenciam
suas fabricas baseadas em 3 pilares. Por que no gerenciar seu escritrio de
contabilidade baseado neles tambm?

Metodologia Enxuta ou Toyotismo

Escritrios que trabalham bem seus processos, tem ferramentas ecientes, valorizam
as pessoas e geram um processo de melhorias contnuas em todos os aspectos.
Consequentemente, tornam-se mais organizados e provocam um ascendente ganho
de produtividade.

Processos
Os processos em um escritrio de contabilidade devem ser:
Simples;
Claros;
Sempre visveis;

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d Exemplo/Sugesto de Processo
Fixar na parede uma cha que dena:
Clientes atendidos pelo departamento;
Pessoa responsvel pelo departamento;
Equipe responsvel pelo departamento;
Data limite para recebimento de declarao de clientes;
Data limite para classicar lanamentos nanceiros;
Data limite para lanar informaes no sistema;
Data limite para fazer conciliao bancria;
Data limite para importar informaes do mdulo de departamento pessoal
e do mdulo de departamento scal;
Data limite para validar o balano com o cliente;

Os processos ajudam a orientar os funcionrios no s em relao s suas funes e

rotinas, como tambm os possibilita visualizar melhorias que ajudam no cumprimento
dos prazos estabelecidos, por exemplo.

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Ferramentas

Devem ser as mais simples possveis para que todos possam utiliza-las sem dicul-
dade;
Devem ser integradas e gerar ganhos de produtividade;
Devem ajudar na gesto do negcio;

d Exemplo/Sugesto de Ferramenta em um Escritrio Contbil

Desenvolver relatrio para gesto dos processos em cada departamento da
empresa e no escritrio. Segue sugesto:

x Baixar Planilha

O painel apresenta entre outras informaes:

Andamento do departamento como um todo;

Evoluo das atividades chave;
Os resultados por departamento;

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O andamento das atividades ms a ms:

-Verde mostra atividades que esto em dia;
-Amarelo mostra atividades que correm o risco de carem atrasadas;
-Vermelho mostra atividades j atrasadas;

Como utilizar essa ferramenta para que ela seja til na gesto do seu escritrio
muito importante xa-la em lugar de destaque e apresenta-la com uma clara
exposio dos seus nmeros e resultados. Dessa forma, possveis erros ou deslizes
estaro igualmente expostos o que far com que os funcionrios se esforcem para
evita-los. Igualmente, o reconhecimento pblico dos que forem bem sucedidos nas
suas tarefas ser um fator motivacional muito importante para o bom funcionamento
dessa ferramenta. O resultado disso que o escritrio acaba se gerenciando
relativamente sozinho;
Adquira o hbito de analisar o relatrio com periodicidade. Entre outras vantagens,
isso te permitir ser proativo em relao a soluo de problemas que podem ser
evitados se detectados com antecedncia;
Consolide os relatrios de todos os departamentos do seu escritrio para dispor de
uma ferramenta centralizada que permita a anlise do andamento do seu escritrio
como um todo;

d Exemplos de informaes teis extradas do painel

No exemplo do cliente Restaurante Legal, uma boa sugesto seria negociar um
ajuste na cobrana em funo da necessidade de contratao de pessoal, j que
houve aumento signicativo do volume de trabalho demandado pelo cliente.
O painel ainda aponta que o Restaurante Legal no enviou os documentos de maro,
logo, ao perceber o atraso, o contador pode tomar uma deciso proativa de cobrar os
documentos do cliente. Isso evita que o atraso na entrega atrapalhe o cumprimento
das rotinas estabelecidas nos processos do escritrio;
O nmero de clientes tem crescido ms a ms. Isso signica que o trabalho realizado
pelo escritrio deve estar sendo bem feito. Essa informao pode ser importante para
validar a estratgia utilizada;
A diminuio na quantidade de erros pode ser um sinal de que o cumprimento dos
processos est surtindo efeito;

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Talvez seja importante uma reunio com o departamento nanceiro para discutir o
signicativo aumento da inadimplncia. Uma soluo seria ligar diretamente para os
clientes para lembra-los do pagamento. mais ecaz corrigir problemas com
inadimplncia quando eles comeam a ocorrer, antes de a dvida se acumular;
A possibilidade de analisar a performance por departamento permite ao escritrio
saber qual a origem dos problemas e, consequentemente, cobrar aes do
responsvel pelo setor que apresenta a falha;

E para que a metodologia funcione ecientemente, indispensvel observar o

terceiro pilar:

Pessoas

Devem ser treinadas, treinadas e treinadas. Erros so geralmente cometidos por

falhas no processo que podem ser resolvidas com um bom treinamento;
Devem ser respeitadas. Respeito estimula motivao e a falta dele gera desinteresse;
Devem conduzir o processo e no somente participar dele;
Devem sugerir melhorias constantemente. A grande maioria das sugestes mais
ecientes vm dos prprios funcionrios;
Devem ser premiadas pelas suas sugestes. Dessa forma se sentem motivadas a
pensarem sugestes cada vez melhores;

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Fundado em 2012, o Nibo tem como objetivo ajudar empresas e escritrios de

contabilidade a organizarem e otimizarem suas rotinas, de forma simples e intuitiva.
Por meio de uma plataforma que pode ser acessada de qualquer lugar, a empresa
permite que os prossionais possam gerenciar gesto nanceira, integrar com a
contabilidade e simplicar processos manuais.

TESTE GRTIS

www.nibo.com.br