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Imprenta GRAFFITI Servicios Asociados S.A.C.: Santa Marta 311. Interior 4 Telfono: 95 - 9743841
Excel hace su aparicion en en 1982 cuando Microsoft lanz al mercado una hoja de clculo llamada Multiplan. Multiplan fue muy
popular en grandes sistemas, Pero no pudo superar a su competidor Lotus 1-2-3 el cual funcionaba muy bien en computadores
personales. Razn por la que Microsoft desarrollo una nueva hoja de clculo para competir con Lotus 1-2-3. En 1985, la primera
versin de Excel fue lanzada para Macintosh. La primera versin para Windows fue denominada Microsoft Excel 2.0 y se lanz en
1987. En 1988 Excel supero la popularidad de Lotus 1-2-3. La primera vez que Excel se introdujo en Office fue en 1993.
Introduccin Qu es Excel?
Es muy comn que al estar trabajando con Excel no Excel es un programa del tipo hoja de calculo que permite
aprovechemos al mximo sus recursos, las personas que realizar operaciones con nmeros organizados en una
saben de Excel son ms productivas en cualquier tipo de cuadricula. Es til para realizar desde simples sumas
empresa en las que estn trabajando, por ello este manual hasta clculos estadsticos.
presenta la informacin ms necesaria para trabajar
eficientemente con una hoja de clculo. Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas
La hoja de calculo Excel es una aplicacin integrada de o celdas pueden contener:
Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre Texto.
datos introducidos en la misma, as como la
representacin de estos valores de forma grafica. A estas Valores numricos, fechas y datos horarios.
capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como una Formulas o funciones matemticas, que permiten
base de datos. determinar el valor de esta celda en funcin de los valores
En los primeros dos captulos se abordara una breve de otras celdas.
explicacin de Excel, sus aplicaciones y las descripciones
de los comandos y barra de herramientas mas
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debemos tener solamente una celda que contenga el
activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se nombre de cualquier mes, aplicamos la misma operacin
introducen en una de ellas se introducen tambin en las antes mencionada y vemos el resultado.
dems hojas activas, en las posiciones correspondientes.
Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de Referencias y nombres.
clculo y tambin el orden. Las referencias a celdas se utilizan para referirse al
contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de
Seleccin y activacin de celdas. referencias permite usar valores de diferentes celdas o
En la hoja de clculo hay en todo momento una celda grupos de celdas de una hoja de clculo para realizar
activa. La celda activa se distingue claramente de las determinados clculos.
dems, pues aparece enmarcada, esta celda activa es la Una celda se referencia de la siguiente manera: la celda
nica que esta preparada para recibir cualquier cosa que A21 es la que se encuentra en la interseccin de la fila 21
se introduzca por el teclado. Su contenido aparece en la con la columna A. Los rangos de celdas se expresan por
barra de referencia o de formulas. medio del operador dos puntos (:), por ejemplo las celdas
Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel A1, A2, A3 se escribira de la siguiente manera al
que queremos introducir datos en ellas, por ejemplo momento de introducir una formula (a1:a3).
seleccionemos de A1 a la celda B3, introduzcamos texto y Tambin existen las referencias mltiples y consisten en
veremos que este se encuentra en la celda A1, pulsamos referencias sencillas separadas por el carcter punto y
enter y nos manda a la celda A2, pulsamos dos enter mas coma (;), por ejemplo (B2:D3; C5:D6).
y nos enva a la celda B1. Para hacer referencia de una celda a otra hoja de calculo,
Para seleccionar toda la hoja de calculo basta con dar un introducimos el nombre de la hoja antes de la referencia
clic en la esquina superior izquierda de la hoja como se de las celdas, y separndolos por el signo de admiracin
muestra a continuacin: (!), por ejemplo (hoja1!b5:c6), esto lo analizaremos mas
Para seleccionar una adelante en la introduccin de formulas.
determinada fila o Referencias absolutas y relativas.
columna, bastara con
hacer clic una vez sobre la Excel usa siempre referencias relativas para las
etiqueta, que es el numero o la letra correspondiente a la direcciones de celdas introducidas en las formulas. Esto
fila o a la columna. significa que las referencias usadas cambiaran de modo
Para seleccionar celdas continuas damos click en la acorde tras copiar o arrastrar la formula de una celda a
primer celda deseada y posteriormente pulsamos Mays., otra. Con mucha frecuencia este es el comportamiento
sin soltar damos click en la ultima celda deseada. Y para deseado.
las celdas no continuas hacemos la misma operacin pero
en vez de Mays. pulsamos Cntrl, y vamos En ciertos casos hay que evitar que las referencias a
seleccionando las celdas deseadas. celdas cambien cuando se copia o mueve la formula a una
nueva posicin. Para ello hay que utilizar las referencias
absolutas. Las referencias relativas se convierten en
referencias absolutas introduciendo el carcter dollar ($)
anlisis de datos. Se pueden realizar diversas suma primero por los parntesis y despus se divide, con
operaciones con los datos de las hojas de calculo como un resultado igual a 1. Esto es pues, las reglas que
*, +, -, /, etc. En una formula se pueden mezclar existen en las formulas matemticas.
constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc. Ejemplos de frmulas
Los diferentes tipos de datos mas importantes que maneja =b3*c14 Multiplicar el valor de la celda b3 por de c14.
Excel son: =b12-b3 Restar el valor de celda b3 al valor de d12.
Nmeros =b3^3 Elevar el valor b3 a la potencia de 3.
Fecha u hora Es lo mismo que b3*b3*b3.
Texto =(a10+b5)/c4 Suma a10 y b5 y a continuacin div por c4.
Formulas
Funciones Introduccin a funciones.
Una funcin es una formula especial escrita con
Frmulas y funciones. anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculos y devuelve un resultado.
calculo y por tanto de Excel. Mediante formulas, se llevan Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si
a cabo todas las operaciones que se nesecitan en una esta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de
hoja de calculo. Las formulas se pueden utilizar para error.
mltiples usos antes mencionados. 1. Si la funcin va al comienzo de una formula debe
Las funciones permiten hacer mas fcil el uso de Excel e empezar por el signo =.
incrementar la velocidad de calculo, en comparacin con 2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
la tarea de escribir una formula. Por ejemplo, se puede parntesis. No se deben dejar espacios antes o
crear la formula despus de cada parntesis.
= (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin 3. Los argumentos pueden ser valores constantes
PROMEDIO (A1:A8), las funciones nos simplifica todo (numero o texto), formulas o funciones.
nuestro trabajo y ocupan menos espacio al momento de 4. Los argumentos deben separarse siempre por ; ,.
realizar las formulas. Ejemplo:
=SUMA (A1:B3), Esta funcin equivale a
Introduccin a formulas. =A1+A2+A3+B1+B2+B3.
La introduccin de una formula en Excel se puede hacer =SI (A1>A2,CORRECTO,INCORRECTO).
tanto en la barra de referencias o de formulas como en la Profundizando mas con lo ya visto, una funcin es una
propia celda. La formula debe empezar con un signo igual formula predefinida por Excel que opera sobre uno o mas
(=). A continuacin, la formula se ira construyendo paso a valores y devuelve un resultado que aparecer
paso utilizando los valores, operadores, referencia a directamente en la celda introducida.
celdas, funciones y nombres. Un ejemplo de una formula La sintaxis de cualquier funcin es:
en Excel: =a1+a2. =nombre_funcion(arg1,arg2,,arg).
Los distintos tipos de operadores que se le pueden Funciones Matemticas bsicas.
ingresar a una formula son:
Aritmticos: +, -, *, /, %, ^. Funcin SUMA. Suma todos los nmeros de un rango.
Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>. =SUMA(rango) =suma(n1+n2+n), ejemplo:
Elevar un numero a una potencia es simplemente
multiplicar al numero por si mismo. De forma que si el Funcin PRODUCTO. Multiplica todos los nmeros que
valor de la celda g4 es 8, entonces g4^4 SIGNIFICA figuran como argumentos y devuelve el producto.
8*8*8*8 = 4096, esto es, 4 veces 8 multiplicado por si =PRODUCTO(Numero1,numero2,), ejemplo:
mismo.
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=REDONDEAR.MAS(A1,0), si A1 = 1.125, resultado es 2.
Funcin MAYUSC. Convierte el texto en maysculas. 2. Seleccione el rango y vaya al men formato, formato-
condicional.
Funcin DERECHA. Muestra el texto de la derecha 4. Presione el botn formato. En la ventana abierta,
=Derecha(celda a buscar) formato de celda, seleccione un diseo que destaque
las celdas que cumplan la condicin (fuente, borde o
Funcin EXTRAE. Extrae parte de un texto trama).
=extrae(celda a buscar,posicin, Numero Caracteres)
5. Acepte. Solo las celdas con valores comprendidos entre
Funcin NOMPROPIO. Econvierte a mayusculas la 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido
primera letra de un texto en el paso anterior.
=Nompropio(celda a buscar)
Asistente para grficos
El asistente para grficos es una de las caractersticas
Hipervnculos mas atractivas de Excel. Con ella puede crear fcilmente
Los hipervnculos hiperlinks son enlaces que pueden varias clases de grficos en base a los datos de su hoja
actuar tanto dentro de la propia hoja de Excel como hacia de clculos. El asistente lo gua paso a paso, para
cualquier tipo de documento. Aunque lo mas usual es que convertir sus nmeros en un atrayente y colorido grafico.
el hipervnculo simplemente sirva para un traslado,
tambin puede abrir un nuevo documento.
Este recurso resulta muy til a la hora de disear un
programa en Excel en que se vayan introduciendo datos
2- Paso
Estos son algunos de los muchos tipos de grficos. Para Ubicacin de la tabla
nuestro siguiente ejercicio usaremos un grafico circular.
Un grafico circular funciona bien, cuando usted quiere ver
cuanto corresponde a cada parte del todo.. Elaboracin de
un grafico estadistico.
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misma.
Trabajando con tablas dinmicas.
Tablas dinmicas, comprende una serie de datos b) Se indica, click en diseo, comienza el momento de
agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos disear la tabla.
concretos de una informacin global.
Es decir con una tabla dinmica se pueden hacer Arrastrar el
resmenes de una base de datos utilizndose para, cuadrito de
promediar, o totalizar datos. Para su utilizacin, se debe semana a
recurrir a men-datos-informe de tablas y grficos columna.
dinmicos. Arrastrar el
cuadrito de
Partiendo de esto, elabore en Excel lo siguiente: una tabla Vehiculo a fila
de Zona de peaje, debiendo de colocar las cantidades de Arrastrar el
carros que pasan, el valor pagado todo esto por semanas cuadrito de cantidad a datos.
en un lapso de 3 meses (12 semanas) Aceptar.
La creacin de una tabla dinmica se realiza a travs del Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por una
asistente y en varios pasos: barra de herramientas especial que permite filtrar datos
1. Poner el cursor en cualquier celda de la tabla. por despliegue de las mismas, como veremos a
2. Tomar la opcin men-datos-informe de tablas continuacin:
dinmicas y grficos. Aparece el siguiente cuadro:
FUNCION AO
Devuelve el ao correspondiente a una fecha determinada En el ejemplo se especifica a partir de la fecha inicial
celda A1 y A2, 2/3/02, en el primer caso celda C1, que
Sintaxis AO(Num_de_serie) fecha corresponde a partir de la fecha inicial 20 das
Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa laborables. Y en segunda caso a que fecha se retrotrae la
para l calculo de fecha y hora. El argumento fecha inicial con 20 das laborables.
num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha,
en lugar de expresarse como numero Celda C1=DIA.LAB(A1;B1)
Celda C2=DIA.LAB(A2;B2)
A B FUNCION DIAS.LAB
1 31/03/99 1999 Calcula el numero de das laborables entre fecha_inicial y
fecha_final. Los das laborables no incluyen los fines de
2 15/04/02 2002
semana ni otras fechas que se identifiquen en el
Celda B1=AO(A1) argumento festivos.
Celda B2=AO(A2)
Sintaxis DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)
FUNCION DIA Fecha _inicial es una fecha que representa a la fecha
Devuelve el da del mes correspondiente a una fecha final
determinada Ficha_final es una fecha que representa a la fecha final
Sintaxis DIA(Num_de_serie) Festivos es un rango opcional de una o ms fechas que
Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa representan todo tipo de das festivos que se excluyen del
para l calculo de fecha y hora. El argumento calendario laboral, como por ejemplo fiestas nacionales o
num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, regionales, etc.
en lugar de expresarse como numero
A B Observaciones
Si uno o ms argumentos no es una fecha valida
1 31/03/99 31 DIAS.LAB. devuelve el valor de error #NUM!
2 15/04/02 15
Celda B1=DIA(A1) A B
Celda B2=DIA(A2) 1 2/04/02 64
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Esta funcin no considera el da 31 de marzo
FUNCION FRAC.AO
FUNCION DIASEM Calcula la fraccin de ao que representa l numero de
Devuelve el da de la semana correspondiente al das enteros entre fecha_inicial y fecha_final
argumento num_de_serie.
El da se devuelve como un numero entero segn tipo Sintaxis FRAC.AO(fecha_inicial;fecha_final;base)
entre domingo y sbado. Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial
Sintaxis DIASEM(num_de_serie;tipo) Fecha_final es una fecha que representa la fecha final
Base determina en que tipo de base deben contarse los
Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa das
para los clculos de fecha y hora.
Tipo es un numero que determina que tipo de valor debe Observaciones
ser devuelto. Si el argumento fecha-inicial>=fecha_final FRAC:AO
A B devuelve el valor de error #NUM!
1 30/03/02 7 A B C
2 30/03/02 6 1 01/04/02 25/09/02 0,484932
3 30/03/02 5 2 01/04/02 01/10/02 0,501370
En el ejercicio se presenta la misma fecha donde en la Celda C1=FRAC.AO(A1;B2;3)
columna B se aplica la funcin DIASEM, Celda C2=FRAC.AO(A2;B2;3)
pero empleando un tipo diferente en cada celda, donde se
verifica que el da es el mismo de acuerdo al numero que FUNCION HORA
corresponde. Devuelve la hora correspondiente al argumento
Celda B1=DIASEM(A1;1) l numero 7 corresponde a num_de_serie. La hora se expresa como un numero
sbado entero, comprendido entre 0(12.00 AM) y 23(11.00 P.M)
Celda B2=DIASEM(A2;2) l numero 6 corresponde a Sintaxis HORA(num_de_serie)
sbado
Celda B3=DIASEM(A3;3) l numero 5 corresponde a Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora empleado por
sbado Excel para los clculos de fecha y hora.
A B
FUNCION FECHANUMERO 1 4:30:00 PM 16,00
Devuelve l numero de serie de la fecha representada por
texto_de_fecha 2 4:30:40 AM 4,00
Celda B1= HORA(A1)
Sintaxis FECHANUMERO(texto_de_fecha) Celda B2= HORA(A2)
celda de A1
Sintaxis HOY( )
FUNCION FECHA.MES
Devuelve el numero de serie que representa la fecha que A B
indica el numero de meses anteriores o posteriores a la 1 24/01/02 37280
fecha especificada (argumento fecha inicial)
Celda A1=HOY( )
Celda B1 corresponde al numero de serie de la fecha de
Sintaxis FECHA.MES(fecha_inicial;meses)
la celda A1, se obtiene copiando la formula de A1 y
dndole Formato-Celda-Numero-General
Fecha_inicial es el numero de serie que representa la
fecha inicial
FUNCION MES
Meses es el numero de meses antes o despus del
Devuelve el mes que corresponde a una fecha o numero
argumento fecha_inicial. Si meses es un valor positivo
de serie especificado. El mes se expresa como un numero
corresponde a una fecha futura, si es un valor negativo,
entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
corresponde a una fecha pasada.
Sintaxis MES(fecha)
Observaciones
Fecha puede ser
Si el argumento fecha_inicial no es una fecha valida
Una fecha escrita como dd/mm/aa o similar (siempre
FECHA.MES devuelve el valor de error
entre comillas)
#NUM!
Una funcin o formula que devuelva una fecha
A B C Una referencia a una celda que contenga cualquiera de
1 4/05/02 37503 4/9/02 los valores anteriores.
2 4/05/02 37291 4/2/02
A B
En la celda A1 y A2 se establece la fecha 4/05/02
1 4/03/02 3
En las celdas B1 y C1 se coloca la funcin = Celda B1 = MES(A1)
FECHA.MES(A1;4), con esto se establece una fecha 4 La fecha de la celda A1 corresponde al mes de marzo
meses posteriores a la fecha especificada en la celda A1,
en la celda B1 con formato-celda-General se obtiene l FUNCION MINUTO
numero de serie de la nueva fecha. En la celda C1 con Devuelve el minuto que corresponde a un numero de
formato-celda- Fecha se obtiene la fecha posterior serie. El minuto se expresa como un numero entero entre
indicada. 0 y 59
Este valor puede verse como hora o como numero REALICE LOS SIGUIENTES EJERCICIOS
decimal, segn Formato que se le d a la celda. Ejercicio N 1
A B Obtencin de nuevas fechas
Ejercicio N 2
1 09:25:36 AM 0,39277778 Calculo de das laborables, incluyendo feriados
2 09:25:36 PM 0,89277778 anuales
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Ejercicio N 3
3 Calcular de una fecha dada, el primer lunes y el lunes
4 9 09:25:36 AM siguiente
Ejercicio N 4
5 25 De un listado de facturas, obtener los importes totales
6 36 de facturas por semana mediante aplicacin de:
a) Autofiltros
Aplicacin de la Funcin NSHORA
b) Subtotales
c) Tablas dinmicas
En la Celda A1 =NSHORA(9;25;36) Formato-Celda
Ejercicio N 5
hh:mm:ss AM
Calcular la cantidad de das del mes anterior
En la Celda B1 =NSHORA(9;25;36) Formato-Celda
Ejercicio N 6
numero 8 decimales
Calculo de edades
En la Celda A1 =NSHORA(21;25;36) Formato-Celda
Ejercicio N 7
hh:mm:ss PM
Calculo de sueldos y antigedad
En la Celda B1 =NSHORA(21;25;36) Formato-Celda
Ejercicio N 8
numero 8 decimales
Calculo de antigedad en Aos, Meses y Das
En la Celda B1 =NSHORA(A4;A5;A6) Formato-Celda
Ejercicio N 9
hh:mm:ss AM
a)Diferencia entre fechas en formato dd.mmm.aa, a
formato separado
FUNCION NUM.DE.SEMANA
Aos- Meses y Das
Devuelve un numero que indica el lugar numrico que
ocupa la semana dentro de un ao determinado
Sintaxis NUM.DE.SEMANA(num_de_serie;tipo)
Num_de_serie es la fecha dentro de la semana Ingresar series de nmeros o fechas
Tipo es el valor 1 o 2 que determina en que da comienza
la semana. Seleccin
Serie Creada
inicial
Tipo Una semana comienza Lun Lun, Mar, Mie, Jue
1 El domingo Los das de la semana se
numeran de 1 al 7 1-Ene, 1-Mar 1-Ene, 1-Mar, 1-May, 1-Jul,
2 El lunes Los das de la semana se Trim3 (oT3 o
Trim1, Trim2, Trim3, Trim4
numeran de 1 al 7 Trimestre 3)
A B Texto1, TextoA, Texto2,
Texto1, TextoA
TextoA, ...
1 14/04/02 16 1er perodo, 2do perodo, 3er
1er perodo
2 14/04/02 15 perodo
Producto 1, Producto 2, Producto
Celda B1=NUM.DE.SEMANA(A1;1) Product0 1
3,
Celda B2=NUM.DE.SEMANA(A1;2)
1, 2 1, 2, 3, 4, 5, 6,...
FUNCION SEGUNDO
Devuelve los segundos que corresponden a un numero de 1, 3, 4 1, 3, 4, 5.66, 7.66, 8.66
serie de fecha. El segundo se expresa como un numero Arrastrando el controlador de relleno de una celda, podr
entero entre 0 y 59. copiarla en otras de la misma fila o columna. Si la celda
contiene un nmero, una fecha o una hora que Microsoft
1, 3, 5, 7, 9
Seleccin
Serie geomtrica creada
Tipos de series que puede crear
1,2 1, 2, 4, 8, 16
Es posible rellenar automticamente varios tipos de series
seleccionado celdas y arrastrando el controlador de 1, 3 1, 3, 9, 27, 81
relleno, o bien utilizando el comando Series. Para
seleccionar el tipo de serie en un men contextual, 2.3 2.3, 6.75, 10.125
seleccione los valores iniciales de la serie. A continuacin,
mantenga presionado el botn secundario del mouse Creando una serie lineal
(ratn) mientras arrastra el controlador de relleno.
Para crear series que se incrementen en forma constante
Tiempo puede usar el controlador de relleno para esto Excel
necesita los valores iniciales de la serie.
Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los das,
semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias Cmo crear una serie lineal
repetidas como das de la semana, nombres de meses o
trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo 1. Ingrese los dos valores iniciales en celdas
iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las adyacentes y seleccione dichas celdas.
series que se indican. En la siguiente tabla se presenta
una serie de ejemplos (Los elementos separados por
comas se encuentran en celdas adyacentes).
Seleccin
Serie Creada 2. Lleve el puntero del mouse sobre el controlador de
inicial
relleno, el puntero cambiar a color negro ( ). Luego
9:00 9:00, 10:00, 11:00, 12:00 arrastre el mouse, note como aparece un recuadro gris
que encierra a las zonas a rellenar.
Lun Lun, Mar, Mie, Jue
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Cmo crear una serie personalizada
tes
Apun
Cmputo