PARA: ALCALDE, PRESIDENTE DEL CONCEJO, PERSONERO, GERENTE

DE LA ESE BELLO SALUD, SECRETARIOS DE DESPACHO, TESORERO,

ASESORES, JURIDICO, Y DE CONTROL INTERNO.

DE: Eva Ins Snchez Corts, Contralora Municipal

FECHA: 05 de septiembre de 2014

ASUNTO: Vales de anticipo

La Contralora Municipal de Bello, con fundamento en el artculo 267, en

concordancia con el artculo 272 de la Constitucin Poltica, artculo 5 numeral 7 del
Decreto Ley 267 de febrero 22 de 2000, y en ejercicio de la vigilancia de la gestin
fiscal, profiere Circular de Advertencia, con el objeto de prevenir sobre los riesgos
inherentes a la administracin e inversin de los recursos entregados a los
funcionarios a travs de la figura denominada Vales de Anticipo, lo cual amenaza
en forma inminente el patrimonio pblico de la Entidad; a fin de que se tomen los
correctivos necesarios.

FUNDAMENTOS DE HECHO.

Este Organismo de Control Fiscal en las auditoras realizadas en las vigencias 2012,
2013 y 2014 en las cuales se revisaron los gastos efectuados por la Administracin
Municipal y sus entidades descentralizadas al igual que por la Personera y el
Concejo a travs del sistema de vales de anticipo detectando lo siguiente:

El Municipio de Bello mediante los decretos 81 de 2011 y 14 de 2014, defini los

vales de anticipo como erogaciones de dinero anticipadas para efectuar gastos
urgentes que deben cancelarse antes o simultneamente con la necesidad del
servicio o suministro y cuya legalizacin es posterior. nicamente son
autorizados por el ordenador del gasto mediante acto administrativo y el registro
presupuestal correspondiente. (Negrillas y subrayas fuera de texto)

ELABOR: Adriana Jaramillo APROB: Eva Ins Snchez Corts

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Es ms, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico en cuanto a la reglamentacin
de los avances o vales de anticipo ha manifestado que los mismos solamente
debern ser autorizados cuando las actividades a desarrollarse no se puedan
prever o planear con anticipacin, no obstante esa afirmacin en las auditoras
realizadas por esta Contralora se han observado los siguientes riesgos en la
utilizacin de dicha figura:

1. Se autorizan vales por cuantas considerables, que deja en riesgo la

administracin del recurso, tanto para el responsable del manejo del dinero como
para el municipio.

2. Se autorizan vales para actuaciones que deben ser planeadas con anticipacin
y que deben seguir el proceso contractual vigente, tales como eventos
recreativos y culturales, refrigerios en capacitacin, celebraciones de das
especiales, actividades en semana santa, da de los nios o en navidad,
encuentros con la comunidad, con la polica o con el ejrcito, entre otros.

3. Se hacen gastos anteriores al registro presupuestal que autoriza el vale,

igualmente, se observ algunos en los cuales el dinero del vale se entreg antes
del registro presupuestal, esto en contrava del artculo 71 del decreto 111 de
1996.

4. Se realizan gastos por medio de esta figura que pasan la vigencia fiscal
contraviniendo el artculo 8 de la ley 819 de 2003.

5. Los recursos entregados se legalizan en forma extempornea o no se legaliza y

la Administracin Municipal no inicia las acciones administrativas y disciplinarias
respectivas en contra del funcionario a quien se le autorizo el vale de anticipo.

6. Los responsables del vale, se quedan con los recursos recibidos por varios das,
sin pagar a los proveedores del servicio o sin cumplir con el objeto para el cual
se otorg, es decir, hacen uso para gastos personales (perdiendo el municipio
el costo de oportunidad de tener el dinero dentro de sus arcas lucro cesante)
y le pagan al proveedor en la fecha cercana o en fecha posterior a la legalizacin
del vale y la Administracin no ejerce ningn control al respecto.

7. Los documentos soporte para la legalizacin del vale, para el desarrollo de

eventos u otras diligencias, no evidencian claramente la realizacin de dicha
actividad.

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8. Se legaliza los vales en su mayora con cuentas de cobro en las cuales no se
especifica claramente el bien o servicio entregado, la cantidad, el valor unitario
y total, adems, se observ facturas con empresas que no tienen cdigo de
actividad de la DIAN que est relacionado con el bien o servicio prestado,
inclusive no tienen el registro mercantil actualizado.

9. Si dentro del vale quedan recursos disponibles, se hacen gastos para otros
eventos no autorizados en la resolucin.

10. Se utilizan gastos que contraviene los decretos de austeridad del gasto pblico.
Incumpliendo no solamente las normas que regulan la austeridad en gasto
pblico, sino la misma resolucin de la alcalda, que autoriza los vales de
anticipo.

11. Falta constancia de pago de las facturas entregadas como soporte del vale de
anticipo, ya que las empresas pueden expedir la factura con plazo de pago, lo
que pone en riesgo al municipio de futuros cobros que la administracin tena
como cancelados con anticipacin.

12. Se adquieren artculos devolutivos mediante esta modalidad y no se evidencia

su inclusin en el inventario de bienes del municipio.

13. Se entregan recursos a personas no autorizadas expresamente por los

proveedores para recibir los recursos, lo que podra generar un mal pago que le
acarreara demandas al Municipio

FUNDAMENTOS DE DERECHO.

La Constitucin Poltica respecto al correcto manejo de los recursos pblicos y la

responsabilidad de los servidores consagra lo siguiente:

Artculo 2: "Son fines esenciales del Estado: Servir a la Comunidad, promover la

prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, y deberes consagrados en
la Constitucin".

Artculo 6: "Los particulares slo son responsables ante las autoridades par infringir la
Constitucin y las leyes. Los servidores pblicos lo son por la misma causa y por omisin o
extralimitacin en el ejercicio de sus funciones".

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Igualmente el artculo 209 de nuestra carta magna seala que: La funcin
administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con
fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad,
imparcialidad y publicidad...

...Las autoridades administrativas deben coordinar las actuaciones para el adecuado

cumplimiento de los fines del Estado.

Por lo tanto, los servidores pblicos en cumplimiento de las labores propias de su

cargo, empleo o funcin, tienen el deber de desplegar sus conductas dentro del
marco constitucional y legal fijado para el efecto. Es as como se les impone la
obligacin de salvaguardar la moralidad pblica, la transparencia, la objetividad, la
legalidad, la honradez, la imparcialidad la celeridad, la publicidad, la economa, as
como la eficacia y eficiencia en el desempeo de su actividad.

Asimismo, en el aspecto concerniente al manejo de los recursos pblicos, nuestro

ordenamiento dispone una serie de procedimientos de planeacin, contratacin y
ejecucin, pues el manejo de estos recursos involucra el inters general, por cuanto,
adems de ser un aporte de todos los contribuyentes, su destinacin implica el
cumplimiento de los fines del Estado.

Precisamente en cuanto al Principio de Planeacin la Ley 1150 de 2007 y su

posterior reglamentacin, profundizaron en la obligacin de las Entidades Estatales
de cumplir con este principio, en el desarrollo de las actividades administrativas,
jurdicas y financieras, consagrando as, deberes especficos para las Entidades.
Dentro de dichos deberes especficos, se encuentran por ejemplo, la elaboracin de
los Estudios y documentos previos en los cuales, de manera previa a la apertura
del proceso de seleccin, se indica el fundamento de la necesidad de realizar el
proceso de contratacin para la adquisicin del bien o servicio; el tipo de contrato a
celebrar; la modalidad de seleccin a utilizar para la escogencia del contratista; la
disponibilidad presupuestal; la razn de ser de las condiciones incluidas en los
pliegos de condiciones para el proponente y para la oferta; as como el soporte que
permite la tipificacin, estimacin y asignacin de los riesgos previsibles que puedan
alterar el equilibrio econmico del contrato; entre otros. (Subrayas fuera de texto)

En virtud del mencionado principio, las entidades pblicas deben efectuar una
adecuada planeacin presupuestal y contractual, para evitar el uso desmedido e
inadecuado de figuras tales como los avances o vales de anticipo que pueden
ocasionar una perdida para el patrimonio de las mismas y un incumplimiento al
estatuto general de contratacin. En el caso del Ente Municipal la utilizacin

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recurrente de esa figura con inobservancia de los requisitos y condiciones que
regulan la materia, puede motivar adems la imposicin de sanciones a los
funcionarios encargados del manejo del erario pblico y demandas para la entidad
respectiva, mxime porque el Cdigo nico Disciplinario (Ley 734 de 2002) en el
los artculos 34, numerales 21 y 22, 35 numeral 13 y 48 numeral 31 seala lo
siguiente:

()

21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y
cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a
que han sido destinados.

22. Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes

confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.

()

Igualmente el numeral 13 del artculo 35 ibdem, respecto de las prohibiciones de

todo servidor pblico, prescribe lo siguiente:

13. Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, expedientes

o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones.

El incumplimiento del Principio de Planeacin Contractual puede ocasionarle al

servidor pblico las siguientes sanciones de orden legal:

Artculo 48. Faltas gravsimas. Son faltas gravsimas las siguientes:

()

31. Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual con

desconocimiento de los principios que regulan la contratacin estatal y la funcin
administrativa contemplados en la Constitucin y en la ley.

Partiendo de los lineamientos normativos descritos y teniendo en cuenta que dentro

de las funciones de este Ente de Control, est la advertir a los gestores fiscales del
posible riesgo en que se encuentran ante conductas que afectan el patrimonio y los
fines que pretende el ejercicio pblico, adems, basado en las razones de hecho y
de derecho expuestas, la Contralora Municipal de Bello, actuando en defensa de
los bienes del estado y del ordenamiento jurdico, EXHORTA al seor Alcalde
Municipal y dems funcionarios responsables del manejo y administracin de

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recursos pblicos para adoptar las medidas que estimen conducentes tendientes
a evitar la utilizacin de los vales de anticipo para gastos que no tengan la
connotacin de menores, urgentes, imprescindibles, inaplazables e
imprevistos. (Negrillas y subrayas fuera de texto).

Por lo tanto, para la adquisicin de bienes o servicios que hacen parte del gasto
ordinario que debe realizar la entidad para la ejecucin de los planes, programas o
proyectos y que resultan totalmente previsibles, ser obligatorio la aplicacin de las
modalidades de contratacin establecidas en las normas legales respectivas.

En aras de que las entidades subsanen esas deficiencias, debern disear un

instructivo para reglamentar la figura de los vales de anticipo en el cual se detalle el
monto mximo autorizado, los controles, la vigilancia, los soportes para la
legalizacin, tiempo de legalizacin, entre otros aspectos, ello con el fin garantizar
el correcto manejo y disposicin de esos recursos y as evitar los riesgos de
detrimento o menoscabo patrimonial, so pena de incurrir en las sanciones fiscales,
disciplinarias y penales que se generaran con el uso inadecuado de los vales de
anticipo.

Por lo anterior y en virtud de esta advertencia, se requiere a los ordenadores del

gasto, para que en un trmino de 15 das hbiles contados a partir del recibo de
este documento, adopte las medidas que crean necesarias para limitar el uso de los
vales de anticipo, excepto en los casos que sean para gastos menores, urgentes,
imprescindibles, inaplazables e imprevistos.

Este control de advertencia se emite sin perjuicio del control posterior que se
ejercer sobre el cumplimiento de las acciones que se emprendan para subsanar
dichas deficiencias.

Atentamente,

EVA INS SNCHEZ CORTS

Contralora Municipal.

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