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January 2006
This report was made possible through support provided by the US Agency for International Development,
under the terms of Contract number 521-C-00-04-00032-00. The opinions expressed herein are those of
the author(s) and do not necessarily reflect the views of the US Agency for International Development.
MANUEL DE GESTION
FINANCIRE ET COMPTABLE
HS-2007
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable
Mot du Ministre
Au dbut des annes 80, l' Analyse Prliminaire et Plan de Travail du Rural
Health Development System - RDHS du MSH, et les sujets traits par Peter N. Cross,
conomiste en sant/MSH, en septembre 1982, dans Analyse et Projections
Financires du DSPP , suscitrent des rflexions mettant en vidence l'imprieuse
ncessit de franchir l'tape d'administration des fonds, pour s'orienter vers la gestion
financire.
C'est dans ce contexte que la firme Thomas, Bois & Associs, finance par le MSH, a
labor le prsent Manuel de Gestion Financire et Comptable.
Supporte par un logiciel choisi cet effet, la mise en application des procdures
dbordera le cadre d'un simple contrle de budgets et de dpenses. Les utilisateurs
pourront prsenter aux dcideurs des rapports consolids qui permettent d'avoir une
vision globale de la situation comptable et financire du Ministre.
Le MSPP exprime sa reconnaissance au MSH qui lui a fait bnficier, une fois de plus,
d'une assistance vraiment opportune. Il remercie la firme Thomas, Bois Et Associs
dont l'expertise a mis sa disposition un outil de gestion d'une grande valeur. Il flicite
enfin les personnels du Cabinet et de la Direction Administrative et du Budget qui ont
troitement collabor avec le consultant pour la pleine russite de l'uvre.
Dr Josette BIJOU
Ministre
Avant-propos
L'laboration du Manuel de Gestion Financire et comptable s'inscrit dans le cadre du plan
d'assistance technique dvelopp par le projet HS-2007 visant la mise en place effective d'un systme
de gestion financire et comptable tant au niveau du Ministre central qu'au niveau des Directions
Dpartementales. En effet, les valuations ont permis de constater que l'une des faiblesses les plus
frquentes a t l'absence de Manuel de Procdures de Gestion Financire et Comptable dans les
Directions Dpartementales. Mme quand certaines procdures comptables sont appliques au
niveau central et dans les dpartements, elles ne sont pas toujours documentes. Il rpond un
besoin urgent de standardisation en disposant finalement de procdures valides par le Ministre de
la Sant Publique et de la Population.
Ce Manuel est le fruit d'une collaboration efficace entre la Direction Financire du projet HS-2007, la
firme Thomas, Bois & Associs et la Direction Financire et Administrative du Ministre de la Sant
Publique et de la Population (MSPP). Son but est de mettre la disposition des Directions
Dpartementales des procdures et outils permettant de documenter les dpenses d'opration
encourues partir des fonds du MSPP et des bailleurs. Il aidera galement les Dpartements dans la
prparation des rapports financiers soumettre tous les concerns.
Les diffrentes sections du Manuel sont agences de manire offrir l'utilisateur la possibilit de
planifier et d'organiser les oprations en regard des dispositions adoptes par le Ministre de
l'conomie et des Finances, en partant de la configuration de la structure administrative, jusqu' la
production des rapports financiers et statistiques, en passant par la mise en place et le
fonctionnement des systmes comptable et de contrle interne.
Ce Manuel n'a pas la prtention de traiter tous les problmes lis la gestion financire et comptable.
Par la richesse et la qualit de l'information qu'il contient, il constitue un outil important pour
l'Administrateur Dpartemental et le Comptable dans le cadre du processus d'enregistrement des
oprations journalires. Il est donc mis la disposition des Dpartements Sanitaires pour les aider
renforcer leurs structures de gestion tant financire que comptable.
Les Directeurs Dpartementaux sont invits partager les procdures dcrites dans ce Manuel avec
tous les responsables des points de prestations de services qui se chargeront de les adapter en tenant
compte des spcificits de leur institution, des ressources humaines et matrielles disponibles.
Finalement, nous adressons aussi nos remerciements l'USAID/Haiti pour son engagement et son
souci constant de contribuer activement au renforcement des structures de gestion des institutions
partenaires tant au niveau du secteur public que du secteur priv.
Paul AUXILA
Chef de Mission
Projet HS-2007
MSH-HS 2007/Thomas, Bois & Associs
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable
pour le Ministre :
la firme consultante
SOMMAIRE
SECTION I
Gnralits
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section I
SOMMAIRE
B - PRSENTATION DU MANUEL
7
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section I
**Module III Gestion de Projets qui dcrit le mode de gestion des projets grs par
le Ministre ; prsente la description dtaille des
procdures spcifiques applicables ce module,
en y incorporant le traitement comptable reli
chacune des tapes des procdures ; et enfin,
indique la liste des procdures communes
applicables ce module.
Chaque section et chaque module, tout en tant inter relis par le contenu,
l'intrieur du Manuel, demeure indpendant physiquement, prsentant
respectivement une table des matires et une pagination propres ; de telle sorte que
les amendements et mises jour ventuels l'une ou l'autre des sections ou
modules, aient une incidence circonscrite la section ou au module concern.
8
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section I
C1 - DIRECTION CENTRALE
Ainsi, les Services Budget et Comptable du Ministre sont les gardiens et les
principaux gestionnaires du systme.
La Charte des comptes prend comme base la structure des rubriques du budget
gnral, et prsente une codification alpha-numrique quatre (4) segments, pour
un total de douze (12) digits par code comptable :
9
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section I
10
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section I
d) Le Solde des Fonds qui prsente le Solde Consolid des Fonds grs par le
Ministre (Code 5000).
a) Les Sources de Fonds, reprsentes par les comptes de Produits, lesquels sont
les comptes de contrepartie des transactions d'encaissement aux comptes
bancaires d'une part, et des Rquisitions pour paiement honors par le MEF
(Codes 6000 6999).
b) Les Transferts et Charges Relles (Codes 7000 7999), qui regroupent les
comptes d'enregistrement des charges relles dcoulant de l'excution du
budget ; les comptes d'enregistrement des transferts aux instances sous tutelle
du Ministre ; et les comptes d'enregistrement des charges assumes dans le
cadre des projets grs par le Ministre.
11
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section I
C1.3.3 - Rapports
Etat par Fonds par Instances Comparatif respectif par Fonds, discrimin entre
Administratives Direction Centrale, Directions Dpartementales et
Organismes Dconcentrs.
Etat des rsultats Selon les mmes discriminants indiqus pour les tats
d'exploitation de provenance.
12
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section I
C2 - DIRECTIONS DPARTEMENTALES
7 XXX
13
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section I
C2.4 - RAPPORTS
Rapports financiers : Pour ce qu'il s'agit des projets, le systme donne accs aux
rapports suivants :
- Etat sommaire des Recettes et Dbourss (par projet ou pour l'ensemble des
projets).
14
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section I
15
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section I
1- Acquisition de biens
ou de services par
rquisition au
MEF... X X X X
3- Acquisition de biens
ou de services sur
compte courant du
Ministre... X3 X3 X3 X3
4- Acquisition de biens
ou de services sur
compte de projet... X4 X4
5- Acquisition de biens
ou de services, sur
fonds fies de caisse... X5 X5 X5
6- Dplacements internes X X6 X6 X6
7- Dplacements externes X X X6 X6
8- Heures supplmentaires
(Employs rguliers) X X7 X7 X7
9- Frais compensatoires...
(Contractuels) X X7 X7 X7
16
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
17
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
19
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
2250-DNI-FON-10 Entret. Mob. & Matr. & Outil. Oui Comptes Recevoir
2250-DNO-FON-10 Entret. Mob. & Matr. & Outil. Oui Comptes Recevoir
2250-DSE-FON-10 Entret. Mob. & Matr. & Outil. Oui Comptes Recevoir
2251-CEN-FON-10 Entret. Mat. de transport Oui Comptes Recevoir
2251-DEA-FON-10 Entret. Mat. de transport Oui Comptes Recevoir
2251-DEC-FON-10 Entret. Mat. de transport Oui Comptes Recevoir
2251-DEO-FON-10 Entret. Mat. de transport Oui Comptes Recevoir
2251-DES-FON-10 Entret. Mat. de transport Oui Comptes Recevoir
2251-DNE-FON-10 Entret. Mat. de transport Oui Comptes Recevoir
2251-DNO-FON-10 Entret. Mat. de transport Oui Comptes Recevoir
2251-DSE-FON-10 Entret. Mat. de transport Oui Comptes Recevoir
2256-CEN-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2256-DEA-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2256-DEC-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2256-DEN-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2256-DEO-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2256-DES-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2256-DGA-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2256-DNE-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2256-DNI-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2256-DNO-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2256-DSE-FON-10 Entretien Btiment Oui Comptes Recevoir
2259-DEA-FON-10 Entretien autres Immo.corp. Oui Comptes Recevoir
2259-DEC-FON-10 Entretien autres Immo.corp. Oui Comptes Recevoir
2259-DES-FON-10 Entretien autres Immo.corp. Oui Comptes Recevoir
2259-DNE-FON-10 Entretien autres Immo.corp. Oui Comptes Recevoir
2259-DNI-FON-10 Entretien autres Immo.corp. Oui Comptes Recevoir
2270-CEN-FON-10 Frais Rceptions officielles Oui Comptes Recevoir
2290-CEN-FON-10 Prestations Services Tiers Oui Comptes Recevoir
2290-DES-FON-10 Prestations Services Tiers Oui Comptes Recevoir
2292-CEN-FON-10 Charges diverses Oui Comptes Recevoir
2299-CEN-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2299-DEA-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2299-DEC-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2299-DEN-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2299-DEO-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2299-DES-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2299-DGA-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2299-DNE-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2299-DNI-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2299-DNO-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2299-DSE-FON-10 Dp.sur PCaisse Oui Comptes Recevoir
2300-CEN-FON-10 Fournit.& Matriel de bureau Oui Comptes Recevoir
2300-DEA-FON-10 Fournit.& Matriel de bureau Oui Comptes Recevoir
2300-DEC-FON-10 Fournit.& Matriel de bureau Oui Comptes Recevoir
2300-DEN-FON-10 Fournit.& Matriel de bureau Oui Comptes Recevoir
20
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
Numro du Compte
Account ID Description
Account du Compte
Description Actif ?
Active? Type de Compte
Account Type
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
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(MSPP)
Charte des Comptes
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION
(MSPP)
Charte des Comptes
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
MODULE I
Fonctionnement
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
SOMMAIRE
B - Procdures spcifiques
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
A - EXCUTION DU BUDGET
Les procdures qui suivent, dcrivent les gestes poss par les intervenants du
MSPP, lors des trois phases importantes de l'excution du budget, et leur
signification comptable :
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
B - PROCDURES SPCIFIQUES
B1.1 - CONTEXTE
Pour rpondre aux besoins de ses activits quotidiennes, le Ministre puise travers
ses units administratives mme les provisions budgtaires de l'exercice afin de se
pourvoir en biens et en services. Cette opration peut se raliser selon deux (2)
mcanismes prvus dans la Loi sur le budget et la comptabilit publique : 1) par
rquisition pour paiement, adresse au Ministre de l'Economie et des Finances
(MEF) ; 2) par paiement comptant mme le Fonds de roulement, selon les limites et
conditions dtermines par les lois et rglements.
B1.2 - OBJECTIFS
S'assurer que les dpenses engages par le Ministre rentrent dans le cadre du
budget approuv pour l'exercice concern ;
32
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
B1.5 - RESTRICTION
Ne s'applique pas
B1.6 - PROCDURE
La Direction Administrative :
La Direction Administrative :
Le Service du Budget :
La Direction Administrative :
Le Bureau du Ministre :
Le Service du Budget :
9- procde une dernire vrification du dossier, retient la copie qui lui revient du
formulaire rglementaire Rquisition , en fait une copie qu'il transmet au
service comptable et achemine le dossier au MEF pour suivi ;
11- assure l'interface avec les services concerns du MEF lors du processus de
traitement du dossier et informe le Service comptable du Ministre aussitt le
chque disponible au guichet des Finances .
Fin de la procdure
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
L'Administration :
Fin de la procdure
35
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
RQUISITION/COMMANDE
No..
Date Service..... Direction
Fournisseur.. Tl./Fax
Total
Suivi du budget
Requrant Administration
Spcimen A - Mod I
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
Explications/Rfrences Code DT CT
Date Date..
Spcimen B - Mod I
37
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
B2 - ENCAISSEMENT
B2.1 - CONTEXTE
Dans le cadre de l'excution de son budget, et pour rpondre aux besoins de ses
activits courantes, le MSPP utilis le mcanisme des rquisitions pour paiement
(rf. : procdure Engagement/Ordonnancement ), adresses et traites par le
Ministre de l'Economie et des Finances. A l'issue de ce traitement, le MEF met un
chque selon le cas l'ordre du fournisseur de biens ou de services, ou du
comptable du MSPP (Direction Centrale ou Direction Dpartementale), en vue du
rglement de l'obligation, ou en guise d'avance pour la constitution d'un fonds de
caisse. Ce chque, dpos au guichet du MEF, accompagne le dossier justifiant son
mission.
Cette procdure dcrit les gestes administratifs et comptables poss par le MSPP
partir du retrait du chque au guichet du MEF.
B2.2 - OBJECTIFS
B2.3 - APPROBATION/AUTORISATION
Rgularisation/Correction
B2.5 - RESTRICTION
Aucun prlvement, direct ou indirect, ne doit tre effectu par quiconque, et dans
quelque but que ce soit, sur les recettes perues par le Ministre.
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
B2.6 - PROCDURE
le Service comptable :
Fin de la procdure
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
L'Administration :
Fin de la procdure
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
Explications/Rfrences Code DT CT
Date Date..
Spcimen B - Mod I
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
B3 - DCAISSEMENT
B3.1- CONTEXTE
La procdure qui suit traite des dcaissements par chque mis directement par le
MEF, au nom du fournisseur de biens ou de services.
(Voir procdure Fonds de caisse pour les dpenses budgtaires effectues selon ce mode).
B3.2- OBJECTIFS
B3.3 - APPROBATION/AUTORISATION
B3.5 - RESTRICTION
Ne s'applique pas
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
B3.6 - PROCDURE
Le Service comptable :
4- s'assure que les pices justificatives sont scelles, aprs paiement, pour
annulation ;
Traitement comptable
Fin de la procdure
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
L'Administration :
4- s'assure que les pices justificatives sont scelles, aprs paiement, pour
annulation :
Fin de la procdure
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
Explications/Rfrences Code DT CT
Date Date..
Spcimen B - Mod I
45
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
B4.1 - CONTEXTE
La procdure qui suit couvre les dcaissements effectus mme ce fonds de caisse.
Les formulaires connus pour l'expression des besoins en biens et en services, de
mme que les modalits d'approbation et d'autorisation dcrites dans la procdure
Engagement/Ordonnancement , s'appliquent galement pour solliciter le fonds
de caisse.
B4.2 - OBJECTIFS
Formulaire Rquisition/Commande
Fiche de caisse (pr-numrote en srie avant utilisation)
Rapport de caisse
46
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
B4.5 - RESTRICTION
B4.6 - PROCDURE
La Direction Administrative :
Le Service comptable :
47
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
Dbours
La Direction Administrative :
La Direction Administrative :
Le Service du Budget :
6- vrifie les disponibilits budgtaires pour les rubriques concernes, effectue, sur le
systme, la mise jour des soldes, appose son visa sur le formulaire
Rquisition/Commande dont il garde une copie, et retourne le dossier la
Direction Administrative ;
48
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
La Direction Administrative :
Le Responsable de caisse :
Le Responsable de caisse:
12- obtient de la personne ayant effectu la transaction les PJ concernes et, le cas
chant, le solde du montant remis ;
13- complte la fiche de caisse (voir point 9) pour les rubriques Montant dbours
et Montant retourn ;
15- inscrit sur les PJ, le numro d'ordre de la fiche de caisse, vrifie la validit des PJ
(facture reu de caisse) et les calculs qui y sont ports, en cochant chaque
montant (ne pas oublier de multiplier par 5 les factures exprimes selon
l'ancienne quivalence dollar) et enfin codifie la transaction conformment
aux rubriques budgtaires indiques sur le formulaire
Rquisition/Commande par le Service du Budget ;
49
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
Contrle 1
Lorsqu'il y a plusieurs transactions de codes diffrents pour une seule fiche de caisse,
le total des montants dtaills par code doit correspondre au montant inscrit la
rubrique Montant dbours de la fiche de caisse.
16- appose le sceau PAY sur les PJ pour garantir leur annulation ;
Contrle 2
* Rapport de Caisse
Un rapport d'tat de la Caisse doit tre prsent, sur demande, la Direction Gnrale.
Ce rapport se limite au processus de vrification dcrit pour le Contrle 2
susmentionn.
Le Responsable de caisse :
19- classifie les dossiers de paiement selon l'anciennet (ordre dcroissant) des
fiches de caisse (No de fiche et date de transaction) ;
21- groupe, par code, les montants reports sur le rapport et inscrit l'information
dans la partie Sommaire rserve cette fin ;
50
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
22- s'assure que le solde dtermin dans le rapport correspond bien au montant
disponible dans le coffre ;
23- relie ensemble (broche) le rapport et l'ensemble des PJ (dj classes selon
l'anciennet, ordre dcroissant) ;
Le Service comptable :
25- vrifie, valide et signe le rapport de caisse, y joint par crit au besoin ses
commentaires et procde l'enregistrement comptable des oprations :
La Direction Administrative :
Le Service du Budget :
La Direction Administrative :
La Direction Gnrale :
30- prend connaissance du dossier, y appose son visa et assure l'interface avec le
Bureau du Ministre pour signature du Titulaire.
51
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
Le Service du Budget :
32- procde une dernire vrification du dossier, retient la copie qui lui revient
du formulaire rglementaire Rquisition , en fait une copie qu'il transmet
au Service comptable et achemine le dossier au MEF pour suivi.
Fin de la procdure
L'Administration :
52
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
Le Responsable de caisse :
Le Responsable de caisse :
10- complte la fiche de caisse (voir point 6, pour les rubriques : montant
dbours et Montant retourn,
12- inscrit sur les PJ le numro d'ordre de la fiche de caisse ; vrifie la validit
des PJ (facture, reu de caisse) et les calculs qui y sont ports, en cochant
chaque montant (ne pas oublier de multiplier par 5 les factures exprimes
selon l'ancienne quivalence dollar) et enfin codifie la transaction
conformment aux rubriques budgtaires indiques sur le formulaire
Rquisition/Commande par l'Administration ;
Contrle 1
53
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
13- appose le sceau PAY sur les PJ pour garantir leur annulation ;
Contrle 2
La somme des montants de la rubrique Montant dbours de toutes les fiches
de caisse date PLUS le cash disponible en coffre doit galiser le montant original
du Fonds de caisse.
* Rapport de Caisse
Le Responsable de caisse :
16- classifie les dossiers de paiement selon l'anciennet (ordre dcroissant) des
fiches de caisse (No de fiche et date de transaction) ;
18- groupe, par code, les montants reports sur le rapport et inscrit l'information
dans la partie Sommaire rserve cette fin ;
19- s'assure que le solde dtermin dans le rapport correspond bien au montant
disponible dans le coffre ;
20- relie ensemble (broche) le rapport et l'ensemble des PJ (dj classes selon
l'anciennet, ordre dcroissant) ;
54
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
L'Administration :
22- vrifie, valide et signe le rapport de caisse, y joint par crit au besoin ses
commentaires et procde l'enregistrement comptable des oprations :
27- assure l'interface avec les services concerns du MEF, lors du processus de
traitement du dossier, jusqu' la disponibilit du chque de renflouement au
guichet des Finances .
Fin de la procdure
55
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
RQUISITION COMMANDE
No..
Date Service..... Direction
Fournisseur.. Tl/Fax
Total
Suivi du budget
Requrant Administration
Spcimen A - Mod. I
56
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
Fiche de caisse
(Fonctionnement courant)
Date.
Raison de la transaction.......................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Autoris par
AFFECTATION
Code Montant
Total
Spcimen C - Mod. I
57
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module 1
Total
_____________________
Vrifi par (Administration)
Date.
_____________________
_____________________
Visa
(Dir. Gle /DD/Coord. projet)
Date.
Total
Spcimen D - Mod I
58
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
C1 - ENGAGEMENT / ORDONNANCEMENT
C2 - ENCAISSEMENT
Direction Centrale
Direction Dpartementale
59
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
C3 - DCAISSEMENT
C4 - FONDS DE CAISSE
60
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
D - PROCDURES COMMUNES
- Achat et approvisionnement
- Frais de dplacement
- Rgularisation/Correction
61
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
E1 - DIRECTION CENTRALE
* Rapports budgtaires
* Rapports financiers
62
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module I
E2 - DIRECTION DPARTEMENTALE
* Rapports budgtaires
* Rapports financiers
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
MODULE II
Investissement
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
SOMMAIRE
B - Procdures spcifiques
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
A - EXCUTION DU BUDGET
* Les intervenants
- Le Ministre de la Planification, de la Coopration
Externe et de la Fonction Publique (MPCEFP), en tant
que gestionnaire de l'ensemble du Programme
d'Investissements Publics ;
66
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
Les procdures qui suivent dcrivent les gestes poss par les intervenants du MSPP,
lors de l'excution des projets d'investissement public, dans les situations suivantes :
** Encaissement
** Dcaissement
** Demande de rapprovisionnement.
67
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
B - PROCDURES SPCIFIQUES
B1 - ENCAISSEMENT
B1.1 - CONTEXTE
B1.2 - OBJECTIFS
B1.3 - APPROBATION/AUTORISATION
- Bordereau d'encaissement
- Formulaire Rgularisation/Correction
B1.5 - RESTRICTION
Tout chque mis l'ordre du Ministre doit tre rigoureusement dpos sur le
compte du Ministre.
68
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
B1.6 - PROCDURE
La Direction Administrative :
Le service comptable :
Traitement comptable :
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MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
La Direction Administrative :
Le service comptable :
La Direction Administrative :
Le service comptable :
70
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
Traitement comptable :
Les processus dcrits pour le traitement des fonds aux points a) et b) de cette
procdure s'appliquent aux fonds provenant de Partenaires Externes.
Traitement comptable :
Le service comptable :
71
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
Traitement comptable :
Fin de la procdure
72
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Manuel de gestion financire et comptable - Module II
L'Administration :
Traitement comptable :
73
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
L'Administration :
Traitement comptable :
74
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
Les processus dcrits pour le traitement des fonds aux points a) et b) de cette
procdure s'appliquent aux fonds provenant de Partenaires Externes.
Traitement comptable :
L'Administration :
Traitement comptable :
Fin de la procdure
75
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Manuel de gestion financire et comptable - Module II
Montant
Date Source Rfrences Gdes Usd
Total
Total
Remarques Affectations
No Code DT CT
Enregistr par
Date..
Total
Spcimen E - Mod. II
76
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
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Explications/Rfrences Code DT CT
Date Date..
Spcimen B Mod. II
77
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Manuel de gestion financire et comptable - Module II
B2 - DCAISSEMENT
B2.1 - CONTEXTE
La procdure qui suit traite des dcaissements effectus selon l'un des modes dcrits
prcdemment.
B2.2 - OBJECTIFS
B2.3 - APPROBATION/AUTORISATION
- Les chques mis par le Ministre doivent tre signs soit par le
Coordonnateur de projet ou le Directeur Gnral et le Comptable, soit par le
Coordonnateur de projet ou le Directeur Dpartemental et le Comptable.
78
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Manuel de gestion financire et comptable - Module II
- Formulaire Rquisition/Commande
- Bordereau de dcaissement
- Formulaire Rgularisation/Correction
B2.5 - RESTRICTION
Ne s'applique pas
B2.6 - PROCDURE
Le Service comptable :
Traitement comptable :
79
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
5) s'assure que les pices justificatives sont scelles, aprs paiement, pour
annulation.
Fin de la procdure
80
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
L'Administration :
Traitement comptable :
5) s'assure que les pices justificatives sont scelles, aprs paiement, pour
annulation ;
81
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Manuel de gestion financire et comptable - Module II
RQUISITION COMMANDE
Fournisseur.. Tl/Fax
Total
Suivi du budget
Requrant Administration
Spcimen A Mod. II
82
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Manuel de gestion financire et comptable - Module II
Cochez
No
BORDEREAU DE DCAISSEMENT Gdes
USD
Bnficiaire
Date
Affectations Remarques
No Rubrique Montant
DT CT
83
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
Explications/Rfrences Code DT CT
Date Date..
Spcimen B - Mod. II
84
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
B3 - DEMANDE DE RAPPROVISIONNEMENT
B3.1 - CONTEXTE
Suite aux dpenses, effectues mme les fonds du Trsor Public, alimentant les
comptes de projets, la Direction Centrale et les Directions Dpartementales doivent
rigoureusement soumettre des rapports au Ministre de l'Economie et des Finances
sur chaque projet d'investissement, au cours de son excution ; ce, aux fins de
rapprovisionnement des comptes de banque.
B3.2 - OBJECTIFS
B3.5 - RESTRICTION
Un Rapport d'Excution des Projets (REP) doit tre soumis au dbut de chaque
trimestre par le Directeur de projet au MEF.
85
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
B3.6 - PROCDURE
Le service comptable :
Les pices justificatives doivent tre valides, scells aprs paiement pour
annulation et le classement de la documentation doit tre adquat.
Les recettes ralises dans le cadre du projet doivent tre dposes sur le
compte du Projet, pour le montant effectivement peru.
86
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
Le Coordonnateur du Projet :
3- Analyse le dossier, appose son visa, en garde une copie pour le Ministre, puis
achemine l'original au MEF pour rapprovisionnement.
Fin de la procdure
87
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
L'Administration :
Les pices justificatives doivent tre valides, scelles aprs paiement pour
annulation et le classement de la documentation doit tre adquat.
Les recettes ralises dans le cadre du projet doivent tre dposes sur le
compte du Trsor Public, pour le montant effectivement peru.
88
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
Le Coordonnateur du Projet :
3- Analyse le dossier, appose son visa, en garde une copie, puis achemine
l'original au MEF pour rapprovisionnement.
Fin de la procdure
89
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module II
C1 - ENCAISSEMENT
C2 - DCAISSEMENT
90
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Manuel de gestion financire et comptable - Module II
D - PROCDURES COMMUNES
- Achat et approvisionnement
91
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Manuel de gestion financire et comptable - Module II
92
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Manuel de gestion financire et comptable - Module III
MODULE III
Gestion des projets
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Manuel de gestion financire et comptable - Module III
SOMMAIRE
- Achat et approvisionnement
- Encaissement
- Dcaissement
- Frais de dplacement
- Rgularisation/Correction
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Manuel de gestion financire et comptable - Module III
La gestion des projets, considre sur le plan financier et comptable, implique des
oprations courantes de fonctionnement, caractrises par des encaissements et des
dcaissements de fonds, respectivement de source et de nature diverses. Ces
mouvements de fonds contribuent la runion des ressources ncessaires pour la
ralisation des activits prvues et l'atteinte des objectifs fixs. Ainsi, les oprations
et les ressources en question doivent bnficier d'un cadre stricte et formel,
prvoyant leur mode de traitement et les mcanismes de contrle leur assurant
fiabilit et scurit. Enfin, la documentation de support aux encaissements et aux
dcaissements doit tre adquate, complte et bien tenue.
Les procdures qui suivent, dcrivent les gestes poss par le personnel administratif
et comptable impliqu dans l'excution des projets, pour le compte du Ministre,
lors des oprations d'encaissement et de dcaissement de fonds.
95
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module III
B - PROCDURES APPLICABLES :
- Achat et approvisionnement
- Encaissement
- Dcaissement
- Frais de dplacement
- Rgularisation/Correction
96
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Module III
En gnral, les bailleurs de fonds rclament, des organismes d'excution des projets,
une information financire complte et dtaille, relative aux fonds allous, leur
gestion, leur utilisation, les documents de support aux transactions, et les soldes de
ces fonds. Ainsi, les systmes de traitement qui respectent les principes de la
comptabilit base caisse , conviennent pour la production de ce type de rapport.
Cependant, le Ministre recommande de plus en plus l'utilisation d'un systme
mixte de traitement de l'information financire, alliant les principes de la
comptabilit de caisse et ceux de la comptabilit d'exercice ; ce, pour l'expression
des ventuels engagements de fin de priode comptable. Les rapports suivants
peuvent tre tirs de ce systme :
97
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
SECTION II
Procdures Communes
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
SOMMAIRE
B - Procdures communes
99
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Manuel de gestion financire et comptable - Section II
A - CONSIDRATIONS GNRALES
* Achats et approvisionnement
* Encaissement
* Dcaissement
* Frais de dplacement
* Rgularisation/Correction
Exceptions : Dans le cadre de certains accords de projets signs avec le Ministre, il est
courant que le partenaire prcise, travers les termes de rfrence, des procdures spcifiques
touchant l'un des aspects administratif ou financier de la gestion du projet ; dans ces cas, le
Ministre recommande l'observance stricte de ces procdures, pour les projets concerns.
100
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
B - PROCDURES COMMUNES
B1 - ACHAT ET APPROVISIONNEMENT
B1.1 - CONTEXTE
La prsente procdure couvre toutes les transactions non couvertes par les noncs du
dcret.
B1.2 - OBJECTIFS
- S'assurer que les biens et les services requis pour les besoins du Ministre, ses
programmes et projets soient rgulirement approuvs et autoriss.
B1.3 - APPROBATION/AUTORISATION
- Formulaire : Rquisition/Commande
- Formulaire : Grille d'analyse d'offres
B1.5 - RESTRICTION
B1.6 - PROCDURE
* Toute acquisition pour une valeur de 5 000,00 gourdes et moins est exempte
du processus de cueillette de pro forma ; il est toutefois recommand de
faire jouer la concurrence.
* Un minimum de trois (3) pro forma est requis pour toute acquisition d'une
valeur suprieure 5 000,00 gourdes.
102
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Les critres retenus pour l'analyse des offres sont les suivants :
qualit du produit et correspondance avec les spcifications du requrant
prix offert
rapport qualit/prix
crdibilit du fournisseur (exprience, rapport avec la clientle, service aprs-
vente)
avantages offerts l'institution : rabais/escompte sur achat, commissions,
units additionnelles sur volumeetc.
La Commission peut, au besoin, tayer son choix dans l'espace prvu cette fin, sur
la Grille d'analyse d'offres ; notamment, dans les cas o l'offre du fournisseur le
moins disant n'est pas retenue.
B1.6.4 Livraison
103
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Fin de la procdure
104
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
RQUISITION COMMANDE
No..
Date Service..... Direction
Fournisseur.. Tl/Fax
Total
Suivi du budget
Requrant Administration
Spcimen A - Section II
105
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
(noms)
No Critres
Conformit
1 du bien
2 Prix
3 Garantie
Service
4 aprs-vente
Avantages
offerts
5 l'institution
Choix de la Commission :
Remarques :
Nom et
Membres de la prnoms..Signature
Commission :
Nom et
prnoms..Signature
Nom et
prnoms..Signature
Date :
Spcimen J - Section II
106
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
B - PROCDURES COMMUNES...
B2.1 - CONTEXTE
B2.2 - OBJECTIFS
B2.3 - APPROBATION/AUTORISATION
B2.5 - RESTRICTION
107
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
B2.6 - PROCDURE
Un journal de banque informatis mont sur tableur Excel est rgulirement tenu
pour le suivi journalier des soldes des comptes, au fur et mesure des transactions.
Le journal de banque revt le format suivant :
Spcimen H Section II
Les chques de subventions, les recettes d'autres sources et les retours sur chque
mis, doivent tre immdiatement dposs dans le compte de banque dsign
par l'Administration. Le systme documente ces oprations l'aide de la fiche de
dpt tampe par la banque, les formulaires Bordereau d'encaissement ou
Rgularisation/Correction , selon le cas (voir les procdures Encaissement et
Rgularisation/Correction .
108
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Les rgles mises ce chapitre sont relies la procdure de dcaissement (voir cette
procdure) qui couvre les paiements par chque, des obligations diverses dcoulant
des activits du Ministre, ou des projets en excution. Compte tenu du nombre
relativement lev de chques mettre mensuellement ; compte tenu galement du
fait que le chque frapp au nom de l'institution la reprsente auprs des tiers, il
importe de prciser le mode d'utilisation des chquiers, afin d'assurer une bonne tenue
de ces documents (chquiers et chques) et la protection des fonds qu'elle gre.
Ce sceau doit tre gard en lieu sr et tre utilis seulement lors de l'mission de chques.
N.B.- Les numros chronologiques des chques du chquier doivent correspondre en permanence,
ceux du journal de banque, au fur et mesure de l'mission des chques.
109
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
110
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Livres Banque
xxxxx,xx xxxxx,xx
Moins:
. Frais de banque xxx,xx
Moins:
. Erreur aux livres en . Chques en circulation:
faveur de la banque xxx,xx (xxx,xx) No.. xxx.xx
No.. xxx.xx
No.. xxx.xx
No.. xxx.xx
Xxx,xx
. Erreur de la banque en
faveur de l'institution xxx,xx (xxx,xx)
Solde concili xxxxx,xx
Specimen 1, Section II
111
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
B - PROCDURES COMMUNES...
B3 - ENCAISSEMENT
B3.1 - CONTEXTE
B3.2 - OBJECTIFS
B3.3 - APPROBATION/AUTORISATION
- Bordereau d'encaissement.
B3.5 - RESTRICTION
112
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
B3.6 - PROCDURE
L'Administration :
La Comptabilit :
4- fait une copie du chque, complte un Bordereau d'encaissement prcisant
la date, la source du fonds, sa destination (budget gnral ou projet), le nom
de la banque sur laquelle est tir le chque, le montant du chque;
L'Administration :
Traitement comptable :
DT Banque
CT Subvention (selon source, fonds et projet affect)
113
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
L'Administration:
La Comptabilit :
Traitement comptable :
DT Banque
CT Subvention (selon source, fonds et projet affect)
114
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Fin de la procdure
115
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Montant
Date Source Rfrences Gdes Usd
Total
Total
Remarques Affectations
No. Code DT CT
Enregistr par
Date..
Total
Spcimen E - Section. II
116
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
B - PROCDURES COMMUNES...
B4 - DECAISSEMENT
B4.1 - CONTEXTE
Pour les besoins de scurit des ressources financires et les fins de contrle
interne, le Ministre, les Directions dpartementales et la Coordination des projets
effectuent par chque, le paiement de leurs obligations et les acquisitions de biens et
de services, dont le cot est suprieur 2 500,00 gourdes. La procdure qui suit
dcrit le processus de paiement par chque appliqu par le Ministre et sur sa
recommandation, par les Directions dpartementales et les projets.
B4.2 - OBJECTIFS
- S'assurer que chaque chque mis est couvert par un compte bancaire dment
Approvisionn.
B4.3 - APPROBATION/AUTORISATION
Deux (2) signatures sont exigibles sur les chques. La signature du Ministre ou celle
du Directeur Gnral doit tre obligatoire ; la deuxime signature peut tre, selon le
cas, celle du Coordonnateur de projet ou du Directeur Administratif.
117
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
B4.5 - RESTRICTION
B4.6 - PROCDURE
L'Administration :
118
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
c. Chque : correspondance entre le chque et le compte de banque concern date indique correspondance
entre montant en chiffres et montant en lettres 2 signatures sur les chques
La Comptabilit :
L'ordre des documents du dossier de paiement doit tre toujours et rigoureusement le mme :
- le Bordereau de dcaissement
- la facture acquite ou le reu sign et tamp
- la copie du contrat (dans le cas d'un contrat de services professionnels)
- les pro-forma et la grille d'analyse d'offres
- le formulaire Rquisition/Commande
Le registre de paye (feuille de payroll) prpar pour le mois en cours doit tre valid
par l'Administration et autoris par la Direction gnrale ou la Coordination du
projet. Un contrat de travail, jour, doit tre retrac pour chaque employ figurant
dans le registre de paye. Le montant total du salaire pay (versement l'employ et
retenues la source) doit tre gal au montant du salaire prvu au budget. Les taxes
(ISR, ONA, CFGDCT) sur salaires doivent tre calcules et comptabilises
correctement, et le versement l'entit fiscale, effectu dans les dlais prescrits.
Les honoraires verss doivent tre conformes aux montants et aux modalits prvus
dans le contrat de services du consultant. Les articles 4 et suivants du Dcret du
29 septembre 2005 relatif l'impt sur le revenu, s'appliquent galement ces
obligations.
119
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Traitement comptable :
Le formulaire Avance aux employs doit tre complt et sign par l'employ
concern, approuv par le suprieur immdiat et autoris conjointement par
l'Administration et selon le cas par la Coordination du projet ou la Direction gnrale.
Le nom du projet affect par l'avance doit tre mentionn sur le formulaire Avance
aux employs . Le remboursement doit tre effectu l'Administration, par chque de
direction ou par chque certifi.
L'institution ou le projet doit tre dote d'un systme de contrle sur les avances (livre
auxiliaire), de manire s'assurer d'une part, que celles-ci soient bien expliques et
documentes ; d'autre part que la diffrence entre le montant avanc et le montant
pay est traite et comptabilise correctement.
Traitement comptable :
120
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Les requtes pour l'acquisition des fournitures couramment utilises par l'institution
ou le projet, doivent tre adresses par le Magasin , l'Administration pour
autorisation, sous la foi d'un rapport dress et sign par le responsable, sur l'utilisation
du stock de fournitures (Q.entres, Q.sorties, Q.en mains). Ce rapport accompagne le
formulaire Rquisition/commande . Toutes nouvelles acquisitions sont
enregistres dans l'inventaire des fournitures de bureau.
Traitement comptable :
Traitement comptable :
DT Cpte Entretien et Rparation - Matriel roulant (selon instance, fonds
ou projet)
CT Banque
121
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Traitement comptable :
Fin de la procdure
122
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Cochez
USD
Compte bancaire :. No
Bnficiaire.
No Chque
Bnficiaire
Date
Affectations Remarques
No Rubrique Montant
DT CT
123
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
RQUISITION COMMANDE
No..
Date Service..... Direction
Fournisseur.. Tl/Fax
Total
Suivi du budget
Requrant Administration
Spcimen A - Section II
124
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
B - PROCDURES COMMUNES...
B5.1 - CONTEXTE
B5.2 - OBJECTIFS
- Faciliter l'excution des petites dpenses courantes et journalires ;
- Diminuer les frais de banque en limitant les missions de chques.
B5.3 - APPROBATION/AUTORISATION
Fonds de caisse du Bureau du Ministre : Le Responsable de caisse autorise les
dpenses de 1 000,00 gourdes et moins par transaction ; le Directeur administratif
125
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
B5.5 - RESTRICTION
Le Responsable de caisse doit tre hirarchiquement indpendant du Service
Comptable.
B5.6 - PROCDURE
Le chque mis par le MEF, ou le chque mis mme les fonds de projet, est
aussitt converti en espces par l'Administration, espces remises immdiatement
au Responsable de caisse.
Le Responsable de caisse :
Dbours
4- autorise la transaction en signant dans l'espace rserv cette fin (ou obtient
l'autorisation de l'Administration ou de la Direction, dpendant du montant
impliqu) ;
126
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
8- complte la fiche de caisse (voir point 6), pour les rubriques : montant
dbours et montant retourn ;
11- vrifie la validit de la PJ (factures, reus de caisse...), et les calculs qui y sont
ports, en cochant chaque montant, (ne pas oublier de multiplier par 5, les
montants facturs selon l'ancienne quivalence dollar Us) ;
Contrle 1
Lorsqu'il y a plusieurs transactions de codes diffrents pour une seule fiche de caisse, le total des
montants dtaills par code doit correspondre au montant inscrit la rubrique montant
dbours de la fiche de caisse.
Contrle 2
La somme des montants de la rubrique montant dbours de toutes les fiches de caisse date,
PLUS, le cash disponible dans le coffre, doit galiser le montant fix pour le Fonds de caisse.
127
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Rapport de Caisse
Le Responsable de caisse :
15- classifie les fiches de caisse selon leur anciennet (No. de fiche et date de
Transaction) ;
17- groupe par code, les montants reports sur le rapport et inscrit l'information
dans la partie Sommaire rserve cette fin ;
18- s'assure que le solde dtermin dans le rapport, correspond bien au montant
disponible dans le coffre ;
19- relie ensemble (broche) le rapport et l'ensemble des PJ (dj classes selon
l'anciennet, ordre dcroissant) ;
Autorisation de renflouement
128
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Renflouement
Contrle 3
Le Rapport de Caisse doit tre joint la Rquisition de paiement au MEF.
Traitement comptable
DT Caisse
CT Subvention MEF
Fin de la procdure
129
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Fiche de caisse
(Fonctionnement courant)
Date.
Raison de la transaction.......................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Autoris par
AFFECTATION
Code Montant
Total
Spcimen C - Section II
130
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Total
_____________________
Vrifi par (Administration)
Date.
_____________________
_____________________
Visa
(Dir.Gle. /DD/Coord. projet)
Date.
Total
Spcimen D - Section II
131
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
B - PROCDURES COMMUNES
B6 - FRAIS DE DPLACEMENT
B6.1 - CONTEXTE
Le Per diem sans coucher est allou pour le dplacement aller et retour dans la
mme journe, l'extrieur du territoire normal de travail ; il est tabli 40% du
per diem avec coucher, lorsque le dpart s'effectue avant 6:00 a.m. et le retour aprs
7:00 p.m. Dans tous les autres cas, l'Administration alloue des frais de subsistance
de 350,00 gourdes.
132
MINISTRE DE LA SANT PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP)
Manuel de gestion financire et comptable - Section II
Europe/Asie/Afrique Amrique
______________ ____________
. Ministre... 600 $ USD 500 $ USD
. Membre du Cabinet.. 450 350
. Directeur Gnral.. 500 400
. Directeur Technique. 450 350
. Chef de Service. 400 300
. Technicien.. 300 200
. Autre catgorie. ---------- ----------
B6.2 - OBJECTIFS
- S'assurer que les frais encourus sont conformes aux barmes prvus et en
vigueur dans l'Administration publique ;
B6.3 - APPROBATION/AUTORISATION
- Formulaire de voyage
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B6.5 - RESTRICTION
Les avances de voyage sont consenties seulement aux employs et autres agents qui
ont rgulirement produit le Rapport de voyage et rgulariser les comptes, suite
au dplacement prcdent.
B6.6 - PROCDURE
Le formulaire Frais de voyage doit tre sign par l'employ concern par le
dplacement et approuv par le suprieur immdiat qui peut y joindre les lments
justificatifs du voyage. Ce document est achemin pour suivi l'administration.
. Dans le cas de paiement selon les dpenses relles, toutes les PJ doivent tre
prsentes l'administration, pour le rglement final.
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B6.6.4 - Rglement
Lors de l'avance :
DT Avance pour voyage (au nom de l'employ)
CT Banque
Lors du Rglement :
DT Dplacement (selon instance, module ou source de
financement)
CT Avance pour voyage (au nom de l'employ)
(Cas o le montant avanc et les frais rels encourus sont
quivalents).
Fin de la procdure
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A - Identification du requrant
Nom et Prnoms
Poste occup
Instance/Projet
B - Justification du dplacement
Date du dpart Heures
Destination
Raison du voyage
Pj
Divers (spcifiez) _______ No
Pj
_______ No
_______ Pj
No
_______
_______
_______
Total _______
____________________
Autor./Coord./Ddp./Dadm./Dgn./Min. Vrification/Adm./Comptab. Vrification/Adm./Comptab.
Date Date
Date
___________________
Chque no.____________ Signature de l'employ
Date
Spcimen G - Section II
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B - PROCDURES COMMUNES...
B7 - RGULARISATION/CORRECTION
B7.1 - CONTEXTE
B7.2 - OBJECTIFS
B7.3 - APPROBATION/AUTORISATION
- Formulaire Rgularisation/Correction
noter que ce formulaire est galement sollicit pour l'application des procdures spcifiques des Modules I, II et III.
B7.5 - RESTRICTION
Ne s'applique pas
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B7.6 - PROCDURE
A. Prparation de l'criture
Fin de la procdure
138
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Explications/Rfrences Code DT CT
Date Date..
Specimen B - Section II
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B - PROCDURES COMMUNES...
B8.1 - CONTEXTE
Les pices justificatives constituent, avec les registres ou fichiers comptables, les
lments probants partir desquels sont dresss les rapports et tats financiers. Il
importe donc de les conserver dans un ordre, en tout point, impeccable pour toute
rfrence ultrieure ou toute ventuelle vrification interne ou externe.
B8.2 - OBJECTIFS
B8.4 - APPROBATION/AUTORISATION
Ne s'applique pas
Ne s'applique pas
B8.5 - RESTRICTION
Ne s'applique pas
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B8.6 - PROCDURE
Les pices justificatives doivent tre constitues des documents originaux, sans
rtures, comportant toutes les informations qui permettent une validation en tout
temps de la transaction (nom, adresse, tlphone, fax, no du document, date, quantit,
prix unitaire, montant total, modalits de paiement, sceau PAY , signature).
Pour les transactions rcurrentes, de type salaires, honoraires, loyer, les pices
justificatives accessoires doivent faire rfrence la Pice justificative principale et
sa localisation.
Mise en garde : Le Ministre recommande l'extrme prudence en regard des fournisseurs qui traitent uniquement via
Internet ; les documents de support issus de ces transactions sont de trs faible qualit.
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- Dcaissements et Rgularisations
Dossiers de paiement des obligations du mois.
- bordereau de dcaissement ;
- reu de paiement du fournisseur ;
- facture signe, tampe PAY par le fournisseur ;
- grille d'analyse d'offres ;
- pro formas obtenus ;
- rquisition/commande ;
- feuille de route.
- bordereau de dcaissement ;
- reu de paiement sign par le contractuel ;
- rquisition/commande (avec rfrence au contratvoir dossiers ;
classs sur une base permanente) ;
- feuille de route.
- bordereau de dcaissement ;
- feuille de paye du mois ;
- reus de paiement signs par les employs.
- bordereau de dcaissement ;
- reu de paiement du locateur ou de la compagnie.
Note 1 : L'ordre de classement des dossiers sur base mensuelle respecte l'ordre chronologique
dcroissant des transactions (donc, le premier dossier au-dessus du lot est celui de la plus rcente
transaction)
Note 2 : L'ordre prescrit pour chacun des dossiers de paiement doit tre toujours et
rigoureusement le mme.
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Note 3 Les pices de chaque dossier doivent tre soigneusement ranges et attaches
ensemble (viter tout dpassement de papier, document de travers ou chiffonn).
L'ensemble des dossiers doit tre proprement et solidement attach au cartable qui
les reoit (viter de gonfler un cartable jusqu' dformation).
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