Administracin del tiempo

El que no es capaz de administrar el tiempo,

no es capaz de administrar nada.
Peter Drucker

Dra. Mara Eugenia Sandoval M. de Paz

INTRODUCCIN
El desarrollo del texto que se expone, surge de la importancia de hacer conciencia de lo
valioso que es el tiempo. La administracin es un proceso muy particular que consiste en
actividades de previsin, planeacin, organizacin, ejecucin, direccin y control
desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados. En este proceso
intervienen seres humanos y otros recursos; tcnicas, materiales y el tiempo. (Madrigal
Torres, 2009)

DESARROLLO
Considero necesario en este pequeo aporte resaltar la importancia que tiene para el
desarrollo personal administrar el tiempo, la formacin de todo profesional gira alrededor
de la administracin del tiempo; siendo mi propsito que luego de leer este artculo usted lo
aplique en los diferentes ambientes en que se desenvuelve.

Es necesario aprender a sacar el mximo provecho de su tiempo, por qu?, porque le

ayudar a ser ms productivo y a balancear mejor su vida y trabajo.

Con el propsito de comprender la administracin del tiempo, abordo en el desarrollo del

presente artculo la importancia de la puntualidad, como un valor que todo lder debe
fomentar.

El valor de la puntualidad es necesario para dotar a nuestra personalidad de carcter, orden

y eficacia, pues al vivir este valor en plenitud estamos en condiciones de realizar ms
actividades, desempear mejor nuestro trabajo, ser merecedores de confianza. La falta de
puntualidad habla por s misma pues, de ella, puede inferirse con facilidad la escasa o nula
organizacin de nuestro tiempo y la falta de planificacin en nuestras actividades.

Definicin de puntualidad
Puntualidad es una actitud humana considerada en muchas sociedades como la virtud de
coordinarse cronolgicamente para cumplir una tarea requerida o satisfacer una obligacin
antes o en un plazo anteriormente comprometido o hecho a otra persona. (RAE)

La palabra puntualidad se deriva del vocablo punto, y este a su vez proviene del
latn punctum que significa pequea marca o instante. Para poder hablar de
puntualidad es necesario indicar que esta se mide con el tiempo y este a su vez con
un instrumento llamado reloj. La puntualidad es la capacidad o actitud que es caracterstica
de una persona responsable (en cuanto a tiempo se refiere) al momento de realizar
una labor, la cual la desempea en el tiempo que se ha planteado previamente (Concepto
Definicin).

Administrar el tiempo, Es el arte de hacer que el tiempo sirva para beneficio de las
personas y de las sociedades, ya que el tiempo no existe en s, que la administracin del
tiempo es la administracin de s mismo, el manejo adecuado de los recursos de todo orden,
pues no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. Administrar el tiempo es
administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida (Rodrguez Estrada, 2012).

Es necesario aprender a manejar el tiempo, saber mantener un equilibrio entre trabajo,

estudio y familia, esto har que la vida resulte ms placentera, libre de estrs. saber
determinar lo que realmente es importante y urgente, todo aquello que tenemos que trabajar
contra reloj, luego analizar lo que es no importante y urgente como son ciertas reuniones,
atender llamadas por telfono; algunas veces sern cosas importantes, pero no urgentes,
como planificar ciertas actividades, y luego habr otras que no son importantes ni urgentes,
como estar enviando mensajes por WhatsApp).
Para determinar mejor lo que es urgente e importante es conveniente analizar la Matriz de
administracin del tiempo, la cual permite clasifica nuestras actividades en 4 cuadrantes:

Matriz de administracin del tiempo

I. Urgente II. No urgente
Crisis. Preparacin.
Problemas. Prevencin.
Plazos que vencen. Clarificacin de valores.
Planeacin.
Construir relaciones.
Relajacin necesaria.
Crecimiento interior.

III. Urgente pero no importante IV. No urgente ni importante

Interrupciones innecesarias. Trivialidades.
Reportes innecesarios. Trabajo slo por ocuparse.
Juntas irrelevantes. Algunas llamadas y correos.
Algunas llamadas y correos. Actividades de escape.
Asuntos menores de otros. Correo irrelevante.
Televisin excesiva.
Relajacin excesiva.
Fuente: (Adaptada). Stephen Covey, Merril A. Roger, Merril, Rebecca R., Primero.

Esta resulta ser un cuadrante de mucha utilidad en la programacin de las actividades que
diariamente se realizan, en ella planificamos, delegamos actividades, ampliamos nuestra
mente e incrementamos nuestras habilidades directivas.

La puntualidad tambin es cuestin de hbitos, si somos ordenados ahorramos tiempo y

llegamos a alcanzar la eficiencia, esto nos aporta claridad mental, un exceso de orden ya no
es una ventaja porque nos volvemos inflexibles y mecnicos por lo tanto debemos saber
guardar un equilibrio.

Administrar el tiempo es una habilidad, por lo tanto debemos dominar habilidades bsicas
tales como:
 Usar un planificador o una agenda de citas, hoy nuestros telfonos inteligentes, las
tablets nos facilitan tener una agenda con alarmas.
Confeccionar listas de asuntos pendientes.
Fijarnos metas.
Delegar.
Organizar.
Priorizar.

El no planificar y no delegar, puede llegar a ser perjudicial para la empresa o para nuestra
salud. A continuacin la tabla de enfoques sobre la administracin del tiempo:

Enfoques sobre Administracin del tiempo

Enfoque y contribucin Ventajas Desventajas
Organcese: orden. Ahorrar tiempo. Se convierte en un fin ms que
No se desperdician esfuerzos. en un medio para alcanzar fines
Permite aumentar la importantes.
productividad. Fomenta la ilusin de la
productividad.
No ayuda a lograr lo importante.
Guerrero: eleva la Responsabilidad individual por Fomenta una independencia
produccin independiente. el empleo del tiempo y los extremada que puede llegar a la
resultados. arrogancia.
Permite disponer de tiempo libre A menudo da lugar a que la
de interrupciones para la accin gente se sienta ofendida.
independiente a corto plazo. La gente se confabula para
pagar con la misma moneda.
Es ineficaz en el largo plazo.
Orden: compromiso y Clarifica los valores. Crea la falsa expectativa de que
concentracin. Crea un plan secuencial para el el logro de las metas se traducir
logro de las metas. necesariamente en calidad de
vida.
Produce un desequilibrio en la
vida a causa de la concentracin
exclusiva del tiempo y la
energa.
Es poco flexible.
Subordina todo al logro
independiente.
Priorizacin. Impone orden y secuencia al La prioridad depende a menudo
logro. de la urgencia, de las
circunstancias o de otras
personas.
No considera una respuesta
segura ante el surgimiento
 espontneo de autnticas
prioridades de orden superior.
No toma en cuenta las
realidades extrnsecas que rigen
la calidad de vida.
Instrumento mgico: Ofrece instrumentos que Crea la ilusin de que el poder
potencializacin. facilitan la comunicacin, el reside en el instrumento.
seguimiento de progresos y Restrictivo y antinatural.
resultados y la organizacin. Fomenta el hacer humano y no
Aumenta la productividad. el ser humano.
Magnifica la capacidad A menudo se concentra en
individual. determinar da con da la
Permite producir bienes y prioridad de lo urgente.
servicios de alta calidad.

Administracin del tiempo: Desarrolla habilidades que Crea la ilusin de que la

habilidades. facilitan el cumplimiento de los efectividad depende de la
objetivos. habilidad.
Mejora el desempeo. No hay uniformidad en la
enseanza, en lo que respecta a
su calidad y a su orientacin
hacia el norte verdadero.
Por lo general se concentra slo
en las habilidades que se
consideran valiosas para la
empresa.
Djese llevar por la corriente: Comienza a apartarse del Carece de las ventajas de los
armona. paradigma de la urgencia. enfoques ms orientados a los
Crea un ritmo de vida que est objetivos.
ms en consonancia con Carece del equilibrio propio de
nuestros ritmos naturales. un enfoque ms integrado.
Est en desacuerdo con los
valores representados por la
actitud de cumplir compromisos
asumidos respecto de otras
personas a travs de citas,
programas de actividades y
cierta clase de productividad
secuencial.
Restablecimiento: autoconciencia. Ayuda a identificar la naturaleza No ofrece una solucin
y el origen de los hbitos unificada.
disfuncionales relativos a la Es incompleto: la
administracin del tiempo. autoconciencia por s sola no
crea calidad de vida.
Se centra en un aspecto muy
limitado.
Se centra en el pasado y no en el
futuro.
Fuente: (Adaptada). Stephen Covey, Merril A. Roger, Merril, Rebecca R., Primero.

Tambin existen los enemigos del tiempo, no son otra cosa ms que aquellas
interrupciones, actitudes, ruidos o sistemas deficientes que perjudican nuestros planes, estos
enemigos pueden ser internos y externos. A continuacin les presento la tabla de los
enemigos del tiempo.

Enemigos del tiempo

Externos
Interrupciones del telfono.
Interrupciones por visitas inesperadas.
Urgencias.
Mobiliario incmodo.
Incapacidad de los subalternos.
Falta de informacin adecuada.
Exceso de reuniones.
Liderazgo deficiente.
Trmites excesivos (burocracia).
Ruidos y distracciones visuales.
Sistemas de comunicacin deficientes.
Internet
Fuente: Mauro Rodrguez Estrada, Administracin del tiempo.
Internos
No saber decir no.
Querer acaparar actividades por no saber delegarlas.
Sobreestimar las propias capacidades.
Subestimar las propias capacidades.
Aplazar, dejar las cosas para despus.
Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes.
Confusin y desorden en la propia oficina.
Falta de motivacin; indiferencia.
Tensin y preocupaciones.
Obsesin por lo trivial, meticulosidad
Inconstancia, hbito de dejar tareas inconclusas.
Cuando navega sin un fin

(Alier Jimenez, 2003) Afirma que las reuniones son una parte importante del trabajo en
equipo. Reunirse con regularidad para revisar avances, atender problemas, decidir medidas
futuras que habr que adoptar y tomar otras decisiones es la primera estrategia de la
productividad, pero no se debe abusar de ella.

Algunas caractersticas del tiempo segn (Ferula Bachoco) son:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le
asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se
planteen.
No se puede comprar.
 No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo ms valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el
mximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el
tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

(Gaynor Butterfiel, Eric) Dice que:

La Administracin del Tiempo ha emergido como una de estas prcticas que los
directores, gerentes, ejecutivos y profesionales en las organizaciones deben saber
manejar y esto no les resulta fcil ya que tienen incorporadas pautas de conducta
anteriores (en la familia, en los estudios) que no siempre privilegiaron a la
variable tiempo. El impacto del tiempo es devastador y alcanza todos los mbitos
teniendo una vigencia total dentro de los mbitos organizacionales y empresariales
ya que estos estn forzados a introducir un cambio, y adems no existe una sola
especie que no sea influida por l.

La verdad es que ser puntual es un hbito, que se ensea en casa, si pap y mam son
impuntuales, los hijos no respetarn el tiempo de los dems, estarn acostumbrados a
entregar tareas atrasadas y difcilmente lograrn llegar a tiempo a sus responsabilidades.

(Bacon) Opina lo siguiente:

Escoger el propio tiempo es ganar tiempo. Y los hombres responsables de lo que

sucede en las empresas y en las organizaciones que acuden a sus conocimientos e
inteligencia deben tener presente la afirmacin de Honore de Balzac (Las ilusiones
perdidas): El tiempo es el nico capital de aquellos que slo poseen la fortuna
de su inteligencia y tambin la declaracin de Isabel I antes de morir: Todos mis
bienes por un poco de tiempo!. Para gerenciar eficientemente el tiempo lo que
tenemos que saber tiene que ver con el Comportamiento Humano, es decir con las
personas. Uno tiene que satisfacer los requerimientos de otras personas y ellos a su
 vez, tienen que llegar a satisfacer las necesidades de uno. Y esa integracin de
necesidades necesidades insatisfechas hasta ese momento representan la
motivacin para encontrarse

CONCLUSIONES
1. La administracin del tiempo tiene como objetivo principal, educar a las personas a
ser puntuales y responsables.
2. Saber administrar el tiempo es respetar los tiempos programados y no dejar de
hacer actividades sin antes completar una actividad en ejecucin.
3. En el proceso de aprendizaje de la administracin del tiempo es importante
planificar tus actividades, el planear eficazmente ahorra tiempo de actividades
improductivas y conlleva al logro de resultados.
 Referencias Bibliogrficas

Alier Jimenez, E. B. (2003). Cmo trabajar con equipos motivados. Xirivella, Espaa:
Nova Key.

Bacon, F. (s.f.). Formacin Sociocultural. Recuperado el lunes de marzo de 2017, de

https://sites.google.com/site/ferurabachoco/unidad-vii/administracion-del-tiempo

Concepto Definicin. (s.f.). Recuperado el martes de marzo de 2017, de

http://conceptodefinicion.de/puntualidad/

Ferula Bachoco. (s.f.). Formacin Sociocultural. Recuperado el lunes de marzo de 2017, de

https://sites.google.com/site/

Gaynor Butterfiel, Eric. (s.f.). Formacin Socio Cultural. Recuperado el lunes de marzo de
2017, de https://sites.google.com/site/ferurabachoco/unidad-vii/administracion-del-
tiempo

Madrigal Torres, B. (2009). Habilidades Directivas. Mxico: McGraw-Hill.

Rodrguez Estrada, M. (2012). Administracin del tiempo. Mxico: Editorial El Manual

Moderno.
 Ejercicio para realizarlo en clase
Estudio de tiempos y movimientos
Berta E. Madrigal Torres
Imagine que debe salir de casa a las 9:15 horas para hacer una serie de encargos y estar de
regreso a las 13:00 horas. De la casa a la estacin tarda un cuarto de hora. La receptora de
rentas cierra a las 10:00, la panadera abre a las 11:00, los comercios y el correo cierran a
las 12:00. El recorrido deber ser a pie.

Los encargos y compromisos son los siguientes:

1. Llevar un par de zapatos al zapatero.
2. Recoger una mquina de escribir en el taller.
3. Llevar un traje a la tintorera.
4. Enviar una carta certificada por correo.
5. Pagar impuestos.
6. Comprar Q.20.00 de pan.
7. Comprar 2 libras de carne.
8. Recoger a unos amigos en la estacin a las 12:30 horas.
9. Comprar un libro.
10. Comprar mantequilla en la lechera.
El plano adjunto ubica los lugares donde debe realizar las diligencias. Seale con el
nmero 1 el lugar al que conviene ir primero; con el nmero 2, el segundo, y as
sucesivamente, hasta terminar todas las diligencias de modo que a las 13:00 horas est de
regreso en casa.

Cuando haya encontrado la solucin, la discutir en grupos (durante 20 minutos).

Discusin

Se analiza la lgica de las respuestas y cmo debemos tomar en cuenta los hechos
concretos para planificar nuestras acciones y administrar mejor nuestro tiempo.
Nombre_________________________________ Carne______________

SOLUCIN
1 SAT. 6 Panadera.

2 Tintorera. 7 Carnicera.

3 Zapatera. 8 Librera.

4 Correo 9 Taller.

5 Librera 10 Estacin.
La gran lnea divisoria entre el xito y el fracaso se
encierra en tres palabras: no tuve tiempo.
PALABRAS DE UN HOMBRE SABIO