Qu SON LOS PRINCIPIOS?

Son normas fundamentales, reglas o valores que representan lo que es deseable

y positivo paras una persona, grupo, organizacin o comunidad, y ayudan a la
determinacin de la legitimidad, la actitud de sus acciones, son una estructura
para el desempeo en el logro de resultados. Los principios son ms
fundamentales que la poltica y los objetivos, y tienen el propsito de gobernar.
(cuatrecasas, 1999)

PRINCIPIO 5: ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTION

El enfoque de sistema para la gestin es uno de los principios de la calidad, tan
maltratado y poco practicado como los dems. Se trata de un requisito para los
que aspiran al liderazgo.

Conceptos:
Un sistema de gestin es un conjunto de procesos que relacionados entre s
ordenadamente contribuyen a un determinado objetivo. El objetivo de los sistemas
para la gestin es aumentar la satisfaccin de los clientes, es decir superar las
expectativas del cliente. (gomez, 2009)

Es un esquema metodolgico que sirve como gua para la solucin de problemas,

en especial hacia aquellos que surgen en la direccin o administracin de un
sistema, al existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea, su
problemtica, sus componentes y su solucin. (cuatrecasas, 1999)

El enfoque de sistemas son las actividades que determinan un objetivo general y

la justificacin de cada uno de los subsistemas, las medidas de actuacin y
estndares en trminos del objetivo general, el conjunto completo de subsistemas
y sus planes para un problema especfico. (herrera, 2008)
Sistema es un conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan,
si hacemos caso a la definicin dada en ISO 9000. Ahora bien, la gestin, segn la
misma norma internacional, existe para dirigir un conjunto de actividades
coordinadas y controlar una organizacin. (herrera, 2008)

Ilustracin 1 estructura de un sistema de gestin

Caractersticas:

La caracterstica bsica de los sistemas es que interactan y se necesitan

mutuamente de manera obligada segn lo exige, por definicin, el propio concepto
de gestin. Los principios universales aceptados de una buena gestin se
entrelazan y se confunden igualmente. La tendencia natural es la integracin, pero
muchas mentes insisten en ver las cosas separadas (mantenimiento es
mantenimiento, calidad es calidad). Esto es una de las razones que lleva a
pobres resultados en la gestin global. Se insiste en pasar por alto, en medida
abundante, el principio del enfoque de sistema. Lo cierto es que en muchas
empresas se siguen esquemas de desarrollo en forma de lneas divergentes.
Es difcil, sin dudas, lograr niveles avanzados de implementacin de uno solo de
los sistemas mencionados, si no existen elementos comunes y necesarios
implementados en otras reas de la organizacin y con capacidad para ser
extendidos e incluidos. (cuatrecasas, 1999)

Ilustracin 2 trabajo en equipo para un mejor enfoque

Eficiencia:

Es la relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. La eficiencia

es relativa, por lo tanto, se podr ser ms o menos eficiente que algo o alguien.
Existen 6 clases de indicadores de eficiencia, (6M) de acuerdo con los seis
siguientes recursos:

1. Materiales: cantidad de material utilizado

2. Mano de obra: cantidad de horas-hombre pagadas
3. Maquinaria: cantidad de horas-maquina
4. Medios logsticos: cantidad de unidades de apoyo
5. Metodologa: cantidad de horas-ciclo
6. Monetarios: cantidad de dinero
 Beneficios claves del principio

La integracin y alineacin de los procesos, que mejor alcancen los

resultados deseados:

Cuando los procesos funcionan de tal forma que se adaptan unos a otros,
cumpliendo siempre con las expectativas y necesidades del resto de
procesos, el sistema obtiene los resultados deseados.

Habilidad para centrar los esfuerzos en los procesos claves:

Existen procesos con ms importancia en la calidad final del producto que

otros. Hay que centrar la atencin en los procesos crticos sin desatender el
resto de procesos.

La seguridad probada de las partes interesadas, as como la

consistencia, efectividad y eficiencia de la organizacin:

Conociendo las capacidades, necesidades, debilidades y fortalezas de

nuestra organizacin se puede lograr una mayor precisin en las
evaluaciones y obtencin de resultados.

Aplicar los principios de aproximacin a la gestin, conduce a:

Estructurar un sistema para alcanzar los objetivos de la organizacin

de la forma ms efectiva y eficiente:

Los procesos son ms sencillos de organizar e integrar en un sistema

global. Lo no eficiente, ms costoso, menos efectivo que obstaculice la
produccin o la calidad, ha de ser mejorado o eliminado.
 Entender las interdependencias entre los procesos del sistema:

Es ms sencillo conocer las necesidades y expectativas del resto de

procesos relacionados y adaptarse a ellos. Podemos utilizar el proceso de
caja negra: se introduce un input, que a su vez es salida u output de otro
proceso que mediante un proceso modifica ese input original en un output
que es input del proceso siguiente. Cada input output, tiene que tener
determinados requisitos, si estos no se cumplen, es ms fcil identificar el
proceso causante y actuar directamente sobre el problema.

Realizar aproximaciones que armonicen e integren los procesos:

Los buenos datos informacin y gestin facilitan la buena marcha e

integracin del resto de los procesos, al estar las decisiones basadas en los
mejores criterios. Gracias a la mejora continua, las interrelaciones entre
cada proceso, fruto de la innovacin y la experiencia, mejoran la armona
de los diferentes procesos, eliminando defectos del producto o servicio.
(gomez, 2009)

El proceso de transformacin de un insumo (problemtica) en un producto

(acciones planificadas) requiere de la creacin de una metodologa organizada en
tres grandes subsistemas:

1. Formulacin del problema.

2. Identificacin y diseo de soluciones.
3. Control de resultados.
Esto indica que los lineamientos bsicos de trabajo son:

1. El desarrollo de conceptos y lineamientos para estudiar la realidad como un

sistema (formulacin del modelo conceptual).
2. El desarrollo de esquemas metodolgicos para orientar el proceso de
solucin de problemas en sus distintas fases.
3. El desarrollo de tcnicas y modelos para apoyar la toma de decisiones, as
como para obtener y analizar la informacin requerida.

La necesidad del enfoque de sistemas para la gestin:

El razonamiento comn para justificar la necesidad del enfoque de sistemas,

consiste en sealar que en la actualidad se enfrentan mltiples problemas en la
direccin de sistemas cada vez ms complejos. Esta complejidad se debe a que
los elementos o partes del sistema estn bajo estudio e ntimamente relacionados
ya que el sistema mismo interacta en el medio ambiente y con otros sistemas.

Un ejemplo es el transporte, cuyo estudio lleva a considerar no slo equipo,

infraestructura, demanda y operacin, sino tambin variables del entorno tan
diversas como tecnologa, contaminacin, normatividad, seguridad, reordenacin y
uso del suelo, factibilidad financiera, etc. (velasco, 2010)