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Le remboursement des frais

Comment procder ?
Comptabilit

Transport des membres lors de sorties culturelles, achat de matriel avance sur les repas offerts aux
artistes occasionnels, etc. : autant de frais que les bnvoles prennent leur charge pour des
commodits de paiement mais dont ils entendent bien tre rembourss un jour. Abandon de
crance, dduction fiscale, barmes kilomtriques tout savoir sur les remboursement de frais.

Des frais en rapport avec l'activit de l'association


Le remboursement de frais ne s'applique que pour les frais engags par les bnvoles pour le
compte de l'association et pour des oprations en conformit avec son objet social. Ce qui signifie
qu'un bnvole d'une association de sauvegarde de la galette-saucisse du pays gallo ne pourra se
faire rembourser un dplacement en Corse, qui n'entrerait pas dans les attributions de l'association
(aucun colloque sur la question n'y tant organis, aucun spcialiste de la question n'y vivant, etc.).
Le conseil d'administration doit en outre donner son autorisation pour le remboursement.

et s'appuyant sur des justificatifs


En outre, le remboursement doit s'effectuer sur prsentation des justificatifs (billets de train,
factures d'essence, de matriel, facturation tlphonique dtaille...) au montant exact. Les
remboursements sur une base forfaitaire sont fortement dconseills moins que leur proximit
avec la ralit des frais soit suffisante pour ne pas prter caution ; il en est ainsi des
remboursements de frais kilomtriques qui se font sur la base du barme mis chaque anne par
l'administration fiscale. Dans tous les cas, les frais doivent correspondre des dpenses relles et
justifies. Notons que les bnvoles qui bnficient de remboursements de frais ne sont pas
imposs sur ces sommes puisqu'elles correspondent des frais rellement engags et non des
revenus.

Remboursement, pas ddommagement


Si vous souhaitez rmunrer votre bnvole (qui pour le coup n'en sera plus un), versez-lui un
salaire ou des droits d'auteur (s'il s'agit de production artistique), mais ne cherchez pas utiliser les
remboursements de frais, en les gonflant, les consquences fiscales pourraient tre trs lourdes.

Deux mthodes de remboursement


Seules quelques personnes disposent de la dlgation de signature sur les moyens de paiement de
l'association, et elles ne sont pas toujours disponibles lors des paiements, ce qui explique qu'un
certain nombre de bnvoles engagent des frais sur leurs propres deniers pour le compte de
l'association.

Deux options se prsentent :


- Lassociation rembourse directement les frais. Le bnvole procure tous les justificatifs
(factures, fiche dtaille pour les remboursements de frais kilomtriques). Ils seront alors
rembourss " l'euro, l'euro".

Maison des Associations - 6 cours des Allis


02 99 85 89 52mda.assorennes.org
Lassociation doit pouvoir justifier de lattestation de domicile du bnvole, de la copie de la carte
grise et de la formule de calcul utilis. Elle doit tous les mois raliser un tableau comprenant la date
de dplacement, lobjet, la somme due par lassociation.

- Le bnvole choisit la rduction dimpt sur le revenu. C'est dire qu'il abandonne sa
crance, l'assimilant un don l'association.

Le remboursement des frais l'euro, l'euro


La mthode est simple : le bnvole remplit une fiche de frais. S'il s'agit de frais de dplacement, il
devra ncessairement prciser la date, les lieux de dpart et d'arrive, l'objet du voyage, le nombre
de kilomtres parcourus. Si d'autres frais sont lis ce dplacement (essence, parking), ils seront
galement inscrits sur cette fiche et accompagns des factures ou justificatifs correspondants.

Le cas particulier des frais kilomtriques


Pour les bnvoles qui souhaitent tre rembourss de leurs frais kilomtriques (engags pour le
compte de l'association, on ne le rptera jamais assez), deux mthodes de calcul sont
envisageables :
- ils se reportent au barme labor par l'administration fiscale et renouvel chaque anne.
- ils adoptent le barme forfaitaire, qui varie chaque anne, pour les voitures (quelles que
soient la puissance du vhicule, l'essence utilise et la distance parcourue) et de mme pour les
deux roues.

Bnvoles et associations peuvent se mettre d'accord sur un autre barme de remboursement,


mais il doit rester en de des seuils prvus par l'administration fiscale. Si le remboursement
forfaitaire est suprieur, l'Urssaf pourrait considrer qu'il s'agit de salaires dguiss et lassociation
pourrait se voir redresser sur des sommes sur lesquelles elle n'a pas acquitt de cotisations
sociales. Les services fiscaux pourraient voir dans ces remboursements gonfls un revenu que le
bnvole-contribuable doit dclarer.

Attention : si le bnvole renonce ce remboursement et prfre dduire ses frais kilomtriques


de ses impts sur le revenu, seul le barme forfaitaire est applicable : 0,308 /km (barme 2016
pour les frais engags en 2015. Cette somme est assimilable un don et soumise au mme rgime.

Qu'inscrire en comptabilit ?
Lorsque le bnvole remet ses justificatifs de frais l'association, il est recommand celle-ci de
crer dans
sa comptabilit un compte spcifique qui permettra de solder les oprations, comme le ferait un
change de chques (un de l'association pour rembourser les frais et un du bnvole comme don).
L'association devra d'abord crditer ce compte comme contrepartie de l'enregistrement en charges
des frais engags par le bnvole. Elle constatera ainsi une crance du bnvole sur l'association.
Elle dbitera ensuite ce compte (et annulera ainsi la crance), comme contrepartie de
l'enregistrement en recettes d'un don quivalent au montant de la crance. Elle dlivrera au
bnvole un reu de don.

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Quelles associations ouvrent droit des rductions d'impts leurs donateurs ?
C'est l'article 200-5 du Code gnral des impts qui donne la liste des associations et fondations
habilites recevoir des dons (ou accepter des abandons de crance). Seules ces structures
peuvent dlivrer les reus correspondants et permettre leurs donateurs de bnficier d'une
rduction d'impt sur le revenu

Voir la fiche Dons et dductions fiscales

Source : Association Bug Mise jour : Mai 2017

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