T1.

Introduccin a la Gestin de
Proyectos

Conceptos bsicos

Antonia Mas
 Tema T1: La Gestin de proyectos. Conceptos bsicos

Qu es un proyecto
La direccin/gestin de proyectos
El rol del Director de proyectos
El contexto de la Direccin de proyectos
El PMI (Project Management Institute)
La gua de los fundamentos de la direccin de
proyectos, Gua del PMBOK (Project Management
Body of Knowledge)
Las 10 reas de conocimiento del PMBOK
El ciclo de vida de un proyecto
Los factores ambientales de la organizacin en la
gestin de proyectos
Los activos de los procesos de la organizacin
2
Qu es un Proyecto?

3
 Un proyecto
Un Proyecto es un conjunto de actividades planificadas,
ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene
como objetivo crear un producto, resultado o servicio
nico

En el mbito de la docencia, un proyecto

puede consistir en organizar e impartir un
curso o una asignatura en una determinada
universidad, empresa o institucin

Este proyecto
Organizar e impartir esta asignatura durante el curso
acadmico 2016-17
4
 Un proyecto

Un proyecto debe tener unos objetivos claros

y bien definidos
Formado por un conjunto de actividades
relacionadas
orientadas a alcanzar uno o varios objetivos.

Las actividades aisladas no forman un proyecto

5
 Un proyecto

Un proyecto debe producir un resultado nico, no es una

actividad cclica o repetitiva.
Las Operaciones son esfuerzos permanentes que producen
salidas repetitivas, con recursos asignados para realizar
bsicamente el mismo conjunto de tareas

6
 Un proyecto
Inicio de Curso

Un proyecto ha de tener un inicio y un final

previstos:
Se alcanza el final cuando se cumplen los objetivos
establecidos o
cuando se constata que no pueden alcanzarse:
abandono del proyecto.

Final de Curso

7
 Un proyecto
Los recursos de un proyecto son limitados

El objetivo de cualquier proyecto

es obtener el mximo beneficio,
utilizando el menor nmero de
recursos y con un tiempo mnimo.
Utilizar eficientemente todos los
recursos disponibles para
alcanzar los resultados
esperados.
Si los recursos fueran ilimitados,
no tendra sentido la eficacia, ni
el proyecto!

8
 Un proyecto

Un proyecto puede generar:

Un PRODUCTO. Que puede ser un componente de otro
elemento o un elemento en s mismo.
La capacidad de realizar un SERVICIO.
Un RESULTADO. Por ejemplo, un proyecto de
investigacin.

Los proyectos se realizan a cualquier nivel de una

organizacin
Pueden involucrar a una nica persona, una sola unidad o
mltiples unidades o departamentos
9
 Ejemplos de Proyectos

Algunos ejemplos de proyectos:

Desarrollar un nuevo producto o servicio
Realizar un cambio en la estructura o en el personal de
una empresa
Construir un nuevo edificio, puente, carretera, casa, ...
Lanzar un nuevo producto al mercado
Abrir una nueva empresa
Impartir unos estudios/asignatura por primera vez
Realizar una campaa para un partido poltico
Organizar un evento de cualquier tipo: deportivo,
musical, ...
Realizar un traslado
...
10
Habis
participado/trabajado en
y por proyectos?
De qu tipo?
En qu proyecto(s)
trabajis actualmente?

11
Qu es la Direccin de
proyectos?

12
 La Direccin/Gestin de proyectos

La Direccin de proyectos es la aplicacin de

conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a
las actividades de un proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo

xito, significa el cumplimiento de todos los objetivos:

Tcnicos, econmicos, temporales, de calidad. Tanto
en la realizacin del proyecto como en los resultados
obtenidos.
Triple restriccin: Alcance, Tiempo y Coste.
Calidad, la cuarta restriccin.

13
 El rol del Director de proyectos

El director del proyecto es la persona

responsable de alcanzar los resultados del
proyecto

Sus funciones dependen de la estructura

interna de la organizacin.
Desarrollar el plan para la direccin del proyecto y
los planes subsidiarios.
Gestionar todas las reas: Tiempo, coste, calidad
Es el responsable de la comunicacin entre todos
los interesados del proyecto.
Es el responsable de justificar el proyecto.

14
 El contexto de la Direccin de proyectos

La direccin de proyectos se enmarca en un contexto ms amplio

Plan estratgico
Cartera/Portfolio. Es un conjunto de
programas o proyectos que se agrupan
Cartera para facilitar el cumplimiento de los
Jerarqua

objetivos estratgicos del negocio.

Programa. Conjunto de proyectos

Programa relacionados con una direccin
centralizada y coordinada para obtener los
objetivos, los beneficios y ejercer el
control que no podra realizarse
Proyecto independientemente.

Sub-proyecto. Componentes de un
Subproyecto proyecto. Diferentes niveles de jerarqua.

Nota: Ver Tabla 1-1 en pgina 8 15

Qu es la Oficina de
Proyectos, tambin
denominada PMO?

16
 El contexto de la Direccin de proyectos

Es una estructura de gestin de una

organizacin que da soporte a:
La estandarizacin de los procesos.
La puesta en comn de metodologas, herramientas y
tcnicas.
La colaboracin entre todos los recursos de uno o varios
proyectos.
La formacin de los miembros del equipo del proyecto.

Hay diferentes tipos de estructuras de PMO

dependiendo del grado de control y la influencia
que tienen en los proyectos de la organizacin.
17
Cmo se gestionan los
Proyectos?

18
19
20
21
Podemos mejorar?

22
 Durante muchos aos, el
PROJECT MANAGEMENT
ha sido una profesin por
accidente

Muchos profesionales han

trabajado como Directores
de Proyecto sin haberse
preparado para ello.

23
A finales de los aos 80 surge la
necesidad de la homologacin del
Director de Proyecto

24
Cmo especializarse
en Direccin de
Proyectos?

25
 Estndares relacionados con la Direccin de proyectos

La Gua del PMBOK (Project

Management Body Of Knowledge)
identifica el conjunto de fundamentos y
de "Buenas prcticas" relativas a la
gestin de proyectos

El Modelo de Procesos de PRINCE2

que ofrece un conjunto de 7 procesos
que especifican todo lo que tiene que
pasar y cuando se debe hacer dentro de
un proyecto

El Modelo de competencias IPMA 4-LC

basado en las Competencias
profesionales que debe tener un
director de proyectos: Tcnicas, de
Comportamiento y Contextuales.

26
 El PMI (Project
Management
Institute)
Asociacin Profesional, sin nimo de lucro, fundada
en 1969 y sede en Pensilvania cuyo objetivo principal
es avanzar en la prctica, ciencia y profesionalidad de
la gestin de proyectos

27
 +500.000 afiliados, presencia en +185 pases, +290
captulos

En 1984, el PMI introdujo el

concepto de Profesin de
Director de Proyectos o Project
Management Professional
(PMP) Con requisitos de
experiencia, titulacin,
conocimiento actualizado y
cdigo deontolgico.

Todo PMP debe

conocer el conjunto de
conocimientos contenido en el
libro Project Management Body Of
Knowledge (PMBOK Guide), que
ya va por la quinta edicin y est
disponible en 12 idiomas.

28
 Asociacin de Project Management de les Illes Balears (PM-IB)

Asociacin Profesional, sin nimo de lucro, fundada en el ao 2010

Sede en el ParcBit (Edificio SM2). +50 Socios +25 Eventos + 500 Asistentes

Reunir un conjunto de personas

interesadas en la direccin de
proyectos.
Difundir las buenas prcticas en
direccin de proyectos y fomentar
su aplicacin en las empresas y
organismos de las Islas Baleares.
Fomentar la carrera profesional del
Director de proyectos.
Impulsar la utilizacin de
herramientas de soporte a la
direccin de proyectos.
Organizar actos y eventos COMO CONTACTAR CON LA ASOCIACIN?
relacionados con la direccin de info@pmi-balear.org
proyectos.
www.pmi-balear.org
Propiciar el networking local.
29
 PMBOK
Project Management Body of Knoledge

La Guia de los
Fundamentos para la
Direccin de Proyectos
(Guia del PMBOK)

30
 La guia del PMBOK
La Gua del PMBOK identifica el conjunto de buenas prcticas
relacionadas con la direccin de proyectos
Representa el conjunto de habilidades, tcnicas y herramientas que si
se aplican de manera conveniente, aumentan las posibilidades de
xito de un proyecto.
Abarcan todo el ciclo de vida de un proyecto, desde que se realiza la
propuesta al cliente hasta su entrega, aceptacin y cierre.

La gua del PMBOK La gua del PMBOK es una

proporciona y referencia fundamental para
promueve la utilizacin impartir los programas de
de un vocabulario desarrollo profesional
comn relacionado con relacionados con la direccin
la direccin de de proyectos
proyectos

La Gua del PMBOK es un estndar ANSI que va por la quinta

edicin y que est disponible en Espaol. Tambin est disponible el
estndar ISO 21500:2012 31
 La guia del PMBOK

La Gua del PMBOK es especfica para el mbito de la

direccin de proyectos.
No es completa ni comprende todos los conocimientos
que se necesitan para dirigir proyectos.
Se trata de una gua, ms que de una metodologa.
Se limita a proyectos individuales y a los procesos de
direccin de proyectos.
Est interrelacionada con otras disciplinas de la
direccin de proyectos.
La direccin de programas: The Standard for Program
Management
La gestin de portfolios: The Standard for Portfolio Management
El nivel de capacidad de los procesos de la direccin de proyectos:
Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)

32
 Organizacin de la Gua del PMBOK
Captulo 1 Introduccin
Presenta los fundamentos y la finalidad de la gua.
Captulo 2 Influencia de la organizacin y Ciclo de Vida del Proyecto
Factores de la organizacin que influyen en la gestin de proyectos.
Cultura y estructura de la organizacin.
Activos de procesos.
Fases del ciclo de vida del proyecto.
Captulo 3. Procesos de la gestin de Proyectos
Define los cinco grupos de procesos: Iniciacin, Planificacin, Ejecucin,
Monitorizacin y Control y Cierre.
Relaciona las reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos con
los grupos de procesos.
Captulos del 4 al 13
Cada uno de los diez captulos se centra en un rea de Conocimiento
especfica.
En cada captulo se describen los procesos en que se descompone el
rea de conocimiento, se definen las entradas, las herramientas y tcnicas
y las salidas para cada proceso.

33
 PMBOK
Project Management Body of Knoledge

Las 10 reas de gestin

de un proyecto
(segn la Gua del
PMBOK)

34
 La gua del PMBOK. reas de la Gestin de proyectos

Gestin del Alcance

Gestin de la Integracin Gestin del Tiempo

Gestin de los Interesados

Gestin de los costes

Gestin de las Adquisiciones

Gestin de la calidad

Gestin de los Riesgos

Gestin de los RRHH

Gestin de las Comunicaciones
35
 PMBOK
Project Management Body of Knoledge

El Ciclo de vida de un
proyecto

36
 El ciclo de vida de un proyecto
Procesos de inicio
Definir un nuevo proyecto o una
nueva fase de un proyecto existente.
Obtener autorizacin para comenzar

Est formado por los procesos que facilitan la autorizacin formal del proyecto
Desarrollar el acta de constitucin del proyecto
Identificar a los interesados
37
 El ciclo de vida de un proyecto

Procesos de Planificacin
Establecer el mbito y el alcance del proyecto. Definir
y refinar los objetivos del proyecto. Planificar las
acciones para alcanzar estos objetivos

Contempla el conjunto de procesos que facilitan la planificacin. El Director del

proyecto ha de decidir qu proceso es necesario en cada proyecto particular
38
 El ciclo de vida de un proyecto

Procesos de Ejecucin
El conjunto de procesos que deben llevarse a cabo para
completar el trabajo definido en el Plan de gestin del
proyecto para satisfacer las especificaciones del proyecto

Los procesos de ejecucin estn orientados a coordinar las personas y

los recursos, y a integrar y realizar las actividades del proyecto segn el
plan de gestin
39
 El ciclo de vida de un proyecto

Procesos de Monitorizacin y Control

El conjunto de procesos para conocer, revisar, controlar y regular
el progreso y el rendimiento del proyecto. Tambin para
identificar las reas donde es necesario realizar cambios a los
planes iniciales y realizar dichos cambios
40
El ciclo de vida de un proyecto

Procesos de Cierre
Procesos para finalizar todas las
actividades del proyecto y cerrar
formalmente el proyecto o la fase
41
 Matriz de relacin
Correspondencia entre los Procesos de Direccin de Proyectos con
las reas de Conocimiento

Relacin entre los grupos de

procesos de Direccin de
proyectos y las 10 reas de
conocimiento de PMBOK en
la tabla A1-1 de la Gua
PMBOK quinta edicin

42
 El ciclo de vida de un producto

Durante la realizacin de un proyecto se llevan a cabo dos

tipos de procesos:

Los procesos propios de

construccin del producto, Los procesos especficos
servicio o resultado a de Gestin del proyecto
obtener

Los dos tipos de procesos se superponen e interactan

durante todo el proyecto
43
 Fases de un proyecto

No existe una manera nica de definir la

estructura ideal de un proyecto
Hay organizaciones que establecen polticas
de estandarizacin de todos los proyectos,
pero otras permiten que el equipo de
direccin del proyecto escoja la ms
apropiada para su proyecto individual.
Una organizacin puede considerar un
estudio de viabilidad como un anteproyecto
de rutina, otra puede considerarlo como la
primera fase de un proyecto, y una tercera
puede considerarlo como un proyecto
separado e independiente.
Un equipo del proyecto puede dividir el
proyecto en dos fases, mientras que otro
equipo podr optar por la gestin de todo el
trabajo en una sola fase. Depende de la
naturaleza del proyecto especfico y del estilo
del equipo del proyecto o de la organizacin.

44
 PMBOK
Project Management Body of Knoledge

La influencia de la
organizacin en la
gestin de proyectos

Los Proyectos se llevan a cabo en el contexto de una organizacin que

tiene una estructura, una estrategia, unos objetivos globales, una cultura
y una forma de trabajar, que deben ser tenidas en cuenta en todo
momento ya que afectan tanto a la completa ejecucin del proyecto como
a su gestin
Si un proyecto involucra a entidades externas, empresas o asociaciones, el proyecto se ver influido
por ms de una organizacin

45
 Los factores ambientales de la organizacin

Son elementos tangibles e intangibles, tanto internos como

externos, que no estn bajo el control del equipo del
proyecto y que pueden tener una influencia positiva o
negativa en el proyecto o en su resultado

Pueden ser de cualquier tipo y naturaleza

Pueden provenir de cualquiera de las empresas implicadas

Procesos, estructura, cultura y gobierno de la organizacin.

Clima poltico.
Distribucin geogrfica de las instalaciones y de los recursos.
Infraestructura: instalaciones existentes y bienes de capital.
Condiciones del mercado.
Normas de la industria o gubernamentales:
Regulaciones de un organismo de control.
Cdigos de conducta.
Estndares de producto, estndares de calidad y estndares de fabricacin.

46
 Los factores ambientales de la organizacin
Recursos humanos existentes: habilidades, disciplinas y conocimientos
Gestin del personal:
Pautas de gestin.
Rendimiento.
Registros de capacitacin.
Poltica de horas extras.
Sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa.
Tolerancia al riesgo por parte de los interesados.
Canales de comunicacin establecidos en la organizacin.
Grado de madurez en la direccin de proyectos de la organizacin.
Bases de datos comerciales:
Datos para estimacin estandarizada de costos.
Informacin de estudio de los riesgos de la industria y bases de datos de
riesgos.
Sistemas de informacin de gestin de proyectos

47
 Los activos de los procesos de la organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin abarcan

alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o
todas las organizaciones participantes en el proyecto que
pueden usarse para influir en el xito del proyecto

Se agrupan en dos categoras

Procesos y Procedimientos Base corporativa de conocimiento

48
 Los activos de los procesos de la organizacin
Procesos y Procedimientos
Procesos estndar de la organizacin:
Normas y polticas:
De seguridad y salud.
De tica.
De direccin de proyectos,
Polticas y procedimientos de calidad:
Auditoras de procesos.
Objetivos de mejora.
Listas de control.
Definiciones estandarizadas de procesos para usarse en la
organizacin.
Requisitos de comunicacin de la organizacin:
Tecnologa especfica de comunicacin.
Medios de comunicacin permitidos.

49
 Los activos de los procesos de la organizacin
Procesos y Procedimientos
Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de
trabajo.
Procedimientos de control financiero:
Provisiones contractuales estndar. Cdigos contables.
Revisiones requeridas de gastos y desembolsos.
Procedimientos para la gestin de problemas y defectos.
Procedimientos de control de cambios para las normas, polticas,
planes y procedimientos oficiales de la compaa. Mtodo de
aprobacin y validacin de cambios.
Procedimientos de control de riesgos.
Plantillas:
De contratos, de riesgos.
Requisitos de cierre del proyecto:
Auditoras finales del proyecto.
Evaluaciones del proyecto.
Validaciones del producto y criterios de aceptacin. 50
 Los activos de los procesos de la organizacin
Base corporativa de conocimiento

Bases de datos para la medicin de procesos, que se utiliza para recopilar y

tener disponibles los datos de mediciones tanto de procesos como de
productos.
Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas.
Archivos, registros y documentos de proyectos anteriores (alcance, costo,
cronograma, lneas de base de medicin, calendarios del proyecto,
diagramas de red, )
Toda la informacin y documentacin de cierre de los proyectos.
Informacin sobre los resultados de las decisiones de seleccin y sobre el
desempeo de proyectos previos.
Bases de datos sobre la gestin de problemas y defectos que contiene el
estado de los problemas y defectos, informacin del control, resolucin de los
problemas y defectos.
Base del conocimiento de la gestin de configuracin, que contiene las
versiones y lneas base de todas las normas, polticas y procedimientos
oficiales de la compaa, y cualquier otro documento del proyecto.
Bases de datos financieras que contienen informaciones tales como horas de
trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier dficit presupuestario del
proyecto.
51
Caso prctico comn a todas las sesiones

52