UNIDAD 2.

PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE AUDITORAS

ACTIVIDAD: PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE AUDITORAS

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditora que
contribuya a la determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su empresa. Para ello, revise el material de estudio de la
unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseo del programa de auditoras: el programa de auditora que disee debe contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditora.

b. Cronograma de las auditoras a realizar en el ao.

c. criterios de auditora.

d. Auditores seleccionados por procesos.

e. Recursos necesarios.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora

A. OBJETIVO

Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de
la calidad se est ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las polticas administrativas y legales, para asegurar el
control del cumplimiento de las actividades del COLEGIO BOYAC, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el
grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las
actividades; apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.
ALCANCE

Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que
resulten de las auditoras internas del cumplimiento de la gestin y Sistema de gestin de la calidad en el COLEGIO BOYAC en el periodo fiscal
vigente.

B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO

La organizacin realzara 2 auditoras al ao, la primera auditoria se realizara en la ltima semana del mes de marzo y la segunda auditoria se
realizara en la primera semana del mes de noviembre.

DETALLES 3 4 5 10 11 12 13 14 18 19 20 21 24 25 26 27 28 31
Elaborar programa de
auditoria
Preparar la auditoria
Realizar reunin de apertura
Recoleccin de informacin
Prepara conclusiones de la
auditoria
Ejecutar reunin de cierre
Informe de auditoria
Distribuir el informe

C. CRITERIOS DE AUDITORA.

La auditora se realizara con el fin de conocer si la organizacin est cumpliendo con los requisitos establecidos en la Norma ISO 900:2008,
tambin para saber si cumple con las normas legales y contractuales establecidas con sus clientes.

Descripcin del proceso

 PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES RESPONSABLES
Elaborar programa de -evidencia de auditoria -alta direccin
-Alta direccin -Programa de auditoria auditoria -Hallazgos. -Jefe de control interno
Elaborar el plan de -dependencias y / o
-Dependencias de la -Plan de auditoria auditoria -Acciones correctivas y procesos de la entidad. -Lder grupo auditor
entidad Prepara auditoria preventivas
-Procesos de la entidad -organismos de control.
Realizar reunin de
-Organismos de control -informes de auditora.
apertura
-Planes de mejoramiento -planes de mejoramiento.
Recoleccin de la
vigentes
informacin
Preparar conclusiones
-Auditorias anteriores
Ejecutar reunin de cierre
Informe de auditoria
Realizar seguimiento

Documentos y registros de referencia

DOCUMENTOS REGISTROS

-Manual de procedimientos -Plan de mejoramiento -Lista de verificacin

-Manual de implementacin MECI -Programa de auditoria -Formato de programa de auditoria
-NTCGP -1000-2004 -Plan de auditoria -Formato plan de auditoria
-Manual de competencias -Informes de auditora anteriores Formato informe de auditoria

D. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.

La organizacin contratara auditores externos a ella con el fin de que el proceso de auditoria se realice con mayor imparcialidad y objetividad.
Estas personas deben tener educacin mnima como universitarios y su formacin debe estar enfocada en auditorias y deben tener una
experiencia mnima de 2 aos en proceso de auditora.
E. RECURSOS NECESARIOS.

Recursos Humano: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la entidad financiera, viticos, Papelera y tiles.

Recursos Tecnolgicos: equipos de computadoras e impresoras Software, internet, aplicativo, office.

Infraestructura: oficinas para realizar reuniones, instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la
oficina de control interno.

F. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

Se debe realizar un anlisis fsico, documental, tecnolgico, humano, para que la organizacin no corra ningn tipo de riesgo cuando se est
realizando esta y se pueda ejecutar de manera adecuada.

RIESGOS ASOCIADOS
IMPACTO PROBABILIDAD VALORACIN
RIESGO
A T M I I
NOMBRE DEL DESCRIPCIN POSIBLES C O O M N
RIESGO DE RIESGO CONSECUENCIAS E L D P A MANEJO DEL RIESGO MEDIDAS
P E E O C
1 2 3 1 2 3 T R R R E
A A A T P
B D D A T
L O O N A
e T B
E L
E
INCUMPLIMIENTO Que el
programa de Deficiencia en el
auditoria no se seguimiento a la X X Tolerable Asumir, reducir el riesgo Capacitacin a los
 cumpla en su gestin y la calidad. auditores
totalidad
INEXACTITUD Informes no Decisiones
basadas en las equivocadas
evidencias basadas en infirmes X X Tolerable Asumir, reducir el riesgo Capacitacin a los
reales no ajustados a la auditores
realidad de la
entidad.

2. DISEO DEL PLAN DE AUDITORA: EL PLAN DE AUDITORA QUE DISEE DEBE CONTENER LO SIGUIENTE:

OBJETIVOS Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin Acadmica en el COLEGIO BOYAC.

ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 20157 por el concepto de gastos generales, del nivel central.

B. PROCESOS A SER AUDITADOS

Procesos estratgicos:

Planeacin estratgica.
Desarrollo del plan estratgico
Desarrollo de planes
Procesos misionales:
proceso educativo

Procesos de apoyo conexos:

Proceso de servicio al cliente.

matriculas
Procesos de apoyo.
Proceso estratgico.
Proceso de contratacin.
Proceso financiero.
 Proceso de Gestin humana.
Procesos administrativos.
Procesos de evaluacin y control.

C. CRITERIOS DE AUDITORIA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA

a. Elaborar el Plan de visita de Auditora. Precisar los detalles de la auditora tales como:

Determinacin del tipo de auditora.

Determinacin de equipos electrnicos almacenamiento a utilizar.
Consideracin y definicin de fechas, inicios y terminacin, actividades, preparacin y entrega de informe.
Asignacin de tareas al equipo auditor.
Determinacin de recursos necesarios.

Definir:

Objetivo.
Alcance.
Antecedentes

b. Someter el Plan de visita de Auditora a aprobacin del jefe de la oficina de Control interno.

c. Generar comunicaciones necesarias.

d. Abrir archivo documental de la auditoria.

D. UBICACIN DE FECHA, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA.

Cronograma.
 Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria. Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011:2002 Directrices
para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas prcticas institucionales se considera que la secuencia
adecuada sera la siguiente:

Preparacin del Plan de Auditora.

Asignacin de las tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo
Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos de la auditora
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditora
Aprobacin y distribucin del informe de auditora.

E. MTODOS DE AUDITORIA A UTILIZAR

Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:

Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar

una declaracin de las normas de auditora generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacin.
un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en Coordinacin con las unidades administrativas
correspondientes.
 organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las
condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su
ejecucin, numero de auditores por equipo y las instrucciones especfica, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora
especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que estos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de
reas crticas.

3. CONCLUSIONES

Elaborar un plan anual de auditora es un reto importante para los profesionales en auditora as como para fortalecer las relaciones con los
stakeholders. (Quienes son afectados o pueden ser afectados por las actividades de una empresa), tradicionalmente esta labor consista en
identificar unidades organizacionales con mayor impacto segn el valor o volumen de transacciones en los estados financieros o de acuerdo a
apreciaciones de los auditores. Hoy en da, disear un plan anual de auditora se debe centralizar en aquellas reas de negocios o procesos
significativos respecto al tipo de riesgo que enfrenta la empresa.-o anterior nos obligan a ser creativos para la formulacin de un plan anual de
auditora. La realidad es que el rea de auditora dispone de recursos limitados y por consiguiente es imposible auditar todo el universo auditable
en un ao. Otro aspecto a tener en cuenta es el grado de conocimiento del auditor sobre la marcha de la gestin de riesgos. Tener conocimiento y
acceso oportuno a la documentacin de la gestin de riesgos se convierte en un tema vital para el desarrollo de este enfoque.

En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal
auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima cooperacin de ambas partes, sin que con ello se
deteriore la calidad de la misma. Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino
tambin los requisitos externos y su interiorizacin en la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas
fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos
mercados. Por lo tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la organizacin. El mejoramiento continuo ha de ser una
filosofa dentro de la organizacin y no una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.