ESTADO DEL ARTE Y GESTION DE LA

INFROMACIN

IMPLEMENTANDO UN SISTEMA DE
INFORMACIN

UNIDAD 1

Este captulo permite al estudiante

entender los conceptos bsicos de
un sistema de informacin, conocer
la estructura de un sistema, sus
componentes y funcionalidad. El
estudiante establecer las
relaciones de los entes de
informacin y sus respectivas
caractersticas. A travs de un

2016
ejercicio se desarrollara la
implementacin de estos
conceptos. La informacin es un
proceso dentro de la organizacin,
conocer los estados de informacin

IMPLEMENTANDO UN
en la empresa o negocio facilita los
diferentes procesos de gestin para
la toma de decisiones. En este
ncleo se especifica el alcance de

SISTEMA DE
las diferentes caractersticas que se
pueden incluir en un sistema de
informacin.

INFORMACIN
Esta unidad permite al estudiante entender los conceptos bsicos de un sistema de informacin, conocer la estructura de un
sistema, sus componentes y funcionalidad. El estudiante establecer las relaciones de los entes de informacin y sus
respectivas caractersticas. A travs de un ejercicio se desarrollar la implementacin de estos conceptos. La
informacin es un proceso dentro de la organizacin, conocer los estados de informacin en la empresa o
negocio facilita los diferentes procesos de gestin para la toma de decisiones
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Bogot
Colombia

2016
 IMPLEMENTANDO UN SISTEMA DE INFORMACIN

Objetivos

- Establecer el ciclo de vida del sistema de informacin en las organizaciones y su estructura

- Determinar los componentes de una base de datos y su funcionalidad

Descripcin del capitulo

Este capitulo permite al estudiante entender los conceptos bsicos de un sistema de

informacin, conocer la estructura de un sistema, sus componentes y funcionalidad. El
estudiante establecer las relaciones de los entes de informacin y sus respectivas
caractersticas. A travs de un ejercicio se desarrollara la implementacin de estos
conceptos.

La informacin es un proceso dentro de la organizacin, conocer los estados de

informacin en la empresa o negocio facilita los diferentes procesos de gestin para la
toma de decisiones.

En este ncleo se especifica el alcance de las diferentes caractersticas que se pueden

incluir en un sistema de informacin.
ESTADOS DE LA INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN

Las organizaciones cada da se enfrentan a un mundo cambiante y globalizado, que obliga a

la toma de decisiones rpidas y efectivas. Para ello cuentan en muchas ocasiones con
sistemas de informacin que permite mantener registros de las actividades en forma unificada
y organizada.

Para minimizar el riesgo en la toma decisiones administrativas y corporativas las empresas

requieren de herramientas poderosas que permitan rpido anlisis de su operacin. La Gestin
de la Informacin es una herramienta de la inteligencia de negocios que nos permite de manera
rpida facilitar la toma de decisiones.
Mediante el uso de herramientas tecnolgicas el gerente, directivo o supervisores pueden
contar con datos de la operacin de sus departamento, empresa o unidad de negocio, la cual
puede ser analizada y generar una buena toma de decisiones. Ejemplo: Un gerente de ventas
desea conocer como es el comportamiento de ventas por ciudad, producto y vendedor del
ltimo trimestre, con el cual puede visualizar donde radica la problemtica de cumplimiento de
ventas de la organizacin.
Los reportes de anlisis o de gestin, son uno de los resultados de la gestin de informacin,
para ello la unidad de negocio debe contar con registros de operacin de ventas, estos
registros son los que se evalan y analizan.

Los Usuarios del proceso de gestin de Informacin se pueden definir en:

DIRECCIN: Son los directores de la organizacin encargados de visualizar el futuro de las
mismas pero analizando la realidad del comportamiento de sus propios indicadores. Los
usuarios de direccin normalmente consumen datos para el anlisis y toma de decisiones de
variables globales y de la industria donde se desenvuelve la empresa.

GERENCIA Y SUPERVISIN: verifican y auditan los procedimientos para que sean eficientes.
La gerencia normalmente cumple un plan de accin que debe llevar a cabo. Para ello establece
indicadores y est comparando continuamente la operacin realizada con las metas
establecidas. Para ello los usuarios de gerencia y supervisin requieren de un portal de
grficos con cifras significativas
OPERACIN: interesados en los sistemas transaccionales en las operaciones de la
organizacin, como la generacin de la facturacin. Son los encargados de registrar el da a
da de una empresa en los sistemas de informacin

Por qu es importante la Gestin de la Informacin?

Las organizaciones pueden agilizar sus procesos y tener control sobre la informacin, predecir
que ser lo conveniente y tener control sobre todos los procesos, lo que le permitira predecir
comportamiento de la organizacin.

La importancia en la Gestin de la informacin radica fundamentalmente en mantener en orden

la informacin que se maneja en la organizacin, esto con el fin de realizar una administracin
correcta de la misma que permita llevarla a modelos de toma de decisiones que generen
resultados reales en su comportamiento, el proceso en s de generar este tipo de anlisis y
vincularlo como un proceso fundamental para cada uno de los movimientos se llama
Inteligencia de Negocios.

La gestin de informacin es parte de la inteligencia de negocios, se requiere para poder

evaluar el comportamiento de una empresa. Se debe destinar un tiempo considerable por parte
de la direccin, supervisores y coordinadores en establecer cul es el modelo adecuado de
datos donde se registre lo relevante de las operaciones de una unidad organizacional. Estas
operaciones son las bases para la construccin y el anlisis de los datos que se vuelven
grficos o reportes de datos
CICLO DE VIDA DE LA INFORMACION EN LA ORGANIZACIN

Proceso de Informacin en la organizacin

Extraccin
Consolidacin
Explotacin
Visualizacin
Etapa De Extraccin

Corresponde a la etapa en la cual los sistemas transaccionales se encargan de la captura,

proceso y generacin de la informacin oficial de la empresa, en donde se cumple con los
requisitos legales de contabilidad, control y dems elementos que se utilizan para la operacin
diaria de las organizaciones. En esta etapa, las aplicaciones comerciales y administrativas
tales como: contabilidad, nmina, personal, inventario, facturacin i y todas aquellas que
solucionan un problema especfico de la empresa, estn produciendo informacin general y
especfica de acuerdo con las necesidades de los usuarios, pero que en general estn
diseadas para producir los informes y documentos que se requieren en el control y estado
diario, semanal y mensual de las operaciones regulares de la empresa.

En este punto, el nivel de toma de decisiones estratgicas es muy incipiente, ya que los
objetivos son otros diferentes. Esto no obvia que existan muchos sistemas transaccionales que
ofrezcan algn tipo de informacin til para algunas decisiones gerenciales. En general esta
informacin registrada por los sistemas transaccionales, contiene muchos ms datos que los
que se requieren para la toma de decisiones, por lo cual se debe realizar un proceso de anlisis
y definicin de la informacin requerida por los usuarios.

En esta etapa tambin se obtienen los datos externos que afectan la operacin de la
organizacin. Estas fuentes externas pueden ser de muchos estilos y caractersticas y tienen
la dificultad de que la empresa no tiene control sobre esa informacin, por lo cual su exactitud
y la forma como se obtenga dependen de terceros. En la misma forma los formatos en que
estn contenidos son diferentes y en muchos casos carecen de un diseo y una estructura
adecuada, por lo cual es necesario realizar procesos que mejoren esta informacin y la dejen
factible de ser utilizada y aprovechada.
Una vez se tiene la informacin producida por los sistemas transaccionales, se inicia la
inteligencia del negocio, la cual corresponde al proceso de ajuste para realizar los anlisis
sobre las fuentes de datos existentes en la organizacin.
Etapa De Consolidacin

Despus del proceso de anlisis empresarial y gerencial en profundidad, se realiza la seleccin

de la informacin generada por los sistemas transaccionales y las fuentes externas,
consolidando en una bodega de datos, toda la informacin necesaria para realizar los
diferentes anlisis requeridos por la direccin en la toma de decisiones que permitan la
competitividad de la organizacin.
En este punto, es necesario la aplicacin de metodologas que permitan obtener una
informacin depurada y consolidada, que responda a las necesidades de la empresa y que
sirva para los anlisis por realizar.

Una metodologa muy usada es la creacin de data marts, los cuales corresponden a tablas
de hecho generadas segn las necesidades de un departamento en especial y que
posteriormente unidas a los otros data marts generados en la organizacin, conforman la
bodega de datos.

Las bodegas de datos son, estructuras de datos que seleccionan e integran los datos
recolectados por los diferentes sistemas transaccionales y otras fuentes de datos. Son el
instrumento para desarrollar la inteligencia del negocio y soportan la conversin de los datos
en informacin.

En muchos casos, es importante la asesora de personas que tengan experiencia en la

creacin de estas bodegas, ya que es muy importante un trabajo exhaustivo y muy ordenado
con los usuarios claves, para obtener una bodega eficiente y eficaz que sea la base para la
aplicacin de las herramientas que facilitan el anlisis de los datos ya depurados filtrados y
almacenados.

Una vez tenemos una bodega de datos consolidada y con la informacin relevante definida por
los usuarios, entramos en la etapa de explotacin.
Etapa De Explotacin

En esta etapa se comienzan a aplicar las herramientas existentes para dejar listos los datos
de la bodega en manos de los usuarios, quienes deben estar en capacidad de empezar a
aprovechar y explotar la informacin ya depurada y filtrada que hay en la bodega de datos.

En esta etapa tenemos dos tecnologas que nos permiten realizar un proceso de explotacin
de los datos, con el fin de poder tomar mejores decisiones soportadas con informacin real de
nuestra organizacin. La primera son los cubos OLAP1, los cuales se definen como una
tecnologa de bases de datos que maneja ms de dos dimensiones y que permite ver desde
diferentes dimensiones los datos almacenados en la bodega de datos. En los cubos OLAP,
los datos se organizan jerrquicamente, creando informacin ordenada y consistente que
contribuye a realizar un anlisis dinmico de ella, no de transacciones sino de consultas e
informes.
Etapa De Visualizacin

Una vez realizados los procesos de explotacin y aplicadas las herramientas adecuadas para
este proceso, viene una etapa donde lo realizado en el paso anterior se puede mejorar al
aplicar herramientas que permiten una mejor visualizacin de los resultados, y que, de una
manera grfica y capaz de aprovechar los conceptos de color y diseo, ayudan a conocer lo
que est sucediendo. En este punto es fundamental, la identificacin de indicadores que
faciliten el anlisis de los datos y permitan crear los famosos tableros de control, Balance
Scored Card.
En general en esta etapa contamos con modelos y herramientas para extraer informacin
estructurada e inteligente de las bodegas de datos, creando un conjunto de reglas, indicadores,
preguntas y analizadores que permiten convertir los datos en informacin y realizar su
observacin.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFROMACION EN UNA ORGANIZACIN

Los sistemas de informacin se desarrollan y evolucionan en las organizaciones, inician en su

estado natural conocido como datos crudos, los cuales salen de la operacin de la
organizacin, estos datos se conocen como sistemas transaccionales y registran todos los
datos los cuales resultan de la operacin de un negocio, ejemplo ventas, inventarios, horas de
nomina entre otros.

El segundo tipo de informacin que puede aparecer en una organizacin es el de inteligencia

de negocios, los sistemas de inteligencia de negocios son sistemas en los cuales la
informacin almacenada es de gran uso para la toma de decisiones. Esto permite que las
decisiones se tomen de una manera mas ajustada al comportamiento de las operaciones de
la empresa.

El tercer tipo permite explotar los datos almacenados y permite observar comportamientos
comn de los datos, el caso mas practico es el comportamiento de las ventas, cuando se
aplican anlisis estadsticos sobre los datos los usuarios pueden determinar comportamientos
que faciliten decisiones estratgicas sobre el negocio. Este tipo de sistema de informacin se
conoce como Minera de datos
Finalmente estn los simuladores, los cuales permiten intercambiar los datos de una
organizacin con sus variables exgenas, las variables de la economa permite simular el
comportamiento de la organizacin en sus sector.
SISTEMA TRANSACCIONAL

Son aplicaciones comerciales y administrativas encargadas de registrar a diario y actualizando

las bases de datos en tiempo real, los eventos y transacciones que ocurren en las
organizaciones, tales como: Contabilidad, cartera, facturacin, nomina, aplicaciones
administrativas y en general todos los programas que permiten procesar y almacenar los
sucesos diarios que afectan el funcionamiento de la empresa.

Algunas caractersticas de los sistemas transaccionales son:

Aplicaciones complejas
Se basan en procesos y procedimientos
Cambian peridicamente
Buscan responder a las necesidades operativas de las personas de la organizacin

Un sistema transaccional es un conjunto de datos que almacena la operacin de la

organizacin, estos datos se encuentran almacenados en una estructura especfica Los
sistemas de datos transaccionales se componen de:
1- Tablas
2- Registros
3- Campos

Una tabla es el componente que se compone de registros, los registros a su vez se componen
de datos o campos. Los campos, segn la informacin que maneje, se clasifican en diferentes
tipos. Las tablas se pueden unir entre ellas y estas uniones se conocen como relaciones entre
tablas.

Ejemplo: Una organizacin desarrolla su proceso de ventas, para ello ha diseado un conjunto
de componentes que esta constituido por sus clientes, vendedores, productos y sucursales
donde funciona la empresa. La organizacin maneja un registro de todas las ventas que realiza.
De cada cliente la informacin bsica que la empresa registra es:
1. Nombre del cliente
2. Telfono
3. Direccin
4. Ciudad
5. Fax
6. Contacto principal
7. Mail contacto

Cada uno de estos datos se conoce como campo, el conjunto de datos que hace referencia a
un solo cliente se conoce como registro. El conjunto de registros, de todos los clientes se
conoce como tabla de datos. Cada cliente tiene un conjunto de facturas, los cuales constituyen
en otra tabla y para unirlos la tabla de clientes y la tabla de facturas se deben unir mediante
un campo en comn el cual puede ser el cdigo del cliente o su identificacin.

En el grfico se muestra una tabla de datos, las columnas son los campos de la tabla, cada
fila corresponde a un registro y el conjunto de las filas forman una tabla de datos.
En el grafico se interpreta la unin de las tablas mediante el uso de un campo comn.

Los tipos de datos varan de acuerdo al programa de implementacin. A continuacin

definimos los ms generales.
TEXTO Para introducir caracteres alfa-numricos. (Cadenas de TEXTO O conjunto de palabras).
NUMRICO: Para introducir valor numricos nicamente. Algunos PROGRAMAS separan los tipos
de datos en nmeros enteros y/o decimales.
VERDADERO/FALSO: Representan valores binarios en el sistema. Verdadero o FALSO. Algunos
programas lo manejan como 0 (falso) y 1(verdadero).
FECHA/HORA: Representan valores de fechas y horas en formatos Independientes.
OBJETOS: Representan otros objetos definidos en caracteres ESPECIALES TALES Como imgenes,
videos, msica, etc. Normalmente estos poseen un tamao extenso

SISTEMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

La Inteligencia de Negocios es un proceso que se implementa en una organizacin, con el fin

de analizar la operacin de la misma y tomar decisiones basados en los datos histr iiicos
generados en las empresas.
En la inteligencia de negocios se recopilan, almacenan y analizan datos de la operacin de
las organizaciones en sus diferentes campos. El propsito de este, est en poder determinar
las causas del por qu suceden las diferentes acciones en un escenario y momento
determinado. Por otra parte la inteligencia de negocios sirve como herramienta para la toma
de decisiones en las organizaciones, facilita analizar los datos que se producen como resultado
de las operaciones que realiza la empresa o unidad. La inteligencia establece tres elementos
importantes en una organizacin: recoleccin de datos, almacenamiento y resmenes de datos.
Los datos son totalizados u operados sobre las acciones bsicas de las diferentes operaciones.
Las diferentes reas de la organizacin realizan actividades y procedimientos, los cuales
producen datos histricos. Estos datos son almacenados en sistemas transaccionales que
desarrolla o adquiere la empresa con el fin de que se registre la operacin de la misma. Los
sistemas que se usan para el almacenamiento de las transacciones diarias se conocen con el
nombre de SGD Sistema de Gestin de Datos o Sistemas de Informacin Transaccional. El
objetivo de estos sistemas consiste en recolectar datos, validar la entrada de datos y
almacenar la informacin en repositorios para su posterior consulta y procesos.

Un ejemplo clsico de este tipo de resmenes es el comportamiento de ventas de un

departamento, empresa u organizacin, el anlisis del comportamiento de ventas por cada uno
de los vendedores, descubrir cules son las ventas de cada uno de estos vendedores en cada
producto. En este informe tambin puede descubrirse las ventas del periodo que se han
realizado. En general se podr obtener cualquier anlisis de informacin sobre las ventas de
la empresa siempre y cuando se cuente con los datos bsicos.
Implementar soluciones de Inteligencia de negocios involucra muchos aspectos financieros,
administrativos y tecnolgicos: Desde lo financiero las organizaciones deben invertir fuertes
sumas de dinero en tres aspectos: la adquisicin de tecnologas, contratacin de personal
idneo e inversin en las adaptaciones culturales de la empresa. Desde lo administrativo la
implementacin de las soluciones para proyectos de inteligencia de negocios debe soportar y
respetar los procesos administrativos de la organizacin, Entender las tcnicas aplicadas
desde la planeacin, organizacin, ejecucin y control facilita incorporar la inteligencia de
negocios en el da a da de la empresa.

Finalmente desde lo tecnolgico, la adquisicin de hardware y software genera trauma en el

comportamiento de la empresa, aunque se pude suponer que las organizaciones cuentan
con la tecnologa suficiente para la implementacin de este tipo de proyectos

Los usuarios de la inteligencia de negocios, son personas que cumplen con roles de
supervisin y control. Para que este estado sea efectivo y se pueda implementar en una
empresa se requiere contar con un sistema de gestin de datos SGD transaccional
Beneficios de la inteligencia de negocios

Manejar el crecimiento el reto para las empresas es evolucionar, es crecer

Y esto significa cambio. Que tan giles son mis procesos para enfrentar los cambios y las
necesidades puntuales de la empresa

Control de costos el manejo de costos es el detonador que fuerza a muchas empresas a

considerar una solucin de inteligencia de negocios, para tener la capacidad de medir gastos
y ver esto a un nivel de detalle que identifique la lnea de negocio, producto, centro de costo,
entre otras.iii

Entender mejor los clientes las empresas almacenan toneladas de Informacin valiosa
relacionada a sus clientes. El reto es transformar esta informacin en conocimiento y este
conocimiento dirigido a una gestin comercial que represente algn tipo de ganancia para la
empresa. Ventas Cruzadas, ventas incrementales, retencin de clientes, anticipar nuevas
Oportunidades, medicin de efectividad de campanas e identificar los patrones de compras y/o
comportamiento de los clientes hacen de la Inteligencia de negocios un elemento vital para
lograr los objetivos de la empresa.
Indicadores de gestin los indicadores de desempeo me permiten representar medidas
enfocadas al desempeo organizacional con la capacidad de representar la estrategia
organizacional en objetivos, mtricas, iniciativas y tareas dirigidas a un grupo y/o individuos en
la organizacin. Dentro de las capacidades funcionales de los indicadores de gestin podemos
mencionar: el monitoreo, anlisis y la administracin. monitorea lo procesos crticos de
negocio y las actividades utilizando mtricas que me den una alerta sobre un problema
potencial o alguna gestin que debo realizar. analiza la raz de los problemas explorando la
informacin de mltiples perspectivas en varios niveles de detalles. administra los recursos y
procesos para dirigir la toma de decisiones, optimizar el desempeo. Esto nos permite tener
una visin global de la empresa con la capacidad de dirigir la organizacin en la direccin
correcta.
SISTEMA MINERA DE DATOS

El sistema de minera de datos es un proceso de explotacin de informacin, la informacin

almacenada puede ser modelada a travs de algoritmos estadsticos,
Los modelos permiten definir el comportamiento de los datos bajo ciertas condiciones.

Los componentes bsicos de u sistema de minera de datos los constituye

El modelo algortmico de anlisis estadstico
La fuente de datos y esquema de almacenamiento
Escenario de estudio
Definicin de variables de estudio

Existen nueve modelos algortmicos para el desarrollo de la minera de datos:

Algoritmo de rboles de decisin de Microsoft
Algoritmo de clsteres de Microsoft
Algoritmo Bayes naive de Microsoft
Algoritmo de asociacin de Microsoft
Algoritmo de clsteres de secuencia de Microsoft
Algoritmo de serie temporal de Microsoft
Algoritmo de red neuronal de Microsoft (SSAS)
Algoritmo de regresin logstica de Microsoft
Algoritmo de regresin lineal de Microsoft

La fuente de datos es un esquema especial, basado en el sistema transaccional, se debe

definir una tabla de movimientos que analizar y cruzar tablas maestros. Las tablas de
movimiento se conocen como tablas de hecho.

Las tablas de hecho requieren de una o ms llaves que permitan unir alas tablas maestras.
Las tablas de hechos deben tener campos numricos donde se va a aplicar los clculos y
anlisis.
El escenario de estudio es el proceso donde se determina el comportamiento de las variables
de estudio. El tipo de datos y forma de comportamiento. Se plantea los casos a ejecutar y
estudiar. Determina como es el almacenamiento de datos y qiue tipo de estadsticas puede
proporcionar.
CONCLUSIONES

Que es un sistema de informacin?

Un sistema de informacin es un conjunto de datos que en forma organizada se puede generar

informacin de datos para la toma de decisiones. La forma como se organiza un sistema de
informacin depende del ciclo donde se encuentre.
Los sistemas transaccionales se componen de campos, registros, tablas y bases de datos.
Los sistemas de inteligencia de negocios, se componen de sistemas transaccionales contra un
plan de estrategias.
La minera de datos se compone de algoritmos de anlisis, fuentes de datos, almacenamientos
y caso de estudio

B. Como es el ciclo de vida?

Dependiendo el estado de la informacin el ciclo de vida puede estar en cuatro estados:

a. Sistema transaccional
b. Sistema inteligencia de negocios
c. Minera de datos
d. Simuladores

C. Como se implementa un sistema?

Se determina el problema a solucionar, en l se redacta la situacin que se desea implementar
o estudiar, dependiendo de estado en que se encuentre la informacin se deben tomar
acciones especiales de operaciones. En general para implementar un sistema de informacin
se debe definir:
1. Determine el caso y la situacin que desea resolver
2. Plantee los componentes que desea implementar
3. Documente los componentes
4. Implemente la solucin segn el estado.

BIBLIOGRAFA
1. Hacia la inteligencia de los negocios, Politecnico Grancolombiano, Fernando Davila Ladrn de Guevara
2. Gua de Anlisis, Diseo e Implantacin de Sistemas o Sistemas de Informacin 1, 2 y 3, word press.com. Luis
Castellanos

i
Tomado de: sigma.poligran.edu.co/politecnico/apoyo/cuadernos/intelligence.pdf
ii
Tomado de : www.excelencia.edu.co/?page_id=635 Pagina oficial Politecnico Granclombiano
iii
Tomado de: www.excelencia.edu.co/?page_id=635 Pagina oficial Politecnico Granclombiano