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Alberto Chiavenato: Es la primera funcin administrativa porque sirve de base a las dems funciones.
Esta funcin determina por anticipado cules son los objetivos que deben cumplirse y que deben
hacerse para alcanzarlo; la planeacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible.
Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor camino para
lograrlos. La planeacin determina dnde se pretende llegar, qu debe hacerse, cmo, cundo y en
qu orden.
Salvador Mercado: Planear es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlo, es
fundamentalmente analizar por anticipado los problemas, planear posibles soluciones y sealar los
pasos necesarios para llegar eficientemente a los objetivos que la solucin elegida define.
La planeacin debe, por lo tanto, fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo,
los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin
de tiempo necesarios para su conclusin.
Mara Isabel de Surez: Es el proceso que requiere contar con mecanismos e instrumentos que
permitan visualizar el conjunto de relaciones implcitas en dicho proceso, que presenta herramientas
a travs de la cual se obtienen objetivos, mtodos y recursos (humanos y materiales) que permita
escoger y relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias
para lograr resultados deseados
Naturaleza de la Planeacin
Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos de la empresa.
La planeacin tiene ms relacin con el control, porque la accin planificada no puede ser
eficiente, si el control no mantiene a los subordinados en la direccin adecuada, mediante la
correccin de las desviaciones de los planes.
La planeacin persigue eficiencia en los planes. Un plan eficiente es aquel que logra alcanzar
los objetivos con un mnimo de consecuencias imprevistas y con bajos costo.
Una vez definida la planeacin, se requiere determinar el "qu" de las actividades, es decir,
"qu se va a hacer". Conociendo lo anterior seguir "cmo se va hacer", posteriormente "en
dnde se va hacer" y por ltimo "cundo se va a hacer". En cuanto al tiempo, surge una
clasificacin: Si es a corto o a largo plazo.
Componentes de la Planeacin
Pronsticos
Objetivos
Polticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
Premisas de la Planeacin
Se define como el ambiente previsto en el cual se espera que operen los planes. Incluyen suposiciones
o pronstico del futuro y condiciones conocidas que afectarn la operacin de los planes. Ejemplo:
Las polticas predominantes y los planes existentes en la compaa que controlan la naturaleza bsica
de los planes.
Econmicas: Relacionadas con la productividad de la empresa.
Fiscales: Relacionada con el Estado.
Principios de la Planificacin
Factor Limitante: Al seleccionar alternativas, cuanto ms puedan los individuos reconocer y
resolver aquellos factores limitantes o esenciales para el logro de la meta deseada, con ms
claridad y precisin podr seleccionar la ms probable.
Compromiso: La planificacin lgica abarca un perodo de tiempo en un futuro necesario para
prever, a travs de una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos incluidos en una
decisin.
Flexibilidad: Cuanto mayor sea la flexibilidad que se pueda imprimir a los planes, menor ser el
peligro de prdidas en los cuales se incurre por sucesos inesperados, pero el costo de la
flexibilidad deben pasar es ante los riesgos que implican los compromisos futuros.
Cambio de Rumbo: Cuanto ms se comprometen con el futuro las decisiones de la planificacin,
tanto ms importante es para un analista o planificador revisar peridicamente los
acontecimientos y las expectativas, y disear los planes en forma necesaria para mantener el
curso hacia las metas deseadas.
Racionalidad: Se basa en la seleccin de alternativas de forma inteligente, analizando sus
ventajas, eligiendo aquellas que permita el mximo aprovechamiento de los recursos.
Previsin: Surge del anlisis del pasado, del presente y de la proyeccin de las tendencias
detectadas a una fecha futura.
Nacionalidad/universalidad: Consiste en establecer objetivos claros y precisos encuadrados
dentro de la realidad, que correspondan a la dinmica socio - econmica local, o en el mbito que
abarcar el plan, previendo las consecuencias que producir su aplicacin.
Unidad: Integracin de los diferentes planes a manera de obtener un todo orgnico, coherente y
compatible.
Continuidad: Los planes deben darse como un proceso continuo. No se deben abandonar las
metas. La planificacin no tiene fin en el tiempo.
Inherencia o Inmanencia: La planificacin es necesaria en cualquier organizacin para alcanzar sus
fines, objetivos y metas. Es necesario planificar para prepararse a los cambios, la conduccin
emprica de toda empresa trae resultados negativos.
Simplificacin y Estandarizacin: Significa que las metas deben ser simples y que los productos
deben tratar de estandarizarse, al igual que sus procedimientos.
Limitaciones de la Planeacin
Dentro de la planeacin existen limitaciones que deben tomarse en cuenta al efectuarla; algunas de
ellas son mencionadas a continuacin:
No se puede contar con la informacin ni con los datos precisos en relacin con el futuro.
En la planeacin siempre deben referirse a las actividades que van a realizarse en un plazo ms o
menos prximo.
En ninguna empresa se pueden estimar con certeza lo que realmente va a suceder, dada la
incertidumbre que se tiene.
Los planes se deben juzgar a la luz de las relaciones de trabajo que existen.
Siempre se deben tomar en consideracin cuales sern las modificaciones que puedan afectar por
medios tanto sociales como econmicos, as como de cualquier ndole.
Por muchas razones no es posible fijar condiciones futuras con exactitud matemtica.
Algunos planes fallan; si un plan no conduce al logro del objetivo, es que fall en su implementacin o
en su concepcin misma. Por lo general se puede decir que los planes fallan por tres motivos: Algo se
omiti, algo se consider de ms o no se anticiparon las actividades de otros. He aqu una lista breve
de por qu falla la planeacin:
No se lleva a cabo.
Se abrevia demasiado la lista de actividades.
No se reconoce que para muchos objetivos hay actividades simultneas.
El planeador queda tan fascinado con su plan, que se olvida de los objetivos.
No se lleva acabo una revisin concienzuda del plan cuando no se alcanza el objetivo.
Se omiten actividades claves.
No se consideran actividades de otros que pueden obstaculizar el plan.
No se verifica el proceso.
Las actividades se definen con vaguedad.
No se programa el plan.
Ventajas Que Se Obtienen Al Planear
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al mximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
Importancia de la Planeacin
"Planear es funcin del administrador, aunque el carcter y la amplitud de la planeacin varan con su
autoridad y con la naturaleza de las polticas y planes delineados por su superior".
A pesar que en muchas ocasiones existe la incertidumbre respecto de las operaciones que se
realizarn en perodos futuros se pueden obtener muchas ventajas al planear tales como las
siguientes:
La planeacin representa la base sobre la cual se ha de edificar la supervisin y el xito de las
empresas.
Permite sabe cual es la accin necesaria para alcanzar los resultados deseados.
Permite saber cules son los elementos bsicos que se necesitan para llevar a cabo las
operaciones.
Reduce costos en las operaciones mismas de la empresa.
Permite una organizacin adecuada de todos los procesos.
Reduce el trabajo improductivo.
Permite llevar a cabo el trabajo necesario.
Se logra acortar el tiempo en que se debern realizar las operaciones en la empresa.
Facilita la delegacin de autoridad.
Posibilita la delegacin especficamente y sealar a quin se delega.
Es posible el objetivo que se debe alcanzar, como lograrlo y cual es el marco de accin y decisin.
La coordinacin facilita la sincronizacin ordenadamente en los esfuerzos para proveer adecuada
cantidad, tiempo y direccin de ejecucin; obteniendo como resultado acciones combinadas hacia
el objetivo fijado.
Se considera que existe una mayor relacin dentro de las etapas que forman el proceso
administrativo como es en la planeacin y control.
Estimula revisin de lo que se espera obtener y de lo que realmente se obtuvo.
Es el punto de comparacin que adems nos indica la eficiencia con que est operando la
empresa.
Nos permite sealar en forma anticipada cules son los recursos, maquinaria y equipo, mano de
obra, materiales, gastos, etc., necesarios para la empresa.
Se evitan crisis en las operaciones de la empresa.
Tcnicas de Planeacin
En general, las tcnicas utilizadas en la planeacin pueden emplearse tambin en el control. Las
tcnicas ms usadas para formular planes, presentarlos, explicarlos y discutirlos son las siguientes:
Manuales
Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para presentar, analizar y explicar un procedimiento.
Grficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades
que se realizan coordinadamente.
Programas en su forma de presupuestos y pronsticos.
Sistemas que buscan planear y programar en forma grfica y cuantitativa una serie de actividades
simultneas que tienen un mismo fin y el mismo origen, poniendo nfasis en la duracin, costo,
etc.; estas son: PERT, CPM Y RAMPS.
Manuales
Son instrumentos en los que se concentran las polticas, reglas, instructivos o informacin general que
sirve para orientar y uniformar la conducta del grupo humano integrante de la empresa. Los manuales
se clasifican en:
1. Manuales de Polticas: Como su nombre lo indica, renen las diversas polticas aplicables en la
empresa, clasificndolas en generales, de personal, de produccin, etc.
2. Manuales de Operacin: Son los que contienen todo el procedimiento que debe seguir un
empleado para ejecutar determinada tarea.
3. Manuales Departamentales: Son aquellos en que se recogen todas las polticas, reglas, etc.,
aplicables en cada departamento especfico. Son los que mejor merecen el nombre, de acuerdo
con la definicin dada.
4. Manuales del Empleado o de Bienvenida: Suelen recoger todo lo que interesa conocer al
empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.
5. Manuales de Organizacin: Son como una explicacin, ampliacin y comentario de las cartas de
organizacin; en ocasiones contienen adicionalmente una sntesis de las descripciones de puestos
y de las reglas de coordinacin interdepartamental.
Diagramas de Proceso
Los sistemas de simplificacin del trabajo, principalmente los basados en los estudios de
movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es ms clara y fcil
su aplicacin. Pero en la actualidad se emplean con gran amplitud en los trabajos administrativos de
oficina.
En el taller se tomo en cuenta al personal, la maquinaria, el equipo y las herramientas, las condiciones
del medio ambiente, etc. En la oficina se consideran los trmites, las formas de documentos o
reportes, las formas de registro y estadstica, al personal, el espacio, las condiciones, los archivos, el
equipo y los tiles.
Para la simplificacin del trabajo, existen cinco pasos esenciales en todo proceso: Operacin,
transporte, inspeccin, demora y almacenamiento.
Tcnicas del Diagrama de Proceso
Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos:
1. Hacer la hoja respectiva, que en su encabezamiento contendr datos de identificacin del
proceso: tales como el nombre del mismo, departamento, seccin donde se inicia y donde se
acaba, fecha de elaboracin, etc.
2. El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas para los smbolos, otra para descripcin breve del
trmite, otras dos para anotar las distancias de transportes y los minutos de demora por
almacenamiento, y otras finalmente para observaciones.
3. Comprende ante todo la descripcin de los diversos pasos que el proceso abarca y el marcaje de
puntos en las columnas de los smbolos correspondientes, unindolos con una lnea.
4. Cuando el proceso se ha terminado de describir, se obtienen los totales de operaciones,
transportes, inspecciones y demoras, as como de los metros recorridos y el tiempo perdido en
almacenamiento y demoras.
5. Estos totales nos indican el tiempo de accin que conviene tomar.
A continuacin se muestran dos ejemplos de diferentes diagramas de procesos:
COMPAA "X"
DIAGRAMA DE PROCESO
Aplicacin de Tcnicas de Reclutamiento
Grficas de Gantt
Es un dispositivo de control que muestra grficamente el trabajo planeado con el realizado y su
relacin entre si, en funcin al tiempo. Sin embargo, las columnas que representan la variable
tiempo se dividen en cuatro secciones. Utilizado al comienzo para la planeacin y control de la
produccin semanal, el diagrama se divide cada mes (columna) en cuatro semanas (subcolumnas).
Adems de simplificar el tratamiento de los estndares de tiempo, el diagrama de Gantt evita emplear
el calendario y permite una visualizacin mucho menos complicada.
Generalmente, una persona que planea la organizacin o un departamento de planeacin se usa con
el propsito de dirigir el sistema de planeacin de la organizacin. En organizaciones muy pequeas,
un asesor de parte del tiempo o un consultor visitante podrn cubrir el papel. Muchos piensan que es
un error tener a un empleado de tiempo completo trabajando en la planeacin de la organizacin
adems de tener otros deberes y responsabilidades. La razn es que los problemas de cada da a
menudo parecen ms urgentes que los problemas a ms largo plazo y por esto tienen prioridad. El
resultado final a menudo es que el planea la organizacin parte del tiempo lo emplea todo con
problemas cotidianos y raramente planea para largo plazo. El esquema 1 pone en relieve las funciones
y actividades relacionadas del que planea en la organizacin.
Aunque esta persona y el departamento de planeacin tienen deberes y responsabilidades muy
amplios, como se indican en el esquema objetivo dominante es formar un sistema y coordinar todos
los esfuerzos de planeacin de la organizacin. Por lo tanto, sus actividades requieren una interaccin
constante con los otros elementos de la misma.
ESQUEMA N 1:
Funciones Y Actividades Del Que Planea en La Organizacin
Funcin Bsica
Asegurar que los planes se efecten en todos los niveles.
Relacin Organizacional
Reportes al ejecutivo en jefe.
Supervisores: Grupo de asistentes.
Otros contactos: Ejecutivos de la corporacin, directores de divisiones y funciones de
negocios, y por su conducto a los miembros adecuados del personal.
Actividades Y Responsabilidades
Metodologa
1. Preparar y acordar sistemas de planeacin, destinados a la organizacin y a los intereses de
la compaa, en la que se especifica la participacin de los directores de los departamentos
clave.
2. Asegurar que el sistema de planeacin y las actividades de los participantes se conozcan y
entiendan presentndolo en un manual de planeacin corporativa que abarque formatos
detallados, instrucciones y horarios para los ciclos de planeacin anuales y para medir y
controlar actividades.
3. Revisar y actualizar continuamente el manual para que siempre refleje las necesidades de
planeacin de la compaa y los desarrollos en tcnicas de planeacin.
Actividades Formales
Como ejecutivo de asesora, actuar de parte del ejecutivo en jefe en todas las etapas de planeacin
clave, y ayudar:
En la preparacin de documentos de planeacin.
En la coordinacin e integracin de planes de unidades.
En la preparacin del plan corporativo.
En los procedimientos de control para reportar los progresos hacia las metas.
Actividades Funcionales
Participar en la determinacin de los objetivos corporativos bsicos,
guas y polticas.
Proponer suposiciones econmicas y generales bsicas.
Proponer objetivos de negocio especfico, primeramente en el mbito corporativo pero
tambin para las divisiones y funciones de negocios.
Ayudar al ejecutivo en jefe y a los otros en la identificacin y seleccin de estrategias para
alcanzar los objetivos.
Participar en los programas de planes por unidad y asegurar que sean consistentes con todos
los objetivos de la compaa.
A travs de un enlace entre ejecutivos, asegurar la coordinacin entre los planes de las
distintas unidades.
Integrar planes por unidad en la preparacin del plan corporativo.
Ayudar y aconsejar a todos los ejecutivos en la preparacin y presentacin de sus planes.
Organizar y participar en revisiones peridicas y reportes de progreso hacia objetivos.
Autoauditora
El primer paso en el proceso de planeacin es una autoauditora. Esta responde a la pregunta
"Dnde nos encontramos ahora?". Antes de que una unidad organizacional pueda establecer
objetivos realistas debe saber dnde se encuentra. En la prctica, una lista para la confrontacin de
factores se debera usar para auditar a la organizacin sobre bases peridicas. Una lista de lucha
comn podra incluir los siguientes factores:
Posicin financiera.
Condiciones de facilidades y equipo.
Cantidad y calidad del personal.
Aptitud de la estructura organizacional.
Polticas y estrategias principales.
Posicin competitiva.
Utilidad de varias lneas de productos.
Estudio Del Medio Ambiente
El segundo paso en el proceso de planeacin es un estudio de los factores del medio ambiente y de
los factores externos de la unidad de organizacin que prepara el plan. Generalmente esto incluye
factores que pueden influir en la operacin y xito de esta unidad pero no estn bajo el control de la
misma. Para los niveles ms altos de la organizacin los factores ambientales incluyen los factores
externos a la organizacin y no los que estn bajo su control. Para un departamento, el medio
ambiente podra incluir otros departamentos dentro de la organizacin adems de los factores fuera
de ella. Al desarrollar un conocimiento del medio ambiente externo, la organizacin puede responder
mejor al cambio. Algunas reas generales que se podran estudiar son:
Crecimiento de poblacin y desplazamiento.
Condiciones econmicas y su efecto en la demanda de productos o servicios.
Regulaciones gubernamentales (impuestos, control de sueldos y precios, OSHA, control de la
contaminacin, igualdad de oportunidades).
Artculos de trabajo.
Competidores.
Proveedores.
Comunidad financiera.
Actitudes sociales.
Establecimientos De Objetivos
Una vez que la autoauditora y estudio del medio ambiente se termina, la administracin puede
establecer objetivos. El proceso real de la seleccin de objetivos comprende la aplicacin de los
conceptos de la toma de decisiones. Muchos objetivos distintos se consideran en el proceso de la
seleccin de la combinacin que mejor refleje los fines de toda la organizacin.
Pronstico
La planeacin est incompleta a menos que se hagan pronsticos sobre el futuro. Aunque el nivel de
sofisticacin puede variar grandemente, la mayora de los administradores se ocupan de algn tipo de
pronsticos.
Un tercer mtodo general de pronstico, es estudiar a los clientes principales en cuanto a sus
compras esperadas. El mtodo de probabilidad del consumidor trabaja obviamente mejor en
situaciones donde un pequeo numero de consumidores responden a una gran parte del negocio de
la organizacin. Este sistema puede tocar informacin que generalmente no es accesible. Sin
embargo, para tener xito, debe existir un sentimiento de confianza mutua entre las partes. Las
intenciones de los clientes no se deben interpretar como compromisos. Existe tambin el peligro de
grandes estimaciones de parte de ellos para asegurar la disponibilidad.
Tipos De Planes
Origen de los Planes de Organizacin:
El origen de los planes de organizacin depende de varios factores, los cuales incluyen el tamao,
complejidad estructura y el medio ambiente de operacin. Dependiendo de estos factores, se pueden
describir cinco tipos de planes bsicos que se realizan dentro de la organizacin:
Planes Por Unidad O Divisin: Estos se originan en unidades de operacin que tienen una
actividad identificable.
Planes Funcionales: Se originan en las reas funcionales de una organizacin como produccin,
mercadotecnia, finanzas y personal. Estos planes son necesarios cuando las unidades
funcionales se tratan como centros de costo separados.
Planes Regionales O Geogrficos: Estos se originan ya sea de varias oficinas regionales o de las
plantas de una organizacin multiregional.
Planes De Grupos: Se originan de grupos de unidades o de organizaciones subsidiarias que se
consideran como centro de utilidad separadas. Un centro de utilidad es cualquier sub-unidad
de una organizacin total que sea responsable de sus propias utilidades individuales. Ejemplo:
La divisin Buick, de General Motors.
Planes De Organizacin: Llamados Planes Corporativos en un medio de negocios, lo que se
refiere a aquellos planes que afectan a la organizacin como un todo. Los Planes de
Organizacin pueden existir para cada unidad formando una organizacin conglomerada o una
multicompaa.
Plan General O Plan Maestro: Es un documento de concentracin que contiene todos los
planes o actividades programadas, es decir, es una herramienta de control que describe y
define todas las caractersticas particulares de los planes y programas que contiene la
empresa; y adems es informativo y presenta un panorama global de las actividades de la
empresa o la alta direccin. La integracin del plan maestro presenta las siguientes
caractersticas o elementos:
Los objetivos del plan general.
Su descripcin.
Nombre de los Planes particulares o especficos (caractersticas de los mismos).
Tiempo y lmites que abarca el Plan Maestro.
Tiempo y lmites de los planes particulares o especficos.
Necesidades del Plan Maestro.
Necesidades de los planes especficos.
Implementacin del plan en su conjunto o particularmente.
Control del Plan Maestro.
Control de los planes Especficos.
Archivos de datos del Plan Maestro.
Archivo de operacin de planes especficos.
Anlisis del avance del Plan Maestro.
Anlisis de avances de los planes especficos.
Discusin y aprobacin o rechazo de los planes especficos.
Implementacin y establecimiento de programas o planes derivados de planes terminados.
Planes Especficos: Son planes con el objeto de hacer una diferenciacin o una identificacin,
lo cual es necesario para dotar de un nombre a cada plan. Asimismo, como los objetivos y
caractersticas pueden ser coincidentes o similares, se requiere que cada plan o programa
lleve sus propios objetivos y su particular descripcin, como son: Nombre del plan, objetivo del
plan, metas y caractersticas del plan. Ejemplo:
a- Nombre del Plan: Produccin L n 3
b- Objetivo del Plan: Producir 150 unidades diarias completas durante los meses de enero,
febrero, marzo y abril.
c- Metas: Producir 15 unidades L n 3 diariamente con las especificaciones de calidad
establecidas. Solo se admitir un margen de 0.5% de atraso y un desperdicio de materiales
equivalente a $ 2.500.00 mensuales.
d- La caracterstica del plan L n 3: Es que slo utiliza las lneas de corte n 1 y n 7, se regula a
travs de supervisin final, en los acabados: Soldadura y pintura; interviene un nmero
reducido de personal especializado, el desperdicio de materiales es mnimo, el costo de
produccin bajo y el margen de utilidad ms aceptable que en el resto de los productos.