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ADMINISTRACIN

DE PROYECTOS

Luis Fernando Alarcn,


Ph.D. Berkeley, EE.UU.

MARTES 11 DE OCTUBRE DE 2016


La clase ejecutiva es una alianza entre "El Mercurio" y la UC, fundada en 1998, para apoyar la formacin profesional en Chile I Ms informacin de este curso y diplomados en www.claseejecutiva.cl

Es posible anticipar el xito


o el fracaso de los proyectos?
Con informacin oportuna, y que efectivamente sea tomada en cuenta,
s es posible tomar medidas correctivas para cumplir con las metas.

Los indicadores ms tradicionales de avance y eficiencia de programa en la prctica no parecen anticipar adecuadamente
el futuro de los proyectos. Deben complementarse con otros, aprovechando, adems, las tecnologas de informacin.

SEGUIMIENTO Y CONTROL sis involucrado en el proceso se examinaron 13 proyectos, proyecto desde el momento
DE PROYECTOS de toma de decisiones. La de los cuales se contaba con en que este inicia, su produc-
intuicin, que se reere al informacin semana a semana to es la informacin sobre el
En los proyectos se jan juicio inmediato basado en el durante todo su desarrollo, rumbo que el proyecto ha to-
objetivos o metas de corto, sentimiento y la adopcin de cinco de ellos cumplan el mado en el pasado inmedia-
mediano y largo plazo, y se una perspectiva global, mien- requisito de ser exitosos en to, lo que crea las condiciones
denen las acciones nece- tras que el anlisis se reere cumplimiento de su plazo y para la toma de decisiones
sarias para cumplirlos. Los al juicio basado en el razona- los otros ocho eran conside- basada en evidencia. Lo
jefes deben responder por miento mental y un enfoque rados no exitosos en el cum- indicado releva la importancia
los resultados y dar cuenta en detalle. plimiento de plazos. De esta del seguimiento y puede ha-
de ellos a sus superiores. Por El control busca obtener manera se pudieron observar cernos creer que contar con
eso, durante la ejecucin de informacin en tiempo real los siguientes indicadores un sistema de seguimiento
los trabajos, deben hacer y mejorar el seguimiento y mostrados a continuacin. coordinado, automatizado y
frecuentes evaluaciones o control a travs de compartir La Figura 2 muestra que el oportuno nos permitir apro-
medidas de la labor realizada y analizar esta informacin. Porcentaje del Plan Comple- vechar la informacin para
y de los recursos empleados, Todo ello, por parte de los tado (PPC) es un indicador guiar nuestras decisiones.
con el objeto de tomar las participantes del proyecto, que muestra claras diferen- Sin embargo, existen
acciones correctivas que es- para reducir los conictos y cias entre proyectos exitosos registros de proyectos que
timen necesarias para que las demoras del mismo. y no exitosos, en su resultado implementaron muy ecien-
metas se cumplan. El director Sin embargo, el sistema global. tes sistemas de recoleccin
del proyecto debe tomar me- de control llevado a los sitios Un llamado de alerta que de informacin, sin conseguir
didas para dar seguimiento y de trabajo es considerado arroja este estudio es que que esa informacin sea utili-
control a las actividades del inecaz, ya que a menudo, los indicadores ms tradicio- zada por los encargados para
proyecto y evaluar el impacto, los indicadores usados para nales de avance y eciencia enderezar el rumbo hacia la
tanto del progreso de acti- controlar proyectos dan de programa utilizados en la consecucin de sus objeti-
vidades como del entorno, cuenta de resultados en prctica no parecen anticipar vos. Por lo tanto, es vital que
sobre el alcance y los objeti- forma demasiado tarda para adecuadamente el futuro de la informacin se use para
vos del proyecto. tomar medidas que cambien nuestros proyectos y debe- concebir estrategias, promo-
El seguimiento es la obten- el curso del proyecto cuando ran ser complementados con ver proactivamente el uso
cin, anlisis y comparacin no es el adecuado. los nuevos indicadores. de la informacin generada
de la informacin del des- Es en este aspecto donde Los indicadores de avance, y controlar el desarrollo del
empeo con respecto a lo el uso de las tecnologas de mostrados en la Figura 3, proyecto. Sin esto, toda la im-
requerido. Permite identicar informacin ha ido adquirien- muestran diferencias signi- plementacin del sistema de
las variaciones y proyectar do importancia para lograr un cativas en el avance solo en el seguimiento pierde sentido y
el desempeo. A su vez, el control exitoso del proyecto, ltimo tercio del proyecto. se vuelve un gasto intil.
control utiliza la informacin porque mejora la comuni- La Figura 4 da cuenta de Una cultura organizacional
de seguimiento para ac- cacin y coordinacin entre otro indicador que muestra que fomente el uso de la
tuar sobre las causas de la los participantes y facilita la diferencias todava ms dra- informacin generada por
variacin. El control evala el adquisicin, almacenamiento mticas entre proyectos exi- los sistemas de seguimiento
desempeo real del proyecto y anlisis de la informacin tosos y no exitosos. Se trata debera estar dispuesta a
y compara el resultante con sobre indicadores que apo- del indicador PCR (Percent of permitir la equivocacin y el
los objetivos planteados para yan el proceso de decisiones. Constraints Removed), que da ajuste, otorgar autoridad a
corregir diferencias (Figura 1). De esa manera, pueden rea- cuenta de la conabilidad en quienes reciben la informa-
El control es una funcin lizarse anlisis como los que la remocin de restricciones cin para utilizarla y hacer las
esencial de la gestin para la se describen a continuacin a la planicacin. El estudio modicaciones necesarias,
entrega exitosa y el logro de para mejorar el proceso de revela, tambin, que la varia- otorgar incentivos organiza-
las metas del proyecto. As, control. corregir el rumbo si esto 2014), realizada por el Centro bilidad de estos indicadores cionales para promover el uso
como la ejecucin eciente fuera necesario. El uso de Excelencia en Gestin de es tan importante como el de la informacin, y contar
de las actividades del proyec- INDICADORES TEMPRANOS indicadores basados en con- Produccin de la UC (Gepuc), indicador en s mismo. Los con mecanismos de ajuste
to requiere de la obtencin PARA ANTICIPAR ATRASOS ceptos de Lean Management permiti identicar indica- proyectos exitosos muestran a disposicin de los niveles
de informacin sobre su del Sistema ltimo Plani- dores que anticipan tempra- una gran estabilidad en sus operativos del proyecto. Las
avance, la cual registran los Entre los aspectos de ma- cador, que miden la cona- namente desviaciones en los indicadores, mientras que los prcticas de seguimiento
indicadores, el control requie- yor inters para un adminis- bilidad de la planicacin en plazos de los proyectos. no exitosos muestran alta va- deben ser pensadas como
re de la toma de decisiones trador est el poder contar sus distintas etapas, parece Para diferenciar los proyec- riabilidad en sus indicadores. un ciclo de retroalimentacin
que debe estar apoyada en con indicadores que le permi- ser una respuesta novedosa a tos, se consideraron exitosos en el cual peridicamente se
la informacin contenida en tan anticipar tempranamente esta necesidad. aquellos que sufrieran des- EL SEGUIMIENTO revisa lo hecho y se hacen
esos indicadores. si su proyecto ser exitoso o El estudio de una base viaciones de plazo inferior al Y LA ESTRATEGIA ajustes con base en la infor-
En este campo se destaca si fracasar en alcanzar sus de datos de ms de 200 10 % y no exitosos los que no macin que surge de la tarea
la supremaca de la intui- objetivos, y as tomar medi- proyectos que han usado el cumplen ese requisito. Para El seguimiento es un pro- realizada. Esto es tomar el
cin y el enfoque de anli- das oportunas que permitan software Impera (Alarcn et al la realizacin de este anlisis, ceso que se desarrolla en el control del proyecto.

PUBLICACIN DE HOY: Seleccin del curso "Administracin de Proyectos" de los Diplomados de Ingeniera Industrial UC-la clase ejecutiva.