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Guide pratique du CHAI

Guide
daudit interne Sommaire :

budgtaire Exemple de matrice des risques budgtaires


Questionnaires
Autres outils (mthode dchantillonnage, fiche de test)
p. 10
p. 21
p. 26
Textes rglementaires p. 27
Manuels et kit de dploiement p. 28
Principales restitutions CHORUS p. 29
Glossaire p. 33
Annexe 1 : Fiche mthodologique sur lchantillonnage p. 37
Annexe 2 : Liste des questionnaires de prise de connaissances p. 43
Annexe 3 : Liste des questionnaires de contrle interne p. 71

Version 1.0 juillet 2015


Prcaution concernant lutilisation du prsent document
La matrice couvre, dans une approche d'ensemble, les thmes
relatifs au dploiement du contrle interne budgtaire (CIB) de
Ce document a t labor par un groupe de travail lEtat (administration centrale et dconcentre) : on y retrouve l
interministriel, sous l'gide du comit d'harmonisation de l'audit sous une forme ou une autre les composantes du CIB. Sont ensuite
interne (CHAI). abords les sujets relatifs chacune des tapes du process
budgtaire, de la programmation avant le dmarrage de l'exercice
Il est le fruit d'un travail collectif, de partage d'exprience et de budgtaire jusqu'aux travaux de fin de gestion : les sujets sont
mise en commun des pratiques professionnelles des membres du squencs l'instar des macro-processus.
groupe de travail.
La matrice des risques comme les questionnaires qui enrichissent le
L'objectif du guide d'audit budgtaire est de faciliter guide d'audit ne prtendent ni l'exhaustivit, ni la limitativit :
l'harmonisation de la mthodologie des auditeurs interne de ltat le groupe de travail a dress la liste des sujets qui lui paraissent
en matire d'audit interne budgtaire (AIB). Le champ des devoir tre imprativement considrs par l'auditeur, mais ce
oprateurs sera trait ultrieurement dans une prochaine version dernier pourra enrichir cette liste en tant que de besoin en fonction
de ce guide. notamment du contexte ministriel, des enjeux, du degr de
maturit du dploiement de CIB et de constats d'audits
Sa construction prend appui sur les rfrentiels disponibles : le prcdemment raliss.
cadre de rfrence du contrle interne budgtaire (CRICIB) dont
essentiellement ses dispositions normatives, le recueil des rgles de A cet gard, le prsent guide d'audit prendra place aux cts des
comptabilit budgtaire, les recueils de macro-processus et les cahiers labors par la MACIB qui offrent l'auditeur la capacit de
fiches de risques qui leurs sont adosses ainsi que les rfrentiels mener une approche plus en profondeur par macro-processus.
ministriels existants.

Comme les guides d'audit interne comptable qui l'ont prcd, le


guide est structur autour d'un exemple de matrice des risques
budgtaires, de questionnaires types et d'une documentation de
rfrence.
Ce document a t produit par un groupe de travail anim par Jean-Claude DIQUET (CGEDD) et Catherine LE GAL (MMAI-
IGAC) compos de :

Anne AUCLAIR-RABINOVITCH (IGSJ)


Nicolas BERTIN (MMAI ministres conomiques et financiers)
Emilie CHARLES-NICOLAS (CHAI)
Luc CHARRI (CHAI)
Eric LE CLERCQ de LANNOY (MACIB)
Annelise MEISSIMILY (MRA)
Fabienne NIJDAM-REYNAUD (PM)
Herv PEREZ (CHAI)
Jean-Louis RAAS (CGA)
Leila SARFATI-GHILAS (IGA)
Elise VANDEN DRIESSCHE (IGSJ)
Jrme VERONNEAU (IGAS)
Ren-Marc VIALA (CGEFi)
Bernard ZAKIA (MACIB)
SOMMAIRE
Introduction ________________________________________________________________________________________________________ 8
1re partie _________________________________________________________________________________________________________ 10
1.1 Exemple de matrice des risques budgtaires __________________________________________________________________________________ 10
1.1.1 Mode demploi _____________________________________________________________________________________________________________________ 10
1.1.2 Objectif et contenu __________________________________________________________________________________________________________________ 10
1.1.3 Critres concourant lobjectif de qualit de la comptabilit budgtaire _______________________________________________________________________ 11
1.1.4 Critres concourant lobjectif de soutenabilit budgtaire _________________________________________________________________________________ 12
Table de correspondance matrice des risques / questionnaires : __________________________________________________________________________________ 19
1.2 Questionnaires __________________________________________________________________________________________________________ 21
1.2.1 Objectifs des questionnaires ___________________________________________________________________________________________________________ 21
1.2.2 Structuration des questionnaires _______________________________________________________________________________________________________ 21
1.2.3 Les acteurs cibls ____________________________________________________________________________________________________________________ 21
1.3 Autres outils (mthode dchantillonnage, fiche de test) ________________________________________________________________________ 26
2me partie _________________________________________________________________________________________________________ 27
2.1. Textes _________________________________________________________________________________________________________________ 27
2.2. Manuels et kits de dploiement ____________________________________________________________________________________________ 28
2.3. Autres documents _______________________________________________________________________________________________________ 28
2.4. Principales restitutions CHORUS ____________________________________________________________________________________________ 29
2.4.1 Liste des restitutions Budget ___________________________________________________________________________________________________________ 29
2.4.2 Les rles BUDGET en fonction des restitutions ____________________________________________________________________________________________ 31
2.5. Glossaire_______________________________________________________________________________________________________________ 33
Annexes ___________________________________________________________________________________________________________ 35
Annexe 1 : Fiche mthodologique sur l'chantillonnage ____________________________________________________________________________ 37
Annexe 2 : Liste des questionnaires de prise de connaissances (QPC) __________________________________________________________________ 43
QPC Secrtaire gnral (SG) ________________________________________________________________________________________________________________ 45
QPC Responsable de la fonction financire ministrielle (RFFIM) __________________________________________________________________________________ 50
QPC Directeur des ressources humaines (DHR) ________________________________________________________________________________________________ 54
QPC Responsable du contrle interne budgtaire (CIB) __________________________________________________________________________________________ 60
QPC Contrleur budgtaire (CB) ____________________________________________________________________________________________________________ 63
Annexe 3 : Liste des questionnaires de contrle interne (QCI)________________________________________________________________________ 71
QCI Directeur des affaires financires (DAF) ___________________________________________________________________________________________________ 73
QCI Responsable de programme (RPROG) ____________________________________________________________________________________________________ 78
QCI Tutelle oprateurs ____________________________________________________________________________________________________________________ 84
QCI Responsable des achats ________________________________________________________________________________________________________________ 90
QCI Centre de services partags (CSP) ________________________________________________________________________________________________________ 95

Fiche dvaluation du Guide dAudit Interne Budgtaire ___________________________________________________________________ 105


Introduction
2. raliser un guide d'audit qui permette d'valuer le contrle
interne budgtaire tant sur les aspects de soutenabilit que de
qualit de la comptabilit budgtaire ;

Au commencement de ses travaux, le groupe de travail sur l'audit interne 3. laborer un document facilement accessible permettant aux
budgtaire a constat lhtrognit du dploiement du contrle interne missions ministrielles daudit interne (MMAI) de mener ce type
budgtaire (CIB) dans les ministres.
daudit en propre, cest--dire sans accompagnement par des
quipes spcialistes (comme cela peut tre le cas pour les audits
En effet, contrairement au contrle interne comptable dont la mise en
place est lie la certification des comptes, il n'existe pour aiguillon la internes comptables raliss en partenariat avec la DGFiP).
mise en uvre du contrle interne budgtaire que lobligation
rglementaire pose par le dcret GBCP (art. 170).
Dans le calendrier de travail imparti, le groupe a choisi d'orienter ses
Sur la base de ce constat, le groupe de travail a choisi de produire un outil travaux sur l'laboration d'une matrice des risques budgtaires et la
correspondant une approche globale et transverse lensemble des rdaction de questionnaires d'audit centrs sur les invariants de
macro-processus budgtaro-comptables. A l'aide de ce guide, les l'organisation du processus budgtaire.
auditeurs pourront pointer les zones de risque et concourir, par une srie
de recommandations, au renforcement, la consolidation et in fine la Cinq questionnaires de prise de connaissance (QPC) auprs des acteurs
bonne assise du CIB ministriel. aux fonctions transverses sont proposs pour apprhender les grandes
masses de dpenses ministrielles et les risques associs.
Trois principes ont orient les travaux conduits par le groupe de travail :
Le prsent guide rfrence galement cinq questionnaires de contrle
1. produire un livrable oprationnel qui garantisse une unit de interne (QCI) cibls sur les acteurs centraux de la dpense. L'auditeur est
forme avec les outils ddis l'audit comptable dj produits par invit enrichir cette base de questionnaires pour l'adapter aux
diffrentes situations ministrielles (par exemple, selon limportance des
le groupe de travail pour ventuellement permettre aux auditeurs
projets immobiliers dans le budget du ministre ou le poids des crdits
de conduire simultanment les deux types daudits au cours
d'intervention).
dune mme mission d'audit financier ;
Par ailleurs, le guide propose un rappel des critres utiliss pour dcliner
les objectifs de qualit de la comptabilit budgtaire et de soutenabilit
budgtaire ainsi qu'une prsentation synthtique des acteurs de la
gestion budgtaire et comptable de l'Etat.

8
Enfin, le lecteur trouvera une bibliothque d'outils d'audit, portant sur la
rcupration, l'analyse et l'exploitation des donnes financires en
environnement Chorus ainsi qu'une liste des principaux documents de
rfrence.

9
1re partie De faon oprationnelle, ces deux objectifs se dclinent selon les critres
dtaills ci-aprs (1.1.3 et 1.1.4) ; ils sont repris dans la matrice des
risques budgtaires fournie en exemple dans le prsent guide.

1.1 Exemple de matrice des risques 1.1.2 Objectif et contenu


budgtaires
La matrice apprhende de manire synthtique un ensemble de risques
pouvant affecter les diffrentes phases du process budgtaire qu'une
mission d'audit budgtaire vocation explorer :
1.1.1 Mode demploi
Comme indiqu supra, ce process est structur en plusieurs
Cette matrice peut tre utilise de trois manires : macro-processus budgtaro-comptables :
- MP1 - laboration ministrielle dun budget
dans sa totalit pour effectuer un audit global sur le niveau de - MP2 - Allocation et mise disposition des ressources
mise en uvre du CIB relativement au rfrentiel ministriel ou - MP3 - Excution de la dpense
interministriel de CIB ; - MP4 - Traitements de fin de gestion et de fin dexercice
- MP5 - Excution des recettes non fiscales
partiellement en fonction de la maturit du dploiement du CIB
- MP7 - Restitutions, comptes-rendus et tableaux de bord
ministriel ;
- MP8 - Pilotage de la masse salariale et des emplois
pour un audit financier, en complment des matrices des risques - MP9 - Gestion des stocks et des immobilisations.
publies dans les cahiers d'audit comptable ou mtier
(notamment produits par le CHAI) sur un processus particulier.
Pour rpondre une logique de simplification du document, certains
macro-processus ont t regroups et les dispositifs de matrise des
risques sont dcrits globalement, qu'ils concernent l'administration
Pour valuer plus fond le contrle interne budgtaire sur un macro-
processus dtermin, l'auditeur se reportera aux documents produits par centrale, les services dconcentrs ou la tutelle des oprateurs.
la MACIB.
En complment d'une approche strictement centre sur le contrle
interne budgtaire, la matrice rappelle dans un deuxime onglet quelques
Le contrle interne budgtaire est cibl sur latteinte des objectifs de
lments de lenvironnement de matrise des risques (ou environnement
qualit de la comptabilit budgtaire et de soutenabilit budgtaire.

10
de contrle) qu'il convient d'investiguer parce qu'ils constituent le socle 1.1.3 Critres concourant lobjectif de qualit
partir duquel peuvent se mettre en place les autres composantes du
contrle interne.
de la comptabilit budgtaire

C'est pourquoi sont indiqus sur un onglet spar (et en numrotation 1- REALITE
romaine) des exemples de risques qui reprennent les grands items de Description des oprations relles.
l'environnement de contrle (implication des responsables, organisation
des instances darbitrage et de pilotage de la gestion, organisation 2- JUSTIFICATION
approprie, responsabilits et pouvoirs clairement dfinis, procdures Appui sur des pices probantes.
dfinies et diffuses, comptences mobilises ...) que l'auditeur valuera
de la mme manire qu'il le fait pour toute autre mission d'audit interne. 3- PRESENTATION ET BONNE INFORMATION
Prsentation structure par lautorisation et selon des rgles rigoureuses
En effet, la correcte mise en uvre des composantes concourt la de tenue dfinies par un rfrentiel.
matrise des macro-processus et participent ainsi pleinement lefficacit
du dispositif de contrle interne budgtaire. 4- SINCERITE
Traduction de la ralit et de limportance des lments comptabiliss par
Enfin, la matrice est complte dun tableau de correspondance pour lapplication des rgles de comptabilit budgtaire.
mettre en regard de chaque risque les questionnaires daudit servant
valuer, pour tout ou partie, les dispositifs de contrle interne budgtaire 5- EXACTITUDE
mis en place. Cette visualisation fait cho linnovation introduite dans Correcte valuation des engagements, des paiements, des encaissements
les questionnaires daudit par la mise en place dun rfrencement au et des consommations demplois.
numro de risque de la matrice en face de chacune des questions.
6- TOTALITE
Il est conseill aux auditeurs dutiliser cette mme numrotation des Tous les engagements, tous les paiements, toutes les consommations
risques dans le tableau des constats. demplois et tous les encaissements de lentit sont enregistrs.

7- NON-COMPENSATION
Engagements, paiements, consommations demplois et encaissements
sont enregistrs sans contraction entre eux.

11
8- IMPUTATION 1.1.4 Critres concourant lobjectif de
Correcte et rgulire imputation par nature et destination sagissant des
engagements, des dpenses ou des consommations demplois, sur un
soutenabilit budgtaire
fonds de concours ou une attribution de produit, sur le budget gnral ou
un compte spcial ou un budget annexe et par ligne de recettes pour les 1- QUALITE DE LA PROGRAMMATION BUDGETAIRE POUR LE DEBUT DE
recettes, destination le cas chant (ouverture associe de crdits). GESTION EN ENGAGEMENTS, DECAISSEMENTS, EMPLOIS ET RECETTES
La qualit de la programmation budgtaire pour le dbut de gestion,
9- RATTACHEMENT tablie selon une nomenclature dactivits pertinente, permet dassurer
A la bonne priode comptable, au bon exercice budgtaire. ladquation entre la mise en uvre oprationnelle des objectifs
stratgiques du programme et les prescriptions des lois de finances et de
programmation des finances publiques en vigueur. Elle inclut la
programmation des dcisions ou actes de gestion sous-jacents. Elle se
dploie la fois en infra-annuel et en pluriannuel.

2- QUALITE DU SUIVI ET DE LACTUALISATION DE LA PROGRAMMATION


La qualit du suivi et de lactualisation de la programmation assure la
mise en cohrence, dans le respect des enveloppes fixes, de la
programmation avec les actes de gestion et la prise en compte des
modifications dhypothses en cours de gestion.

3- SOUTENABILITE DE LA GESTION
La soutenabilit de la gestion se traduit par ladquation des projets de
dpenses dun responsable administratif aux droits dengagement et de
paiement qui lui sont notifis ou qui sont susceptibles dtre mis sa
disposition ainsi que la matrise de leur impact sur les annes ultrieures,
compte tenu de la couverture des dpenses obligatoires et inluctables.

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16
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18
Table de correspondance matrice des risques / questionnaires :
N du Intitul du risque QPC QCI
risque
CBCM SG RFFIM DRH Responsable DAF RPROG tutelle responsable CSP
CIB oprateurs achats
Insuffisance du dispositif de contrle interne x x x x x x x x x x
1
budgtaire
Dfaut de mise en uvre du contrle interne x x x x x x x x x x
2
budgtaire
Analyse de l'excution antrieure non x x x x x x x x
3 ralise ou insuffisamment prise en compte

Analyse de l'excution de l'anne en cours x x x x x x x


4 (N) non ralise ou insuffisamment prise en
compte
Absence ou mauvaise prise en compte du x x x x x
5
cadrage ministriel
Absence ou mauvaise prise en compte des x x x x x x
6 projets de rforme
Absence de cadrage de la procdure x x x x x x
7 budgtaire
Absence ou mauvaise prise en compte de x x x x x
8 l'ensemble des paramtres d'laboration du
budget
Non-matrise du plafond d'emploi et de la x x x x x
9
masse salariale
Absence de matrise ou matrise insuffisante x x x x x x
10 de la politique d'achats.
Mauvaise estimation des enveloppes (ETPT x x x x x x x x
11 / T2 / hors T2)
12 Mise disposition tardive des crdits x x x x x x
Insuffisance du suivi de l'excution (T2 et x x x x x x x x
13
hors T2)
14 absence doutil de suivi adapt x x x x x x x x

19
N du Intitul du risque QPC QCI
risque
CBCM SG RFFIM DRH Responsable DAF RPROG tutelle responsable CSP
CIB oprateurs achats
Mauvaise actualisation de la programmation x x x x x x x
15 (T2 et hors T2)
Non respect des rgles de dlgations de x x x x x
pouvoirs et de signatures. Incohrences
16
entre dlgation et habilitations
informatiques
17 Non respect des rgles de visa au CF x x x x x
Dcalage entre le besoin exprim et la x x x x x x x
18
programmation
Insuffisance d'AE ou CP par rapport aux x x x x
19 besoins de l'opration
Absence ou erreur de saisie en comptabilit x x x x x
20 budgtaire de lengagement juridique
Pices justificatives manquantes ou errones x x x x
21
Absence ou erreur de saisie dans Chorus x x x x
22
Dlai de traitement suprieur 30 jours x x x x x x
23
Absence ou erreur denregistrement des x x x
24 recettes

Etats budgtaires incomplets ou errons x x x x x x


25

20
Deux rubriques sont ajoutes systmatiquement :
1.2 Questionnaires 1. questions diverses ;
2. la liste des documents transmettre aux auditeurs.
1.2.1 Objectifs des questionnaires
En phase de prise de connaissance, le questionnaire de prise de
connaissance (QPC) a pour objectif de permettre l'auditeur A lintrieur de chacune des rubriques, il est propos une liste de
d'apprhender le domaine audit : rle des acteurs, rpartition des questions. Pour chaque question, il est fait rfrence au numro du risque
tches, documents cls, lments chiffrs... dans la matrice des risques propose en exemple. Selon les pratiques
professionnelles de la mission daudit ministrielle, ce rfrencement
pourra tre ou non conserv dans le questionnaire adress aux audits.
En phase terrain, le questionnaire de contrle interne (QCI) est plus prcis
que le questionnaire de prise de connaissance. Il a pour objectif d'obtenir
une explication par les acteurs de terrain de leur mthode de travail et de 1.2.3 Les acteurs cibls
s'assurer que les dispositifs de contrle interne prvus sont pertinents et Les fonctions des acteurs de la gestion dans le macro-processus sont
effectivement mis en uvre ou d'identifier d'autres dispositifs de dtailles ci-dessous. On se rfre notamment ici la description des
contrle interne mis en place. acteurs (RFFIM, RPROG, RBOP, contrleur budgtaire) de la gestion
budgtaire et comptable de l'Etat telle qu'elle est publie dans le guide
Les tests dtaills compltent lapproche par QCI (cf. 1.3) du macro-processus MP1 de la direction du budget (dition mars 2015).

1.2.2 Structuration des questionnaires Dautres acteurs peuvent intervenir ponctuellement dans le macro-
La structuration des questionnaires reprend les cinq rubriques prsentes processus (responsable ministriel de la gestion des ressources humaines
dans lexemple de matrice des risques budgtaires associ au prsent et oprateurs). Pour mmoire, lensemble des rles et fonctions
guide : concerns par les macro-processus sont retracs dans le manuel macro-
processus 0 : prsentation des macro-processus (dition 2009), auquel
mise en place du contrle interne budgtaire ;
on pourra se reporter.
laboration du budget ;
allocation et mise disposition des moyens budgtaires ;
excution des dpenses et des recettes ;
traitement de fin de gestion.

21
Les acteurs ministriels Selon les ministres, ce rle est confi soit au Secrtaire gnral (SG), soit
au Directeur des affaires financires (DAF).
Le secrtaire gnral
Il apprcie la pertinence, la qualit et la fiabilit des donnes financires
Le dcret n 2014-834 du 24 juillet 2014 relatif aux secrtaires gnraux utilises et diffuses. Il est charg de la production, de la vrification et de
des ministres dtermine de faon transversale les responsabilits des la consolidation des principales donnes financires du ministre.
secrtaires gnraux des ministres (coordination gnrale,
modernisation, efficacit de ladministration centrale dans le travail Il est le point dentre et de sortie pour la transmission des informations
interministriel, pilotage des services dconcentrs et relations avec les financires entre le ministre et les acteurs externes (ministre charg du
oprateurs, qualit du dialogue social). Il dfinit ainsi un socle budget, Premier ministre, Cour des comptes, Parlement).
dattributions.
Pour lensemble du ministre, le secrtaire gnral a notamment la Il dispose ce titre dun accs complet et direct linformation financire
responsabilit de la fonction financire, du contrle de gestion et du ministrielle et ses sous-jacents. A cet effet, il a accs lensemble des
pilotage des dispositifs de contrle interne, dont le contrle interne systmes dinformation financire du ministre et, sa demande, aux
budgtaire fait partie. systmes contenant des donnes ncessaires la fiabilisation de
Le dcret ne fait pas obstacle ce que le secrtaire gnral exerce, le cas linformation financire.
chant, des attributions supplmentaires.
Il propose au ministre, en lien avec chaque RPROG, les mesures de
rformes et de matrise de lvolution structurelle des dpenses
Le responsable de la fonction financire ministrielle (RFFIM) cohrentes avec la trajectoire pluriannuelle des finances publiques et le
Sans prjudice des autres fonctions que le ministre peut lui confier, le programme de stabilit tabli dans le cadre du semestre europen . Il
RFFIM est responsable de lorganisation, du pilotage et de la cohrence assure, avec la collaboration du responsable ministriel de la gestion des
des processus ministriels dlaboration budgtaire. ressources humaines, la synthse ministrielle et la cohrence de la
Il est ainsi charg de cadrer les principales tapes de la procdure masse salariale, du plafond et des schmas demplois.
dlaboration ministrielle du budget. Ce cadrage comprend notamment
lorganisation des diffrentes activits, les instructions et les lments de Le RFFIM assure un rle danalyse et de synthse des documents
calendrier destination de lensemble des intervenants ministriels du actualiss par les RPROG. A ce titre, le RFFIM vrifie la cohrence des
macro-processus. demandes dautorisations budgtaires des RPROG avec la stratgie
ministrielle budgtaire annuelle et pluriannuelle.
Le RFFIM assure la matrise et la centralisation de linformation financire
diffuse lextrieur du ministre (runions interministrielles, Il exerce ses missions en lien avec les responsables de programme et, le
communication institutionnelle). cas chant, le responsable ministriel de la gestion des ressources

22
humaines qui communique les lments relatifs la stratgie ministrielle Le responsable CIB ministriel
des ressources humaines. Plac dans les quipes du RFFIM, il exerce une fonction danimation, de
coordination et dassistance ddie au CIB :
En lien avec les RPROG, le RFFIM propose les objectifs et indicateurs de
performances pour la mission ainsi que les cibles atteindre. - il met en uvre le dploiement du contrle interne budgtaire ;

Enfin, en lien avec chaque RPROG, le RFFIM organise et pilote les travaux - il apporte un soutien mthodologique aux gestionnaires ;
dlaboration des documents budgtaires (projets annuels de
performances, dossiers de runion). Il prsente notamment la position - il assure le suivi des indicateurs de qualit de la comptabilit
ministrielle lors des runions de la procdure budgtaire
budgtaire et de soutenabilit budgtaire ;
interministrielle avec la direction du budget.
- il organise le dispositif de reporting du contrle interne
Le directeur des ressources humaines (DRH) budgtaire, permettant didentifier, de remonter et de veiller au
traitement des incidents et anomalies ;
Il dcide de la stratgie RH, propose des orientations stratgiques
pluriannuelles en ce sens (recrutement, rmunration, mesure
catgorielle, rforme statutaire). Il prpare les arbitrages sur les - il anime et forme les correspondants du contrle interne
ressources et rformes mettre en uvre et valide les scnarios de budgtaire dsigns au sein des services;
gestion RH.
- Il sensibilise les acteurs concerns aux objectifs du CIB.
Au niveau ministriel il dtermine, rpartit et gre le plafond d'emplois
ministriel entre les programmes.
Il joue un rle en matire de communication et de coordination entre les
En liaison avec le RFFIM, il est responsable des activits de suivi de acteurs cls des chantiers de contrle interne :
l'excution et de la prvision des dpenses de personnel en ETPT et en
crdits de Titre 2 et du respect des plafonds. - vis--vis de la direction du ministre ;

- de linstance de pilotage du contrle interne budgtaire ;

- des directions mtiers et responsables de programme et de BOP.

23
Le directeur des affaires financires (DAF) Le responsable de BOP (RBOP)
Cf. supra paragraphe RFFIM. A la demande du RPROG, le RBOP transmet des lments dinformation
La description prcise des fonctions de ce dernier relve des organisations qui permettent au RPROG dalimenter la rflexion sur la stratgie
ministrielles. budgtaire.
Dans ce cadre, le RBOP contribue aux activits menes par le RPROG afin
de :
Le responsable de programme (RPROG) - analyser lexcution antrieure des programmes (N-2 et
Le RPROG met jour les priorits du programme et propose des mesures auparavant) et justifier l'cart entre le budget prvisionnel et le
de rformes et de matrise de lvolution structurelle des dpenses, dans budget ralis N-2 ;
le respect des orientations stratgiques dfinies par le ministre.
- prsenter les dterminants de ses prvisions de dpenses ;
Il tablit le projet de budget et le projet de performances sur le primtre
de son programme dans le respect des orientations du gouvernement, du - dterminer les autorisations budgtaires, dans le cadre des
ministre et des lments de cadrage du RFFIM. Dans ce cadre, il : travaux de budgtisation des ressources menes par le RPROG ;

- analyse les dterminants de la dpense publique ; - rdiger le projet annuel de performances ; il peut notamment
- assure la cohrence des donnes budgtaires transmises par les donner des lments de justification des crdits.
oprateurs dont il a la tutelle ;
- propose les objectifs et dfinit les indicateurs de performances Du fait de la varit des situations rencontres, notamment en termes de
positionnement hirarchique, le groupe de travail a considr qulaborer
permettant de mesurer leur atteinte ;
un modle de questionnaire ne permettrait pas de bien apprhender le
- dtermine les demandes dautorisations budgtaires en crdits et dispositif de matrise des risques adapt aux diffrents profils existants.
en autorisations demploi. Les rponses au questionnaire RPROG aideront lauditeur construire les
questionnaires RBOP utiles sa mission.

Il tablit le projet annuel de performances, prvu larticle 51 de la LOLF.


Il prsente dans ce document les orientations stratgiques et les objectifs Le bureau de tutelle des oprateurs
du programme. Il justifie les crdits et les autorisations demplois
Il contrle et supervise l'ensemble des lments de prvision et
demands.
d'excution budgtaires manant de l'entit oprateur.
Le RPROG organise les sollicitations des RBOP et des oprateurs en
fonction des enjeux spcifiques en termes budgtaires.

24
Le responsable des achats Les acteurs non ministriels
Il est responsable de la stratgie, du pilotage et de la programmation des
achats au sein dun ministre. Le contrleur budgtaire (CB)
Il dfinit le processus ministriel de pilotage des achats (stratgie, Dans le cadre du macro processus dlaboration ministrielle dun budget,
politique et procdures achats) et programme les achats en concertation le contrleur budgtaire et comptable ministriel (CBCM) participe aux
avec les services. diffrents travaux tout au long de la procdure budgtaire.
Il consolide son niveau les besoins des services et il effectue les Il intervient notamment afin de :
arbitrages en matire de politiques dachats. - valider lanalyse de lexcution des annes passes ou de lanne
en cours ;
- valider les modifications des nomenclatures budgtaires
Le centre de services partags (CSP) (nomenclature dactivits, nomenclature par destination) en
Le centre de services partags assure, gnralement pour le compte de concertation avec la direction du budget ;
plusieurs directions d'un mme ministre, la saisie dans CHORUS des - valider les cls et schmas de rpartition de la comptabilit
oprations relatives la programmation des crdits, aux recettes et aux danalyse des cots.
dpenses. Il centralise ce titre les demandes des services prescripteurs
et les retranscrit dans CHORUS. Il peut galement fournir des restitutions
aux services prescripteurs sur la base des donnes CHORUS. Il peut tre sollicit pour conseil et expertise technique (exemple : contre-
Sa dnomination peut varier en fonction des ministres. expertise sur le tendanciel).

Le correspondant sectoriel de la direction du budget


Au sein de la direction du budget, chaque ministre est suivi par un
bureau sectoriel dans lequel un collaborateur est plus particulirement en
charge du dialogue rgulier. Ce dernier nest pas directement partie
prenante du dispositif de CIB ministriel, mais lauditeur pourra le
consulter en tant quexpert et lentretien non directif apparat tre un
outil plus adapt que le questionnaire daudit pour favoriser cet change
particulier.

25
1.3 Autres outils (mthode Le rapport daudit doit sattacher reprendre les lments de
structuration dont notamment :
dchantillonnage, fiche de test) - la synthse,
- les recommandations,
- le plan daction et lanalyse du suivi des recommandations
Concernant la mthode dchantillonnage, se rfrer la fiche antrieurement mises le cas chant.
mthodologique annexe au prsent guide et issue du guide pratique de
Pour autant, et parce quil est un outil de communication, le rapport
la fonction achat / CHAI avril 2014.
daudit ne suit pas un standard qui pourrait tre propos dans le prsent
guide.
Le test de permanence vise vrifier que les mesures de contrle interne
prvues par les rfrentiels ou dcrites lors des entretiens sont
effectivement mises en uvre (ex : vrification de la cohrence et de
l'actualisation des dlgations de signatures et habilitations informatiques
avec les organigrammes). Il s'agit de corroborer les informations
recueillies dans les QCI

Le test dtaill vise vrifier que les oprations ralises sont correctes,
passes dans les dlais, etc, via la comparaison entre un chantillon
d'oprations et leurs pices justificatives (ex : imputation correcte d'une
opration en comptabilit budgtaire au vu des pices justificatives
fournies).

26

2me partie
Dcret n2005-1429 du 18 novembre 2005 relatif aux missions,
l'organisation et aux emplois de direction des services de contrle
budgtaire et comptable ministriel (CBCM)
(http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT0000
00811035)
2.1. Textes
ARRETS
LOIS Arrt du 16 juillet 2014 relatif aux rgles de la comptabilit
budgtaire de l'Etat pris en application de l'article 54 du dcret n
Loi organique n 2001-692 du 1er aot 2001 relative aux lois de 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestion budgtaire et
finances comptable publique.
(http://legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT000000394028) (http://legifrance.gouv.fr/telecharger_rtf.do?idTexte=LEGITEXT0000292
91575&dateTexte=20150421)
DCRETS
Dcret n 2014-834 du 24 juillet 2014 relatif aux secrtaires Ces rgles prennent la forme dun recueil des rgles de
gnraux des ministres comptabilit budgtaire publi sur le site internet performance-
(http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT000029290798) publique.budget.gouv.fr la rubrique rfrentiels de gestion
budgtaire et comptable
Dcret n2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestion (http://www.performance-
budgtaire et comptable publique (GBCP) publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/docume
(http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT00002659 nts/gestion_publique/cadre_gestion_budgetaires/referentiels/RRCB_16
7003) 0415.pdf)

Dcret n2011-775 du 28 juin 2011 relatif l'audit interne dans


l'administration CIRCULAIRES
(http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT00002427 Circulaire du 24 fvrier 2015 relative la mise en uvre du
8160) contrle interne budgtaire dans les ministres

27
(http://www.performance-
publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/circulair
2.2. Manuels et kits de dploiement
es/circulaires/2015/MACIB-15-3103/MACIB-15-3103.pdf)
Les manuels descriptifs des principaux circuits et procdures
financires :
Circulaire DF-MGFE-13-3242 du 4 dcembre 2013 relative la Ces manuels proposent, pour chaque processus, une
dsignation du prfet de rgion comme responsable du budget documentation de rfrence sur la doctrine, les processus, les
oprationnel de programme pour les services territoriaux placs rgles de gestion, les rles des acteurs de la fonction financire et
sous son autorit des prconisations en matire dorganisation financire. Ils sont
(http://www.performance- disponibles en ligne partir du lien suivant :
publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/circulair
http://www.performance-
es/circulaires/2013/MGFE-13-3242.pdf) publique.budget.gouv.fr/node/10810#macroprocessus

Circulaire du Premier ministre du 30 juin 2011 relative la mise


en uvre de l'audit interne dans l'administration Le kit de dploiement du CIB de la MACIB :
(http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2011/07/cir_33414.pdf) (http://www.performance-
publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/docume
nts/gestion_publique/CIB/CIB_kit_CIB_deploiement_072011.doc)
CADRES DE RFRENCE
Cadre de rfrence du contrle interne budgtaire (CRICIB)
(http://www.performance-
publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/docume 2.3. Autres documents
nts/gestion_publique/CIB/cib_cadre_referenceV11_04122013.pdf)
Larrt relatif au cadre de la gestion budgtaire et au contrle
Cadre de rfrence de l'audit interne de l'Etat (CRAIE) juin 2013 budgtaire du ministre pris en application de l'article 105 du
(http://www.action-publique.gouv.fr/files/craiev1.pdf) dcret n 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestion
budgtaire et comptable publique

Note sur l'excution budgtaire (NEB)

28
2.4.1 Liste des restitutions Budget
2.4. Principales restitutions CHORUS
Libell des restitutions Domaine
INF-BUD-10 Evaluation des recyclages dAE
L'objectif de cette partie du guide est de fournir une aide l'auditeur Budget
pour : INF-BUD-11 Suivi annuel des tranches fonctionnelles
Budget
identifier les principales restitutions Chorus rpondant aux
besoins de suivi et de pilotage budgtaire ; INF-BUD-12 Etat de synthse tranche fonctionnelle
Budget
savoir lire les restitutions Chorus et en interprter le rsultat. INF-BUD-27 Synthse mensuelle de lexcution des AE
Budget
INF-BUD-28 Synthse mensuelle de lexcution des CP
A cette fin, le lecteur trouvera ci-dessous une slection de restitutions Budget
permettant de rpondre aux principales questions que se pose un acteur INF-BUD-29 Situation date de lexcution de la dpense en AE
de la chane budgtaire, aux diffrents niveaux de responsabilits RPROG Budget
et CP
/ RBOP / RUO : INF-BUD-30 Histogramme de lexcution mensuelle des AE et CP
Budget
connatre son disponible en AE et en CP ;
consulter lhistorique des crdits mis disposition ; INF-BUD-31 Prparation arrts de report hors TF et fonds
Budget
connatre les consommations par action et par titre ; INF-BUD-32 Prparation des arrts de report relatifs aux fonds
suivre une opration d'investissement, un engagement, une Budget
de concours
demande de paiement ; INF-BUD-39 Situation date de lexcution de la dpense en AE
Budget
et CP (Version de programmation D ACT REF)
etc.
INF-BUD-40 Suivi consommation dAE & CP par axes danalyse
Budget
INF-BUD-41 Tableau de bord de la consommation des crdits en
Les informations ci-dessous sont extraites du Guide des restitutions Budget
AE et CP
infocentre / Domaine Budget produit par lagence pour linformation INF-BUD-42 Etat des restes payer
financire de lEtat (AIFE) version 15.1 du 18 dcembre 2013. Budget
INF-BUD-43 Tableau de bord de la ressource budgtaire en AE
Il est noter que le rfrentiel des principales restitutions Chorus pourra Budget
tre mis jour l'issue du travail conduit en 2015 par la MACIB avec les INF-BUD-44 Tableau de bord de la ressource budgtaire en CP
Budget
rfrents ministriels de contrle interne budgtaire sur le sujet.
INF-BUD-45 Suivi des rtablissements de crdits
Budget

29
Libell des restitutions Domaine
Pilotage de la gestion
INF-BUD-51 Pilotage de la gestion Vue agrge (Tableau) Budget
INF-BUD-52 Pilotage de la gestion Vue agrge (Graphiques) Budget
INF-BUD-53 Pilotage de la gestion Vue dtaille Budget
Pilotage de lactivit
INF-BUD-49 Pilotage de lactivit Vue de synthse (Tableau) Budget
INF-BUD-50 Pilotage de lactivit Vue de synthse (Graphiques) Budget
INF-BUD-55 Pilotage de lactivit Dtail des DP Budget
INF-BUD-56 Pilotage de lactivit Dtail des EJ Budget
INF-BUD-57 Pilotage de lactivit Dtail des DA Budget
INF-BUD-58 Pilotage de lactivit Dtail des SF Budget
Analyse des dpenses HT2
INF-BUD-46 Analyse des dpenses HT2 (Tableau) Budget
INF-BUD-47 Analyse des dpenses HT2 (Graphiques) Budget
INF-BUD-48 Analyse des dpenses HT2 par centre financier des DP Budget
payes

30
2.4.2 Les rles BUDGET en fonction des restitutions

Tableau 1

INF-BUD-10

INF-BUD-11

INF-BUD-12

INF-BUD-27

INF-BUD-28

INF-BUD-29

INF-BUD-30

INF-BUD-31

INF-BUD-32

INF-BUD-40

INF-BUD-41

INF-BUD-42

INF-BUD-43

INF-BUD-44

INF-BUD-45
INF-BUD-39
Restitutions

Contrleur budgtaire externe ACCF x x x x x x x x x x x x x x x


Gestionnaire des TF x x x x x x x x x x x x x x
Pilote CP x x x x x x x x x x x x x x x
Fonction de consultation budgtaire x x x x x x x x x x x x x x x
RPROG x x x x x x x x x x x x x x x
RBOP x x x x x x x x x x x x x x x
RUO x x x x x x x x x x x x x x x
Direction du budget x x x x x x x x x x x x x x x
Administrateur ministriel des
x x x x x x x x x x x x x x
rfrentiels budgtaires
Fonction de consultation budgtaire
x x x x x x x x x x x x x x x
prfet
Administrateur interministriel des
x x x x x x x x x x x x x x
rfrentiels budgtaires

31
Tableau 2

INF-BUD-51

INF-BUD-52

INF-BUD-49

INF-BUD-50

INF-BUD-46

INF-BUD-47

INF-BUD-48
Restitutions

Contrleur budgtaire externe ACCF x x x x x x x


Gestionnaire des TF x x x x x x x
Pilote CP x x x x x x x
Fonction de consultation budgtaire x x x x x x x
RPROG x x x x x x x
RBOP x x x x x x x
RUO x x x x x x x
Direction du budget x x x x x x x
Administrateur ministriel des
rfrentiels budgtaires
Fonction de consultation budgtaire
x x x x x x x
prfet
Administrateur interministriel des
rfrentiels budgtaires

32
2.5. Glossaire
Un glossaire des termes utiles figure en dernire partie du recueil des
rgles de comptabilit budgtaire (publi par arrt du 16 juillet 2014) :
http://www.performance-
publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gesti
on_publique/cadre_gestion_budgetaires/referentiels/RRCB_160415.pdf

33
34
Annexes

35
36
Annexe 1 : Fiche mthodologique sur donne et n'a pas l'intention de tirer des conclusions au sujet
d'autres cas que ceux qui sont dans l'chantillon.
l'chantillonnage Lchantillonnage non statistique ou raisonn donne
Constitution dun chantillon : conseils lauditeur la flexibilit dutiliser son opinion professionnelle
pour slectionner les lments qui ont le plus besoin dtre
mthodologiques
tests.
Auteur : Ihssane SLIMANI - (fiche labore dans le cadre du guide pratique
Le recours ce type dchantillon se justifie lorsque les
daudit de la fonction ACHAT du CHAI)
noncs gnraux sont d'ordre qualitatif plutt que
quantitatif. Par exemple, on peut avoir l'intention de recenser
Lauditeur dtermine, pour chaque tape de laudit ncessitant de
les cas particuliers de dysfonctionnements possibles sans faire
recourir un chantillon, la taille de celui-ci, lunit dchantillonnage
d'observation sur la frquence avec laquelle ils se produisent.
(factures, commande, etc.) ainsi que ses principales caractristiques.

Pour les petites populations une dmarche non statistique


Etape 1 : choisir la mthode dchantillonnage peut permettre dobtenir des rsultats significatifs : si sur 50
documents, on en a examin 15 dont 10 sont irrguliers, on ne
Lchantillon pourra alternativement tre constitu sur une base pourra dduire que 2/3 des documents sont irrguliers, mais
statistique (chantillonnage alatoire) ou non statistique on aura montr que 20% le sont effectivement. Dans un autre
(chantillonnage raisonn), en fonction des objectifs de laudit : cas, si sur 50 documents, on en a examin 15 tous rguliers
- dans le cas dun chantillon statistique, lauditeur souhaite cette fois-l, on ne pourra dduire que 100% des documents le
obtenir une base raisonnable partir de laquelle pourront sont mais on sera sur que 30% sont rguliers, sans pouvoir
tre tires des conclusions probantes concernant la exclure que 70% ne le soient pas.
population dans son ensemble. Il aura recours ce type
d'chantillonnage lorsqu'il entend faire un nonc quantitatif Si lapproche statistique permet de soutenir des conclusions et des
au sujet d'une population plus grande en se fondant sur les recommandations de manire plus crdible, sa constitution peut
rsultats d'un chantillon ; cette approche nest pertinente savrer difficilement compatible avec les contraintes de temps
que pour une population assez importante (cf. infra) dun audit. Elle doit notamment intgrer le risque
dchantillonnage (risque que la conclusion base sur un
- dans le cas dun chantillon non statistique, lauditeur chantillon soit diffrente de celle laquelle il serait parvenu si
slectionne lchantillon en fonction dune caractristique

37
lensemble de la population avait t soumis la mme procdure Un croisement possible entre les deux approches peut consister
daudit). procder en deux temps :
1- Analyse de risques pralable permettant disoler une
Ce risque est notamment fonction :
population risque . Cette analyse prendra en compte :
- de la taille de la population, croiser avec les moyens dont - limpact, ce qui peut notamment amener lauditeur
dispose lauditeur pour lanalyse, ainsi quavec la prcision la slection de commandes dun montant lev ou
et la marge derreur acceptes de lestimation (voir ci- encore de commandes de caractre stratgiques ;
dessous, le tableau pour dterminer automatiquement la
- la probabilit, ce qui peut conduire lauditeur
taille de votre chantillon).
constituer son chantillon partir des points dalerte
les plus facilement et rapidement reprables aux
diffrentes tapes de la procdure (cf. rubriques
- de son caractre plus ou moins uniforme au regard de la
points dalerte dans chacune des fiches).
caractristique observe. La conception d'un chantillon
devient plus complexe dans le cas o les caractristiques 2- Slection dun chantillon statistique, destin tre
principales des membres de l'chantillon ne sont pas reprsentatif, non de la population dans son ensemble,
uniformment rparties dans toute la population (ex : petit mais du type de la population risque isol.
nombre de commandes de montant lev et grand nombre
de commandes dont le montant relatif est trs faible), Etape 2 : constituer lchantillon
rendant ncessaire le recours des chantillons complexes
(ex. chantillons alatoires dcomposs en strates de Pour la constitution dun chantillon probabiliste et la
caractristiques similaires). prsentation des diffrentes techniques disponibles (alatoire
Cf. notamment sur ce point la norme ISA530 sur les simple, alatoire systmatique, chantillonnage stratifi,
sondages en audit. lchantillonnage en grappe plusieurs degrs, etc.),
lauditeur pourra notamment se rfrer lannexe 2 de la
prsente fiche, ainsi quaux manuels dutilisation des logiciels
daudit type IDEA, quil croisera utilement avec les supports
existants de formation laudit.

38
Dtermination de la taille dchantillon La taille de lchantillon dpend ainsi de plusieurs facteurs :

La marge derreur accepte, note m ;


Pour des raisons de cots et de dlai, il nest pas toujours possible
dtudier lensemble de la population. Il est alors ncessaire de crer un Le risque maximum accept, not t. La valeur est issue dune
chantillon reprsentatif de la population permettant ainsi de fournir une loi de probabilit (loi de Student pour une taille de population
estimation aussi prcise que possible dune variable. infrieure 30, loi Normale pour une taille de population
suprieure 30)1 ;
La question de la taille de lchantillon dpend de la contrainte de cot. Si
cette contrainte est forte, lchantillon correspond au rapport entre le La connaissance statistique pralable de la population
budget global allou ltude et le cot unitaire dune enqute. enqute, paramtre inconnu qui peut correspondre une
estimation provenant dtudes antrieures, de rsultats d
A linverse, si la contrainte de cot est faible, la taille de lchantillon est experts et approxime, dans le cas dune proportion, par
lie la prcision souhaite a priori de lestimation. En effet, on ne peut p* (1-p). Si lon na aucune piste quant la valeur de p, il est
pas dire quune certaine taille dchantillon est suffisante pour tudier admis de prendre la valeur qui donne la dispersion maximale
une population dune certaine taille. (cf. graphique ci-dessous), savoir p = 0,5.

La taille de lchantillon, note n, se calcule comme suit : =


La taille de lchantillon se dfinit ncessairement par rapport au degr ()
de prcision exig par lenquteur et au phnomne que lon veut
tudier.

De manire gnrale, plus lchantillon est grand et plus lestimation sera


prcise. La notion de prcision est matrialise par un seuil de confiance
(en gnral 95%) et une marge derreur. Par exemple si lon dfinit un
seuil de confiance de 95% et une marge derreur de 2%, cela signifie que
lchantillon permettra dextrapoler le rsultat avec 5% de risques de se
tromper de plus ou moins 2%.

1
La valeur de test respectivement de 2,58, 1,96 et 1,65 pour les seuils de confiance de 99%, 95% et
90%.

39
La taille de lchantillon ne dpend ainsi pas de la taille de la population, Exemple de lecture du tableau : Si lon considre une taille de population
sauf si celle-ci est trs petite. En effet, lorsque la population est rduite, il de 50 commandes examiner avec un seuil de confiance de 95% (donc
est ncessaire dappliquer un facteur correctif. La taille de lchantillon probabilit de 5% de se tromper), il faut une taille dchantillon gale 49
avec toutefois, une marge derreur de 2% (par exemple pour la moyenne
devient : =
+ du montant des commandes).
Le tableau ci-dessous donne titre dillustration la taille dchantillon En revanche, si lon accepte une marge derreur de 10% (par exemple
minimale selon la taille de la population et la prcision souhaite, pour p pour la moyenne du montant des commandes), pour le mme seuil de
valant 0,5. confiance (95%), la taille de lchantillon examiner nest plus que de 33.
Lorsque la population est trs petite, par exemple N= 10 ou 15, la
dfinition dun chantillon na pas de sens statistiquement, il est
ncessaire dtudier lensemble des lments pour avoir une estimation
statistiquement reprsentative. Ce nest que pour des populations
suprieures 100 que la notion dchantillonnage a vritablement du
sens statistiquement.
Taille dchantillon en fonction de la taille de la population, de la
prcision et la marge derreur acceptes de lestimation
Niveau Marge Taille de la population tudie
de d'erre 10 15 30 50 100 150 200
confiance ur
2% 10 15 30 50 98 145 191
99% 5% 10 15 29 47 87 123 154
10% 10 14 26 39 63 79 91
2% 10 15 30 49 96 142 185
95% 5% 10 15 28 45 80 108 132
10% 10 13 23 33 49 59 65
2% 10 15 30 49 95 138 179
90% 5% 10 15 27 43 73 97 115
10% 9 13 21 29 41 47 51
Source : Calculs mission

40
Rappel des principales mthodes de constitution de dans chacune des M grappes, soit auprs de tous les lments,
lchantillon soit en constituant des chantillons. Linconvnient est quil induit
une perte de prcision due lexistence dune similarit entre
Il existe deux catgories de mthodes : individus dune mme grappe.
une mthode probabiliste avec notamment la slection par tirage
alatoire. Chaque individu statistique (i.e. un individu, une
entreprise, une facture, etc.) a la mme chance dentrer dans une mthode non-probabiliste : les individus statistiques sont
lchantillon. Parmi les mthodes probabilistes figurent : slectionns en fonction de critres de rpartition. Elle est
notamment utilise lorsquil nest pas possible davoir une liste
- lchantillonnage alatoire simple : facile mettre en uvre, il exhaustive de toutes les units de sondage. Parmi les mthodes dites
sagit de tirer au hasard des individus qui ont tous la mme
non-probabilistes figurent notamment :
probabilit dtre slectionn.
- lchantillonnage par quotas : dfinir un nombre prcis
dlments slectionner pour diverses sous-populations ;
- lchantillonnage alatoire systmatique : les individus de la
population sont numrots de 1 N. On dtermine lintervalle - le volontariat, mais linconvnient est que cette technique cre
dchantillonnage k en divisant la population N par la taille de un biais et nest pas pertinente dans une dmarche daudit.
lchantillon que lon souhaite obtenir. On slectionne un nombre
qui correspond lorigine choisie au hasard. Enfin, partir de ce
premier nombre, on slectionne chaque kme individu.

- lchantillonnage stratifi : il sagit de diviser la population en


sous-ensembles homognes, appels strates, et de raliser un
sondage sur chacune des strates.

- lchantillonnage en grappe plusieurs degrs : si la population


est rpartie sur M grappes, le 1er degr consiste choisir un
chantillon de M grappes et le 2nd degr raliser une enqute

41
42
Annexe 2 : Liste des questionnaires de prise de connaissances (QPC)

1/ QPC Secrtaire gnral (SG) p. 45

2/ QPC Responsable de la fonction financire ministrielle (RFFIM) p. 50

3/ QPC Directeur ressources humaines (DRH) p. 54

4/ QPC Responsable contrle interne budgtaire (CIB) p. 60

5/ QPC Contrleur budgtaire (CB) p. 63

43
44
Organe d'audit Thme de l'audit Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de
QPC SG lentretien et la date laquelle il a t tenu.

Avertissement :
Avant de conduire cet entretien, l'auditeur aura collect des informations,
Visa Nom Date
notamment partir des documents budgtaires accessibles sur le site
Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs Date de transmission du
du questionnaire questionnaire la
internet du ministre du budget, sur :
supervision les principales caractristiques du budget ministriel (structure
Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du du budget, taux de consommation, existence ou non de grands
questionnaire projets, ....) ?
Valid par Nom de laudit qui a valid les Date de la validation (cf.
quel (s) programme(s) les crdits de titre 2 sont-ils grs (un
rponses donnes lors de date du ml denvoi du
lentretien ou mention questionnaire programme support ? tout ou partie des effectifs de
lentretien na pas fait lobjet complt/corrig) ou pas l'administration centrale ou dconcentre ?).
dune validation de date si lentretien na
pas fait lobjet dune
validation

Personnes Fonction
P C A I*
concernes
Fonction de la personne prenant part
l'entretien
Auditeur Nom de la structure d'audit X
Auditeur Nom de la structure d'audit X
* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

45
en matire de contrle
QUESTIONS RISQUES REPONSES
interne budgtaire ?
CONCERNES
(type d'action,
Mise en place du contrle interne budgtaire calendrier, modalits de
1. Des objectifs mise en uvre).
ont-ils t assigns aux tes-vous directement
services du ministre en impliqu dans la mise en
matire de contrle uvre de la dmarche ?
interne ? 4. Comment vous
1 coordonnez-vous avec le 1-2
Le cas chant, dans
quel cadre, quels sont- RFFIM ?
ils, comment ont-ils t
5. Existe-t-il des
notifis et quel est le
calendrier de ralisation difficults pour dployer
de ses objectifs ? le contrle interne
budgtaire au
2. Quel est le rle
ministre ?
du secrtariat gnral
dans la mise en uvre Si oui, existe-t-il des
diffrences qualitatives
du dploiement du 1
notables entre les
contrle interne et plus diffrents services du
particulirement du 1
ministre ?
CIB ? Y a t-il eu des
Quels sont les autres volutions rcentes ?
acteurs ? les instances des volutions sont-
concernes ? Prcisez elles programmes ?
leur rle. quelle chance ?
3. Le secrtariat 6. Quelles sont les
gnral a-t-il conduit 1 ressources affectes au 1
des actions spcifiques CIB (rseau de rfrent,

46
mission du CIB, ...) et les recettes couverts, quels
instances de macro-processus ?)
gouvernance du CIB - comment l'analyse des
(ministrielles, risques est-elle conduite
dconcentres) ? (par qui, sur quelle base
et quel rythme) ?
7. Existe-t-il un - recouvre-t-elle tous
rfrentiel ministriel les objectifs
1
du CIB ? stratgiques du
ministre ?
Le cas chant le
fournir aux auditeurs. Fournir la cartographie
aux auditeurs.
8. Des volutions
Si non : quels sont les
organisationnelles ayant principaux risques
un impact budgtaire budgtaires de votre
sont-elles prvues (par ministre selon vous ?
ex : centralisation 10. Des audits ont-ils
2
/dconcentration des 1-2
t raliss sur le CIB ?
crdits, transformation
SCN en oprateur, laboration du budget
transfert d'emplois sur 11. Comment les
T3 ...) ? fonctions de RFFIM et
9. Existe-t-il une de RPROG sont-elles 7

cartographie des risques articules dans la


budgtaire ? procdure budgtaire ?
2 Comment les
Si oui : 12.
- quel est son primtre changes entre ces
7
(programmes ou acteurs sont-ils
services couverts, quels organiss et
types de dpenses ou de

47
formaliss ? Comment est assur le
suivi de l'atteinte de
ces objectifs ?
13. Quel est le
positionnement du Allocation et mise disposition des moyens budgtaires
RFFIM et quel est son 7
rle dans la procdure
Excution des dpenses et des recettes
budgtaire ?
17. Le ministre a-t-
14. Sur quelle(s) il des particularits en
base(s) vous assurez- matire de dlais de 23
vous de la cohrence paiement ?
entre le projet de
5 Si oui, prcisez.
budget et les objectifs
des politiques publiques Traitement de fin de gestion
conduites par le
ministre ?
Divers
15. Les projets de 18. Points non
rforme sont-ils abords dans ce
clairement flchs dans questionnaire et que
la programmation 6 vous souhaiteriez porter
budgtaire ? l'attention des
Si oui, de quelle auditeurs (signalements
manire ? de problmes ventuels,
16. Comment les attentes particulires
objectifs aux services vis--vis de l'audit,
en matire de matrise 10 personnes rencontrer)
de la dpense ont-ils t
communiqus ?

48
Liste des documents transmettre aux auditeurs
Rapport Cour des comptes sur le dploiement du CIF au sein du
ministre ;
Note d'valuation budgtaire (NEB) ;
Le plan ministriel d'action pour la modernisation de la chane de
la dpense examin par le comit d'orientation stratgique du
systme d'information financier de l'Etat (COS SIFE) ;
Charte ministrielle de gestion budgtaire (organisation
budgtaire, responsabilit des acteurs) ;
Arrt de contrle financier ;
Feuille de route (en AC, SD et oprateurs) du contrle interne
budgtaire sur les trois dernires annes ;
Bilan des contrles de supervision ;
Rapports d'audit interne budgtaires ;
Cartographie des risques budgtaires et cartographie des risques
ministriels.

49
Organe d'audit Thme de l'audit Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de
QPC RFFIM lentretien et la date laquelle il a t tenu.

Visa Nom Date


Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs Date de transmission du
du questionnaire questionnaire la
supervision
Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du
questionnaire
Valid par Nom de laudit qui a valid les Date de la validation (cf.
rponses donnes lors de date du ml denvoi du
lentretien ou mention questionnaire
lentretien na pas fait lobjet complt/corrig) ou pas
dune validation de date si lentretien na
pas fait lobjet dune
validation

Personnes Fonction
P C A I*
concernes
Fonction de la personne prenant part
l'entretien
Auditeur Nom de la structure d'audit X
Auditeur Nom de la structure d'audit X
* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

50
QUESTIONS RISQUES REPONSES disposez :
CONCERNES
Mise en place du contrle interne budgtaire - directives de la DB ?

1. Quel impact le dcret du - guides mthodologiques ?


17/11/2012 relatif la gestion
budgtaire et comptable de ltat - fiches de procdures ?
1-2
crant le rle de RFFIM a-t-il eu
sur les missions et les moyens - autres ?
dont vous disposez ?
Comment ces outils sont-ils
2. Dans quelle mesure vous diffuss aux RPROG ?
assurez-vous de la mise en uvre
des rgles de gestion budgtaire, 6. Dans le cadre de la
ainsi que de leur correcte prise en validation de la programmation,
1-2 1-2
compte dans les systmes quels sont les points dattention
dinformation du ministre et les points de contrle ?
(imputation ; gestion des AE/
CP) ? 7. Quelles sont les
principales difficults rencontres
1-2
3. Quelles sont les modalits avec chacun des programmes du
de dialogue entre le RFFIM et la 1-2 ministre ?
DB ?
8. Quelle est la priodicit
4. Quelles exploitations de vos changes avec le CBCM ?
1-2
faites-vous des NEB de la Cour des 1-2 Quelle forme prennent ces
comptes ? changes ?

5. Afin de valider la laboration du budget


programmation effectue par les 1-2
programmes, quels sont les outils 9. Un rfrentiel 1-2
mthodologiques dont vous ministriel de programmation

51
budgtaire a-t-il t labor ? performance sont-ils labors ?
10. Avez-vous labor un
calendrier des travaux Comment sont-ils diffuss et
budgtaires prcisant vos 1-7 utiliss pour la programmation
principales chances budgtaire ?
articules avec les runions
et confrences de la DB ? [Remettre aux auditeurs les
documents PAP et RAP sur 3 ans]
11. Des directives
mthodologiques sont-elles
Allocation et mise disposition des moyens budgtaires
adresses aux RPROG dans le 1 - 3 10
cadre de la prparation des 14. Comment le document
documents budgtaires et de suivi de rpartition initiale des crdits
11
infra-annuel ? et des emplois est-il labor et
12. Comment l'analyse des valid ?
donnes de lexcution
budgtaire antrieure et de 15. Comment les
l'anne en cours est-elle notifications de crdits aux
12
ralise ? (par qui, dans quel services sont-elles effectues ?
cadre et quel rythme)
3-4 Excution des dpenses et des recettes
Comment cette analyse
intervient-elle dans la 16. Comment sont
programmation budgtaire pour organises les dlgations de
16
lanne en cours et les annes pouvoir et/ou de signature en
suivantes ? matire budgtaire ?

13. Quelles sont les 17. Le budget ministriel


caractristiques du dispositif de montre-t-il un
performance du ministre ? (nb dcalage significatif entre la 18
3
d'objectifs ? types programmation et l'excution
d'indicateurs...) ? budgtaire ?

Par qui les documents de


52
Le cas chant, sur quels points Traitement de fin de gestion
en particulier ? (en dpenses, en
recettes) 21. Les oprations de fin de
gestion prsentent-elles des
25
difficults particulires ? Si
18. Le ministre a-t-il des oui, lesquelles ?
particularits en matire de dlais
de paiement ? 23 Divers

Si oui, prcisez. 22. Points non abords dans


ce questionnaire et que vous
19. Comment effectuez-vous souhaiteriez porter l'attention
le suivi de la ralisation de la des auditeurs (signalements de
programmation par les diffrents problmes ventuels, attentes
programmes du ministre ? 3 10 particulires vis--vis de l'audit,
personnes rencontrer)
Quelles sont les modalits de
suivi et les outils utiliss ? Liste des documents transmettre aux auditeurs

20. Concernant le titre 2, Le plan ministriel d'action pour la modernisation de la chane de la


comment sorganisent les suivis dpense examin par le comit d'orientation stratgique du systme
de gestion des crdits et des d'information financier de l'Etat (COS SIFE) ;
emplois avec les RPROG Charte ministrielle de gestion budgtaire (organisation budgtaire,
concerns ? selon quelle responsabilit des acteurs) ;
priodicit ? sous quelle forme ? L'arrt de contrle financier ;
13 15
Le rfrentiel CIB ministriel ;
Dans le cadre de ces travaux, Feuille de route (en AC, SD et oprateurs) du contrle interne
quels sont les outils dont vous budgtaire sur les trois dernires annes ;
disposez ? Bilan des contrles de supervision ;
Rapports d'audit interne budgtaires ;
Cartographie des risques budgtaires ;
Documents de performance sur les 3 dernires annes.

53
Organe d'audit Thme de l'audit Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de
QPC DRH lentretien et la date laquelle il a t tenu.

Visa Nom Date


Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs Date de transmission du
du questionnaire questionnaire la
supervision
Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du
questionnaire
Valid par Nom de laudit qui a valid les Date de la validation (cf.
rponses donnes lors de date du ml denvoi du
lentretien ou mention questionnaire
lentretien na pas fait lobjet complt/corrig) ou pas
dune validation de date si lentretien na
pas fait lobjet dune
validation

Personnes Fonction
P C A I*
concernes
Fonction de la personne prenant part
l'entretien
Auditeur Nom de la structure d'audit X
Auditeur Nom de la structure d'audit X
* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

54
QUESTIONS RISQUES REPONSES par le suivi des effectifs
CONCERNES et de la masse salariale
Mise en place du contrle interne budgtaire au sein de la
1. La direction (ou direction ?
service) RH est-elle Existe-t-il des rfrents
engage dans une budgtaires dans les
dmarche de contrle 1 services RH centraux,
interne ? Si oui, dans dconcentrs et chez
quels domaines / les oprateurs ?
processus ? 6. Comment le(s)
2. Si oui, quel niveau bureau(x) concern(s)
hirarchique la coordonne(ent)-il(s)
1 leur travail avec celui
dmarche est-elle 2
suivie ? du bureau du budget
du ministre? Si oui, de
3. Un ou des rfrents
quelle faon ? Si non
de contrle interne
pour quoi ?
ont-ils t dsigns au 1
sein de la direction 7. La direction RH
RH ? participe-t-elle :
- aux instances
4. Le CI est-il dploy
ministrielles de suivi
sur tous les domaines
du CIB ? si oui,
d'activits de la 1
lesquelles ?
direction RH?
- des groupes de
Existe-t-il des
travail sur le CIB
difficults pour
1 ministriel ? inter-
dployer le contrle
ministriel ? Si oui,
interne au sein de la
lesquels ?
direction RH,
notamment pour le 8. Quels sont les
CIB ? risques budgtaires les
Si oui, lesquelles ? plus sensibles dans le 2
domaine des RH ?
5. Quel est le(s)
2 Une cartographie des
bureau(x) concern(s)

55
risques a-t-elle t habilitations au SI)
ralise ? - des donnes font-
Des contrles ont-ils elles l'objet de
t mis en place pour retraitements manuels
les matriser ? ou sur d'autres outils ?
9. Des OFN et des laboration du budget
fiches de procdures 12. Comment les
sur les processus de la impacts budgtaires
direction prsentant 2 sur les effectifs et la
des risques masse salariale des
budgtaires ont-ils t rformes ou des
raliss ? nouvelles
10. Quels sont les rglementations RH 3 -4 -6
outils informatiques de sont-ils valus ?
suivi des emplois et de Comment sont-ils
2
la masse salariale intgrs la
(logiciels RH, outils programmation ? (par
excel...) ? programme, par
11. Les outils de service .... ?)
gestion budgtaire des 13. Le SIRH dispose-t-il
effectifs et de la masse de fonctionnalits
salariale : permettant de faciliter
- permettent-ils des et d'optimiser la
restitutions ? de quel programmation
type ? budgtaire (des
- sont-ils interfacs 2 simulations et
avec d'autres logiciels 7
projections possibles)?
budgtaires ? Si non, existe-il un outil
- qui les utilise ? informatique
- comment et par qui la complmentaire de
mise jour des gestion budgtaire des
donnes est-elle effectifs et de la masse
effectue ? (rgles des salariale ?

56
Le cas chant, les SI contrle? (par
sont-ils interfacs ? service, par
(prcisez la frquence programme ?)
du dversement et de - comment le lien avec
la mise jour) le suivi des effectifs
14. Sur quel(s) est-il effectu ?
programme(s) les (entres/sorties)
crdits de titre 2 sont- Allocation et mise disposition des moyens budgtaires
ils grs (un 17. Comment sont
programme support ? raliss les arbitrages
2
tout ou partie des budgtaires interne au
effectifs de la centrale ministre en matire
ou des services RH :
dconcentrs, ou des - par qui ou quelle
oprateurs ?) instance ?
15. Comment les - sur quel critre ?
besoins en effectifs et - qui valide les 11
les dpenses de masse hypothses ?
salariale sont-ils - comment sont-elles
3-4-7-8
programms ? formalises ?
Existe-t-il des budgets - comment se fait
ddis ? (mutation, l'information en retour
dtachement ...) auprs des services RH
16. Quels sont les (en AC, SD,
lments de cadrage oprateurs) ?
budgtaire dont vous 18. Comment le suivi
disposez ? (niveau de des effectifs, de la
prcision et nature) masse salariale et des
9
- le cadrage est-il plafonds d'emplois
pluriannuel ? 13 - 14
est-il effectu (AC/SD
- comment la et oprateurs) et
soutenabilit de quel rythme ?
l'enveloppe est-elle

57
19. Comment (redploiement, fusion
s'organise le dialogue de corps ou de service,
de gestion ? (mode de allocation de nouvelles
communication, 7 - 13 - 15 missions...) ?
frquence des Si oui, prcisez.
changes, instances de 24. Comment les
dialogue.....) dcisions de gestion
20. La programmation (recrutement, congs
et le suivi des effectifs, parental, MAD,
de la masse salariale et dtachement, dpart
15 - 20
des plafonds d'emplois en retraite ...) sont-
en T2 et T3 (s'ils 7- 13 - 14 elles intgres au suivi
existent) sont-ils budgtaire des
consolids (par effectifs et de la masse
programme ? par salariale ?
oprateur ?) Traitement de fin de gestion
21. Comment les 25. Existe-il des
mouvements entre les difficults pour tablir
effectifs de T2 et T3 (le 13 - 14 les prvisions
cas chant) sont-ils 25
d'excution annuelle
suivis ? du T2 et respecter le
22. Quelles sont les plafond d'emplois ?
procdures existantes Divers
pour assurer la qualit 15 26. Points non abords
des donnes saisies dans ce questionnaire
dans le SIRH ? et que vous
Excution des dpenses et des recettes souhaiteriez porter
23. Existe-t-il des l'attention des
difficults de gestion auditeurs
pour mettre en uvre (signalements de
15 - 18
rapidement une problmes ventuels,
modification de la attentes particulires
structure des effectifs vis--vis de l'audit,

58
personnes
rencontrer)

Liste des documents transmettre aux auditeurs


Rapport Cour des comptes ou d'inspection sur la gestion des emplois
au ministre ;
Organigramme de la direction RH ;
Liste des rfrents RH (AC/SD/oprateurs) ;
Bilan des contrles de supervision sur le MP8 ;
Rapports d'audit interne budgtaires s'il en existe ;
Cartographie des risques RH ;
Bilan social sur les trois dernires annes.

59
Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de
Organe d'audit Thme de l'audit lentretien et la date laquelle il a t tenu.
QPC
Responsable
CIB

Visa Nom Date


Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs Date de transmission du
du questionnaire questionnaire la
supervision
Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du
questionnaire
Valid par Nom de laudit qui a valid les Date de la validation (cf.
rponses donnes lors de date du ml denvoi du
lentretien ou mention questionnaire
lentretien na pas fait lobjet complt/corrig) ou pas
dune validation de date si lentretien na
pas fait lobjet dune
validation

Personnes Fonction
P C A I*
concernes
Fonction de la personne prenant part
l'entretien
Auditeur Nom de la structure d'audit X
Auditeur Nom de la structure d'audit X
* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

60
macro- processus
QUESTIONS RISQUES REPONSES
budgtaire ?
CONCERNES
5. Un plan daction a-
Mise en place du contrle interne budgtaire
t-il t labor ?
1. De quels outils et Quelles sont les
rfrentiels disposez- modalits de sa mise
2 2
vous pour mettre en en uvre ?
uvre le CIB ?
Quelles sont les
2. Quelles directives conclusions relatives
avez-vous son suivi ?
communiqu aux
6. Des contrles
responsables de
cibls sont-ils
programme pour 2
raliss afin de
dployer le CIB sur le
sassurer de la
primtre de leurs
qualit des donnes
programmes
budgtaires ?
respectifs ? 2
Si oui lesquels ?
3. Avez-vous labor
Y a t-il des contrles
une cartographie des
particuliers effectus
risques budgtaires ?
sur les donnes
Si oui sur la base de 2
budgtaires relatifs
quelles donnes les
au titre 2 ?
risques ont-ils t
identifis et cots ? Divers
4. Quels sont les 7. Points non abords
dans ce questionnaire
principaux risques 1
et que vous
identifis sur chaque souhaiteriez porter

61
l'attention des
auditeurs
(signalements de
problmes ventuels,
attentes particulires
vis--vis de l'audit,
personnes
rencontrer)

Liste des documents transmettre aux auditeurs


Rapport Cour des comptes sur le dploiement du CIF au sein du
ministre ;
Le plan ministriel d'action pour la modernisation de la chane de
la dpense examin par le comit d'orientation stratgique du
systme d'information financier de l'Etat (COS SIFE) ;
Feuille de route (en AC, SD et oprateurs) du contrle interne
budgtaire sur les trois dernires annes ;
Bilan des contrles de supervision ;
Rapports d'audit interne budgtaires ;
Cartographie des risques budgtaires.

62
Organe d'audit Thme de l'audit Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de
QPC CB lentretien et la date laquelle il a t tenu.

Visa Nom Date


Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs Date de transmission du
du questionnaire questionnaire la
supervision
Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du
questionnaire
Valid par Nom de laudit qui a valid les Date de la validation (cf.
rponses donnes lors de date du ml denvoi du
lentretien ou mention questionnaire
lentretien na pas fait lobjet complt/corrig) ou pas
dune validation de date si lentretien na
pas fait lobjet dune
validation

Personnes Fonction
P C A I*
concernes
Fonction de la personne prenant part
l'entretien
Auditeur Nom de la structure d'audit X
Auditeur Nom de la structure d'audit X
* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

63
QUESTIONS RISQUES REPONSES 3. Participez-vous
CONCERNES des instances
ministrielles traitant
Mise en place du contrle interne budgtaire du CIB ?
1. Quel est votre Si oui, quelle est leur 1-2
valuation des priodicit ? De
principaux risques 1-2 quand date la
budgtaires du dernire runion
laquelle vous avez
ministre ?
assist ?
2. Avez-vous des 4. Quelles
changes rguliers vrifications ont t
avec le RFFIM : effectues dans
sur la question loptique de la
de la dlivrance du visa 11-12
soutenabilit concernant le DRICE
budgtaire? du ministre (cf.
sur la question article 91 du dcret
de la qualit GBCP) ?
1-2
de 5. Quelles
comptabilit vrifications ont t
budgtaire? effectues dans
globalement loptique de la
sur dlivrance du visa 11-12
lorganisation concernant le DPGECP
de la gestion du ministre (cf.
du ministre ? article 92 du dcret
GBCP) ?

64
6. Avez-vous dpenses de
rendu un avis sur le personnel de certains
caractre soutenable programmes du
de la programmation ministre? (cf. article
11-12 97 du dcret GBCP)
pour chacun des
programmes (cf. Si non, comment vous
article 93 du dcret assurez-vous que de
GBCP) ? telles oprations
nont pas t ralises
7. Avez-vous sans votre visa ?
rendu un avis sur le
caractre soutenable
9. Au cours de
de la programmation
lexercice, avez-vous
pour chacun des
t destinataire de
budgets oprationnels
11-12 comptes- rendus de
de programme (cf.
gestion et de
article 94 du dcret
prvisions dexcution
GBCP) ?
des crdits et des
Quels critres ont t emplois que les
pris en compte pour programmes du
rendre cet avis ? 13 15
ministre vous
8. Avez-vous mis transmettent (cf.
des avis sur les article 98 du dcret
ventuels projets de GBCP)
rpartition de crdits
13 - 15 Si oui :
ayant eu pour effet de
- comment ces
diminuer le montant compte-rendus sont-
des crdits ouverts ils exploits ?
sur le titre des - quelle est votre

65
apprciation sur la dcret GBCP)
qualit de ces
compte-rendus ? 11. Des
[fournir les 2 derniers, autorisations et actes
pour les programmes de recrutement ainsi
entrant dans le champ que des actes de
audit] gestion ont-ils t
soumis votre visa ou
Si non, les avez-vous avis pralable ?
rclams puis Sur les documents
obtenus ? soumis visa, avez-
10. Les dcisions vous constat des 17
dengagements et les irrgularits ?
dcisions Si oui, selon quels
daffectation de critres ont-ils t
analyss ?
crdits une
opration Y a t-il eu des refus de
visa ou des avis
dinvestissement
dfavorables ?
mentionnes
(cf. article 100 du
larticle 156 du dcret dcret GBCP)
GBCP vous ont-elles 17
12. Comment vous
t soumises pour
assurez-vous de la
visa ou avis pralable?
qualit des lments
Si oui, selon quels
de la comptabilit
critres ont-elle t 1-2
analyses ? budgtaire relevant
de lordonnateur
Y a t-il eu des refus de
visa ou des avis (article 102 du dcret
dfavorables ? GBCP) ?
(cf. article 99 du

66
14. Dans le cas o
Vous assurez-vous de vous auriez rendu
la ralit, de la des avis pralables
correcte valuation et
dfavorables, un
du bon rattachement
des affectations et des ou des
engagements ? ordonnateurs a-t-il
17
dcid de ne pas
Vous assurez-vous de se conformer
leur correcte votre avis ?
imputation? Vous a-t-il inform par
crit des motifs de
Avez-vous saisi sa dcision ?
lordonnateur des 15. Dans le cas o
fins de correction des vous auriez prononc
erreurs ou
des refus de visa, les
insuffisances dont
vous avez ordonnateurs
connaissance? concerns ont-ils
Quelles suites ont t pass outre, sur 17
donnes ces autorisation du
demandes de ministre charg du
correction ? budget saisi par le
13. Quel outil ou ministre ?
moyens utilisent vos
services pour 16. Avez-vous effectu
changer avec les 14 des contrles a
services posteriori sur des 1-2
prescripteurs ? actes non soumis
visa ou avis

67
pralable et sein du ministre ?
procd des Envisagez-vous des
analyses portant modifications des
sur les circuits et seuils indiqus dans
procdures des l'arrt de contrle
dpenses des financier ?
ordonnateurs (cf,
article 101 du Divers
dcret GBCP) 19. Points non
Si oui, quelles ont t abords dans ce
les conclusions de questionnaire et
ces contrles et que vous
analyses ?
souhaiteriez
17. Avez-vous porter
effectu une l'attention des
valuation annuelle auditeurs
du dispositif de (signalements de
contrle interne? 1-2 problmes
Vous tes-vous ventuels,
appuy sur des attentes
rsultats de laudit particulires vis--
interne ? vis de l'audit,
18. Quelle personnes
apprciation portez- rencontrer)
vous sur le niveau de
1-2
dploiement du
dispositif de contrle
interne budgtaire au

68
Liste des documents transmettre aux auditeurs
Rapport annuel sur l'excution budgtaire ;
Comptes-rendus de gestion sur les 2 dernires annes ;
Arrt de contrle financier ;
Notes relatives aux contrles a posteriori et analyse sur les
circuits et procdures.

69
70
Annexe 3 : Liste des questionnaires de contrle interne (QCI)

1/ QCI Directeur affaires financires (DAF) p. 73

2/ QCI Responsable de programme (RPROG) p. 78

3/ QCI Tutelle oprateurs p. 84

4/ QCI Responsable achat p. 90

5/ QCI Centre de services partags (CSP) p. 95

71
72
Organe d'audit Thme de l'audit Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de
QCI DAF lentretien et la date laquelle il a t tenu.

Visa Nom Date


Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs Date de transmission du
du questionnaire questionnaire la
supervision
Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du
questionnaire
Valid par Nom de laudit qui a valid les Date de la validation (cf.
rponses donnes lors de date du ml denvoi du
lentretien ou mention questionnaire
lentretien na pas fait lobjet complt/corrig) ou pas
dune validation de date si lentretien na
pas fait lobjet dune
validation

Personnes Fonction
P C A I*
concernes
Fonction de la personne prenant part
l'entretien
Auditeur Nom de la structure d'audit X
Auditeur Nom de la structure d'audit X
* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

73
la Cour des comptes ?
QUESTIONS RISQUES REPONSES
CONCERNES 5. Afin de valider la
programmation
Mise en place du contrle interne budgtaire effectue par les
1. Quel impact le dcret programmes, quels
du 17/11/2012 relatif sont les outils
la gestion budgtaire et mthodologiques dont
comptable de ltat vous disposez :
crant le rle de RFFIM 1-2 - directives de la DB ?
a-t-il eu sur les missions
et les moyens dont - guides 1-2
vous disposez ? mthodologiques ?
- fiches de
procdures ?
2. Dans quelle mesure
vous assurez-vous de la - autres ?
mise en uvre des Comment ces outils
rgles de gestion sont-ils diffuss aux
budgtaire, ainsi que de RPROG ?
leur correcte prise en 1-2
compte dans les 6. Dans le cadre de la
systmes dinformation validation de la
du ministre programmation, quels
(imputation ; gestion sont les points 1-2
des AE/ CP) ? dattention et les points
de contrle ?
3. Quelles sont les
modalits de dialogue 7. Quelles sont les
entre le RFFIM et la 1-2 principales difficults
DB ? rencontres avec
chacun des 1-2
4. Quelles exploitations programmes du
1-2
faites-vous des NEB de ministre ?

74
8. Quelle est la 12. Comment
priodicit de vos l'analyse des donnes
changes avec le de lexcution
CBCM ? Quelle forme 1-2
budgtaire antrieure
prennent ces et de l'anne en cours
changes ? est-elle ralise ?
(par qui, dans quel
laboration du budget cadre et quel
rythme) 3-4
9. Un rfrentiel
ministriel de Comment cette
programmation 1-2 analyse intervient-
budgtaire a-t-il t elle dans la
labor ? programmation
10. Avez-vous budgtaire pour
labor un lanne en cours et
calendrier des les annes suivantes ?
travaux budgtaires 13. Quelles sont les
prcisant vos caractristiques du
principales 1-7 dispositif de
chances performance du
articules avec les ministre ? (nb
runions et d'objectifs ? types
confrences de la d'indicateurs...) ?
DB ?
3
11. Des directives Par qui les documents
mthodologiques sont- de performance sont-
elles adresses aux ils labors ?
RPROG dans le cadre de
1 - 3 10 Comment sont-ils
la prparation des
documents budgtaires diffuss et utiliss
et de suivi infra- pour la
annuel ? programmation

75
budgtaire ? budgtaire ?
Le cas chant, sur
[Remettre aux quels points en
auditeurs les particulier ? (en
documents PAP et RAP dpenses, en recettes)
sur 3 ans]
18. Le ministre a-t-il
Allocation et mise disposition des moyens budgtaires des particularits en
14. Comment le matire de dlais de 23
document de paiement ?
rpartition initiale des 11 Si oui, prcisez.
crdits et des emplois 19. Comment
est-il labor et effectuez-vous le suivi
valid ? de la ralisation de la
15. Comment les programmation par les
notifications de diffrents programmes
12 3 10
crdits aux services du ministre ?
sont-elles effectues ? Quelles sont les
Excution des dpenses et des recettes modalits de suivi et les
outils utiliss ?
16. Comment sont
organises les 20. Concernant le titre
dlgations de 2, comment
16 sorganisent les suivis
pouvoir et/ou de
signature en matire de gestion des crdits
budgtaire ? et des emplois avec les
RPROG concerns ?
17. Le budget selon quelle 13 15
ministriel montre-t-il priodicit ? sous
un dcalage 18 quelle forme ?
significatif entre la
programmation et Dans le cadre de ces
l'excution travaux, quels sont les
outils dont vous

76
disposez ? Feuille de route (en AC, SD et oprateurs) du contrle interne
budgtaire sur les trois dernires annes ;
Traitement de fin de gestion Bilan des contrles de supervision ;
21. Les oprations de Rapports d'audit interne budgtaires ;
fin de gestion
Cartographie des risques budgtaires ;
prsentent-elles des
25 Documents de performance sur les 3 dernires annes.
difficults
particulires ? Si oui,
lesquelles ?
Divers
22. Points non
abords dans ce
questionnaire et que
vous souhaiteriez
porter l'attention
des auditeurs
(signalements de
problmes ventuels,
attentes particulires
vis--vis de l'audit,
personnes
rencontrer)
Liste des documents transmettre aux auditeurs
Le plan ministriel d'action pour la modernisation de la chane de
la dpense examin par le comit d'orientation stratgique du
systme d'information financier de l'Etat (COS SIFE) ;
Charte ministrielle de gestion budgtaire (organisation
budgtaire, responsabilit des acteurs) ;
L'arrt de contrle financier ;
Le rfrentiel CIB ministriel ;

77
Organe d'audit Thme de l'audit Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de
lentretien et la date laquelle il a t tenu.
QCI RPROG

Visa Nom Date


Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs Date de transmission du
du questionnaire questionnaire la
supervision
Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du
questionnaire
Valid par Nom de laudit qui a valid les Date de la validation (cf.
rponses donnes lors de date du ml denvoi du
lentretien ou mention questionnaire
lentretien na pas fait lobjet complt/corrig) ou pas
dune validation de date si lentretien na
pas fait lobjet dune
validation

Personnes Fonction
P C A I*
concernes
Fonction de la personne prenant part
l'entretien
Auditeur Nom de la structure d'audit X
Auditeur Nom de la structure d'audit X
* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

78
programmation ?
QUESTIONS RISQUES REPONSES
CONCERNES
3. Y a-t-il une
Mise en place du contrle interne budgtaire cartographie des risques
budgtaires et des plans
1. Existe-t-il au sein de
daction associs ?
votre administration une
2
organisation structure
Existe-t-il un plan de
pour piloter la mise en
communication et de
place du CIB ?
reportage relatif au CIB
de votre programme ?
Quelles sont vos
1 laboration du budget
relations avec elle ?
4. Y a t il une procdure
Existe-t-il pour votre relative au bilan
programme une dexcution des
organisation pour la 3
exercices antrieurs de
mise en uvre du CIB ? votre programme ?

2. Si oui, de quelles 5. De quelles faons


faons vrifiez-vous analysez-vous
cette mise en place ? lexcution budgtaire
pour lexercice en
tes-vous directement cours ?
impliqu ? Quels documents vous
sont transmis ?
Existe-t-il un rfrentiel 2 4
dactivits permettant la tes-vous amen faire
programmation infra et du parangonnage sur les
pluriannuelle ? aspects budgtaires de
votre programme pour
Recevez-vous des outils des dpenses du mme
mthodologiques du type dans dautres
RFFIM pour prparer la programmes ?

79
6. tes-vous amen besoins en AE et CP,
laborer une procdure fonde sur des donnes
de cadrage de lexercice fiables et exhaustives ?
budgtaire destine aux 5-6 - avec une sincrit de la
BOP autre que celle de la budgtisation initiale ?
DAF ? Si oui, pourquoi et - avec des chanciers
comment ? dAE/CP ralistes ?
7. Comment prenez-vous - avec une visibilit des
en compte les facteurs grands projets
dvolution du dinvestissement ?
5-6
budget de votre - avec une visibilit des
programme ? budgets des oprateurs
sous tutelle ?
8. Comment les 9. Le calendrier, les
fonctions de RFFIM et procdures
RPROG sont articules dlaboration du budget
dans la procdure de votre programme
budgtaire ? sont-ils respects par les
services concerns ?
Les mthodes
dlaboration du budget Le montant de la rserve
de votre programme de prcaution est-il pris
sont-elles dfinies ? en compte dans le projet
7 8
de budget de votre
Le projet de budget de programme ?
programme est-il tabli :
- avec une estimation Les engagements hors
des dpenses ou des bilan sont-ils pris en
ETPT ancre sur une compte ?
maille oprationnelle ?
- avec une estimation Linventaire des actifs,
des dpenses et ayant un impact direct
recettes, des ETPT, des sur le budget, est-il

80
complet et actualis ? fonctionnement, les
investissements, les
10. Pour votre interventions ? comment
programme, de quelles sont-elles justifies ?
faons sont matrises 13. Comment vrifiez-
les dpenses de vous que la notification
personnels, les plafonds des crdits est ralise
demplois ? dans les temps ?
12
Quels types 9 Avez-vous une
dinformation homognit des
demandez-vous et procdures ? Suivant les
recevez-vous des BOP et les UO ?
services concerns lors 14. quelles analyses
de llaboration du procdez-vous pour
projet de budget de effectuer le suivi de 13
votre programme ? lexcution par rapport
11. Comment vrifiez- la programmation ?
vous quil existe une 15. Les informations
politique de matrise des demandes aux services,
dpenses pour votre et fournies par ceux-ci 14
10
programme ? Quune vous permettent-elles un
politique des achats suivi fin de lexcution
existe et est mise en budgtaire ?
uvre ? 16. Comment tes-vous
Allocation et mise disposition des moyens budgtaires amens vrifier
lactualisation de la
12. Dans une perspective programmation
d'arbitrage, comment 15
budgtaire dans les
valuez-vous la services suite des
11
pertinence des variations de ressources
enveloppes demandes ou de dpenses ?
pour le personnel, le

81
Excution des dpenses et des recettes 22. tes-vous amens
contrler quune
17. tes-vous amens
procdure relative au 21
vrifier lexistence et la
traitement des EJ est
pertinence des
16 formalise et organise ?
dlgations de signature,
23. Des contrles sur la
des habilitations
fiabilit des imputations
informatiques ?
sont-ils mis en uvre ?
18. Comment vrifiez-
Des contrles sur la 22
vous que les rgles de
17 lgitimit des DP
visa au CF sont
directes sont-ils oprs ?
respectes ?
19. Comment vrifiez-
24. Comment vrifiez-
vous la cohrence entre
vous la matrise des
programmation et
dlais de paiement
oprations dachat, de 23
18 pour ne pas payer
travaux... la cohrence
dintrts moratoires ?
entre programmation et
mise disposition de
25. Comment est
CP ?
organis le suivi des
20. Comment vrifiez-
recettes et leur
vous que les AE
recouvrement ? Dans le
ncessaires la
19 cas de fonds de 24
poursuite dune
concours, comment leur
opration sont
articulation est-elle
disponibles ?
contrle ?
21. tes-vous amens
vrifier que les services
saisissent les EJ avant Traitement de fin de gestion
paiement, que les EJ 20 26. Demandez-vous 25
sont imputs aux services de
correctement ? procder un
recensement des AE et

82
CP consomms et des
AE et CP reporter ?

Les oprations de fin


de gestion prsentent-
elles des difficults
particulires pour votre
programme ?
Divers
27. Points non abords
dans ce questionnaire
et que vous
souhaiteriez porter
l'attention des
auditeurs
(signalements de
problmes ventuels,
attentes particulires
vis--vis de l'audit,
personnes
rencontrer)
Liste des documents transmettre aux auditeurs

83
Organe d'audit Thme de l'audit
Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de
QCI Tutelle lentretien et la date laquelle il a t tenu.
oprateurs

Visa Nom Date


Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs Date de transmission du
du questionnaire questionnaire la
supervision
Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du
questionnaire
Valid par Nom de laudit qui a valid les Date de la validation (cf.
rponses donnes lors de date du ml denvoi du
lentretien ou mention questionnaire
lentretien na pas fait lobjet complt/corrig) ou pas
dune validation de date si lentretien na
pas fait lobjet dune
validation

Personnes Fonction
P C A I*
concernes
Fonction de la personne prenant part
l'entretien
Auditeur Nom de la structure d'audit X
Auditeur Nom de la structure d'audit X
* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

84
associs comprend-elle
QUESTIONS RISQUES REPONSES
un volet tutelle des
CONCERNES oprateurs ?
Mise en place du contrle interne budgtaire 5. Avez-vous des
changes avec le
1. Existe-t-il une contrle financier ?
organisation structure 1
Si oui, dans quel cadre et
pour piloter la mise en sur quels sujets ?
1-2
place du CIB chez les
oprateurs ?
laboration du budget
2. De quelles faons 6. Y a-t-il une procdure
envisagez-vous ou relative au bilan
vrifiez-vous le cas dexcution des
chant cette mise en 1-2 exercices
3
place chez chacun des antrieurs pour chacun
oprateurs ? des oprateurs sous
tutelle ?
3. Dans le cadre du
contrat dobjectifs avec 7. De quelles faons
un oprateur, existe-t-il analysez-vous
un indicateur lexcution budgtaire
permettant de mesurer de chacun des
les dispositifs de 1-2 oprateurs pour
contrle mis en place ? lexercice en cours ?
Existe-t-il un plan de
communication et de Quels documents vous 4
reporting relatif au CIB ? sont transmis ?

4. La cartographie tes-vous amen faire


ministrielle des risques du parangonnage sur les
budgtaires et des plans 4 aspects budgtaires
daction entre tablissements du
mme type ?

85
8. tes-vous amen maille oprationnelle ?
laborer une procdure - avec une estimation
de cadrage de lexercice des dpenses et
budgtaire autre que recettes, des ETPT, des
celle du RFFIM ? Si oui, besoins en AE et CP,
pourquoi et comment ? fonde sur des donnes
5-6 fiables et exhaustives ?
Les lments de cadrage - avec la sincrit de la
stratgique sont-ils budgtisation initiale ?
clairement dfinis et - avec des chanciers
intgrent-ils les projets dAE/CP ralistes ?
de rforme ? - avec une visibilit des
grands projets
9. Les oprateurs vous dinvestissement ?
prsentent-ils un tableau
des facteurs dvolution Une programmation
du budget ? pluriannuelle des
5-6
ressources et des
Vous parat-il pertinent, dpenses existe-t-elle?
exhaustif ? En AE ? En CP ?

10. Les mthodes 11. Le calendrier, les


dlaboration des procdures
budgets des oprateurs dlaboration du budget
sont-elles dfinies ? sont-ils respects par les
oprateurs ?
Les projets de budget
7 8
des oprateurs sont-ils Le montant de la rserve
tablis selon ces de prcaution est-il pris
mthodes ? : en compte dans le projet
- avec une estimation de budget des
des dpenses ou des oprateurs ?
ETPT ancre sur une

86
Les engagements hors Un indicateur de suivi
bilan sont-ils pris en des dpenses de
compte ? fonctionnement est-il
dfini dans le cadre du
Linventaire des actifs contrat dobjectifs ?
est-il complet et
actualis ? La mutualisation de
certaines fonctions
12. De quelles faons supports est-elle
sont matriss les envisage pour
dpenses de personnel permettre une meilleure
dans les tablissements, matrise de certains
les plafonds demplois ? cots ?
Allocation et mise disposition des moyens budgtaires
Quels types
14. Dans une perspective
dinformation
darbitrage, comment
demandez-vous et 9
valuez-vous la
recevez-vous de ces
pertinence des
derniers ?
enveloppes demandes
pour le personnel, le
La production du
fonctionnement, les 11
DPGECP est-elle
investissements, les
conforme aux
interventions ?
obligations respecter ?
Comment sont-elles
13. Comment vrifiez-
justifies ?
vous quil existe une
politique de matrise des
15. Comment la
dpenses publiques dans
10 notification des crdits
les tablissements ?
aux oprateurs est-elle
Quune politique des 12
ralise ? Dans quels
achats existe et est mise
calendriers ?
en uvre ?

87
Avez-vous une Excution des dpenses et des recettes
homognit des
19. tes-vous amens
procdures pour tous les
vrifier lexistence et la
tablissements ? Suivant
pertinence des
les BOP et les UO ?
dlgations de signature,
16
des habilitations
16. A quelles analyses
informatiques pour les
procdez-vous pour le
oprateurs ?
suivi de lexcution par
13
rapport la
20. Comment vrifiez-
programmation ?
vous que les rgles de
prsentation au visa du 17
17. Les informations
CF sont respectes ?
demandes aux
tablissements et
14 21. Comment vrifiez-
fournies par ceux-ci vous
vous la cohrence entre
permettent-elles un suivi
programmation et
fin de lexcution
oprations dachat, de
budgtaire ? 18
travaux, la cohrence
entre programmation et
18. Comment tes-vous
mise disposition de
amens vrifier
CP ?
lactualisation de la
22. Comment vrifiez-
programmation
vous que les AE
budgtaire dans les
ncessaires la
tablissements suite 19
poursuite dune
des variations de 15
opration sont
ressources ou de
disponibles ?
dpenses ?
23. tes-vous amen
contrler quune
20-21
procdure relative au
traitement des EJ est

88
formalise et organise et CP reporter ?
dans les
tablissements ? (saisie
des EJ dans le SI
financire avant Divers
paiement, qualit de
27. Points non abords
l'imputation...)
dans ce questionnaire
24 24. Avez-vous des outils et que vous
pour suivre la ralisation souhaiteriez porter
des dpenses des l'attention des
oprateurs, en 22-23 auditeurs
particulier, sur les (signalements de
paiements d'intrts problmes ventuels,
moratoires ? attentes particulires
25. Demandez-vous aux vis--vis de l'audit,
tablissements de personnes
produire un tat de rencontrer)
recouvrement de leurs
recettes ? Contrlez-
vous leur bonne Liste des documents transmettre aux auditeurs
24
imputation ou les
tablissements vous
donnent-ils des
explications sur leurs
imputations de
recettes ?
Traitement de fin de gestion
26 26. Demandez-vous aux
tablissements de
procder un 25
recensement des AE et
CP consomms et des AE

89
Organe d'audit Thme de l'audit Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de
QCI lentretien et la date laquelle il a t tenu.
Responsable
des achats

Visa Nom Date


Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs Date de transmission du
du questionnaire questionnaire la
supervision
Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du
questionnaire
Valid par Nom de laudit qui a valid les Date de la validation (cf.
rponses donnes lors de date du ml denvoi du
lentretien ou mention questionnaire
lentretien na pas fait lobjet complt/corrig) ou pas
dune validation de date si lentretien na
pas fait lobjet dune
validation

Personnes Fonction
P C A I*
concernes
Fonction de la personne prenant part
l'entretien
Auditeur Nom de la structure d'audit X
Auditeur Nom de la structure d'audit X
* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

90
QUESTIONS RISQUES REPONSES 4. Existe-t-il un
CONCERNES systme de dlgation
de comptence et de 1-16
Mise en place du contrle interne dcision en matire
1. Prsentation d'achat ? Prcisez.
gnrale de la mission
laborer le budget pluriannuel initial Stratgie ministrielle
en charge du pilotage
1-2 d'achat
des achats (missions,
organisation, lien avec 5. Existe-t-il un
le SAE). systme d'information
ddi aux achats ?
2. Quelles sont les Quelles sont les
fonctions attribues 2
fonctionnalits
au RMA ? Quel est (programmation,
son champ d'action ? suivi,...) ? Est-il
Quels sont ses points 1- 2 interfac avec
de contrles ? (visas Chorus ?
en fonction d'un
seuil , par type 6. Quelles est la
d'achat .... ?) procdure
d'expression et de
3. Quelles sont les recensement des 10
parts respectives des besoins ? Les besoins
diffrentes procdures d'achats sont-ils
d'achat (procdures rcurrents ?
adaptes, marchs 1
formaliss, achats en 7. Comment diffuse-t-
urgence.... ?) on aux directions /
10
services dconcentrs
les informations

91
concernant les 11. Avez-vous tir un
marchs ministriels bilan de sa mise en
et interministriels ? uvre ? De son impact 3-10
Qui en est charg ? en termes
8. Existe-t-il une budgtaires ?
stratgie dachats 12. Avez-vous identifi
formalise par famille des segments d'achat
dachats et/ou par qui pourraient faire
direction mtier ? l'objet d'une
Quels sont ses 10 mutualisation au
principaux axes ? 3-10
niveau ministriel ou
interministriel ?
[Merci de la Si oui, comment est-il
communiquer aux prvu de mener cette
auditeurs] mutualisation bien ?
9. Comment cette Allocation et mise disposition des moyens budgtaires
stratgie est-elle 13. Quelle est la
diffuse aux services procdure d'arbitrage
au niveau central ? 10
en matire de 11 - 18
Dconcentr ? programmation des
achats ?
10. Comment Excution des dpenses et des recettes
s'assure-t-on de sa
14. Comment se fait
mise en uvre ?
10 le lien entre les
(qui ? Rythme du
besoins et les critres 18
suivi)
de choix des
fournisseurs ?

92
15. Existe-t-il un rserve de crdits,
tableau de bord des dblocage de fin
achats pour le dexercice) sur la
ministre ? Pour les programmation des
directions ? Pour les 10 achats ?
services 19. La programmation
dconcentrs ? des achats est-elle
[Fournir le document revue et ajuste
aux auditeurs] annuellement ou de 14 - 15
faon infra-annuelle
16. Le tableau
en fonction des
comprend-il des
ralisations ?
indicateurs de
performance de la 10 20. Quelle est la part
fonction achat ? des achats hors
3-4
Lesquels ? Qui en a programmation ?
connaissance ? Prcisez les raisons.
17. Y-a-t-il une 21. Y a-t-il une analyse
saisonnalit des achats systmatique des
selon leur nature ? le carts entre les
cas chant, comment 13 -15 montants notifis et
est-elle prise en les montants solds
compte dans le suivi des achats ? Le cas 13
budgtaire ? chant comment est-
elle formalise ? Qui
18. Quel est limpact
en a connaissance ?
de lvolution de la
10
programmation
budgtaire (mise en

93
Traitements de fin de gestion

Divers
22. Points non
abords dans ce
questionnaire et que
vous souhaiteriez
porter l'attention
des auditeurs
(signalements de
problmes ventuels,
attentes particulires
vis--vis de l'audit,
personnes
rencontrer)

Liste des documents transmettre aux auditeurs


Stratgie d'achats ;
Tableaux de bord de suivi des achats.

94
Organe d'audit Thme de l'audit Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de
QCI CSP lentretien et la date laquelle il a t tenu.

Visa Nom Date


Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs Date de transmission du
du questionnaire questionnaire la
supervision
Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du
questionnaire
Valid par Nom de laudit qui a valid les Date de la validation (cf.
rponses donnes lors de date du ml denvoi du
lentretien ou mention questionnaire
lentretien na pas fait lobjet complt/corrig) ou pas
dune validation de date si lentretien na
pas fait lobjet dune
validation

Personnes Fonction
P C A I*
concernes
Fonction de la personne prenant part
l'entretien
Auditeur Nom de la structure d'audit X
Auditeur Nom de la structure d'audit X
* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

95
QUESTIONS RISQUES REPONSES 3. Un contrat de
CONCERNES service a-t-il t
formalis entre les
Mise en place du contrle interne budgtaire services prescripteurs,
le comptable et le CSP
1. Le CSP est-il pour dfinir les
impliqu dans les engagements
actions conduites ou respectifs ?
prvues en matire de
contrle interne Comment est 2
1
budgtaire ? Si oui, positionn le CSP par
comment ? rapport aux services
prescripteurs ?
Est-il destinataire de
larrt de contrle ? Les services
prescripteurs ont-ils
2. Existent-il des un accs Chorus
particularits de cur, Chorus
gestion budgtaire infocentre ?
propre au ministre
ou propre certains 4. Comment les
services du ministre ? fonctions et les tches
Si oui, quelles sont- ont-elles t rparties
elles et comment sont- au sein du CSP ?
elles prises en 2 Plus particulirement :
compte ?
- une sparation 2
Comment utilisez-vous des fonctions
Chorus pour le (gestionnaire/valideur)
contrle interne a-t-elle t instaure ?
budgtaire
- la polyvalence
ministriel ?
est-elle assure sur
lensemble des

96
tches ? dhabilitation des
agents lapplication ?
- La supplance
(attribution, profils,
existe t-elle ?
modification,
- Une rotation renouvellement,
priodique des agents suppression)
sur les tches
Des revues rgulires
considres comme
des dlgations et des
prsentant des risques
habilitations sont-elles
ou des enjeux
effectues ?
importants a-t-elle t
mise en place ? (le cas Dans laffirmative, par
chant, prcisez les qui sont-elles
tches) effectues et selon
quelle priodicit ?
5. Les agents du CSP
disposent-ils des laboration du budget
fiches de procdures, 2
des rfrentiels et des 7. Le CSP est-il sollicit
OFN ? sur lanalyse de
lexcution budgtaire
6. Les agents du des annes antrieures
service disposent-ils et pour lexercice en
de dlgations de cours ? 3-4
signature ?
Prciser (par qui ?
Comment loctroi des quel moment ? de
habilitations Chorus 2-18 quelle faon ? sur quels
au sein du CSP a-t-il lments ?)
t dcid ? Qui
dlivre les 8. Comment les
habilitations ? engagements hors 8
bilan et l'inventaire
Quelle est la
des actifs sont-ils
procdure

97
suivis ?
13. Quelles restitutions
concernant l'excution
Allocation et mise disposition des moyens budgtaires budgtaire fournissez-
14
vous aux services
9. Quels types
prescripteurs ? quelle
dinformation
frquence ?
demandez-vous et
recevez-vous des 11
Excution des dpenses et des recettes
services concerns pour
saisir les crdits dans 14. Les services
Chorus ? prescripteurs utilisent-
ils tous Chorus
10. Dans quels dlais les
formulaire ? Si non, 16
dotations sont-elles
quels sont les autres
saisies dans Chorus et
outils / supports
les crdits mis
12 utiliss ?
disposition des
services ? 15. Comment vous
Existe-t-il une procdure assurez-vous du
formalise ? respect du circuit de
visa de l'engagement
11. Avez-vous une juridique
homognit des (hirarchique et par le
12
procdures ? Suivant contrleur
les BOP et les UO ? budgtaire) ?
17
Que se passe-t-il en
12. A des fins de
cas d'anomalie ?
pilotage de lactivit du
CSP, quelles analyses Les rejets font-ils
procdez-vous pour 13 l'objet d'une analyse ?
effectuer le suivi de Si oui, quels en sont
lexcution par rapport les principaux
la programmation ? enseignements ?

98
conduites auprs des
16. Les contrles des
services ? (information
EJ sont-ils approfondis
sur le rsultat des
lorsque le montant
contrles et les
excde un seuil ou
anomalies les plus
relve d'une catgorie
frquentes,
de dpenses 20-21 sensibilisation,
particulire (
informations...)
prciser) ?
Quel est le taux
Existe-t-il une
derreur
formalisation du
dimputation ?
contrle ?
18. Les pices
17. Quelles
justificatives de
apprciations portez-
dpenses (devis, actes
vous sur la qualit des
dengagement, bons
EJ /DP
de commande) et des
transmises (lments
lments ncessaires
dimputation, pices 21
la saisie de lEJ dans
justificatives) ?
Chorus sont-elles
Compte tenu de cette archives ? Par qui ?
apprciation, quelle
Existe-t-il une
politique de contrle a 20-22
procdure
t adopte :
darchivage ?
contrles exhaustifs,
validations de masse ?
19. Les EJ relatifs aux
Quels sont les dpenses obligatoires et
contrles effectus ? inluctables font-ils
Comment sont-ils l'objet d'une 18
organiss ? Sont- ils priorisation par le CSP ?
formaliss ?
Vrifiez-vous la
Des actions sont-elles cohrence entre

99
programmation et vous des indicateurs
oprations dachat, de AIFE ?
travaux ...?
22. Comment vrifiez-
20. Arrive-t-il que les AE vous la matrise des
ncessaires la dlais de paiement
poursuite dune pour ne pas payer
opration ne soient pas dintrts moratoires ?
disponibles ?
Quels contrles faites-
Quels sont les moyens vous sur les dates de
mis en uvre pour base saisies dans
assurer la disponibilit 19 Chorus ? 23
des crdits
Comment est assur le
correspondant aux
suivi et le contrle des
engagements qui vont
intrts moratoires ?
tre notifis et aux
paiements affrents ? Des changes sont-ils
organiss avec les
Quelle est la procdure
services prescripteurs
suivie dans ce cas ?
pour veiller au respect
du dlai de paiement ?
21. Quel est le taux d'EJ
saisis moins de 2 jours
23. Comment est
du paiement ?
organis le suivi des
Quelle analyse en faites- recettes et leur
vous ? recouvrement ? Dans le
20-22 cas de fonds de
Quel est le volume des
concours, comment leur 24
dpenses en flux 4 ?
articulation est-elle
Des contrles sur le contrle ?
bon usage du flux 4
La procdure relative
sont-ils oprs ?
au traitement des EJ
Quelle analyse faites- intgre-t-elle le suivi

100
des fonds de concours particulires ?
et la gestion des
Les services
rservations de
prescripteurs
crdits ?
procdent-ils une
Si non, comment priorisation des
sassure-t-on de oprations (DP, DA) et
lutilisation des crdits selon quels critres ?
attribus ou rservs ?
Divers
Traitement de fin de gestion
27. Points non
24. Le CSP procde-t-il abords dans ce
recensement des AE et questionnaire et que
CP consomms et des 25 vous souhaiteriez
AE et CP reporter ? porter l'attention
selon quel calendrier ? des auditeurs
(signalements de
25. Le contrle du problmes ventuels,
traitement des attentes particulires
demandes des services vis--vis de l'audit,
prescripteurs de clture personnes
dEJ et des EJ non solds rencontrer)
(autocontrle) est-il
effectu ? 25 Liste des documents transmettre aux auditeurs
Un envoi priodique de
Organigramme du CSP ;
la liste des EJ non solds
aux services Dlgations de signature ;
prescripteurs est-il
Liste des agents du service habilits CHORUS , mentionnant
ralis ?
leurs profils et identifiants ;
26. Les travaux de fin de Document formalisant les procdures dattribution des
gestion prsentent-ils 25 habilitations Chorus ;
des difficults

101
Contrat de service entre les services prescripteurs et le CSP ;
Liste des drogations au flux 1 autorises.

102
103
104



SECRETARIAT GENERAL

2. Aviez-vous dj une exprience de laudit interne


budgtaire ?
Fiche dvaluation du Oui :
..
Guide dAudit Interne ..
..
Budgtaire
Non :
..
..
..

Nous vous remercions davoir utilis cette premire version du


Guide daudit interne budgtaire. 3. Aviez-vous dj t form laudit interne budgtaire?
Afin de pouvoir lamliorer et laborer dautres documents 4. Oui :
lintention des auditeurs internes de lEtat, nous vous demandons ..
de prendre quelques minutes pour remplir la prsente fiche ..
dvaluation. ..
1. A quelle occasion avez-vous utilis ce guide ?
5. Non :

..

..

..

105
..

4. Globalement, ce guide vous a-t-il apport laide dont 8. Non :


vous aviez besoin ? ..
5. Oui : ..
.. ..
..
..
7. Le cas chant, quels aspects auriez-vous souhait voir plus
6. Non : dvelopps ? Quels aspects vous ont-ils parus trop
.. dvelopps ?
.. Pas assez
.. dvelopps :.


5. Lavez-vous trouv facile dutilisation ?
6. Oui :
..
.. Trop dvelopps :
..

7. Non :
..
..
..

6. Le niveau de dtail abord vous a-t-il sembl adquat ?


7. Oui :
..
..
106
8. Pouvez-vous valuer lutilit de ce guide sur une chelle de 1
(peu utile) 5 (extrmement utile) ?
1. Peu utile
2. Assez utile
3. Utile
4. Trs utile ...
5. Extrmement utile

9. Seriez vous daccord pour venir prsenter cette mission et le *


rapport daudit au groupe de travail ? * *
10. Oui :
.. Vous pouvez galement tlcharger ce formulaire au format
.. lectronique ladresse suivante : http://www.action-
.. publique.gouv.fr/files/questionnaire_guide_budgetairev1-0.doc

11. Non :
.. Formulaire renvoyer :
.. - par voie lectronique : sec-gen.chai@finances.gouv.fr ;
.. - ou voie postale : Secrtariat gnral du CHAI - Tldoc 659 - 139
rue de Bercy - 75572 Paris Cedex 12

10. Souhaitez-vous formuler dautres commentaires ou


suggestions ?





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