Microsoft Access

Tema 1: Introduccin
Objetivos

Conocer el trmino base de datos

Conocer los tipos de objetos que se
pueden crear en Microsoft Access
Crear una base de datos
Creacin y modificacin de tablas
Concepto de clave principal
Qu es una base de datos?
Base de datos: Coleccin de datos
persistentes, relacionados y
estructurados. Ejemplos.

Una libreta de direcciones.

Una coleccin de discos.
Qu es un Sistema gestor de
bases de datos (SGBD)?
Aplicacin que permite trabajar con
bases de datos:

Definir la informacin.

Insertar/Eliminar la informacin.

Consultar la informacin.

Filtrar la informacin.

Relacionar la informacin.
Ejemplos de Sistemas
Gestores de Bases de Datos
Microsoft Access
Oracle
Informix
Software
MySQL Libre
PostgreSQL
IBM DB2
Microsoft SQL Server
Qu es Microsoft Access?

Microsoft Access es un gestor de bases

de datos relacionales. La unidad de de
trabajo en Access es la base de datos
(*.mdb), en ella se almacenan las tablas
y otros objetos.
Objetos de Microsoft Access
Tablas para definir y almacenar datos.
Consultas para visualizar una seleccin de
datos de una o ms tablas.
Formularios para introducir o visualizar, de
forma atractiva, datos de una tabla o consulta.
Informes para imprimir datos de
tablas/consultas.
Macros para automatizar tareas repetitivas.
Mdulos. Programas escritos en Visual Basic.
Diseo de una tabla de datos

Una tabla est formada por:

Filas (registros)

Columnas (campos).

Campos

Registros
Reglas para disear una tabla
Cada tabla debe contener informacin
sobre un asunto. Por ejemplo, clientes,
pedidos, facturas, etc.
Cada tabla debe tener una clave
principal formada por uno o varios
campos. La clave principal identifica de
forma nica a cada registro de la tabla.
Reglas para disear una tabla
No guardar en la tabla campos
derivados o calculados, es decir,
aquellos que se pueden obtener de otro
u otros campos.

Ejemplo: el importe para cada artculo
comprado. Campo calculado

Cdigo Descripcin Unidades Precio Importe

00001 Tuerca 10 1,5 15
00002 Tornillo 10 2 20
Vistas de una tabla de datos
Vista diseo. Se
utiliza para crear y
modificar el diseo de
la tabla de datos.

Vista Hoja de
datos. Se emplea
para agregar,
modificar y eliminar
los datos de la tabla.
Creacin de una tabla desde
vista diseo
Cuando se crea una tabla hay que
especificar:

Los nombres de los campos (mx. 64 caracteres).

El tipo de datos de cada campo.

Ciertas propiedades del campo

Descripcin. Nota sobre la finalidad del campo
Ejemplo: Cdigo de cliente

Nombre de campo: cdigo

Tipo: Numrico

Propiedades: sin decimales
Ejercicio
Abrir Microsoft Access y crear una base de
datos en blanco.
Crear una tabla (desde vista diseo) como la
de la figura. Aadir registros.
Conmutar entre vista diseo y datos para ver
las dos caras de la moneda.
Tipos de datos en un campo
Texto. Caracteres alfanumricos (max. 255
caracteres).
Memo. Caracteres alfanumricos (max. 64Kb
 64000 caracteres).
Numrico. Nros.enteros o fraccionarios.
Fecha/Hora. Contiene fechas y horas.
Moneda. Nmeros hasta con 4 decimales
Autonumrico. Nro.que se autoincrementa
para cada registro que aadimos.
Tipos de datos en un campo
S/No. Slo puede tomar dos valores S
o N (Verdadero o Falso).
Objeto OLE. Sirve para mostrar
cualquier tipo de objeto (un dibujo...):

Objeto Vinculado. Los cambios en la
informacin origen se reflejan
automticamente en el objeto.

Objeto Incrustado. No cambia aunque
cambien los datos originales.
Tipos de datos en un campo
Hipervnculo. Contiene la direccin de una
pgina Web o de un objeto de la base de
datos. Ej:http://www.ford.com
Campo con asistente de bsquedas.
Sirve para definir una lista de valores que se
utilizarn para introducir datos en la tabla de
una forma rpida.
Campos con asistente de
bsquedas
Los campos de tipo bsqueda permiten
seleccionar el valor de un campo de una lista
desplegable en lugar de tener que escribirlos.
Por ejemplo, supongamos que tenemos que
dar de alta en la tabla empleados. Para no
tener que escribir el dpto. para cada nuevo
empleado, podemos crear una lista con todos
los nombres de dptos. Y luego seleccionar el
nombre del dpto. deseado.
Lmites de una base de datos
Una tabla puede tener como mximo:

255 campos.

32 ndices.
Un ndice puede tener como mximo 10
columnas.
Un registro no puede ser mayor de 2Kb
(excepto campos Memo y OLE).
Nmero de tablas abiertas: 1024.
Tamao mximo de la base de datos 1Gb.
Modificar el diseo de una
tabla
Los cambios realizados en las tablas no
se propagan a los objetos que dependen
de dicha tabla (formularios, informes, ...).
No se puede cambiar el tipo de dato de
los campos utilizados para relacionar las
tablas.
Hacer copia de seguridad antes de
modificar.
La clave principal
La clave principal es uno o varios
campos de la tabla cuyo contenido
identifica de forma nica a cada registro
de la misma.
Clave principal
Creacin de una clave ppal.
En el modo vista Diseo de tabla
activaremos el(los) campo(s) que
vayamos a usar como clave principal.
(Varios campos se seleccionan con
Ctrl.+Clic en el campo)
Hacer clic en el botn clave principal de
la barra de herramientas o ejecutar
Edicin, Clave principal.
Ejercicios (I)
Utilizar el asistente para crear una base de
datos para llevar un control de libros de una
biblioteca.
Crear una base de datos llamada Taller de
reparacin con las siguientes tablas:

Empleados(cdigo autonumrico y clave ppal.,
nombre, apellidos, dpto, sueldo, precio_hora,
fecha_alta, telfono)

Reparaciones(cdigo_empleado,
tipo_reparacin, horas_empleadas)
Ejercicios (II)
Crear una base de dados Almacen:

Clientes(idCliente autonumrico y clave
ppal., nombre, apellidos, direccin,
poblacin, provincia y telfono.

Productos(idProducto autonumrico y
clave principal, nombre_producto,
precio_unidad)
 Libros
Ejercicios (III)
Crear una base de datos Restaurante:

Crear la tabla Mens:
 Nmero (identifica al men, clave ppal.).
 Men (paella, lentejas, etc.).
 Precio

Crear la tabla Comidas:
 Mesa (nmero de mesa, con duplicados).
 Plato (men servido, definirlo como campo de
bsqueda).
 Nmero de raciones servidas.
 Precio de cada racin.
Detecta un error de redundancia que hay en
el enunciado.