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Les frais de transport du salari

Lorsque le salari se dplace dans le cadre des missions qui lui sont confies, lassociation lui
Emploi

rembourse ses frais de dplacement. Par ailleurs, si le salari utilise les transports en commun pour
venir au travail, lemployeur doit prendre en charge 50 % de son abonnement.

Les frais de dplacement

Les frais de dplacement en voiture


Si le salari doit se dplacer en voiture pour les besoins professionnels, alors il peut tre indemnis
des frais engags, soit par une prise en charge sur la base du forfait kilomtrique dfini par
ladministration fiscale http://www.service-public.fr/actualites/003037.html , soit sur la base dun
autre forfait instaur par lassociation. Dans ce dernier cas, si le barme kilomtrique de
lassociation est suprieur au barme fiscal, alors il faudra que lemployeur (en cas de contrle
Urssaf) soit en mesure de produire les justificatifs de lutilisation effective de ces indemnits
(tickets essence ), car dfaut il doit soumettre ces indemnits cotisations sociales. Au-del des
frais kilomtriques, lassociation peut aussi prendre en charge dautres frais, tels le page, le
parking ..., sans que ces frais ne soient soumis cotisations, ds linstant o il y a prsence de
justificatifs originaux.

Les autres frais de transport (billet de train, davion )


Pour ces autres frais, lassociation peut rembourser le salari sur la base des justificatifs quil remet
son employeur, sans quil nil ny ait soumettre ces frais cotisations sociales.

La note de frais
Pour justifier dans la comptabilit de lassociation du remboursement des frais du salari, il est
recommand dtablir une note de frais, laquelle seront agrafs les justificatifs. Cette note de
frais peut tre mensuelle ou ponctuelle en fonction de la survenance des dplacements du salari.

Exemple de note de frais


Nom : MARTIN Prnom : Arnaud

Date Objet de la dpense Montant

12/05/14 Billet davion A/R Paris-Barcelone pour confrence 98.00



23/06/14 36 km rdv mission locale de Redon 14.40

Total : 112.40

Les frais de transport domicile/lieu de travail

Les titres de transport rembourser

Maison des Associations - 6 cours des Allis


02 99 85 89 52mda.assorennes.org
Depuis le 1er janvier 2009, lemployeur en province a lobligation de prendre en charge 50% du
montant des abonnements aux transports publics, pour le transport domicile-lieu de travail des
salaris, tout comme cela existait dj pour lIle-de-France(c. trav. Art. L. 3261-2).

La participation obligatoire de lemployeur concerne les titres de transport public de personnes ou


de service de location de vlos, tels que les abonnements hebdomadaires, mensuels et annuels,
dans la limite du trajet entre la rsidence habituelle et le lieu de travail, et dans le temps le plus
court. Les billets lunit sont exclus de la pris en charge.

Les modalits de prise en charge


La remise du justificatif
Le salari doit remettre son employeur le justificatif de lachat de son titre de transport. Ce
justificatif doit comporter lidentit ou le numro de carte dabonnement de lutilisateur. Le
remboursement devant tre effectu rapidement, il est ncessaire que lemployeur demande ce
que lui soient remis les justificatifs dans un dlai raisonnable pour ltablissement de la paie.

Le paiement des frais de transport


Lemployeur a lobligation de faire figurer la prise en charge de frais de transport sur le bulletin de
paie du salari (c. trav. Art. R. 3243-1). Son oubli est passible dune amende.
Lorsquil sagit dabonnement annuel, lemployeur rpartit mensuellement le remboursement. Si
lassociation sen tient au paiement des 50 % du titre de transport, alors cette indemnisation nest
pas soumise cotisations sociales. De mme, cette indemnit reste exonre dimpt sur le revenu
pour le salari, si elle ne dpasse pas les 50 %p de prise en charge par lemployeur.

La prise en charge pour les temps partiels


Lindemnisation du salari qui est temps partiel est la mme que pour un temps plein, sil travaille
au moins mi-temps (50% de 35 h ou de la dure conventionnelle). Sinon, il faut pratiquer un
prorata, selon le rapport nombre dheures travailles/50% de la dure du travail temps
complet .
Exemple : un salari travaille 12h/semaine, son titre de transport est de 58 , il percevra une
indemnit de (50 % x 58) x 12/17.5h = 19.89

La prise en charge du salari absent pour maladie


Lemployeur doit indemniser le salari de son titre de transport, ds lors quil la utilis au moins
une fois.
Exemple : le salari travaille les 2 premiers jours du mois, puis est en arrt maladie pour le reste du
mois, lemployeur doit nanmoins lui rembourser les 50% de son titre de transport. Par contre, si le
salari a une prolongation de son arrt maladie le mois suivant, il ny a pas lieu de lui rembourser ce
mois-l, mme sil a un abonnement annuel.

La prise en charge du salari en congs


Tout comme pour labsence maladie, lemployeur est tenu de prendre en charge le titre de
transport, si le salari la utilis au moins une fois. Par contre, ce nest pas le cas si le titre de
transport ne couvre que la priode des congs du salari.

Source : Association Bug, revue RF Paye n222, n239 Mise jour : Mai 2017

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