A D M I N I S T R A C I N

Control

Control

Control es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo de los subordinados para
asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.
El trmino control se utiliza frecuentemente con las siguientes variantes:
Funcin restrictiva y coercitiva. Utilizado para evitar ciertos desvos indeseables o
comportamientos no aceptados. En este sentido, el control tiene carcter negativo y limitante y
muchas veces se interpreta como coercin, delimitacin, inhibicin y manipulacin. Es el
denominado control social aplicado en la sociedad y en las organizaciones para inhibir el
individualismo y la libertad personal.
Sistema automtico de regulacin. Utilizado para mantener cierto grado constante de flujo de modo
automtico, o el funcionamiento de un sistema. Es el caso del proceso de control automtico en las
refineras de petrleo y las industrias qumicas de procesamiento continuo y automtico. El
mecanismo de control detecta posibles desvos o irregularidades y proporciona, automticamente, la
regulacin necesaria para volver a la normalidad. Cuando algo est bajo control, significa que est
dentro de lo normal.
Funcin administrativa. Forma parte del proceso administrativo, junto con la planeacin, la
organizacin y la direccin.

Objetivos
tarea principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado, de acuerdo con
las rdenes dadas, para identificar los errores o desvos con el fin de corregirlos y evitar su repeticin.
En el proceso administrativo, podemos utilizar la herramienta de control con los siguientes objetivos:
Estandarizar el desempeo mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos escritos o programas
de produccin.
Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilizacin, mediante la
exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoria y divisin de responsabilidades.
Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante entrenamiento de
personal, inspecciones, control estadstico de calidad y sistemas de incentivos.
 Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los niveles organizacionales,
mediante descripciones de cargos, directrices y polticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoria.
Medir y dirigir el desempeo de los empleados mediante sistemas de evaluacin de desempeo del
personal, supervisin directa, vigilancia y registros, incluida la informacin sobre produccin por
empleado o sobre prdidas por desperdicio por empleado.
Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulacin de stos en la planeacin, puesto que
ayudan a definir el propsito apropiado y la direccin del comportamiento de los individuos para
conseguir los resultados deseados.

Esto demuestra que el control asume varias formas y contenidos que representan caractersticas diferentes en
cada organizacin o en cada rea de la organizacin o incluso en cada nivel jerrquico.

Finalidad
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se plane, organiz y distribuy se ajusten
lo mximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que
se encargaron de la planeacin y organizacin. La esencia del control radica en la verificacin de si la actividad
controlada est alcanzando o no los objetivos o resultados deseados.
El control es un proceso que gua la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano.
Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta en todo momento. Los puntos
estrictamente necesarios en cualquier sistema de control son:
Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una lnea de accin, un estndar, una norma, una regla
decisoria, un criterio, una unidad de medida.
Un medio para medir la actividad desarrollada.
Un procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.
Algn mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.

La aplicacin de estos conceptos generales y abstractos a situaciones concretas y prcticas depender de cada
gerente. Los elementos mencionados siempre deben estar incluidos en cualquier sistema de control, sea en el
control de calidad, presupuestario, de produccin, de inventario, de personal, etc.

Fases
El control es un proceso cclico, compuesto de cuatro fases:
I. Establecimiento de estndares y criterios.
II. Observacin del desempeo.
III. Comparacin del desempeo con el estndar establecido.
IV. Accin para corregir el desvo entre el desempeo real y el desempeo esperado.

I. Establecimiento de estndares y criterios

Los estndares representan el desempeo deseado; los criterios representan las normas que guan las
decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y qu desempeo o resultado debe
aceptarse como normal o deseable. Constituyen los objetivos que el control deber garantizar o mantener. La
funcin ms importante del control es determinar cules deberan ser los resultados o, por lo menos, qu esperar

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de determinada accin. Los estndares o normas proporcionan un mtodo para establecer qu debe hacerse. Los
estndares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades fsicas, costos o ndices. La administracin
cientfica se preocup por desarrollar tcnicas que proporcionan buenos estndares, como el tiempo estndar en
el estudio de tiempos y movimientos.
Entre los ejemplos de estndares o criterios podemos mencionar el costo estndar, los estndares de calidad y
los estndares de volumen de produccin.
El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a determinados estndares establecidos de
antemano; funciona de acuerdo con la informacin que recibe. Esta informacin permite emprender acciones
correctivas oportunas, que son la base del control. En consecuencia el control debe definirse de acuerdo con los
resultados que se pretende obtener con base en los objetivos, planes, polticas, organigramas, procedimientos. El
control implica una comparacin con estndares establecidos previamente para poner en marcha la accin
correctiva cuando se presenta un desvo inaceptable. Esta accin puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la
direccin, aunque no necesariamente en todos los casos. Tambin pueden revisarse y modificarse los estndares
fijados (si no fueron establecidos de manera apropiada) para adaptarlos a la realidad de los hechos a las
posibilidades de la empresa.

Naturaleza variada de los estndares de control

Estndares ticos: estndares de comportamiento esperados del personal y de la direccin.
Estndares de programacin: datos esperados al trmino de las actividades.
Estndares de desempeo tcnico: niveles deseados de desempeo.
Costos estndar: costos normativos en que se incurre durante las fases de operacin.
Indicadores financieros: ndices que sealan relaciones entre elementos o actividades y recursos
financieros aplicados (como rotacin de inventarios).
Presupuestos: esquemas de planeacin que contienen estndares aprobados para el control (como
presupuestos de caja o previsin de gastos).
Retorno sobre la inversin: control para evaluar el desempeo de aplicaciones financieras.
Criterios mixtos: estndares empleados para evaluar el desempeo de la empresa a largo plazo, como:
Filosofa y calidad de la gerencia
Posicin en el mercado
Imagen de la empresa
Viabilidad de la empresa
Moral de la empresa
Relaciones con los clientes y el pblico
Entrenamiento y desarrollo del personal
Innovacin e investigacin
Conservacin del patrimonio

II. Observacin del desempeo

Para controlar el desempeo, es necesario conocer por lo menos un poco de ste. El proceso de control se
lleva a cabo para ajustar las operaciones a estndares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la
informacin que recibe. La observacin o verificacin del desempeo o del resultado busca obtener informacin
precisa de lo que se controla. La eficacia de un sistema de control depende de la informacin inmediata sobre los

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resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder para introducir cambios. La unidad de medida deber
concordar con el criterio predeterminado y deber expresarse de modo que permita efectuar una comparacin
sencilla. El grado de exactitud de la medida depender de las necesidades especficas de aplicacin de esa
medida.

III. Comparacin del desempeo real con el esperado

Toda actividad experimenta algn tipo de variacin, error o desvo. Es importante definir los lmites dentro de
los cuales esa variacin se considera normal o deseable. No todas las variaciones requieren correccin, sino slo
aquellas que sobrepasen los lmites de los criterios de especificacin. El control separa lo normal de lo
excepcional para que la correccin se concentre en las excepciones o los desvos. Este aspecto recuerda mucho el
principio de excepcin propuesto por Taylor. Para concentrarse en las excepciones, el control debe disponer de
tcnicas que sealen con rapidez dnde se origina el problema. Al comparar los resultados con los estndares
establecidos, la evaluacin debe enviarse siempre a la persona o al rgano responsable.
La comparacin del desempeo real con el proyectado no slo busca localizar las variaciones, errores o
desvos, sino tambin predecir otros resultados futuros. Adems de proporcionar comparaciones rpidas, un buen
sistema de control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro.
Aunque no se puede modificar el pasado, comprenderlo-partiendo del presente-puede ayudar a crear condiciones
para obtener mejores resultados en las operaciones futuras. En general, la comparacin de los resultados reales
con lo planeados se lleva a cabo mediante presentacin de diagramas, informes, indicadores, porcentajes y
medidas estadsticas. Estos medios de presentacin exigen que el control disponga de tcnicas que le permitan
tener mayor informacin sobre lo que debe controlarse.

IV. Accin correctiva

Las medidas y los informes de control indican cundo las actividades que se realizan no logran los resultados
esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha la accin correctiva. El objetivo del control
es indicar cundo, cunta, cmo y dnde debe ejecutarse la correccin. La accin necesaria se emprende con
base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control.
Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la culminacin del proceso de
control. La accin correctiva que ajusta las operaciones a los estndares preestablecidos es la esencia del control,
y su base es la informacin que reciben los gerentes. Control es la funcin administrativa que consiste en medir
y corregir el desempeo de los subordinados para garantizar que se ejecuten los planes dispuestos para alcanzar
los objetivos. Es la funcin segn la cual el administrador, desde el presidente hasta el capataz, certifica que todo
lo que se hace concuerda con lo planeado. Fayol afirmaba que en una empresa, el control consiste en comprobar
si todo se ejecuta conforme al plan adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Tiene por
objetivo indicar las fallas y los errores para rectificarlos y no reincidir en ellos. Se aplica a todo: cosas, personas
y acciones. La planeacin requiere programas coherentes, integrados y articulados, en tanto que el control exige
la concordancia de planes y acciones.

Alcance del Control

La planeacin comienza el proceso administrativo, en tanto que el control lo cierra. Del mismo modo que
acontece en la planeacin, el alcance del control puede ser global, departamental u operacional, que corresponde
a los planes estratgico, tctico y operacional.

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Principios Generales de Administracin Aplicados al Control
Entre los principios generales de administracin aplicados al control, pueden citarse:
Principio de garanta del objetivo. El control debe contribuir a la consecucin de los objetivos
mediante la verificacin oportuna de las discordancias con los planes para emprender la accin
correctiva. Todas las funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control
debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes para indicar las
correcciones que deban aplicarse par conseguir los objetivos.
Principio de definicin de los estndares. El control debe basarse en estndares objetivos, precisos
y establecidos de manera conveniente. La fijacin de estndares de desempeo y de calidad, cuando
stos se establecen con objetividad y se definen con precisin, facilita la aceptacin de quien debe
responder por la tarea y permite emprender una accin de control ms fcil y segura.
Principio de excepcin. Este principio fue formulado por Taylor. Cuanto ms concentre un
administrador sus esfuerzos de control en desvos y excepciones, ms eficientes sern los resultados
de este control. El administrador debe preocuparse ms por los desvos importantes que por las
situaciones relativamente normales.
Principio de accin. El control slo se justifica cuando indica disposiciones capaces de corregir los
desvos detectados o comprobados, respecto de los planes. Estas disposiciones deben justificar la
accin de control, que generalmente implica cierta inversin de tiempo, personal y otros elementos
ms. Este principio tambin se halla correlacionado con el costo del control. Cuando ste es mayor
que costo ocasionado por los desvos de la situacin controlada, no se justifica el control. El control
es una accin eminentemente utilitaria y pragmtica: slo debe realizarse cuando vale la pena.

Requisitos previos de un sistema de control

El control debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan u obtienen sus resultados.
Debe anticipar e informar los desvos a tiempo para emprender la accin correctiva antes de que
ocurran desvos ms graves.
Debe ser suficientemente flexible para que sea compatible con los cambios del ambiente
organizacional.
Debe ser econmico para evitar gastos adicionales de mantenimiento del sistema de control.
Debe indicar la naturaleza de la accin correctiva para que su ejecucin concuerde con el plan.
Debe reducirse a un lenguaje (palabras, diagramas u otros modelos) que permita una rpida
visualizacin y sea de fcil comprensin.
Debe desarrollarse mediante la participacin activa de todos los gerentes involucrados.

Tcnicas Relacionadas con la Funcin de Control

Las tcnicas relacionadas con la funcin de control son esencia las mismas identificadas en la funcin de
planeacin. Dado que la planeacin define los estndares y criterios de control, es ste se utilizan los mismos
diagramas. En tanto la planeacin define los resultados esperados (o planeados), el control trata de seguir las
actividades realizadas y los resultados alcanzados para proponer medidas correctivas cuando sean necesarias.

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 As como la planeacin utiliza diagramas como el cronograma, los diagramas de Gantt y otras tcnicas ms
sofisticadas como el PERT, la funcin de control utiliza esos mismos diagramas y tcnicas para ejercer el debido
seguimiento.

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