INTRODUCCIN A SAP BUSINESS ONE

INDICE


1. Qu es un ERP?

2. Qu es SBO?

3. Conexin al sistema.

4. Estructura de los mdulos

5. Usabilidad bsica

5.1 Barra de Men

5.2 Accesos rpidos de teclado
5.3 Barra de herramientas
5.4 Modos en Sap Business One
5.5 Iconos generales en Sap Business One


6. Gestin de usuarios.

6.1 Creacin de usuarios

6.2 Autorizaciones
6.3 Autor de autorizacin adicional.
6.4 Autorizaciones de propiedad de datos.
6.5 Excepciones de propiedad de datos

7. Procedimientos de autorizacin.

7.1 Modelos de autorizacin

7.2 Etapas de autorizacin
7.3 Informe de estatus de aprobacin
7.4 Informe decisin de autorizacin.

8. Recordatorios y alarmas.

8.1 Definicin de parametrizaciones de alertas

8.2 Creacin y activacin de una alarma definida por el
usuario
8.3 Activacin de una alarma predefinida

05
Especialista Sap
Business.
Mod.1 1. Qu es un ERP?



1. Qu es un ERP? Los sistemas de planificacin de recursos empresariales
(en ingls ERP, Enterprise Resource Planning) son
sistemas de gestin de informacin que automatizan
muchas de las prcticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin,

logstica, distribucin, inventario, envos, facturas y
contabilidad de la compaa de forma modular. Sin
embargo, la Planificacin de Recursos Empresariales o el
software ERP podemos intervenir en el control de muchas
actividades de negocios como ventas, entregas, pagos,
produccin, administracin de inventarios, calidad de
administracin y la administracin de recursos humanos

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a la informacin.
Posibilidad de compartir informacin entre todos los
componentes de la organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de
reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los

clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus
problemas, as como un eficiente manejo de informacin
que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin
de los costos totales de operacin.

Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP

se resume en la resolucin de los problemas contables,
mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, podemos
permitir un mayor control contable, inmovilizado,
conciliacin bancaria, liquidacin de impuestos, etc...

Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier

otro software empresarial, es que deben de ser modulares
y configurables:

Por lo que respecta a la cuenta de prdidas y
ganancias o Estado de Resultados se tratar de
agrupar la informacin de manera que permita
ver el verdadero causante del resultado, bien sea
positivo o negativo. Se presentarn por tanto

Modulares. Los ERP entienden que una El propsito fundamental

empresa es un conjunto de departamentos
que se encuentran interrelacionados por la de un ERP es otorgar
informacin que comparten y que se genera a apoyo a los clientes del
partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, negocio, tiempos rpidos
tanto econmica como tcnica es que la
funcionalidad se encuentra dividida en
de respuesta a sus
mdulos, los cuales pueden instalarse de problemas, as como un
acuerdo con los requerimientos del cliente. eficiente manejo de
Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control
de almacn, recursos humanos, etc. informacin que permita
Configurables. Los ERP pueden ser
la toma oportuna de
configurados mediante desarrollos en el decisiones y disminucin
cdigo del software. Por ejemplo, para de los costos totales de
controlar inventarios, es posible que una
empresa necesite manejar la particin de lotes
operacin.
pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados
suelen incorporar herramientas de
programacin de cuarta generacin para el
desarrollo rpido de nuevos procesos.

Otras caractersticas destacables de los sistemas

ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s

consolidando las operaciones.

En un sistema ERP los datos se capturan y

deben ser consistentes, completos y comunes.

Las empresas que lo implanten suelen tener

que modificar alguno de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP. Este
proceso se conoce como Reingeniera de
procesos, aunque no siempre es necesario.

07
Especialista Sap
Business.
Mod.1 2. Qu es un SBO?


SAP Business One (SBO) es una solucin integrada de
2. Qu es SBO? planificacin de recursos empresariales (ERP) para
pequeas y medianas empresas, as como para las
subsidiarias de grandes empresas.

Esta herramienta ayuda a gestionar todos los aspectos de
la empresa brindando acceso a la informacin empresarial
en tiempo real, a travs de un sistema nico. La aplicacin
se divide en varios mdulos, cada uno dedicado a un rea
distinta de los procesos empresariales.

Est diseado para ser una solucin flexible y extensible.
La aplicacin est disponible tanto bajo demanda como
instalado, con las interfaces estndar para fuentes de
datos externas e internas, dispositivos mviles, y otras
herramientas de anlisis.

Ofrece acceso inmediato a informacin crtica en tiempo
real mediante un solo sistema que contiene capacidades
de control de gestin, finanzas, gestin de relaciones con
el cliente y fabricacin. La aplicacin est formada por
mdulos que cubren dichas reas.

SAP Business One se basa en el estndar de Microsoft
Windows.

Especialista Sap
Business.
Mod.1 3. Conexin al sistema


Para la conexin al sistema, simplemente procederemos a
3. Conexin al sistema realizar doble clic sobre el icono situado en el escritorio, y
nos aparecer la siguiente pantalla:

En ella introduciremos nuestro ID de usuario, as como la

contrasea. Para el ID de usuario, el sistema no contempla
la diferencia entre maysculas y minsculas, pero en el
caso de la contrasea si tiene en cuenta esta circunstancia.
El usuario y la contrasea ser facilitado por un
administrador del sistema. En la parte superior el sistema
nos indicar en qu sociedad nos estamos conectando, en
el ejemplo OEC Ordenadores.

En esta pantalla, tambin tenemos la opcin de elegir en
qu empresa creada en SAP Business One queremos
entrar con el botn Modificar empresa.

09
Al pulsarlo, nos aparecern todas las empresas que
estn disponibles y con las cuales podemos trabajar.

Para seleccionarla, simplemente pulsaremos sobre

ella, lo que har que su color cambie al amarillo y
como en la accin anterior, tendremos que poner
nuestro ID de usuario y nuestra contrasea personal
para acceder a dicha empresa y presionar OK.

Esta utilidad se utiliza para empresas que tienen

varias delegaciones o en el caso de querer hacer
pruebas, se crear una base de datos de TEST.
Especialista Sap
Business.
Mod.1 4. Estructura de los Mdulos

Mediante Men Principal de SAP Business One se
controlan todas las funciones del sistema. El nombre de la
4. Estructura de los empresa y el usuario actual se muestran en la esquina
superior izquierda.
Mdulos

Existen tres fichas:

Mdulos
Contiene todos los mdulos de SAP Business One. Son los
mens esenciales mediante los que accederemos a todas
las ventanas y submens.

11
 Arrastrar y vincular
Nos permite buscar y visualizar informacin
importante rpida y eficientemente.

Mi men
Este men se puede personalizar y en l se puede
grabar las funciones ms utilizadas.

La ficha Mdulos contiene todos los mdulos de SAP Business One:

Gestin
Contiene las parametrizaciones bsicas del sistema para tipos de cambio de moneda,
configuracin del sistema y autorizaciones, as como parametrizaciones para alertas online y
funciones de importacin y exportacin.

Finanzas
Gestiona todos sus datos de contabilidad y plan de cuentas, el libro mayor, las contabilizaciones
actuales y gestin de informes. Adems, podemos definir presupuestos y centros de beneficio
para gestionar mejor los ingresos y gastos de la empresa.

Oportunidades
Ayuda al empleado del departamento de ventas a gestionar sus oportunidades de ventas y
permite analizar la informacin de ventas. Tambin incluye informes de pronsticos de
oportunidades, oportunidades ganadas, el pipeline de oportunidades y una visualizacin
dinmica de los niveles de ventas.

Ventas clientes
Trata todos los aspectos del proceso de ventas, desde la entrega de ofertas a clientes, pedidos
de clientes y entregas, hasta la salida de facturas de deudores y devoluciones. Adems, se
pueden crear documentos a partir de un documento base sin tener que rellenar nuevamente la
informacin. Es decir, si en el sistema tenemos una oferta se puede copiar fcilmente a un
pedido o una factura. Tambin se pueden enviar cartas a clientes con deudas pendientes.
 Compras proveedores
Este mdulo permite gestionar todas las operaciones
de acreedor. Desde aqu se gestiona todo el proceso de
compras, desde los pedidos a la factura de acreedor.
Las empresas que importan mercancas pueden
utilizar la funcionalidad de precios de entrega para
calcular los precios de compra de los artculos
importados, incluyendo aduanas, transporte y seguros,
tasas, impuestos y dems precios de entrega.

Interlocutores comerciales
Archiva los datos maestros de todos sus interlocutores
comerciales, incluida informacin relevante sobre
deudores, intermediarios, acreedores y clientes
potenciales. Adems, podemos archivar la informacin
de actividades de interlocutores comerciales, as como
datos sobre la previsin de los volmenes de negocio.

Gestin de bancos
Gestin y planificacin de las necesidades
Gestiona toda la variedad de operaciones monetarias.
Adems, se pueden utilizar el Motor de pagos para
procesar los pagos automticos.

Inventario
Gestiona el inventario, incluidos los stocks en almacn,
las listas de precios, los acuerdos de precios especiales,
los artculos alternativos y las transacciones de
almacn, as como los procesos de determinacin de
precios y embalaje, y la gestin de nmeros de lote y
de serie.

Produccin
Permite gestionar listas de materiales y rdenes de
fabricacin.

Planificacin de necesidades

Gestiona con eficacia las necesidades de material en el

proceso de fabricacin. Un asistente de planificacin
ayuda a definir los escenarios de planificacin que
consideran los stocks existentes, los pedidos de cliente,
los pedidos y las previsiones para crear
recomendaciones para pedidos de material que le
permitan cumplir sus compromisos con los clientes.

13
 Servicio
Gestiona la interaccin entre los representantes de
servicio y los clientes. Permite introducir y actualizar
informacin sobre los contratos de servicio, los artculos
y los nmeros de serie, las reclamaciones y consultas de
los clientes, as como realizar diversas funciones
relacionadas con los servicios. Cada vez que un cliente
comunica un problema, se registra y se abre una
llamada de servicio.

Recursos Humanos
Actualiza informacin sobre los empleados de la
empresa y permite realizar diversas funciones
relacionadas. Proporciona funciones de gestin del
personal, incluidos detalles sobre el empleado,
informacin de contacto e informes de absentismo.

Informes
Permite compilar informes con datos e informacin de
Control de procesos empresariales
la empresa de la manera en que deseamos verlos. Esto
incluye evaluaciones internas de la empresa, listas de
stock, informes financieros y datos de contabilidad.
Adems de los informes predefinidos, tambin
podemos crear consultas individuales.

La pestaa de Arrastrar y vincular es una herramienta

interactiva basada en consultas de sistema predefinidas.
Esta herramienta sirve para crear informes y para ver
informacin sobre procesos empresariales. La interface de
fcil manejo nos ayuda a buscar rpidamente informacin
importante y a localizar diferentes objetos o documentos
en SAP Business One. Por ejemplo, podemos generar un
informe sobre todos los artculos o grupos de artculos o
todos los pedidos creados para un proveedor determinado.

Para ello arrastraremos los datos maestros o los datos de

configuracin del sistema (por ejemplo, los datos maestros
de interlocutor comercial, grupos de artculos, cuentas o
condiciones de pago) y vincularemos estos datos a
informacin de procesos empresariales (por ejemplo,
facturas de clientes, entregas, pedidos o llamadas de
servicio).
Procedimiento

1. En Men principal de SAP Business One, seleccionaremos la ficha Arrastrar y vincular.

Aparecern todos los mens disponibles para consultas de Arrastrar y vincular.

2. Para generar un informe sobre todas las facturas de clientes creadas para un cliente en
particular, primero deberemos seleccionar el cliente a travs de la ficha de Interlocutores
comerciales dentro de la pestaa de Mdulos.

Una vez hemos buscado al cliente, a travs de los mtodos de bsqueda correspondientes (por
cualquier campo en amarillo o utilizando * como comodn como por ejemplo, si s que el
nombre del cliente contiene SAP entonces pondremos en el campo nombre *SAP* y le
daremos a buscar), seleccionamos la pestaa de arrastrar y vincular y abrimos el mdulo
correspondiente, en este caso, ventas deudores:

15
3. Situaremos el cursor en el campo Cdigo IC del interlocutor comercial correspondiente,
mantendremos pulsado el botn izquierdo hasta que aparezca un rectngulo negro, arrstrelo a
Ventas de deudores Factura de clientes y suelte el botn.

El margen bruto es la
diferencia entre las ventas
y el coste de las mismas.
Es decir, mide la
rentabilidad que se
obtiene de cada euro que
entra en la empresa. Este
margen, que inicialmente
2.sePara
calcula para
generar uncada unosobre todas las facturas de clientes creadas para un cliente en
informe
departicular, primero no
los productos, deberemos
suele seleccionar el cliente a travs de la ficha de Interlocutores
comerciales dentro de la pestaa de Mdulos.
ser constante debido a:
Por Variaciones en elde
ltimo, la pestaa precio
Mi men se utiliza para configurar un men personal que incluya las
ventanas, opciones de men y consultas que utilizamos con mayor frecuencia.
de venta producidas por
descuentos
Nuestro en los precios
men personalizado no afectar a los mens de los otros usuarios de SAP Business One.

de venta, como
consecuencia de rebajas,
Procedimiento
promociones, descuentos
por1. cantidad,
Abriremos la ventana que deseemos aadir al men.
liquidaciones, etc., que
2. Para abrir la ventana Aadir en men usuario, seleccione Herramientas > Mi men > Aadir
suelen en tener como.
men usuario
objetivo el incremento en
3. Seleccione la carpeta a la que desee aadir esta ventana y seleccione Aadir.
el volumen
La ventana se aade al men personalizado.
Variaciones en el coste de
las compras o en el coste
de produccin, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancas, etc.

13
Creacin de carpetas nuevas

1. En la ventana Aadir en men usuario o en la ventana

Organizar men de usuario, seleccione Carpeta nueva.

Aparecer la ventana Entrada de datos.

2. En el campo Indique un nombre de carpeta nuevo,

especifique un nombre y seleccione OK.

La nueva carpeta se aade a la lista de carpetas.

17
Especialista Sap
Business.
Mod.1 5 . Usabilidad Bsica

Barra de Men
5. Usabilidad Bsica
La barra de men de SAP Business One est situada en la
parte superior de la ventana principal y contiene los
siguientes comandos de men:

Fichero
Tratar
Vista
Datos
Pasar a
Mdulos
Herramientas
Ventana

Los mens de la barra de mens cambian segn la

ventana de aplicacin que est abierta.

Men Fichero

Utilizaremos el men Fichero para seleccionar las

opciones descritas a continuacin.

Cerrar Cierra la ventana actual.

Grabar como borrador Graba el documento como borrador.

Nos permite modificar la orientacin del texto, seleccionar la fuente y el

Configurar pgina
tamao del papel y ajustar los mrgenes de la pgina.

Proporciona una ventana de vista preliminar, donde se puede visualizar el

documento o informe abierto segn el layout estndar. Si el documento o
Presentacin preliminar informe tiene un layout creado con la versin para la aplicacin SAP
Business One del software Crystal Reports definida por defecto, la vista
preliminar se abre en Crystal Reports Viewer.

Abre la ventana Seleccione layout, en la que se visualizan los layouts de

Crystal Reports y del Diseador de layouts de impresin. Se puede
seleccionar un layout distinto al layout estndar para visualizar el
Previsualizar layouts
documento o informe abierto. Si se selecciona un layout creado con el
software Crystal Reports, el documento o informe se muestra en Crystal
Reports Viewer.

Imprimir (Ctrl + P)
Abre la ventana Imprimir estndar de Microsoft Windows.

Abre la ventana Seleccione layout, la cual muestra layouts de PDL
Seleccionar layout e (estndar de SAP Business One) y layouts creados con el software Crystal
imprimir Reports. Seleccionamos un layout, elegimos el botn OK y se abre la
ventana estndar de Microsoft Windows de Imprimir.

Abre la ventana Secuencia de impresin. Seleccionamos la secuencia de

Secuencia de impresin impresin que deseamos aplicar al documento o informe abierto, y pulse
el pulsador Imprimir.

Enva mensajes, mensajes de correo electrnico y faxes directamente

Enviar
desde SAP Business One.

Exporta datos a aplicaciones definidas o XML, y convierte layouts a PDF,

Exportar
texto, texto sin formato o imagen.

Lanzar aplicacin Inicia una aplicacin desde SAP Business One.

Impide el acceso a la pantalla activa cuando no est en su estacin de

trabajo.
Bloquear pantalla
Para desbloquear la sesin, introduciremos el nombre de usuario y la clave
de acceso.

Finalizar (Ctrl + Q) Cierra la aplicacin SAP Business One.

19
 Men Tratar

Utilizaremos el men Tratar para realizar funciones estndar de Microsoft Windows.

Deshacer (Ctrl + Z) Anula la accin ms reciente.

Restablecer (Ctrl + Mays Repite una accin que acaba de anular.
+ Z)
Cortar (Ctrl + X) Elimina datos de una parte del documento para insertarlos en alguna otra
parte del documento.
Copiar (Ctrl + C)

Duplica datos para dejarlos donde estn y tambin para insertarlos en
alguna otra parte del documento.

Pegar (Ctrl + V) Inserta datos, que previamente ha cortado o copiado, en el lugar que
desea del documento.
Borrar (Del) Elimina datos seleccionados del documento.

Seleccionar todo Selecciona el campo entero.

!
Men Vista

El men Vista est formado por las opciones relativas a las funciones de visualizacin de SAP
Business One. La ventana abierta determina las funciones que aparecen activas.
 Campos definidos por el Muestra campos definidos por el usuario que se han creado previamente
usuario (Ctrl+Mays+U) en las tablas existentes segn sus necesidades empresariales.
Informacin del sistema Muestra informacin en la barra de status como el nmero de formulario
(Ctrl + Mays + D) o el nmero de artculo en la tabla de base de datos.
Visualizacin de los Nos permite activar o desactivar determinadas funciones de picking, por
El margen bruto es laejemplo,
responsables de picking una seleccin de lista, un campo de entrada para fecha o valores
definidos por el usuario.
diferencia entre
Visualizacin de los las ventas
Los indicadores activados nos muestran los campos que se pueden
yindicadores
el coste de las mismas. traducir o que tienen valores definidos por el usuario y si puede
Es decir, mide la seleccionar valores de una lista.
Restablecer ancho
rentabilidad quede se Cancela las modificaciones manuales efectuadas para la anchura de
columna columnas en tablas y restablece las parametrizaciones estndar de tabla.
obtiene de cada
Leyenda (Ctrl + L)
euro que
Muestra los colores utilizados para resaltar la informacin dinmica en el
entra en la empresa.informe Este Anlisis oportunidad dinmica.
margen, que inicialmente
Valores traducidos Muestra los valores traducidos de campos que se han traducido al idioma
se calcula para cada uno seleccionado en el documento actual.
Esta opcin aparece slo si se ha seleccionado la opcin Soporte
de los productos, no suele multilnge en Gestin Inicializacin sistema Detalles empresa
ser constante debidoInicializacin
a: bsica .
! Variaciones en el precio
de venta
Men Datos producidas por
descuentos en los precios

Sedeutiliza
venta, como habilitadas correspondientes del men Datos mientras ejecutamos diversas
las opciones
consecuencia
acciones de rebajas,
en SAP Business One. Por ejemplo, puede aadir lneas, borrarlas o desplazarse por los
registros mientras completa una tabla
promociones, descuentos
por cantidad,
liquidaciones, etc., que
suelen tener como
objetivo el incremento en
el volumen

Variaciones en el coste de
las compras o en el coste
de produccin, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancas, etc.

1321
Men Pasar a

El men Pasar a se activa en funcin de la

ventana que se visualice en el momento. Las
opciones son enlaces que permiten acceder
rpidamente a la ventana, informes y campos Esta herramienta ayuda a
especficos de la ventana.
gestionar todos los

aspectos de la empresa
Por ejemplo, cuando se visualiza una factura de brindando acceso a la
deudores, estn disponibles opciones como
Documento base y Documento destino, Beneficio informacin empresarial
bruto, Medios de pago y Diario contable.... en tiempo real, a travs de
un sistema nico. La
Se puede acceder a muchas de la opciones del aplicacin se divide en
men Pasar a desde el men contextual. varios mdulos, cada uno
dedicado a un rea
Men Mdulos distinta de los procesos
empresariales.
El men Mdulos contiene una lista con todos los Est diseado para ser
mdulos y sus opciones correspondientes. Las una solucin flexible y
opciones del men:
extensible.
Se disponen en el mismo orden que en
los men del men principal
No se pueden modificar
Pueden desactivarse para los usuarios no
autorizados

Men Herramientas

El men Herramientas de SAP Business One contiene diversos comandos que estn activos o
inactivos, segn la ventana abierta en ese momento. Estarn activos aquellos que estn en
negrita, mientras que aparecern en un color grisceo los inactivos.

Un Compromiso en la Misin de la Organizacin

23
 Diseador de layouts Permite asignar layouts o secuencias de impresin para la impresin.
Esta opcin est disponible cuando estn activos la mayora de los
tipos de documentos o informes
Vista previa de fichero Nos permite obtener una vista preliminar de los informes o layouts
externo de Crystal creados con el software Crystal Reports, que an no import a SAP
Reports Business One.
Parametrizaciones de Muestra la ventana Parametrizaciones de formulario con una lista de
formulario (Ctrl + todos los campos, lneas y tablas que se pueden organizar en cada
Mays + S) ventana particular.
Las opciones disponibles en cada ventana dependen de la ventana
en s. Por ejemplo, en documentos de compras y ventas, se
encuentran disponibles opciones de lnea y tabla.
Log de modificaciones Hace un seguimiento del sistema de autorizaciones y de los distintos
documentos y datos maestros en SAP Business One.
Log de acceso Muestra la actividad de acceso de los usuarios de SAP Business One.
Consultas Muestra y organiza las consultas de sistema y las consultas definidas
por el usuario, para ejecutar el Gestor de consultas y seleccionar una
configuracin de impresin para la consulta.
Mi men Desde aqu podemos organizar y crear nuevas opciones para el
men de usuario.

Accesos directos de Seleccionamos Personalizar para definir nuestros propios accesos
usuario directos para las ventanas que utiliza con ms frecuencia en SAP
Business One, o bien seleccionamos uno de los accesos directos
definidos previamente.
Valores definidos por Introducimos valores provenientes de un proceso de bsqueda
usuario (Mays + F2) predefinido en cualquier campo de SAP Business One (incluidos los
campos definidos por el usuario).
Ventanas definidas por Muestra y gestiona las ventanas definidas por el usuario, con campos
usuario adicionales que su empresa puede necesitar en las actividades
diarias.
Herramientas de Muestra una lista con las tablas definidas por el usuario que se han
customizing creado previamente en SAP Business One. Nuestra empresa puede
necesitar estas tablas adicionales en sus actividades diarias.
Formularios estndar Muestra una nueva lgica empresarial o nuevos objetos de SAP
Business One basados en una funcionalidad existente.

!
Men Ventana

El men Ventana nos permite visualizar en cascada o cerrar todas las ventanas abiertas, modificar el
color de una ventana, activar una ventana abierta en particular y visualizar o suprimir el men
principal.

25
 Organiza todas las ventanas abiertas
En cascada actualmente para que se solapen
parcialmente las unas con las otras.

Cierra todas las ventanas abiertas a

Cerrar todo excepcin de Men principal.

Nos permite seleccionar un color

Color para la ventana activa.

Fija el Men principal de SAP Business One

como la ventana activa.
Esta opcin es til si ha cerrado
Men principal (Ctrl + 0) accidentalmente Men principal o bien si
necesita visualizarlo encima de varias
ventanas abiertas.

Muestra la ventana Avisos/Resumen

Avisos/Resumen alarmas

alarmas, donde aparecen los mensajes
de correo electrnico, fax y las alertas.

Muestra el Calendario, para que pueda

Calendario visualizar sus reuniones, llamadas
telefnicas y otras actividades.

Muestra la ventana Log de mensajes de

sistema, en la que se podemos visualizar
los ltimos mensajes de error, segn la
definicin en la ventana Parametrizaciones
Log de mensajes de sistema generales. Podemos seleccionar si visualizar
toda las clases de mensajes o slo los mensajes
de error, advertencias o mensajes
de informacin.
Men Ayuda

El men Ayuda permite acceder a todos los

documentos que se proporcionan con el release
actual de SAP Business One, brindar comentarios
sobre la aplicacin y la documentacin, y enviar
mensajes al centro de soporte.
Men Ayuda: El men
Ayuda permite acceder a
todos los documentos que
se proporcionan con el
release actual de SAP
Business One, brindar
comentarios sobre la
aplicacin y la
Documentacin: este punto de men abarca documentacin, y enviar
Ayuda online: Para iniciar la ayuda online de
mensajes al centro de
SAP Business One. soporte.
Ayuda contexto: Para iniciar la pgina de ayuda
online que corresponde a la ventana activa
actualmente en SAP Business One.

Qu es esto?: Para iniciar la descripcin del

campo donde est situado el ratn.

La opcin se activa nicamente si el campo

est habilitado (no de slo lectura).

Documentos adicionales: permite iniciar la

pantalla Documentos adicionales, desde la cual
se puede acceder a la Gua del administrador,
el documento Novedades y otros documentos
que se proporcionan con SAP Business One.

Opciones de ayuda: Para especificar el idioma

de la documentacin y si iniciarla desde la
mquina local o directamente desde el
servidor.

Pantalla de bienvenida: nos permite iniciar la

pantalla de bienvenida de la aplicacin, que
incluye enlaces tiles a documentos y material de
formacin.

27
Support Desk: nos permite:

Buscar notas SAP y llamadas enviadas al centro de soporte

Enviar un mensaje al centro de soporte
Ejecutar las utilidades de restauracin, de acuerdo con las instrucciones explcitas de un consultor
de soporte.

Su feedback: Nos permite enviar nuestro feedback sobre la funcionalidad de la aplicacin y/o la
documentacin.

Acerca de: muestra la versin y edicin exactas de SBO que estamos utilizando.

Accesos rpidos de teclado

Podemos utilizar tanto el ratn como las teclas de acceso rpido para acceder y navegar por los
mens.

Para acceder a esta pestaa desde el men de herramientas elegiremos la opcin acceso
directos de usuario configurar. En esta pantalla, podremos elegir el acceso rpido y a que
entrada de men corresponde. Se pueden asignar desde la tecla de funcin F2 hasta la F12. La
tecla de funcin F1 no se puede utilizar puesto que es la ayuda de SBO.

Una vez seleccionamos la opcin, le indicaremos la tecla de funcin que queremos asignar:

Posteriormente, seleccionaremos de la parte izquierda de la ventana el mdulo que queremos, y

en la parte derecha se nos habilitarn las diferentes funcionalidades, seleccionando el deseado.
Por ltimo le daremos al botn de Seleccionar.
 En la pestaa de Lista, podremos ver todas las
funcionalidades asignadas:

Accesibilidad en las funcionalidades.

Otra forma de realizar una bsqueda rpida es a travs

de la opcin que tenemos en la parte derecha de la
pantalla:

Si seleccionamos la opcin de Buscar en mens y

escribimos en el espacio habilitado, el sistema nos
mostrar las diferentes opciones que hay:

29
Chiang et al. (2010), destacan cuatro de las revisiones ms completas realizadas en torno a la
relacin entre estas dos variables (Brayfield y Crocket, 1955; Herzberg et al., 1957; Vroom, 1964; y
Porter y Steets (1973).

Barra de herramientas
La barra de herramientas, ubicada debajo de la barra de mens, es un conjunto de iconos que
permiten acceder con facilidad a las funciones de uso frecuente. Las funciones activas se muestran
en color, mientras que las inactivas aparecen en gris.

Las funciones representadas mediante los pulsadores se encuentran tambin disponibles en la
barra de mens.

Para ocultar o mostrar una barra de herramientas, haga clic con el botn derecho del ratn en el
rea de la barra de herramientas y marque o desmarque la barra de herramientas que
corresponda.

(Presentacin preliminar...) Nos permite ver un documento antes de imprimir

Imprime el documento activo en la

(Imprimir...)
impresora especificada.
Muestra la ventana Enviar mensaje donde
(Correo electrnico) se aade la direccin de correo electrnico y se
introduce el texto del mensaje.

Muestra la ventana Enviar mensaje donde se

(SMS...) introduce el nmero de telfono y el texto del
mensaje SMS.

(Fax)
(MS EXCEL)
(MS WORD)
(PDF)
(Lanzar aplicacin...)
(Bloquear pantalla)
(Buscar)
(Aadir)
(Primer registro de datos)
(Registro de datos anterior)
(Registro datos sig.)
(ltimo reg.datos)
(Filtrar tabla...)
(Clasificar tabla...)
(Documento base...)
(Documento destino...)
(Beneficio bruto)
(Medios de pago...)
(Clculo de volumen y peso...)
31
Muestra la ventana Enviar mensaje donde se
aade el nmero de fax y se introduce el texto
del fax.
Nos permite exportar datos a Microsoft Excel.
Nos permite exportar datos a Microsoft Word.
Nos permite exportar datos en formato PDF
Nos permite lanzar distintas aplicaciones
directamente desde SAP Business One.
Nos permite bloquear la pantalla activa.
Se pasa al modo Buscar
Se pasa al modo Crear
Nos permite navegar entre objetos de la misma
clase.
Nos permite buscar y visualizar datos especficos
en SAP Business One.
Nos permite clasificar datos de una tabla.
Muestra un documento creado en funcin del
documento seleccionado o como subsiguiente del
documento seleccionado. Por ejemplo, se puede
visualizar la oferta original o la factura final de
deudores de una entrega.
Muestra la ventana Beneficio bruto para un
documento de ventas.
Nos permite especificar el medio de pago para un
documento
Calcula el volumen y el peso de los artculos en
documentos de marketing.
 Muestra el Informe diario operaciones con el resumen de
(Diario contable...)
todas las operaciones de contabilidad.

Nos permite obtener una vista preliminar de la

contabilizacin del asiento correspondiente antes de
aadir un documento que genere un asiento. Si al aadir el
(Presentacin preliminar de asiento)
documento se inicia ms de una contabilizacin de
asiento, puede obtener una vista preliminar de todas las
contabilizaciones al mismo tiempo.

Nos permite seleccionar un layout o una secuencia de

(Diseador de layouts...) impresin y tratar layouts para imprimir documentos e
informes.

Muestra la ventana Parametrizaciones de formulario con

la lista de opciones para la ventana activa. Se pueden
(Parametrizaciones de formulario)
modificar estas parametrizaciones para variar los campos,
las lneas y las tablas que se visualizan en una ventana.

(Query Manager...) Muestra la ventana Query Manager.

Muestra la ventana Avisos/Resumen alarmas donde

(Avisos/Resumen alarmas)
aparecen mensajes y avisos del usuario.

El Calendario de SAP Business One muestra las reuniones

(Calendario...)
planificadas, llamadas telefnicas y otras actividades.

Configuracin de las herramientas

Modos en SAP Business One

SAP Business One incluye cuatro modos de

trabajo activos: Crear, Buscar, Actualizar y
Confirmar.

Utilizaremos el modo Crear o aadir para

introducir datos nuevos en la aplicacin. SAP Business One incluye
Pasamos al modo Aadir de una de las siguientes
formas:
cuatro modos de trabajo
activos:
En la barra de mens, seleccione Datos
Aadir .
Crear
Pulsamos Ctrl + A. Buscar
Actualizar
En la barra de herramientas,
seleccionamos (Aadir)
Confirmar

Utilizaremos el modo Buscar para recuperar

datos que ya existen. De ese modo podremos ver
y actualizar los registros que se muestran.
Pasamos al modo Buscar de una de las maneras
siguientes:

Seleccionamos Datos Buscar en la barra de

mens.

Pulsamos Ctrl + F.

Seleccionamos (Buscar) en la barra de

herramientas

Utilizaremos el modo Actualizar para modificar

informacin que ya existe. Por ejemplo, cuando
modifique los detalles del interlocutor comercial
o del artculo, seleccionamos Actualizar para
autorizar la modificacin y grabarla en la base de
datos.

Utilizaremos el modo Confirmar (el pulsador de

comando OK) para confirmar las modificaciones
en SAP Business One.

33
Iconos generales en SAP Business One

Un icono es una representacin grfica de un comando para una operacin o accin particular. En
la siguiente tabla se describen los iconos ms comunes en SAP Business One.

(Seleccionar de lista) Se utilizar para buscar valores y criterios, por ejemplo, un

interlocutor comercial o un artculo.
Se utiliza para seleccionar una condicin, opcin o valor de la lista.

(Flecha de enlace) Se utiliza para acceder a informacin de distintas fuentes.

Por ejemplo, al crear una factura de deudores, haga clic en
(Flecha de enlace) para visualizar informacin detallada sobre
clientes, almacenada en los datos maestros del interlocutor
comercial.
(Visualizar) Permite expandir la informacin de una ventana y ver ms
detalles.
( Explorar) Nos permite visualizar y mirar en diferentes ventanas para hacer
una seleccin.

Especialista Sap
Business.
Mod.1 6. Gestin de usuarios

Las autorizaciones permiten a los usuarios visualizar, crear

6. Gestin de usuarios y actualizar los documentos que se le asignen. Por defecto,
un nuevo usuario carece de autorizaciones. Cada usuario
puede tener nicamente un jefe que asigne las
autorizaciones.

Creacin de usuarios

Los usuarios se pueden definir como usuarios normales o
como superusuarios. Tambin se puede definir un nmero
ilimitado de superusuarios, aunque no es recomendable.

Para la creacin de usuarios debemos seguir la siguiente
ruta:

Gestin Definicin General Usuarios

A continuacin introduciremos los datos especficos de
usuario necesarios. Si el usuario debe tener autorizaciones
de superusuario, seleccionaremos la opcin Superusuario.

A continuacin veremos los campos que compone la ficha

de usuario.

35
Superusuario: Seleccione esta opcin para
especificar el usuarios como superusuario. Un
superusuario:

Pueden definir autorizaciones para otros

usuarios. Las autorizaciones
Tienen autorizacin total y sin restricciones permiten a los usuarios
para todos los usuarios excepto ellos mismos. visualizar, crear y
Tienen automticamente autorizacin total
actualizar los
para todas las funciones del sistema. documentos que se le
Usuario mvil: Seleccionaremos esta casilla de
asignen. Por defecto, un
seleccin para permitir que el usuario trabaje con nuevo usuario carece de
un dispositivo mvil para acceder a los datos de la autorizaciones. Cada
empresa. usuario puede tener
nicamente un jefe que
asigne las autorizaciones.
Cdigo de usuario: Especificamos un cdigo
nico de hasta 8 caracteres con el que el usuario
entrar en el sistema SAP Business One.

El cdigo reconoce maysculas y minsculas, y

una vez grabado no se puede modificar a menos
que un superusuario lo cambie.

Vincular con cuenta de Windows:

Introduciremos el nombre de usuario de una
cuenta de usuario de dominio de Microsoft
Windows para habilitar la funcionalidad de acceso
nico, la cual permite que el usuario salte la
ventana Seleccionar empresa y comience a usar
la aplicacin sin que se le solicite que ingrese sus
credenciales de acceso de SAP Business One.

Despus de ingresar un nombre de usuario

vlido, la aplicacin introduce automticamente el
dominio al que pertenece la cuenta de usuario de
Microsoft Windows.

Nombre usuario: Especificaremos un nombre de

usuario de hasta 155 caracteres. Este nombre
aparece en la parte superior del men principal y
puede editarse.
 Empleado: Especificaremos un empleado que todava no
est enlazado a ningn usuario. SAP Business One crea
automticamente un enlace al contador para el empleado
correspondiente

Puede elegir actualizar los campos Correo electrnico,

Telfono mvil, Fax, Sucursal, Departamento con valores de
los datos maestros del empleado.

En la ventana Datos maestros empleado, cuando enlaza un

empleado a un usuario o cuando actualiza los campos
mencionados anteriormente para un empleado que ya est
enlazado a un usuario, tambin podemos elegir actualizar
estos campos en la ventana de definicin del usuario
correspondiente.

Correo electrnico, Telfono mvil, Fax: Introduciremos la
direccin de correo electrnico, el nmero de telfono
Especificaciones mvil y el nmero de fax del usuario.

ID de dispositivo mvil: Indique el ID del dispositivo mvil
de usuarios que pueden utilizar para acceder a la
informacin de la empresa.

Valores propuestos: Definimos parametrizaciones de
propuesta, por ejemplo, informacin de direcciones o de
impresin, para usuarios individuales o grupos de usuarios,
como los empleados de un departamento.
Sucursal, Departamento: Especificamos la sucursal y el
departamento de un usuario.

Clave de acceso: Si es necesario, especificaremos una
clave de acceso para el usuario. Independientemente de si
definimos una clave de acceso o no, en la siguiente entrada
al sistema se le solicitar al usuario que cambie la clave de
acceso.

La clave de acceso nunca vence: La clave de acceso del
usuario no vence, independientemente de la poltica de
claves de acceso definida por la empresa. Al usuario nunca
se le solicitar que modifique su clave de acceso.

37
Modificar clave de acceso en prxima conexin: Seleccionaremos esta casilla para solicitar al
usuario que introduzca una nueva clave de acceso la prxima vez que se conecte a SAP Business
One.

Bloqueado: Evita que este usuario pueda entrar al sistema SAP Business One. Por defecto, esta
opcin no est seleccionada, pero si el usuario no puede entrar al sistema en la cantidad de veces
definida en Gestin Definicin General Seguridad Administracin de claves de acceso Cantidad
de autentificaciones antes de bloquear la cuenta de usuario, SAP Business One bloquea
automticamente el usuario y selecciona esta opcin.
Slo un superusuario puede desbloquear usuarios bloqueados.

Copiar parametrizaciones de formulario: Nos permite copiar las parametrizaciones de

formulario de un usuario a otro. La opcin Parametrizaciones de formulario le permite mostrar u
ocultar campos, lneas y otras opciones utilizadas con frecuencia en una ventana activa. Tambin
puede ordenar el formato de tabla o lnea en cada ventana, aadir ms detalles y restablecer las
parametrizaciones por defecto.

La copia de parametrizaciones de formularios puede reducir el esfuerzo de implementacin al

definir un grupo de usuarios en la aplicacin o ahorrar tiempo cuando debe aadir o eliminar
columnas en un grupo de usuarios.

Usuarios normales:
No pueden asignar ninguna autorizacin a otros usuarios
Pueden realizar determinadas acciones, por ejemplo, conceder descuentos, modificar
precios o acceder a cuentas confidenciales, con la autorizacin adecuada.

Autorizaciones

Las autorizaciones se definen, por mdulo, en la ventana Autorizaciones. Las autorizaciones

tambin se ven afectadas por las parametrizaciones efectuadas en la seccin General de la
ventana. Por ejemplo, si un usuario tiene permiso para visualizar los datos maestros de
Interlocutores Comerciales, pero no tiene permiso para visualizar los saldos de cuentas de
Interlocutores Comerciales segn se defini en la seccin General , el sistema no mostrar los
saldos de cuentas en la ventana Datos maestros interlocutor comercial.

Los usuarios que no tienen permiso para modificar autorizaciones no tienen la carpeta
Autorizaciones en su vista del mdulo Gestin.

Gestin inicializacin del sistema - autorizaciones

 Requisitos

Se han definido los usuarios en el sistema y se ha

especificado cuales son superusuarios.

Alcance de la funcin
En el sistema se pueden Es posible otorgar autorizacin a los usuarios para
definir procedimientos visualizar informacin nicamente o excluirlos
de autorizacin para las totalmente de una determinada funcin.
operaciones de compra y Podemos restringir el acceso de usuarios a
venta que sustituyan los documentos. Por ejemplo, puede limitarse el
acceso a ofertas de cliente nicamente a
permisos estndar determinado nmero de series o a ofertas de otras
series, o denegar por completo el acceso.

Las autorizaciones se pueden sustituir bajo

circunstancias especficas. Por ejemplo, si un
usuario no tiene ninguna autorizacin para crear
determinado documento de ventas, pero lo
intenta, el sistema indica al usuario que solicite a
un usuario autorizado que introduzca su nombre
de usuario y clave de acceso. Esto permite que el
usuario no autorizado grabe el documento slo
para esa instancia especfica.
En el sistema se pueden definir procedimientos de
autorizacin para las operaciones de compra y
venta que sustituyan los permisos estndar. Por
ejemplo, si un usuario tiene autorizacin para
aadir una factura, aunque supere el lmite de
crdito del cliente, se puede activar un
procedimiento de liberacin adicional cuando el
lmite se supere por un importe determinado.

La ventana Autorizaciones se utiliza para asignar

permisos a cada usuario. Los superusuarios tienen
autorizaciones totales que no se pueden modificar.
Los usuarios normales pueden tener autorizaciones
parciales o totales, para cada mdulo y cada
submdulo.

Para acceder a la ventana Autorizaciones,

seleccionamos Gestin Inicializacin sistema
Autorizaciones .

39
Campos de la ventana Autorizaciones.

Descuento mximo sobre ventas.

Especificamos el descuento mximo que el usuario est autorizado a introducir en los
documentos comerciales de ventas. Si se indica 0, el usuario no podr introducir importes para los
que se haya definido el redondeo automtico, puesto que el redondeo automtico representa un
descuento.

Descuento mximo sobre compras. Especificamos el descuento mximo que el usuario est
autorizado a introducir en los documentos comerciales de compras. Si se indica 0, el usuario no
podr introducir importes para los que se haya definido el redondeo automtico, puesto que el
redondeo automtico representa un descuento.

Descuento mximo: General. Especificamos el descuento mximo que el usuario est autorizado
a introducir para:
Datos maestros de interlocutor comercial
Condiciones de pago
Salida de mercancas, entrada de mercancas y traslado
Precios especiales

Si se indica 0, el usuario no podr introducir importes para los que se haya definido el redondeo
automtico, puesto que el redondeo automtico representa un descuento.
Importe de caja mximo para pagos recibidos.
Seleccionamos esta opcin e indique el importe de caja mximo que un usuario normal
est autorizado a introducir en un pago recibido (ventana Medios de pago, ficha
Efectivo). Esto se puede sustituir para documentos especficos con la autorizacin de un
supervisor.
Esta opcin no est activa para los superusuarios.

Definicin de autorizaciones

Las autorizaciones se definen por usuario. Cada usuario puede tener las mismas autorizaciones en
todo el sistema o autorizaciones diferentes por mdulo y submdulo. Debemos tener en cuenta
que no se pueden modificar las autorizaciones de los superusuarios.
En la definicin de las distintas autorizaciones para un usuario, se encuentran disponibles las
siguientes opciones:
Autorizacin total: el usuario puede visualizar y modificar datos para esa funcin por
mdulo.
Solo Lectura: el usuario slo puede visualizar pero no modificar datos.
Falta autorizacin: el usuario no tiene acceso a esa funcin.

El men principal no se actualiza automticamente segn las autorizaciones. Para visualizar u

ocultar ciertos mdulos o submdulos, debemos utilizar la ventana Parametrizaciones de
formulario - Men principal y marcamos o desmarcamos las casillas Visible segn sea necesario
para cada mdulo.

41
Modificacin de autorizaciones

Cuando se concede una autorizacin para un

mdulo o una funcin de nivel superior, la
autorizacin se copia automticamente en todas
las funciones de nivel inferior. Por ejemplo, si se nicamente un
asigna Falta autorizacin para el mdulo Ventas, superusuario puede
el usuario no tiene autorizacin en ninguna modificar autorizaciones
funcin de todo el mdulo.
para otros usuarios. Sin
embargo, los
nicamente un superusuario puede modificar
autorizaciones para otros usuarios. Sin embargo, superusuarios no
los superusuarios no pueden modificar sus pueden modificar sus
propias autorizaciones puesto que tienen propias autorizaciones
autorizacin total a todos los mdulos.
puesto que tienen

autorizacin total a todos

Procedimiento los mdulos.
Para definir o limitar diferentes autorizaciones
para funciones individuales en una aplicacin:
1. Seleccionamos Gestin Inicializacin
sistema Autorizaciones Autorizaciones
generales . Aparece la ventana
Autorizaciones.
2. Seleccionamos el nombre de usuario en la
columna izquierda.
3. Hacemos clic en el icono situado a la
izquierda de una aplicacin o funcin de la
lista para ampliar el siguiente nivel de
autorizaciones. Para mostrar o suprimir todas
las funciones de una aplicacin de una sola
vez, seleccionamos Expandir o Comprimir,
respectivamente.
4. Para modificar la autorizacin de un usuario
para una funcin o un mdulo completo,
hacemos clic una sola vez sobre la
autorizacin en la lista de la derecha. Aparece
una lista desplegable con las autorizaciones
posibles para la funcin o la aplicacin.
Elegimos una entrada de la lista para
seleccionarla.
 5 Despus de seleccionar un usuario, podremos visualizar y modificar las autorizaciones
correspondientes como sea preciso. Los superusuarios aparecen en gris en la lista, ya
que sus permisos no se pueden modificar

Copia de autorizaciones a otro usuario

Para utilizar SAP Business One con mayor eficacia, una vez definidas las autorizaciones para un
usuario, podemos copiar su perfil de autorizacin a otro usuario. Por ejemplo, podemos conceder
los mismos permisos a todos los empleados que trabajan en el mismo departamento.

Procedimiento

1 En la ventana Gestin sistema Autorizaciones , seleccionamos el

Inicializacin
nombre del usuario cuyas autorizaciones se van a copiar. Mantenemos pulsado el ratn
hasta que aparezca un rectngulo alrededor del nombre de usuario.
2 Arrastramos el rectngulo hasta el nombre del usuario al que deseamos conceder las
autorizaciones.
3 Soltamos el pulsador del ratn.
4 Un mensaje de sistema solicita la confirmacin de la operacin de copia.
5 Seleccionamos OK para confirmar la operacin. En el segundo usuario se copian las
autorizaciones completas.

43
 Campos de la ventana Autor de
autorizacin adicional.

ID de autorizacin y Nombre
Para utilizar SAP En este campo especificamos un nombre nico y
una descripcin para la autorizacin adicional.
Business One con mayor
eficacia, una vez
Opcin
definidas las
autorizaciones para un Fijamos las opciones de permiso de la nueva
autorizacin.
usuario, podemos copiar
Completo/Ledo/Ninguno
su perfil de autorizacin
Completo/Ninguno
a otro usuario.

Artculo
Indica si la autorizacin es de la clase Artculo o de
la clase Formulario.
Las autorizaciones definidas para un formulario se
aplican a todos los artculos subordinados. Los
permisos que se definen para un artculo no se
aplican al formulario de nivel superior.

Nivel
Define el nivel jerrquico del objeto.

ID de superior
Selecciona un artculo de nivel superior cuando se
aade un objeto de nivel inferior.

Visualizar pedido
Selecciona la ubicacin de un objeto en el nivel
inferior o el mismo nivel en la jerarqua de
autorizaciones.

ID formulario/Tratar
Abre la ventana Autorizacin de usuario: ID
formulario.
Asigna el objeto de autorizaciones a un formulario
de usuario de su eleccin, mediante la introduccin
del ID de formulario.
Importe de caja mximo para pagos recibidos.
Seleccionamos esta opcin e indique el importe de caja mximo que un usuario normal
est autorizado a introducir en un pago recibido (ventana Medios de pago, ficha
Efectivo). Esto se puede sustituir para documentos especficos con la autorizacin de un
supervisor.
Esta opcin no est activa para los superusuarios.
Aadir mismo nivel
Seleccionamos esta opcin para definir una nueva autorizacin adicional con el mismo nivel de la
seleccionada.

Aadir nivel subordinado

Seleccionamos esta opcin para definir una nueva autorizacin adicional con un nivel inferior al
de la seleccionada. Se pueden crear autorizaciones subordinadas en autorizaciones adicionales de
los niveles uno al cuatro.

Autorizaciones de propiedad de datos.

Esta ventana muestra a cada empleado con sus permisos por documento.

Creacin de un empleado.

Para dar de alta a un empleado, debemos seguir la siguiente ruta: Recursos humanos Datos
maestros empleado .

45
 A continuacin iremos viendo los campos que
corresponden a las diferentes pestaas que
encontramos en esta pantalla.
rea General
Se pueden crear Utilizaremos esta rea para introducir informacin
autorizaciones general sobre un empleado.
subordinadas en
autorizaciones rea direccin
adicionales de los niveles Utilizaremos esta ficha para especificar la direccin
laboral y la direccin personal del empleado.
uno al cuatro.

rea pertenecia

Utilizaremos esta ficha para especificar la relacin del
empleado con la empresa

Area administracin

Utilizaremos esta ficha para introducir las fechas en las

que el empleado empez o dej de trabajar para la
empresa, y para especificar el status actual.
En esta pestaa, tambin podremos hacer un
seguimiento del absentismo del empleado y sus
causas, ver valoraciones empresariales del
empleado, asi como un seguimiento de su
formacin, tanto dentro como fuera de la
empresa, y consultar si fuera necesario los datos
referentes a su empleo anterior. Podremos hacer un
seguimiento del
rea personal absentismo del
Utilizaremos esta ficha para especificar empleado y sus causas,
informacin personal sobre el empleado. ver valoraciones
empresariales del
empleado, asi como un
seguimiento de su
formacin, tanto dentro
como fuera de la
empresa, y consultar si
fuera necesario los datos
referentes a su empleo
anterior.
rea finanzas
Utilizaremos esta ficha para especificar la
informacin financiera de un empleado.

rea comentarios y anexos

En estas dos reas podremos aadir comentarios
sobre dicho empleado, con una capacidad de
64000 caracteres, y en el rea de anexos
podremos anexar documentacin externa a SAP
Business One, como pueden ser pdf, word, Excel,
correos
El sistema al aadir un usuario nos pregunta, si a
su vez queremos crear un usuario con los
mismos datos.

47
Si pulsamos si, nos abrir la pantalla de usuario, para que verifiquemos los datos y procedamos a
su creacin, y si pulsamos no, el sistema solo dara de alta el empleado en el programa.

Propiedad de datos.

Slo los empleados que estn vinculados a usuarios en la ventana Datos maestros empleado
pueden ver esta ventana y todas las dems ventanas en la carpeta Autorizaciones.

Para visualizar esta ventana, seleccione Gestin Inicializacin sistema Autorizacin

Autorizaciones de propiedad de datos .

Las autorizaciones se pueden conceder por usuario, de forma que un usuario tenga los mismos
permisos en todo el sistema. Tambin se pueden asignar individualmente, de forma que cada
usuario tenga diferentes permisos en diferentes documentos.

Puesto que las autorizaciones de los superusuarios no se pueden modificar, estos permisos se ven
en gris. Los empleados vinculados a superusuarios tienen autorizaciones totales. Los dems
usuarios no tienen ningn permiso asignado por defecto.

La propiedad de los datos est determinada por el campo de propietario en las oportunidades y
los documentos de compras y ventas. El propietario slo puede ser un empleado asociado a un
usuario. La propiedad de datos se puede activar o desactivar en todo el sistema, por objeto o por
formulario o informe individuales. Un usuario puede acceder a la oportunidad o al documento de
ventas o compras en tanto tenga una relacin definida con el propietario y se le haya concedido
permiso de S.Lectura o Completo en la propiedad de datos de dicha relacin.

Las relaciones anteriores incluyen:

Colega: el usuario y el propietario comparten al mismo director en sus registros de
empleado correspondientes.

 Director: el propietario es el director del usuario segn el campo de director del registro
de empleado del usuario.

Subordinado: el usuario es el director del propietario segn el campo de director del

registro de empleado del propietario.

Sucursal: el usuario y el propietario son miembros de la misma sucursal. La sucursal se

obtiene de los registros de empleado correspondientes.

Departamento: el usuario y el propietario son miembros del mismo departamento. El

departamento se obtiene de los registros de empleado correspondientes.

Equipo: el usuario y el propietario son miembros del mismo equipo. El equipo se obtiene
de los registros de empleado correspondientes.

En estas relaciones, el usuario puede obtener autorizacin Completa, S.Lectura o Falta

autorizacin. En caso de que exista ms de una relacin entre el usuario y el propietario, se
concede la autorizacin ms permisiva. Por ejemplo, el usuario y el propietario estn en la misma
sucursal y el mismo departamento. Si el usuario tiene permiso de slo lectura para la sucursal
pero acceso total para el departamento, se le concede acceso total a la oportunidad de ventas o a

los documentos de compra o venta correspondientes.

Excepciones de propiedad de datos

En esta ventana se define qu documentos pueden verse, total o parcialmente o si slo aparece el
nombre del documento en un informe y no puede verse el propio documento.

49
En la cabecera se pueden definir propietarios para los documentos de compra y venta y las
oportunidades. En este caso el usuario es el propietario del documento o de la oportunidad
completos. Este propietario se define como propietario de la cabecera.

Adems, tambin se pueden definir propietarios para cada partida individual de los documentos
de compra y venta o cada etapa de una oportunidad. Este propietario se define como propietario
de la lnea.

La casilla de seleccin Filtrado responsable activo es un indicador global para activar o desactivar
autorizaciones de propiedad de datos para la empresa completa.

Cuando se activa, slo se concede el acceso a todos los documentos de compra y venta y las
oportunidades si el usuario tiene una relacin con el responsable y dispone de autorizacin para la
relacin, ya sea de Slo lectura o Completo.

Si un documento u oportunidad no tiene propietario, cualquier usuario tiene acceso, como si no

existiese propiedad de datos. Cualquier usuario puede asignar un responsable a un documento o a
una oportunidad que no lo tenga. En cuanto se asigna un propietario, slo pueden modificarlo el
director del propietario o un superusuario.
Las excepciones de propiedad de los datos permiten que la empresa active o desactive la
propiedad de los datos en un nivel ms detallado que la empresa completa.

Ficha Objetos

La propiedad de datos se puede aplicar a cada documento de compra o venta o cada oportunidad
seleccionados segn una de las opciones siguientes:

Por cabecera y lnea: El documento o la oportunidad es visible para el responsable del

documento y el responsable de cualquiera de las lneas o de las etapas y para todos aquellos
usuarios que tienen una relacin definida con cualquiera de los responsables y la autorizacin
necesaria para la relacin especfica.

Slo por cabecera: El documento o la oportunidad es visible para el responsable del

documento y para todos aquellos usuarios que tienen una relacin definida con el responsable
de la cabecera y la autorizacin necesaria para la relacin especfica. El responsable de
cualquiera de las lneas o las etapas no tendr efecto en el acceso al documento o la
oportunidad.

Sin filtrado: La propiedad de los datos no est activa para este objeto, independientemente de
los campos de responsable de la cabecera, lnea o etapa.
Ficha Formularios excluidos

Para cada documento seleccionado, seleccione una de las opciones de filtrado siguientes:

Sin filtrado: La propiedad de los datos no est activa para este formulario en concreto,
independientemente de los campos de responsable de la cabecera, lnea o etapa.

Slo por titular de cabecera: El documento o la oportunidad es visible para el responsable del
documento y para todos aquellos usuarios que tienen una relacin definida con el responsable
de la cabecera y la autorizacin necesaria para la relacin especfica. El responsable de
cualquiera de las lneas o las etapas no tendr efecto en el acceso al documento o la
oportunidad.

Si no se selecciona ninguna de las opciones anteriores, tiene efecto la propiedad de datos segn
los propietarios de cabecera y lnea, excepto si se ha desactivado la Propiedad de datos para este
documento en la ficha Objetos.

51
Autorizaciones para series de clase de
documento

Los requisitos para definir una serie de

numeracin de documento en SAP Business
One son:
Las autorizaciones
Slo los superusuarios pueden crear y
actualizar series de documentos. permiten a los usuarios
visualizar, crear y
Los usuarios no definidos como superusuarios
slo pueden modificar la definicin de su
actualizar los
propio intervalo de nmeros predeterminado, documentos que se le
suponiendo que tengan autorizacin para asignen. Por defecto, un
actualizar series de numeracin.
nuevo usuario carece de
Debe existir una serie predeterminada para autorizaciones. Cada
cada usuario; en caso contrario, el usuario no usuario puede tener
podr abrir la pantalla inicial de esta clase de
documento. nicamente un jefe que
asigne las autorizaciones.
Se puede definir un nmero ilimitado de series
para cada clase de documento.

Se concede el acceso a una serie especfica

para uno de diez grupos definidos
especialmente para acceder a la serie de
documentos.

El usuario debe tener la autorizacin

correspondiente para uno de los diez grupos
para poder acceder a la serie asignada al grupo
especfico.
Especialista Sap
Business.
Mod.1 7 . Procedimientos de autorizacin.

El proceso de autorizacin se utiliza en las empresas en las
7. Procedimientos de que el procedimiento de trabajo estndar exige la
autorizacin. autorizacin de un gerente o de un miembro snior o
superior para generar ciertos documentos, como pedidos.
El gerente define las etapas del proceso de autorizacin y
los modelos utilizados, esto incluye lo siguiente:

Los documentos de los empleados que deben autorizarse.

Los empleados que pueden autorizar documentos.

Los documentos que forman parte del proceso de

autorizacin.

El proceso de autorizacin de un documento empieza
cuando un empleado (creador del documento) lo aade en
SAP Business One. Mediante un mensaje interno, se enva
una solicitud de autorizacin al gerente o miembro senior
(autorizador) correspondiente para que autorice el
documento, de acuerdo con las definiciones de SAP
Business One. Estos mensajes internos respaldan el
proceso de autorizacin, ya que informan a los creadores y
a los autorizadores sobre el status del documento y sus
cambios.

El proceso de autorizacin de un documento termina

cuando el creador recibe la autorizacin final y aade el
documento como un documento real.

Modelos de autorizacin

Como autorizador, podemos crear varios modelos de
autorizacin que especifiquen los diferentes
procedimientos de autorizacin para la empresa, a qu
usuarios y a qu transacciones se aplican los
procedimientos de autorizacin.

53
Por ejemplo, se pueden definir procedimientos de
autorizacin con diferentes condiciones para
distintos autores. Se puede desencadenar un
procedimiento de autorizacin en relacin con el
lmite de crdito para algunos autores de
facturas, y un procedimiento de autorizacin en
relacin con la ganancia bruta y el lmite de
crdito para otros.
Por ejemplo, se puede
Por ejemplo, se puede definir un modelo de definir un modelo de
manera que todos los pedidos creados por un manera que todos los
determinado creador cuyo valor sea superior a pedidos creados por un
EUR 1000,00 tengan que pasar por un
procedimiento de autorizacin. determinado creador
cuyo valor sea superior a
Seguiremos los siguientes pasos:
EUR 1000,00 tengan que
1. Seleccionaremos Gestin pasar por un
Procedimiento de autorizacin procedimiento de
Modelos de autorizacin.
autorizacin.
2. Introduciremos un nombre y una
descripcin nicos para el modelo de
autorizacin

Dado que es posible que contemos con

varios procedimientos de autorizacin
para el mismo tema, es til suministrar
una descripcin.

3. Seleccione la casilla de seleccin

Activo.

Un modelo puede estar inactivo:

En situaciones en las que puede

surgir un conflicto con otros
procedimientos.

Cuando ya no resulta necesario.

4. En la ficha Autor, introducimos los

usuarios que requieren autorizacin
para sus documentos y
departamentos.

Se pueden asignar varios usuarios para

un procedimiento de autorizacin.
El margen bruto es la
diferencia entre las ventas
y el coste de las mismas.
Es decir, mide la
5. En la ficha
rentabilidad Documentos,
que se seleccionamos los documentos que se procesarn con este
procedimiento de autorizacin.
obtiene de cada euro que
entra en la empresa. Este
margen, que inicialmente
se calcula para cada uno
de los productos, no suele
ser constante debido a:
Variaciones en el precio
de venta producidas por
descuentos en los precios
de venta, como
consecuencia de rebajas,
promociones, descuentos
por cantidad,
liquidaciones, etc., que
suelen tener como
objetivo el incremento en
el volumen
6. En la ficha Etapas, seleccionamos una etapa de autorizacin o definimos una nueva.
Variaciones
Debemos en el coste
modificar de
la secuencia de las etapas segn corresponda.
las compras o en el coste
de produccin, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancas, etc.

13 55
7. En la ficha Condiciones:

Para activar siempre el procedimiento de autorizacin, seleccionaremos el pulsador de

seleccin Siempre o

Para definir condiciones especficas para el procedimiento de autorizacin,

seleccionaremos el pulsador de seleccin Cuando se utiliza lo siguiente.

Aparecern dos tablas:

La tabla superior contiene condiciones predefinidas que se pueden seleccionar.

La columna Seleccionar nos permite aplicar una o varias condiciones mediante

las variables predefinidas.

La columna Condicin contiene la lista de variables predefinidas.

La columna Ratio contiene una lista de operadores matemticos predefinidos

para comparar con la variable seleccionada.

En la columna Valor, introducimos el importe umbral. Si la condicin se

compara con este importe utilizando el ratio seleccionado y la comparacin se
resuelve como verdadera, se desencadena el procedimiento de autorizacin.

La tabla inferior contiene consultas grabadas que se pueden ejecutar.

Si el resultado de la consulta grabada es True, se desencadena el procedimiento de

autorizacin.

Un procedimiento de autorizacin puede depender de varias comparaciones de variables
predefinidas y de varias consultas grabadas. En la parte inferior de la ventana se muestra el
total del nmero de condiciones seleccionadas.

Seleccionamos Aadir para grabar el modelo.

Etapas de autorizacin

Como autorizador (gerente o miembro snior) podemos crear una etapa de autorizacin que se
puede asignar a un modelo, o ms, del proceso de autorizacin, como qu usuarios pueden
autorizar transacciones especficas y cuntos autorizadores se necesitan. Es posible asignar una
etapa de autorizacin a uno o ms modelos de proceso de autorizacin.

Procedimiento

1. Si no se han definido las etapas de autorizacin, en Gestin Procedimiento de autorizacin

Etapas de autorizacin , especificamos un nombre y, de manera opcional, una descripcin
para cada etapa.

2. En el campo Cantidad de autorizaciones requeridas, especificamos el nmero de usuarios

necesarios para la autorizacin en cada etapa.

Resulta de gran ayuda contar con ms de un autorizador de documentos, a fin de compensar la

falta de disponibilidad del autorizador.

3 Especificamos el nombre de cada usuario con privilegios de autorizacin.

Por defecto, el valor del departamento se obtiene de la cuenta de usuario. Puede anular este
procedimiento al definir los procedimientos de autorizacin.

4. Seleccionamos el pulsador Aadir para grabar

los datos.

Nombre de etapa

Especificamos un nombre para la etapa.

Este nombre nico no debe ser demasiado especfico para permitir su utilizacin en varios
procedimientos de autorizacin.

57
 Descripcin de etapa

Brinda una breve explicacin de la esencia de la etapa.

Cantidad de autorizaciones requeridas

Especificamos la cantidad mnima de autorizaciones

requeridas para completar esta etapa.

Se definieron dos usuarios responsables de autorizacin

para esta etapa, pero slo se necesita uno para completarla
y pasar a la siguiente etapa. Cualquiera de los usuarios
puede autorizarla.

Autorizador

Seleccionamos los usuarios con autorizacin en esta etapa.

Departamento

Muestra el departamento enlazado al usuario.

Aprobacin y controll

Informe de estatus de aprobacin

Como autorizador o autor podemos generar un informe del
status de aprobacin de diversas transacciones. Los autores
de documentos pueden utilizar este informe para visualizar
el status de los documentos creados por ellos. El informe
muestra una lista de documentos con su status de
autorizacin y el historial de la transaccin.

Durante un proceso de autorizacin se asignan valores de

status a los documentos segn el progreso de su
procesamiento, es decir, pendiente, autorizado o
rechazado. Utilizaremos este informe para visualizar el
status de los documentos y supervisar los diferentes
documentos que estn atravesando el proceso de
autorizacin. El informe muestra una lista de documentos,
su status de autorizacin y su historial.
 El margen bruto es la
diferencia entre las ventas
y el coste de las mismas.
Es decir, mide la
rentabilidad que se
obtiene de cada euro que
entra en la empresa. Este
margen, que inicialmente
se calcula para cada uno
de los productos, no suele
ser constante debido a:
Variaciones en el precio
Ade venta producidas
continuacin veremos una por
breve descripcin de los campos ms relevantes.
descuentos en los precios
Pendiente
de venta, como
El status de las transacciones que estn pendientes de autorizacin.
consecuencia de rebajas,
promociones, descuentos
Creado
por cantidad,
Es el status de una transaccin que fue autorizada y convertida de documento preliminar en
liquidaciones,
documento real poretc., que
el creador.
suelen tener como
Autorizado
objetivo el incremento en
elelvolumen
Es status de una transaccin que fue autorizada, pero que an no pas del documento preliminar
al documento real.

Variaciones
Generado por el en el costededeautorizacin
responsable
las compras o en el coste
Es el status de una transaccin que fue autorizada y convertida de documento preliminar en
de produccin,
documento real por eldebido a
autorizador.
variaciones producidas en
Rechazado
el mercado, como
Elaumento
status de o disminuciones
una transaccin que no se autoriz y sigue siendo un documento preliminar. El
autorizador puede dar
de precios, deteriorosu autorizacin
de para una transaccin rechazada, mediante la modificacin de
su status.
las mercancas, etc.

59
 Cancelado

Los procedimientos de autorizacin se pueden cancelar y reanudar segn sea necesario. Si se

cancela el procedimiento de autorizacin, el documento preliminar no se puede convertir en un
documento real.

Autor, Autorizado por, Modelo, Fecha de solicitud, Cdigo IC, Total (ML)

Especificamos un rango de seleccin para estos campos, para limitar el rango del informe. Se
pueden indicar uno o varios criterios.

Ventas - deudores, Compras - acreedores, Inventario

Para limitar el informe a determinadas clases de documento, seleccionamos los documentos de

ventas o compras correspondientes.

Informe decisin de autorizacin.

Los autorizadores podemos utilizar este informe para visualizar todos los documentos para los
que existe una decisin de autorizacin pendiente. La autorizacin puede realizarse directamente
en la lista de resultados.

Cuando se rechaza una liberacin, el documento seguir siendo un documento preliminar en el
sistema. Este documento preliminar puede modificarse o eliminarse. El procedimiento de
liberacin correspondiente tambin se puede cancelar.

Para acceder a esta ventana, seleccionaremos Gestin Procedimiento de autorizacin Informe
decisin autorizacin .

A continuacin veremos los campos ms relevantes en esta pantalla:

Pendiente de decisin, Creacin documentos autorizada y no autorizada

Seleccionaremos el status de autorizacin de los documentos que deseamos visualizar. SAP

Business One distingue entre documentos pendientes, ya autorizados y rechazados.

Autor, Autorizado por, Modelo, Fecha preferente

Introduciremos un mbito de seleccin para estos campos si deseamos reducir el mbito del
informe. Los modelos se definen en la ventana Definir modelos de autorizacin. Se pueden indicar
uno o varios criterios. La seleccin se convierte en el valor de propuesta para el siguiente informe.

Especialista Sap
Business.
Mod.1 8. Recordatorios y alarmas.

Podemos utilizar la funcin de alertas para que SAP

8. Recordatorios y Business One avise automticamente a los usuarios
alarmas. seleccionados cuando se produzcan determinados
eventos de sistema. Las parametrizaciones de alertas se
pueden personalizar para cada usuario.

Existen dos tipos de alerta: alertas predefinidas y alertas
definidas por el usuario

Al trabajar con alertas, es posible:

Activar alertas para enviar automticamente un

mensaje interno o externo, por correo electrnico o fax.

Responder a la alerta. Esta respuesta, al igual que la

alerta original, podemos enviarse de forma interna en
SAP Business One o externa por correo electrnico o
fax.

Podemos crear distintos tipos de alertas definidas por

el usuario segn las necesidades.

Activar alertas predefinidas, por ejemplo, para la

desviacin del porcentaje de descuento de todos los
tipos de documentos de ventas efectuadas, como
ofertas, pedidos, entregas y facturas.

Modificar o desactivar alertas en cualquier momento.

Visualizar las alertas.

61
Definicin de parametrizaciones de
alertas
Po d e m o s d e fi n i r a l e r t a s p a r a e n v i a r
automticamente un mensaje interno o externo
(por correo electrnico o fax) a usuarios
seleccionados del sistema cuando se registran
ciertos eventos. Por ejemplo, se puede
Las parametrizaciones de alerta son especficas definir un modelo de
de los usuarios, opcionales y se pueden modificar manera que todos los
en cualquier momento. pedidos creados por un
Procedimiento determinado creador
cuyo valor sea superior a
1. Seleccionamos Gestin Inicializacin sistema
Parametrizaciones generales y EUR 1000,00 tengan que
seleccionamos la ficha Servicios. Aparece la pasar por un
ventana Parametrizaciones generales. procedimiento de
2. Para visualizar la bandeja de entrada interna autorizacin.
de SAP Business One al recibir un mensaje,
seleccionamos la casilla Visualizar bandeja
cuando llegue un mensaje nuevo.

3. Definimos la frecuencia con la que SAP

Business One debe comprobar si hay
actualizaciones en la bandeja en el campo
Actualizar mensajes (minutos). El valor de
propuesta es 5 minutos.

4. Para definir si todas las contabilizaciones

peridicas del da se muestran al acceder al
sistema, seleccionamos la casilla Visualizar
contabilizaciones peridicas para ejecucin.

5. Para activar alertas para las actividades

planificadas para el da, seleccionamos la
casilla Emitir alerta para actividades
planificadas para hoy.

6. Para grabar las parametrizaciones,

seleccionamos el pulsador Actualizar y OK.
8.2. Creacin y activacin de una alarma definida por el usuario

Los usuarios pueden definir muchos tipos de alarmas en sus especificaciones.

Requisitos

Los usuarios definidos en la ventana Definicin de usuarios pueden recibir alarmas o alertas.

Para consultas definidas por el usuario, el usuario ha definido una consulta en la ventana Gestor de
consultas para permitir la configuracin de la alerta

Procedimiento

1. En el Men principal de SAP Business One, seleccionamos Gestin Gestiones de alarma .

La ventana se abrir en modo Buscar.

2. Cambiamos al modo Aadir y realizamos los siguientes pasos:

1. Especificamos un nombre para la alerta.

2. Seleccionamos una prioridad: Bajo, Normal o Alto.
3. Para permitir el envo de mensajes para esta alerta, seleccionamos la casilla de
seleccin Activo.
4. Hacemos clic en el pulsador Abrir consulta grabada y, en la ventana que se muestra
Gestor de consultas, hacemos doble clic en la consulta requerida.
5. En la lista Usuarios, seleccionamos los destinatarios del mensaje.
6. Elegimos las casillas de seleccin correspondientes para definir cmo se enviarn las
alertas a cada usuario, por ejemplo, por correo electrnico.
7. En el campo Frecuencia introducimos un valor para el intervalo de tiempo que existir
entre las alertas, es decir, la frecuencia con la que se deber enviar la alerta.
Si este campo est vaco, el mensaje slo se enviar una vez.
8. Para visualizar el registro de las alertas, en la ventana Mensajes/Resumen alarmas,
seleccionamos la casilla de seleccin Grabar historial.
Si se deja la casilla de seleccin sin seleccionar, cada alerta nueva sobrescribir la
anterior.

3. Seleccionamos Aadir para grabar la alerta.

Resultado

A partir de ahora, la alerta estar activa y desencadenar un mensaje para el usuario o los usuarios
seleccionados en cuanto se produzca el evento definido en la consulta correspondiente.

63
Podemos utilizar la
funcin de alertas para
que SAP Business One
avise automticamente a
los usuarios
seleccionados cuando se 8.3. Activacin de una alarma
produzcan determinados predefinida
eventos de sistema. Las

parametrizaciones de
Las siguientes alarmas predefinidas estn disponibles
alertas se pueden para su utilizacin inmediata:
personalizar para cada
usuario.
Desviacin de lmite crdito: Cada interlocutor
comercial puede tener un lmite predefinido de
facturas y ventas pendientes. Esta alarma se

desencadena cuando una oferta u otro tipo de
documento difiere de este lmite de crdito.

Desviacin de comprometido: Avisa cuando se

supera el lmite de comprometido, definido por la
suma del lmite de crdito y los cheques recibidos
pero todava no hechos efectivo.

Desviacin de ganancia bruta porcentual: las
condiciones del porcentaje de ganancia del
documento se pueden definir en la ficha Condiciones
de la ventana Gestiones de alarma. Esta alarma se
desencadena cuando un documento presenta una
ganancia bruta inferior a este valor.

Desviacin de descuento (en %): Cada interlocutor

comercial puede tener un porcentaje de descuento
predefinido. Esta alarma se desencadena cuando el
descuento de un documento determinado vara con
respecto a ste.
Desviacin presupuesto: se emite una alarma cuando se calcula un nuevo pedido y se produce un
desvo con respecto al presupuesto.

Desviacin stock mnimo: detecta cuando el inventario de un artculo es inferior al nivel mnimo que
se defini en el registro maestro de artculos.
El margen bruto es la
diferenciadeentre
Vencimiento las ventas
recomendacin de MRP: Durante la configuracin, la aplicacin emite alertas si no
y el recomendaciones
liber coste de las mismas.
en los documentos a tiempo para satisfacer las demandas de inventario.
Es decir, mide la
rentabilidad que se
Procedimiento
obtiene de cada euro que
entra
Para en la empresa.
configurar Este seguimos las siguientes instrucciones:
las alertas predefinidas,
1.margen,
En el Menque inicialmente
principal de SAP Business One, seleccionamos Gestin Gestiones de alarma . La
seventana
calculaseparaabrir cada uno
en modo Buscar.
2.deUtilizamos
los productos, no suele
los pulsadores de navegacin de la barra de herramientas para explorar y seleccionar
ser constante debido a:
una de las alarmas predefinidas. Se abre la ventana y se visualizan las fichas Condiciones y
Documentos.
Variaciones en el precio
3. Especificamos una prioridad: Bajo, Normal o Alto. Los mensajes enviados con prioridad alta
deaparecen
venta producidas por
en rojo y con un signo de exclamacin en la carpeta de entrada del destinatario.
descuentos en los precios
4. Para permitir el envo de mensajes para esta alerta, seleccionamos la casilla de seleccin Activo.
de venta, como
5. Especificamos las condiciones en la ficha Condiciones.
consecuencia de rebajas,
6. En la ficha Documentos, seleccionamos las clases de documento que desencadenarn la alarma.
promociones, descuentos
7. Para grabar las entradas, seleccionamos el pulsador Actualizar y luego el pulsador OK.
por cantidad,
liquidaciones, etc., que
suelen tener como
objetivo el incremento en
el volumen

Variaciones en el coste de
las compras o en el coste
de produccin, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancas, etc.

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