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Widdis, John

From: Hlonde.Annie 000111116111 dlVUlgU^ 6f1 VeilU d6


Sent:
To:
juiy-22-1310:38 am |_0/ sur faeces a /'information
Cc:
Subject: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de
vigilance relatif a la clientele / Consultations on Updated FINTRAC Guidelines -
Customer Due Diligence

Bonjour Mme

Tel que discute lors de notre discussion telephonique, la presente a pour but de confirmer notre rencontre le 26
aout, 2013 de 13h30 a 14h30 au bureau de CANAFE situe au 800 boul. Rene-Levesque, suite 1105.

tel que convenu, priere de nous faire parvenir le noms des participants.

En vous remerciant de votre flexibility et de votre comprehension, et au plaisir de discuter des lignes directrices
mises a jour avec votre equipe.

Cordialement,
Annie

Annie Lalonde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations regionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annie.lalonde@fintrac-canafe.qc.oa
Telephone | Telephone 514-283-1025

CANAFE | FINTRAC
800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Rene-Levesque Blvd. West, Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9
Telecopies | Facsimile 514-283-7340
Gouvernement du Canada | Government of Canada

From: )loto-quebec.com]
Sent: July-19-13 5:04 PM
To: Lalonde, Annie
Cc:HHHI^H
Subject: Re: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele
/ Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Rebonjour Mme Lalonde,

Je relaie ('information a Mme| le vous repondra directement puisque je serai en vacances a partir de ce
soir.

Nous allons arriver a trouver une schedule qui convient a tous.

Je suis le specialiste en matiere de lutte au blanehiment d'argent pour Loto-Quebec. Je ne pourrai etre present lors
de votre rencontre compte tenu que je serai en vacances mais serais-ce possible de vous rencontrer en aout a mon
retour pour 45 minutes afin de discuter des modifications legislatives.

A0000084 1-000001
xument released-.; ucs.
Du point de vue pratique, je serai tres implique dans la supeiMsibhl'de.;la!jTiiseen/pla'ce.Jes mesUres^necessalres-'pour
etre conforme

Document divulgue en vertu de la


i
Envoye par mon terminal mobile BlackBerry
,(JI ou/ i c?v-uc-o a / liNUf t fiaUUn

De : Lalonde, Annie [mailto:Annie.Lalonde@fintrac-canafe.gc.ca]


Envoye : Friday, July 19, 2013 04:42 PM
A:HH^HH
Objet: Re: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Aucun probleme. Malheureusement, nous ne sommes pas disponibles en avant-midi cependant nous sommes
disponibles en apres-midi, soitde 13h a 14h ou 14h a 15h. Est-ce qu'une de ces heures pourraientvous convenir?

From:[_ |ploto-quebec.com]
Sent: Friday, July 19, 2013 04:22 PM
To: Lalonde, Annie
Subject: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele
/ Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Bonjour Mme Lalonde,

Une erreur dans nos communications. C'est le 25 juillet 2013 que mon agent de conformite est disponible.

Seriez-vous disponible a vos bureaux le 25 juillet a 10 :00 en avant-midi?

Desole pour la modification de date.

De : Lalonde, Annie [mailto:Annie.Lalonde@fintrac-canafe.gc.ca]


Envoye : 19 juillet, 2013 13:30

Objet: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Bonjour,

Le 26 aout de 14h a 15h nous convient. CANAFE est situe au 800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105.

Auriez-vous I'amabilite de nous faire parvenir le nom et titre des participants?

En vous remerciant, et au plaisir de discuter de I'ebauche de lignes directrices mises a jour avec vous.

Annie

Annie Laionde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations regionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annie.lalonde(S)fintrac-canafe.qc.ca
Telephone | Telephone 514-283-1025

A0000084 2-000002
Document released underjhe
s.19(1)

CANAFE , FINTRAC ACCBSS t0 ^^/OH Ad


800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Rene-Levesque Blvd. West, Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9 j"l<-v^i imein* rliwnlrtf ia Art w^H-i i A,~\
Te l e c o p i e s | Facsimile 514-283-7340 UOtUmeHl UlVUIgUt^ VI) V t r fl U 06
Gouvemement du Canada | Government of Canada f nj Q//r f^^A* A /-7nfnrma*/V^r*
L.UI ou/ i ciuwc-o a i iniUf iliaUUtl

From} >Ioto-quebec.com1
Sent: July-19-13 1:25 PM
To: Lalonde, Annie
Subject: Re: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele
/ Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Bonjour,

Seriez vous disponible le 26 aout a 13h30 a nos bureau ou 14h00 a vos bureau?

Envoye par mon terminal mobile BlackBerry

De : Lalonde, Annie I"mailto:Annie.Lalonde@fintrac-canafe.ac.ca1


Envoye : Friday, July 19, 2013 12:16 PM

Objet: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Suite a mon courriel en date du 18 juillet, je vous avais aussi propose la date 26 aout.

From:| )loto-quebec.com1
Sent: July-19-13 12:15 PM
To: Lalonde, Annie
Subject: Re: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele
/ Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Bonjour

Vus indiquez 26 aout. voulez-vous dire le 26 juillet ou c'est une date possible en aout?

Envoye par mon terminal mobile BlackBerry

De : Lalonde, Annie fmailto:Annle.Lalonde@fintrac-canafe.ac.ca1


Envoye : Friday, July 19, 2013 12:12 PM

Objet: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Bonjour Monsieur I j

Seriez-vous en mesure de confirmer votre preference pour une rencontre le 25 juillet ou le 26 aout?

Cordialement,

A0000084 3-000003
Document released under the
Annie Access to Information Act
A L I fl S.19(1)

From: Lalonde, Annie Docurnentdtvulgue'en-vertti de fa


Sent: Julv-18-13 11:27 AM
To : Loi sur I'acces a [information
Cc:
Subject: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la
clientele / Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Bonjour Monsieui it en vous remerciant pour votre flexibilite.

Compte tenu de nos echeanciers pour finaliser et publier les lignes directrices revisees, nous vous proposons une
rencontre en personne le 25 juillet en apres-midi (duree de 60 minutes, heure a votre convenance).

Cependant, nous reconnaissons que la disponibilite de personnes ressources pourrait etre limite durant cette
periode de vacances et nous pourrions envisager le 26 aout comme alternative, si necessaire.

Si toutefois aucune de ces dates vous conviennent, vous pouvez egalement nous faire part de vos commentaires par
ecrit.

Bien a vous,
Annie

Annie Lalonde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations regionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annie,lalonde@>fintrac-canafe,.gctca
Telephone | Telephone 514-283-1025

CANAFE | FINTRAC
800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Ren6-Levesque Blvd. West, Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9
Telecopies | Facsimile 514-283-7340
Gouvernement du Canada | Government of Canada

From:
Sent: July-]
To: Lalonde, Annie;|
Cc}
Subject: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la
clientele / Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Merci Mme Lalonde.

Nous tiendrons compte de vos disponibilites, et maintenez ouverte I'option du 24-25 juillet 2013.

Cordialement,

A0000084 4-000004
>cument released under i !
II e
De : Lalonde, Annie rmailto:Annie.L^londe@fintrac-canafe.6S4y^1^SS tO t f IfOTTt 3u OlTACt
Envoye
< r u:17 juillet, 2013 16:491 7 inillof inn 1fi-dO ~ s.19(1)
A:
Cc Document divulgue en vertu e
Objet: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour- Devoir de vigilance relatif a la clientele/
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence" / BCC&S 3 !'inTOIUlQUOi

Merci de votre reponse et interet a participer aux consultations sur I'ebauche des lignes directrices mises a jour.

Malheureusement, nous serons dans I'impossibilite de vous rencontrer au cours de la semaine proposee puisque
nous serons en consultations aupres d'entites dans une autre province. Cependant, nous evaluons presentement si
nous serions en mesure de proposer une solution de remplacement. Je communiquerai avec vous pour confirmer, et
ce des que possible.

Annie Lalonde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations regionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annie.lalonde(S)fintrac-canafe.qc.ca
Telephone | Telephone 514-283-1025

CANAFE | FINTRAC
800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Rene-Levesque Blvd. West Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9
Telecopies | Facsimile 514-283-7340
Gouvemement du Canada I Government of Canada

From: >loto-quebec.com1
Sent: July-17-13 2:00 PM
To: Lalonde, Annie;
Cc:
Subject: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la
clientele / Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Bonjour Madame Lalonde,

J'espere que vous allez bien.

Nous avons bien eu votre demande de rencontre.

A ce titre. nous aimerions vous rencontrer en personne et, nous nous questionnons a savoir s'il est possible de vous
rencontrer la semaine du 5 aout 2013 plutot que les 24 ou 25 juillet 2013? Cette date serait plus facilitante pour
notre equipe

Cordialement,

De : Lalonde, Annie fmailto:Annie.Lalonde@fintrac-canafe.gc.ca1


Envoye : 17 juillet, 2013 13:15

Objet: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

A0000084 5-000005
Document released unda^the
Bonjour MmJ I ACCBSS tO //?fO/7T7 clt/OH Act

ital Jalbert, Dirigeante principale de,la.conformite a CANAFE, de la periode de consultation .


Suite a I'annonce de Chantal
lirectrices mises
sur I'ebauche des lignes directrices m isesa a jour de CANAFErSeVieVvbUs1 disponi'blepkur^WisW ftiivfehcamre l U U C- l e t
jour
d'une heure le 24 ou 25 juillet? f^QJ S//- J'qCC&S 3 /7/7 fO \1T\3UOil

Si toutefois vous n'etes pas disponible pour nous rencontrer en personne, vous aurez egalement I'occasion de nous
faire part de vos commentaires par ecrit d'ici le 16 aout prochain.

Merci de bien vouloir nous en avisez.

Annie Lalonde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations regionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annie.lalonde@fintrac-canafe.qc.ca
Telephone | Telephone 514-283-1025

CANAFE | FINTRAC
800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Rene-Levesque Blvd. West, Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9
Telecopies | Facsimile 514-283-7340
Gouvernement du Canada I Government of Canada

From:|_ J@loto-quebec.com1
Sent: July-11-13 4:22 PM
To: Lalonde, Annie
Subject: Re: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele
/ Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Envoye de mon terminal BlackBerry


De: Lalonde, Annie
Envoye: jeudi 11 juillet 2013 14:50
k-.m
C c - B J a l b e r t , C h a n t a l
Objet^t^cSntations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Merci pour cette information. C'est note.

Annie Lalonde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations r6gionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annje.Jalpnde@fintrac-canafe.go
Telephone | Telephone 514-283-1025

CANAFE | FINTRAC
800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Rene-Levesque Blvd. West, Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9
Telecopies | Facsimile 514-283-7340
Gouvernement du Canada I Government of Canada

A0000084 6-000006
Document released under the s.19(1)
.Access to Information Act
. 1 Rf^(^tiiTiianf"rf}viiJ'rttti^~^n"A/A'rff-i Hi
Frm:CZ ^^" t e l h l n - n i ^>loto-quebec.comT
hflrmn,l '
Sent: Jilry^0^^!41 PM
To: Jalbert, Chantal loi suriacces a nntormation
14- V

Cc: Lalonde, Annie;!


Subject: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la
clientele / Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

Bonjour,

Prenez note que M. Q Hi pris sa retraite et a ete rem place par Mme| louvelle Agent de
conformite RPCFAT pour^tc^uebec dont voici les coordonnees :

Directrice principale a la security corporative


Directrice administration et conformite
Telephone
Telecopies!
""joto-quebec. com
500 Sherbrooke Ouest, 7e etage, Montreal (Quebec), H3A 3G6

J'ai transmis votre message a Mme

Priere d'effectuer les modifications necessaires a vos carnet d'adresse respectifs

Responsable de la conformite CANAFE


Direction principale a la secsite corporative & Societe des casinos du Quebec

Telephone inteme|
Telephone externa
Courriel :H_ ^^McDJoto-quebec.com
500 Sherbrooke Ouest, 7e etage, Montreal (Quebec), H3A 3G6

De : Bergeron, Anie rmailto;Anie.Berqeron@fintrac-canafe.gc.ca1 De la part de Jalbert, Chantal


Envoye : 10 juillet, 2013 16:28 ^^^^^M
A J ^|@loto-quebec.com'; | !
Cc : Lalonde, Annie
Objet: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence

** The English version follows**

Bonjour,

Comme vous le savez peut-etre, CANAFE a mis a jour ses lignes directrices afin de tenir compte du Reglement
modifiantle Reglement sur le recyclage des produits de la criminalite et le financement des activites terroristes
decoulantde la Recommandation 10 (anciennement la Recommandation 5) sur le devoir de vigilance relatif a la
clientele du Groupe d'action financiere (GAFI).

Plus particulierement, les Lignes directrices 4 (Mise en ceuvre d'un programme de conformite) et 6 (Tenue de
documents et identification des clients) ont ete mises a jour afin de refleter les modifications au Reglement.

II est prevu que la version finale des lignes directrices mises a jour sera publiee sur le site de CANAFE a I'automne
2013. Les modifications au Reglement entreront en vigueur le ler fevrier 2014.
7
A0000084 7-000007
Document released under the
Les 24 et 25 juillet2013, CANAFE tiendra des rencontres bftUeiQ&&& ^M^M6^rBli@iBs AiSt
consumer sur I'ebauche des lignes directrices mises a jour, ci-jointes, et discuter de I'impact potentiel sur vos
operations. Si vous etes irteresse a rencontrer CANAFE ep?p^^|ej!|c^|^^ig^c^^^gr|u ^g |g
Annie Lalonde au annie.lalonde@canafe-fintrac.gc.ca d'icUe 12 juillet, 2013. ~J
Loi sur Faeces a information
Plus precisement, nous apprecierions recevoir votre retroaction sur ies questions suivantes :

1. De facon generate, comment empioyez-vous les lignes directrices de CANAFE?

2. Comme vous le savez, nous avons mis a jour les Lignes directrices 4 (Mise en ceuvre d'un programme de
conformite) et 6 (Tenue de document et identification des clients) afin de refleter les modifications au
reglement requerant la creation du nouveau dossier sur les relations d'affaires et la surveillance continue
des relations d'affaires. En vous basant sur votre lecture des lignes directrices, comprenez-vous ce que vous
devez fa ire afin de rencontrer vos obligations, par rapport a :

a. Le dossier sur les relations d'affaires


b. La surveillance continue des relations d'affaires

3. En vous basant sur votre lecture des lignes directrices, comment prevoyez-vous mettre en ceuvre ces
modifications dans votre entreprise?

4. Croyez-vous que les lignes directrices necessitent davantage de clarification par rapport a certains aspects?
(Si oui, lesquels? Si non, pourquoi?)

Si vous etes dans I'impossibilite de nous rencontrer en personne, vous pouvez nous faire part de vos commentaires
par courriel a consultations@canafe-fintrac.gc.ca d'ici le 16 aout, 2013.

Nous vous remercions a I'avance et apprecierions recevoir votre retroaction.

Chantal Jalbert
Dirigeante principale de la conformite
Centre d'analyse des operations et declarations financieres du Canada
Gouvernement du Canada

Good afternoon,

As you may know, FINTRAC has been updating its Guidelines in light of the Regulations Amending the Proceeds of
Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Regulations brought about by the Financial Action Task Force's
(FATF) Recommendation 10 (formerly Recommendation 5) on Customer Due Diligence.

Specifically, Guidelines 4 (Implementation of a Compliance Regime) and 6 (Record Keeping and Client Identification)
have been updated to reflect the amendments to the Regulations.

The final version of the updated Guidelines is expected to be published on the FINTRAC website in the fall 2013 and
the regulatory changes will come into effect on February 1, 2014.

On July 24-25,2013, FINTRAC will hold bilateral meetings in Montreal to discuss the draft updated Guidelines,
which are attached, and the potential impact on your operations. Should you be interested in meeting with
FINTRAC in person, please contact Annie Lalonde at annie.lalonde@fintrac-canafe.gc.ca by July 12,2013.

8
A0000084 8-000008
Document released under the
Specifically, we are seeking your comments on the following^ CCOSS iO 111 fO/7773 tlOll A Ct

1. Generally speaking, how do you use FINTRAC's Guidelines? ,


Document aivulgue en vertu de la
2. As you know, we have updated Guidelines 4 (Implementation of a Compliance Regimeland jSfRecord ,.
Keeping and Client Identification) to reflect amendmlnrl t&4iirfReg3&^^
business relationship record and the monitoring of business relationships. Based on your reading of the
Guidelines, do you understand what you need to do to meet your obligations, respective to:

a. the business relationship record


b. monitoring the business relationship

3. Based on your reading of the Guidelines, how do you plan to implement these changes in your business?

4. Do you feel the Guidelines require further clarification on any of the new aspects? (If yes, in what way(s)? If
no, why not?)

Should you be unable to meet in person, you may submit any comments by email at consultations@fintrac-
canafe.gcca by August 16, 2013.

We value your feedback and thank you for your participation.

Sincerely,

Chantal Jalbert
Chief Compliance Officer
Financial Transactions Analysis Centre of Canada
Government of Canada

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A0000084 9-000009
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A0000084 10-000010
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u
A0000084 11-000011
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tM et dedarattorss nnrtTr^^o@$5
rmane^nss Repots Analysts C&m; to information Act
<& Canada of Canada

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Loi sur Faeces a {information
EBAUCHE
DOCUMENT DE CONSULTATION

Ligne directrice 6F : Tenue de documents et


verification de I'identite des clients - Casinos

Rev. 2013-08 vJ3jn&oci.


A0000096 1-000012
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Access to Information Act

Ligne directrice 6F : 13fififtiaaai^W vertu de la


verification de fldentitlklrta^
Aout 2013
Le present document remplace la version precSdente de la Ligne directrice 6F:
Tenue de documents et verification de I'identite des clients- Casinos, publiee en
juillet 2010. Les changements apportes comprennent de nouvelles obligations,
qui entrent en vigueur le 1er fevrier 2014, et qui visent a mieux identifier et
comprendre vos clients et les relations d'affaires connexes.

Table des matieres

1 Renseignements generaux 4
2 Exigences en matiere de tenue de documents et de verification de
I'identite des clients 6
3 Documents a tenir 8
3.1 Exceptions generates concernant la tenue de documents 8
3.2 Releves d'operations importantes en especes 9
3 . 3 R e l e v e s d e d e b o u r s e m e n t s i m p o r t a n t s 11
3.4 Documents a tenir lors de I'ouverture de comptes 11
3.5 Releves de credit 13
3.6 Fiches d'operations de change 13
3.7 Certaines sommes remises ou transmises 13
3.8 Documents concernant les declarations relatives aux deboursements de
casinos 15
3.9 Documents concernant les declarations d'operations douteuses 15
3 .1 0 Documents concernant la verification de I'identite 16
4 I d e n t i fi c a t i o n des clients 16
4.1 Quand et comment devez-vous verifier I'identite des clients? 16
4.2 Exceptions generates a .'obligation de verifier I'identite d'un client 17
4.3 Verification de I'identite des clients pour les operations importantes en
especes 18
4.4 Verification de I'identite dans le cadre d'une operation douteuse 18
4.5 Verification de I'identite des clients pour les fiches-signature 19
4.6 Verification de I'identite des clients pour les deboursements 19
4.7 Verification de I'identite des personnes pour d'autres cas 20
4 . 8 C o m m e n t v e r i fi e r I ' i d e n t i t e d ' u n e p e r s o n n e ? 2 0
4.9 Verification de I'identite des clients pour les personnes morales et les
autres entites 23
4.10 Tenir a jour les renseignements sur I'identite des clients 25

A0000096 2-000013
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5 Controle continu des relations d'afg)(&>t!aW^^
5.1 Document concernant les relationjsjJJaTfgj^
6 Determination quant aux tiers et documents connexes." 28
6.1 Determination quant aux tiers 28
6.2 Documents sur les tiers 29
7 Comment tenir les documents 30
8 Penalties pour non-conformite 32
9 Faites-nous part de vos observations 32
10 Comment nous joindre? 32

A0000096 3-000014
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1 Renseignements generaux Document divulgue en vertu de la
La Loi surie recyclage desproduits de la^rS^le^C^^i&Mi^OrrnatiOn
activites tetroristes a pour objectif de deceler et de dissuader le recyclage des
produits de la criminalite et le financement des activites terroristes. Elie vise
egalement a faciliter les enquetes et les poursuites relativement aux infractions
commises dans ces deux domaines. Pour ce faire, elie impose des exigences en
matiere de declaration, de tenue de documents, de verification de I'identite des
clients et de mise en ceuvre d'un programme de conformite aux casinos.

Un casino s'entend d'un etablissement autorise par un gouvernement canadien


provincial, territorial ou federal a exercer une activite dans un etablissement
permanent ou Ton peut jouer a la roulette, a des jeux de cartes et ou se trouve
une machine a sous autre qu'un appareil de loterie video.

Les organismes de bienfaisance enregistres sont autorises a exercer


temporairement une activite a des fins caritatives. Si .'activite se deroule dans
.'etablissement d'un casino pendant au plus deux jours consecutifs a la fois, sous
la surveillance du casino, elie est presumee etre une activite du casino qui en
assure la supervision. Le casino est alors responsable des declarations, de la
tenue de documents, de la verification de I'identite des clients et des exigences
en matiere de conformite.

Si vous etes un casino, la presente ligne directrice a ete preparee pour vous
aider a vous acquitter de vos obligations en ce qui touche la tenue de documents
et la verification de I'identite des clients.

Cette ligne directrice explique en termes clairs les situations les plus courantes
visees par la Loi surle recyclage des produits de la criminalite etle financement
des activites terroristes et les textes reglementaires connexes. Preparee
uniquement a titre d'information, elie ne constitue pas un avis juridique et ne
cherche aucunement a remplacer les textes legislatifs et reglementaires.

Les obligations concernant la tenue de documents et la verification de I'identite


des clients pour d'autres categories de personnes et d'entites declarantes sont
expliquees par secteur dans d'autres versions de la presente ligne directrice
(entites financieres, societes et representants d'assurance-vie, courtiers en
valeurs mobilieres, entreprises de services monetaires, mandataires de Sa
Majeste qui vendent ou rachetent des mandats-poste, comptables, negociants
en metaux precieux et pierres precieuses, notaires de la Colombie-Britannique et
secteur de rimmobilier).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le recyclage des produits de la


criminalite, le financement des activites terroristes ou toute autre exigence qui
s'applique a vous en vertu de la Loi et des reglements, veuillez consulter les
lignes directrices de la presente serie :

A0000096 4-000015
ment released under the
n ,ess
il na to Information Act
Document divulgue en vertu de la
Ligne directrice 1: Renseignementsg6n^raux.-^xp\]^ue
consistent le blanchiment d'argehtWt"le:fiha;ndeiMerit-'d''a,ctivites terroristes,' "
y compris leur caractere transnational. Presente egalement les grandes
lignes des exigences legislatives et donne un apercu du mandat et des
responsabilites de CANAFE.
Ligne directrice 2 : Operations douteuses - Fournit des explications sur la
declaration d'operations douteuses. Donne egalement des instructions sur
la facon de deceler les operations douteuses et presente des indicateurs
communs et sectoriels pouvant etre utiles lorsqu'on effectue ou evalue
des operations.
Ligne directrice 3 : Declaration des operations douteuses a CANAFE -
Explique aux entites declarantes quand et comment faire des declarations
d'operations douteuses. Cette ligne directrice comporte deux versions,
chacune portant sur un mode de declaration different.
Ligne directrice 4: Mise en ceuvre d'un programme de conformite -
Explique I'exigence pour les entites declarantes de mettre en ceuvre un
programme visant a assurer le respect de leurs obligations en vertu de la
Loi surle recyclage des produits de la criminalite etle financement des
activites terroristes et des reglements connexes.
Ligne directrice 5 : Declaration a CANAFE de biens appartenant a un
groupe terroriste - Explique aux entites declarantes quand et comment
faire des declarations de biens appartenant a un terroriste ou a un groupe
terroriste.
Ligne directrice 6 : Tenue de documents et verification de I'identite des
clients- Explique aux entites declarantes en quoi consistent les
exigences de tenue de documents et de verification de I'identite des
clients auxquelles elles sont assujetties. Cette ligne directrice comporte
plusieurs versions, chacune a l'intention d'un secteur d'activite different.
Ligne directrice 7: Declaration des operations importantes en especes a
CANAFE - Explique quand et comment faire des declarations relatives
aux operations importantes en especes. Cette ligne directrice comporte
deux versions, chacune portant sur un mode de declaration different.
Ligne directrice 8 : Declaration des televirements a CANAFE - Explique
quand et comment faire des declarations relatives aux televirements. II
existe trois versions de cette ligne directrice, selon le type de televirement
et la methode de declaration.
Ligne directrice 9 : Option de remplacement de la declaration relative aux
operations importantes en especes a CANAFE- Explique quand et
comment les entites financieres peuvent choisir .'option de remplacement
de la declaration relative aux operations importantes en especes. Seules
les entites financieres peuvent exercer ce choix.
Ligne directrice 10 : Presentation des declarations relatives a un
deboursement de casino a CANAFE- Cette ligne directrice explique

A0000096 5-000016
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quand et comment faire des decE)a3f5^re^ de \S
casino. Elie comporte deux versions, ,seIon la .methode de declaration.
Lot sur Faeces a Imformation
Pour obtenir de plus amples renseignements apres avoir lu I'une ou I'autre des
lignes directrices de la presente serie, veuillez composer le numero sans frais du
service national de renseignements de CANAFE, le 1-866-346-8722.

Vous remarquerez qu'a plusieurs endroits de ce document des renvois sont faits
a de I'information additionnelle pouvant se trouver dans divers sites Web
externes. CANAFE n'est aucunement responsable de I'exactitude et de la fiabilite
des renseignements qu'ils renferment. Ces renvois reposent sur I'information
disponible au moment de la parution de cette ligne directrice.

Dans la presente ligne directrice, toute reference a des montants en dollars (tel
que 10 000 $) est faite en dollars canadiens ou a son equivalent en devises
etrangeres. De plus, les montants en especes signifient de I'argent comptant en
circulation dans un pays donne (billets de banque et monnaie). Dans ce
contexte, les montants en especes ne signifient pas des cheques, des mandats
ou d'autres instruments monetaires de meme nature. En outre, par courtier en
valeurs mobilieres on entend une personne ou une entite autorisee en vertu de la
legislation provinciate a se livrer au commerce des valeurs mobilieres ou d'autres
instruments financiers ou a la fourniture de services de gestion de portefeuille et
de conseils en placement.

II se pourrait que vos politiques et vos procedures prevoient des situations autres
que celles decrites dans la presente et que vous deviez tenir d'autres documents
a des fins differentes de celles visant le respect de la Loi surle recyclage des
produits de la criminalite etle financement des activites terroristes. Par exemple,
le delai de conservation de vos documents peut varier a des fins autres que
celles decrites ici.

2 Exigences en matiere de tenue de documents et de verification


de I'identite des clients
En tant que casino, vos obligations en matiere de tenue de documents et de
verification de I'identite des clients sont les suivantes :
Lorsque vous effectuez une operation importante en especes, vos
obligations sont les suivantes :
o tenir un releve d'operation importante en especes (voir la partie 3);
o verifier I'identite de la personne (voir la partie 4);
o effectuer une determination quant au tiers et tenir les documents
connexes (voir la partie 6).

Lorsque vous effectuez un deboursement de casino qu'il soit en especes


ou non, vous devez transmettre une declaration relative a un
deboursement de casino a CANAFE. Vos obligations sont les suivantes:

A00000S6 6-000017
ocumeni reieaseo unaer tne
Access to Information Act
o tenir une copie de la declaSf^eWrie^SiC^yulque eil VeftU 06 lB
o verifier I'identite de la personne (voir la partie 4); ,w f, ^ ^
o effectuer une determination jl/aiSiM^SQ&&8eS66cMrm^maliOf'
connexes (voir la partie 6).

A I'ouverture d'un compte, vos obligations sont les suivantes :


o tenir les fiches-signature, les conventions de tenue de compte, les
releves de depot, les notes de debit et autres documents (voir la
partie 3);
o verifier I'identite du client (voir la partie 4);
o effectuer une determination quant au tiers et tenir les documents
connexes (voir la partie 6).

Pour tout octroi de credit de 3 000 $ ou plus a un client, vos obligations


sont les suivantes:
o tenir un releve de credit (voir la partie 3);
o verifier I'identite de la personne (voir la partie 4).

Lorsque vous effectuez une operation de change, vos obligations sont les
suivantes:
o tenir une fiche d'operation pour toute operation (voir la partie 3);
o verifier I'identite de la personne pour une operation de 3 000 $ ou
plus (voir la partie 4).
Lorsque vous effectuez certains televirements, vos obligations sont les
suivantes:
o pour les montants de 1 000 $ ou plus, tenir certains documents et
verifier I'identite du client (voir les parties 3 et 4);
o inclure dans le televirement les renseignements relatifs au
demandeur (voir la partie 3).

Lorsque vous transmettez une declaration d'operation douteuse a


CANAFE, vous devez:
o verifier I'identite de la personne qui a effectue .'operation, ou tente
d'effectuer I'operation, si ce n'est deja fait (voir la partie 4);
o tenir une copie de la declaration (voir la partie 3).

Lorsque vous devez verifier I'identite de votre client ou confirmer


Fexistence d'une personne morale ou d'une autre entite, il se peut que
vous entreteniez une relation d'affaires avec ce client. Dans ce cas, vos
obligations sont les suivantes:
o assurer un controle continu de vos relations d'affaires et tenir les
documents connexes (voir la partie 5);
o tenir un document sur I'objet et la nature envisagee de la relation
d'affaires (voir la partie 5).

A0000096 7-000018
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Ceiteinesexceptionsstoppliquerrt^^^ VeftU de \B
parties. w
Loi sur Faeces a /information
L'utilisation de renseignements personnels dans le cadre d'activites
commerciales effectuees au Canada est protegee en vertu de la Loi sur la
protection des renseignements personnels etles documents 6lectroniques
(LPRPDE) ou de lois provinciates de meme nature. Vous devez aviser les
personnes que vous recueillez des renseignements personnels a leur sujet.
Toutefois, vous n'avez pas a les en aviser si vous incluez ces renseignements
dans I'une des declarations que vous devez presenter a CANAFE. Vous pouvez
obtenir de plus amples renseignements sur vos responsabilites a cet egard a
partir des sources suivantes:
Industrie Canada (Protection des renseignements en affaires):
le Commissariat a la protection de la vie privee du Canada.
(http://www.priv.gc.ca).
o Le Commissariat a la protection de la vie privee du Canada a
produit et affiche sur son site Web un document de questions et
reponses intitule: La LPRPDE etla Loi surle recydage des
produits de la criminalite etle financement des activites terroristes
(http://www.priv.gc.ca/information/pub/faqs pcmltfa 01 index f.as
pj qui vous aidera a comprendre vos responsabilites en vertu des
deux lois federates.

3 Documents a tenir
En qualite de casino, en plus des documents precises aux parties 5 et 6, vous
devez tenir les documents suivants :
releves d'operations importantes en especes;
les documents relies aux declarations relatives aux deboursements de
casinos;
documents a tenir lors de I'ouverture de comptes;
releves de credit;
fiches d'operations de change;
les documents concernant certains transferts de fonds;
les documents relies aux declarations d'operations douteuses.

Des renseignements detailles sur chaque type de document sont fournis aux
paragraphes 3.2 a 3.9. Egalement, la partie 7 explique comment les documents
doivent etre ten us.

La partie 4 explique les exigences en matiere de verification de I'identite des


clients qui pourraient egalement etre associees aux operations necessitant la
tenue de documents.

3.1 Exceptions generates concernant la tenue de documents

A0000096 8-000019
Document released under the
/Access to Information Act
Vous n'etes pas tenu de conserver de I'informationi sf celfe-ci setrouve. deja dans B'' .i' i i
un autre document que vous tenez en vertu des presentes regies (decrites dans
cette ligne directrice). LOI I dCCOS 3 I //7/0/7779WO/7

Vous n'etes pas tenu de conserver les documents decrits aux paragraphes 3.4 a
3.7 lorsque vous ouvrez un compte ou effectuez une operation pour un
organisme public ou une personne morale ayant un actif tres important. La
meme exception s'applique aux filiates de ce type d'entites si leurs etats
financiers sont consolides avec ceux de I'organisme public ou de la personne
morale dont I'actif est tres important.

Dans ce contexte, par organisme public on entend I'une des entites suivantes ou
son mandataire :
un ministere federal ou provincial canadien ou un mandataire de Sa
Majeste;
un organisme municipal canadien constitue en personne morale (y
compris une ville, une municipality, un village, une autorite metropolitaine,
un district, un comte, etc.);
une administration hospitaliere, c'est-a-dire une institution qui exploite un
hopital public et qui est designee comme administration hospitaliere aux
fins de la TPS/TVH. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la
designation des autorites hospitalieres, veuillez consulter la Serie des
memorandums sur la TPS/TVH, chapitre 25.2, Designation comme
administration hospitalism, disponible sous le classement par type de
document a partir de la page Formulaires et publications du site Web de
I'Agence du revenu du Canada (http://www.arc-cra.gc.ca).

Dans ce contexte egalement, une personne morale dont I'actif est considere
comme tres important est une personne morale qui a un actif net d'au moins 75
millions de dollars d'apres son dernier bilan verifie et dont les actions sont cotees
dans une bourse de valeurs au Canada ou dans une bourse de valeurs hors du
Canada designee par le ministre des Finances. La personne morale doit
egalement effectuer des operations dans un pays membre du Groupe d'action
financiere (GAFI). Pour en savoir plus au sujet des bourses de valeurs hors du
Canada designees par le ministre des Finances, veuillez consulter le
communique du 2 juillet 2008 disponible qui se trouve sous I'onglet Nouvelles du
site Web du ministere des Finances (http://www.fin.gc.ca).

Pour connaitre les pays membres du GAFI, consultez son site Web, a
http://www.fatf-aafi.org.

3.2 Releves d'operations importantes en especes

II s'agit d'un document constatant la reception de 10 000 $ ou plus en especes


d'un client au cours d'une seule operation. Par exemple, si votre client depose 10
000 $ en especes dans un compte, vous devez tenir un releve d'operation

A0000096 9-000020
Document released under the
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importante en especes. En plus de la tegiQWfW&ntUrfWfcjffflfeie BVi V6rtU de la
importante en especes exige aussi la presentation d'une declaration slCANAFE,
comme on I'explique dans la Ligne direkiQ6 1&mda&0$fleo$erlatiBE)rmatfOn
importantes en especes a\ CANAFE.

Si vous savez que deux ou plusieurs operations en especes de moins de 10 000


$ chacune ont ete effectuees au cours d'une meme periode de 24 heures
consecutives par le meme client ou pour son compte, elles sont considerees
comme une seule operation importante en especes si elles totalisent 10 000 $ ou
plus. En pareil cas, vous devez tenir un releve d'operation importante en especes
et declarer I'operation a CANAFE conformement aux explications qui precedent.

Les operations qui exigent la tenue d'un releve sont les suivantes :
la vente de jetons ou de plaques;
le depot d'une somme initiate;
le retrait d'une somme confiee a la garde du casino;
une avance sur toute forme de credit, notamment par reconnaissance de
dette ou par cheque au porteur;
les paris en devises;
I'encaissement de cheques du casino.

Vous n'etes pas tenu de conserver un releve d'operation importante en especes


ni de produire une telle declaration a l'intention de CANAFE si I'argent recu
provient d'une entite financiere ou d'un organisme public. Dans ce contexte, par
entite financiere on entend I'une ou I'autre des entites suivantes :
une banque figurant aux annexes I ou II de la Loi sur les banques ou une
banque etrangere autorisee quant a I'exercice d'activites au Canada;
une cooperative de credit ou une caisse populaire;
une cooperative de services financiers (dans la province du Quebec) ou
une centrale de caisses de credit (dans toutes autres provinces);
une societe de fiducie ou de pret;
un mandataire de Sa Majeste qui se livre a ('acceptation de depots.

Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce


contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

Contenu d'un releve d'operation importante en especes


Pour toute operation importante en especes, I'information a consigner sur le
releve est la suivante :
le montant et la devise de la somme recue;
le nom, la date de naissance et I'adresse de la personne de qui vous
recevez les fonds ainsi que la nature de son entreprise principale ou sa
profession;
la date de I'operation;
le detail de I'operation et son objet (par exemple, I'achat de jetons), y
compris les autres personnes ou entites en cause (le cas echeant);

10

A0000096 10-000021
rnent releasee unaer me
Access to Information Act
. la maniere dont la somme a ete i^^^t^)0f^KM^iM^^S^^ VeftU d
c o u r r i e r, p a r v e h i c u l e b l i n d e o u d ' u n e . a u t r e f a c p n ) ; - .
si un compte a ete touche par rope'ration-Jes^ suivarWVTldliUfl
o le numero et le type de chaque compte touche;
o le nom au complet du titulaire du compte;
o la devise dans laquelle sont effectuees les operations a regard du
compte.

Lorsqu'il s'agit d'un depot, I'heure a laquelle le depot a ete effectue doit
egalement etre consignee sur le releve d'operation importante en especes.

Inscrivez de nombreux details lorsque vous decrivez Fentreprise ou la profession.


Evitez d'utiliser des termes generaux. Par exemple, pour un consultant, la
profession inscrite doit refleter le domaine de consultation, comme consultant
en technologies de I'information ou forestier-conseil . Pour un professionnel,
.'occupation doit refleter la nature du travail, comme ingenieur petrolier ou
medecin de famille .

Veuillez consulter le paragraphe 3.10 pour de plus amples renseignements sur le


contenu d'un releve d'operation importante en especes lorsque vous devez
verifier I'identite de la personne effectuant I'operation.

Si vous etes un casino qui supervise un organisme de bienfaisance pendant


deux jours consecutifs ou moins dans votre etablissement, vous (le casino
superviseur) etes responsable des releves d'operation importante en especes
touchant les activites de bienfaisance du casino.

3.3 Releves de deboursements importants

Pour tout deboursement de casino de 10 000 $ ou plus, qu'il soit en especes ou


non, vous devez transmettre une declaration relative a un deboursement de
casino - veuillez consulter le paragraphe 3.8.

3.4 Documents a tenir lors de I'ouverture de comptes

II s'agit notamment des documents exiges pour I'ouverture d'un compte, par
exemple une fiche-signature, une convention de tenue de compte, un releve de
depot, des notes de debit et de credit et des copies des registres officiels de la
personne morale (dispositions portant sur le pouvoir de lier la personne morale)
ainsi que I'information decrite ci-apres.

Fiches-signature
Lorsque vous ouvrez un compte, vous devez tenir une fiche-signature pour
chaque titulaire du compte. Une fiche-signature est un document signe par une
personne habilitee a agir a regard du compte.

il

A0000096 11-000022
Document released under the
Access to Information Act
V o i r l e p a r a g r a p h e 3 . 1 0 p o u r d e p l u s a r fi ^ V e t l l J de la
contenir la fiche-signature lorsque vous devez verifier, l'identite de la personne
qui signe la fiche-signature. LOi SUi' FSCCOS 3 {information
Comptes au nom de personnes morales
Si le compte est ouvert au nom d'une personne morale, vous devez conserver
une copie de I'extrait des registres officiels de celle-ci ou figure toute disposition
portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte. II peut s'agir
d'une attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des reglements
administratifs de la personne morale qui precisent les agents dument autorises a
signer pour le compte de la personne morale, par exemple le president, le
tresorier, le vice-president, le controleur, etc. Si des changements sont apportes
ulterieurement aux statuts constitutifs ou aux reglements administratifs
concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte et que ces
changements etaient en vigueur au moment de I'ouverture du compte, la
resolution adoptee par le conseil a cet egard doit figurer dans ce type de
document.

Comptes au nom de personnes ou d'entites autres que des personnes


morales
Si le compte est ouvert au nom d'une personne ou d'une entite autre qu'une
personne morale, vous devez tenir un document ou sont consignes le nom,
I'adresse et la nature de I'entreprise principale ou de la profession de cette
personne ou de cette entite. Pour de plus amples renseignements sur la facon
de consigner la nature de I'entreprise ou la profession, veuillez consulter le
paragraphe 3.2, sous la rubrique Contenu d'un releve d'operation importante
en especes .

Si le document concerne une personne, on doit y trouver sa date de naissance.

Conventions de tenue de comptes


Une convention de tenue de compte est un document qui est recu ou etabli dans
le cours normal des activites et qui enonce I'entente entre vous et votre client au
sujet de la tenue du compte.

Releves de depots
Vous devez tenir un releve de depot pour tous les depots portes au credit d'un
compte. Un releve de depot est un document comportant la date du depot, le
montant du depot ainsi que la partie du depot qui est en especes, le cas echeant.
Un relevS de depot doit aussi indiquer le nom du titulaire du compte au credit
duquel la somme est portee et le numero du compte.

Notes de debit et de credit


Vous devez tenir toutes les notes de debit et de credit que vous etablissez ou
recevez dans le cours normal des activites.

12

A0000096 12-000023
y : -'-'..; '.'

Access to Information Act


3.5 Reieves de credit uocument uivuique en vertu ae
Pour tout octroi de credit de 3 000 $ ou^^a^wtMr^GM^SveE t&rfiPuV^ 1713LlOt I
releve de credit qui comporte les renseignements suivants :
le nom du client;
I'adresse du client ainsi que la nature de son entreprise principale ou de
sa profession;
les modalites de I'octroi;
la date et le montant de I'octroi.

Si le document concerne une personne, on doit y trouver sa date de naissance.

Voir le paragraphe 3.10 pour de plus amples renseignements sur ce que doit
contenir un releve de credit lorsque vous devez verifier I'identite de la personne.

3.6 Fiches d'operations de change

Pour toutes les operations de change que vous effectuez, peu importe le
montant, vous devez tenir une fiche d'operation. II s'agit d'un document qui
contient les renseignements suivants :
la date et le montant de I'operation ainsi que la devise achetee ou vendue;
le montant du paiement effectue ou recu ainsi que la devise et le mode de
paiement.

Dans le cas d'une operation de 3 000 $ ou plus, la fiche d'operation de change


doit egalement comprendre le nom, I'adresse et la date de naissance de la
personne qui a effectue I'operation.

Une fiche d'operation peut etre une inscription dans un registre des operations,
pourvu que I'inscription comporte les renseignements requis, comme on
.'explique dans ce paragraphe.

Voir le paragraphe 3.10 pourde plus amples renseignements sur ce que doit
contenir une fiche d'operation lorsque vous devez verifier I'identite de la
personne effectuant une operation de change.

3.7 Certaines sommes remises ou transmises

Renseignements a transmettre avec les transferts de fonds


Pour tous les televirements que vous transmettez a la demande d'un client, quel
que soit le montant, vous devez y inclure les renseignements relatifs au
demandeur, a savoir, les nom, adresse, et le cas echeant le numero de compte
ou tout autre numero de reference du client qui demande le transfert de fonds.
Vous ne devriez jamais transmettre de tels transferts sans ces renseignements.

13

A0000096 13-000024
Document released under the
Access to Information Act
U n t e l e v i r e m e n t s i g n i fi e l a t r a n s m i s s t o n E t C ^ e n Ve r t U d e l a
electronique, magnetique ou optique ou.par un telephone ou un orginateur,
d'instructions pour le transfert de fondsk^ktBmyoS&StS&advkWfOrmatlOn
Tetranger. Pour les messages envoyes sur le reseau SWIFT, seuls les messages
SWIFT MT 103 sont compris. De plus, uniquement dans le contexte de
renseignements relatifs au demandeur, un televirement comprend la
transmission d'instructions pour le transfert de fonds au Canada par Tentremise
d'un message SWIFT MT 103.

Un televirement ne comprend pas les operations suivantes :


celles effectuees par carte de credit ou de debit pour lesquelles le
destinataire conclut un accord avec le fournisseur de services permettant
le paiement de biens et de services;
celles pour lesquelles le destinataire retire de I'argent de son compte;
celles effectuees par depot direct ou debit preautorise;
celles effectuees par imagerie et presentation de cheques.

Renseignements a inclure a la reception des transferts de fonds


Pourtous les televirements que vous recevez, vous devez prendre des mesures
raisonnables afin d'assurer .'inclusion des renseignements relatifs au
demandeur, par exemple en demandant a I'institution qui vous a transmis les
instructions de paiement.

Ces mesures s'appliquent aux televirements (y compris les exceptions) decrits ci-
dessus, sous la rubrique Renseignements a transmettre avec les transferts de
fonds .

Documents concernant les fonds remis ou transmis


Si vous remettez ou transmettez des fonds de 1 000 $ ou plus, qu'il s'agisse
d'une operation internationale ou domestique, vous devez tenir un document
comprenant I'information suivante :
si le client est une personne, les nom, adresse, date de naissance et
numero de telephone de cette personne et la nature de son entreprise
principale ou sa profession;
si le client est une entite, les nom, adresse, date de naissance et numero
de telephone de la personne qui demande le transfert de fonds au nom de
I'entite et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
le numero de compte pertinent et le numeYo de reference, le cas echeant,
et la date de I'operation;
le nom ou numero de compte de la personne ou de I'entite a qui les fonds
sont remis ou transmis;
le montant et la devise de I'operation.

Pour de plus amples renseignements sur la facon de consigner la nature de


I'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la
rubrique Contenu d'un releve d'operation importante en especes .

14

A0000096 14-000025
Document released under the
Access to Information Act
Ve u i l l e z c o n s u l t e r t e p a r a g r a p h e 3 . 1 0 p ^ Ve r t U d e I .
comprendre les documents concernant la remise ou ja transmission cle,fonds ^
lorsque vous devez verifier I'identite de Jaij&rsSfinS qi5^Sa?rSe 6pe^or/?"?3ul0!l

Si la remise ou la transmission de fonds comprend un changement de devises,


veuillez lire le paragraphe 3.6 pour connartre les renseignements additionnels a
inscrire dans une fiche d'operation de change.

3.8 Documents concernant les declarations relatives aux


deboursements de casinos

Lorsque vous devez transmettre une declaration relative a un deboursement de


casino a CANAFE, vous devez tenir une copie de la declaration.

Un deboursement de casino est tout montant de 10 000 $ ou plus, qu'il soit ou


non en especes, effectue relativement aux operations suivantes :
le rachat de billets de machine a sous, de jetons ou de plaques;
le retrait d'une somme initiate;
le retrait d'une somme confiee a la garde du casino;
une avance sur toute forme de credit, notamment par reconnaissance de
dette ou par cheque au porteur;
le paiement de paris, notamment la cagnotte des machines a sous;
le paiement a un client de fonds prealablement recus en vue de I'octroi de
credit a celui-ci ou a un autre client;
I'encaissement d'un cheque ou d'un autre titre negociable;
le remboursement a un client de frais de deplacement et de
representation.

Un deboursement de casino comprend deux ou plusieurs deboursements de


moins de 10 000 $ chacun qui ont ete effectues pour la meme personne ou la
meme entite au cours d'une meme periode de 24 heures consecutives et qui
totalisent 10 000 $ ou plus.

Si vous etes un casino qui supervise un organisme de bienfaisance pendant


deux jours consecutifs ou moins dans votre etablissement, vous (le casino
superviseur) etes responsable des declarations relatives aux deboursements de
casinos ainsi que de la tenue de documents touchant les activites de
bienfaisance du casino.

Pour en savoir plus concernant quand et comment faire des declarations


relatives aux deboursements de casinos, consultez la ligne directrice 10:
Declarations des deboursements de casino a* CANAFE.

3.9 Documents concernant les declarations d'operations


douteuses

15

A0000096 15-000026
Document released under the
Access to Information Act
Lorsque vous transmettez une declaratEfeO'QpJit^t Jdi^Jl^ii^eii|oHy^^n V6rtU d6 \B
vous etes tenu d'en conserver une copie. Voir la Ligne directrice 3 fb.eclaration
des operations douteuses 4 CANAFE, pb<3iblffe Gfe^lus^mpeg / //?TO 1171 atlOll
renseignements sur les obligations reltees a ce type de declaration.

3.10 Documents concernant la verification de I'identite

Si vous devez verifier I'identite d'une personne, comme I'explique la partie 4, en


plus des documents precises a la partie 3, vous devez consigner le nom de cette
personne dans le dossier. Vous devez egalement y consigner les
renseignements suivants:

Documents d'identification
Si vous utilisez un document d'identification pour verifier I'identite de la personne,
le dossier doit preciser le type de document que vous avez utilise a cette fin, son
numero de reference et son lieu de delivrance.

Verification de clients absents


Si vous n'utilisez pas un document d'identification, mais plutot les methodes
necessaires pour verifier I'identite d'un client absent (comme le dealt le
paragraphe 4.8), vous devez preciser dans le dossier I'information suivante,
selon la methode de verification utilisee :
si vous avez utilise un cheque compense pour verifier I'identite de la
personne, le dossier doit comprendre le nom de I'entite financiere et le
numero du compte de depot d'ou le cheque a ete tire;
si vous avez confirme le fait que la personne detient un compte de depot
aupres d'une entite financiere, le dossier doit indiquer la date a laquelle
vous avez confirme I'existence de ce compte ainsi que le nom de I'entite
financiere ou se trouve le compte et le numero du compte;
si vous avez utilise un produit d'identification, le dossier doit inclure le nom
de ce produit, le nom de I'entite qui I'offre, le numero de reference de la
recherche et la date a laquelle vous avez utilise le produit pour verifier
I'identite de la personne;
si vous avez consulte un dossier de credit, le dossier doit egalement
comprendre le nom de I'entite qui detient ce dossier de credit et la date a
laquelle vous I'avez consulte;
si vous avez utilise une attestation signee par un commissaire aux
serments canadien ou par un repondant canadien, vous devez tenir
I'attestation.

4 Identification des clients


4.1 Quand et comment devez-vous verifier I'identite des clients?
En tant que casino, vous devez satisfaire a des obligations concernant
.'identification des clients. Vous devez prendre les mesures qui suivent pour

16

A0000096 16-000027
Document released under the
Access to Information Act
v e r i fi e r I ' i d e n t i t e d e s p e r s o n n e s e t d e s S ' l g C I ^ ^ ^ C f e ^ ^ ^ V 0 r t U Cv4 >_ I I
generates indiquees ci-dessous. . , ,w,tr -
Lo/ sur Faeces a {information
Si vous ne pouvez pas verifier I'identite d'une personne ou d'une entite lors de
I'ouverture d'un compte selon les exigences en la matiere, vous ne pouvez pas
ouvrir ce compte. Cela signifie qu'aucune operation ne peut etre effectuee, autre
que le depot initial, a moins d'avoir verifie I'identite de la personne ou de I'entite
tel qu'explique aux paragraphes 4.5 et 4.9. De meme, si vous sou peon nez que
I'operation est rattachee a une infraction de blanchiment d'argent ou de
financement des activites terroristes, vous devez presenter une declaration
d'operation douteuse, conformement a la Ligne directrice 3 : Declaration des
operations douteuses a CANAFE.

Les paragraphes 4.3 a 4.7 decrivent les circonstances dans lesquelles vous
devez verifier I'identite d'une personne qui effectue une operation necessitant
cette mesure. Dans ces circonstances, vous devez verifier I'identite de la
personne a moins que I'une des exceptions expliquees ci-apres ne s'applique.
Qui plus est, si vous soupconnez que I'operation est rattachee a une infraction
de blanchiment d'argent ou de financement des activites terroristes, vous devez
presenter une declaration d'operation douteuse comme il est explique au
paragraphe 4.4.

La partie 3 explique les exigences en matiere de tenue de documents qui


pourraient egalement etre associees aux operations necessitant la verification de
I'identite des clients.

Vous entretenez une relation d'affaires avec un client des que vous avez effectue
avec celui-ci deux operations qui vous obligent a verifier son identite. Pour
obtenir de plus amples renseignements sur les relations d'affaires et les
documents connexes, consultez la partie 5.

4.2 Exceptions generales a I'obligation de verifier I'identite d'un


client
En plus des exceptions precisees tout au long de la partie 4, les exceptions
generales suivantes s'ajoutent a ('obligation de verifier I'identite des clients.

Personnes qui sont deja des clients


Lorsque vous avez verifie I'identite d'une personne, comme I'explique cette ligne
directrice, vous n'etes pas tenu de verifier son identite de nouveau si vous la
reconnaissez (soit son visage ou sa voix) dans le cadre d'une activite
subsequent^ qui, normalement, necessiterait le besoin de verifier son identite.
Toutefois, si vous avez des doutes quant aux renseignements deja recueillis
concernant I'identite, vous etes tenu de verifier de nouveau I'identite de cette
personne.

17

A0000096 17-000028
Document released under u^
Access to Information Act
L o r s q u e v o u s a v e z c o n fi r m e l ' e x i s t e n c e @ ^ ^ V 6 r t U de la
nom, son adresse et le nom de ses directeucs, comme i'explique le, paragraphe
4.9, vous n'etes pas tenu de confirmer fe^nfiWtfrtfiafia^

Des que vous avez confirme I'existence d'une entite autre qu'une personne
morale, comme I'explique le paragraphe 4.9, vous n'etes pas tenu de confirmer
la meme information de nouveau.

Vous n'etes pas tenu de verifier I'identite de clients, comme I'expliquent les
paragraphes 4.5 a 4.7, ni de satisfaire aux obligations decrites a la partie 6
lorsque la personne qui ouvre le compte possede deja un compte chez vous.

Certains types de comptes Vous n'etes pas tenu de verifier I'identite des
clients, comme I'explique le paragraphe 4.5, ni de satisfaire aux obligations
decrites aux parties 5 ou 6 dans les cas suivants :
a I'ouverture d'un compte d'affaires (compte commercial) pour une entite
dont vous avez deja verifie I'identite de trois de ses employes autorises a
donner des instructions en ce qui a trait au compte;
si vous ouvrez un compte pour un organisme public ou une personne
morale dont I'actif est tres important. II en va de meme pour les filiates de
ces entites, si leurs etats financiers sont consolides avec ceux de
.'organisme public ou de la personne morale dont I'actif est tres important.
Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce
contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

4.3 Verification de I'identite des clients pour les operations


importantes en especes
Vous devez verifier I'identite de la personne avec laquelle vous effectuez une
operation importante en especes, au moment de I'operation, s'il s'agit d'une
operation pour laquelle vous devez tenir un releve d'operation importante en
especes, comme on le decrit au paragraphe 3.2. Si I'operation est un depot porte
au credit d'un compte d'affaires, il n'est pas necessaire de verifier I'identite de la
personne qui effectue I'operation.

Veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 afin de savoir comment verifier I'identite
d'une personne lors d'une operation importante en especes.

4.4 Verification de I'identite dans le cadre d'une operation


douteuse
Lors de la declaration d'operation douteuse a CANAFE, vous devez aussi
prendre des mesures raisonnables, avant que I'operation ne soit declaree, pour
verifier I'identite de la personne ayant effectue I'operation ou tente d'effectuer

18

A0000096 18-000029
Document released under the
Access to Information Act
I'operation. Toutefois, vous n'avez pas >^^rir^iSJ^rt^l^^rii)f^Ue 611 VertU de
circonstances suivantes: . . ,, , ~ ..
si vous avez deja verifie fldentiteLdSHa$4s&rin&Q&Yek\elt3fOrmatfOn
reglement, et que vous n'avez aucun doute quant a cette verification;
si vous croyez que la verification informerait la personne que vous
soumettez une declaration d'operation douteuse.

Dans ce contexte, les mesures raisonnables pour verifier I'identite de la personne


comprennent de demander a la personne de produire un document
d'identification. Elles comprennent aussi I'emploi des options offertes pour
verifier I'identite des personnes qui sont absentes. Toutefois, les mesures
raisonnables ne comprennent pas les methodes qui, selon vous, pourraient
alerter la personne au fait que vous transmettez une declaration d'operation
douteuse.

II est important de se rappeler que vous etes tenu de prendre des mesures
raisonnables pour verifier I'identite de votre client chaque fois qu'une operation
douteuse est effectuee ou tentee, meme s'il s'agit d'une operation qui n'est
habituellement pas visee par les exigences liees a la verification de I'identite des
clients. Pour de plus amples renseignements, consultez la Ligne directrice 2 :
Operations douteuses.

4.5 Verification de I'identite des clients pour les fiches-signature

Vous devez verifier i'identite de la personne qui signe une fiche-signature pour
un compte que vous ouvrez, avant d'effectuer une operation (autre que le depot
initial). Lorsque plus de trois personnes sont a u tori sees a agir a regard du
compte d'affaires, vous devez verifier I'identite d'au moins trois personnes.

Veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 ci-dessous afin de savoir comment


verifier I'identite d'une personne qui signe une fiche-signature.

Les exigences concernant la verification de I'identite pour une fiche-signature ne


s'appliquent pas si la personne est deja titulaire d'un compte chez vous.

Si vous ouvrez un compte pour une entite, d'autres exigences en matiere de


verification de I'identite doivent etre satisfaites en plus de la fiche-signature.
Consultez le paragraphe 4.9 pour plus d'information.

En outre, les exigences ne s'appliquent pas si le titulaire du compte est un


organisme public ou une personne morale ayant un actif tres important. Pour de
plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce contexte,
veuillez consulter le paragraphe 3.1.

4.6 Verification de I'identite des clients pour les deboursements

19

A0000096 19-000030
Document released under the
Access to Information Act
Vous devez verifier I'identite de la pers(t^M^^tM!{4^l#^on VeftU de \B
decrites au paragraphe 3.8 qui necessity '
relative aux deboursements d'un casim
personne au moment de I'operation.
A cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 afin de savoir comment
verifier I'identite d'une personne lors d'un deboursement important.

4.7 Verification de I'identite des personnes pour d'autres cas


Vous devez verifier I'identite de la personne qui effectue I'une des operations
suivantes:
qui effectue avec vous une operation de change de 3 000 $ ou plus, pour
laquelle vous devez tenir une fiche d'operation;
a qui vous consentez un credit de 3 000 $ ou plus pour lequel vous devez
tenir un releve de credit;
qui vous demande la remise ou la transmission de 1 000 $ ou plus.

Lorsque vous devez verifier I'identite d'une personne pour I'une des situations ci-
dessus, vous devez le faire au moment de I'operation.

A cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 ci-dessous afin de savoir
comment verifier I'identite d'une personne.

4.8 Comment verifier I'identite d'une personne?


Voir le paragraphe 3.10 pour obtenir de I'information supplemental surce que
doit contenir un document lorsque vous devez verifier I'identite d'une personne.

On peut verifier I'identite d'une personne au moyen du certificat de naissance, du


permis de conduire, du passeport, de la fiche d'etablissement, de la carte de
resident permanent ou d'un autre document semblable.

Vous pouvez utiliser la carte d'assurance maladie provinciate de I'individu, a


moins qu'une loi provinciate ou territoriale ne vous en empeche. Par exemple,
vous ne pouvez pas utiliser une carte d'assurance maladie de I'Ontario, du
Manitoba ou de I'fle-du-Prince-Edouard, car on interdit ('utilisation des cartes
d'assurance-maladie a cette fin dans ces provinces. Egalement, au Quebec,
vous ne pouvez pas demander a voir la carte d'assurance-maladie d'un client,
mais vous pouvez .'accepter si le client la presente a des fins d'identification. Si
vous avez des questions quant a I'utilisation des cartes d'assurance-maladie a
des fins d'identification, veuillez communiquer avec I'emetteur provincial
competent afin d'obtenir de plus amples renseignements.

Un document peut etre accepte a des fins d'identification s'il possede un numero
d'identification unique. De plus, le document doit avoir ete emis par un

20

A0000096 20-000031
ment released under the
cess to Information Act
gouvernement provincial ou territorial oil parte go^uverh&mentfederaLPargn veftU d6 13
exemple, un certificat de naissance ou de bapteme emis par un etablissement
religieux n'est pas acceptable. Une carte ^identificationertiisei paruri erhployeur :
pour un employe (soit une carte d'identification d'employe) ne peut etre
acceptee.

Le document doit egalement etre encore valide et ne peut etre perime. Par
exemple, un permis de conduire perime n'est pas acceptable.

Vous pouvez utiliser la carte d'assurance sociale afin de verifier I'identite des
clients, mais le numero d'assurance sociale (NAS) ne peut etre fourni dans une
declaration que vous presentez a CANAFE. Le Commissariat a la protection de
la vie privee (http://www.priv.gc.ca) a publie une fiche de renseignements sur les
pratiques exemplaires pour I'utilisation des NAS. Veuillez consulter cette fiche
afin d'obtenir de plus amples renseignements sur le sujet.

Par exemple, les documents suivants peuvent servir a verifier I'identite d'un
client: un Certificat du statut d'lndien ou une carte emise par I'une des autorites
provinciates ou territoriales suivantes ou toute entite qui lui succede :
Insurance Corporation of British Columbia;
Alberta Registries;
Saskatchewan Government Insurance;
Department of Service Nova Scotia and Municipal Relations;
Department of Transportation and Public Works de la province de l'lle-du-
Prince-Edouard;
Services Nouveau-Brunswick;
Department of Government Services and Lands de la province de Terre-
Neuve-et-Labrador;
ministere des Transports des Territoires du Nord-Ouest; ou
ministere du Gouvernement communautaire et des Transports du territoire
du Nunavut.

Un document d'identification valide emis a I'etranger est egalement acceptable


aux fins decrites dans cette ligne directrice s'il s'agit de I'equivalent d'un
document canadien acceptable. Par exemple, un passeport etranger valide est
acceptable.

Quand vous verifiez I'identite d'une personne au moyen d'un document, il doit
s'agir d'un original et non d'une copie du document. Si vous etes dans
I'impossibilite de le faire vous-meme, vous pouvez faire appel a un mandataire
pour examiner en votre nom I'original du document d'identification. Meme si vous
faites appel a un mandataire, vous demeurez responsable du respect des
exigences d'identification des clients.

Utilisation d'un mandataire


Si vous utilisez les services d'un mandataire pour verifier I'identite des clients,

21

A0000096 21-000032
Document released under the
Access to Information Act
vous devrez avoir conclu par ecrit un a<&e^IP#^ de \B
a cette fin. Vous devrez aussi obtenir du mandataire Jes renseignements relatifs
au client obtenus selon I'accord ou renteivfi/qaia^olis'ASfaSlfi Ira. /7/?i^011713tlOll

Votre mandataire peut verifier I'identite de vos clients en utilisant un document


d'identification. Lorsque le client n'est pas present a I'ouverture d'un compte ou
lors d'une operation, votre mandataire peut utiliser les options decrites plus bas.

Personnes absentes
Si vous devez verifier I'identite d'une personne qui n'est pas presente, vous
devez utiliser deux des methodes suivantes. Pour chaque methode
d'identification, les renseignements obtenus a regard de la personne doivent
correspondre aux renseignements dans vos dossiers. Les renseignements
doivent egalement etre les memes d'une methode a ,'autre. Par exemple, si
chacune des methodes produit le nom, I'adresse et la date de naissance de la
personne, ces renseignements doivent correspondre a ceux dans vos dossiers.

Les methodes suivantes peuvent ne pas convenir a tous les clients. Par
exemple, elles ne permettent pas de verifier I'identite d'un client qui se trouve a
I'exterieur du Canada qui desire effectuer une operation avec vous, mais qui ne
possede pas d'antecedents canadiens de credit, qui n'a pas acces a un
repondant canadien et qui ne possede pas de compte de depot aupres d'une
entite financiere. Dans un tel cas, la verification de I'identite du client avec un
document d'identification peut necessiter la participation d'un mandataire,
comme explique ci-dessus.

Methode avec un produit d'identification ou un dossier de credit


Vous pouvez utiliser I'une ou I'autre des methodes suivantes (mais vous ne
pouvez pas les combiner):
vous referer a un produit d'identification independant et fiable. Ce produit
doit reposer sur de I'information personnelle ainsi que sur les antecedents
canadiens de credit pour une periode d'au moins six mois. Ce type de
produit peut etre compose de questions precises selon le dossier de
credit de la personne afin de verifier I'identite du client;
avec Pautorisation de la personne, vous pouvez consulter son dossier de
credit. Le dossier de credit doit exister depuis au moins six mois.

Des produits pour I'utilisation d'une de ces deux methodes existent sur le
marche, comme ceux qui servent a la verification des cotes de solvabilite.

Methode d'attestation
Obtenir I'attestation etablissant qu'un document original d'identification a regard
de la personne a ete vu par un commissaire a I'assermentation ou un repondant.
L'attestation doit etre produite sur une photocopie lisible du document et
comprendre I'information suivante :

22

A0000096 22-000033
ocument release
Access to Information Act
le nom, la profession et I'adresseQOiDl*nlssaire a;l'asserrrt^htafipnHc*Q. VeftU d6 13
du repondant; . ., , ff.
la signature du commissaire a Yde^th&^iQ^a^^e^o&mifltOrmdtfOn
le type et le numero du document d'identification fourni par la personne
dont vous devez verifier I'identite.

Dans ce contexte, un repondant doit etre une personne qui exerce une des
professions suivantes au Canada :
dentiste, medecin ou chiropraticien;
juge, magistrat ou avocat;
notaire public ou, dans la province de Quebec, notaire;
optometriste ou pharmacien;
auditeur public accredits (APA), comptable agree (CA), comptable general
licencie (CGA), comptable en management accredite (CMA), comptable
public (PA) ou comptable public enregistre (RPA);
ingenieur (ing. dans la province de Quebec, ou P.Eng. dans les autres
provinces);
veterinaire.

Methode du cheque compense ou du compte de depot


Vous pouvez utiliser I'une ou I'autre des methodes suivantes (mais vous ne
pouvez pas les combiner):
confirmer qu'un cheque tire par la personne sur un compte de depot
aupres d'une entite financiere a ete compense. Cela signifie un cheque
redige par la personne, encaisse par le beneficiaire et compense dans le
compte de la personne. Cela ne comprend pas les prelevements
preautorises, car ceux-ci ne sont pas des cheques rediges par la
personne;
confirmer que la personne possede un compte de depot aupres d'une
entite financiere. Ceci peut se faire en regardant un releve bancaire
original.

Un compte de depot peut etre utilise pour I'une ou I'autre de ces methodes,
pourvu que le compte soit aupres d'une entite financiere comme on I'explique au
paragraphe 3.2.

Si vous utilisez la methode du cheque compense ou du compte de depot, le


compte ne peut etre exempte des obligations en matiere de verification de
I'identite, tel qu'un regime enregistre d'epargne-retraite ou un pret hypothecate
inverse. Pour en savoir plus au sujet des comptes qui ne seraient pas
admissibles aux fins de ces deux methodes, veuillez consulter la Ligne directrice
6G : Tenue de documents et verification de I'identite des clients - Entites
financieres.

4.9 Verification de I'identite des clients pour les personnes


morales et les autres entites

23

A0000096 23-000034
Document released under the
Access to Information Act
Vous devez confirmer I'existence de toiBigSrj^^^ de la
laquelle vous ouvrez un compte, avant toute.operation autre que le oepot initial.
S'il s'agit d'une personne morale, en plJs04nS6(SfirmSCeSiaaca tf'tiffi&gSnattOn
verifier la denomination sociale et I'adresse de la personne morale ainsi que les
noms de ses administrateurs avant toute operation autre que le depot initial.

Personnes morales
Pour confirmer I'existence d'une personne morale, sa denomination sociale et
son adresse, on peut consulter I'un ou I'autre des documents suivants :
le certificat de constitution de la personne morale;
un document qui doit etre depose chaque annee en vertu des lois
provinciates sur les valeurs mobilieres;
tout autre document qui confirme I'existence de la personne morale. Des
exemples de ce genre de document comprennent le rapport annuel de la
personne morale signe par un cabinet independant de verificateurs, une
lettre ou un avis devaluation de la personne morale emis par un
gouvernement municipal, provincial, territorial ou federal.

Ces documents doivent egalement comprendre la denomination sociale et


I'adresse de la personne morale ainsi que les noms de ses administrateurs. En
ce qui a trait aux noms des administrateurs, il est possible que la liste remonte
au moment de la demande de constitution. Pour les personnes morales qui sont
des courtiers en valeurs mobilieres, vous n'avez pas besoin de verifier les noms
des administrateurs.

Le document que vous utilisez pour confirmer I'existence d'une personne morale
peut etre sur support papier ou en version electronique. Bien que ce genre
d'information soit disponible verbalement (par vote telephonique ou autre), ce
mode de confirmation n'est pas acceptable, car vous devez pouvoir consulter le
document. S'il est sur support papier, vous devez tenir le document ou une copie
de celui-ci.

Si le document est en version electronique, vous devez tenir un document dans


lequel sont consignes le numero de constitution de la personne morale ainsi que
la nature et la provenance du document. Un document en version electronique
doit provenir d'une source accessible au public. Par exemple, vous pouvez
obtenir de I'information au sujet de la denomination sociale et de I'adresse d'une
personne morale et des noms de ses administrateurs en consultant une base de
donnees provinciate ou federate comme celle de Corporations Canada qui se
trouve sur le site Web d'lndustrie Canada (http://www.ic.gc.ca). Vous pouvez
egalement obtenir ce genre d'information en vous abonnant a un service de
recherche et d'enregistrement des personnes morales.

Entites autres que les personnes morales


Pour confirmer I'existence d'une entite autre qu'une personne morale, on utilise
une convention de societe, I'acte d'association ou tout autre document semblable

24

A0000096 24-000035
ocument released under the
oess to Information Ad
qui confirme son existence. Le document que vous utjlisez pour cbrifirrnergfl VertU d6 \i
I'existence de I'entite peut etre sur support papier ou,en version electronique. .
Bien que ce genre d'information soit 6\&pi0h\S'iilbi\&^BQ^St \8ie /HfO/7713170/7
telephonique ou autre), ce mode de confirmation n'est pas acceptable, car vous
devez pouvoir consulter le document. S'il est sur support papier, vous devez tenir
le document ou une copie de celui-ci.

Si le document est en version electronique, vous devez tenir un document ou


sont consignes le numero d'enregistrement de I'entite ainsi que la nature et la
provenance du document. Un document en version electronique doit provenir
d'une source accessible au public.

4.10 Tenir a jour les renseignements sur I'identite des clients

Votre programme de conformite doit comprendre une evaluation, dans le cadre


de vos activites, du risque de blanchiment d'argent et de financement d'activites
terroristes. La Ligne directrice 4 : Mise en ceuvre d'un programme de conformite
offre de plus amples renseignements sur les obligations en matiere devaluation
du risque. Selon les resultats de cette evaluation, vous devez tenir a jour les
renseignements sur I'identite des clients dans le cadre de vos obligations en
matiere de controle continu.

Les mesures visant a tenir a jour les renseignements sur I'identite des clients
comprennent le fait de demander au client de fournir de I'information pour
confirmer ou mettre a jour ces renseignements. Pour les clients qui sont des
personnes, les mesures plus rigoureuses comprennent egalement le fait de
confirmer ou de mettre a jour ces renseignements par I'entremise des options qui
permettent de verifier I'identite des personnes absentes. Vous pouvez egalement
obtenir les renseignements verbalement afin de les tenir a jour.

Pour les clients qui sont des entites, les mesures visant a tenir a jour les
renseignements sur I'identite des clients comprennent la consultation d'un
document ou d'un dossier electronique, comme I'explique le paragraphe 4.9, ou
I'obtention des renseignements verbalement afin de tenir les renseignements a
jour.
La frequence a laquelle les renseignements sur I'identite des clients doivent etre
mis a jour varie selon votre evaluation du risque que presente votre client. Dans
le cadre de vos obligations en matiere de controle continu, vous etes tenu de
garder a jour tous les renseignements sur I'identite des clients. Dans le cas des
clients a risque eleve, vous devez mettre les renseignements a jour plus souvent,
augmenter la frequence du controle et adopter les autres mesures plus
rigoureuses qui s'imposent, le cas echeant.

5 Controle continu des relations d'affaires et documents


connexes
25

A0000096 25-000036
Document released under
n'\ccess to Information Act

Relation d'affaires
Document divulgue en vertu de la
, , ..
Une relation d'affaires est une relation 4L\Cio&bi&\li&SQ^\S<^ii9iSf^atiOn
d'effectuer des operations financieres ou de fournir des services associes a ces
operations. Pour les casinos, ces relations peuvent etre etablies dans le cadre ou
non d'un compte.

Relation d'affaires en lien avec un compte : Vous etablissez une relation


d'affaires lorsqu'un client ouvre ou detient un compte avec vous. Dans le cas
d'un client nouveau ou existant qui detient un ou plusieurs comptes, la relation
d'affaires comprend toutes les operations et activites se rapportant a ces
comptes.

Relation d'affaires sans rapport avec un compte : Si votre client n'a pas de
compte, vous etablissez une relation d'affaires lorsque vous effectuez deux
operations ou plus a regard desquelles vous devez :

verifier I'identite de la personne ou de I'entite (voir la partie 4);


confirmer I'existence d'une personne morale ou d'une autre entite (voir la
partie 4).

Dans ce cas, la relation d'affaires ne comprend que les operations et les activites
connexes a I'egard desquelles vous devez verifier I'identite de votre client. Voir la
partie 4 pour en savoir plus sur ces operations et activites.

Exceptions
La relation d'affaires ne comprend pas les operations ou activites decrites sous
la rubrique Certains types de comptes ou d'operations au paragraphe 4.2,
car ces operations et activites ne vous obligent pas a verifier I'identite de vos
clients ou a confirmer I'existence d'une personne morale ou d'une autre entite.

Les exceptions prevues dans cette partie ne s'appliquent pas lorsque vous devez
transmettre une declaration d'operation douteuse. En d'autres termes,
Pobligation de verifier I'identite de votre client, selon les circonstances decrites
dans la partie 4.4, s'appliquerait toujours aux operations qui ne sont pas visees
par la definition de relation d'affaires. L'obligation d'assurer un controle continu
de la relation d'affaires avec ce client s'appliquerait.

Si vous avez un client qui effectue ou tente d'effectuer deux operations


douteuses ou plus, vous etablissez une relation d'affaires avec ce client, meme
si vous n'etes pas en mesure de verifier son identite. Cela est du au fait que les
operations douteuses exigent que vous preniez des mesures raisonnables pour
verifier I'identite du client (selon les circonstances decrites dans le paragraphe
4.4); par consequent, deux operations de ce genre ou plus declenchent une
relation d'affaires. Vous devez considerer cette relation d'affaires comme a haut
risque, mener des activites de controle continu plus frequentes et prendre toute
autre mesure plus rigoureuse appropriee.

26

A0000096 26-000037
Document released under the
Access to Information Act
U n e f o i s l a r e l a t i o n d ' a f f a i r e s e t a b l i e , v o i M | t M l ^ l e > n Ve r t U d * 6
suivantes: . T ... ,
Loi sur Faeces a iinformanon
assurer un controle continu de votre relation d'affaires avec votre client;
consigner dans un document les mesures que vous prenez pour surveiller
votre relation d'affaires et I'information qui en decoule. Voir le paragraphe
5.1 pour une description des renseignements que vous devez tenir dans
ce document.

Controle continu
Un controle continu consiste a surveiller la relation d'affaires que vous entretenez
avec un client sur une base periodique. Utilisez revaluation du risque du client
avec lequel vous entretenez une relation d'affaires pour determiner la frequence
a laquelle vous surveillerez cette relation d'affaires. Vous devez assurer un
controle continu de chaque relation d'affaires pour:

deceler les operations douteuses qui doivent etre declarees;


tenir a jour les renseignements sur I'identite des clients et I'objet et la
nature envisagee de la relation d'affaires;
reevaluer le niveau de risque associe aux operations et aux activites du
client;
determiner la mesure dans laquelle les operations ou activites concordent
avec I'information precedemment obtenue au sujet du client, y compris
revaluation du risque du client.

Dans le contexte d'un controle periodique, le controle variera selon votre


evaluation du risque que presente votre client. Dans le cadre de vos obligations
en matiere de controle continu, vous etes tenu de surveiller toutes vos relations
d'affaires, et vous devez assurer un controle plus frequent des relations d'affaires
que vous considerez a haut risque, mettre a jour les renseignements sur I'identite
des clients plus souvent le cas echeant, tout en prenant les mesures plus
rigoureuses qui s'imposent, s'il y a lieu.
Si votre controle continu vous amene a considerer que le risque d'infraction de
blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes que presente une
relation d'affaires est eleve, le client avec lequel vous entretenez la relation
d'affaires devrait etre vu comme un risque eleve selon revaluation du risque
dicte par votre regime de conformite. Dans ce cas, vous devez assurer un
controle plus frequent de votre relation d'affaires avec ce client et adopter toute
autre mesure plus rigoureuse appropriee.La Ligne directrice 4: Mise en ceuvre
d'un programme de conformite offre de plus amples renseignements sur les
obligations en matiere devaluation du risque.

5.1 Document concernant les relations d'affaires

27

A0000096 27-000038
Document released under the
Access to Information Act
Lorsque vous etablissez une relation d'@^^ VertlJ de la
consigner dans un document I'objet et la nature envisagee de la rejition
d'affaires. Vous devez egalement exanrVifa&fceWKft^
la tenir a jour afin de continuer de comprendre les activites de votre client au 111
du temps et d'evaluer les changements afin de detecter les operations et
activites a risque eleve. Cela pourrait vous amener a augmenter la frequence de
votre controle continu, a mettre a jour plus frequemment les renseignements sur
I'identite du client et a prendre les autres mesures plus rigoureuses qui
s'imposent, le cas echeant.

Pour obtenir de I'information sur le but et la nature envisagee d'une relation


d'affaires, vous devriez utiliser I'information que vous avez a propos de votre
client dans vos dossiers d'affaires, par exemple, le document etablissant
('utilisation prevue d'un compte. S'il s'agit d'une nouvelle relation d'affaires, une
facon d'obtenir cette information est de la demander a votre client.

6 Determination quant aux tiers et documents connexes


6.1 Determination quant aux tiers

Vous devez effectuer une determination quant aux tiers lorsque vous devez tenir
I'un ou I'autre des documents suivants :

un releve d'operation importante en especes.


Chaque fois que vous devez tenir un releve d'operation importante en
especes (comme on I'explique au paragraphe 3.2), vous devez prendre
des mesures raisonnables pour etablir si la personne qui vous remet la
somme agit selon les instructions d'un tiers.

Dans un tel cas, le tiers est une personne ou une entite autre que la
personne qui effectue I'operation.
une declaration relative a un deboursement de casino.
Lorsque que vous devez transmettre une declaration relative a un
deboursement de casino (comme on I'explique au paragraphe 3.8), vous
devez prendre des mesures raisonnables pour etablir si la personne qui
recoit le deboursement agit pour le compte d'un tiers.

Dans un tel cas, le tiers est une personne ou une entite qui agit selon les
instructions d'une personne autre que celle qui recoit le deboursement.

une fiche-signature ou une convention de tenue de compte (a


I'ouverture d'un compte).
Chaque fois que vous ouvrez un compte et que vous devez tenir et
conserver une fiche-signature ou une convention de tenue de compte
(comme on I'explique au paragraphe 3.4), vous devez prendre des

28

A0000096 28-000039
Document released under the
/Access to Information Act
mesures raisonnables pour eiabIE)$1)lg^ VertU de U
par un tiers ou en son nom. . ., , ,Wi. * ,.
Loi sur Faeces a lintormation
Dans un tel cas, un tiers est une personne ou une entite, autre que le
detenteur du compte ou la personne autorisee a donner des instructions
quant au compte, et qui dirige les activites dans le compte.

Lorsque vous devez determiner si un tiers est en cause, il ne s'agit pas


d'identifier le proprietaire de i'argent, mais plutot la personne qui donne les
instructions quant a la facon de proceder avec I'argent. Afin de determiner le
tiers, il est important d'etablir si la personne qui est devant vous agit selon les
instructions d'une autre. Si e'est le cas, cette autre personne est le tiers.

Aux fins de la determination quant aux tiers, lorsque les employes agissent au
nom de leur employeur, ils sont considered comme agissant au nom d'un tiers.
La seule exception se presente lorsqu'un employe depose une somme en
especes dans le compte de son employeur. En pareil cas, I'employe n'est pas
considere comme agissant pour le compte d'un tiers. Cette exception ne
s'appliquera que si le compte dans lequel I'employe depose une somme en
especes est un compte d'affaires (compte commercial).

Mesures raisonnables
Les mesures raisonnables pour determiner un tiers varient en fonction des
circonstances dans lesquelles elles sont prises; elles peuvent done etre
differentes d'une situation a I'autre. Toutefois, des mesures raisonnables peuvent
comprendre la recherche de renseignements deja consignes dans vos dossiers
ou ailleurs dans votre entreprise ou I'obtention de renseignements directement
du client.

Vous ne devez pas etablir si le compte est destine a etre utilise par un tiers ou
en son nom si le titulaire du compte est une entite financiere ou un courtier en
valeurs mobilieres qui se livre au commerce des valeurs mobilieres au Canada.

6.2 Documents sur les tiers


Si vous etablissez que la personne agit selon les instructions d'un tiers, tel
qu'explique ci-dessus, vous devez tenir un document ou sont consignes les
renseignements suivants:
le nom du tiers, son adresse et la nature de son entreprise principale ou
de sa profession;
si le tiers est une personne, sa date de naissance;
si le tiers est une personne morale, son numero de constitution et le lieu
de delivrance de son certificat de constitution;
pour une operation importante en especes, la nature du lien existant entre
le tiers et la personne qui vous remet la somme;

29

A0000096 29-000040
Document released under the
Access to Information Act
. pour un deboursement de casinoDotSWraQinit ^WWfett* ft VertU de la
la personne qui recoit la somme; , ,
. pour une fiche-signature ou une idSVeat^
du lien existant entre le tiers et le titulaire du compte. Vous trouverez des
exemples de ce genre de lien au champ 18 de la partie G de la
declaration relative aux operations importantes en especes.

Pour de plus amples renseignements sur la facon de consigner la nature de


I'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la
rubrique Contenu d'un releve d'operation importante en especes .

Si vous n'etes pas en mesure d'etablir si la personne agit selon les instructions
d'un tiers, mais que vous avez des motifs raisonnables de soupconner qu'il en
est ainsi, vous devez conserver un document indiquant les renseignements
suivants:

pour une operation importante en especes, si la personne qui vous remet


la somme declare agir pour le compte d'un tiers;
pour un deboursement de casino, si la personne qui recoit la somme
declare agir pour le compte d'un tiers;
pour une fiche-signature ou une convention de tenue de compte, indiquant
si le client declare agir pour le compte d'un tiers.

Le document doit egalement preciser les motifs qui vous portent a croire que la
personne agit selon les instructions d'un tiers.

Vous ne devez pas tenir et conserver le document relatif a un tiers dont il est
question ci-dessus pour un compte si les conditions suivantes sont reunies:
le compte est ouvert par un conseiller juridique, un comptable ou un
courtier ou agent immobilier;
vous avez des motifs raisonnables de croire que le compte est destine a
etre utilise uniquement pour leurs clients.

Si une personne ou une entite ouvre un compte pour des clients ou des
employes inconnus ou en leur nom, etc., vous devez tenir un document indiquant
que ce compte sera utilise par un tiers qui est inconnu au moment de I'ouverture
du compte.

7 Comment tenir les documents


Vous devez mettre sur pied un systeme efficace qui permet a CANAFE d'avoir
acces aux documents en temps opportun. Vos documents doivent etre tenus de
facon a pouvoir etre remis a CANAFE dans les 30 jours suivant une demande
aux fins d'examen.

30

A0000096 30-000041
Document released under the
Access to Information Act
Aux fins decrites dans cette ligne directG^UiriR>QWtt<iJigiU fcg*Mi8a^Wl VertU Ci6 \l
sous forme lisible par ordinateur ou en version electronique, pourvu cw'JLin - ^
imprime puisse facilement etre produit.a^exS6bt?fe/sB^u^^zSrvs^eQera^St/O//
visualisation des documents, vous n'etes pas tenu de conserver le document
original a cette fin, si vous pouvez en imprimer I'image.

La tenue de documents decrite dans la presente ligne directrice presente les


exigences pour chaque document que vous devez conserver. Votre systeme de
tenue de documents peut classer les renseignements requis pour un document
particulier dans des endroits differents, mais vous devez etre en mesure de
facilement reunirtous les renseignements pour le document au besoin.

De plus, si vous conservez en version electronique un document qui doit


comprendre la signature d'une personne, tel une fiche-signature, il convient de
conserver la signature electronique de la personne qui a signe le document. Une
signature electronique est une image electronique de la signature et ne
comprend pas de numero d'identification personnel (NIP).

Vous n'etes pas tenu de conserver une copie des declarations que vous
transmettez a CANAFE (autre que les declarations d'operation douteuse tel
qu'explique au paragraphe 3.9, et les declarations relatives a un deboursement
de casino tel qu'explique au paragraphe 3.8), mais vous pouvez choisir de le
faire. On recommande que vous conserviez les renseignements compris dans
I'accuse de reception que CANAFE vous fait parvenir pour chacune des
declarations traitees. Ces renseignements sont la date et I'heure de reception de
la declaration ainsi que le numero d'identification de la declaration.

Delai de conservation des documents


Pour les fiches-signature, les conventions de tenue de compte et les dossiers de
credit, les documents doivent etre conserves pendant cinq ans suivant la date de
cloture du compte auquel les documents se rapportent. Les documents visant a
confirmer I'existence d'une entite (y compris une personne morale) doivent etre
conserves pendant cinq ans a compter de la date a laquelle la derniere operation
commerciale a ete effectuee.

Les copies de declarations d'operation douteuse doivent etre conservees


pendant cinq ans suivant la date de soumission de la declaration.

Tous les autres documents, y compris les documents concernant les


declarations relatives aux deboursements de casinos, doivent etre conserves
pendant au moins cinq ans a compter de la date a laquelle ils ont ete etablis.

Employes ou entrepreneurs qui tiennent des documents pour vous


Les employes qui tiennent des documents (comme on le decrit a la partie 3)
appartenant a leur employeur ne sont pas obliges de conserver ces documents
une fois que le lien d'emploi est rompu. II en est de meme pour les personnes

31

A0000096 31-000042
Document released undei
Access to Information Act
liees par contrat, une fois que le lien cof^Qt^^ VeilU de la
vous devez obtenir et conserver les documents qui etaient tenus par un employe
ou un contractuel avant que le lien d'erriplQibrSe/He^'d&ScHfil BebtStiiMftliStlOil
ete rompu.

8 Penalites pour non-conformite


Si vous ne respectez pas les exigences de tenue de documents ou de
verification de I'identite des clients, vous vous exposez a des accusations au
criminel. Quiconque contrevient aux exigences de tenue de documents est
passible, sur declaration de culpabilite, d'un emprisonnement maximal de cinq
ans et d'une amende maximale de 500 000 $, ou de I'une de ces peines.
Autrement, si vous ne respectez pas les exigences de tenue de documents ou
de verification de I'identite des clients, vous vous exposez a une penalite
administrative. Pour de plus amples renseignements sur les penalites, vous
pouvez aussi consulter la section Penalites pour les cas de non-conformite du
site Web de CANAFE.

9 Faites-nous part de vos observations


Ces lignes directrices seront mises a jour periodiquement. Si vous avez des
commentaires ou des suggestions qui pourraient nous aider a en ameliorer le
contenu, veuillez les acheminer a I'adresse postale donnee ci-dessous ou faites
parvenir un courriel a guMeljnes-lignesdirectrjces^

10 Comment nous joindre?


Pour obtenir de plus amples renseignements sur CANAFE, sur ses activites, sur
la presentation de declaration ou sur toute autre obligation, veuillez visiter le site
Web de CANAFE, a I'adresse : http://www.canafe-fintrac.gc.ca/-

Centre d'analyse des operations et declarations financieres du Canada


234, avenue Laurier Ouest, 24e etage
Ottawa (Ontario) K1P1H7
Canada

Numero de telephone sans frais : 1-866-346-8722

32

A0000096 32-000043
Document released under the
Access to Informaiiotti&ct
Widdis, John

From: Bergeron, Anie on behalf of Jalbe


,,it divulque en vertu de la
ntal ^
Sent:
To :
July-10-13 4:28 PM _}/" <jj
ajajBBJlBjlHBjploto-quebec.com';
pes a ^information
i@loto-quebec.com'
Cc: Lalonde, Annie
Subject: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de
vigilance relatif a la clientele / Consultations on Updated RNTRAC Guidelines -
Customer Due Diligence
Attachments: Guideline 4 - Implementing a Compliance Regime.PDF; Guideline 6F - Casinos
August 2013 (PDF).PDF; Ligne directrice 4 - Mise en oeuvre d un programme de
conformite aout 2013(PDF).PDF; Ligne directrice 6F - Casinos aout 2013
(PDFJ.PDF

** The English version follows**

Bonjour,

Comme vous le savez peut-etre, CANAFE a mis a jour ses lignes directrices afin de tenir compte du Reglement
modifiant le Reglement sur le recyclage des produits de la criminalite et le financement des activites terroristes
decoulantde la Recommandation 10 (anciennement la Recommandation 5) sur le devoir de vigilance relatif a la
clientele du Groupe d'action financiere (GAFI).

Plus particulierement, les Lignes directrices 4 (Mise en ceuvre d'un programme de conformite) et 6 (Tenue de
documents et identification des clients) ont ete mises a jour afin de refleter les modifications au Reglement.

II est prevu que la version finale des lignes directrices mises a jour sera publiee sur le site de CANAFE a I'automne
2013. Les modifications au Reglement entreront en vigueur le ler fevrier 2014.

Les 24 et 25 juillet 2013, CANAFE tiendra des rencontres bilaterales et en personne a Montreal afin de vous
consulter sur I'ebauche des lignes directrices mises a jour, ci-jointes, et discuter de I'impact potentiel sur vos
operations. Si vous etes interesse a rencontrer CANAFE en personne, veuillez communiquer par courriel avec
Annie Lalonde au annie.lalonde@canafe-fintrac.gc.ca d'ici le 12 juillet, 2013.

Plus precisement, nous apprecierions recevoir votre retroaction sur les questions suivantes :

1. De facon generale, comment employez-vous les lignes directrices de CANAFE?

2. Comme vous le savez, nous avons mis a jour les Lignes directrices 4 (Mise en ceuvre d'un programme de
conformite) et 6 (Tenue de document et identification des clients) afin de refleter les modifications au
reglement requerant la creation du nouveau dossier sur les relations d'affaires et la surveillance continue
des relations d'affaires. En vous basant sur votre lecture des lignes directrices, comprenez-vous ce que vous
devez faire afin de rencontrer vos obligations, par rapport a :

a. Le dossier sur les relations d'affaires


b. La surveillance continue des relations d'affaires

3. En vous basant sur votre lecture des lignes directrices, comment prevoyez-vous mettre en ceuvre ces
modifications dans votre entreprise?

A0000085 1-000044
Document released under the
4. Croyez-vous que les lignes directrices necessitent daWr^g^cfeSar^afe pQ Fdffl& i/^jfiin^aspects?
(Si oui, lesquels? Si non, pourquoi?)

Si vous etes dans I'impossibilite de nous rencontrer en perlonQ,QAJi potwizlrkjOlatf4-paQ W^sfefirnVriSiysU 06 13


par courriel a consultations@canate-fintrac.gc.ca d'ici le l^aout; ^,013, *- j^r^pA p n Vlft /W p-yno 4jr\ n

Nous vous remercions a I'avance et apprecierions recevoir votre retroaction.

Chantal Jalbert
Dirigeante principale de la conformite
Centre d'analyse des operations et declarations financieres du Canada
Gouvernement du Canada

Good afternoon,

As you may know, FINTRAC has been updating its Guidelines in light of the Regulations Amending the Proceeds of
Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Regulations brought about by the Financial Action Task Force's
(FATF) Recommendation 10 (formerly Recommendation 5) on Customer Due Diligence.

Specifically, Guidelines 4 (Implementation of a Compliance Regime) and 6 (Record Keeping and Client Identification)
have been updated to reflect the amendments to the Regulations.

The final version of the updated Guidelines is expected to be published on the FINTRAC website in the fall 2013 and
the regulatory changes will come into effect on February 1, 2014.

On July 24-25,2013, FINTRAC will hold bilateral meetings in Montreal to discuss the draft updated Guidelines,
which are attached, and the potential impact on your operations. Should you be interested in meeting with
FINTRAC in person, please contact Annie Lalonde at annie.lalonde@fintrac-canafe.gc.ca bv July 12,2013.

Specifically, we are seeking your comments on the following:

1. Generally speaking, how do you use FINTRAC's Guidelines?

2. As you know, we have updated Guidelines 4 (Implementation of a Compliance Regime) and 6 (Record
Keeping and Client Identification) to reflect amendments to the Regulations requiring the creation of a new
business relationship record and the monitoring of business relationships. Based on your reading of the
Guidelines, do you understand what you need to do to meet your obligations, respective to:

a. the business relationship record


b. monitoring the business relationship

3. Based on your reading of the Guidelines, how do you plan to implement these changes in your business?

4. Do you feel the Guidelines require further clarification on any of the new aspects? (If yes, in what way(s)? If
no, why not?)

A0000085 2-000045
Document released under the
Should you be unable to meet in person, you may submit afry^fjroe^^ Ct
canafe.gcca by August 16,2013.
Plor"'i irriAnf rii\/i ilni ia ah vArti i Ha I
We value your feedback and tha nk you for your participation.s-' ^''J l ! ! ^' ll t^ivuiyviw ^i! v ^' l-* ^ *-' B'

Loi sur Faeces a I'information


Sincerely,

Chantal Jalbert
Chief Compliance Officer
Financial Transactions Analysis Centre of Canada
Government of Canada

A0000085 3-000046
Document released under the
i^i Fift^dalTransactsan<5 Csrtfrcd'aRa^ede^fWPS^ fO InfOFmrttiOH Act
of Canada cfc Canada

Document divulgue en vertu de la


Loi sur I'acces a I'informatiot'0

DRAFT
FOR CONSULTATION

Guideline 4: Implementation of a Compliance Regime

R e v. 2013-08 V-zSJOSOci
A0000092 1-000047
Document released under the
Access to Information Act
G u i d e l i n e 4 : I m p l e m e n t a t i f i t a S ^ ^ d e '
Loi sur Faeces a i'information
August 2013
This replaces the previous version of Guideline 4: Implementation of a
Compliance Regime issued in May 2011. This version includes guidance on
obligations, which come into effect February 1, 2014, to better ascertain the
identity of and understand your clients and related business relationships.

Table of Contents

1 General 4

2 Who Has to Implement a Compliance Regime? 5


2.1 Financial entities 5
2.2 Life insurance companies, brokers and agents 6
2.3 Securities dealers 6
2.4 Casinos 7
2.5 Real estate 7
2.6 Agents of the Crown 8
2.7 Money services businesses 8
2.8 Accountants and accounting fi r m s 9
2.9 Dealers in precious metals and stones 10
2.10 British Columbia notaries 10
3 What is a Compliance Regime? 11

4 Appointment of a Compliance O f fi c e r 12

5 Compliance Policies and Procedures 12

6 Risk-Based Approach 13
6.1 Risk assessment 14
6.2 Risk mitigation 19
6.3 Keeping client identification, beneficial ownership and business
relationship information up to date 21
6.4 Ongoing monitoring of business relationships 25
6.5 High risk situations for certain sectors 27
7 Ongoing Compliance Training 28

8 Review Every Two Ye a r s 30

9 FINTRAC's Approach to Compliance Monitoring 32

10 Penalties for Non-Compliance 32

2
A0000092 2-000048
Document released under the
Access to information Act
11 comments? Dc^ym@r4diw;y.lgy4--R^erl;u de la
12 how to contact fintrac Loi'SUJU'^acces^aUinformation
Appendix 1: Products, Services, Delivery Channels and Geographic
Locations 35

Appendix 2: Clients Within and Clients Outside of Business Relationships


38

Appendix 3: Risk Level Assessment Matrix 41

3
A0000092 3-000049
Document released under the
Access to Information Act
1 General Document divulgue en vertu de
The objective of the Proceeds ofCrime^Me^ufiddri^SQn^l ikdonQfO^mStlOn
Financing Act (the Act) is to help detect and deter money laundering and the
financing of terrorist activities. It is also to facilitate investigations and
prosecutions of money laundering and terrorist activity financing offences. This
includes implementation of reporting, record keeping, client identification and
compliance regime requirements for individuals and entities described in
section 2.

If you are such an individual or entity, this guideline has been prepared to help
you implement your compliance regime intended to ensure compliance with your
reporting, record keeping and client identification obligations.

This guideline uses plain language to explain the most common situations under
the Act as well as the related regulations. It is provided as general information
only. It is not legal advice, and is not intended to replace the Act and Regulations.

For more information about money laundering, terrorist financing or other


requirements under the Act and Regulations, see the guidelines in this series:
Guideline 1: Backgrounder explains money laundering and terrorist
financing and their international nature. It also provides an outline of the
legislative requirements as well as an overview of FINTRAC's mandate
and responsibilities.
Guideline 2: Suspicious Transactions explains how to report a suspicious
transaction. It also provides guidance on how to identify a suspicious
transaction, including general and industry-specific indicators that may
help when conducting or evaluating transactions.
Guideline 3: Submitting Suspicious Transaction Reports to FINTRAC
explains when and how to submit suspicious transaction reports. There
are two different versions of Guideline 3, by reporting method.
Guideline 4: Implementation of a Compliance Regime explains the
requirement for reporting entities to implement a regime to ensure
compliance with their obligations under the Proceeds of Crime (Money
Laundering) and Terrorist Financing Act and associated regulations.
. Guideline 5: Submitting Terrorist Property Reports to FINTRAC explains
when and how to submit a terrorist property report.
Guideline 6: Record Keeping and Client Identification explains the
requirement for reporting entities to ascertain the identity of their clients
and keep records. There are several different versions of Guideline 6, with
each one applicable to a particular sector.
Guideline 7: Submitting Large Cash Transaction Reports to FINTRAC
explains when and how to submit large cash transaction reports. There
are two different versions of Guideline 7, by reporting method.

4
A0000092 4-000050
Document released under the
Access to Information Act
Guideline8:SubmittingBectronii^o^mnWrtie^mMf^^^n VeftU de la
explains when and how to submit electronic funds transfer reports. There are
three different versions of Guidelirte$fa6|^
Guideline 9: Submitting Alternative to Large Cash Transaction Reports to
FINTRAC explains when and how financial entities can choose the
alternative to large cash transaction reports. This is only applicable to
financial entities.
Guideline 10: Submitting Casino Disbursement Reports to FINTRAC
explains when and how to submit casino disbursement reports. There are
two different versions of Guideline 10, by reporting method.

If you need more help after you read this or other guidelines, call FINTRAC's
national toll-free enquiries line at 1-866-346-8722.

Your compliance policies and procedures may cover situations other than the ones
described in this guideline, for purposes other than your requirements under the
Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act. For example, the
federal or provincial regulator for your sector may require you to apply additional
compliance policies and procedures other than what is described in this guideline.

2 Who Has to Implement a Compliance Regime?


If you are one of the following individuals or entities (called reporting entities), you
have to implement a compliance regime intended to ensure compliance with your
reporting, record keeping and client identification requirements.

2.1 Financial entities


Financial entities are banks (that is, those listed in Schedule I or II of the Bank
Act) or authorized foreign banks with respect to their operations in Canada, credit
unions, caisses populaires, financial services cooperatives, credit union centrals
(when they offer financial services to anyone other than a member entity of the
credit union central), trust companies, loan companies or agents of the Crown
that accept deposit liabilities.

Foreign subsidiaries or foreign branches


If your financial entity has foreign subsidiaries or foreign branches that are
located in a country that is not a member of the Financial Action Task Force and
that carry out activities similar to yours or to a life insurance company or
securities dealer, you have to ensure that they develop and apply policies and
procedures consistent with your compliance regime requirements here in
Canada. If the laws of the country in which your subsidiary operates prohibit
compliance with these requirements, you have to keep a record to that effect.
See Guideline 6G: Record Keeping and Client Identification for Financial Entities
for more information.

5
A0000092 5-000051
Document released under the
Access to Information Act
2.2 Ufeinsurancecompanies,&a^tMliiiarat|Ht^Ulgueen veftli de
A life insurance company means one re^rj^eS^pfcrVine^^^
company or foreign life company under the Insurance Companies Act. A life
insurance broker or agent means an individual or entity registered or licensed
provincially to carry on the business of arranging contracts of life insurance.
If you are an employee of an individual or entity who is also subject to these
requirements, your employer is responsible for the compliance regime. For
example, when life insurance agents are employees of a life insurance company,
the compliance regime requirement is the responsibility of the life insurance
company. If you are a life insurance broker or independent agent (that is, you are
not an employee), you are responsible for your own compliance regime.

Foreign subsidiaries or foreign branches


If your life insurance company has foreign subsidiaries or foreign branches that
are located in a country that is not a member of the Financial Action Task Force
and that carry out activities similar to yours or to a financial entity or securities
dealer, you have to ensure that they develop and apply policies and procedures
consistent with your compliance regime requirements here in Canada. If the laws
of the country in which your subsidiary operates prohibit compliance with these
requirements, you have to keep a record to that effect. See Guideline 6A: Record
Keeping and Client Identification for Life Insurance Companies, Brokers and
Agents for more information.

2.3 Securities dealers


A securities dealer is an individual or entity authorized under provincial legislation
to engage in the business of dealing in securities or any other financial
instruments or to provide portfolio management or investment advising services.

If you are an employee of an individual or entity who is also subject to these


requirements, your employer is responsible for the compliance regime. For
example, if you are an employee of an entity engaged in the business of dealing
in securities, the compliance regime requirement is the responsibility of the entity.

Similarly, if you are an agent of (or you are authorized to act on behalf of) an
individual or entity who is also subject to these requirements, that other individual
or entity is responsible for the compliance regime.

Foreign subsidiaries or foreign branches


If your securities dealer is an entity that has foreign subsidiaries or foreign
branches that are located in a country that is not a member of the Financial
Action Task Force and that carry out activities similar to yours or to a financial
entity or life insurance company, you have to ensure that they develop and apply
policies and procedures consistent with your compliance regime requirements

6
A0000092 6-000052
Document released under the
Access to Information Act
here in Canada. If the laws of the countg^tl^^r^^d^fe^en VertU de la
prohibit compliance with these requirements, you have to keep a record toihat
effect. See Guideline 6E: RecordKeepib&h<&iShtlbWti$&&>raoi$el^e!sn3t(On
Dealers for more information.

2.4 Casinos
Casinos are those authorized by a Canadian provincial, territorial or federal
government to do business and that conduct their business in a permanent
establishment. It only includes those where roulette or card games are played in
the establishment, or where there is a slot machine. For these purposes, a slot
machine does not include a video lottery terminal.

Registered charities may be authorized to carry on business temporarily as a


casino for charitable purposes. If this type of business is carried out in the
establishment of a casino for no more than two consecutive days at a time under
the supervision of the casino, the activities are considered to be the supervising
casino's. In this case, the supervising casino is responsible for the compliance
regime as well as the other requirements and obligations.

2.5 Real estate


Real estate brokers or sales representatives
Real estate brokers or sales representatives are individuals or entities that are
registered or licensed in a province to sell or purchase real estate. They have to
implement a compliance regime when they act as an agent regarding the
purchase or sale of real estate. This includes the buying or selling of land,
buildings, houses, etc.

If you are a real estate broker or sales representative, this requirement does not
apply to you for activities related to property management. This means that if you
only deal in property management transactions, such as leases or rental
management, not purchases or sales, the compliance regime requirement
explained in this guideline do not apply to you.

If you are an employee of an individual or entity who is also subject to these


requirements, your employer is responsible for the compliance regime. For
example, if you are a sales representative who is an employee of a real estate
broker, the compliance regime requirement is the responsibility of the broker.

7
A0000092 7-000053
Document released under the
Access to Information Act
Real estate developers DOCUment dlVUlgue 611 VeilU de l3
A real estate developer means an individual .or an entity other. than,a real estate
broker or sales representative, who in ahffihlej&Mr year<3ftei3)03 has/Sd67.e7a 4/Of/
of the following to the public:
at least five new houses or condominium units;
at least one new commercial or industrial building;
at least one new multi-unit residential building each of which contains
five or more residential units; or
at least two new multi-unit residential buildings that together contain
five or more residential units.

If you are a real estate developer, you have to implement a compliance regime if
you sell any of the following to the public:
a new house;
a new condominium unit;
a new commercial or industrial building; or
a new multi-unit residential building.

If you are an entity that is a corporation, you are subject to this whether you sell
those buildings on your own behalf or on behalf of a subsidiary or affiliate. In this
context, an entity is affiliated with another entity if one of them is wholly-owned by
the other or both are wholly-owned by the same entity.

2.6 Agents of the Crown


Agents of the Crown are government departments or agents of her Majesty in
right of Canada or of a province. If you are an agent of the Crown that sells or
redeems money orders in the course of providing financial services to the public,
you are subject to the compliance regime requirement explained in this guideline.

If you accept deposit liabilities in the course of providing financial services to the
public, such as a provincial savings office, you are considered a financial entity
(see subsection 2.1).

If you are an agent of the Crown that sells precious metals to the public, you are
considered a dealer in precious metals and stones (see subsection 2.9).

2.7 Money services businesses


A money services business means an individual or entity engaged in the
business of any of the following activities:
foreign exchange dealing;
remitting or transmitting funds by any means or through any individual,
entity or electronic funds transfer network; or

8
A0000092 8-000054
Document released under the
Access to Information Act
issuing or redeeming money ordta^ V6!lU de ia
negotiable instruments. This does not include redeeming cheques payable ,.
to a named individual or entity. MjcMerSkkEs, ^Qf^^e^eyfSiMiddSSdOll
to a particular individual or entity is not included.

Money services businesses also include alternative money remittance systems


such as Hawala, Hundi, Chitti, etc.

If you are an employee of a money services business, it is your employer who is


engaged in the business and therefore responsible for the compliance regime. If
you are an agent of (or you are authorized to act on behalf of) another individual
or entity that is a money services business, that other individual or entity is
responsible for the compliance regime for the relevant activities that you perform
on their behalf.

2.8 Accountants and accounting firms


An accountant means a chartered accountant, a certified general accountant or a
certified management accountant. An accounting firm means an entity that is in
the business of providing accounting services to the public and that has at least
one accountant who is a partner, an employee or an administrator.

If you are an accountant or an accounting firm, you have to implement a


compliance regime if you engage in any of the following activities on behalf of
any individual or entity (other than your employer) or give instructions in respect
of those activities on behalf of any individual or entity (other than your employer):
receiving or paying funds;
purchasing or selling securities, real property or business assets or
entities; or
transferring funds or securities by any means.

You are subject to this whether or not you receive professional fees for these
activities. However, you are not subject to this regarding the professional fees
themselves.

The activities listed above do not include audit, review or compilation


engagements carried out according to the recommendations in the Canadian
Institute of Chartered Accountants (CICA) Handbook.

Giving advice to a client, in the context of your accountant-client relationship, is


not considered providing instructions. If you need further clarification about this,
refer to FINTRAC Interpretation Notice No. 2, available under "General
Publications" on the Publications page of FINTRAC's website (http://www.fintrac-
canafe.qc.ca).

9
A0000092 9-000055
Document released unaer i
Access to Information Act
Providing bankruptcy services or acting'as.an;insdlvency practitioner does not; v -
trigger reporting obligations. If you need further clarification abojjt this, refer to
FINTRAC Interpretation Notice No. 7, available;.Under t&etitefkt&uBlldaXititi&onndlfOn
the Publications page of FINTRAC's website.

If you are an employee of an individual or entity who is also subject to these


requirements, your employer is responsible for the compliance regime. For
example, if you are an accountant who is an employee of an accounting firm, the
compliance regime requirement is the responsibility of the firm.

Similarly, if you are an agent of (or you are authorized to act on behalf of) an
individual or entity who is also subject to these requirements, that other individual
or entity is responsible for the compliance regime.

2.9 Dealers in precious metals and stones

A dealer in precious metals and stones (DPMS) means an individual or an entity


that buys or sells precious metals, precious stones or jewellery, in the course of
its business activities. Precious metals include gold, silver, palladium or platinum
whether in coins, bars, ingots, granules or in any other similar form. Precious
stones include diamonds, sapphires, emeralds, tanzanite, rubies or alexandrite.
Jewellery means objects made of precious metals, precious stones or pearls
intended for personal adornment.

If you are a DPMS, you have to implement a compliance regime if you engage in
the purchase or sale of precious metals, precious stones or jewellery in an
amount of $10,000 or more in a single transaction. However, you are not subject
to this when you engage in a purchase or sale carried out for, in connection with,
or for the purpose of manufacturing jewellery, extracting precious metals or
precious stones from a mine or cutting or polishing precious stones.
An agent of the Crown (that is, a government department or an agent of her
Majesty in right of Canada or of a province) is considered to be a DPMS, when it
sells precious metals to the public in an amount of $10,000 or more in a single
transaction.

2.10 British Columbia notaries

A British Columbia notary means a British Columbia notary public or a British


Columbia notary corporation. In this context, a notary public means an individual
who is a member of the Society of Notaries Public of British Columbia. Also in
this context, a notary corporation means an entity that provides notary services to
the public in British Columbia under the Notaries Act of that province.

10
A0000092 10-000056
Document released under the
A
ccess to Information Act
If you are a British Columbia notary, yoO|yfAW^ Hne/ertU de la
if you engage in any of the following activities on behalf of any individual oj: entity
(other than your employer), or give instaidtWriS^
entity (other than your employer):
receiving or paying funds (other than those received or paid for
professional fees, disbursements, expenses or bail);
purchasing or selling securities, real estate or business assets or entities; or
transferring funds or securities by any means.

3 What is a Compliance Regime?


The implementation of a compliance regime is a legislative requirement and a good
business practice for anyone subject to the Act and its regulations. A well-designed,
applied and monitored regime will provide a solid foundation for compliance with the
legislation. As not all individuals and entities operate under the same circumstances,
your compliance regime will have to be tailored to fit your individual needs. It should
reflect the nature, size and complexity of your operations.

If you are a member of an association within your sector of activity, you may wish
to check with them to find out if any information sharing about any aspect of
compliance regime implementation is available. You may also check with any
regulatory body covering your sector in this regard.

Your compliance regime has to include the following:

the appointment of a compliance officer (see section 4);

the development and application of compliance policies and procedures.


These policies and procedures have to be written and kept up to date. If you
are an entity, they also have to be approved by a senior officer (see section 5);

an assessment and documentation of risks related to money laundering


and terrorist financing, as well as the documentation and implementation
of mitigation measures to deal with those risks; (see section 6);

if you have employees or agents or any other individuals authorized to act


on your behalf, an ongoing compliance training program for them. The
training program has to be in writing and maintained (see section 7); and

a review of your compliance policies and procedures to test their effectiveness.


The review has to cover your policies and procedures, your assessment of
risks related to money laundering and terrorist financing and your training
program. The review also has to be done every two years (see section 8).

These five elements are key to any effective system of internal controls..

11
A0000092 11-000057
Document released under the
Access to Information Act
-j ~
4 Appointment of a Complianc90ftfeierient divulgue 611 vertu d
The individual you appoint will be respoW8fe*^nVir$e^
compliance regime. Your compliance officer should have the authority and the
resources necessary to discharge his or her responsibilities effectively.
Depending on your type of business, your compliance officer should report, on a
regular basis, to the board of directors or senior management, or to the owner or
chief operator.

If you are a small business, the appointed officer could be a senior manager or
the owner or operator of the business. If you are an individual, you can appoint
yourself as compliance officer or you may choose to appoint another individual to
help you implement a compliance regime.

In the case of a large business, the compliance officer should be from a senior
level and have direct access to senior management and the board of directors.
Further, as a good governance practice, the appointed compliance officer in a
large business should not be directly involved in the receipt, transfer or payment
of funds.

For consistency and ongoing attention to the compliance regime, your appointed
compliance officer may choose to delegate certain duties to other employees. For
example, the officer may delegate an individual in a local office or branch to
ensure that compliance procedures are properly implemented at that location.
However, where such a delegation is made, the compliance officer retains
responsibility for the implementation of the compliance regime.

5 Compliance Policies and Procedures


An effective compliance regime includes policies and procedures and shows your
commitment to prevent, detect and address non-compliance. Your compliance
program has to include written policies and procedures to assess the risks
related to money laundering and terrorist financing in the course of your activities.

The level of detail of these policies and procedures depends on your needs and
the complexity of your business. It will also depend on your risk of exposure to
money laundering or terrorist financing. See section 6 for more information on
risk-based approach.

For example, the compliance policies and procedures of a small business may be
less detailed and simpler than those of a large bank. However, your policies and
procedures have to be in writing and be kept up to date, whether you are a small
business, an individual or an entity. Several factors could trigger the need to
update, as often as necessary, your policies and procedures, such as changes in
legislation, non-compliance issues, or new services or products.

12
A0000092 12-000058
Document released under the
Access to information Act
I n a d d i t i o n , i f y o u a r e a n e n t i t y, y o u r p o ^ Q ^ n f p i M ^ ^ I ^ S I d n V 6 l 1 U d e l a
approved by a senior officer. A senior officer.of an entity includes its director,
c h i e f e x e c u t i v e o f fi c e r, c h i e f o p e r a t i n g ( M G ^ , ^ d ^ 6 6 i S ^ 2 0 S S r y a ^ ^ ^ i r m a i l O n
controller, chief financial officer, chief accountant, chief auditor or chief actuary,
as well as any individual who performs any of those functions. It also includes
any other officer who reports directly to the entity's board of directors, chief
executive officer or chief operating officer.

It is important that your compliance policies and procedures are communicated,


understood and adhered to by all within your business who deal with clients or
any property owned or controlled on behalf of clients. This includes those who
work in the areas relating to client identification, record keeping, and any of the
types of transactions that have to be reported to FINTRAC. They need enough
information to process and complete a transaction properly as well as to
ascertain the identity of clients and keep records as required.

They also need to know when an enhanced level of caution is required in dealing
with transactions, such as those involving countries or territories that have not yet
established adequate anti-money laundering or anti-terrorist financing regimes
consistent with international standards. See additional information about this in
subsection 6.1.2 and Appendix 1.

Your compliance policies and procedures should incorporate, at a minimum, the


reporting, record keeping, client identification, risk assessment and risk mitigation
requirements applicable to you. For example, in the case of your reporting
obligations relating to terrorist property or suspicions of terrorist financing, your
policies and procedures should include the verification of related lists published in
Canada. These are available on the Office of the Superintendent of Financial
Institutions' website (http://www.osfi-bsif.gc.ca). by referring to the "Terrorist
Listings and Sanctions" link.

Although directors and senior officers may not be involved in day-to-day


compliance, they need to understand the statutory duties placed upon them, their
staff and the entity itself.

6 Risk-Based Approach
Your compliance regime has to include an assessment and documentation of
risks related to money laundering and terrorist financing in a manner that is
appropriate to you. This is in addition to your client identification, record keeping
and reporting requirements. A risk-based approach is a process that allows you
to identify potential high risks of money laundering and terrorist financing and
develop strategies to mitigate them.

Existing obligations, such as your client identification, will be maintained as a


minimum baseline requirement. However, when it comes to situations where

13
A0000092 13-000059
Document released unaer tne
Access to Information Act
enhanced due diligence is appropriate, a .principle of the risk-based.'approach is V3ft
to focus your resources where they are most needed, to manage risks within your
tolerance level. You have to determine wh'aVis acceptable for:you,' taking into
account the nature of each product or service, the geographical regions where
you do your business and the relationships you have with your clients.

The approach to the management of risk and risk mitigation requires the
leadership and engagement of senior management towards the detection and
deterrence of money laundering and terrorist financing. Senior management is
ultimately responsible for making management decisions related to policies,
procedures and processes that mitigate and control the risks of money
laundering and terrorist financing within a business.

What is a risk-based approach?


In the context of money laundering and terrorist financing, a risk-based approach
is a process that encompasses the following:
the risk assessment of your business activities using certain factors;
the risk mitigation to implement controls to handle identified risks;
keeping client identification and, if required for your sector, beneficial
ownership and business relationship information up to date, and
the ongoing monitoring of business relationships (for every sector
except dealers in precious metals and stones, who only have to perform
enhanced monitoring of high risk business relationships).

These, as well as additional requirements for certain sectors, are explained in


further detail in subsections 6.1 to 6.5.

6.1 Risk assessment


A risk assessment is an analysis of potential threats and vulnerabilities to money
laundering and terrorist financing to which your business is exposed. The
complexity of the assessment depends on the size and risk factors of your
business.

While performing your risk assessment, you should refer to Guideline 1:


BackgrounderTor additional information on money laundering and terrorist
financing and Guideline 2: Suspicious Transactions for additional common and
industry-specific indicators related to your products and services as well as to
occupation, business, financial history and past transaction patterns of your
clients. These may help you in completing your risk assessment. Industry
associations or regulators may also provide guidance that can be of assistance to
you in this area.
You have to document and consider the following factors in your assessment:
your products and services and the delivery channels through which you offer them;

14
A0000092 14-000060
Document released under the
Access to Information Act
the geographic locations where $JkM^^ VeftU d6 la
geographic locations of your clients; . ,, , ~f. .
other relevant factors related to yWDusiWss; SHSCeS 3 I inlOI'171 dt 1011
your clients and the business relationships you have with them.

You may want to perform the risk assessment for your business in two stages:
Stage 1: Business-based risk assessment of your products, services,
delivery channels and the geographic location in which your business
operates.
Stage 2: Relationships-based risk assessment of products and services
your clients utilize as well as the geographic locations in which they
operate or do business.
To help you assess products, services, delivery channels and geographic
locations that may pose high risks of money laundering or terrorist financing, we
have developed a list of questions in a checklist format (see Appendix 1) as well
as a risk matrix (see Appendix 3).

Similarly, for all clients within or outside of business relationships that may pose a
high risk of money laundering or terrorist financing, we have developed a list of
the most common risk categories in a checklist format (see Appendix 2 and
subsection 6.1.4 for more information).

Checklists in Appendices 1 and 2 provide examples to facilitate the assessment of the


above factors. However, your risk assessment has to be appropriate for your specific
business needs, which means that it may have to be more detailed than the checklists
provided. You can customize the checklists or you can use a different method or
another tool. For example, this could take the form of establishing clusters of clients
with different risk variables (for example, products used, geographic location,
transaction volumes, business industries engaged in, duration of the relationship, or
other factors identified by your business). You could then give the separate clusters a
weighting commensurate with the risk of potential money laundering and terrorist
financing.

Your risk assessment may identify high risk situations for which risk mitigation
controls and monitoring may be required. See subsections 6.2 and 6.4 for more
information.

Risk assessment requires good knowledge of your business operations and sound
judgment exercised by your personnel so the risks for money laundering and
terrorist financing can be weighed according to each individual factor as well as a
combination of them. Your risk assessment is not static and will change overtime.
If you are a financial entity or a securities dealer, you have additional requirements
related to risk assessment. See subsection 6.5 for more information.

15
A0000092 15-000061
ocument released under the
Access to Information Act
6.1.1 Products, services and delivery[char|neirient diVUlgU6 6n V6f1U de la
You have to be aware of and recognize products and services or combinations of
them that may pose a high risk of money laundering:br^e7i!onst"finahclH^/Or/?7ai/0/7
Legitimate products and services can be used to mask illegal origins of funds, to
move funds to finance terrorist acts or to hide the true identity of the actual owner
or beneficiary of the product or service. Products and services that can support
the movement and conversion of assets into, through and out of the financial
system may pose a high risk. For example, these could include a money
laundering related sale of high value goods that resulted in a cheque payable to
a bearer which is then deposited into another individual's account to make the
transaction difficult to trace and detect.

In addition, you may also consider services identified by regulators, governmental


authorities or other credible sources as being potentially high risk for money
laundering or terrorist financing. For example, international correspondent
banking services, international private banking services, or services involving
banknote and precious metal trading and delivery.

You have to consider, in a manner that is appropriate to you, the channels used
to deliver your products or services. In today's economy and global market, many
delivery channels do not bring the client into direct face-to-face contact with you
(for example, Internet, telephone or mail), and are accessible 24 hours a day,
7 days a week, from almost anywhere. The more remote a client is from you, the
more likely you will have to depend on a third party to deliver your products or
services. The remoteness of some of these distribution channels can also be
used to obscure the true identity of a client or beneficial owners and can
therefore pose a high risk.

In addition, you should consider new or innovative services or delivery channels


that you may use to deliver your products or services.

6.1.2 Geographic locations


You have to consider, in a manner that is appropriate to you, whether geographic
locations in which you operate or undertake activities potentially pose a high risk
for money laundering and terrorist financing. Depending on your business and
operations, geographic locations can range from your immediate surroundings,
whether rural or urban, to a province or territory, multiple jurisdictions within
Canada (domestic) or other countries.

For example, large entities that operate in a number of domestic jurisdictions may
refine the geographic locations factor to differentiate between urban locations
having known higher crime rates in comparison to other urban or rural districts.
Smaller entities that restrict their activities to a single geographic location or
district may not need to make that distinction.

6.1.3 Other relevant factors

16
A0000092 16-000062
Document released under the
Access to Information Act
You need to consider, in a manner that |^CPgrfeKr|i|tei6i todJi%iiVJJ<l>g-%iIo^ V6f1U de la
that are relevant to you, your business or sector. For.example,, you.may offer
p r o d u c t s o r s e r v i c e s t h a t c a n b e u s e d t c L ^ r i v g t ^ i f t M i m O t l Ti a t l O l l
such as electronic wallet, internet payment services or mobile payments. Your
business activities may also be more attractive to launder money or fund terrorist
activity.

Guideline 1: Backgrounder and Guideline 2: Suspicious Transactions have more


information about money laundering and terrorist financing that can help you in
your risk assessment. You should also periodically review whether additional
factors have become relevant to your situation, like risks arising from innovative
or emerging technologies.

6.1.4 Clients within and clients outside of business relationships


The guidance below does not prohibit you from engaging in transactions with
potential clients but provides you with information to effectively manage potential
money laundering and terrorist financing risks.

You have to consider the nature and business of your clients and their
relationships with you to determine the level of risk of money laundering and
terrorist financing. In other words, you have to know your clients to perform a risk
assessment. Knowing your clients is not limited to identification or record keeping
requirements. It is about understanding your clients, including their activities,
transaction patterns, how they operate and so on. Other elements, such as the
magnitude of a client's assets or the number of transactions involved, might also
be relevant. Although you should obtain this information through your dealings
with the client, it does not necessarily mean that you have to ask the client for
additional information or identification documents. You should consider clients
you do not know as higher risk than those that you know.

Clients within business relationships


You have to complete a risk assessment for all clients with whom you have a
business relationship. This does not necessarily mean you must complete an
individual risk assessment of each client; rather, you can choose to assess
clients using broader risk profiles. For example, this could take the form of
establishing clusters of clients using different risk variables. However, with high
risk clients in business relationships, you must undertake more frequent ongoing
monitoring and updating of client identification information, as well as any other
appropriate enhanced measures.

You enter into a business relationship when a client opens an account or


undertakes two or more transactions with you that require you to ascertain the
identity of the client, regardless of whether the transactions are related to each
other. You have to assess the client risk in both new and existing business
relationships.

17
A0000092 17-000063
Document released under the
, Access to Information Act
You have to perform a risk assessment^beginning of a busjHesj II '
relationship, although a comprehensive .risk profile ofjthe relationship rnaypnly
become evident once you perform ongoing"m6MbnngrBflte)sfe"diehts.//^/0/^/715I/O/?
However, even at the beginning of new business relationships, the client
identification and information gathering measures should be robust enough to
provide the information needed to feed into your risk assessment.

When assessing the risk of a business relationship, consider the relationship's


duration, its activities, the number of accounts (if applicable), and the products
and services used. You may also consider third parties that can be involved in
the business relationship for their impact on the relationship's risk if you are
required to make third party determination. Furthermore, you also have to
consider the beneficial owners of an entity for their impact on risk, if you are
required to obtain this information. See Guideline 6 for your sector for more
information about third party determinations and beneficial ownership information
requirements.
Situations where you conduct a transaction for which a client is acting on behalf
of a third party but does not know anything about the third party may lead you to
consider that client as a high risk. Similarly, you must consider as a high risk a
client acting on behalf of an entity when the client is not aware of the entity's
beneficial owners (such as the names of the entity's directors or the individuals
controlling the entity, for example).

If you are required to determine that your client is a politically exposed foreign
person, and determine that he or she is a politically exposed foreign person, you
must consider that client as a high risk. See the definition of a politically exposed
foreign person in Appendix 2.
If as a result of your ongoing monitoring you consider that the risk of a money
laundering or a terrorist financing offence in a business relationship is high, your
risk assessment in your compliance regime must treat that client as a high risk. In
such a case, you must conduct more frequent monitoring of your business
relationship with that client, update that client's identification information more
frequently, and adopt any other appropriate enhanced measures.

You should also consider unusual circumstances, cash-intensive businesses and


other indicators as potential high risks.

Clients outside of business relationships

Where your dealings with a client are limited to a single transaction, the client
does not have an account, and the client is not opening an account, this is not
considered to be a business relationship. However, you still need to complete a
risk assessment of that client. As well, if you suspect that the transaction is
related to a money laundering or terrorist financing offence, you have to report it

18
A0000092 18-000064
Document released under the
Access to Information Act
to FINTRAC as explained in Guideline ^mW^mi^k^m^mmn VrtU de la
Reports to FINTRAC. . ,, , , fI. f.
Loi sur Faeces a iinformaiion
6.2 Risk mitigation
Risk mitigation is about implementing controls to limit the potential money
laundering and terrorist financing risks you have identified while conducting your
risk assessment to stay within your risk tolerance level. As part of your
compliance program, when your risk assessment determines that risk is high for
money laundering or terrorist financing, you have to develop written risk
mitigation strategies (policies and procedures designed to mitigate high risks)
and apply them for high risk situations.

6.2.1 Measures to mitigate the risks


You have to include risk mitigation measures in your written policies and
procedures. The following summarizes different types of mitigating measures you
could develop and apply through your compliance policies and procedures.

In all situations, you should consider internal controls such as:


focussing on your operations (products and services, clients and business
relationships, geographic locations, and any other relevant factors) that
are more vulnerable to abuse by money launderers and criminals;
informing senior management of compliance initiatives, identified
compliance deficiencies, corrective action taken, and suspicious
transaction reports filed;
providing for program continuity despite changes in management,
employees or structure;
focussing on meeting all regulatory record keeping and reporting
requirements, recommendations for anti-money laundering and
anti-terrorist financing compliance and providing for timely updates in
response to changes in requirements;
enabling the timely identification of reportable transactions and ensure
accurate filing of required reports;
incorporating anti-money laundering and anti-terrorist financing
compliance into job descriptions and performance evaluations of
appropriate personnel; and
providing for adequate supervision of employees that handle currency
transactions, complete reports, monitor for suspicious transactions, or
engage in any other activity that forms part of your anti-money laundering
and anti-terrorist financing program.

Here are examples of measures you may undertake to mitigate your risk:
increasing your awareness of high risk situations within business lines
across your entity;
increasing the frequency of ongoing monitoring of transactions or business
relationships;

19
A0000092 19-000065
cument
Access to Information Act
escalating the approval of the establishment of anaccount or 'relationships-'
even if you are not otherwise required to do so (see additional,,. - ,.
requirements for certain sectors in subsection16:5);- C S 8 I //?fOf/T?SZ70/7
increasing the levels of ongoing controls and reviews of relationships; and
reviewing your own internal controls, to ensure that you have:
o personnel that have clear lines of authority, responsibility and
accountability;
o adequate segregation of duties (for example, an employee opening
an account for a client is not authorized to also approve its opening
as that authorization is the responsibility of someone else in the
organization);
o proper procedures for authorization (for example, an employee
processing a transaction for which the amount exceeds a certain
threshold has to follow a procedure to get approval for the
transaction by someone else in the organization); and
o internal reviews to validate the risk assessment processes.

You may also consider additional measures such as:


seeking additional information beyond the minimum requirements to
ascertain the client's identity or the beneficial ownership of an entity;
obtaining additional information beyond the minimum requirements about
the intended nature and purpose of the business relationship, including
estimates regarding the amount and type of business activity;
obtaining additional documented information regarding the client's source
of funds and accumulation of wealth;
requesting high risk clients provide additional, documented information
regarding controls they have implemented to safeguard their operations
from abuse by money launderers and terrorists;
getting independent verification of information (that is, from a credible
source other than the client);
stopping any transaction with a potential client until identification and
account opening information has been obtained;
implementing an appropriate process to approve all relationships identified as
high risk as part of the client acceptance process or declining to do business
with potential clients because they exceed your risk tolerance level;
implementing a process to exit from an existing high risk relationship
which management sees as exceeding your risk tolerance level.

If you are a financial entity, a securities dealer, a life insurance company, broker
or independent agent, or a money services business, you have additional
requirements related to risk mitigation. See subsection 6.5 for more information.

20
A0000092 20-000066
Document released under the
Access to Information Act
6 . 3 K e e p i n g c l i e n t i d e n t i fi c a t i o i i L ) 6 ^ ^ V e r t u d e l a
business relationship infor^o^p^^t^ ^ nnformation
You have to develop and apply policies and procedures to keep client identification
information up to date. If you are a financial entity, a securities dealer, a life
insurance company, broker or agent, or a money services business, your ongoing
monitoring obligations also require you to keep beneficial ownership information up
to date. All sectors must develop and apply policies and procedures to keep
information on business relationships up to date. However, dealers in precious
metals and stones only need to perform enhanced monitoring of business
relationships they consider to be high risk. When you identify a client as high risk,
you must conduct more frequent ongoing monitoring and updating of client
identification information, as well as any other appropriate enhanced measures.

Client identification information


Client identification information depends on the information you have to confirm
or obtain from your clients and the records you have to keep. Client identification
information that is required to be updated generally includes:

For an individual, the individual's name, address, telephone number and


occupation or principal business.
For a corporation, its name and address and the names of the
corporation's directors.
For an entity other than a corporation, its name, address and principal
place of business.

Measures to keep client identification up to date include asking the client to


provide information to confirm or update their identification information.

In the case of an individual client, measures also include confirming or updating


the information through the options available to ascertain the identity of
individuals who are not physically present. This can include obtaining information
verbally to keep client identification information up to date.

In the case of clients that are entities, measures to keep client identification up to
date include consulting a paper or an electronic document to confirm information
or obtaining the information verbally from the client.

Keeping client identification information up to date is part of your ongoing


monitoring obligations. The frequency with which you review client identification
information and keep it up to date will vary depending on your risk assessment of
your client.
Information on beneficial ownership and control
If you are a financial entity, a securities dealer, a life insurance company, broker
or independent agent, or a money services business, you have to obtain and

21
A0000092 21-000067
ocument released under the
Access to Information Act
k e e p r e c o r d s o f t h e i n f o r m a t i o n a b o u t t l f J e ^ J M Te ^ ^ u 6
search through as many levels of information as necessary irvordeftg .determine
beneficial ownership. However, there ma.y3we SaWsw&%rS3h9rS isM%eWM$iatlOil
owner. Indeed, when there is no individual who owns or controls 25% or more an
entity, there is no beneficial owner. You also have to take reasonable measures
to confirm the accuracy of the information about the entity's beneficial ownership.

Beneficial ownership information is:

for a corporation:
o the names of all its directors;
o the names and addresses of all individuals who directly or indirectly
own or control 25% or more of the corporation's shares; and
o information on the ownership, control, and structure of the
corporation.

The following is an example of ownership, control and structure of a corporation:


ABC Canada Inc. is a for-profit corporation with 100 privately traded shares in
circulation. It is incorporated pursuant to the Canada Business Corporation Act.
John Brown owns 15 of the shares and Green Company Ltd. owns the remaining
85 shares. James Smith is President of ABC's board of directors; his wife, Jane
Smith, is ABC's Chief Financial Officer, and their three children make up the
other members of the board.

In this example:
Ownership of the corporation is shared by John Brown (15 % of the
shares) and Green Company Ltd. (85% of the shares);
All members of the board of directors (the 5 members of the Smith
family) exercise control of the corporation. Because Green Company
Ltd. owns 85% of the corporation's shares, it also exercises control.
However, in a case like this, you must research further into the
beneficial ownership until you find an individual who owns enough
shares in Green Company to own or control 25% or more of ABC
Canada or until you find that there is no such individual;
The structure of the corporation is that of a privately traded, for-profit
corporation incorporated pursuant to the Canada Business Corporation
Act.

for a trust:
o the names and addresses of all trustees and all known beneficiaries
and settlors of the trust; and
o information on the control and structure of the trust.

The following is an example of the control and structure of a trust:

22
A0000092 22-000068
Document released under the
Access to Information Act
Robert Smith has created a trust for /7/4^3^r7l iiFt?9gje|?t t?*^ 5^^9 fe^^r^r^et^e ft U de la
up the trust pursuant to a trust deed he has signed. The $2-million irust.will be
paid out in $200,000 increments to eacL0hiBbleelcBl6%)BStfBiribii9i^Un3tiOn
provided certain conditions are met Elgin Trust Company will act as trustee for
the trust (investing the trust funds, issuing the cheques, etc.). Helen Smith,
Robert Smith's wife, has the right to change the trustee and revoke the trust, in
which case the remaining funds will go to Robert Smith's sister Janine.

In this example:

Both Elgin Trust Company and Helen Smith control the trust;
The structure of the trust is an inter vivos trust governed by a trust
deed, in which Robert Smith is the settlor, Elgin Trust Company is the
trustee, and Robert Smith's three children are the beneficiaries of the
trust.

for an entity that is other than a corporation or trust:


o the names and addresses of all individuals who directly or indirectly
own or control 25% or more of the entity; and
o information on the ownership, control, and structure of the entity.

The following is an example of ownership, control and structure of an entity that


is neither a corporation nor a trust:

Rainbow Money Services is a money services business (MSB) in Vancouver


owned by Howard and Betty. Howard and Betty paid a lawyer to draft a
partnership agreement for the business, which they both signed. According to the
agreement, Howard will invest $100,000 in the partnership to buy equipment and
rent space for the MSB, and Betty will be solely responsible for operating the
MSB and performing its business. All decisions related to the partnership must be
unanimous; in case of a disagreement, either partner can decide to end the
partnership. Howard and Betty will split the income from the MSB 50/50, and if
they decide to end the partnership, Howard will get 85% of the proceeds of the
sale of the business assets, while Betty will get 15%.

In this example:
Ownership of the entity is shared between Howard and Betty;
Howard and Betty both control the partnership;
The structure of the entity is a partnership between Howard and Betty,
constituted pursuant to a contract governed by the laws of British
Columbia.

If this information cannot be obtained or its accuracy cannot be confirmed, you


have to:
obtain the name of the most senior managing officer of the corporation,
trust or other entity;

23
A0000092 23-000069
ocumentt released under
unaer ttne
Access to Information Act
take reasonable measures to ascertain the identify of me.most .senior
managing officer of the corporation, trust or other entity; and" .*, - ,.
treat that corporation, trust or other- entity.as high risk in your risk' //Ur * I t&uU* I
assessment document of your compliance regime.
You do not need to ascertain the identity of the most senior managing officer
when there is no individual who owns or controls 25% or more of an entity.

In the context of this section, a senior managing officer of an entity may include
but is not limited to its director, chief executive officer, chief operating officer,
president, secretary, treasurer, controller, chief financial officer, chief accountant,
chief auditor or chief actuary, as well as any individual who performs any of those
functions. It also includes any other officer who reports directly to the entity's
board of directors, chief executive officer or chief operating officer. In the case of
a sole proprietor or a partnership, the senior managing officer can be the owner
or the partner.

To ascertain the identity of the most senior managing officer, use one of the
methods described in section 4 (under "How to ascertain the identity of an
individual") of Guideline 6: Record Keeping and Client Identification, or obtain it
through public sources. You also have to keep a record of this information.

If you have to confirm the existence of an entity that is a not-for-profit


organization, you also have to do the following:
Determine whether or not that entity is a registered charity for income tax
purposes and keep a record to that effect. To make this determination,
you can ask the client or consult the charities listing on the Canada
Revenue Agency website (http://wwwvcra-are,gc. ca).
If that entity is not a registered charity, determine whether or not it solicits
charitable financial donations from the public and keep a record to that
effect. To make this determination, you can ask the client.

Keeping beneficial ownership information up to date is part of your ongoing


monitoring obligations. The frequency with which you review beneficial ownership
information and keep it up to date will vary depending on your risk assessment of
your client.

Exceptions to obtaining information on beneficial ownership and control

The requirement to confirm the existence of a corporation, trust or other entity at


the opening of an account does not apply to a group plan account held within a
dividend or a distribution reinvestment plan if the sponsor of the plan is an entity
that trades shares or units on the Canadian stock exchange and operates in a
country that is a member of the Financial Action Task Force.

If you deal in reinsurance, the beneficial ownership requirements do not apply to


you regarding those dealings.

24
A0000092 24-000070
Document released under the
/Access to Information Act

Business relationship information


Document divulgue en vertu de la
Loi sur Faeces a {information
A business relationship is a relationship that you establish with a client to conduct
financial transactions or provide services related to those transactions. A
business relationship can be established within or outside of an account.

Account-based business relationships: You enter into a business relationship


when a client opens or holds an account with you. For a new or existing client
that has one or more accounts, it includes all transactions and activities relating
to those accounts.

Non-account-based business relationships: If your client does not have an


account, you enter into a business relationship when you conduct two or more
transactions in which you have to:

ascertain the identity of the individual or entity; or


confirm the existence of a corporation or other entity.

In such a case, the business relationship only includes transactions and related
activities for which you have to ascertain the identity of your client.

When you enter into a business relationship with a client, you have to keep a
record of the purpose and intended nature of the business relationship. You also
have to review this information on a periodic basis and keep it up to date. This is
done to ensure that you continue to understand your client's activities over time
so that any changes can be measured to detect high risk, thus increasing the
frequency of ongoing monitoring, updating of client identification information, and
any other appropriate enhanced measures.

The frequency with which business relationship information is to be kept up to


date will vary depending on your risk assessment of your client. You should
monitor business relationships you consider high risk more frequently.

6.4 Ongoing monitoring of business relationships


As part of the ongoing monitoring requirements of your compliance regime, all
sectors must develop and apply policies and procedures to keep information on
business relationships up to date. However, dealers in precious metals and stones
only need to perform enhanced monitoring of business relationships they consider
to be high risk. When you identify a client as high risk, you must conduct more
frequent ongoing monitoring and updating of client identification information, as
well as any other appropriate enhanced measures.

25
A0000092 25-000071
cument released under the
Access to Information Act
Ongoing monitoring means that you ha{<^ VertU de 13
with a client on a periodic basis. Use the risk assessment that applies, to the
business relationship with a client in yomQhi^y&i'Q^QBS 3 UntOrmaifOn

detect suspicious transactions that have to be reported;


keep client identification, the purpose and intended nature of the business
relationship, and (when required) beneficial ownership information
up to date;
reassess the level of risk associated with the client's transactions and
activities; and
determine whether the transactions or activities are consistent with the
information previously obtained about the client, including the risk
assessment of the client.

In the context of monitoring on a periodic basis, your monitoring will vary


depending on your risk assessment of the client. As part of your ongoing
monitoring obligations, you have to monitor all of your business relationships, and
you must monitor business relationships you consider high risk more frequently.
If as a result of your ongoing monitoring you consider that the risk of a money
laundering or a terrorist financing offence in a business relationship is high, your
risk assessment in your compliance regime should treat that client as a high risk.
In this case, you must conduct more frequent monitoring of your business
relationship with that client, update their client identification information more
frequently, and adopt any other appropriate enhanced monitoring measures.
You could consider the following measures to monitor high risk situations:
review transactions based on an approved schedule that involves
management sign-off;
develop reports or perform more frequent review of reports that list high
risk transactions. Flag activities or changes in activities from your
expectations and elevate concerns as necessary;
set business limits or parameters regarding accounts or transactions that
would trigger early warning signals and require mandatory review;
review transactions more frequently against suspicious transaction
indicators relevant to the relationship. See Guideline 2: Suspicious
Transactions for more information about indicators.

If you are a financial entity or a securities dealer, you have additional


requirements related to ongoing monitoring. See subsection 6.5 for more
information.

26
A0000092 26-000072
Document released under the
Access to information Act
6.5 High risk situations for cerQ^!o>nt divulgue (1 vertu d la
In addition to the risk-based approach pKK0&5is^ribe9inQSSc&ns^^Q6(3?ai/0/?
certain sectors have further requirements. These are described below, by sector.

6.5.1 Financial entities


Ongoing monitoring for correspondent banking relationships
A correspondent banking relationship is one created by an agreement or
arrangement between a foreign financial institution and a financial entity (as
described in section 2.1). It only applies to an agreement where the financial
entity is to provide services, such as international electronic funds transfers, cash
management and cheque clearing, to the foreign financial institution. If the
agreement were only for the foreign financial institution to provide services to the
financial entity, then it would not be considered a correspondent banking
relationship for these purposes.

When you enter into a correspondent banking relationship with a foreign financial
institution, you have to take reasonable measures to find out whether the foreign
financial institution has anti-money laundering and anti-terrorist financing policies
and procedures in place, including procedures for the approval of opening new
accounts. In this context, reasonable measures include asking the foreign
financial institution for the information about their policies and procedures. If it
does not have such policies and procedures in place, you have to take
reasonable measures to conduct ongoing monitoring of all transactions (as
explained in subsection 6.4) within the correspondent banking relationship to
detect suspicious transactions.

You could also consider monitoring transactions that you have flagged as
questionable in the context of correspondent banking relationships such as the
following:
large value or large volume transactions that involve numbered monetary
instruments (for example travellers' cheques, money orders or bank drafts);
transactions that appear unusual in the context of the relationship; or
transactions that appear to be structured to avoid your monitoring system.

In addition, you have to take reasonable measures to find out, based on publicly
available information, whether there are any civil or criminal sanctions imposed
against the foreign financial institution in respect of anti-money laundering or
anti-terrorist financing requirements. If there are any sanctions, the correspondent
banking relationship is considered a high risk. In that case, you have to take
reasonable measures to conduct ongoing monitoring of all transactions within the
correspondent banking relationship to detect suspicious transactions. To do so,
consider the measures described above as well as those in subsection 6.4.

27
A0000092 27-000073
Document released under the
Access to Information Act
6.5.2 Financial entities and securities3l#llt4merit diVUlgU 611 VertU d6
Politically exposed foreign persons determination, for existing and, new
account holders loi sur Jacces a (information
If you are a financial entity or a securities dealer, your risk assessment must identify
high risk situations for money laundering and terrorist financing where existing
account holders (including credit card accounts opened by financial entities) might be
politically exposed foreign persons. This means that your policies and procedures
have to include reasonable measures to determine whether or not an existing account
holder that is considered high risk is a politically exposed foreign person. You also
have to take reasonable measures to determine whether or not a new account holder
is a politically exposed foreign person. Whether for a new or an existing account,
reasonable measures could include the automated review of your individual client
base using commercial software or publicly available information about politically
exposed foreign persons. You could also ask your dients.

Once you have determined that an account holder is a politically exposed foreign
person, you have additional requirements. They include establishing the source of
funds and getting senior management approval to keep an account open (whether
for a new or an existing account). You also have to conduct enhanced ongoing
monitoring of transactions related to the account to detect suspicious transactions.
To do so, consider the measures described in subsection 6.4. See Guideline 6 for
your sector for more information about politically exposed foreign persons.
6.5.3 Financial entities, life insurance companies, brokers or agents, or
money services businesses
Politically exposed foreign persons determination for certain transactions
If you are a financial entity, a life insurance company, broker or agent, or a
money services business, you have additional requirements for certain types of
transactions of $100,000 or more. You have to determine if you are dealing with
a politically exposed foreign person. If so, you have to establish the source of
funds and get senior management to review the transaction. See Guideline 6 for
your sector for more information about politically exposed foreign persons.

7 Ongoing Compliance Training

If you have employees, agents or other individuals authorized to act on your behalf,
your compliance regime has to include training. This is to make sure that all those who
have contact with clients, who see client transaction activity, who handle cash or funds
in any way or who are responsible for implementing or overseeing the compliance
regime understand the reporting, client identification and record keeping requirements.
This includes those at the "front line" as well as senior management.

If you are a sole proprietor (not a corporation) with no employees, agents or other
individuals authorized to act on your behalf, you are not required to have a training
program in place for yourself. However, your policies and procedures must be in
place, updated and will have to be reviewed every 2 years to test their effectiveness.

28
A0000092 28-000074
Document released under the
Access to Information Act
Document divulque en vertu de la
Your training program has to be in writing and you have to maintaiplt. Jhia
means that the program itself has to beknmm&uW\&$&e$afoMwrmatlO?l
delivered does not have to be in writing. For example, you could deliver your
training program using computer-based software, information sessions,
face-to-face meetings, etc. You also have to ensure that your training program is
reviewed and adjusted in a timely manner to reflect your needs.

In addition, others who have responsibilities under your compliance regime, such
as information technology and other staff responsible for designing and
implementing electronic or manual internal controls, should receive training. This
could also include the appointed compliance officer and internal auditors.

Standards for the frequency and method of training, such as formal, on-the-job or
external, should be addressed. New people should be trained before they begin to deal
with clients. All should be periodically informed of any changes in anti-money laundering
or anti-terrorism legislation, policies and procedures, as well as current developments
and changes in money laundering or terrorist activity financing schemes particular to
their jobs. Those who change jobs within your organization should be given training as
necessary to be up-to-date with the policies, procedures and risks of exposure to
money laundering or terrorist finandng that are associated with their new job.

The method of training may vary greatly depending on the size of your business
and the complexity of the subject matter. The training program for a small
business may be less sophisticated.

When assessing your training needs, consider the following elements:

Requirements and related liabilities


The training should give those who need it an understanding of the reporting,
client identification and record keeping requirements as well as penalties for
not meeting those requirements. For more information about this, see the
other guidelines regarding each of those requirements applicable to you.

Policies and procedures


The training should make your employees, agents, or others who act on your
behalf aware of the internal policies and procedures for deterring and
detecting money laundering and terrorist financing that are associated with
their jobs. It should also give each one a clear understanding of his or her
responsibilities under these policies and procedures.

They need to understand how their institution, organization or profession is


vulnerable to abuse by criminals laundering the proceeds of crime or by
terrorists financing their activities. Training should include examples of how
your particular type of organization could be used to launder illicit funds or
fund terrorist activity. This should help them to identify suspicious transactions

29
A0000092 29-000075
)ocument released under th
\ccess to Information Act
and should give you some assurance .'that your servicesfare hot.bejrig abused/ 9
for the purposes of money laundering or terrorist financing. , . .
loi sur I acces a i'information
Employees should also be made aware that they cannot disclose that they
have made a suspicious transaction report, or disclose the contents of such a
report, with the intent to prejudice a criminal investigation, whether it has
started or not. They should also understand that no criminal or civil
proceedings may be brought against them for making a report in good faith.

Background information on money laundering and terrorist financing


Any training program should include some background information on money
laundering so everyone who needs to can understand what money laundering
is, why criminals choose to launder money and how the process usually
works. They also need to understand what terrorist financing is and how that
process usually works. For more information about this, see Guideline 1:
Backgrounder and FINTRAC's website (http://www.fintrac-canafe.gc.ca).

All businesses should consult, if possible, training material available through their
associations. In addition, FINTRAC makes material available on its website that
can provide help with training. For example, a practice environment is available
within F2R, FINTRAC's Web-based tool for electronic reporting, that can be used
for training. You can use this to complete simulated electronic reports. However,
as a reporting entity described in section 2, you are responsible to have your own
training program and to ensure that each component of the program is reviewed
and adjusted to meet your needs.

8 Review Every Two Years


Another component of a comprehensive compliance regime is a review of your
compliance policies and procedures to test their effectiveness. The review has to
be done every two years. It has to cover your policies and procedures, your
assessment of your business' risks related to money laundering and terrorist
financing, and your training program to test their effectiveness. The review or
your assessment of risks related to money laundering and terrorist financing has
to coverall the components of the risk-based approach as explained in
subsections 6.1 to 6.5, including your policies and procedures on risk
assessment, risk mitigation and ongoing monitoring. This will help evaluate the
need to modify existing policies and procedures or to implement new ones. This
may also lead you to update your compliance policies and procedures.

If you are in a sector that is regulated at the federal or provincial level, the need
for review of your compliance policies and procedures could also be triggered by
requirements administered by your regulator.

30
A0000092 30-000076
Document released under the
Access to Information Act
The review is to be conducted by an intghf QtWRQnMWJJf l<U&fflevertU d la
The review by an internal or external auditor.could include interviews,,tests and
samplings, such as the following: LOI SUr I 30005 3 llm01171311011
interviews with those handling transactions and with their supervisors to
determine their knowledge of the legislative requirements and your
policies and procedures.
a review of the criteria and process for identifying and reporting
suspicious transactions.
a sampling of large cash transactions followed by a review of the
reporting of such transactions.
a sampling of international electronic funds transfers (if those are
reportable by the reporting entity in question) followed by a review of the
reporting of such transactions.
a sampling of clients to see if the risk assessment was adequate.
a sampling of clients to see if the frequency of ongoing monitoring is
adequate.
a sampling of high risk clients to review the enhanced measures taken.
a test of the validity and reasonableness of any exceptions to large cash
transaction reports including the required annual report to FINTRAC (this
is applicable only for financial entities who choose the alternative to large
cash transactions for certain business clients).
a test of the record keeping system for compliance with the legislation.
a test of the client identification procedures for compliance with the
legislation.
a review of the risk assessment.

The scope of the review has to be documented. The scope and details of the
review will depend on the nature, size and complexity of your operations. The
review process should be well documented and should identify and note
weaknesses in policies and procedures. The results of the review also have to be
documented, along with corrective measures and follow-up actions.

Reporting to senior management


If you are an entity, within 30 days of the review, you have to report the following
in writing to one of your senior officers:
the findings of the above review;
any updates that were made to the policies and procedures during the
review period;
the status of implementation of the policies and procedures updates.

Any deficiencies should be identified and reported to senior management or the


board of directors. This should also include a request for a response indicating
corrective actions and a timeline for implementing such actions.

31
A0000092 31-000077
Document released under the
Access to Information Act
seif-review Document divulgue en vertu
If you do not have an internal or external auditor, you can do a "self-review^' If .
feasible, this self-review should be conducted by.an indlvButfwhdls/ infOrmdUOll
independent of the reporting, record keeping and compliance-monitoring
functions. This could be an employee or an outside consultant. The objective of a
self-review is similar to the objectives of a review conducted by internal or
external auditors. It should address whether policies and procedures are in place
and are being adhered to, and whether procedures and practices comply with
legislative and regulatory requirements.

9 FINTRAC's Approach to Compliance Monitoring

FINTRAC has a responsibility to ensure compliance with your legislative


requirements under the Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist
Financing Act. To do this, FINTRAC can examine your compliance regime and
records. FINTRAC may also periodically provide you with feedback about the
adequacy, completeness and timeliness of the information you have reported.

FINTRAC favours a co-operative approach to compliance monitoring. The


emphasis will be on working with you to achieve compliance. When compliance
issues are identified, FINTRAC intends to work with you in a constructive manner
to find reasonable solutions. If this is not successful, FINTRAC has the authority
to disclose information related to non-compliance cases to the appropriate law
enforcement agencies. FINTRAC also has the authority to impose administrative
monetary penalties (AMPs) in instances of non-compliance. Penalties for non
compliance are described in more detail in section 10.

FINTRAC's compliance program uses risk management strategies to identify


those most in need of improving compliance. Efforts will be focused on areas
where there is greater risk of non-compliance and in which the failure to comply
could have significant impact on the ability to detect and deter money laundering
and terrorist financing.

Finally, FINTRAC works with other regulators at the federal and provincial levels
to identify areas of common interest and address the potential for overlap in
some areas of its responsibilities. In that context, FINTRAC continues to explore
avenues for cost efficiencies, consistency of approach and information sharing.
Regulators may share information with FINTRAC when they have an agreement
to do so.

10 Penalties for Non-Compliance


Failure to comply with your legislative requirements can lead to criminal charges
against you if you are a reporting entity described in section 2. The following
are some of the penalties:

32
A0000092 32-000078
Document released under the
Access to information Act
failure to report a suspicious trar36X^f1Al&ntGQHaJ^9UQse^ VeftU de la
property report conviction of this could lead to up tcfive years .
imprisonment, to a fine of $2,OOo!fo6fi, WtK aCCOS 3 JlnfOrmdtlOfl
failure to report a large cash transaction or an electronic funds transfer
conviction of this could lead to a fine of $500,000 for a first offence and
$1,000,000 for each subsequent offence.
failure to retain records conviction of this could lead to up to five years
imprisonment, to a fine of $500,000, or both.
failure to implement a compliance regime conviction of this could lead
to up to five years imprisonment, to a fine of $500,000, or both.

Failure to comply with your legislative requirements can lead to the following
administrative monetary penalties (AMPs) against you if you are a reporting entity
described in section 2:
failure to implement any of the five elements of the compliance regime
described in section 3 could lead to an administrative monetary penalty of
up to $100,000 for each one.
failure by an entity to report the required information to senior
management within 30 days after the review of its compliance program
could lead to an administrative monetary penalty of up to $100,000.
failure to ascertain the identity of clients, keep records, monitor financial
transactions and take mitigating measures in situations where risk of
money laundering or terrorist financing is high could lead to an
administrative monetary penalty of up to $100,000.

For more information on penalties, you can also consult the "Penalties for
non-compliance" section of FINTRAC's website.

11 Comments?
These guidelines will be reviewed on a periodic basis. If you have any comments
or suggestions to help improve them, please send your comments to the mailing
address provided below, or by email to guidelines-lignesdirectrices@fintrac-
canafe.gc.ca.

33
A0000092 33-000079
Document released under the
Access to Information Act
i -
12 how to contact fintrac Document divulgue en vertu de
For further information on FINTRAC anLiQkSlWeJj^foQ^Soi^fOrmailOn
obligations, please go to FINTRAC's website (http ://www.fintrac-canafe.gc.ca;) or
contact FINTRAC:

Financial Transactions and Reports Analysis Centre of Canada


234 Laurier Avenue West, 24th floor
Ottawa ON K1P1H7
Canada

Toll-free: 1-866-346-8722

34
A0000092 34-000080
Document released under the
Access to Information Act
Appendix 1: Products, Servics[ifeD^erT^eleialrglje en VeflU de la
Geographic Locations Lqj sur raccs a {"information
The following checklist is intended to provide an example of how to assess risk
for your products, services, delivery channels and geographic locations. This is
only a starting point and you should customize the checklist for your business.
Your risk assessment tool has to be appropriate for your specific business needs
which means that it may have to be more detailed than this checklist for larger
reporting entities, or entities who conduct large volumes of business. If you
already use another risk assessment tool, you can continue to use it or enhance
it as necessary.

If you answer yes to any of the questions below, you should consider it as a high
risk for money laundering or terrorist financing. Where appropriate, risk mitigation
steps should be taken. See subsection 6.2 for more information.

You can also refer to Guideline 2: Suspicious Transactions for additional


indicators or to the Financial Action Task Force's website (http://www.fatf-
gafi.org) for further guidance on risk-based approach.

Identify whether you provide any of the following Yes No N/A


products, services or delivery channels:
For all sectors
Do you offer services that make it difficult to fully
ascertain the identity of clients?
Do you offer electronic funds payment services?
Do you offer any of the following:
Electronic cash (for example stored value and
payroll cards)?
Funds transfers (domestic and international)?
Automated banking machines (ABMs)?

35
A0000092 35-000081
Document releasee under me
Access to Information Act
Document 11 v (i I r\ \ \
41 W '.. >h.Kt V-f-tflrvertu de sa
Identify whether you provide any of the following ^ f, ^Xes
products, services or delivery channelsLO/ SUr l'3C ,^0 O i. tfafcWfahtion
For financial entities
Do you offer any of the following:
International correspondent banking services
involving transactions such as commercial
payments for non-clients (for example, acting as
an intermediary bank) and use of carriers or
couriers for international transport of cash,
monetary instruments or other documents (pouch
activities)?
Services involving banknote and precious metal
trading and delivery?
Electronic banking?
Private banking (domestic and international)?
Foreign correspondent accounts?
Trade finance activities (tetters of credit)?
Lending activities, particularly loans secured by
cash collateral and marketable securities?
Non-deposit account services (for example, non-
deposit investment products and insurance)?
Accounts through which you can extend cheque
or bank draft writing privileges to the clients of
other institutions, often foreign banks (pass
through or payable through type accounts)?
Services involving an immigrant investor
program?
Non face-to-face transactions, such as Internet
services, by mail or by telephone?

36
A0000092 36-000082
Document released under ne
Access to Information Act
nnrurnanf dh n \\ Que [511 v^ertu de la
~ Pfftibffaation
Identify whether you deal with clients or provide products ^t >'hHS /
or services in the following geographic Gtjtfojfet/r > 3C 0 " w
For all sectors
Is the client located in a known high crime rate area?
Do you or your clients operate or undertake activities in
the following countries:
Any country subject to sanctions, embargoes or
similar measures issued by, for example, the
United Nations (UN)? In some circumstances, this
will include sanctions or measures similar to those
issued by bodies such as the UN, but which may
not be universally recognized.
Any country identified as a financial secrecy
haven or jurisdiction?
Any country identified by the Financial Action Task
Force (FATF) as a high risk jurisdiction in the fight
against money laundering or terrorist financing or
subject to a FATF statement? You can consult the
current high risk jurisdictions listed on the FATF
website at http://www.fatf-gafi.org (select the tabs
labelled "Jurisdictions for which an FATF call for
action applies" and "Other monitored
jurisdictions").
Any country identified by credible sources1
o as lacking appropriate money laundering or
terrorist financing laws and regulations?
o as providing funding or support for terrorist
activities?
o as having significant levels of corruption, or
other criminal activity?
Credible sources means information that is
produced by well-known bodies that generally are
regarded as reputable and that make such
information publicly available. Such sources may
include, but are not limited to, international bodies
such as the World Bank, the International Monetary
Fund, the Organisation for Economic Co-operation
and Development, and Transparency International
as well as relevant national government bodies and
non-governmental organizations.

37
A0000092 37-000083
Document released under the
Access to Information Act
Appendix 2: Clients Within and Sil^^i'CTii^1^CBf/BLJsjh.cS-s8n Vertu de la
Relationships ^0 S(jr /-acC0S 3 {'information
The following checklist is intended to provide an example of how to assess risk
for your clients, both within business relationships and outside of them. This is
only a starting point and you should customize the checklist for your business.
Your risk assessment tool has to be appropriate for your specific business needs,
which means that it may have to be more detailed than this checklist for larger
reporting entities, or entities who conduct large volumes of business. If you
already use another risk assessment tool, you can continue to use it or enhance
it as necessary.

If you answer yes to any of the questions below, you should consider it as a high
risk for money laundering or terrorist financing. Where appropriate, risk mitigation
steps should be taken. See subsection 6.2 for more information.

You can also refer to Guideline 2: Suspicious Transactions for additional


indicators or to the Financial Action Task Force's website (http://www.fatf-
gafi.org) for further guidance on risk-based approach.

Identify whether any of the following apply to your clients Yes No N/A
(whether within or outside of business relationships):

For all sectors


Is the client a cash intensive business?
Does the client's business generate large amounts of
cash for certain transactions that are not normally cash
intensive?
Is the client an intermediary or "gatekeeper" such as a
professional that holds accounts for clients where the
identity of the underlying client is not disclosed to you?
Does the client use unsupervised intermediaries within
the relationship who are not subject to adequate anti-
money laundering or anti-terrorist financing obligations?
Does client identification take place other than face-to-
face?
Does the client reside outside Canada?
Does the client deal offshore?
Is the client an unregistered charity or other unregulated
"not for profit" organization (especially one operating on a
"cross-border5' basis)?

38
A0000092 38-000084
Document released under the
Access to information Act
Document divulgue en [Tr.i7.T ,vertu
ft7 de la
Identify whether any of the following apjSly^to* tfoe clientq^ i Wr?i 'oWft< ition
wr w O I

For all sectors

Is the client located in a known high crime rate area?

Has the client been identified to have engaged in activity


that is consistent with the indicators for your sector
identified in Guideline 2: Suspicious Transactions?

Does the comparison between your clients with similar


profiles and high levels of assets or large transactions
seem unreasonable?

Does the knowledge of local laws, regulations and rules


seem excessive for your client?

Is the client a new client?

Do your clients use intermediate vehicles (such as


corporations, trusts, foundations, partnerships) or other
structures that do not seem usual for their business or
seem very complex and unnecessary?
Does the client offer online gaming?
Does the client's structure or nature of its business or
relationship make it difficult to ascertain the identity of the
true owners or controllers?
Are you unable to obtain beneficial ownership
information for your client (if your client is a corporation,
trust or other entity)?
Is there a significant and unexplained geographic
distance between you and the location of the client?
Is there frequent and unexplained movement of accounts
or funds between institutions in various geographic
locations or to different institutions?

39
A0000092 39-000085
Document released under
Access to Information Act
moment divulgue en vertu de ia
Identify whether any of the following aP^^"%*tfJ",e/1^0C^Cj i l anon
For all sectors

Is the client a politically exposed foreign person?


A politically exposed foreign person is an individual who
holds or has ever held one of the following offices or
positions in or on behalf of a foreign country:
a head of state or government;
a member of the executive council of government
or member of a legislature;
a deputy minister (or equivalent);
an ambassador or an ambassador's attache or
counsellor;
a military general (or higher rank);
a president of a state-owned company or bank;
a head of a government agency;
a judge; or
a leader or president of a political party in a
legislature.
A politically exposed foreign person also includes the
following family members of the individual described
above:
mother or father;
child;
spouse or common-law partner;
spouse's or common-law partner's mother or
father and
brother, sister, half-brother or half-sister (that is,
any other child of the individual's mother or
father).
For financial entities
Is the client a foreign financial institution with which you
have a correspondent banking relationship?
Is the client a correspondent bank that has been subject
to sanctions?

40
A0000092 40-000086
0-1
Kpf V^ ased under the
' jment
Access to Information Act
/-i

Appendix 3: Risk Level Assessl&BCfti!Bent divulgu en vertu d la


You may use the following matrix, as appprrat4^heSias?e9sSi^he {$$01(1713 if 017
money laundering and terrorist financing risks of your products, services and
clients. The following matrix is based on one in a document on risk-based
approach published by the Financial Action Task Force (FATF).

Low i i i i i :

Stable, known client Client base increasing A large and growing


base due to branching, client base in diverse
merger, or acquisition geographic area

No electronic You are beginning You offer a wide array


transaction services or electronic transaction of electronic
the website is services and offer transaction services
informational or non- limited products and (that is, account
transactional services. transfers, or accounts
opened via the
Internet).

There are few or no There is a moderate There is a significant


large currency volume of large volume of large
transactions. currency or structured currency or structured
transactions. transactions.

Identified a few high Identified a moderate Identified a large


risk clients and number of high risk number of high risk
businesses clients and clients and businesses
businesses

Few international Moderate level of Large number of


accounts or very low international accounts international accounts
volume of currency with unexplained with unexplained
activity in the accounts currency activity currency activity

A limited number of A moderate number of Frequent funds from


fund transfers for fund transfers, a few personal or business
clients, non-clients, international fund accounts to or from
limited third party transfers from personal high risk jurisdictions,
transactions, and no or business accounts and financial secrecy
foreign funds transfers with typically low-risk havens or jurisdictions
countries

41
A0000092 41-000087
Document released under the
Access to Information Act

!ocumerndjvuIoueen^/ertu de I.
Your business is Your business is Your business is
located in an area located in an area located in an area
known to have a low known to have a known to have a high
crime rate. moderate crime rate. crime rate.

No transactions with Minimal transactions Significant volume of


high risk geographic with high risk transactions with high
locations geographic locations risk geographic
locations

Low turnover of key Low turnover of key High turnover,


anti-money laundering anti-money laundering especially in key
personnel and frontline personnel, but frontline anti-money laundering
personnel (that is, personnel may have personnel positions
client service changed
representatives,
tellers, or other
personnel)

42
A0000092 42-000088
Document released under the
Rnandasivmetasand o^awif4Ai9sess to Information Act
Rgfic-fis Aaaiy&s Cento o a- dcte?ate tlnaricieres
ofCasacfe du Carafe

Document divulgue en vertu de la


Loi sur Faeces a {information

DRAFT
FOR CONSULTATION

Guideline 6F: Record Keeping and Client


Identification for Casinos

R e v. 2013-08 V^allclQd,
A0000094 1-000089
Document released under the
Access to Information Act
Guideline 6F: Reco^q<8^i^lr#|ii^ en vertu de la
ldentificatiob#rs(&a^ieo^es a i'information
August 2013
This replaces the previous version of Guideline 6F: Record Keeping and Client
Identification for Casinos issued in July 2010. This version includes guidance on
obligations, which come into effect February 1, 2014, to better ascertain the
identity of and understand your clients and related business relationships.

Table of Contents

1 General 4
2 R e c o r d K e e p i n g a n d C l i e n t I d e n t i fi c a t i o n O b l i g a t i o n s 6
3 Records to Be Kept 8
3.1 General exceptions to record keeping 8
3.2 Large cash transaction records 9
3.3 Large disbursement records 10
3.4 Records to be kept when opening an account 11
3.5 Extension of credit records 12
3.6 Foreign currency exchange transaction tickets 12
3.7 Records about certain funds remitted or transmitted 12
3.8 Casino disbursement report records 14
3.9 Suspicious transaction report records 14
3 . 1 0 I d e n t i fi c a t i o n i n f o r m a t i o n o n a l l r e c o r d s 15
4 Client Identity 15
4.1 When and how do you have to ascertain client identity? 15
4 . 2 G e n e r a l e x c e p t i o n s t o c l i e n t i d e n t i fi c a t i o n 16
4.3 Client identity for large cash transactions 17
4.4 Client identity for suspicious transactions 17
4.5 Client identity for signature cards 18
4.6 Client identity for disbursement records 18
4.7 Other client identity for individuals 18
4.8 How to ascertain the identity of an individual 19
4.9 Client identity for corporations or other entities 22
4.10 Keeping client identification information up to date 23
5 Ongoing Monitoring of Business Relationship and Related Records ..24
5.1 Business relationship record 26
6 Third Party Determination and Related Records 26
6.1 Third party determination 26
6.2 Third party records 28

A0000094 2-000090
Document released under the
/Access to Information Act
7 how should Records Be Kept? ..DoGumeat-div ulg-u&W2?e rt u d e I a
8 P e n a l t i e s f o r N o n ^ o m p l i a n c e . . . t . n / . . s a r. ! i : a c c ^ s . . ^ . . . / ^ f c ! r ^ a ^
9 Comments? 30
10 How to Contact FINTRAC 30

A0000094 3-000091
Document released under the
Access to Information Act
1 General Document divulgue en vertu de la
The objective of the Proceeds of Crime !(Me$fLJfuiSn%QQnti Urioh9tfOri713tlOn
Financing Act is to help detect and deter money laundering and the financing of
terrorist activities. It is also to facilitate investigations and prosecutions of money
laundering and terrorist activity financing offences. This includes implementation
of reporting, record keeping, client identification and compliance regime
requirements for casinos.

A casino means one that is authorized by a Canadian provincial, territorial or


federal government to do business and that conducts its business in a permanent
establishment. It only includes those where roulette or card games are played in
the establishment, or where there is a slot machine. For these purposes, a slot
machine does not include a video lottery terminal.

Registered charities may be authorized to carry on business temporarily as a


casino for charitable purposes. If this type of business is carried out in the
establishment of a casino for no more than two consecutive days at a time under
the supervision of the casino, the activities are considered to be the supervising
casino's. In this case, the supervising casino is responsible for the reporting,
record keeping, client identification and compliance regime requirements related
to the charity casino.

If you are a casino, this guideline has been prepared to help you meet your
record keeping and client identification obligations.

This guideline uses plain language to explain the most common situations under
the Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act as well
as the related Regulations. It is provided as general information only. It is not
legal advice, and is not intended to replace the Act and Regulations.

Record keeping and client identification obligations for other types of reporting
persons or entities are explained by sector in other versions of this guideline
(financial entities; life insurance companies, brokers and agents; securities
dealers; money services businesses; agents of the Crown that sell or redeem
money orders; accountants; dealers in precious metals and stones; British
Columbia notaries; and real estate).

For more information about money laundering and terrorist financing, or other
requirements under the Act and Regulations applicable to you, see the guidelines
in this series:
Guideline 1: Backgrounder explains money laundering, terrorist
financing, and their international nature. It also provides an outline of
the legislative requirements as well as an overview of FINTRAC's
mandate and responsibilities.

A0000094 4-000092
Document released under the
Access to Information Act
Guideline 2:SuspidousTranQm^kM^W^h^y>\^0tUa3 11 V(1U d la
suspicious transaction. It also^provides guidance^on how.foidentffy a
suspicious transaction, includin)geSeial\an3QQS&s$eG\rfl!07m3UOn
indicators that may help when conducting or evaluating transactions.
Guideline 3: Submitting Suspicious Transaction Reports to FINTRAC
explains to reporting entities when and how to submit suspicious
transaction reports. There are two different versions of Guideline 3, by
reporting method.
Guideline 4: Implementation of a Compliance Regime explains the
requirement for reporting entities to implement a regime to ensure
compliance with their obligations under the Proceeds of Crime (Money
Laundering) and Terrorist Financing Act and associated Regulations.
Guideline 5: Submitting Terrorist Property Reports to FINTRAC
explains to reporting entities when and how to submit terrorist property
reports.
Guideline 6: Record Keeping and Client Identification explains the
requirement for reporting entities to ascertain the identity of their clients
and keep records. There are several different versions of Guideline 6,
with each one applicable to a particular sector.
Guideline 7: Submitting Large Cash Transaction Reports to FINTRAC
explains when and how to submit large cash transaction reports. There
are two different versions of Guideline 7, by reporting method.
Guideline 8: Submitting Electronic Funds Transfer Reports to
FINTRAC explains when and how to submit electronic funds transfer
reports. There are three different versions of Guideline 8, by type of
electronic funds transfer and reporting method.
Guideline 9: Submitting Alternative to Large Cash Transaction Reports
to FINTRAC explains when and how financial entities can choose the
alternative to large cash transaction reports. This is only applicable to
financial entities.
Guideline 10: Submitting Casino Disbursement Reports to FINTRAC
explains when and how to submit casino disbursement reports. There
are two different versions of Guideline 10, by reporting method.

If you need more help after you read this or other guidelines, call FINTRAC's
national toll-free enquiries line at 1-866-346-8722.

Throughout this guideline, several references are provided to additional


information that may be available on external websites. FINTRAC is not
responsible for the accuracy, reliability or currency of the information contained
on those external websites. The links provided are based on information
available at the time of publishing of this guideline.

Throughout this guideline, any references to dollar amounts (such as $10,000)


refer to the amount in Canadian dollars or its equivalent in foreign currency.
Furthermore, all references to cash mean money in circulation in any country

A0000094 5-000093
Document released under the
Access to Information Act
(bank notes or coins). In this context, c4hO^i^l^|LtdCi4H^^^?^rn vertU d la
orders or other similar negotiable instruments. Also, any references to. ihe Jerm
"securities dealer" means an individual m$dt\$kU(ho^zeMM&Sr fiovihSdOr 17131.1011
legislation to engage in the business of dealing in securities or any other financial
instruments or to provide portfolio management or investment advising services.

Your policies and procedures may cover situations other than the ones described
in this guideline, for purposes other than your requirements under the Proceeds
of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act. For example, the
retention period for your records may vary for purposes other than what is
described in this guideline.

2 Record Keeping and Client Identification Obligations


As a casino, you have the following record keeping and client identification
obligations:
When you conduct a large cash transaction, your obligations are as
follows:
o Keep a large cash transaction record (see section 3);
o Ascertain the identity of the individual (see section 4); and
o Make a third party determination and keep related records (see
section 6).

When you pay out a casino disbursement whether in cash or not, you
have to submit a casino disbursement report to FINTRAC. Your
obligations are as follows:
o Keep a copy of the report (see section 3);
o Ascertain the identity of the individual (see section 4); and
o Make a third party determination and keep related records (see
section 6).

When you open an account, your obligations are as follows:


o Keep signature cards, account operating agreements, deposit slips,
debit or credit memos and other records (see section 3);
o Ascertain the identity of clients (see section 4); and
o Make a third party determination and keep related records (see
section 6).

When you extend credit to a client of $3,000 or more, your obligations


are as follows:
o Keep an extension of credit record (see section 3); and
o Ascertain the identity of the individual (see section 4).

A0000094 6-000094
Document released under the
Access to Information Act
W h e n y o u c o n d u c t a f o r e i g n T ^ C c k S Ta l ^ d l a
as follows: . . .. , r r. * ,.
o Keep a foreign \mnsAc^ojU^^Sr^9i!&BSn^^inTOrmauOn
section 3); and
o Ascertain the identity of the individual if the transaction is for $3,000
or more (see section 4).

When you conduct certain electronic funds transfers, your obligations


are as follows:
o For an amount of $1,000 or more, you have to keep a record and
ascertain the identity of the client (see sections 3 and 4); and
o Include originator information with the transfer (see section 3).

When you have to submit a suspicious transaction report to FINTRAC,


your obligations include the following:
o If you have not already ascertained the identity of the individual
who conducted or attempted to conduct the transaction, ascertain
the identity of the individual (see section 4); and
o Keep a copy of the report (see section 3).

When you have to ascertain the identity of your client or confirm the
existence of a corporation or other entity, you may have a business
relationship with that client. If so, your obligations are as follows:
o Conduct ongoing monitoring of your business relationship and keep
related records (see section 5); and
o Keep a record of the purpose and intended nature of the business
relationship (see section 5).

There are some exceptions and these are explained throughout each section.

The use of personal information in Canadian commercial activities is protected by


the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), or
by substantially similar provincial legislation. You have to inform individuals
concerning the collection of personal information about them. However, you do
not have to inform individuals when you include personal information about them
in any of the reports that you are required to make to FINTRAC. You can get
more information about your responsibilities in this area from the following:
Industry Canada (http://www.privacyforbusiness.ic.gc.ca): or
The Office of the Privacy Commissioner of Canada (http://www.priv.gc.ca).
o The Office of the Privacy Commissioner of Canada has developed,
on its website, a Question and Answer document entitled PIPEDA
and the Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist
Financing Act
(http://www.priv.gc.ca/information/pub/faqs_pcmltfa_01_index_e.asp)
that will help you in understanding your responsibilities under both
federal laws.

A0000094 7-000095
Document released under the
Access to information Act
Document divulgue en vertu de la
3 Records to Be Kept
Loi sur Faeces a {Information
As a casino, in addition to the records described in sections 5 and 6, you have to
keep the following records:
Large cash transaction records;
Casino disbursement report records;
Records to be kept when opening an account;
Extension of credit records;
Foreign currency exchange transaction tickets;
Records about certain funds transfers; and
Suspicious transaction report records.

Details about each of these types of records are provided in subsections 3.2
through 3.9. Also, section 7 explains how your records should be kept.

See section 4 for information about identification requirements that may be


associated to the events triggering record keeping requirements.

3.1 General exceptions to record keeping


If you keep information in a record that is already readily available in any other
record that you have kept under these rules (as described throughout this
guideline), you do not have to keep that information again.

You do not have to keep any of the records described in subsections 3.4 to 3.7
when you open an account or conduct a transaction for a public body or a very
large corporation. The same is true regarding a subsidiary of either of those
entities, if the financial statements of the subsidiary are consolidated with those
of the public body or very large corporation.

In this context, a public body means any of the following or their agent:
a Canadian provincial or federal department or Crown agency;
an incorporated Canadian municipal body (including an incorporated city,
town, village, metropolitan authority, district, county, etc.); or
a hospital authority. A hospital authority means an organization that
operates a public hospital and that is designated to be a hospital authority
for GST/HST purposes. For more information on the designation of
hospital authorities, refer to GST/HST Memoranda Series, Chapter 25.2,
Designation of Hospital Authorities available from the Canada Revenue
Agency website (http://www.cra-arc.gc.ca) in the forms and publications
listed by document type.

Also in this context, a very large corporation is one that has minimum net assets
of $75 million on its last audited balance sheet. The corporation's shares have to
be traded on a Canadian stock exchange or on a stock exchange outside

A0000094 8-000096
Document released under the
Access to Information Act
Canacta that is designated by the MM^ de la
to operate in a country that is a member of the Financial Action Taslc Force
(FATF). For more information about stoiKixcSir^
designated by the Minister of Finance, refer to the July 2, 2008 news release
available in the News area of the Department of Finance's website
(http://www.fin.gc.ca).

To find out which countries are members of the FATF, refer to its website
(http ://www. fatf-gafi .0 ro).

3.2 Large cash transaction records

This is a record for every amount of cash of $10,000 or more that you receive
from a client in a single transaction. For example, if your client deposits $10,000
in cash to an account, you have to keep a large cash transaction record. In
addition to this record, a large cash transaction will also require a report to
FINTRAC, as explained in Guideline 7: Submitting Large Cash Transaction
Reports to FINTRAC.

If you know that two or more cash transactions of less than $10,000 each were
made within a 24-hour period (that is, 24 consecutive hours), by or on behalf of
the same client, these are considered to be a single large cash transaction if they
add up to $10,000 or more. In this case, you would have to keep a large cash
transaction record, and report the transaction to FINTRAC as explained above.

The transactions that you must keep a large cash transaction record for include
the following:
the sale of chips, tokens or plaques;
front cash deposits;
safekeeping deposits;
the repayment of any form of credit, including repayment by markers or
counter cheques;
bets of currency; and
sales of your casino's cheques.

Do not keep a large cash transaction record or make a large cash transaction
report to FINTRAC if the cash is received from a financial entity or a public body.
In this context, a financial entity means any of the following:
a bank (that is, one that is listed in Schedule I or II of the Bank Act) or an
authorized foreign bank with respect to its operations in Canada;
a credit union or a caisse populaire;
a financial services cooperative (in the province of Quebec) or a credit
union central (in all other provinces);
a trust and loan company; or
an agent of the Crown that accepts deposit liabilities.

A0000094 9-000097
Document released under the
Access to information Act
For information about what is consictere&OQ^^ VeflU d
subsection 3.1. , ., , r ... r
Loi sur Faeces a {information
Contents of a large cash transaction record
For any large cash transaction, the information you have to keep in a large cash
transaction record includes the following:
the amount and currency of the cash received;
the name, date of birth and address of the individual from whom you
received the cash and that individual's principal business or occupation;
the date of the transaction;
the purpose, details and type of transaction (for example, the cash was
used to buy chips, etc.), including whether any other individuals or entities
were involved in the transaction;
how the cash was received (for example, in person, by mail, by armoured
car, or any other way); and
if an account was affected by the transaction, include the following:
o the number and type of any such account;
o the full name of the client that holds the account; and
o the currency in which the account's transactions are conducted.

In the case of a deposit, the large cash transaction record also has to include the
time of the deposit.

Be as descriptive as possible regarding the business or occupation. Record


information that clearly describes it, rather than use a general term. For example,
in the case of a consultant, the occupation recorded should reflect the area of
consulting, such as "information technology consultant" or "consulting forester."
As another example, in the case of a professional, the occupation should reflect
the nature of the work, such as "petroleum engineer" or "family physician."

If you have to ascertain the identity of the individual conducting a large cash
transaction, see subsection 3.10 for additional information that is required on the
large cash transaction record.

If you are a supervising casino for a registered charity conducting business as a


casino for two consecutive days or less on your premises, you are responsible
for any large cash transaction records pertaining to the charity's casino activities.

3.3 Large disbursement records


For a casino disbursement of $10,000 or more, whether you pay it out in cash or
not, a casino disbursement report is required - see subsection 3.8.

A0000094 10-000098
Document released under the
Access to information Act
3.4 Records to be kept whenB^Ui9"fee^<5i>blftilgue en vertu d la
These records are those required whentyoVopeWWaic'ol^^
cards, account operating agreements, deposit slips, debit and credit memos,
copies of official corporate records (binding provisions) and other information as
described below.

Signature cards
When you open an account, you have to keep a signature card for each account
holder. A signature card means any record that is signed by an individual
authorized to give instructions for the account.

If you have to ascertain the identity of an individual signing a signature card, see
subsection 3.10 for additional information required on that record.

Accounts for corporations


If the account is opened for a corporation, you have to keep a copy of the part of
the official corporate records showing the provisions that relate to the power to
bind the corporation regarding the account. This could be a certificate of
incumbency, the articles of incorporation or the bylaws of the corporation that set
out the officers duly authorized to sign on behalf of the corporation, such as the
president, treasurer, vice-president, comptroller, etc. If there were changes
subsequent to the articles or bylaws that relate to the power to bind the
corporation regarding the account and these changes were in effect at the time
the account was opened, then the board resolution stating the change would be
included in this type of record.

Accounts for individuals or entities other than corporations


If the account is opened for an individual or any entity that is not a corporation,
you have to keep a record of the name, address and principal business or
occupation of that individual or entity. For more information about recording
business or occupation, see subsection 3.2, under the heading "Contents of a
large cash transaction record."
If the record is about an individual, it also has to include the individual's date of
birth.

Account operating agreements


An account operating agreement is any document that is received or created in
the normal course of business and outlines the agreement between you and your
client about the account's operation.

Deposit slips
You have to keep a deposit slip for every deposit made to an account. A deposit
slip means a record that sets out the date of a deposit, the amount of the deposit,

A0000094 11-000099
Document released under the
Access to information Act
and any part of it that was made in caslD^I^J^ d le
the account in whose name the deposit js made and .the number offhe account.
loi sur Faeces a rinformavon
Debit or credit memos
You have to keep any debit or credit memo that you create or receive regarding
an account in the normal course of business.

3.5 Extension of credit records


You have to keep an extension of credit record for every extension of credit to a
client of $3,000 or more. This record has to indicate the following information:
the name of the client;
the client's address and principal business or occupation;
the terms and conditions of the extension of credit; and
the date and amount of the extension of credit.

If the record is about an individual, it also has to include the individual's date of
birth.

If you have to ascertain the identity of an individual for an extension of credit


record, see subsection 3.10 for additional information required on that record.

3.6 Foreign currency exchange transaction tickets


You have to keep a transaction ticket for any foreign currency exchange
transaction, regardless of the amount. A transaction ticket means a record that
sets out the following information:
the date, amount and currency of the purchase or sale; and
the method, amount and currency of the payment made or received.

If the transaction is $3,000 or more, the foreign currency exchange transaction


ticket has to set out the name, address and date of birth of the individual who
carried out the transaction.

A transaction ticket can take the form of an entry in a transaction register, as long
as it contains the information required, as explained in this subsection.

If you have to ascertain the identity of an individual conducting the foreign


currency exchange transaction, see subsection 3.10 for additional information
required on that record.

3.7 Records about certain funds remitted or transmitted


Information to include with outgoing funds transfers
If you send an electronic funds transfer (EFT) of any amount, at the request of a
client, you have to include originator information with the transfer. Originator

A0000094 12-000100
Document released under the
Access to Information Act
information means the name, address a_fe^^ VeiiU d la
reference number of the client who requested the transfer. Yqu should notjsend
any EFTs without including originator infofihatSWf / 3CC0S 3 {information
An EFT means the transmission-through any electronic, magnetic or optical
device, telephone instrument or computer-of instructions for the transfer of funds
to or from Canada. In the case of messages sent through the SWIFT network,
only SWIFT MT 103 messages are included. In addition, only in the context of
originator information, an EFT includes any transmission of instructions for the
transfer of funds within Canada that is a SWIFT MT 103 message.

An EFT does not include the following transactions:


that use credit or debit cards, when the recipient has an agreement with
the payment service provider for the payment of goods and services;
where the recipient withdraws cash from their account;
that use direct deposits or pre-authorized debits; or
that use cheque imaging and presentment.

Information to be included with incoming funds transfers


If you receive an EFT, you have to take reasonable measures to ensure it
includes originator information. In this context, reasonable measures could
include contacting the institution that sent the payment instructions.

These requirements apply to the same EFTs, including the same exclusions, as
those described above under the heading "Information to include with outgoing
funds transfers."

Record about remitting or transmitting funds


If you remit or transmit funds, whether internationally or domestically, in an
amount of $1,000 or more, you have to keep a record. This record has to include
the following:
if the client is an individual, the individual's name, address, date of birth
and telephone number as well as the nature of their principal business or
occupation;
if the client is an entity, the name, address, date of birth and telephone
number of the individual who initiated the transaction on behalf of the
entity, as well as the nature of the individual's principal business or
occupation;
the relevant account number, if any, the reference number, if any, and
the date of the transaction;
the name or account number of the individual or entity to whom the
amount is remitted or transmitted; and
the amount and currency of the transaction.

For more information about recording business or occupation, see


subsection 3.2, under the heading "Contents of a large cash transaction record."

A0000094 13-000101
Document released under the
Access to Information Act
Document divulgue en vertu de la
If you have to ascertain the identity of the individual who requests the remijtance
or the transmission of funds, see subseAtifirf ^Ufo\lad(&G0Gf\&daM8^0iSil3atlOn
required on the record about the remittance or transmission of funds.

If the funds remitted or transmitted involved an exchange to or from a foreign


currency, see subsection 3.6 for additional information required in a transaction
ticket.

3.8 Casino disbursement report records


When you have to report a casino disbursement to FINTRAC, you have to keep a
copy of the casino disbursement report.

A casino disbursement is any payout, whether in cash or not, of $10,000 or more


in the following transactions:
redemption of slot tickets, chips, tokens or plaques;
front cash withdrawals;
safekeeping withdrawals;
advances on any form of credit, including advances by markers or
counter cheques;
payments on bets, including slot jackpots;
payments to clients of funds received for credit to that client or any
other client;
cashing of cheques or other negotiable instruments; and
reimbursements to clients of travel and entertainment expenses.

A casino disbursement also includes two or more disbursements of less than


$10,000 that you pay out to or on behalf of the same individual or entity within
24 consecutive hours of each other that total $10,000 or more.

If you are a supervising casino for a registered charity conducting business as a


casino for two consecutive days or less on your premises, you are responsible
for any casino disbursement reports as well as the related record keeping
pertaining to the charity's casino activities.

For more information about when and how to submit casino disbursement
reports, see Guideline 10: Submitting Casino Disbursement Reports to
FINTRAC.

3.9 Suspicious transaction report records


When you have to report a suspicious transaction to FINTRAC, you have to keep
a copy of the report. See Guideline 3: Submitting Suspicious Transaction Reports
to FINTRAC for more information about obligations related to this report.

A0000094 14-000102
Document released under the
Access to Information Act
3.10 identification information dri^rci^adagit divulgue en vertu de la
If you have to ascertain the identity of a4-rQiivSy4i, as^xpiaine^ 'BsUUttZpfflatfOll
association with any of the records mentioned in section 3, you have to keep the
individual's name with that record. You also have to keep the following with that
record.

Identification documents
If you have to ascertain the identity of the individual using an identification
document, the record has to include the type of document you used to ascertain
the individual's identity, its reference number and its place of Issue.

Identification of clients not physically present


If you do not use an identification document but use methods for a client who is
not physically present (as described in subsection 4.8), you have to include
whichever of the following, according to the methods used:
If you use a cleared cheque to ascertain the individual's identity, the
record has to include the name of the financial entity and the account
number of the deposit account on which the cheque was drawn;
If you confirm that the individual holds a deposit account with a
financial entity, the record has to include the date on which you made
the confirmation as well as the name of the financial entity where the
account is held and the number of the account;
If you use an identification product, the record has to include the name
of the identification product, the name of the entity offering it, the
search reference number and the date you used the product to
ascertain the individual's identity;
If you consult a credit file, the record has to include the name of the
entity keeping the credit file and the date you consulted it; and
If you use an attestation signed by a commissioner of oaths in Canada
or a guarantor in Canada, you have to keep the attestation.

4 Client Identity

4.1 When and how do you have to ascertain client identity?


As a casino, you have client identification obligations. You have to take the
following measures to ascertain the identity of individuals or entities, subject to
the general exceptions outlined below.

If you cannot ascertain the identity of an individual or an entity when you open an
account according to the identification requirements, you cannot open the account.
This means that no transaction other than an initial deposit can be carried out unless
you are able to ascertain the identity of the individual or entity as explained in
subsection 4.5 and 4.9. As well, if you suspect that the transaction is related to a
money laundering or terrorist financing offence, you must file a suspicious

A0000094 15-000103
Document released under the
Access to Information Act
transaction report, as explained in GuiaBi&mMPrW^y4^W\^JB eil Vl1,U de
Transaction Reports to FINTRAC. . ., , >,,..,
Loi sur Faeces a {information
Subsections 4.3 to 4.7 explain the need to ascertain the identity of individuals
when an event triggers the requirement. In these events, you must ascertain the
identity of an individual, unless an exception applies as explained below. Also, if
you suspect that the transaction is related to a money laundering or terrorist
financing offence, you must file a suspicious transaction report, as explained in
section 4.4.

See section 3 for information about record keeping requirements that may be
associated to the events triggering identification requirements.

Once you have conducted two transactions with a client that require you to.
ascertain the identity of the client, you have entered into a business relationship
with that client. See section 5 for more information on business relationships and
related records.

4.2 General exceptions to client identification


In addition to the exceptions explained throughout the rest of section 4, the
following general exceptions apply to client identification requirements.

Existing clients
Once you have ascertained the identity of an individual as explained in this
guideline, you do not have to ascertain their identity again if you recognize the
individual (visually or by voice) at the time of a future event that would otherwise
trigger the identification requirement. However, if you have any doubts about the
identification information previously collected, you will have to ascertain that
individual's identity again.

Once you have confirmed the existence of a corporation and confirmed its name,
address and the names of its directors (as explained in subsection 4.9), you are
not required to confirm that same information in the future.

Once you have confirmed the existence of an entity other than a corporation (as
explained in subsection 4.9), you are not required to confirm that same
information in the future.

You do not have to ascertain the identity of individuals as described in


subsections 4.5 to 4.7, nor do the requirements described in section 6 apply, for
an individual who already has an account with you.

A0000094 16-000104
Document released under the
Access to Information A
certain types of accounts Document divulgue en vertu de la
You do not have to ascertain the identity of entities as described in,subsections
4.5 nor do the requirements described iassctSnls^ 6r3j$p$,Si BemUm&713tlOll
situations:
at the opening of a business account for an entity for which you have
already identified three individuals who are authorized to give instructions
in respect of the account; or
when you open an account for a public body or a very large corporation.
The same is true regarding a subsidiary of either of those entities, if the
financial statements of the subsidiary are consolidated with those of the
public body or very large corporation.

For more information about what is considered a public body or a very large
corporation in this context, see subsection 3.1.

4.3 Client identity for large cash transactions


You have to ascertain the identity of any individual with whom you conduct a
large cash transaction, at the time of the transaction, if you have to keep a large
cash transaction record for it, as described in subsection 3.2. If the transaction is
a deposit to a business account, you do not have to ascertain the identity of the
individual conducting it.

See section 4.8 to find out how to ascertain the identity of an individual for large
cash transactions.

4.4 Client identity for suspicious transactions


When you have to send a suspicious transaction report to FINTRAC, you have to
take reasonable measures, before the transaction is reported, to ascertain the
identity of the individual who conducted or attempted to conduct the transaction.
This does not apply in the following circumstances:
if you had already ascertained the identity of the individual as required
and you have no doubts about that previous identification information;
or
if you believe that doing so would inform the individual that you are
submitting a suspicious transaction report.

In this context, reasonable measures to ascertain the identity of an individual


include asking the individual for an identification document. They also include
using either of the options available to identify individuals who are not physically
present. However, reasonable measures exclude any method that you believe
would inform the individual that you are submitting a suspicious transaction
report.

A0000094 17-000105
Document released under the
Access to Information Act
tt is important to remember that a^ Veftll de la
transactions, including transactions that are normally.exempt/romplieni
identification requirements, require youjiWlaikeSiasane^Ctf
your client's identity. See Guideline 2: Suspicious Transactions for more
information.

4.5 Client identity for signature cards


You have to ascertain the identity of any individual who signs a signature card for
an account that you open before any transaction (other than the initial deposit) is
carried out. In the case of a business account, you do not have to ascertain the
identity of more than three individuals who are authorized to give instructions for
the account.

See subsection 4.8 to find out how to ascertain the identity of an individual for
signature cards.

The identification requirement related to a signature card does not apply if you
already have an account with that individual.

If you open an account for an entity, there are identification requirements in


addition to the one regarding signature cards. Refer to subsection 4.9 for more
information about this.

In addition, this identification requirement does not apply if the account holder is
a public body or a very large corporation. For more information about the
meaning of a public body or very large corporation, see subsection 3.1.

4.6 Client identity for disbursement records


You have to ascertain the identity of any individual who conducts any of the
transactions described in subsection 3.8 that require a copy of a casino
disbursement report. You have to do this at the time of the transaction.

See subsection 4.8 to find out how to ascertain the identity of an individual for
large disbursements.

4.7 Other client identity for individuals


You have to ascertain the identity of an individual in any of the following
transactions:
with whom you conduct a foreign currency exchange transaction of
$3,000 or more for whom you have to keep a foreign currency exchange
transaction record;
to whom you extend credit of $3,000 or more for whom you have to keep
an extension of credit record; and

A0000094 18-000106
Document released under the
Access to Information Act
. who requests that an amount ofBlSmA(n9^^M\aue 611 VertU de la
transmitted. . . , ...
Loi sur Faeces a {'information
If you are required to ascertain the identity of an individual in any of these cases,
you have to do so at the time of the transaction.

See subsection 4.8 to find out how to ascertain the identity of an individual for
this purpose.

4.8 How to ascertain the identity of an individual


See subsection 3.10 for additional information that is required on certain records
when you have to ascertain the identity of individuals.

To ascertain the identity of an individual, refer to the individual's birth certificate,


driver's licence, passport, record of landing, permanent resident card or other
similar document.

You can refer to an individual's provincial health card, but only if it is not
prohibited by provincial or territorial legislation. For example, you cannot refer to
an individual's provincial health card from Ontario, Manitoba or Prince Edward
Island since health cards cannot be used for this purpose in these provinces. As
another example, in Quebec, you cannot request to see a client's health card, but
you may accept it if the client wants to use it for identification purposes. If you
have questions about the use of health cards for identification, please contact the
appropriate provincial issuer for more information.

For a document to be acceptable for identification purposes, it must have a


unique identifier number. Also, the document must have been issued by a
provincial, territorial or federal government. For example, a birth or baptismal
certificate issued by a church would not be acceptable for this purpose. Also, an
identification card issued by an employer for an employee (that is, an employee
identification card) is not acceptable.

The document also has to be a valid one and cannot have expired. For example,
an expired driver's licence would not be acceptable.

A social insurance number (SIN) card can be used to ascertain the identity of a
client, but the SIN (that is, the number itself) is not to be provided to FINTRAC on
any type of report. The Office of the Privacy Commissioner
(http://www.priv.gc.ca) has produced a fact sheet concerning best practices for
the use of SINs. Please consult it for more information on this topic.

A0000094 19-000107
Document released under the
Access to Information Act
Examples of other documents that can iiB(|4|pl^#0rit|iQit|i^fy^i^WH VertU de la
client include a certificate of Indian status or.a provincial or territorial identification .
card issued by any ofthe following (or tfesufe^rslCCeS 3 FinfOrmatfOn
the Insurance Corporation of British Columbia;
Alberta Registries;
Saskatchewan Government Insurance;
the Department of Service Nova Scotia and Municipal Relations;
the Department of Transportation and Public Works of the Province of
Prince Edward Island;
Service New Brunswick;
the Department of Government Services and Lands of the Province of
Newfoundland and Labrador;
the Department of Transportation of the Northwest Territories; or
the Department of Community Government and Transportation of the
Territory of Nunavut.

Valid foreign identification, if equivalent to an acceptable type of Canadian


identification document, would also be acceptable for the purposes explained in
this guideline. For example, a valid foreign passport is acceptable.

When you refer to a document to ascertain the identity of an individual, it has to


be an original, not a copy of the document. In cases where it is not possible for
you to view the original yourself, you may choose to use an agent or mandatary
to verify the original identification document on your behalf. Even if you use an
agent or mandatary, you are responsible for making sure the identification
requirements are met.

Use of an agent or mandatary


If you use an agent or mandatary for client identification, you have to enter into a
written agreement or arrangement with the agent or mandatary outlining what
you expect them to do for you. In addition, you have to obtain from the agent or
mandatary the customer information that was obtained according to the
agreement or arrangement.

Your agent or mandatary can ascertain the identity of your client for you using an
identification document. In cases where your client is not physically present at
the opening of an account or conducting of a transaction, your agent or
mandatary can also use the options explained below.

Individual not physically present


If you have to ascertain the identity of an individual who is not physically
present you will have to use a combination of two of the following methods. In
each of the two methods you use, the individual's information has to be
consistent with what you have in your records. The information also has to be
consistent from one method to the other. For example, if each of the methods

A0000094 20-000108
Document released under the
Access to Information Act
you use has the name, address and dai>ltj)f^^ (jg [g
all of it has to agree with what you have.in your records. ,
Loi sur Faeces a {information
The methods below may not apply for all clients. For example, the methods
would not be available to ascertain the identity of a client outside Canada who is
conducting a transaction with you, but has no Canadian credit history, no access
to a Canadian guarantor and no deposit account with a financial entity. In this
case, ascertaining the identity of the client using an identification document may
necessitate the use of an agent or mandatary, as explained above.

Identification product or credit file method


You can use either of the following methods but you cannot combine
them:
Refer to an independent and reliable identification product. It must
be based on personal information as well as Canadian credit
history about the individual of at least six months duration. This
type of product can use a series of specific questions, based on
an individual's credit file, to help you ascertain client identity.

With the individual's permission, refer to a credit file. The credit file
must have been in existence for at least six months.

Products for either of these methods are available commercially, such as


those used for credit ratings.

Attestation method
Obtain an attestation that an original identification document for the
individual has been seen by a commissioner of oaths or a guarantor. The
attestation must be on a legible photocopy of the document and include
the following information:
the name, profession and address of the commissioner of oaths or
the guarantor;
the signature of the commissioner of oaths or the guarantor; and
the type and number of the identifying document provided by the
individual whose identity you must ascertain.

In this context, a guarantor has to be an individual engaged in one of the


following professions in Canada:
a dentist, a medical doctor or a chiropractor;
a judge, a magistrate or a lawyer;
a notary (in Quebec) or a notary public;
an optometrist or a pharmacist;
an accredited public accountant (APA), a chartered accountant
(CA), a certified general accountant (CGA), a certified management
accountant (CMA), a public accountant (PA) or a registered public
accountant (RPA);

A0000094 21-000109
Document released under the
Access to Information Act
a professional engineer (rCfeB&UlflnftW^ JWlCfW SuQSWe ll U K~i <^f

or engineer (Eng. in Quebec); or ,, , , ,,. -


. a veterinarian. Loi surFaeces a {information
Cleared cheque or deposit account method
You can use either of the following methods, but you cannot combine
them.
Confirm that a cheque drawn on a deposit account that the
individual has with a financial entity has cleared. This means a
cheque that was written by the individual, cashed by the payee and
cleared through the individual's account. It does not include pre-
authorized payments as these are not cheques written by the
individual.
Confirm that the individual has a deposit account with a financial
entity. You could do this by viewing an original bank statement.

For either method, the account has to be with a financial entity, as


described in subsection 3.2.

The account cannot be one that is exempt from identification requirements


for the financial entity, such as a registered retirement savings plan or a
reverse mortgage. For more information about accounts that cannot be
used for the cleared cheque or deposit account methods, see Guideline
6G: Record Keeping and Client Identification for Financial Entities.

4.9 Client identity for corporations or other entities


You have to confirm the existence of any corporation or other entity for which you
open an account, before any transaction other than the initial deposit. In the case
of a corporation, in addition to confirming its existence, you also have to
determine the corporation's name, address and the names of its directors before
any transaction other than the initial deposit.

Corporations
To confirm the existence of a corporation as well as the corporation's name and
address, refer to the following documents:
the corporation's certificate of corporate status;
a record that has to be filed annually under provincial securities
legislation; or
any other record that confirms the corporation's existence. Examples of
these include such other records as the corporation's published annual
report signed by an independent audit firm, or a letter or a notice of
assessment for the corporation from a municipal, provincial, territorial or
federal government.

A0000094 22-000110
Document released under the
Access to Information Act
Yo u also have to r c n fi r m the names of fi t a ^ de la
may need to see the list of the corporation's directors .submitted with the
application for incorporation. In the casldU St^}mHMB& Ai&tmbrmQtlOn
dealer, you do not need to ascertain the name of the corporation's directors.

The record you use to confirm a corporation's existence can be paper or an


electronic version. Although such information may be available verbally (such as
by phone), it is not acceptable for these purposes, as you have to refer to a
record. If the record is in paper format, you have to keep the record or a copy of
it.

If the record is an electronic version, you have to keep a record of the


corporation's registration number, the type and source of the record. An
electronic version of a record has to be from a public source. For example, you
can get information about a corporation's name and address and the names of its
directors from a provincial or federal database such as the Corporations Canada
database which is accessible from Industry Canada's website
(http://www.ic.gc.ca). As another example, you may also get this type of
information if you subscribe to a corporation searching and registration service.

Entities other than corporations


To confirm the existence of an entity other than a corporation, refer to a
partnership agreement, articles of association or any other similar record that
confirms the entity's existence. The record you use to confirm the existence of an
entity can be paper or an electronic version. Although such information may be
available verbally (such as by phone), it is not acceptable for these purposes, as
you have to refer to a record. If the record is in paper format, you have to keep
the record or a copy of it.

If the record is an electronic version, you have to keep a record of the entity's
registration number, the type and source of the record. An electronic version of a
record has to be from a public source.

4.10 Keeping client identification information up to date


Your compliance regime has to include an assessment, in the course of your
activities, of the risk of money laundering or terrorist financing. Guideline 4:
Implementation of a Compliance Regime provides more information about risk
assessment requirements. According to this assessment, you have to keep
client identification information up to date as part of your ongoing monitoring
obligations.

Measures to keep client identification information up to date include asking the


client to provide information to confirm or update their identification information.
In the case of an individual client, enhanced measures also include confirming or
updating the information by using the same options that are available to ascertain

A0000094 23-000111
nent released under the
Access to Information Act
the identity of individuals who are not physically present. As welljyoli can obtain;- ;
information verbally to keep client identification information up to date.,. F
Loi sur Faeces a {information
In the case of clients that are entities, measures to keep client identification
information up to date include consulting a paper or electronic record as
explained in subsection 4.9, or obtaining information verbally to keep client
identification information up to date.

The frequency with which client identification information is to be kept up to date


will vary depending on your risk assessment of your client. As part of your
ongoing monitoring obligations, you have to keep all client identification
information up to date. For high risk clients, you must update client identification
information more frequently and perform more frequent monitoring, as well as
adopt any other appropriate enhanced monitoring measures.

5 Ongoing Monitoring of Business Relationship and Related


Records
Business relationship
A business relationship is a relationship that you establish with a client to conduct
financial transactions or provide services related to those transactions. For
casinos, these relationships can be established within or outside of an account.

Account-based business relationship: You enter into a business relationship


when a client opens or holds an account with you. For a new or existing client
that has one or more accounts, the business relationship includes all transactions
and activities relating to those accounts.

Non-account-based business relationship: If your client does not have an


account, you enter into a business relationship when you conduct two or more
transactions in which you have to:

ascertain the identity of the individual or entity (see section 4); or


confirm the existence of a corporation or other entity (see section 4).

In such a case, the business relationship only includes transactions and related
activities for which you have to ascertain the identity of your client. See section 4
for more information on these transactions and activities.

Exceptions
The business relationship does not include any transaction or activity described
under "Certain types of accounts or transactions" in subsection 4.2, since these
transactions and activities do not require you to ascertain the identity of your
clients or to confirm the existence of a corporation or other entity.

A0000094 24-000112
Document released under the
Access to Information Act
The exceptions in this section do not apB^MM d la
transaction report. This means that the obligation to ascertain, the identity of your
client, subject to the circumstances des&ioVdH^
transactions that are exempt from the definition of business relationship. The
obligation to conduct ongoing monitoring of the business relationship with that
client would apply.

If you have a client without an account who conducts or attempts to conduct two
or more suspicious transactions, you still enter into a business relationship with
that client, even if you are unable to ascertain the identity of that client. This is
because suspicious transactions require you to take reasonable measures to
ascertain the identity of the client (subject to the circumstances described in
section 4.4), and so two or more of these transactions will trigger a business
relationship. You must treat this business relationship as high risk, and undertake
more frequent ongoing monitoring and updating of client identification
information, as well as any other appropriate enhanced measures.

Once the business relationship is established, you must also:

conduct ongoing monitoring of your business relationship with your client;


and
keep a record of the measures you take to monitor your business
relationship and the information you obtain as a result. See section 5.1 for
a description of what information you must keep for this record.

Ongoing monitoring
Ongoing monitoring means that you have to monitor your business relationship
with a client on a periodic basis. Use your risk assessment of the client with
whom you have a business relationship to determine how frequently you will
monitor that business relationship. You have to perform ongoing monitoring of
each business relationship to:

detect suspicious transactions that have to be reported;


keep client identification and the purpose and intended nature of the
business relationship up to date;
reassess the level of risk associated with the client's transactions and
activities; and
determine whether the transaction or activities are consistent with the
information previously obtained about the client, including the risk
assessment of the client.

In the context of monitoring on a periodic basis, your monitoring will vary


depending on your risk assessment of your client. As part of your ongoing
monitoring obligations, you must monitor all of your business relationships, and
you must monitor business relationships you consider high risk more frequently,

A0000094 25-000113
Document released under the
Access to Information Act
as well as update client identification in&trjaS^ d la
enhanced measures. . ., , ,
Loi sur Faeces a {"information
If as a result of your ongoing monitoring you consider that the risk of a money
laundering or a terrorist financing offence in a business relationship is high, your
risk assessment in your compliance regime must treat that client as a high risk. In
this case, you must conduct more frequent monitoring of your business
relationship with that client, update that client's identification information more
frequently, and adopt any other appropriate enhanced measures.

Guideline 4: Implementation of a Compliance Regime provides more information


about risk assessment requirements.

5.1 Business relationship record


When you enter into a business relationship with a client, you have to keep a
record of the purpose and intended nature of the business relationship. You also
have to review this information on a periodic basis and keep it up to date. This is
done to ensure that you continue to understand your client's activities over time
so that any changes can be used to assess or detect high risk transactions and
activities. This may lead you to increase the frequency of ongoing monitoring,
update their client identification information more frequently, and adopt any other
appropriate enhanced measures.

To obtain information on the purpose and intended nature of a business


relationship, you may wish to use the information you currently have about your
client in your business records, such as the record of intended use of an account.
If it's a new business relationship, one way of obtaining this information is to ask
your client.

6 Third Party Determination and Related Records

6.1 Third party determination

You have to make a third party determination when you have to keep any of the
following records:

Large cash transaction record


Whenever you have to keep a large cash transaction record (as
explained in subsection 3.2), you have to take reasonable measures to
determine whether the individual who gives you the cash is acting on
the instructions of a third party.

In this context, a third party is an individual or entity other than the


individual who conducts the transaction.

A0000094 26-000114
Document released under the
Access to Information Act
. casino disbursement repo^ocument divulgue en vertu de la
When you have to report a casino.disbursement (as explained irjL
subsection 3.8), you will havLtik$USso^&^reSs\Sk4 W101171311011
determine whether the individual who receives the disbursement is
acting on behalf of a third party.

In this context, a third party is an individual or entity who acts on the


instructions of an individual other than the one who receives the
disbursement.

Signature card or an account operating agreement (when opening


accounts)
Whenever you open an account and are required to keep a signature
card or an account operating agreement as explained in
subsection 3.4, you have to take reasonable measures to determine
whether the account is to be used by or on behalf of a third party.

In this context, a third party is an individual or entity, other than the


account holder or those authorized to give instructions about the
account, who directs what happens with the account.

When you are determining whether a "third party" is involved, it is not about who
"owns" the money, but rather about who gives instructions to deal with the
money. To determine who the third party is, the point to remember is whether the
individual in front of you is acting on someone else's instructions. If so, that
someone else is the third party.

In making a third party determination when employees are acting on behalf of


their employers, they are considered to be acting on behalf of a third party. The
only exception to this is when an employee deposits cash to the employer's
account. In that case, the employee is not considered to be acting on behalf of a
third party. This is true only if the account in which the employee deposits cash is
a business account.

Reasonable measures
What constitutes reasonable measures will vary in accordance with the context in
which they occur, and therefore could differ from one situation to the next.
However, reasonable measures would include retrieving the information already
contained in your files or elsewhere within your business environment, or
obtaining the information directly from the client.

You do not have to make any third party determination about an account if the
account holder is a financial entity or a securities dealer engaged in dealing in
securities in Canada.

A0000094 27-000115
Document released under the
Access to information Act
6.2 Third party records Document divulgue en vertu de la
If you determine that there is in fact a tr&^iSjrU/s e^Q^S^efy&mffiia UOn
to keep a record of the following information:
the third party's name, address and principal business or occupation;
if the third party is an individual, the third party's date of birth;
the incorporation number and place of incorporation if the third party is
a corporation; and
in the case of a large cash transaction, the nature of the relationship
between the third party and the individual who gives you the cash;
in the case of a casino disbursement, the nature of the relationship
between the third party and the individual who receives the
disbursement; or
in the case of a signature card or an account operating agreement, the
nature of the relationship between the third party and the account
holder. For examples of third party relationships, see field 18 of Part G
in the large cash transaction report.

For more information about recording business or occupation, see


subsection 3.2, under the heading "Contents of a large cash transaction record."

If you are not able to determine that there is in fact a third party, but you have
reasonable grounds to suspect that there are instructions of a third party
involved, you have to keep a record to indicate the following:
in the case of a large cash transaction, whether, according to the
individual giving the cash, the transaction is being conducted on behalf
of a third party;
in the case of a casino disbursement, whether, according to the individual,
the disbursement is being received on behalf of a third party; or
in the case of an account, whether, according to the individual
authorized to act for the account, the account will be used by or on
behalf of a third party.

This record must also indicate details of why you suspect the individual is acting
on a third party's instructions.

You do not have to keep the third party record described above for an account if
the following conditions are met:
the account is opened by a legal counsel, an accountant or a real
estate broker or sales representative; and
you have reasonable grounds to believe that the account is to be used
only for their clients.

If an account is for or on behalf of future and unknown clients, employees, etc., of


the individual or entity opening the account, you should keep a record indicating

A0000094 28-000116
Document released under tl
Access to Information Act
that the account is to be used by or for rfl)^rUfe^higK^i|rCi^QtiJsH^Dl t^l VrtU de la
time of account opening. , , ,w
Loi sur Faeces a {information
7 How Should Records Be Kept?
You should maintain an effective record-keeping system to enable FINTRAC to
have access to the records in a timely fashion. Your records have to be kept in
such a way that they can be provided to FINTRAC within 30 days of a request to
examine them.

For the requirements explained in this guideline, you can keep records in a
machine-readable or electronic form, as long as a paper copy can be readily
produced from it. For example, if you have a document imaging system, you do
not have to produce the original document for these purposes, as long as you
can print the imaged one.

The record keeping requirements explained in this guideline are about each
record to be kept. Your record keeping system can store the information required
for any one record separately, as long as you are able to readily retrieve and put
the information together for the record whenever necessary.

Also, if you keep records electronically that require a signature on them, such as
a signature card for example, an electronic signature of the individual who signed
the record has to be retained. An electronic signature means an electronic image
of the signature and does not include a personal identification number (PIN).

You are not required to keep a copy of the reports you make to FINTRAC (other
than the suspicious transaction report, as explained in subsection 3.9 and the
casino disbursement report, as explained in subsection 3.8), but you may choose
to do so. It is recommended that you keep the information that FINTRAC sends
you in the acknowledgement message about each report processed. This
provides the date and time the report was received along with its identification
number.

Timeframe for keeping records


In the case of signature cards, account operating agreements, and client credit
files, these records have to be kept for five years from the day of closing of the
account to which they relate. In the case of records to confirm the existence of an
entity (including a corporation), they have to be kept for five years from the day
the last business transaction was conducted.

In the case of a copy of a suspicious transaction report, the record has to be kept
for a period of at least five years following the date the report was made.

A0000094 29-000117
Document released under the
Access to Information Act
In the case of all other records, includinDQEQ^ B&rWWertU d6 le
records must be kept for a period of at least five years following the date they
were created. Loi sur Faeces a finformaiion
Employees or contractors who keep records for you
Your employees who keep records (as described in section 3) for you are not
required to keep those records after the end of their employment with you. The
same is true for individuals in a contractual relationship with you, after the end of
that contractual relationship. This means that you have to get and keep the
records that were kept for you by any employee or contractor before the end of
that individual's employment or contract with you.

8 Penalties for Non-Compliance


Failure to comply with your record keeping or client identification requirements
can lead to criminal charges against you. Conviction of failure to retain records
could lead to up to five years imprisonment, to a fine of $500,000, or both.
Alternatively, failure to keep records or ascertain the identity of clients can lead to
an administrative monetary penalty. For more information on penalties, you can
also consult the "Penalties for non-compliance" section of FINTRAC's website.

9 Comments?
These guidelines will be reviewed on a periodic basis. If you have any comments
or suggestions to help improve them, please send your comments to the mailing
address provided below, or by email to auidelines-liqnesdirectrices@fintrac-
canafe.gc.ca.

10 How to Contact FINTRAC


For further information on FINTRAC and its activities, reporting and other
obligations, please go to FINTRAC's website (http://www.fintrac-canafe.gc.ca) or
contact FINTRAC:

Financial Transactions and Reports Analysis Centre of Canada


234 Laurier Avenue West, 24th floor
Ottawa ON K1P1H7
Canada

Toll-free: 1-866-346-8722

A0000094 30-000118
6H-000-1 9600000V

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ai$ japun paseeiej iueiunooQ
Document released under
Access to Information Act
Document divulgue en vertu de la
.. , . LoLsurFaeces a {information
Ligne directrice 4 : Mise en oeuvre
d'un programme de conformite
Aout 2013

Le present document remplace la version precedente de la Ligne directrice 4 :


Mise en ceuvre d'un programme de conformite, publiee en mai 2011. On trouve
dans la presente version des renseignements sur les obligations qui entreront en
vigueur le 1er fevrier 2014 et qui visent a mieux verifier I'identite de vos clients et
comprendre les relations d'affaires connexes.

Table des matieres

1 Renseignements generaux 4
2 Qui doit mettre en oeuvre un programme de conformite? 5
2.1 Entites fi n a n c i e r e s 6
2.2 Societes et representants d'assurance-vie 6
2.3 Courtiers en valeurs mobilieres 7
2.4 Casinos 7
2.5 Secteur immobilier 8
2.6 Mandataires de Sa Majeste 9
2.7 Entreprises de services monetaires 9
2.8 Comptables et cabinets d'expertise comptable 10
2 . 9 N e g o c i a n t s e n m e t a u x p r e c i e u x e t p i e r r e s p r e c i e u s e s 11
2.10 Notaires publics et societes de notaires de la Colombie-Britannique 12
3 Qu'est-ce qu'un programme de conformite? 12
4 Nomination d'un agent de conformite 13
5 Politiques et procedures de conformite 14
6 Approche axee sur les risques 15
6.1 Evaluation des risques 16
6.1.1 Produits, services et modes de prestation 18
6.1.2 Emplacements geographiques 19
6.1.3 Autres facteurs pertinents 19
6.1.4 Les clients dans le contexte et hors du contexte de relations d'affaires
19
6.2 Attenuation des risques 21
6.2.1 Mesures pour attenuer les risques 21

A0000095 2-000120
Document released under the
A\ccess to Information Act
6 . 3 Te n i r a j o u r l e s r e n s e i g n e m e n t s s [ 3 i 3 t t C P ^ V r t U d l a
effectifs et les relations d'affaires 24
6.4 Controle continu des relations'd'afcfafte^
6.5 Situations a risques eleves pour certains secteurs 30
6.5.1 Entites fi n a n c i e r e s 30
6.5.2 Entites financieres et courtiers en valeurs mobilieres 32
6.5.3 Entites financieres, societes d'assurance-vie ou representants
d'assurance-vie et entreprises de services monetaires 32
7 Formation continue en matiere de conformite 32
8 Examen tous les deux ans 35
9 Approche de CANAFE a I'egard du controle de la conformite 37
10 Penalites prevues en cas de non-conformite 38
11 F a i t e s - n o u s p a r t d e v o s o b s e r v a t i o n s 39
12 Comment nousjoindre? 39
Annexe 1 : Produits, services, modes de prestation et emplacements
geographiques 40
Annexe 2 : Clients dans le contexte et hors du contexte de relations
d'affaires 44
Annexe 3 : Tableau devaluation des niveaux de risques 47

A0000095 3-000121
Document released under the
A ccess to Information Act

Document divulgue en vertu de la


1 Renseignements generaux LOI SUr FaCCeS 3 {Information
La Loi surle recyclage des produits de la criminalite etle financement des
activites terroristes (la Loi) institue des mecanismes visant a deceler et a
dissuader le blanchiment d'argent et le financement des activites terroristes. Elie
cherche egalement a faciliter les enquetes et les poursuites relatives aux
infractions commises dans ces deux domaines. Ces dispositions imposent
notamment des obligations de declaration, de tenue de documents,
d'identification des clients et de mise en ceuvre d'un programme de conformite
aux personnes et aux entites decrites a la partie 2.

Si vous etes I'une de ces personnes ou de ces entites, la presente ligne


directrice a ete e la bo re e dans le but de vous aider a mettre en oeuvre un
programme de conformite destine a assurer .'observation en matiere de
declaration, de tenue de documents et d'identification des clients.

La presente ligne directrice explique en un langage clair les situations les plus
courantes visees par la Loi et les reglements connexes. Preparee uniquement a
titre d'information, elie ne constitue pas un avis juridique et ne vise aucunement a
remplacer les textes legislatifs et reglementaires.

Pour de plus amples renseignements sur le blanchiment d'argent, le


financement des activites terroristes ou toute autre obligation en vertu de la Loi
et des reglements connexes, veuillez consulter les lignes directrices de la
presente serie:
Ligne directrice 1: Renseignements generaux - Explique en quoi
consistent le blanchiment d'argent et le financement d'activites terroristes,
y compris leur caractere transnational. Presente egalement les grandes
lignes des exigences legislatives et donne un apercu du mandat et des
responsabilites de CANAFE.
Ligne directrice 2: Operations douteuses - Fournit des explications sur la
declaration d'operations douteuses. Donne egalement des instructions sur
la facon de deceler les operations douteuses et presente des indicateurs
communs et sectoriels pouvant etre utiles lorsqu'on effectue ou evalue
des operations.
Ligne directrice 3: Declaration des operations douteuses it CANAFE -
Explique aux entites declarantes quand et comment faire des declarations
d'operations douteuses. Cette ligne directrice comporte deux versions,
chacune portant sur un mode de declaration different.
Ligne directrice 4: Mise en ceuvre d'un programme de conformite -
Explique I'exigence pour les entites declarantes de mettre en oeuvre un
programme visant a assurer le respect de leurs obligations en vertu de la

A0000095 4-000122
Document released under the
Access to Information Act
Loi sur le recyclage des produitsQeJaJ^Ti^ ^ VeiiU d
activites terroristes et des reglements connexes. , ,
. Ligne directrice 5: Declaration i^^^S^^f^^r^MQW^^^On
groupe terroriste - Explique aux entites declarantes quand et comment
faire des declarations de biens appartenant a un terroriste ou a un groupe
terroriste.
Ligne directrice 6: Tenue de documents et verification de I'identite des
clients - Explique aux entites declarantes en quoi consistent les
exigences de tenue de documents et de verification de I'identite des
clients auxquelles elles sont assujetties. Cette ligne directrice comporte
plusieurs versions, chacune a l'intention d'un secteur d'activite different.
Ligne directrice 7: Declaration des operations importantes en especes a\
CANAFE- Explique quand et comment faire des declarations relatives
aux operations importantes en especes. Cette ligne directrice comporte
deux versions, chacune portant sur un mode de declaration different.
Ligne directrice 8: Declaration des televirements a* CANAFE - Explique
quand et comment faire des declarations relatives aux televirements. II
existe trois versions de cette ligne directrice, selon le type de televirement
et la methode de declaration.
Ligne directrice 9 : Option de remplacement de la declaration relative aux
operations importantes en especes a" CANAFE - Explique quand et
comment les entites financieres peuvent choisir I'option de remplacement
de la declaration relative aux operations importantes en especes. Seules
les entites financieres peuvent exercer ce choix.
Ligne directrice 10 : Presentation des declarations relatives a* un
deboursement de casino a* CANAFE- Explique quand et comment faire
des declarations relatives a un deboursement de casino. Elie comporte
deux versions, selon la methode de declaration.

Pour obtenir de plus amples renseignements apres avoir lu I'une ou I'autre des
lignes directrices de la presente serie, veuillez composer le numero sans frais du
service national de renseignements de CANAFE, le 1-866-346-8722.

II se pourrait que vos politiques et vos procedures en matiere de conformite


prevoient des situations autres que celles decrites dans la presente ligne
directrice a des fins differentes de celles visant le respect de la Loi surle
recyclage des produits de la criminalite etle financement des activites terroristes.
Par exemple, les organismes de reglementation federaux ou provinciaux de votre
secteur peuvent vous demander de mettre en ceuvre des politiques et
procedures en matiere de conformite autres que celles enumerees dans cette
ligne directrice.

2 Qui doit mettre en oeuvre un programme de conformite?

A0000095 5-000123
'ocument released under the
LJK,

Access to Information Act


Si vous etes I'une des personnes ou debi.nt{1:esj(qu,on appelle entites P
declarantes) mentionnees ci-dessous, vpus etes tenu.de mettre enceuvrejjn
programme de conformite destine a assurenTObservatiohT^nrrh'atiere oe/7'I''Of7713110(1
declaration, de tenue de documents et d'identification des clients.

2.1 Entites financieres


Une entite financiere s'entend d'une banque (celles figurant aux annexes I ou II
de la Loi sur les banques) ou d'une banque etrangere autorisee quant a
I'exercice d'activites au Canada, d'une cooperative de credit, d'une caisse
populaire, d'une cooperative de services financiers, d'une centrale de caisses de
credit (lorsqu'elle offre des services financiers a quiconque n'est pas une entite
membre de la centrale de caisses de credit), d'une societe de fiducie et de pret,
ainsi que d'un mandataire de Sa Majeste qui se livre a I'acceptation de depots.

Filiales etrangeres et succursales a I'etranger


Si votre entite financiere possede des filiales etrangeres ou des succursales a
I'etranger qui sont situees dans un pays qui ne fait pas partie du Groupe d'action
financiere et qui exercent des activites semblables aux votres ou a celles d'une
societe d'assurance-vie ou d'un courtier en valeurs mobilieres, vous devrez vous
assurer que celles-ci elaborent des politiques et des procedures qui tiennent
compte de vos obligations en matiere de conformite ici au Canada. Si les lois du
pays ou vos filiales exploitent leurs activites interdisent le respect de ces
obligations, vous devrez tenir un document a cet effet. Veuillez consulter la Ligne
directrice 6G : Tenue de documents et verification de I'identite des clients pour
les entites financieres pour de plus amples renseignements.

2.2 Societes et representants d'assurance-vie

Une societe d'assurance-vie est une societe regie par une loi provinciate; une
societe d'assurance-vie ou societe d'assurance-vie etrangere est une societe
regie par la Loi sur les societes d'assurances. Un representant d'assurance-vie
est une personne ou une entite autorisee par licence, permis ou enregistrement
delivre aux termes d'une loi provinciate a prendre des arrangements pour la
conclusion de polices d'assurance-vie.

Si vous etes I'employe d'une personne ou d'une entite visee par ces exigences,
la responsabilite d'instaurer un programme de conformite revient a votre
employeur. A titre d'exemple, si vous etes un agent d'assurance-vie et que vous
etes a I'emploi d'une societe d'assurance-vie, la responsabilite d'instaurer un
programme de conformite revient a la societe d'assurance-vie. Si vous etes un
courtier d'assurance-vie ou un agent d'assurance-vie independant (c'est-a-dire
que vous n'etes pas un employe), il vous revient de mettre en ceuvre votre
propre programme de conformite.

A0000095 6-000124
Document released under
Access to information Act
Filiales etrangeres et succursales a lgt@eMTient diVUlQU fl VrtU d la

Groupe d'action financiere et qui exercent des activites semblables aux votres ou
a celles d'une entite financiere ou d'un courtier en valeurs mobilieres, vous
devrez vous assurer que celles-ci elaborent des politiques et des procedures qui
tiennent compte de vos obligations en matiere de conformite ici au Canada. Si
les lois du pays ou vos filiales exploitent leurs activites interdisent le respect de
ces obligations, vous devez tenir un document a cet effet. Veuillez consulter la
Ligne directrice 6A : Tenue de documents et verification de I'identite des clients
pour les societes d'assurance-vie etles representants d'assurance-vie pour de
plus amples renseignements.

2.3 Courtiers en valeurs mobilieres


Un courtier en valeurs mobilieres est une personne ou une entite autorisee en
vertu de la legislation provinciate a se livrer au commerce des valeurs mobilieres
ou d'autres instruments financiers, ou a la prestation de services de gestion de
portefeuille et de conseils en placement.

Si vous etes I'employe d'une personne ou d'une entite visee par ces exigences,
la responsabilite d'instaurer un programme de conformite revient a votre
employeur. A titre d'exemple, si vous etes a l'emploi d'une entite qui se livre au
commerce des valeurs mobilieres, la responsabilite d'instaurer un programme de
conformite revient a I'entite.

De meme, si vous etes le mandataire d'une personne ou d'une entite visee par
ces exigences, ou etes auto rise a agir pour le compte de celle-ci, c'est la
personne ou I'entite en question qui a la responsabilite de mettre en ceuvre un
programme de conformite.

Filiales etrangeres et succursales a I'etranger


Si votre courtier en valeurs mobilieres est une entite qui possede des filiates
etrangeres ou des succursales a i'etranger qui sont situees dans un pays qui ne
fait pas partie du Groupe d'action financiere et qui exercent des activites
similaires aux votres ou a celles d'une entite financiere ou d'une societe
d'assurance-vie, vous devrez vous assurer que celles-ci elaborent des politiques
et des procedures qui tiennent compte de vos obligations en matiere de
conformite ici au Canada. Si les lois du pays ou vos filiales exploitent leurs
activites interdisent le respect de ces obligations, vous devrez tenir un document
a cet effet. Veuillez consulter la Ligne directrice 6E: Tenue de documents et
verification de I'identite des clients pour les courtiers en valeurs mobilieres pour
de plus amples renseignements.

2.4 Casinos

A0000095 7-000125
Document released under the
Access to information Act
Les casinos vises sont ceux qui sont ai@i||M^UHItliSB^t>^^U^<9 6WMOT Vert U d
provincial, territorial ou federal et qui exercent leur activite dans un>tablissement .
permanent ou Ton peut jouera la rouletfejQ/de^jMW^
trouve une machine a sous autre qu'un appareil de loterie video.

Les organismes de bienfaisance enregistres peuvent etre auto rises a exercer


temporairement une activite a des fins caritatives. Si I'activite se deroule dans
I'etablissement d'un casino pendant au plus deux jours consecutifs, sous la
surveillance du casino, elie est presumee etre une activite du casino qui en
assure la supervision. Le casino est alors responsable du regime de conformite
et doit s'acquitter des autres obligations et exigences.

2.5 Secteur immobilier


Courtiers et agents immobiliers
Les courtiers et les agents immobiliers sont des personnes ou des entites
autorisees, par licence, permis ou enregistrement delivre aux termes d'une loi
provinciate, a vendre ou a acheter des biens immobiliers. L'exigence de declarer
les operations douteuses s'applique a eux lorsqu'ils agissent a titre d'agent dans
le cadre de I'achat ou de la vente de biens immobiliers. Cela comprend la vente
ou I'achat de terrains, batiments, maisons, etc.

Si vous etes un courtier ou un agent immobilier, ces exigences ne s'appliquent


pas a vous si vos activites se rapportent a la gestion immobiliere. Done, si vous
effectuez uniquement des transactions liees a la gestion immobiliere, comme la
location de biens immobiliers, sans vente ou achat, les exigences decrites dans
cette ligne directrice ne s'appliquent pas a vous.

Si vous etes I'employe d'une personne ou d'une entite visee par ces exigences,
la responsabilite d'instaurer un programme de conformite revient a votre
employeur. A titre d'exemple, si vous etes un agent immobilier a I'emploi d'un
courtier en immeubles, la responsabilite d'instaurer un programme de conformite
revient au courtier.

Promoteurs immobiliers
Un promoteur immobilier est une personne ou une entite, autre qu'un courtier ou
un agent immobilier, qui au cours d'une annee civile apres 2007, a vendu au
public, selon le cas :
au moins cinq maisons ou unites condominiales neuves;
au moins un immeuble commercial ou industriel neuf;
au moins un immeuble residentiel a logements multiples neuf contenant
cinq logements ou plus;
au moins deux immeubles residentiels a logements multiples neufs
contenant au total cinq logements ou plus.

A0000095 8-000126
Document released under the
Access to Information Act
Si vous etes un promoteur immobilier, l8c@tiim^^|^i^i|)k?HPlfeM|^s VettU d la
dans la presente ligne directrice s'appliquent a vous jgrsque vous yendez au
public, seion le cas: loi sur Faeces a iinformation
une maison neuve;
une unite condominiale neuve;
un immeuble commercial ou industriel neuf;
un immeuble residentiel a logements multiples neuf.

Si vous etes une entite qui est une personne morale, vous etes aussi un
promoteur immobilier peu importe que vous vendiez I'un des immeubles
ci- dessus pour votre propre compte ou pour celui d'une filiate ou d'une entite qui
est membre du meme groupe. Dans ce contexte, une entite est membre du
meme groupe qu'une autre entite lorsque I'une est entierement proprietaire de
I'autre ou lorsqu'elles sont toutes les deux sous la propriete exclusive d'une autre
entite.

2.6 Mandataires de Sa Majeste


Les mandataires de Sa Majeste sont des ministeres ou des mandataires de Sa
Majeste du chef du Canada ou d'une province. Si vous etes mandataire de Sa
Majeste et que vous vendez ou rachetez des mandats-poste dans le cadre des
services financiers que vous fournissez au public, vous avez I'obligation
d'instaurer un programme de conformite tel qu'explique dans la presente ligne
directrice.

Si vous acceptez des depots dans le cadre de la prestation de services


financiers au public, telle une caisse d'epargne provinciate, vous etes considere
comme une entite financiere (voir le paragraphe 2.1).

Si vous etes un mandataire de Sa Majeste qui vend au public des metaux


precieux, vous etes considere un negociant en metaux precieux et pierres
precieuses (voir le paragraphe 2.9).

2.7 Entreprises de services monetaires


Une entreprise de services monetaires est une personne ou une entite qui
exploite une entreprise et se livre a I'une ou I'autre des operations suivantes:
effectue des operations de change;
remet des fonds ou transmet des fonds par tout moyen ou par
I'intermediaire d'une personne, d'une entite ou d'un reseau de
televirement;
emet ou rachete des mandats, des cheques de voyage ou des titres
negociables semblables. Le rachat (c'est-a-dire I'encaissement) de
cheques libelles au nom d'une personne ou d'une entite est exclu de ces
operations.

A0000095 9-000127
Document released under the
Access to Information Act
II peut aussi s'agir de systemes paralleS@ap;e|ii^3^if|)i^^e3#|^y^ H Vi1U d6 13
hawala, hundi, chitti, etc. . ., , , _
Loi sur Faeces a {information
Si vous etes I'employe d'une entreprise de services monetaires, la responsabilite
d'instaurer un programme de conformite revient a votre employeur, soit a
I'exploitant de I'entreprise. De meme, si vous etes le mandataire d'une telle
entreprise, ou etes autorise a agir pour le compte de celle-ci, il revient a
I'entreprise en question de mettre en ceuvre un programme de conformite pour
les activites que vous exercez en son nom.

2.8 Comptables et cabinets d'expertise comptable


Un comptable est un comptable agree, un comptable general licencie ou un
comptable en management accredite. Un cabinet d'expertise comptable est une
entite qui exploite une entreprise de prestation de services d'expertise comptable
au public et qui compte au moins un comptable parmi ses associes, ses
employes ou ses gestionnaires.

Si vous etes un comptable ou un cabinet d'expertise comptable, vous devez


mettre en ceuvre un programme de conformite si vous exercez I'une ou I'autre
des activites suivantes pour le compte d'autrui (autre que votre employeur) ou si
vous donnez des instructions a I'egard d'une de ces activites pour le compte
d'autrui (autre que votre employeur):
la reception ou le paiement de fonds;
I'achat ou la vente de valeurs mobilieres, de biens immobiliers ou d'entites
ou d'actifs commerciaux;
le virement de fonds ou le transfert de valeurs mobilieres par tout moyen.

Vous etes egalement tenu de mettre en ceuvre un programme de conformite,


que vous receviez des honoraires professionnels dans I'exercice de I'une de ces
activites ou non. Toutefois, vous n'etes pas tenu de vous acquitter de cette
obligation en ce qui a trait aux honoraires professionnels memes.

Les activites plus haut ne comprennent pas celles exercees dans le cadre d'une
mission de verification, d'examen ou de compilation effectuee conformement aux
recommandations du Manuel de I'lnstitut canadien des comptables agrees (de
TICCA).

La prestation d'un conseil a un client, dans le cadre de la relation entre un


comptable et son client, ne constitue pas une instruction. Pour des precisions a
ce sujet, veuillez lire le bulletin d'interpretation de CANAFE n 2 qui se trouve
dans la categorie Publications generales a la page Publications du site Web
de CANAFE (http://www.canafe-fintrac.gc.ca).

10

A0000095 10-000128
Document released under the
Access to Information Act
Si vous offrez des services de syndic oiBgjsJtliWC^ CK#lMgit#&en VertU de la
I'insolvabilite, ces activites n'entratnent pas les exigences en matiere de
declaration. Pour des precisions a ce sujdpveSillez Ur^^fijUjSi^Bh 3imer'i^nK_iff_'?i7ST/O/?
de CANAFE n 7 qui se trouve a partir de la categorie Publications generales
a la page Publications du site Web de CANAFE.

Si vous etes I'employe d'une personne ou d'une entite visee par ces exigences,
la responsabilite d'instaurer un programme de conformite revient a votre
employeur. A titre d'exemple, si vous etes un comptable a I'emploi d'un cabinet
d'expertise comptable, la responsabilite d'instaurer un programme de conformite
revient au cabinet.

De meme, si vous etes le mandataire d'une personne ou d'une entite visee par
ces exigences, ou etes autorise a agir pour le compte de celle-ci, c'est la
personne ou I'entite en question qui a la responsabilite de mettre en oeuvre un
programme de conformite.

2.9 Negociants en metaux precieux et pierres precieuses

Un negociant en metaux precieux et pierres precieuses est une personne ou une


entite qui achete ou vend des metaux precieux, des pierres precieuses ou des
bijoux dans le cadre de ses activites commerciales. Les metaux precieux
comprennent Tor, I'argent, le palladium ou le platine sous forme de pieces de
monnaies, de barres, de lingots, de granules ou sous toute autre forme
semblable. Les pierres precieuses comprennent les diamants, les saphirs, les
emeraudes, lestanzanites, les rubis et les alexandrites. Un bijou est un objet fait
d'or, d'argent, de palladium, de platine, de pedes ou de pierres precieuses
destine a etre porte comme parure personnelle.

Si vous etes un negociant en metaux precieux et pierres precieuses, les


exigences de declaration expliquees dans la presente ligne directrice
s'appliquent a vous lorsque vous vous livrez a I'achat ou a la vente de metaux
precieux, de pierres precieuses ou de bijoux pour une somme de 10 000 $ ou
plus au cours d'une seule operation. Toutefois, vous n'etes pas assujetti aux
exigences de declaration lorsque vous achetez ou vendez, directement ou non,
des metaux precieux, des pierres precieuses ou des bijoux pour fabriquer des
bijoux, pour extraire des metaux precieux ou des pierres precieuses d'une mine,
ou pour tailler ou polir des pierres precieuses.

Un mandataire de Sa Majeste (soit un ministere gouvernemental ou un


mandataire de Sa Majeste du chef du Canada ou d'une province) est considere
un negociant en metaux precieux et pierres precieuses lorsqu'il vend au public
des metaux precieux pour une somme de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule
operation.

il

A0000095 11-000129
Document released under the
Access to Information Act
2.10 Notaires publics et societes;d&;notaifMi9eJI^Cb[9m-6i@n VQftU d
Britannique ^0; $uf /'acCgS g {information
Un notaire public de la Colombie-Britannique designe une personne qui est
membre de la Society of Notaries Public of British Columbia. Une societe de
notaires de la Colombie-Britannique designe une entite qui exploite une
entreprise de prestation de services notariaux au public dans la province de la
Colombie-Britannique selon le Notaries Act de cette province.

Si vous etes un notaire public de la Colombie-Britannique ou une societe de


notaires de la Colombie-Britannique, I'obligation de mettre en oeuvre un
programme de conformite s'applique a vous lorsque vous exercez I'une des
activites suivantes pour le compte d'autrui (autre que votre employeur) ou
lorsque vous donnez des instructions a regard d'une de ces activites pour le
compte d'autrui (autre que votre employeur):
la reception ou le paiement de fonds (autres que ceux recus ou payes a
titre d'honoraires, de debours, de depenses ou de cautionnement);
I'achat ou la vente de valeurs mobilieres, de biens immobiliers, d'actifs
commerciaux ou d'entites;
le virement de fonds ou le transfert de valeurs mobilieres par tout moyen.

3 Qu'est-ce qu'un programme de conformite?

La mise en ceuvre d'un programme de conformite est une exigence prevue par la
loi et constitue une bonne pratique d'affaires pour quiconque est assujetti a la Loi
et aux reglements connexes. Un programme bien concu, bien applique et bien
controle ne peut que faciliter le respect des obligations imposees par la loi.
Comme toutes les personnes et les entites n'operent pas de la meme facon, le
programme de conformite de chacune d'elles devra etre personnalise en fonction
de ses besoins particuliers. II devrait refleter la nature, I'ampleur et la complexite
de vos activites.

Si vous etes membre d'une association oeuvrant au sein de votre secteur


d'activite, vous voudrez peut-etre verifier aupres d'elle s'il est possible d'obtenir
de I'information sur la mise en ceuvre d'un programme de conformite. Vous
pourriez aussi communiquer avec I'organisme de reglementation de votre
secteur.

Votre programme de conformite doit comprendre les elements suivants :


la nomination d'un agent de conformite (voir la partie 4);
I'elaboration et Papplication de politiques et de procedures destinees a
assurer le respect de la Loi et des reglements connexes. Ces politiques et
procedures doivent etre consignees par ecrit et tenues a jour. Si vous
etes une entite, elles devront egalement etre approuvees par un cadre
dirigeant (voir la partie 5);
12

A0000095 12-000130
Document released under the
Access to Information Act
. une evaluation des risques en m|$eX^ffi#hlrtiejii^giL^e!l VeftU d la
financement d'activites terroristes et des documents connexes, tainsj que
la documentation et la mise en c&iiZre o^indsSe^@&n3BUo^^l7iatl0n
s'occuper de ces risques (voir la partie 6);
si vous avez des employes, des mandataires ou si d'autres personnes
sont habilitees a agir en votre nom, .'elaboration d'un programme de
formation continue a leur intention. Celui-ci doit etre consigne par ecrit et
tenu a jour (voir la partie 7);
un examen de ces politiques et de ces procedures afin d'en verifier
I'efficacite. Cet examen doit comprendre vos politiques et procedures,
votre evaluation des risques en matiere de blanchiment d'argent et de
financement des activites terroristes et votre programme de formation. De
plus, I'examen devra etre effectue tous les deux ans (voir la partie 8).

Ces cinq elements sont essentiels a la mise en place et au maintien d'un


systeme efficace de controle interne.

4 Nomination d'un agent de conformite


La personne que vous nommerez comme agent de conformite sera chargee de
la mise en ceuvre de votre programme de conformite. Elie devrait avoir les
pouvoirs et les ressources necessaires pour s'acquitter efficacement de ses
obligations. Selon la nature de votre entreprise, votre agent de conformite devrait
rendre des comptes regulierement au conseil d'administration ou a la haute
direction, ou encore au proprietaire de I'entreprise ou au chef des operations.

Si vous etes une petite entreprise, votre agent de conformite pourrait etre un
cadre superieur, le proprietaire de I'entreprise ou son exploitant. Si vous etes un
particulier, vous pouvez assumer vous-meme ces responsabilites ou decider de
nommer quelqu'un d'autre a ce poste pour avoir de I'aide dans la mise en ceuvre
de votre programme de conformite.

Dans le cas des grandes entreprises, I'agent de conformite devrait occuper un


poste de haut niveau et pouvoir interagir directement avec la haute direction et le
conseil d'administration. Qui plus est, ce serait une bonne pratique de gestion de
faire en sorte que I'agent de conformite ne participe pas directement aux activites
de reception, de virement et de versement de fonds.

Pour assurer I'uniformite et .'application continue de votre programme de


conformite, votre agent de conformite pourra choisir de deleguer certaines
fonctions a d'autres employes. Par exemple, il pourrait charger une personne
travaillant dans un bureau local ou une succursale de voir a la mise en ceuvre
adequate des mesures de conformite a cet endroit. Toutefois, lorsqu'il y a
delegation de fonctions, la mise en oeuvre du regime de conformite demeure la
responsabilite de I'agent de conformite.
13

A0000095 13-000131
Document released under i 1^

Access to Information Act


5 Politiques et procedures decSiiCoBMIftSient divulgue eil veftu d la
Un programme de conformite efficace oeiQ^sseVparS'ffrfee^n fimceke'OI 1713lUCr /
politiques et de procedures de conformite et refleter votre determination a
prevenir, a deceler et a regler les cas de non-conformite. Votre programme de
conformite doit comprendre des politiques et des procedures consignees par
ecrit permettant d'evaluer les risques de blanchiment d'argent et de financement
d'activites terroristes que presentent vos activites.

Le niveau de details de ces politiques et de ces procedures dependra de vos


besoins et de la complexity de votre entreprise. II dependra egalement du risque
que vous courez d'etre expose a des manoeuvres de blanchiment d'argent ou de
financement d'activites terroristes. Veuillez consulter la partie 6 pour de plus
amples renseignements sur I'approche axee sur les risques.

Par exemple, les politiques et les procedures d'une petite entreprise peuvent etre
moins detaillees et plus simples que celles d'une banque de taille importante.
Toutefois, vos politiques et procedures doivent etre consignees et mises a jour,
que vous soyez une petite entreprise, une personne ou une entite. Plusieurs
facteurs peuvent justifier une mise a jour, aussi frequente que necessaire, de vos
politiques et procedures, notamment des modifications apportees a la legislation,
des questions de non-conformite ou la mise en marche de nouveaux services ou
produits.

De plus, si vous etes une entite, vos politiques et procedures doivent etre
approuvees par un cadre dirigeant. Le cadre dirigeant d'une entite peut etre
I'administrateur, le premier dirigeant, le directeurde I'exploitation, le president, le
secretaire, le tresorier, le controleur, le directeur financier, le comptable en chef,
le verificateur en chef, I'actuaire en chef ou toute autre personne qui remplit ces
fonctions. Cela peut comprendre egalement tout autre dirigeant qui releve
directement du conseil d'administration, du premier dirigeant ou du directeur de
I'exploitation de I'entite.

II est important que vos politiques et vos procedures de conformite soient


clairement communiquees a tous ceux de votre entreprise qui sont appeles a
traiter avec des clients ou a avoir connaissance de I'existence de biens
appartenant a des clients ou etant a leur disposition, directement ou non, et
qu'elles soient bien comprises et appliquees par eux. Cette obligation touche
egalement tous ceux qui travaillent dans les domaines de ('identification des
clients, de la tenue de documents et du traitement des divers types d'operations
sujettes a declaration aupres de CANAFE. Chacune de ces personnes doit
recevoir suffisamment d'information pour pouvoir effectuer et conclure
adequatement des operations, tout en sachant verifier I'identite des clients et
tenir les documents requis.

14

A0000095 14-000132
Document released under the
Access to Information Act
Ces personnes doivent egalement savcfB^aj^l^ de
niveau de vigilance au moment d'executer des operations, par exempJe. lorsqu'il
s'agit de traiter avec des pays ou des tda^fr^dt'&C^B^SbSk eXUMOd^TiatiOn
programmes de lutte contre le blanchiment d'argent ou le financement d'activites
terroristes adequats et respectant les normes internationales. Vous trouverez
plus de renseignements sur ce sujet au paragraphe 6.1.2 et a I'annexe 1.

Vos politiques et vos procedures de conformite devraient couvrir, a tout le moins,


toutes les obligations de declaration, de tenue de documents, d'identification des
clients, devaluation et d'attenuation des risques qui s'appliquent a vous. Par
exemple, si vous devez satisfaire a des obligations de declaration de biens
appartenant a un groupe terroriste ou de declaration d'operations douteuses
liees au financement d'activites terroristes, vos politiques et vos procedures
devraient comprendre la verification des listes publiees a cet effet au Canada.
Elles sont disponibles dans le site Web du Bureau du surintendant des
institutions financieres, a http://www.osfi-bsif.gc.ca. sous la rubrique Listes
d'entites terroristes et sanctions .

Bien que les dirigeants et les cadres superieurs ne participent pas


necessairement aux activites quotidiennes visant la conformite, ils doivent
neanmoins bien saisir la teneur des obligations que la loi leur impose ainsi qu'a
leur personnel et a I'entite elle-meme.

6 Approche axee sur les risques


Votre programme de conformite doit comprendre une evaluation en fonction de
vos besoins des risques de blanchiment d'argent et de financement d'activites
terroristes et la documentation connexe. Cette obligation s'ajoute a celles
concernant la verification de I'identite du client, la tenue de documents et la
declaration de certaines operations. L'approche axee sur les risques est un
processus qui vous permet de cibler et de mesurer les risques importants de
blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes et d'elaborer des
strategies afin de les attenuer.

Les renseignements recueillis dans le cadre de I'obligation actuelle concernant la


verification de I'identite des clients serviront de base a cette approche. Toutefois,
lorsqu'il sera necessaire de faire preuve de diligence raisonnable, un des
principes de l'approche axee sur les risques sera d'allouer vos ressources de
facon a attenuer ces risques pour qu'ils atteignent un niveau acceptable pour
vous. Vous devez determiner ce qui est acceptable pour vous, en tenant compte
de la nature de chaque produit et service, des emplacements geographiques ou
vous exercez vos activites et des relations d'affaires que vous avez avec vos
clients.

15

A0000095 15-000133
Document released under the
Access to Information Act
L'approche de la gestion des risques etBe@@6{jir^^tt^y^cg^ VeiiU d la
requiert le leadership et I'engagement de la haute direction enversja detedtion et
la dissuasion du blanchiment d'argent eLi0AiS6_grfe3^
En dernier ressort, les decisions concernant les politiques, les procedures et les
processus permettant d'attenuer et de controler les risques de blanchiment
d'argent et de financement d'activites terroristes relevent de la haute direction de
I'entreprise.

Qu'est-ce qu'une approche axee sur les risques?


Dans le contexte du blanchiment d'argent et du financement des activites
terroristes, une approche axee sur les risques est formee des elements
suivants :
par I'entremise de certains facteurs, revaluation des risques que
presentent les activites de votre entreprise;
I'attenuation des risques afin de mettre en oeuvre certaines mesures
pour attenuer les risques cibles;
le fait de tenir a jour les renseignements sur I'identite des clients, et si
votre secteur est tenu de le faire, les renseignements concernant les
beneficiaires effectifs et les relations d'affaires;
le controle continu des relations d'affaires (cet element s'applique a tous
les secteurs, a I'exception des negotiants en metaux precieux et en
pierres precieuses, pour qui la surveillance accrue n'est obligatoire que si
la relation d'affaires presente un risque eleve).

Ces elements, ainsi que d'autres obligations pour certains secteurs, sont
expliques davantage aux paragraphes 6.1 a 6.5.

6.1 Evaluation des risques


Une evaluation des risques est une analyse des menaces et des faiblesses
possibles en matiere de blanchiment d'argent et de financement d'activites
terroristes que presentent vos activites. La complexite de cette evaluation varie
selon la taille de votre entreprise et selon certains facteurs de risque.

Lors d'une evaluation des risques, vous devriez consulter la Ligne directrice 1:
Renseignements generaux pour de plus amples renseignements sur le
blanchiment d'argent et le financement d'activites terroristes et la Ligne directrice
2: Operations douteuses pour obtenir d'autres indicateurs communs et propres a
vos produits et services. Vous devriez aussi tenir compte de la profession de vos
clients, de leurs activites, de leurs antecedents financiers et de leurs tendances
en matiere d'investissement. Cette information peut vous permettre d'effectuer
plus facilement une evaluation des risques. Les associations d'industries ou les
organismes de reglementation peuvent aussi offrir des lignes directrices pour
vous aider dans ce domaine.

16

A0000095 16-000134
Document released under the
n u voess
v to Information Act
Vous devez documentor les facteurs si^tCtl^1 t^rfe^l^iJcl^ Vi1u de la
de votre evaluation : . t
. vos produits et services et les m^e^dS^restfaftSQiffefeS /7/7 70/7773tlOll
remplacement geographique des lieux ou vous et vos clients exercez vos
activites;
d'autres facteurs pertinents relatifs a votre entreprise;
vos clients et les relations d'affaires que vous entretenez avec eux.

Vous pouvez effectuer revaluation des risques de votre entreprise en deux


eta pes:
Etape 1 : Evaluation des risques d'affaires lies a vos produits, services,
leurs modes de prestation ainsi que remplacement geographique ou vous
exercez vos activites.
Etape 2 : Evaluation des risques lies aux relations d'affaires que vous
avez avec vos clients, y compris les produits et services qu'ils utilisent
ainsi que les emplacements geographiques ou ils exercent leurs activites.

Pour vous aider a evaluer les produits, les services, les modes de prestation et
les emplacements geographiques qui peuvent poser un risque eleve de
blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes, nous avons
dresse une liste de verification (consultez I'annexe 1) ainsi qu'un tableau des
risques (consultez I'annexe 3).

De meme, dans le cas des clients a I'interieur ou a I'exterteur du contexte d'une


relations d'affaires qui pourraient poser un risque eleve de blanchiment d'argent
ou de financement d'activites terroristes, nous avons dresse une liste de
verification des categories de risque les plus communes (consultez i'annexe 2 et
le paragraphe 6.1.4 pour de plus amples renseignements).

Les listes de verification des annexes 1 et 2 fournissent des exemples afin de


faciliter revaluation des facteurs ci-dessus. Cependant, votre evaluation des
risques doit se faire en fonction de vos besoins particuliers d'affaires, ce qui
signifie qu'une evaluation plus detaillee que les listes de verification peut s'averer
necessaire. Vous pouvez personnaliser les listes ou vous pouvez utiliser une
methode differente ou tout autre outil. Par exemple, vous pouvez etablir des
groupes de clients qui presentent differentes caracteristiques de risque (par
exemple les produits utilises, les emplacements geographiques, les volumes
d'operations, les secteurs d'activites, la duree de la relation ou d'autres facteurs
que vous avez cibles). Vous pouvez ensuite ponderer les differents groupes
selon les risques de blanchiment d'argent ou de financement d'activites
terroristes qu'ils presentent.

Votre evaluation du risque peut vous permettre de cibler des situations posant
des risques eleves pour lesquelles des mesures d'attenuation et une surveillance

17

A0000095 17-000135
Document released under the
Access to Information Act
peuvent etre necessaires. Veuillez condlr/J^^ d'
plus amples renseignements. , ,, , , . ^
loi sur Faeces a {information
Une evaluation des risques exige de vos employes qu'ils connaissent bien vos
activites et qu'ils fassent preuve de jugement afin d'evaluer les risques de
blanchiment d'argent et de financement d'activites terroristes en vertu de chacun
des facteurs et dans le cadre de Pensemble qu'ils torment, devaluation des
risques n'est pas statique et devra etre modifiee au fil du temps. Si vous etes une
entite financiere ou un courtier en valeurs mobilieres, vous avez d'autres
obligations en ce qui a trait a ('evaluation des risques. Veuillez consulter le
paragraphe 6.5 pour de plus amples renseignements.

6.1.1 Produits, services et modes de prestation


Vous devez etre vigilant et reconnattre les produits, les services, ou un ensemble
des deux, qui peuvent poser un risque eleve de blanchiment d'argent ou de
financement d'activites terroristes. Les produits et les services legitimes peuvent
servir a masquer I'origine illicite des fonds, a deplacer des fonds afin de flnancer
des activites terroristes ou a dissimuler la veritable identite des proprietaires ou
des beneficiaires des produits et services. Les produits et services qui peuvent
faciliter le mouvement et la conversion de biens par I'entremise du systeme
financier peuvent poser un risque eleve. Par exemple, ils peuvent comprendre la
vente d'un bien d'une grande valeur, suivi de remission d'un cheque au porteur
et du depot du cheque dans le compte d'une autre personne. Une telle operation,
reliee au blanchiment d'argent, est difficile a detector et a suivre.

De plus, vous pouvez consulter la liste de services cibles par les organismes de
reglementation, les auto rites gouvernementales ou d'autres sources sures
comme pouvant poser un risque eleve de blanchiment d'argent ou de
financement d'activites terroristes, par exemple, les services de correspondant
bancaire international, les services bancaires aux particuliers ou les services
d'echange et de livraison de billets de banque et de metaux precieux.

Vous devez tenir compte, en fonction de vos besoins, des modes de prestation
utilises pour vos produits ou services. Dans notre monde economique et sur
notre marche mondial, de nombreux modes de prestation ne necessitent pas de
contact en personne entre vous et le client (par exemple, .'Internet, le telephone
ou le courriel) et fonctionnent a toute heure du jour ou de la nuit, sept jours par
semaine, de presque partout dans le monde. Plus le client est eloigne, plus il est
probable que vous devrez vous fier a un tiers pour lui livrer votre produit ou votre
service. Cet eloignement peut egalement servir a masquer la veritable identite du
client ou du beneficiaire et peut presenter un risque eleve.

De plus, vous devriez porter une attention particuliere aux nouveaux services,
aux services novateurs ou aux nouveaux modes de prestation que vous pouvez
utiliser pour livrer votre produit ou service.

18

A0000095 18-000136
Document released under the
Access to Information Act
6.1.2 Emplacements geographiques DOCLHlient di'VUlOU Bfi VertU de la
Vous devez mesurer, en fonction de vos besoins, le risque potentieYde.
blanchiment d'argent ou de financemerujdlactiS^
remplacement geographique a partir duquel vous exercez vos activites. Selon
vos activites et operations, remplacement geographique peut varier et
comprendre votre environnement immediat, que ce soit un emplacement unique,
rural ou urbain, au sein d'une province ou d'un territoire, ou plusieurs
competences (territoire de constitution) au Canada (nationale) ou a I'etranger
(internationale).

Par exemple, une entite d'envergure qui exerce ses activites au sein de
differentes competences nationales peut personnaliser le facteur d'emplacement
geographique afin de signaler les emplacements urbains reconnus comme
pouvant poser un risque plus eleve de crime, et les autres emplacements ruraux,
qui posent un risque moindre. Les entites plus petites qui limitent leurs activites a
un seul emplacement geographique ou secteur ne sont pas tenues de faire cette
distinction.

6.1.3 Autres facteurs pertinents


Vous devez tenir compte, en fonction de vos besoins, de differents facteurs
pertinents pour votre entreprise ou votre secteur. Par exemple, vous pouvez offrir
des produits ou des services qui peuvent etre utilises pour convertir des fonds en
liquidites, comme les porte-monnaie electroniques, les services de paiement sur
Internet ou par telephone cellulaire. Vos activites peuvent egalement mieux se
prefer au blanchiment d'argent ou au financement des activites terroristes.

La Ligne directrice 1: Renseignements generaux et la Ligne directrice 2:


Operations douteuses comprennent de plus amples renseignements sur le
blanchiment d'argent et le financement d'activites terroristes et peuvent vous
aider lors de votre evaluation des risques. Vous devriez egalement effectuer une
evaluation lorsque differents facteurs deviennent pertinents, comme les risques
que peuvent poser certaines innovations technologiques ou I'emergence de
nouvelles technologies.

6.1.4 Les clients dans le contexte et hors du contexte de relations d'affaires


L'information qui suit ne vise pas a vous interdire d'effectuer des operations avec
des clients potentiels, mais a vous permettre de gerer efficacement les risques
potentiels de blanchiment d'argent et de financement d'activites terroristes.

Vous devez egalement tenir compte de la nature et des activites de vos clients et
des relations qu'ils entretiennent avec vous afin de determiner le niveau de
risque de blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes. Cela
signifie que vous devez connaTtre vos clients pour effectuer une evaluation des
risques. ConnaTtre vos clients ne se limite pas a verifier leur identite ou a tenir
des documents. II s'agit de comprendre qui sont les clients, y compris les
19

A0000095 19-000137
Document released under the
Access to Information Act
activites qu'ils exercent, le modele de lew-sppe^ d 13
affaires, et ainsi de suite. Selon votre secteur, d'autres elements, tels,que .
I'importance des biens de vos clients ou des 'operations! coficerhees, peuveWlTiailOil
etre pertinents. Vous devriez considerer les clients que vous ne connaissez pas
comme etant plus a risque que ceux que vous connaissez.

Clients dans le contexte de relations d'affaires


Vous devez effectuer une evaluation du risque pour tous les clients avec
lesquels vous entretenez une relation d'affaires, ce qui ne signifie pas
necessairement que vous devez effectuer une evaluation personnalisee pour
chaque client; vous pouvez plutot etablir des profils de risque de portee plus
generate, par exemple, constituer des groupes de clients qui presentent
differentes caracteristiques de risque. Cependant, dans le cas des clients a
risque eleve se situant dans le contexte d'une relation d'affaires, vous devez
hausser la frequence du controle continu et de la mise a jour des
renseignements sur I'identite du client et prendre les mesures plus rigoureuses
qui s'imposent, le cas echeant.

Vous entretenez une relation d'affaires avec un client lorsqu'il ouvre un compte
ou effectue deux operations ou plus avec vous qui vous obligent a verifier son
identite, que ces operations soient reliees les unes aux autres ou non. Vous
devez evaluer le risque des clients dans le cadre des relations d'affaires
nouvelles et existantes.

Vous devez effectuer une evaluation du risque au debut de la relation d'affaires,


meme si le profil de risque complet de la relation ne pourra devenir evident que
lorsque vous aurez exerce une surveillance contenue de ces clients.. Toutefois,
les mesures liees a la verification de I'identite du client et a la collecte de
renseignements devraient etre suffisamment rigoureuses pour vous fournir
I'information requise aux fins de votre evaluation du risque et ce, meme au debut
d'une relation d'affaires.

Lorsque vous evaluez le risque que presente une relation d'affaires, tenez
compte de sa duree, des activites, du nombre de comptes (le cas echeant) ainsi
que des produits et services utilises. Vous pourriez aussi envisager les tiers qui
pourraient intervenir dans la relation d'affaires, en raison de leur incidence sur le
risque si vous etes tenu d'effectuer une determination quant au tiers. De plus,
vous devez tenir compte des beneficiaires effectifs de I'entite dans votre
evaluation des risques si vous etes tenu d'obtenir ces renseignements. Veuillez
consulter la ligne directrice 6 de votre secteur pour de plus amples
renseignements sur les obligations concernant la determination quant au tiers et
les obligations concernant les beneficiaires effectifs.

Effectuer une operation pour laquelle un client agit pour le compte d'un tiers au
sujet duquel il ne sait rien peut vous amener a considerer ce client comme un

20

A0000095 20-000138
Document released under the
Access to Information Act
risque eleve. De meme Jorsqu'un dien^ VeftU de 13
pas les beneficiaires effectifs de I'entite (comme le nom des administrate up de
I'entite ou des personnes qui la contrdleypcefi(rjeW
ce client presente un risque eleve.

Dans les cas ou vous devez verifier si votre client est un etranger politiquement
vulnerable et que la reponse est affirmative, vous devez considerer le client
comme posant un risque eleve. Veuillez consulter la definition d'etranger
politiquement vulnerable a I'annexe 2.

Si votre controle continu vous amene a considerer qu'une relation d'affaires


presente un risque eleve d'infraction liee au blanchiment d'argent ou au
financement d'activites terroristes, votre evaluation du risque doit souligner le
risque eleve que pose ce client selon votre regime de conformite. En pareil cas,
vous devez hausser la frequence de la surveillance que vous exercez sur votre
relation d'affaires avec ce client, mettre a jour plus frequemment les
renseignements sur I'identite du client et adopter les autres mesures plus
rigoureuses qui s'imposent, le cas echeant.

Vous devriez tenir compte de toutes les circonstances inhabituelles, de


I'utilisation intensive d'especes ou de tout autre indicateur de risque eleve
potentiel.

Clients hors du contexte de relations d'affaires


Lorsque vos relations avec un client se limitent a une seule operation, que le
client n'a pas de compte et qu'il n'ouvre pas de compte, il ne s'agit pas d'une
relation d'affaires mais vous devez quand meme effectuer une evaluation du
risque pour le client en question. De plus, si vous soupconnez que I'operation est
liee a une infraction de blanchiment d'argent ou de financement d'activites
terroristes, vous devez en informer CANAFE, conformement a la Ligne directrice
3 : Declaration des operations douteuses a* CANAFE.

6.2 Attenuation des risques

L'attenuation des risques signifie la mise en ceuvre de mesures pour limiter les
risques potentiels de blanchiment d'argent et de financement d'activites
terroristes que vous avez cibles dans le cadre de votre evaluation des risques
afin de les conserver a un niveau qui vous est acceptable. Dans le cadre de
votre programme de conformite, lorsque votre evaluation vous permet d'etablir
que les risques sont eleves, vous devez rediger et mettre en ceuvre des
strategies d'attenuation des risques (des politiques et des procedures concues
pour attenuer les risques eleves) afin de les contrer.

6.2.1 Mesures pour attenuer les risques

21

A0000095 21-000139
document reieasea unaer xne
Access to Information,Act
Vous devez integrer des mesures d'attenuation des risques aux politiques et ;. y ;''" i ;
procedures que vous avez redigees. Voici un resume,des differentesmesgres ..
d'attenuation que vous pouvez utiliser dariiife.leMfeide1v3^iques eT?f Of/7731/O/I
procedures en matiere de conformite.

Dans toutes les situations, vous devriez envisager les controles internes
suivants :
porter une attention particuliere aux activites (produits et services, clients
et relations d'affaires, emplacements geographiques et tout autre facteur
pertinent) qui risquent davantage d'etre exploiters par des blanchisseurs
de fonds et des criminels;
aviser la haute direction des initiatives en matiere de conformite, des
lacunes en la matiere et des mesures correctives adoptees, et des
declarations d'operations douteuses transmises;
assurer une continuity de programme, malgre les changements
concernant la direction, les employes ou la structure;
viser a respecter toutes les obligations reglementaires en matiere de
tenue de documents et de declaration, les recommandations pour assurer
la conformite aux mesures de lutte contre le blanchiment d'argent et le
financement d'activites terroristes, et fournir des mises a jour en temps
opportun afin de tenir compte des modifications apportees aux
obligations;
cibler de facon opportune les operations devant etre declarees et veilJer a
soumettre les declarations requises;
integrer la conformite aux mesures de lutte contre le blanchiment d'argent
et le financement d'activites terroristes aux descriptions de travail et aux
evaluations de rendement des employes concernes;
pourvoir a une supervision adequate des employes qui effectuent les
operations en especes, remplissent les declarations, supervisent les
operations douteuses ou participent a toute autre activite faisant partie du
programme de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement
d'activites terroristes.

Voici des exemples de mesures que vous pouvez prendre pour attenuer les
risques:
etre plus vigilant face aux situations posant un risque eleve a I'echelle des
activites de votre entite;
hausser la frequence du controle continu des operations ou des relations
d'affaires;
porter I'approbation a un niveau superieur pour I'ouverture d'un compte ou
I'etablissement de relations d'affaires, meme si vous n'etes pas tenu de le
faire (voir d'autres obligations pour certains secteurs au paragraphe 6.5);
rehausser le niveau des mesures de controle et d'examen continus des
relations d'affaires;

22

A0000095 22-000140
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Access to Information Act
examiner vos propres mesures cgkjgrjtjjfli|)@ti1<t CliMWitJa3teW VeiilJ de 13
d'avoir:
o u n p e r s o n n e l a y a n t d e s r a f y S r t s S i e Va i i c ^ ^ S s ^ ' r f e i a fi t e ^ a 11 0 I I
et une responsabilisation bien definis;
o une separation adequate des taches (par exemple, un employe qui
ouvre un compte pour un client ne doit pas etre habilite a en
approuver aussi I'ouverture, car cette autorisation est la
responsabilite d'une autre personne dans I'organisation);
o des procedures adequates d'autorisation (par exemple, un employe
qui effectue une operation dont le montant depasse un certain seuil
doit suivre une procedure afin d'obtenir d'une autre personne dans
I'organisation .'approbation necessaire quant a I'operation);
o des examens internes pour valider les processus devaluation des
risques.

Vous pouvez aussi adopter des mesures supplementaires, comme :


demander des renseignements supplementaires afin de verifier I'identite
du client ou de celle des beneficiaires effectifs de I'entite;
obtenir des renseignements supplementaires, au-dela des exigences
minimales, sur la nature e scorn ptee et I'objet de la relation d'affaires, y
compris une prevision du nombre et du type d'operations;
obtenir des renseignements supplementaires documentes sur la source
des fonds et I'accumulation des biens du client;
demander aux clients posant un risque eleve de fournir des
renseignements supplementaires et documentes sur les mesures de
controle qu'ils ont mis en ceuvre pour proteger leurs operations des
recycleurs de fonds et des terroristes;
obtenir une verification independante des renseignements (c'est a dire
d'une source fiable autre que le client lui-meme);
cesser d'effectuer des operations avec un client potentiel avant d'avoir
recu les renseignements concernant la verification de son identite et
I'ouverture d'un compte;
mettre en ceuvre un processus approprie pour approuver toutes les
relations considerees comme un risque eleve dans le cadre du processus
d'acceptation du client ou refuser de faire affaire avec de tels clients si la
situation depasse votre niveau acceptable de risque;
mettre en ceuvre un processus visant a mettre fin aux relations posant des
risques tres eleves que la direction juge comme depassant votre niveau
acceptable de risque.

Si vous etes une entite financiere, un courtier en valeurs mobilieres, une societe
d'assurance-vie ou un representant d'assurance-vie independant, ou une
entreprise de services monetaires, vous devez vous acquitter d'autres obligations
quant a i'attenuation des risques. Veuillez consulter le paragraphe 6.5 pour de
plus amples renseignements.
23

A0000095 23-000141
Document released under the
Access to Information Act
6.3 Tenir a jour les renseignem!3(llMTiaraii^id^lteffls$lesVrtU d
beneficiaires effectifs et les rel^^f^^ i>jnformatjon
Vous devez rediger et mettre en oeuvre des politiques et des procedures afin de
tenir a jour les renseignements sur I'identite des clients. Vous devez egalement
tenir a jour les renseignements sur les beneficiaires effectifs dans le cadre de
vos obligations en matiere de controle continu si vous etes une entite financiere,
un courtier en valeurs mobilieres, une societe d'assurance-vie ou un
representant d'assurance-vie ou une entreprise de services monetaires. Tous les
secteurs doivent elaborer et mettre en ceuvre des politiques et des procedures
pour tenir a jour les renseignements relatifs aux relations d'affaires entretenues
sauf les negotiants en metaux precieux et en pierres precieuses, qui eux sont
tonus d'effectuer une surveillance accrue si la relation d'affaires est considered a
risque eleve. Lorsque vous designez un client comme etant a risque eleve, vous
devez hausser la frequence des activites de controle continu et de mise a jour
des renseignements sur I'identite du client, et prendre les autres mesures plus
rigoureuses qui s'imposent, le cas echeant.

Renseignements sur I'identite des clients


Les renseignements associes a la verification de I'identite du client varient selon
I'information que vous devez confirmer ou obtenir aupres de votre client et selon
les documents que vous devez tenir. Les renseignements sur I'identite du client
qui doivent etre mis a jour comprennent habituellement:
pour une personne, son nom, son adresse, son numero de telephone et
sa profession ou son entreprise principale;
pour une personne morale, sa denomination sociale, son adresse et le
nom de ses administrateurs;
pour une entite autre qu'une personne morale, son nom, son adresse et
son principal lieu d'affaires.

L'une des mesures visant a tenir a jour les renseignements sur I'identite du client
consiste a demander au client de confirmer ou de mettre a jour ces
renseignements. Pour les clients qui sont des personnes, les mesures
comprennent egalement le fait de confirmer ou de mettre a jour ces
renseignements au moyen des options qui permettent de verifier I'identite des
personnes absentes. Cela peut aussi comprendre I'obtention des
renseignements verbalement afin de tenir les renseignements a jour.

Pour les clients qui sont des entites, les mesures peuvent comprendre le fait de
consulter un document sur support papier ou electronique afin de confirmer
.'information ou d'obtenir cette information verbalement aupres du client.

Le fait de tenir a jour les renseignements sur I'identite du client fait partie de vos
obligations en matiere de controle continu. La frequence a laquelle vous

24

A0000095 24-000142
Document released under the
Access to Information Act
examinezettenezajourlesrenseignerfd^^ VertU d6 la
risque que presente votre client. . % ,wf*.
lo/ sur Faeces a {information
Renseignements sur les beneficiaires effectifs et le controle
Si vous etes une entite financiere, un courtier en valeurs mobilieres, une societe
ou un representant d'assurance-vie ou une entreprise de services monetaires,
vous devez obtenir des renseignements sur les beneficiaires effectifs de I'entite
et les consigner dans des documents. Vous devez faire des recherches a tous
les niveaux de renseignements necessaires afin de determiner I'identite des
beneficiaires effectifs. Cela dit, dans certains cas, il peut n'y en avoir aucun. En
fait, lorsqu'il n'y a personne qui controle 25 % ou plus d'une entite, il n'y a aucun
beneficiaire effectif. Vous devez aussi prendre des mesures raisonnables pour
confirmer I'exactitude des renseignements sur les beneficiaires effectifs.

L'information sur les beneficiaires effectifs est la suivante :


si I'entite est une personne morale :
o le nom de tous les administrateurs;
o les nom et adresse des personnes qui detiennent ou controlent
directement ou indirectement au moins 25 % des actions de
I'entite;
o les renseignements permettant d'etablir la propriete, le controle et
la structure de I'entite.

Voici un exemple illustrantla propriete, le contrdle etla structure d'une personne


morale : ABC Canada inc. est une societe a\ but lucratif ayant 100 actions en
circulation detenues a titre prive. La societe est constituee en vertu de la Loi
canadienne sur les societes par actions. Jean Paquin detient 15 actions etla
Compagnie verte Itee detient les 85 autres actions. Jonathan Tremblay estle
president du conseil d'administration, sa femme Julie est la dirigeante principale
des finances et leurs trois en fants sont les autres membres du conseil
d'administration.
Dans cet exemple:
Jean Paquin (15% des actions) et la Compagnie verte Itee (85 % des
actions) se partagentla propriete de la societe;
le contrdle est exerce paries membres du conseil d'administration (soitles
cinq membres de la famille Tremblay), ainsi que par la Compagnie verte Itee,
qui detient 85 % des actions. Cela dit, dans un tel cas, vous devez effectuer
une recherche plus approfondie jusqu'a* ce que vous trouviez une personne
qui detient assez d'actions de la Compagnie verte pour posseder ou contrdler
25 % ou plus d'ABC Canada ou que vous trouviez qu'il n'y a pas de telle
personne;

25

A0000095 25-000143
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Access to Information Act
la structure est celle d'une societe aibtfiucraWayahfdesactfo H VftU d!
circulation detenues a titre prive qui est constituee en vertu de la Loi r ,.
canadienne sur les societes par actions*:/ OU/ / avu"o a I 11 uUl UI&u\\Jti
si I'entite est une fiducie :
o les nom et adresse de tous les fiduciaires et de tous les
beneficiaires et constituants de la fiducie connus;
o les renseignements permettant d'etablir la propriete, le controle et
la structure de la fiducie.

Voici un exemple illustrantle controle etla structure d'une fiducie.

Robert Tremblay a cree une fiducie pour ses enfants. II a retenu les services d'un
avocat pour etablir la fiducie conformement a un acte fiduciaire qu'il a signe. La
fiducie de 2 millions de dollars sera payee par tranches de 200 000 $ a chacun
des trois enfants le jour de leuranniversaire, a condition que certaines exigences
soient respectees. La Societe de fiducie Elgin agira comme fiduciaire (ce qui
signifie investirles fonds, emettre les cheques, etc.). Helene Tremblay, la femme
de Robert Tremblay, a le droit de changer le fiduciaire et de revoquerla fiducie,
auquel cas les fonds restants iront a la sceur de Robert Tremblay, Janine.

Dans cet exemple:


le contrdle de la fiducie est exerce par la Societe de fiducie Elgin et
Heiene Tremblay;
la structure est celle d'une fiducie entre vifs regie par un acte fiduciaire
etablissant que Robert Tremblay estle constituent, la Societe de fiducie
Elgin estle fiduciaire etles trois enfants de Robert Tremblay sont les
beneficiaires de la fiducie;

si I'entite est autre qu'une personne morale ou une fiducie :


o les nom et adresse de toutes les personnes qui detiennent ou
controlent, directement ou indirectement au moins 25 % de I'entite;
o les renseignements permettant d'etablir la propriete, le controle e\
la structure de I'entite.

Voici un exemple illustrantla propriete, le contrdle etla structure d'une entite qui
n 'est ni une personne morale, ni une fiducie.

Services monetaires Arc-en-ciel est une entreprise de services monetaires


(ESM) etablie a Vancouver. Les proprietaires, Louis et Veronique, ont retenu les
services d'un avocat pour rediger un contrat de societe de personnes qu'ils ont
signe tous les deux. En vertu de ce contrat, Louis investira 100 000 $ dans la
societe pour I'achat de materiel etla location d'espaces; Veronique aura fa
responsabilite exclusive du fonctionnement de TEMS et de ses activites. Toutes
les decisions relatives a la societe doivent etre unanimes et en cas de

26

A0000095 26-000144
Document released under the
Access to Information Act
desaccord, chaque assocte peuto'dc/deB^g^Wdl^ts^W'Ui^^^ en VFtU d

Veronique, 15%.

Dans cet exemple:


Louis et Veronique se partagent la propriete de I'entite;
Louis et Veronique contrdlent tous deux I'entite;
I'entite est constituee en societe de personnes (Louis et Veronique en
sont les associes) en vertu d'un contrat regi paries lois de la Colombie-
Britannique.

Si vous n'etes pas en mesure d'obtenir ces renseignements ou d'en verifier


I'exactitude, vous devez:
obtenir le nom du cadre dirigeant de la personne morale, de la fiducie ou de
I'autre entite;
prendre des mesures raisonnables pour verifier I'identite du cadre dirigeant
de la personne morale, de la fiducie ou de I'autre entite;
traiter la personne morale, la fiducie ou I'autre entite comme un risque eleve
dans revaluation du risque effectuee dans le cadre de votre programme de
conformite.

Vous n'avez pas besoin de verifier I'identite du cadre dirigeant de la personne


morale lorsqu'il n'y a personne qui possede ou controle 25 % ou plus d'une
entite.

Dans le contexte de cette partie, le cadre dirigeant d'une entite peut etre
I'administrateur, le premier dirigeant, le directeur de I'exploitation, le president, le
secretaire, le tresorier, le controleur, le dirigeant principal des finances, le
comptable en chef, le verificateur en chef, I'actuaire en chef ou toute personne
exercant I'une ou I'autre de ces fonctions. Le cadre dirigeant d'une entite peut
etre egalement tout autre dirigeant qui releve directement du conseil
d'administration, du premier dirigeant ou du directeur de I'exploitation de I'entite.
Dans le cas d'un proprietaire unique ou d'un partenariat, le cadre dirigeant peut
etre le proprietaire ou le partenaire.

Pour verifier I'identite du cadre dirigeant, utilisez I'une des methodes decrites
dans la partie 4 (sous Comment verifier I'identite d'une personne) de la Ligne
directrice 6: Tenue de documents et verification de I'identite des clients ou
consultez des sources de renseignements accessibles au public. Vous devez
aussi consigner ce renseignement dans un document.

Si vous devez confirmer I'existence d'une entite qui n'est pas un organisme sans
but lucratif, vous devez aussi effectuer les taches suivantes :

27

A0000095 27-000145
Document released under the
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Determiner si cette entite est un orgiJii^y^^ VrtU 06 !c
fins de I'impot sur le revenu et conserver.un document a^cet effet. Pour.ce .
faire, vous pouvez poser la questioriia{Mlie^ofu ;c^s7i^
organismes de bienfaisance sur le site Web de I'Agence du revenu du
Canada (http://www.cra-arc.gc.ca):
Si I'entite n'est pas un organisme de bienfaisance enregistre, verifiez si elie
sollicite des dons de charite en argent du public et conservez un document a
cet effet. Pour ce faire, vous pouvez poser la question au client.

Le fait de tenir a jour les renseignements sur les beneficiaires effectifs fait partie
de vos obligations en matiere de controle continu. La frequence a laquelle vous
examinez et mettez a jour ces renseignements varie selon votre evaluation du
risque que presente votre client.

Exceptions a* {'obligation d'obtenirdes renseignements sur les beneficiaires


effectifs etle contrdle

L'obligation de confirmer I'existence d'une personne morale, d'une fiducie ou


d'une autre entite a I'ouverture d'un compte ne s'applique pas a un compte de
regime collectif detenu dans un regime de reinvestissement des dividendes ou
des distributions si le promoteur du regime est une entite qui negocie des actions
ou des unites a une bourse canadienne et qui ceuvre dans un pays qui est
membre du Groupe d'action financiere.

Si vous avez des activites de reassurance, les obligations relatives aux


renseignements sur les beneficiaires effectifs ne s'appliquent pas a vous en ce
qui concerne ces activites.

Renseignements sur les relations d'affaires

Une relation d'affaires est une relation que vous etablissez avec un client en vue
d'effectuer des operations financieres ou de fournir des services associes a ces
operations. Une relation d'affaires peut etre etablie dans le cadre d'un compte ou
a I'exterieur d'un compte.

Relation d'affaires en lien avec un compte : Vous etablissez une relation


d'affaires lorsqu'un client ouvre ou detient un compte avec vous. Dans le cas
d'un client nouveau ou existant qui detient un ou plusieurs comptes, la relation
d'affaires comprend toutes les operations et activites se rapportant a ces
comptes.

Relation d'affaires sans rapport avec un compte : Si votre client n'a pas de
compte, vous etablissez une relation d'affaires lorsque vous effectuez deux
operations ou plus a regard desquelles vous devez :

28

A0000095 28-000146
Document released under the
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verifier I'identite de la personne di*<MMIHent 01 VUlgue il VeflU Q 13
verifier I'identite de la personne ou de I'entite ,, ^ ^ . , Z p' f . -f
confirmer I'existence d'une personrQta$iyQi&QQ&&re%m\ielt0rm3170/7

Dans ce cas, la relation d'affaires ne comprend que les operations et les activites
connexes a regard desquelles vous devez verifier I'identite de votre client.

Lorsque vous etablissez une relation d'affaires avec un client, vous devez
consigner dans un document I'objet et la nature envisagee de la relation,
d'affaires. Vous devez egalement examiner ces renseignements periodiquement
et les tenir a jour. Ces mesures visent a faire en sorte que vous continuerez de
comprendre les activites de votre client au fil du temps afin de pouvoir mesurer
les changements pour detector les risques eleves, ce qui permettra d'augmenter
la frequence du controle continu et de la mise a jour des renseignements sur
I'identite du client et de prendre les autres mesures plus rigoureuses qui
s'imposent, le cas echeant.

La frequence a laquelle les renseignements sur les relations d'affaires doivent


etre tonus a jour varie selon votre evaluation du risque que presente votre client.
Vous devriez surveiller plus frequemment les relations d'affaires que vous jugez
a risque eleve.

6.4 Contrdle continu des relations d'affaires


Dans le cadre des exigences en matiere de controle continu de votre regime de
conformite, tous les secteurs doivent elaborer et mettre en ceuvre des politiques
et des procedures pour tenir a jour les renseignements sur les relations d'affaires
sauf les negotiants en metaux precieux et en pierres precieuses qui eux sont
tonus d'effectuer une surveillance accrue si la relation d'affaires est considered a
risque eleve. Quand vous designez un client comme etant a risque eleve, vous
devez augmenter la frequence du controle continu et de la mise a jour des
renseignements sur I'identite du client, et prendre les autres mesures plus
rigoureuses qui s'imposent, le cas echeant.
Le controle continu consiste a surveiller la relation d'affaires que vous entretenez
avec un client sur une base periodique. Utilisez revaluation du risque qui
s'applique a la relation d'affaires avec un client dans le cadre de votre regime de
conformite pour:
detector les operations douteuses qui doivent etre declarees;
tenir a jour les renseignements sur I'identite des clients, I'objet et la nature
envisagee de la relation d'affaires et (au besoin) la propriete effective;
reevaluer le niveau de risque associe aux operations et aux activites du
client;

29

A0000095 29-000147
Document released under the
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determiner la mesure dans laquel(teCy>ii^^^ d \B
avec I'information precedemment obtenue au suiet du client, y compris .
revaluation du risque du client. LOI SUI~ FdCCeS 3 (information
Dans le cadre d'un controle periodique, votre surveillance varie selon votre
evaluation du risque que presente votre client. Dans le cadre de vos obligations
en matiere de controle continu, vous devez surveiller toutes vos relations
d'affaires et vous etes tenu de surveiller plus frequemment les relations d'affaires
que vous jugez a risque eleve.

Si votre controle continu vous amene a considerer que le risque d'infraction de


blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes que presente une
relation d'affaires est eleve, le client avec lequel vous entretenez la relation
d'affaires devrait etre vu comme un risque elev6 selon revaluation du risque
dicte par votre regime de conformite. Dans ce cas, vous devez assurer une
surveillance plus frequente de votre relation d'affaires avec ce client, mettre a
jour plus frequemment les renseignements sur I'identite du client et adopter les
autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas echeant.

Vous pourriez envisager les mesures suivantes pour surveiller les situations
posant un risque eleve :
examiner les operations selon un ecfteancier approuve qui necessite
('approbation de la direction;
rediger des rapports ou effectuer des examens plus frequents des
rapports qui font etat d'operations posant un risque eleve. Signaler les
activites ou les modifications apportees aux activites qui ne correspondent
pas a vos attentes et sou lever le doute qu'elles suscitent au besoin;
etablir des limites ou des para metres d'affaires pour les comptes ou les
operations qui declencheraient des alertes precoces et necessiteraient un
examen obligatoire;
examiner les operations plus souvent en utilisant les indicateurs
d'operations douteuses qui s'appliquent a la relation. Veuillez consulter la
Ligne directrice 2: Operations douteuses pour obtenir de plus amples
renseignements sur ces indicateurs.

Si vous etes une entite financiere ou un courtier en valeurs mobilieres, vous


devez vous acquitter d'autres obligations en matiere de contrdle continu. Veuillez
consulter le paragraphe 6.5 pour de plus amples renseignements.

6.5 Situations a risques eleves pour certains secteurs


En plus du processus devaluation axee sur les risques decrit aux paragraphes
6.1 a 6.4, d'autres obligations doivent etre respectees par certains secteurs. Ces
obligations sont decrites plus bas, par secteur.

6.5.1 Entites financieres


30

A0000095 30-000148
Document released under the
Access to Information Act
Document divulgue en vertu de la
Controle continu pour les relations de correspondent banc a ire ....
Loi sur Faeces a {information
Une relation de correspondant bancaire est etablie par un accord entre une
institution financiere etrangere et une entite financiere (telle que decrite au
paragraphe 2.1). Cela ne comprend que les accords ou I'entite financiere
s'engage a fournir a une institution financiere etrangere des services tels que les
televirements intemationaux, la gestion de la tresorerie et la compensation de
cheques. Si I'accord ne vise que la prestation de services a I'entite financiere, la
relation n'en est pas une de correspondant bancaire aux fins de la presente
partie.

Lorsque vous concluez une relation de correspondant bancaire avec une


institution financiere etrangere, vous devez prendre des mesures raisonnables
pour determiner si I'institution en question a mis en place des politiques et des
procedures de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activites
terroristes, dont des procedures pour I'approbation de I'ouverture de nouveaux
comptes. Dans ce contexte, des mesures raisonnables comprennent le fait de
demander a I'institution financiere etrangere de vous fournir les details au sujet
de ses politiques et procedures. Si elie ne possede pas de telles politiques et
procedures, vous devez prendre des mesures raisonnables pour assurer un
controle continu de toutes les operations (comme on i'explique au paragraphe
6.4) effectuees dans le cadre de la relation de correspondant bancaire afin de
detector les operations douteuses.

Vous pouvez aussi envisager la surveillance des operations que vous avez
signalees comme etant suspectes dans le cadre de la relation de correspondant
bancaire, telles que :
les operations nombreuses ou importantes qui con cement des
instruments monetaires numerates (par exemple des cheques de voyage,
des traites bancaires ou des mandate);
les operations qui semblent inhabituelles dans le cadre de la relation;
les operations qui semblent etre structures de facon a eviter votre
systeme de surveillance.

De plus, vous devez prendre des mesures raisonnables pour verifier, a partir
d'information accessible au public, si des sanctions civiles ou penales ont ete
imposees a I'institution financiere etrangere en ce qui a trait aux obligations en
matiere de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activites
terroristes. Si des sanctions existent, la relation de correspondant bancaire doit
etre vue comme posant un risque eleve. Si tel est le cas, vous devez prendre
des mesures raisonnables pour assurer un controle continu de toutes les
operations qui se deroulent dans le cadre de la relation de correspondant
bancaire afin de detector les operations douteuses. A cette fin, veuillez consulter
les mesures decrites plus haut ainsi que celles enoncees au paragraphe 6.4.
31

A0000095 31-000149
Document released under the
Access to Information Act
6 . 5 . 2 E n t i t e s fi n a n c i e r e s e t c o u r t i e r s E f c S O U i n r ^ V C fl U 0 6 l a

Determination des etrangers politiquin1fenr34iUi^#eC^9rBsfcfflv&sTiaiiQil


de comptes actuels et nouveaux
Si vous etes une entite financiere ou un courtier en valeurs mobilieres, votre
evaluation du risque doit cibler les situations posant des risques eleves de
blanchiment d'argent et de financement d'activites terroristes dans le cadre
desquelles les titulaires actuels des comptes (y compris les comptes de carte de
credit ouverts par des entites financieres) peuvent etre des etrangers vulnerables
politiquement. Cela signifie que vos politiques et procedures doivent comprendre
des mesures raisonnables afin de determiner si le titulaire actuel du compte qui
pose des risques eleves est un etranger politiquement vulnerable. Vous devez
aussi prendre des mesures raisonnables pour afin de determiner si un nouveau
titulaire de compte est un Stranger politiquement vulnerable. Que ce soit pour un
titulaire actuel ou nouveau, les mesures raisonnables peuvent comprendre des
examens automatises de votre base de clients au moyen d'un logiciel offert sur le
marche ou de ('information accessible au public concernant les etrangers
politiquement vulnerables. Vous pouvez egalement poser la question a votre
client.

Lorsque vous avez determine que le titulaire d'un compte est un etranger
politiquement vulnerable, vous avez des obligations supplementaires. Elles
comprennent I'etablissement de la source des fonds et I'approbation de la haute
direction afin de garder le compte ouvert (que ce soit un compte nouveau ou
existent). Vous devez aussi assurer un controle continu des operations dans le
compte afin de detector les operations douteuses. A cette fin, veuillez consulter
les mesures enoncees au paragraphe 6.4. Veuillez consulter la ligne directrice 6
de votre secteur pour de plus amples renseignements sur les etrangers
politiquement vulnerables.
6.5.3 Entites financieres, societes d'assurance-vie ou representants
d'assurance-vie et entreprises de services monetaires

Determination des etrangers politiquement vulnerables pour certaines


operations
Si vous etes une entite financiere, une societe d'assurance-vie ou un
representant d'assurance-vie ou une entreprise de services monetaires, vous
avez des obligations supplementaires pour certains types d'operations de 100
000 $ et plus. Vous devez determiner si vous faites affaire avec un etranger
politiquement vulnerable. Si tel est le cas, vous devez etablir la source des fonds
de I'operation et la haute direction doit .'examiner. Veuillez consulter la ligne
directrice 6 de votre secteur pour obtenir de plus amples renseignements sur les
etrangers politiquement vulnerables.

7 Formation continue en matiere de conformite


32

A0000095 32-000150
Document released under the
Access to Information Act
S i v o t r e o r g a n i s a t i o n c o m p t e d e s e m p l c B S ^ ^ P l t i i ^ ' , v U i , ^ 6 11 Ve i l U d l a
personnes qui sont autorises a agir en votre.nom, voire programme ete.
conformite doit comprendre une compoiafrjte Seliifma9o3ClSi&lS faifihffis71 dtlOU
ceux qui sont en contact avec les clients, qui ont connaissance d'operations
effectuees par des clients ou qui manipulent des especes ou des fonds de
quelque facon que ce soit ou qui sont responsables de la mise en ceuvre ou de
la surveillance du regime de conformite doivent comprendre les obligations de
declaration, d'identification des clients et de tenue de documents. Autant les
employes de premiere ligne que les membres de la haute direction doivent
etre vises par cette formation.

Si vous etes un proprietaire unique, autre qu'une societe, et vous n'avez pas
d'employes, de mandataires ou d'autres personnes qui sont autorises a agir en
votre nom, vous n'etes pas tenu de mettre en oeuvre un programme de formation
pour vous-meme. Cependant, vos politiques et procedures doivent etre en place,
tenues a jour et examinees tous les deux ans afin d'en verifier I'efficacite.

Votre programme de formation doit etre consigne par ecrit et vous devez le tenir
a jour. Cela signifie que le programme est redige, mais que la formation n'est pas
necessairement offerte par ecrit. Par exemple, vous pouvez offrir votre
programme de formation en utilisant un logiciel, en organisant des seances
d'information ou des reunions en personne. Vous devez egalement vous assurer
que votre programme de formation fait I'objet d'un examen et qu'il est modifie de
facon ponctuelle afin de refleter vos besoins.

Les autres personnes assumant des responsabilites in he rentes a votre


programme de conformite devraient aussi recevoir une formation. C'est le cas
notamment du personnel de la technologie de 1'information et de celui charge de
la conception et de la mise en ceuvre des controles internes manuels ou
electroniques, ainsi que de I'agent de conformite et des verificateurs internes.

Les modalites entourant la frequence et la methode de formation (structured, en


cours d'emploi, externe, etc.) devraient etre etablies. Chaque nouvel employe
devrait etre forme avant de commencer a travailler avec des clients. Des mises a
jour devraient avoir lieu periodiquement afin de tenir toutes les parties
interessees au courant des modifications apportees a la legislation de lutte
contre le blanchiment d'argent et le financement des activites terroristes, de
meme qu'a vos politiques et a vos procedures. En outre, ils devraient tous etre
au fait des plus recents developpements et changements a survenir dans les
pratiques de blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes
pouvant etre liees a leur travail. Toute personne qui change de poste au sein de
votre organisation devrait recevoir la formation dont elie a besoin pour se
familiariser avec les politiques et les procedures en vigueur et comprendre les
risques d'etre exposee, dans I'exercice de ses nouvelles fonctions, a des
manoeuvres de blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes.

33

A0000095 33-000151
Document released under the
Access to information Act
La methode de formation pourra variergrandemeht d'une entreprise a,I'autfen VeftU d6
Elie dependra de la taille de I'entreprisetet de la complexite du sujet: gar .
exemple, le programme de formation d'6ri#^eWentrepa^vpbiiYr^t tre?plus ;n 13!.u)n
simple.

Pour evaluer vos besoins en formation, veuillez tenir compte des elements
suivants:

Exigences legislatives et obligations connexes


La formation devrait permettre aux personnes qui en ont besoin de
comprendre les obligations de declaration, de tenue de documents et
d'identification des clients, ainsi que les sanctions prevues dans les cas
de non-conformite. Pour de plus amples renseignements a ce sujet,
veuillez consulter les lignes directrices portant specifiquement sur
chacune des exigences qui s'appliquent a vous.

Politiques et procedures
La formation devrait sensibiliser vos employes, vos mandataires ou les
autres personnes autorisees a agir en votre nom aux politiques et aux
procedures internes prevues pour dissuader et deceler les pratiques de
blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes pouvant
etre liees a leur travail. Elie devrait faire en sorte que chacun d'eux
saisisse exactement en quoi consistent ses responsabilites aux termes de
ces politiques et de ces procedures.

II est important que ces personnes comprennent dans quelle mesure leur
institution, organisation ou profession est vulnerable face a I'abus que les
criminels et les terroristes font du systeme pour, d'une part, blanchir le
fruit de leurs crimes et, d'autre part, financer leurs activites terroristes. La
formation devrait donner des exemples de la facon dont votre
organisation en particulier peut etre utilisee pour le blanchiment d'argent
illicite ou le financement des activites terroristes. Le tout devrait aider
votre personnel a deceler les operations douteuses tout en vous donnant
une certaine assurance que vos services ne sont pas utilises a ces fins.

II importe egalement d'informer les employes qu'ils n'ont pas le droit de


divulguer qu'ils ont fait une declaration d'operations douteuses, ni de
divulguer son contenu avec l'intention de nuire a une enquete criminelle
en cours ou non. lis doivent egalement comprendre qu'aucune poursuite
civile ou criminelle ne peut etre intentee contre eux parce qu'ils ont fait
une declaration de bonne foi.

Renseignements generaux sur le blanchiment d'argent et le


financement des activites terroristes
Tout programme de formation devrait fournir des renseignements

34

A0000095 34-000152
Document released under the
Access to Information Act
generaux sur le blanchiment d'aS^lSe^ar]t$qti| el^igMrj isgil^^fcli V!*tU d I d
en quoi cela consiste, pourquoi les crjminels s'y livrentet cojnment cette
pratique s'effectue normalementUlgMoSrenfAoiBaM&Sa&rice^miilieiatlOll
financement d'activites terroristes et comment cela fonctionne. Pour avoir
plus de precisions sur ce sujet, veuillez consulter la Ligne directrice 1:
Renseignements generaux, de meme que le site Web de CANAFE, a
http://www.canafe-fintrac.gc.ca.

Toutes les entreprises devraient consulter, dans la mesure du possible, les


documents de formation proposes par les associations de leurs secteurs
d'activites. Elles peuvent egalement prendre connaissance de la documentation
et des outils mis a leur disposition dans le site Web de CANAFE. Par exemple, il
est possible d'utiliser a des fins de formation la fonction d'environnement d'essai
de F2R, I'outil de declaration electronique sur le Web de CANAFE. Vous pouvez
utiliser ce module pour produire des declarations electroniques fictives.
Toutefois, en tant que personne ou entite declarante, vous etes responsable
d'avoir votre propre programme de formation et de vous assurer que chacun de
ses elements est examine et modifie afin de refleter vos besoins.

8 Examen tous les deux ans


Un autre aspect important d'un programme exhaustif de conformite est I'examen
de vos politiques et de vos procedures de conformite afin d'en verifier I'efficacite.
L'examen doit etre effectue tous les deux ans. II devra porter sur vos politiques et
procedures, revaluation des risques de blanchiment d'argent et de financement
d'activites terroristes de votre entreprise et votre programme de formation afin
d'en verifier Pefficacite. L'examen, ou votre evaluation des risques de
blanchiment d'argent et de financement d'activites terroristes, doit comprendre
tous les elements de l'approche axee sur les risques, telle que decrite aux
paragraphes 6.1 a 6.5, y compris revaluation de vos politiques et vos procedures
sur revaluation des risques, les mesures d'attenuation et le contrdle continu.
Cela pourra vous aider a determiner s'il est necessaire de modifier vos politiques
et vos procedures actuelles ou d'en instaurer de nouvelles. Cela pourrait aussi
vous amener a actualiser vos politiques et vos procedures.

Si votre secteur d'activite est reglemente en vertu d'une legislation federate ou


provinciate, les obligations auxquelles doit satisfaire votre organisme de
reglementation peuvent aussi influer sur la necessite de revoir vos politiques et
vos procedures de conformite.

Un examen doit etre effecttte par un verificateur interne ou externe, si vous en


avez un. II peut comporter des entretiens, des controles et des echantillonnages
tels que les suivants :
des entretiens avec les personnes chargees d'effectuer les operations
ainsi qu'avec leurs supervisees afin d'evaluer leur degre de
35

A0000095 35-000153
Document released under the
Access to Information Act
connaissance des exigences legislatives et des politiques et procedures VrtU d6 13
de I'organisation; , . ,f * , ff. -, ^ ,.._
un examen des criteres et des prQeSsrs&lpe"rmeWiCd1eSe^r^r/le^0f777311011
operations douteuses et de les declarer;
un echantillonnage d'operations importantes en especes, suivi d'un
examen des declarations les concernant;
un echantillonnage de televirements internationaux (s'ils sont sujets a
declaration par I'entite declarante en question), suivi d'un examen de ces
declarations;
un echantillonnage de clients pour verifier si revaluation des risques a ete
adequate ;
un echantillonnage de clients pour verifier si la frequence du controle
continu est adequate
un echantillonnage de clients a risque eleve pour passer en revue les
mesures plus rigoureuses qui ont ete prises ;
un controle de la validite et de la vraisemblance des exceptions aux
obligations de declaration des operations importantes en especes, y
compris le rapport annuel requis a CANAFE (cela ne s'applique qu'aux
entites financieres ayant choisi I'option de remplacement de la declaration
relative aux operations importantes en especes pour certaines de leurs
entreprises clientes);
un controle du systeme de tenue de documents pour verifier sa conformite
aux exigences de la loi;
un controle des procedures d'identification des clients pour verifier leur
conformite aux exigences de la loi;
un examen de revaluation des risques.

La portee de l'examen doit etre documentee. La portee et les details de l'examen


vont varier selon la nature, la taille et la complexite de vos operations. Le
processus d'examen devrait etre bien documente et faire etat des faiblesses
relevees dans I'application des politiques et des procedures de conformite, des
correctifs a apporter et des activites de suivi a realiser.

Rapport a la haute gestion


Si vous etes une entite, dans les 30 jours suivant l'examen, vous devez
transmettre les renseignements suivants par ecrit a un de vos cadres dirigeants :
les resultats de l'examen;
toutes les mises a jour apportees aux politiques et procedures effectuees
au cours de la periode de l'examen;
une mise a jour sur I'etat de mise en ceuvre de vos politiques et
procedures.

Les faiblesses devraient etre cernees et portees a I'attention de la haute direction


ou du conseil d'administration. Une reponse de leur part devrait du meme coup

36

A0000095 36-000154
Document released under the
Access to information Act
etre sollicitee, indiquant les cwe^^ VertU de 13
mise en oeuvre
Loi sur Faeces a {'information
Auto-examen
Si vous n'utilisez pas les services d'un verificateur interne ou externe, vous
pouvez effectuer un auto-examen . Dans la mesure du possible, cet exercice
devrait etre realise par une personne dont les fonctions sont independantes de
celles de la declaration, de la tenue de documents et du controle de la
conformite. Ce pourrait etre un employe ou un conseiller externe. Un auto-
examen vise les memes objectifs qu'un examen effectue par un verificateur
interne ou externe. II doit determiner si les politiques et les procedures
appropriees sont en place, si elles sont respectees et si elles sont conformes aux
exigences legislatives et reglementaires.

9 Approche de CANAFE a I'egard du controle de la conformite


CANAFE a la responsabilite de s'assurer que vous vous acquittez de vos
obligations en vertu de la Loi surle recyclage des produits de la criminalite etle
financement des activites terroristes. Pour ce faire, il dispose du pouvoir
d'examiner votre programme de conformite ainsi que vos documents. II peut
egalement, de temps a autre, vous donner de la retroaction quant au degre
auquel les renseignements que vous declarez sont exacts, complete et produits
en temps opportun.

CANAFE privilegie une approche de concertation en matiere de controle de la


conformite. II veillera a ce que vous respectiez vos exigences legislatives surtout
en travaillant en etroite collaboration avec vous. Si des lacunes sont re levees en
matiere de conformite, son intention est de chercher avec vous, de maniere
constructive, des solutions raisonnables. Si les problemes persistent, CANAFE
detient le pouvoir de communiquer les cas de non-conformite aux organismes
d'application de la loi com pete nts et d'imposer des penalites administratives
pecuniaires (PAP) en cas de non-conformite. Ces penalites sont decrites de
facon plus detaillee dans la partie 10.

Le programme de controle de la conformite de CANAFE fait appel a des


strategies de gestion du risque pour reperer les entites ayant le plus besoin
d'accrottre leur niveau de conformite. CANAFE se concentrera surtout sur les
cas de risque eleve de non-conformite qui pourraient avoir une incidence
marquee sur la capacite de deceler et de dissuader le blanchiment d'argent et le
financement des activites terroristes.

Enfin, CANAFE travaille de concert avec les organismes de regie mentation


federaux et provinciaux dans le but de cerner les domaines d'interet commun et
d'examiner les possibilites de chevauchement dans certains de ses secteurs de
responsabilite. Dans cette optique, CANAFE continue a explorer les diverses
37

A0000095 37-000155
Document released under the
Access to Information Act
avenues qui s'offrent a lui pour maximisg^^!^^^^ Vf1U de 13
approches et favoriser I'echange d'information. Les organismes de, .,. . .
reglementation peuvent echanger de Y\jh^tSid&\kd&Sl6& Bi^iltBi&iMiatiOll
une entente pour le faire.

10 Penalites prevues en cas de non-conformite


Le defaut de vous acquitter de vos obligations legislatives peut mener au depot
d'accusations criminelles contre vous si vous etes une entite declarante
mentionnee a la partie 2. Voici certaines des penalites prevues :
defaut de declarer une operation douteuse ou des biens appartenant a un
groupe terroriste - une declaration de culpabilite peut mener a un
emprisonnement maximal de cinq ans ou a une amende maximale de
2 000 000 $, ou les deux;
defaut de declarer une operation importante en especes ou un
televirement - une declaration de culpabilite peut mener a une amende
de 500 000 $ pour une premiere infraction et de 1 000 000 $ pour chaque
nouvelle infraction;
defaut de tenir des documents - une declaration de culpabilite peut mener
a un emprisonnement maximal de cinq ans ou a une amende maximale
de 500 000 $, ou les deux;
defaut de mettre en ceuvre un programme de conformite - une declaration
de culpabilite peut mener a un emprisonnement maximal de cinq ans ou a
une amende maximale de 500 000 $, ou les deux.

Le defaut de vous acquitter de vos obligations legislatives peut mener a


I'imposition de penalites administratives pecuniaires (PAP) contre vous si vous
etes une entite declarante mentionnee a la partie 2 dans les cas suivants :
defaut de mettre en ceuvre I'un des cinq elements du programme de
conformite decrits a la partie 3, pouvant mener a une penalite
administrative maximale de 100 000 $ pour chacun des elements;
defaut pour une entite de declarer a la haute direction les renseignements
prevus dans les 30 jours suivants l'examen de son programme de
conformite, pouvant mener a une penalite administrative pecuniaire
maximale del 00 000$;
defaut de verifier I'identite des clients, de tenir des documents, de
surveiller les operations financieres et de prendre des mesures pour
attenuer les risques dans les situations ou le risque potentiel de
blanchiment d'argent et de financement d'activites terroristes est eleve,
pouvant mener a une penalite administrative maximale de 100 000 $.

Pour de plus amples renseignements sur les penalites, vous pouvez aussi
consulter la section Penalites pour les cas de non-conformite du site Web de
CANAFE.

38

A0000095 38-000156
Document released under the
Access to Information Act
11 Faites-nous part de vos obsU^Q3dKieut divulgue en vertu de la
Ces lignes directrices seront mises a jouf^rie^frewe^t^
commentaires ou des suggestions qui pourraient nous aider a en ameliorer le
contenu, veuillez les acheminer a I'adresse postale donnee ci-dessous, ou faites
parvenir un courriel a guidelines-lignesdirectrices@canafe-fintrac.gc.ca.

12 Comment nous joindre?


Pour obtenir de plus amples renseignements sur CANAFE et ses activites, sur la
presentation de declarations ou toute autre obligation, veuillez visiter le site Web
de CANAFE, a http://www.canafe-fintrac.gc.ca. ou communiquez avec nous de
I'une ou I'autre des manieres suivantes :

Centre d'analyse des operations et declarations financieres du Canada


234, avenue Laurier Ouest, 24e etage
Ottawa ON K1P1H7
CANADA

Numero de telephone sans frais : 1-866-346-8722

39

A0000095 39-000157
Document released under the
Access to Information Act
Document divulgue en vertu de la
Annexe 1 : Produits, services, rnda4&yV&-3&& {information
emplacements geographiques
La liste de verification suivante vise a vous fournir un exemple de la facon
d'evaluer le risque lie a vos produits, vos services, vos modes de prestation et
vos emplacements geographiques. II ne s'agit que d'un point de depart et vous
devriez personnaliser la liste pour votre entreprise. Votre outil devaluation des
risques doit etre en fonction de vos besoins particuliers d'affaires, ce qui signifie
qu'il peut etre plus developpe que les listes de verification. Cela peut s'averer
necessaire pour les entites declarantes de plus grande envergure, ou les entites
qui effectuent un grand nombre d'activites. Si vous utilisez deja un autre outil
devaluation des risques, vous pouvez continuer a .'utiliser ou I'ameliorer si
necessaire.

Si vous repondez oui a I'une des questions ci-dessous, vous devriez considerer
cet element comme representant un risque eleve de blanchiment d'argent ou de
financement d'activites terroristes. Le cas echeant, des mesures d'attenuation
doivent etre adoptees. Veuillez consulter le paragraphe 6.2 pour de plus amples
renseignements.

Vous pouvez egalement consulter la Ligne directrice 2 : Operations douteuses


pour obtenir des indicateurs supplementaires ou le site Web du Groupe d'action
financiere (http://www.fatf-gafi.org) pour plus de renseignements sur l'approche
axee sur le risque.

Veuillez preciser si vous offrez I'un des produits, Oui Non s/o
services ou modes de prestation suivants

Pour tous les secteurs


;Offrez-vous des services qui rendent la verification de
p'identite du client difficile a effectuer?
Offrez-vous des services de paiements eiectroniques?
Offrez-vous les services suivants:

argent electronique (par exemple, des cartes a


valeur stockee ou de paye)?
transferts de fonds (nationaux et
internationaux)?
guichets automatiques bancaires (GAB)?

40

A0000095 40-000158
Document released under the
Access to Information Act
Document <#*ul6 i* vertu de la
Veuillez preciser si vous offrez I'un desjAdtfis//' / 3CCBS Q flnfOriTiatJOll
services ou modes de prestation suivants
Pour les entites financieres
Offrez-vous les services suivants :

services de correspondant bancaire international


pour des operations comme les paiements
commerciaux pour des personnes qui ne sont
pas des clients (par exemple, a titre de banque
intermediate) et des services pour I'utilisation de
transporters ou de messagers pour le transport
international d'especes, d'instruments monetaires
ou d'autres documents (services de pochette)?
services concernant I'echange et la livraison de
billets de banque et de metaux precieux?
services bancaires electroniques?
services bancaires aux particuliers (nationaux et
internationaux)?
comptes pour des correspondants etrangers?
financement du commerce exterieur (lettres de
creance)?
activites de pret, et particulierement les prets
garantis par nantissement d'especes et titres
negociables?
services de comptes sans depot (par exemple,
les produits d'investissement sans depot et
1'assurance)?
comptes sur lesquels vous pouvez permettre les
traites bancaires a des clients d'autres
institutions, souvent des banques etrangeres
(comptes de types intermediaires ou de
passage )?
services concernant un programme d'immigrant-
investisseur?
services a distance, comme sur Internet, par la
poste ou par telephone?

41

A0000095 41-000159
Document released under the
/Access to Information Act
Veuillez preciser si vous faites affaire 4ye@H^@$11
ou offrez des produits ou services dans les Jieux ,,
iiee vertu cie la
jg^qgraphjquessulyante^: LO}[SU[j dOCB 3 (information
Pour tous les secteurs
Le client exerce-t-il ses activites dans un secteur connu
pour son taux de criminalite eleve?
Est-ce que vous ou vos clients exercez vos activites
dans les lieux geographiques suivants:

un pays faisant I'objet de sanctions, d'embargos


ou de mesures de meme nature a la demande,
par exemple, de ('Organisation des Nations Unies
(ONU) ou, dans certaines circonstances, de
sanctions ou de mesures semblables a celles de
I'ONU mais qui ne sont pas reconnues
mondialement?
un pays cible a titre de paradis fiscal ou
d'administration protegeant le secret financier?
un pays cible par le Groupe d'action financiere
(GAFI) comme un pays a risque eleve dans le
contexte de la lutte au blanchiment d'argent ou
au financement d'activites terroristes, ou faisant
I'objet d'une declaration du GAFI? Vous pouvez
consulter la liste a jour des pays a risque eleve
sur le site Web du GAFI a http://www.fatf-gafi.org
(selectionnez les onglets Jurisdictions for which
an FATF call for action applies et Other
monitored jurisdictions .
un pays qui, selon des sources fiables:

o ne possede pas de lois et de reglements


appropries pour la lutte contre le blanchiment
d'argent ou le financement d'activites
terroristes?
o finance ou appuie des activites terroristes?
o affiche des niveaux importante de corruption
ou d'autres activites criminelles?

On entend par sources fiables que les


renseignements proviennent d'organisations reconnues
comme etant fiables et qui rendent ces renseignements
faciles d'acces. De telles sources peuvent comprendre
la Banque mondiale, le Fonds monetaire international,

42

A0000095 42-000160
L9L0O0-trQ60O0O0V

ei7

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UOil&UUOjilf }^!nb|upjUinp-seie}U9Lueuj9Ano6 'suouesmeBjo sejjne.p
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bi\\ japun peseeiej jueuinooa
Document released unaer tr
Access to Information Act
Document divulgue en vertu de la
Annexe 2 : Clients dans le contexte. et hors du CQntexte de
relations d'affaires LOI Stir FdGCeS 3 r information
La liste de verification suivante vise a vous fournir un exemple de la facon
d'evaluer le risque lie a vos clients, dans le contexte de relations d'affaires et
hors de ce contexte. II ne s'agit que d'un point de depart et vous devriez
personnaliser la liste pour votre entreprise. Votre outil devaluation des risques
doit etre en fonction de vos besoins particulars d'affaires, ce qui signifie qu'il
peut etre plus developpe que les listes de verification. Cela peut s'averer
necessaire pour les entites declarantes de plus grande envergure, ou les entites
qui effectuent un grand nombre d'activites. Si vous utilisez deja un autre outil
devaluation des risques, vous pouvez continuer a ('utiliser ou i'ameliorer si
necessaire.

Si vous repondez oui a I'une des questions ci-dessous, vous devriez considerer
cet element comme represented un risque eleve de blanchiment d'argent ou de
financement d'activites terroristes. Lorsque necessaire, des mesures
d'attenuation doivent etre adoptees. Veuillez consulter le paragraphe 6.2 pour de
plus amples renseignements.
Vous pouvez aussi consulter la Ligne directrice 2: Operations douteuses pour
d'autres indicateurs ou le site Web du Groupe d'action financiere a
http://www.fatf-gafi.org pour des precisions supplementaires concernant
l'approche axee sur le risque.

Veuillez indiquer si une des situations suivantes Our Won. s/o


concernent vos clients (dans le contexte ou hors du
contexte de relations d'affaires):
Pour tous les secteurs
Les activites de votre client reposent-elies lourdement
sur les operations en especes?

Les activites de votre client generent-elles des sommes


importantes en especes pour des activites qui,
normalement, ne reposent pas si lourdement sur les
operations en especes?
Le client est-il un intermediaire ou un gardien ,
comme un professionnel qui detient des comptes pour
un client alors que vous ne connaissez pas I'identite du
client sous-jacent?

Le client utilise-t-il des intermediaires qui ne font I'objet


d'aucune supervision dans le cadre de la relation et qui
ne sont pas assujettis a des mesures adequates de lutte
44

A0000095 44-000162
Document released under the
Access to Information Act
contre le blanchiment d'argent etlefinaEdeetixWent dJVUlque Pi VertU de la
activites terroristes? x , . t
La verification de I'identite du client s'efle&fe&lle' \ 3CCOS 3 lirnOriTldtlOfl
d'une autre facon qu'en personne?
Le client reside-t-il a I'etranger?

Le client fait-il affaire a I'etranger?


Le client est un organisme de bienfaisance non
enregistre ou un autre type d'organisation sans but
lucratif, non reglementee (qui peut faire affaire sur une
base transfrontaliere ).

Indiquez si I'un ou I'autre des enonces suivants Oui Non s/o


s'appliquent au client

Pour tous les secteurs


Le client exerce-t-il ses activites dans un secteur
reconnu pour son taux de criminalite eleve?
Le client a-t-il ete cible comme effectuant des activites
qui repondent aux indicateurs de votre secteur compris
dans la Ligne directrice 2: Operations douteuses^
Le profil de votre client se compare-t-il facilement a celui
d'entites possedant des biens de tres grande valeur ou
qui effectuent des operations importantes.
La connaissance qu'a votre client des lois et reglements
locaux semble-elle excessive?
Votre relation avec votre client est-elle recente?
Votre client utilise-t-il des intermedia ires (comme des
personnes morales, des fiducies, des fondations, des
partenariats) ou toute autre structure qui semble
inhabituelle, com pie xe ou inutile dans le cadre de ses
activites?
Le client offre-t-il des services de jeu en ligne?
La structure ou la nature des activites de votre client ou
de vos relations avec lui rendent-elles la verification de
I'identite des veritables proprietaires ou controleurs
difficile?
Etes-vous incapable d'obtenir des renseignements sur
les beneficiaires effectifs pour votre client (si votre client
est une personne morale, une fiducie ou une autre
entite) ?
Existe-t-il une distance geographique importante et
inexplicable entre vous et remplacement de votre client.
Les deplacements de comptes ou de fonds vers
45

A0000095 45-000163
Document released under the
Access to information Act
differents emplacements geographiqueB^^ VrtU Cl la
sont-ils frequents et inexpliques? . ., , ^ . ~ ,.
Indiquez si Tun ou I'autre des enonces Li&dnSUr I 3CCQ& Q m&t0t3i3U0(l
s'appliquent au client
Pour tous les secteurs
Le client est-il un etranger politiquement vulnerable?

Un etranger politiquement vulnerable est une personne


qui occupe ou a deja occupe I'une des charges
suivantes au sein d'un Etat etranger ou pour son
compte :
chef d'Etat ou de gouvernement;
membre du conseil executif de gouvernement ou
membre d'une assemblee legislative;
sous-ministre ou titulaire d'une charge de rang
equivalent;
ambassadeur, ou attache ou conseiller d'un
ambassadeur;
officier ayant le rang de general ou un rang
superieur;
dirigeant d'une societe ou d'une banque d'Etat;
chef d'un organisme gouvernemental;
juge;
leader ou president d'un parti politique represente
au sein d'une assemblee legislative.

Un etranger politiquement vulnerable comprend aussi


les membres suivants de sa fa mi lie immediate :

sa mere ou son pere;


son enfant;
son epoux ou conjoint de fait;
la mere ou le pere de son epoux ou conjoint de
fait;
son frere ou demi-frere, sa soeur ou demi-sceur
(c'est-a-dire tout autre enfant du pere ou de la
mere de la personne).

Pour les entites financieres


Le client est-il une institution financiere etrangere avec
laquelle vous entretenez des relations de correspondant
bancaire?
Le client est-il une banque correspondante qui a fait
I'objet de sanctions?
46

A0000095 46-000164
Document released under the
Access to information Act
A n n e x e 3 : Ta b l e a u d ' e v a l u a t i o r G l g C M v ^ ^ e n v e r t u d io

Vous pouvez utiliser le tableau matricielU&vy,t^ete^ n


risques de blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes
associes a vos produits, services et clients. Ce tableau s'inspire de celui inclus
dans un document portant sur l'approche axee sur le risque et publie par le
Groupe d'action financiere (GAFI).

Faible Moyen Eleve


Votre clientele est stable et Votre clientele s'accroTt Votre clientele, deja
bien connue. suite a I'ouverture de nombreuse, augmente,
succursales ou d'un au sein d'un milieu
regroupement (soit par geographique varie.
achat ou fusion)
d'entreprises.
Vous n'offrez aucune Vous commencez a Vous offrez une vaste
prestation de service offrir la prestation de gamme de services
electronique pour effectuer services electroniques electroniques pour
une operation ou votre site pour effectuer une effectuer des operations
Web ne fait que renseigner, operation, mais diverses (c'est-a-dire les
sans offrir la capacite seulement pour des transferts associes aux
d'effectuer une operation. produits et services comptes ou I'ouverture
li mites. de comptes par
I'entremise de I'Internet).
Vous effectuez peu Vous effectuez un Vous effectuez un
d'operations de change nombre moyen nombre eleve
importantes, voire aucune. d'operations de change d'operations de change
importantes ou importantes ou
d'operations d'operations structurees.
structurees.
Vous avez associe un Vous avez associe un Vous avez associe un
niveau de risque eleve qu'a niveau de risque eleve niveau de risque eleve a
tres peu de vos clients ou a un nombre moyen de un nombre important de
des entreprises avec qui vos clients ou des vos clients ou des
vous faites affaire. entreprises avec qui entreprises avec qui
vous faites affaire. vous faites affaire.
Vous n'avez que quelques Vous avez un nombre Vous avez de nombreux
comptes internationaux ou moyen de comptes comptes internationaux
vous n'effectuez que tres internationaux pour pour lesquels les
peu d'operations de change lesquels les operations operations de change ne
associees a ces comptes. de change ne sont pas sont pas expliquees.
expliquees.

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A0000095 47-000165
Document released under the
Access to information Act
Faible wumer aivu en vertu de
Vous effectuez. de^ ,.
Vous effectuez tres peu de Vous effectuez un ^ ,.
transferts de fonds ou aottS^itfifoBsna tion
nombre mc^n-Si// /
d'operations pour le compte transferts de fonds, fonds, associes a des
de tiers. Vous n'effectuez avec un nombre tres comptes commerciaux
aucun transfert de fonds a limite de transferts ou personnels, a
I'etranger ni en provenance internationaux associes destination de ou en
de I'etranger. a des comptes provenance de pays a
commerciaux ou risque eleve ou
personnels, impliquant d'endroits reconnus
des pays a faible comme des paradis
risque. bancaires et fiscaux
ultra-secrets.
Vous ceuvrez dans un Vous ceuvrez dans un Vous oeuvrez dans un
endroit ou le taux de crime endroit ou le taux de endroit ou le taux de
est reconnu comme faible. crime est reconnu crime est reconnu
comme moyen. comme eleve.
Vous n'effectuez pas Vous effectuez tres peu Vous effectuez de
d'operations dans des d'operations dans des nombreuses operations
endroits geographiques endroits geographiques dans des endroits
consideres a risque eleve. consideres a risque geographiques
eleve consideres a risque
eleve.
Le taux de roulement est Le taux de roulement Le taux de roulement est
faible pour votre personnel est faible pour votre eleve pour votre
tie dans votre programme personnel tie dans personnel, surtout pour
de lutte contre le votre programme de les postes cles dans
blanchiment d'argent ou lutte contre le votre programme de lutte
pour votre personnel de blanchiment d'argent, contre le blanchiment
premiere ligne effectuant la mais votre personnel d'argent.
prestation de services de premiere ligne
(c'est-a-dire, les effectuant la prestation
representees ou de services peut avoir
representantes, les change.
caissiers ou caissieres, ou
tout autre personnel
semblable).

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A0000095 48-000166