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FICHE 1

INFORMATIQUE - Fiche daide


THEME : Aide la constitution dquipe acadmique par des dcisions dordre informatique.

Prambule
La rdaction densemble, avec les composantes rgionales et dpartementales, du projet UNSS doit fixer des objectifs
atteindre.
Le listage des objectifs est dj en soi une dmarche dquipe. Cette dmarche se traduira ensuite par une structure dquipe
et des rgles de fonctionnement lorsque lensemble des personnes auront adopt le projet.
Parmi ces rgles de fonctionnement, sappuyant sur des outils performants, le secteur de la communication travers
linformatique est aujourdhui, dans notre environnement professionnel et de ses dveloppements futurs, un des facteurs de la
russite.

Quels outils ?
Le tlphone devrait uniquement servir voquer des thmes peu compatibles avec une trace crite ! Sinon il cote cher, il
prend du temps, et sous prtexte de facilit, on parle beaucoup pour dire peu, et pas forcment lessentiel.
Le fax fut, une poque, un progrs. Cet outil est aujourdhui dpass mme si on continue den user, faute de mieux.
Aujourdhui lordinateur sait tout faire, il faut donc le placer au cur de notre fonctionnement et surtout de nos changes.

Qui fait quoi ?


Travailler en quipe cest tre complmentaire de son voisin, cest aussi viter de traiter du mme thme selon un schma
identique pour peu que lon change de niveau (districtDSDDSR).
Travailler en quipe cest aussi faire circuler linformation tous azimuts pour que chacun soit toujours " jour" de ce qui se
fait et se dit ct.
Notre systme intranet, fiable, peu onreux, facile utiliser, permet aujourdhui de "faire passer le facteur plusieurs fois par
jour".
On peut donc esprer que les runions permettent alors de prendre des dcisions beaucoup plus que dentendre des
informations.
Travailler en quipe cest aussi mettre disposition des "petits" services (les DSD sont souvent dans ce cas) la plus grande
partie possible du potentiel des "gros" services. Pour cela rationaliser les pratiques internes aux DSR, notamment, devrait
dgager du potentiel "redistribuer".
Nos outils informatiques permettent aujourdhui cela. Une de leur raison dexister est de faire vite et bien de nombreuses
tches courantes des services, la place de lintervention humaine. Pour autant il ny aura pas de licenciements mais une
adaptation de "lentreprise UNSS" alors que souvent, pour diverses raisons, lUNSS nest, en terme de fonctionnement,
quune multitude de structures qui interviennent les unes la suite des autres, chacune dentre elles ressemblant davantage
une PME qu un sous ensemble dexcution des objectifs du projet global.

Quelques donnes concrtes


... comme autant dobjectifs assigner au projet de service :
pas de rupture dans lexcution des tches : un ordinateur qui fabrique le courrier entre 9h et 12h peut trs bien se mettre
communiquer entre 12h et 14h.
NB / 2 machines mi-temps cotent plus cher quune bien planifie !
le facteur passe plusieurs fois par jour : louverture, midi, avant la fermeture
rduire les dlais consacrs informer cest, au bout :
augmenter le nombre de journes de pratique du projet
augmenter la souplesse dans lventail du projet.
concentrer les secteurs de gestion identiques n services, avec un intranet rectoral, voire via internet, sur le service charg
de cette tche, augmente aujourdhui la performance de tous.
maintenir un niveau de formation lev et proposer des stages de formation continue (internes ou externes) est aujourdhui
incontournable.
Les cadres UNSS, quelque soit leur ge, doivent matriser les outils daujourdhui. Le "mtissage" des comptences est aussi
un facteur des bonnes relations professionnelles au sein dune quipe.
rechercher en permanence la performance dans la production :
rapidit
rduction des cots
viter les doublons de tous ordres
partager les documents de travail des uns et des autres :
rseaux locaux
base de donnes sur le web

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FICHE 2
INFORMATIQUE - Fiche daide
THEME : Coordination inter-services UNSS.

Objectifs :
- programmer la circulation des informations les plus importantes pour la faciliter et en rduire le
volume
- viter de refaire le mme travail plusieurs fois.

Des exemples :

national : remonte des donnes statistiques des activits sur un mme fichier. Expriment jusquau
district sans ressaisir.

CROSS : prparation dun fichier de qualifis par les SD pour permettre un CROSS prpar au niveau
acadmique.

SP CO :
- prvoir un document rgional commun que les DSD complteront de faon identique : pour eux,
il ny a plus qu remplir, et pour le DSR, la lecture est plus simple et les lments rutilisables.
- le document est volutif (EXCEL) pour que les qualifis du moment T1 deviennent les
classements du moment T2 grce aux fonctions de tri
Mthode valable tous les chelons dorganisation depuis le district : les listes dengagement sous EXCEL
permettent dtablir le dcompte statistique des quipes par sport et par niveau (fichier de synthse
dpartemental). Ces premiers chiffres peuvent servir la prparation des qualifications dpartementales.
Les listes de dpart sont reprises (tris) pour fournir les classements et pointer les qualifis dfinitifs. Un
fichier de synthse vite au DSD la ressaisie des noms des quipes pour btir les tournois suivants.

Cas gnral :
- transmission de fichiers aux DSD au lieu de listes papier qui ne peuvent pas tre personnalises
- ex: listes de sections sportives
statistiques sur les licencis de chaque tablissement
listes de donnes statistiques propos des activits

- Enregistrement de la masse principale des LC par le SR qui transmet une DK aux SD (gain de
temps de travail et conomie sur les temps de connexion).

- Par Internet, lenvoi des listes de participants dune AS sous forme de fichier peut permettre une
prparation sans ressaisie (noms, preuves).

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FICHE 3
INFORMATIQUE - Fiche daide
THEME : Utilisation de Word 6, automatisation des tches.

Automatisation des tches : quelques applications trs utiles.

1) Utilisation des insertions automatiques


Principe : ralisation dinsertions automatiques de mots ou de phrases que lon rappelle au moment de la
saisie partir dun nombre de caractres trs rduit + touche F3

Application des mots :


- ex 1 : taper la lettre d + F3 pour obtenir le mot dpartemental en entier.
Application des locutions :
- ex 2 : mld +F3 donne Monsieur le Directeur
Application des formules de politesse :
- ex 3 : acd + F3 donne lassurance de ma considration distingue .
Application des en-ttes de courriers :
- ex 4A : taper etas + F3 pour obtenir len tte personnalise aux marges de votre papier en-
tte, avec Mme ou M. le secrtaire de lAs s/c de Madame ou Monsieur le chef dtablissement +
rfrences de base, + signataire, etc. ...
- ex 4B : et + F3 pour en-tte courrier ordinaire
- ex 4C : fax + F3 pour votre formulaire de Fax personnalis.
Application des paragraphes entiers :
- ex 5 : 1 + F3 pour rglement simplifi BB Benjamins de quelques lignes qui revient chaque
anne, parfois plusieurs fois dans les circulaires de SP CO.

2) Rptition de la manoeuvre prcdente :


Il sagit de lutilisation de la touche F4 pour toute action rptitive (ajout ou suppression)
Ex: - rpter une mise en forme (gras)
- insrer un caractre spcial successivement diffrents endroits
- copier coller lidentique (plus rapide que par la souris)
- insrer des groupes de pointills alterns avec des points (formulaire)
- supprimer une minuscule ET la remplacer par une majuscule la suite
- manoeuvres relatives des formats de paragraphes, des cellules de tableau, etc. ...

3) Mise en page automatique :


En vue de modes de prsentation permanents.
Ex : - comptes-rendus avec plusieurs dcalages de paragraphes reprs par leurs diffrents caractres
spciaux.
- mises en forme courantes

4) Macros :

Permettent de rpter une succession de manipulations rptitives


Permettent dinsrer des ossatures de documents (en-ttes)
Les modifications sont plus complexes que dans la procdure N1
Lutilisation de F3 est plus rapide.

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FICHE 4
INFORMATIQUE - Fiche daide
THEME : Utilisation de Excel 2000 et liaisons entre les logiciels.

1) Utilisation gnrale dExcel :


Il est plus simple dutiliser Excel pour crer de grands tableaux. (ajustage des lignes et des colonnes sera plus rapide que dans
WORD.)
Pour tous les documents o lon aura besoin de trier des donnes.
Pour tous les documents o lon aura besoin de faire des calculs.

Il suffira ensuite de Copier-Coller ce tableau dans votre page Word.

2) Automatisation des tches :


Si vous constatez des manuvre rptitives , intressez vous aux macros ( pour savoir le faire utilisez laide dexcel
et demandez Macros : automatisation des tches de routine )

3) Liaison entre les logiciels


De WORD vers EXCEL importation de texte et de tableaux ( tout passe par copier-coller)

De EXCEL vers WORD importation de listes, de graphiques, de tableaux (insertion feuille de calcul)

Utilisation de WORD pour le traitement des fichiers Texte avec extension .TXT

Transfert de donnes entre tableurs de WORKS vers EXCEL.

Envoi (impression) des documents Fax crs dans WORD ou EXCEL par internet

Le Publipostage dans Word vous permet dexploiter une base de donnes Excel ( ex : nom, adresse, etc.) pour crer des
tiquettes ou des lettres personnalises.
Utilisation possible AFFIXXX.DBF liste de renseignements sur les AS (Tl., Fax )

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FICHE 5
INFORMATIQUE - Fiche daide
THEME : Le courrier lectronique rectoral.

UTILISATION :
Envoi de tous les courriers aux A.S. via le serveur des Rectorats directement sur les micros des
tablissements
Rception de tous les courriers manant des A.S. ou de tous les utilisateurs du serveur Rectorat
(IA/SDUNSS/AS)

AVANTAGES
Rapidit : le courrier est disponible dans les A.S. ds lexpdition
Cot : un seul envoi pour lensemble
Possibilit de sectorisation de listes
Etre reconnu par le Rectorat comme un service part entire.

INCONVENIENTS
La lecture du courrier lectronique dans les tablissements est tributaire dune personne. Le
secrtaire dA.S. doit tre vigilant
La mise en place dans les tablissements est parfois laborieuse

MATERIEL REQUIS
Lidal est la ligne spcifique IA Rectorat
Le Service Dpartemental UNSS doit tre tabli dans lI.A.

CONCLUSION
Cest ce jour loutil de communication avec les A.S. le plus performant

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FICHE 6
INFORMATIQUE - Fiche daide

THEME : ACADAS.

COMMENT ?
1- Vous devez tous utiliser pour saisir vos jeunes officiels le programme JO23b que vous trouvez en
tlchargement dans la rubrique prjeunes officiels

2- Aprs avoir import ce programme instJO23b0014.exe et lavoir mis dans le rpertoire de votre
choix, vous devez linstaller en double-cliquant dessus.

3- JO23 sinstalle dans program files par dfaut et place une icne sur le bureau.

4- Double-cliquez sur licne et suivez les indications lcran. (vous devez connatre votre
identifiant et les mots de passe, identiques ceux du minitel pour vous connecter).

5- Cliquez sur configuration puis sur connecter et les fichiers Affixxb.dbf et


Licxxb.dbf simportent. (la dconnection se fait automatiquement la fin de limportation des
fichiers.

OU ?
Vous trouverez ensuite les fichiers Affixxb.dbf et Licxxb.dbf dans le rpertoire
program files puis JO23 vous pouvez alors les copier dans un rpertoire (ACADAS2003 par
ex.)

Vous pouvez alors utiliser ces fichiers comme bon vous semble

QUOI ?
Vous avez donc les fichiers de votre acadmie (Affiliations par dpartement, licences de
lacadmie,...etc.)

Vous obtenez les fichiers par dpartement (Affiliations, licences...etc.). Tous les
renseignements concernant les A.S. (Administratifs, Bancaires, Activits, Animateurs,...) sont alors
votre disposition. Tous ces fichiers peuvent tre ouverts avec Excel...(Tri).

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FICHE 7
INFORMATIQUE - Fiche daide
THEME : Cahier des charges pour la commande dun programme de gestion informatique.

Un an avant la date prvue, un cahier des charges en vue de la cration dun programme informatique pour
la gestion dune comptition sportive doit obligatoirement comprendre les renseignements suivants :

I LE REGLEMENT

1Le rglement trs explicite de la comptition (considrer que linformaticien ne connat rien du sport
concern)
2Prciser les catgories concernes avec les annes dge et les surclassements possibles
3Les formules de rencontres (quipes et/ou individuels) et le nombre de rencontres si ncessaire
4Les nombres minimum et maximum dquipes et de participants
5Le nombre dpreuve ou de passage pour chacun
6Le mode de calcul des rsultats

II LAVANT CHAMPIONNAT

1 Comment peut on organiser la remonte des rsultats de qualification ?


2 Les feuilles de prparation pour la gestion de la comptition
3 Les problmes susceptibles darriver pendant la comptition en cas de chutes ou abandon....

III PENDANT LE CHAMPIONNAT

1 Lorganisation des sries selon les rglements nationaux (ou rgionaux) du sport concern
2 Les rsultats provisoires ncessaires au responsable et pas obligatoirement diffuss

IV A LA FIN DU CHAMPIONNAT

1 Les rsultats scratch, individuels, par catgorie......


2 Les rsultats globaux ou en dtails......
3 Les palmars
4 Les diffrentes informations communiquer
5 Les dossiers presse et/ou Minitel

V UNE CONSIGNE NECESSAIRE...

1 Le rglement ne doit jamais changer pendant le championnat, mais sil doit tre modifi, ce sera pour
lanne suivante.
2 Tout produit doit tre demand un an lavance afin de pouvoir tre test aux championnats dacadmie
ou dpartementaux et ainsi cela permet damliorer le produit ou de dceler les dfauts ou les manques du
cahier des charges.

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FICHE 8
INFORMATIQUE - Fiche daide
THEME : Entretien des disques durs.

1) Supprimer des fichiers Inutiles


Faites attention avant de supprimer des fichiers ! Rappelez vous que les seuls fichiers que vous
pouvez supprimer sans risques sont les fichiers que vous avez cres vous mme (au risque toutefois de
perdre des donnes qui vous sont utiles titre personnel).
Un moyen de ne pas faire de btises est de laisser faire Windows.
Sous Windows 98 l'limination des fichiers qui prennent de la place inutilement sur le disque dur est trs
aise :

-Double cliquez sur l'icne du poste de travail


-Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur l'icne du disque dur
-Dans le menu qui s'affiche cliquez sur "proprits"
-La fentre des proprits est ouverte et dans l'onglet "gnral" il faut cliquer sur le bouton "Nettoyage du
disque"

2) 2 Programmes utiliser rgulirement : Scandisk et Defrag


Scandisk:
est un logiciel qui vrifie l'intgrit du disque dur.
Une vrification est souhaitable :
- rgulirement,
- aprs un plantage de l'ordinateur (elle est faite automatiquement au rallumage ),
- avant une dfragmentation,
- quand on constate une anomalie concernant l'espace libre du disque dur.
Pour lancer Scandisk : Par le menu Dmarrer Dmarrer rogrammes,Accessoires,Outils systme
ScanDisk
Defrag :
La dfragmentation sert rorganiser les fichiers sur le disque dur.Plus la dfragmentation sera frquente,
plus elle sera rapide. Au fur et mesure que l'on se sert de l'ordinateur, des fichiers sont ajouts, supprims ou
modifis. Ils sont dplacs et rcris diffrents endroits du disque dur, et se retrouvent diviss en plusieurs
morceaux. Les ttes de lecture du disque dur sont amenes faire de frquents dplacements pour lire les
morceaux de fichiers. Donc, lenteur d'accs aux donnes et usure du disque dur.
La dfragmentation permet de runir ces morceaux de fichiers parpills sur le disque. Ainsi, les ttes de lecture
du disque travaillent moins, et l'accs aux donnes est plus rapide

3) Conseil :
Divisez le disque dur en 2 partitions permettra de limiter la frquence et la dure de la dfragmentation.
Partitionner un disque dur consiste le diviser en plusieurs "morceaux". Ceci afin de sparer le systme
d'exploitation et les donnes Le systme d'exploitation (Windows) s'installera obligatoirement sur C:, et on pourra
enregistrer ses donnes sur les autres partitions Ainsi, en cas de rinstallation de Windows, on aura uniquement
effacer la partition C: sans toucher aux autres partitions contenant les donnes conserverFaites faire cette
opration lachat de la machine.
Nhsitez pas cliquer sur laide de windows ==> le ? sur la barre du haut et demander de laide sur et avant toute
opration sur vos disques noubliez pas les sauvegardes !!!!

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FICHE 9
INFORMATIQUE - Fiche daide
THEME : Le Fax.

LE FAX DE LORDINATEUR

UTILISATION :
- Envoi (ou rception) de documents courts (3/4 pages maximum) un ou plusieurs destinataires. Lenvoi
de documents trop longs nest pas recommand (temps de communication pour lexpditeur et
consommation de papier pour le destinataire).
- Envoi ou rception de messages courts partir dOlifax (ou de logiciel Fax quivalent).
AVANTAGES :
- Permet denvoyer ou de recevoir un document conu avec un logiciel dapplication implant dans
lordinateur (document Word ou Excel, par exemple) sans sortie imprimante pralable.
- Un mme document peut tre envoy en une seule opration plusieurs destinataires. (Utiliser les listes
de diffusion que les logiciels de Fax vous permettent de crer.)
- Lenvoi peut tre diffr dans le temps. Programmez vos envois aux heures de moindre cot.
- Lenvoi dun document court par Fax revient moins cher quun timbre-poste.
- Lenvoi dun message revient moins cher quun bavardage tlphonique qui peut se prolonger !
- Tous les ordinateurs actuels prvoient la fonction Fax.
- Rcupration des documents reus lcran ou sur votre imprimante
INCONVENIENTS :
- Ne permet de faxer que des documents se trouvant sur le disque dur ou sur une disquette.
- Les documents reus sont des images difficiles retravailler.
MATERIEL REQUIS :
- Un Modem et une ligne tlphonique. Il est recommand davoir une ligne spcifique pour votre
ordinateur.
MODE DEMPLOI :
- Dans le menu Fichier de Word ou dExcel, slectionner imprimer et dans la liste des imprimantes,
slectionner le Fax. (oliprint par exemple). Laissez-vous ensuite guider par lordinateur.

LE FAX INDEPENDANT
UTILISATION :
- Identique celle de lordinateur pour lenvoi de documents externes.
AVANTAGES :
- Envoi de documents papier produits ou non par votre ordinateur.
- Les appareils performants sont rapides, proposent des choix de qualits dmission ou de rception,
disposent de petites listes de destinataires sous forme de numrotation raccourcie.
INCONVENIENTS :
- Les appareils performants sont chers !
- Les appareils bas de gamme tombent frquemment en panne.
MATERIEL REQUIS ET MODE DEMPLOI :
- Achat dun appareil et mode demploi correspondant.

CONCLUSION :
- Si vos moyens le permettent, il est trs utile de disposer des deux moyens dcrits ci-dessus. Selon les
documents recevoir, mais surtout envoyer, lun ou lautre est mieux adapt.

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FICHE 10
INFORMATIQUE - Fiche daide
THEME : LES FORMULAIRES DANS WORD.

DEFINITION
Un formulaire remplir en ligne (directement lcran) est un document dans lequel ne sont accessibles que les zones qui
doivent tre renseignes par lutilisateur
Un formulaire se compose essentiellement de texte ou de tableaux, avec des champs de formulaire qui sont insrs tout au
long du document dans lesquels les utilisateurs doivent spcifier des informations.

INTERET
Le destinataire peut remplir son formulaire aprs impression papier ou directement lcran en courrier lectronique
Possibilit de faire apparatre des listes de choix ou des textes daide attachs aux champs remplir par lutilisateur.
Possibilit (pour les expditeurs avertis) de rcuprer les informations dun formulaire en vue de leur utilisation dans une
base de donnes.
Possibilit denvoyer un document directement partir de Word en courrier lectronique. Le destinataire peut traiter
directement le formulaire en courrier lectronique sans devoir ouvrir et enregistrer une pice jointe.

CONSTRUCTION DUN FORMULAIRE


Ouvrez un document Word vide (Fichier - Nouveau).
Ebauchez une mise en page.
Afficher la barre doutil Formulaires. (Affichage - Barres doutils Formulaires)

Pour :
- Insrer un champ dans lequel les utilisateurs pourront taper du texte : cliquez sur le bouton (ab) (champ texte).
- Insrer une case cocher ct dune option que lon peut activer ou dsactiver. Egalement pour insrer une case
cocher ct dune liste doptions qui ne sexcluent pas mutuellement, cest dire dune liste dans laquelle on peut slectionner
plusieurs options. Cliquez sur le bouton de la barre doutil formulaire (champ case cocher).
- Insrer une zone de liste droulante qui limite les choix disponibles ceux que vous proposez. Lutilisateur peut faire
dfiler la liste pour choisir sa rponse. Cliquez sur le bouton (Liste droulante de formulaire).
- Insrer un tableau dans lequel on pourra ensuite insrer des champs texte, cases cocher ou listes droulantes, cliquer
sur les boutons (dessiner un tableau) ou (insrer un tableau) de la barre doutil formulaire.
- Rajouter une trame de fond (qui ne simprime pas) pour mieux faire ressortir les champs lcran afin que les
utilisateurs puissent les identifier rapidement, cliquez sur le bouton (Trame de fond).

En double cliquant sur les champs insrs, vous accdez des sous-menus qui permettent de caractriser ces champs selon vos
besoins, (alimenter les listes droulantes, valeurs par dfaut dans les champs texte, taille des cases cocher, etc.) ou de faire
apparatre dans le bas de lcran de lutilisateur des textes daide que vous aurez rdigs.

Un champ de formulaire peut tre format comme du texte ordinaire par le menu Format Police.

PROTECTION DU FORMULAIRE
Lorsque votre formulaire est termin, il faut le protger en cliquant dans la barre doutils formulaires sur protection
du formulaire (cadenas). Les utilisateurs peuvent ainsi remplir le formulaire mais pas en modifier la mise en page
ni les lments de base.
Si vous souhaitez modifier un formulaire, ou en rcrire certaines parties, supprimez la protection en cliquant
nouveau sur Protection du Formulaire.
Il est recommand denregistrer vos formulaires comme modle.

EXEMPLES DE FORMULAIRES
- Le bilan (4 pages) dactivits de lAS (disponible sous forme de formulaire la direction nationale de lUNSS).
- La fiche daffiliation lUNSS.
- Formulaires dengagement aux comptitions.
- Etc.

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FICHE 11
INFORMATIQUE - Fiche daide
THEME : les formats de fichier.

DEFINITION
Les programmes (applications, logiciels) que nous utilisons nous permettent de manipuler des donnes (texte, dessins,
musique). Ces donnes sont stockes dans des fichiers pour une exploitation ultrieure. La faon dont sont stockes ces
donnes dans les fichiers constitue le format du fichier. Ce format est propre chaque programme.
Le format de fichier correspond la manire dont un programme traduit les informations que nous avons cres pour les
stocker sur des supports magntiques ou numriques (disques durs, cartouche zip, CD-ROM).
Cest le crateur du programme qui dcide des formats de fichier et celui-ci peut ou pas laisser plusieurs possibilits de choix
de format lutilisateur.
Au fil des annes, certains formats de fichier sont devenus des formats standards et ont t adopts par les autres
programmeurs (lorsque le crateur original a publi les donnes techniques de son format).

POURQUOI LES MAITRISER ?


Connatre les formats de fichiers cest se donner la possibilit de :
- Faciliter les changes entre utilisateur (pices jointes de courrier lectronique).
- Utiliser des donnes cres dans un programme avec d'autres programmes.
- Jongler avec les diffrentes versions des logiciels.
- Utiliser la bonne commande pour ouvrir un fichier dans un logiciel.
- Comprendre pourquoi cela ne marche pas toujours comme on le souhaite.

IDENTIFICATION
Extrieurement, l'lment qui permet de reconnatre le format d'un fichier est l'extension de ce fichier. Lextension est cette
suite de 3 caractres (parfois moins) qui suit le point aprs le nom du fichiers. Toutefois lextension du fichier n'est pas la
preuve absolue du format dudit fichier. Cette extension peut tre modifie par lutilisateur (intentionnellement ou non).
L'extension d'un fichier peut tre consulte par l'intermdiaire de l'explorateur. Utiliser pour cela la commande Affichage /
Options des Dossiers onglets Affichage : Ne pas masquer les extensions dans lExplorateur ou le Poste de travail.
Voici quelques extensions caractristiques et le descriptif des donnes quils contiennent:
TXT : fichier contenant du texte sans autres caractres parasites . Ce format constitue le format le plus universel pour les
changes de donnes.
DOC : extension pour les documents Word (cas le plus frquent). Cette extension n'indique pas la version de Word utilise.
Elle est parfois utilise par dautre logiciel.
RTF : (Rich Text Format) standard international de format pour des fichiers contenant du texte mis en forme.
XLS : extension pour les documents Excel.
DBF : (Data Base File) extension pour les fichiers de base de donnes au format dit Dbase . Dbase est un logiciel pionnier
dans le domaine des bases de donnes. Son format est un standard.
BMP, JPG, GIF, TIF.. : extensions correspondant des images. Chaque extension correspondant un format diffrent.
Chaque format est plus ou moins adapt un domaine dutilisation.
PDF : (Portable Data File) Format cre par une socit (Adobe) qui distribue gratuitement le logiciel qui permet de consulter
ces fichiers (Acrobat Reader). Est devenu, de ce fait, un classique pour la diffusion
de donnes, notamment sur Internet, car les fichiers sont de petites tailles. Lorsque vous achetez un
EXE : (EXEcutable) Les fichiers avec cette extension sont des programmes et produit fabriqu en Chine et que la
peuvent donc tre excuts. Attention, un fichier joint au courrier lectronique avec notice de montage nest fournie
cette extension peut tre un redoutable porteur de virus. Bien connatre lorigine de quen Chinois, soit vous profrez
ce fichier. des injures (message derreur), soit
DLL : (Data Link Library) Fichiers qui sont des complments des programmes. Ils vous le montez quand mme, mais
sont indispensables au bon fonctionnement de certains programmes. le produit est mont en dpit du
Il existe une multitude dautres extensions dont la plupart ne concerne pas bon sens et cela ne ressemble pas
lutilisateur final que nous sommes. au produit prvu. Vous avez peut
tre la possibilit de traduire la
notice et alors tout va bien.

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CONSEQUENCES
Utiliser un fichier au format incorrect dans un programme conduit ce programme, soit vous afficher un message derreurs
du type Format non valide ou Je ne peut pas ouvrir ce fichier , soit afficher les donnes de faon inattendue.
Les versions successives dun logiciel (Word ou Excel) pour ce qui nous concerne le plus souvent, utilisent des formats de
fichier qui voluent pour prendre en compte des nouvelles possibilit. Par exemple, la premire version de Word ne permettait
pas de mettre des images dans le texte, ce qui est devenu possible avec la version suivante. Il a bien fallu que le format du
fichier produit par Word prenne en compte cette nouvelle possibilit, et lon comprend bien que si la dernire version peut
relire les formats antrieurs, la version dorigine est incapable de consulter un format crer ultrieurement.
Un grand nombre de logiciel sont prvus avec des convertisseurs, cest dire des bouts de programme qui sont capables
dinterprter un format de fichier donn pour le rendre utilisable.

DANS LA PRATIQUE
Cas n1 : On vous donne un fichier avec lextension xls . Il nest pas possible de savoir avec quelle version dExcel il a t
cr. Excel refuse de vous louvrir et vous affiche un message derreur. Il est fort probable que ce fichier a t cre avec une
version ultrieure dExcel. Sil a, par contre, t cr, avec une version antrieure la votre, cela devrait bien se passer car la
relecture des anciens formats a t prvue. Vous aurez, en revanche, un message au moment de lenregistrement du fichier
pour vous demander dans quelle version vous souhaitez lenregistrer.
Cas n2 : Pour obliger un logiciel ouvrir des fichiers quil ne reconnat pas spontanment (il napparaisse pas dans
la liste des fichiers dans la boite de dialogue Ouvrir ), il faut drouler la liste Type de Fichier pour choisir lextension
qui vous convient. Si lextension que vous cherchez nexiste pas, il est probable que le logiciel nest pas capable douvrir les
fichiers concerns.
Cas n 3 : Les informations utilises par le programme Acadas sont enregistres dans des fichiers Dbase . Excel sait
parfaitement lire ces fichiers. Vous pouvez donc ouvrir les fichier AffiXXb.dbf ou LicXXb.dbf pour faire tout les
calculs et extractions possibles sur la base des A.S. ou des licencis.
ATTENTION, toujours travailler sur des copies des fichiers originaux, car modifier les fichiers dorigines peut amener de
graves disfonctionnements dans lutilisation normale.
Cas n4 : Je veux transmettre des documents par courrier lectronique, 2 cas peuvent se prsenter :
Le destinataire doit seulement consulter le document transmis. Il y a intrt utiliser des formats universels (PDF - Acrobat).
Inconvnient : Vous devez possder le logiciel qui permet de produire ce format (il nest pas gratuit contrairement au logiciel
qui permet de consulter).
Le destinataire doit pouvoir modifier le document transmis : Il faut se mettre daccord avec celui-ci sur un format donn.
Pour le texte, le format RTF donne de bons rsultats mais a linconvnient de produire de gros fichier (parfois incompatible
avec les messageries) ds quil y a des illustrations dans le texte.
Cas n5 : Un double-clic sur un document permet de louvrir dans le programme correspondant. Comment cela marche-t-il ?
Windows tient jour une table de correspondance entre les extensions des fichiers et le logiciel utiliser pour manipuler
ces donnes. Cette table est utilise lors dun double-clic. Si cela conduit un message derreur ou laffichage de signes
bizarre dans le logiciel, cela signifie quune installation de logiciel ou une mauvaise manipulation (trs facile faire), a
pu modifier cette table et crer une mauvaise association entre une extension de fichier et un logiciel. Cette
association est concrtise par licne prsent cot du nom du fichier. Pour supprimer une association incorrecte, utiliser
la commande Affichage / Options des dossiers - Onglet Type de Fichiers dans lexplorateur ou le poste travail.

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FICHE 12
INFORMATIQUE - Fiche daide
THEME : LES REGLES DE CONCEPTION DES FICHIERS WORD POUR UN MEILLEUR ECHANGE .

Il semble utile de rappeler quelques rgles de conception des documents lors de lutilisation du
traitement de texte Word pour viter :
- les problmes de lecture sur tout ordinateur
- les problmes ddition sur toute imprimante
- et pour permettre au destinataire dun document Word de rutiliser certaines zones dun
document.

1 Polices de caractres
Lors de linstallation de Windows, un certain nombre de polices standard Windows sont installes.
Parmi les plus connues : Times New Roman, Arial, Verdana, Comic, etc
On trouve mme des polices pour imprimer des codes barre : si vous avez la police correspondante,

vous verrez ici un code barre : 12345 (qui reprsente le chiffre 12345).
Lors de linstallation dune nouvelle imprimante (ou dun nouveau logiciel), le logiciel propose souvent
dinstaller de nouvelles polices.
Lorsque vous rdigez un document, le fait de choisir une police non standard, pourra poser des
problmes si, sur lordinateur o sera lu le document, cette police nest pas installe. Dans ce cas,
Windows utilise une police de substitution, qui pourra prendre plus de place que la police initialement
utilise, et on constatera des dcalages dans les affichages. Exemple dans un tableau:

Police de cration : Police de substitution :


Univers LT 57 Condensed Times New Roman
Le contenu tient dans la cellule Le contenu tient dans la cellule

Vous constatez que la police de substitution, mme si elle a la mme taille que la police dorigine,
provoque un retour la ligne dans la troisime ligne du tableau de droite. Dans le cas dun tableau
plusieurs lignes initialement prvu sur une page, la consquence est que la fin du tableau peut
simprimer sur la page suivante.

2 Marges physique des imprimantes


Aucune imprimante ne peut imprimer juste au bord des feuilles. Il existe une zone non imprimable
tout autour de la feuille :

Zone non imprimable

Zone
imprimable

Selon les marques et les modles dimprimantes, aucune na les mmes marges physiques que
lautre !!
Les imprimantes qui ont les marges non imprimables les plus grandes sont les imprimantes Jet dencre.
Ex : une HP DeskJet : haut / gauche / droite : ~6mm, bas 15 mm.
Il convient donc de concevoir vos documents avec les marges physiques maximum, surtout en haut
et en bas, pour tre sur que les documents seront correctement imprims quelle que soit limprimante
utilise. Si les marges physiques hautes et basses sont trop rduites, le bas dune page pourra
simprimer sur la page suivante, ou bien des pages blanches sortiront limpression.

Conseil : Marge haute, gauche et droite : 10 mm, Marge basse : 15 mm


Si un document est destin tre reli, on peut augmenter la marge gauche.

Direction Nationale UNSS - Fiche labore par la commission nationale informatique - 20/10/2005
Utile : Dans Word, vous pouvez faire afficher ces marges lors de la rdaction de votre document en
passant par le menu : Outils / Options/ Onglet Affichage, / Cocher loption Limite de texte, et vous
aurez un cadre pointill tout autour de la page. Cest utile aussi pour vrifier rapidement si certains
objets (images, tableaux, cadres textes) ne dbordent pas de la zone dimpression.
Dans Excel, vrifier la mise en page en passant par Laperu avant impression. Si le document
dborde de la page, cliquer sur le bouton Page, onglet Page, et soit :
- rduire le pourcentage dimpression (on peut aussi agrandir si ncessaire)
- ou cocher le bouton Ajuster et fixer le nombre de pages en largeur et hauteur.

NB : Lors de la mise en place de la charte graphique de lUNSS, un certain nombre de documents,


toujours en tlchargement sur Intranet (dossier : /Outils de communication/Charte_graphique_UNSS/),
ont t diffuss la structure UNSS. Les instructions pour installer la police Univers LT 57 Condensed
sont donnes dans ces dossiers.
Cette police nest obligatoire que pour les courriers UNSS rdigs sur la base du modle
COURRIER.DOT, courriers essentiellement destins tre imprims .
Evitez de lutiliser dans des documents autres, tels que les circulaires sportives, comptes rendus de
commissions, Excel, etc, documents qui peuvent tre rutiliss ou imprims sur dautres ordinateurs,
car ce nest pas une police standard Windows. Sil est recommand que cette police soit installe sur tous
les ordinateurs des services UNSS pour la rdaction de courriers, elle ne le sera pas forcment sur
lordinateur dun collgue enseignant dEPS qui tlchargera une circulaire !
Pour les documents standards, il peut tre intressant dutiliser la police verdana (celle utilise dans
ce document) qui est standard et utilise aussi sur beaucoup de sites Internet !

3 Utilisation des fichiers modles


Un nouveau document sappuie sur un fichier Modle (.DOT) qui contient un certain nombre de
paramtres gnraux prdfinis (Marges, Format du papier, Alimentation papier, Disposition).
Il peut aussi contenir les polices qui doivent tre installes pralablement sur lordinateur, et des
textes ou mise en page modles. (cf le modle COURRIER.DOT).
Par dfaut, un nouveau document est construit daprs le modle NORMAL.DOT. Vous pouvez rgler
les paramtres de ce fichier en passant par le menu : Fichier / Mise en page. Aprs avoir fait des
modifications dans cette fentre Mise en page, vous pouvez cliquer sur Ok pour valider les modifications
pour le document en cours, et vous pouvez aussi cliquer sur Par dfaut, et Word vous demande si
vous voulez que tous les nouveaux documents sappuient sur ce fichier NORMAL.DOT modifi.
Si les marges physiques sont trop rduites, vous pouvez donc les modifier et les mmoriser pour tout
nouveau document.
Il est possible dans un service de copier un fichier .DOT mis au point sur un ordinateur sur un autre
ordinateur. Ce fichier se trouve dans le dossier :
C:\Documents and Settings\NomUilisateurDeLaMachine\Application Data\Microsoft\Modles

NB : lors de la rdaction dun document, il peut tre intressant de faire afficher par Word les
caractres non imprimables (espaces, retour la ligne ), ce qui aide la mise en page.
Lorsque vous avez termin votre document, et avant de lenregistrer dfinitivement pour le diffuser,
dsactivez cette option en cliquant sur pour que les caractres non imprimables napparaissent plus. Lorsquon
clique sur un document Word mis disposition sur un site internet, celui-ci souvre dans une fentre du
navigateur, et le lecteur na pas la possibilit de dsactiver cet affichage des caractres non
imprimables ce qui rend la lecture moins agrable !.

4 Insertion dimages, photos, logos, pictogrammes


Linsertion de ce type de document dans Word , Excel, PowerPoint, peut alourdir considrablement le
document si on ne prend pas la peine de les retraiter avant de les insrer.
Pour rsumer, le document est alourdi du poids de limage dorigine: si on insre une image de 3940
Ko dans un document Word initial de 19 Ko (une ligne de texte), le document Word final fait 3533 Ko.
Le fait de jouer sur les poignes de re-dimensionnement de limage dans le document ne rduit pas la
taille du document !
Il faut donc utiliser des outils spcifiques de traitement de limage pour :
- redimensionner limage. Une photo prise en haute dfinition peut faire 3072 x 2304 pixels et peser
3342 Ko.
En la ramenant par exemple 400 x 300 pixels, elle ne pse plus que 109 Ko, soit 3,26 % du
poids initial ! )
- rduire le nombre de couleurs (souvent 256 couleurs suffisent pour un document destin tre
imprim) . Lincidence sur la rduction du nombre de couleurs sur de la taille est minime.
On trouve sur Internet des logiciels gratuits qui permettent ces oprations (Irfanview, Pixia, XnView)
Il suffit de les tlcharger et de les installer ! Vous les trouverez facilement sur Internet en tapant les
mots correspondants dans Google.

Direction Nationale UNSS - Fiche labore par la commission nationale informatique - 20/10/2005