DIAGNOSTICO

DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS

Fortalecer el rea de Recursos Humanos, con la definicin de la organizacin,

funciones, autoridad y responsabilidad de los niveles que la componen; as mismo
los vacos en cada uno de los subprocesos para que estos sean documentados y
puestos en prctica bajo la normatividad legal Colombiana.
 INTODUCCION

DIAGNOSTICO El cdigo sustantivo del trabajo

tiene como finalidad lograr la

DEPARTAMENTO RECURSOS justicia en las relaciones que

surgen entre empleadores y

HUMANOS
trabajadores mediante un

OBJETIVO espritu de coordinacin

Contar con una evaluacin institucional y un diagnstico econmica y equilibrio social.

de la situacin actual del Departamento de Recursos
Humanos en adelante DRH, con propuesta de un modelo Bajo la premisa anterior se
de gestin necesaria para su optimizacin.
trabajara con el personal

administrativo y operativo de
ALCANCE
MEGAVIAL SAS pretendiendo
Con base en datos, documentos, informes y otros
presentar: optimizar tiempos y esfuerzos,

- Un Diagnstico Documental, a fin de tener un inventario autoridad. legalidad y delegacin

de todos los documentos o formatos elaborados por
apropiada. La Direccin
anteriores coordinaciones y as mismo la actualidad legal
en la administracin del recurso humano. Administrativa y a Coordinacin
- Un Diagnstico Organizacional que tiene que ver con la
descripcin de la estructura actual vigente, su de Recursos Humanos se
funcionalidad y la comunicacin interna.
encargaran de llevar a adelante
- Un Diagnstico de Gestin que tiene que ver con el
modo de trabajar de DRH conforme a su estructura este diagnstico y el modelo de
organizacional y a los recursos econmicos y humanos
con los que se cuenta. cambio a proponer, en este

sentido fortalecer el rea

METODOLOGIA mediante propuestas
La metodologa utilizada en general es el anlisis de
organizativas, metodolgicas y
documentos y la observacin, luego se socializara a la
directora administrativa para su probable ejecucin. procedimentales, que le permita

a la compaa adaptarse a las

El esquema de trabajo es el siguiente:
exigencias del mercado; as
- Revisin de la documentacin interna y externa,
procedimientos del rea, marco estratgico y hojas mismo el apoyo tcnico y la

de vida. capacitacin para liderar

- Anlisis de lo evidenciado y documentarlo para
procesos, valorar cargos y
presentacin del informe.
- Presentacin a consideracin, correccin, ajuste de evaluar el desempeo del
la Direccin Administrativa.
personal.
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Elaborado Por: Yuli Fernanda Gonzlez G.

DIAGNOSTICO DOCUMENTAL
Consideraciones Generales
En este apartado se han analizado todos los documentos elaborados desde ao 2014, para
el fortalecimiento institucional del DRH de todos los documentos elaborados solo cuatro
documentos fueron puestos en vigencia oficialmente y se refieren especficamente a al
proceso de contratacin y nomina: requisitos de contratacin, amentos de auxilio de
alimentacin, llamados de atencin y/o sancin, certificado laboral, otros como vacaciones
induccin de personal y evaluacin de la eficacia induccin corporativa. Los dems
documentos referentes a estructuras organizacionales y manuales de procedimientos
nunca fueron entregados por la anterior coordinacin y/o calidad (solicitados a inicios de
Diciembre de 2015) incluso un video que presentaron en la induccin de la actual
coordinacin. Lo vigentes se encuentran desactualizados.

Inventario Documental
El procedimiento del DRH est ausente as como el manual de funciones y perfiles de
cargo, el organigrama est en construccin para aprobacin. La actual coordinacin
presento recientemente perfiles de cargo, organigrama, evaluacin de desempeo, plan de
bienestar y de acuerdo a la evaluacin de desempeo potencializara un plan de
Capacitacin. El 13 de enero de 2016 se modific el formato de documentos y requisitos de
contratacin y el de requisicin de personal los cuales aun socializndolos no han obtenido
el xito proyectado.

Hojas de vida con documentacin incompleta, sin exmenes de ingreso, cartas de solicitud
de egreso y ausencia de exmenes peridicos, con solicitud de cesantas sin soportes
legales, certificados laborales con errores en tipo de contrato, hojas de vida en archivo
compartido (este ltimo tem fue solucionado con un archivo bajo llave).

Resultado

- Implementar caracterizacin y posterior levantamiento del procedimiento de: seleccin y

contratacin, liquidacin de nmina-seguridad social - contrato de trabajo, induccin -
reinduccin de personal y evaluacin de desempeo.
- Formatos que den claridad para cada subproceso
- Legalmente y de forma urgente establecer proformas para elementos que no constituyan
salario.
- Solicitar permiso para laborar horas extras.
- Realizar un inventario de litigios actuales y cerrar caso por caso (los ltimos recibidos son
solo derechos de peticin solicitando pago de prestaciones, seguridad social y nominas
atrasadas).
- Pagos de seguridad social atrasados desde el ao 2013.
- Pagos de prestaciones sociales sin firma de aceptacin (se estaba usando un acta
transaccional obsoleta).
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Elaborado Por: Yuli Fernanda Gonzlez G.

DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

Actualmente la estructura organizacional, no aprobada oficialmente, fue creada a fuerza de

las necesidades emergentes de los trabajos y atendiendo a veces a las personas que
fueron imponiendo su modelo de trabajo en base a sus conocimientos y experiencias en el
rea. Se tuvo en cuenta otros factores que hacen a la organizacin actualmente:

Falta de documentos que respalden la organizacin y los procesos realizados desde la

gerencia y que impacten a DRH: no se cuentan con Manuales de Organizacin y y
Procedimientos por departamentos. Esto hace que no se cuenten con las recetas y
modelos de trabajo que encaminen los procesos hacia un sistema de gestin de
Calidad, Asi mismo las funciones y las responsabilidades de los trabajadores responden a
prcticas de costumbre, sin ningn elemento documental como compromiso de los trabajos
a realizar en los respectivos puestos.(refirindome a control de cargas y fijacin de tiempos
de respuesta), para ello solo para el DRH se adjunta archivo propuesta de caracterizacin.

Sistema de trabajo y comunicacin: En el anlisis documental se ha detectado que en

general las reas de trabajo no tienen una comunicacin fluida y se trabaja
segregadamente. La Comunicacin se ha convertido hoy por hoy en una de las mayores
dificultades de la organizacin. Si cada rea trabaja en forma aislada, sin considerar e
informar de sus planes, actividades, logros etc. a las dems reas, es poco lo que se puede
lograr en el trabajo en equipo. Desarrollar los canales de comunicacin institucional, y por
proyectos etc. ayuda a trabajar en equipo y a impedir gastar esfuerzos en repetir trabajos o
acciones que otros ya lo estn elaborando.
Tambin ayuda a desarrollar la sinergia para crecer en equipo y fortalecer a la misma
gerencia. Por otro lado todos imponen sanciones y opinan sobre labor del otro siendo
nicamente el jefe directo quien valorara esta labor.

Para propiciar la comunicacin asertiva traducida en trminos de confidencialidad se hace

necesario generar cultura, as mismo conciencia en el uso de la informacin/claves;
necesidad de mensajero por ello se distribuyen este trabajo y prolifera el uso indebido de la
informacin.

No se maneja un sistema integrado entre el rea contable y nomina, para lo cual varios
flujos de dinero pudieron dejarse de lado, como legalizaciones y dems para efectos de
liquidacin de contrato, no existen desprendibles de quincena automatizados, certificados
de retencin en la fuente, ni acumulados para efectos de primas, cesantas e intereses o
liquidacin de promedios de horas extras.

Documentos no aprobados: Como se ha visto existen muchos antecedentes de trabajos

realizados en pos de un fortalecimiento del DRH, sin embargo la mayora no son
aprobados, no fueron socializados o se abandon el sistema de calidad, se recomienda
acciones estratgicas para implementar los productos que se elaboren.
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Elaborado Por: Yuli Fernanda Gonzlez G.

Estructura Organizacional Actual

No se evidencia escala salarial, la cual para el tamao de la organizacin se recomienda

validar por estudios y nivel de responsabilidad.

No hay claridad entre el Unificar el cargo de supervisor Eliminar el cargo de

coordinador de maquinaria
equipos, el supervisor de
maquinaria y equipos y la
coordinadora de compras lo cual
tiene tareas compartidas
de maquinaria y equipos y
Coordinacin de compras con
ello se administran los proyectos
y se maneja el presupuesto de
compras.
Coordinacion de maquinaria y
equipos y manejarlo con un
externo para el tema de
mantenimientos mecanicos,
preventivos y correctivos.

Habilitar un asistente
Para efectos de contabilidad y administrativa para administrar
Tesoreria pasaria a hacer la
tesoreria se unificarian estos el archivo general y brindar a
parte de planeacion y control de
cargos generando cronogramas poyo a la gerencia en sus
los presupuesto y apertura de
de pagos y provision de actividad (NO SOPORTARIA EL
nuevos negocios.
recursos. AREA CONTABLE Y DE
TESORERIA)
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Elaborado Por: Yuli Fernanda Gonzlez G.

DIAGNOSTICO DE GESTION
En general se puede decir que la gestin que DRH atiende actualmente en forma
acoordinada algunas acciones de Administracin de Personal, como trmites de
Requisiciones, permisos, bonificaciones y algunas acciones que tienen que ver con el
Desarrollo de Recursos Humanos como Capacitaciones y la Asistencia laboral.
Humanos; la primera se lleva a cabo por el rea HSEQ de una de las compaas del grupo.
Se ha confundido el rol del Departamento con el de pagos, pues de ac se desprende la
nmina, las liquidaciones de prestaciones y dems, donde se hacen meros abonos de los
cuales no se tienen control ni fechas probables de pago, tampoco se cuenta con un
presupuesto anual para afectar ciertos rubros. La gestin en general es ausente de la
socializacin del RIT, de las polticas de HSEQ, alcohol drogas y tabaquismo y de ciertos
controles como el horario laboral y la autonoma para ciertos cargos, adicional los soportes,
reemplazos y nuevos cargos estn ligados a urgencias y funciones indispensables de la
operacin.
La cultura organizacional se mueve no en pro de iniciativas, pues la ausencia de autonoma
para la mayora de cargos como es la coordinacin no permite que no se inicie un proceso
hasta no ser aprobado por la gerencia, para ciertas decisiones que implican recursos
econmicos no existe una matriz donde haya cadena de firmas, pues si la gerencia no esta
los procesos de embotellan.
La motivacin en MEGAVIAL SAS es un tema ausente desde hace ms de tres aos; no se
evidencias planes de carrera o sucesin, la escala salarial est dada a base de retenciones
(a las personas se le ha arreglado el salario cuando presentan la renuncia); no existen
reconocimientos por los buenos resultados aunque la est saliendo de un panorama de
crisis los ms antiguos has soportado estas carencias y no han obtenido gratitud por ellos,
se les critica sus acciones no exitosas pero no se ahonda en las falencias del proceso.
En cuanto a clima organizacional el espacio para el almuerzo es reducido, existen
diferencias personales arraigadas desde hacer varios aos, hacen que no se compartan
espacios como reunin y debates de trabajo, cada cual tiene su punto de vista y as lo
opera, pues cada individuo se siente sobrecargado y sobrevalorado.
La indiferencia hace que no se disparen alertas en un mal procedimiento, pues al no ser
afectado directamente se prefiere el silencio o debido a una mala experiencia donde se
pasaron por alto; es decir la accin territoral hace cada vez trabajadores indispensables
dentro de cada proceso.
Al ser una empresa empresa pequea siendo el gerente el mismo dueo y administrador de
los recursos se deja de lado la planeacin y aquellos elementos organizaciones como es el
tema legal PRIORITARIO para la ejecucin de toda actividad econmica; sumndole a esta
debilidad el compromiso de SST en cada proyecto se ve deliberado por urgencias o debe
atenderlo a quien le llegue la solicitud primero.
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Elaborado Por: Yuli Fernanda Gonzlez G.

PANORAMA ECONOMICO
Con la actual coordinacin se empez a plantear: perfiles de cargo, estructura, poltica de Bienestar,
evaluacin de desempeo, para lo cual desde hace ms de un mes se encuentra para revisin y
aprobacin de la gerencias, pues mientras la operacin de la empresa sigue los dems procesos
deben ser fluidos, tambin se gener un informe donde aproximadamente se presenta un pasivo
as:

PRIMA ADVA $ 3.058.900

NOMINA
PTO LOPEZ $ 9.006.717

$ 25.287.940 LIQUIDACIONES
OPERATIVA

CHOACHI $ 17.936.654

BOSCONIA $ 76.069.558

$- $ 20.000.000 $ 40.000.000 $ 60.000.000 $ 80.000.000

Y solo en temas de seguridad:

SEGURIDAD SOCIAL
$ 98.500.000,0
$ 98.000.000,0 $ 98.120.313,0

$ 97.500.000,0
$ 97.000.000,0
$ 96.500.000,0 SEGURIDAD SOCIAL
$ 96.259.148,0
$ 96.000.000,0
$ 95.500.000,0
$ 95.000.000,0
2014 2015

Valores anteriores estn sujetos al siguiente inters:

Tasa inters 21.3% decreto 549 de 2006. Por el valor actual sera de $41.402.825

Liq Moratorias salario x da = valor diario en mora $962,825

Sin contar los dems consorcios vigentes pero con deudas en liquidacin.

Para lo anterior se estima acuerdos de pago con las entidades.

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Elaborado Por: Yuli Fernanda Gonzlez G.