GESTIN DE LA INFORMACIN MDULO DE

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE LA INFORMACIN

MILLER ALARCN / CARLOS ALFONSO ARIAS CANTOS

 MDULO 1 INTRODUCCIN A LA
GESTIN DE LA INFORMACIN

Politcnico
Grancolombiano-Member
CONTENIDO:
LECCIN 1: Que es la gestin de la informacin?
LECCIN 2: Usuarios de la gestin de informacin
LECCIN 3: Porque es importante la gestin de informacin?
LECCIN 4: Proceso de la informacin en la organizacin
LECCIN 5: Ciclo de vida en la Informacin
LECCIN 6: Componentes de un sistema de informacin
LECCIN 7: Resumen

of
OBJETIVOS DEL MDULO

Whitney
Despus de completar este mdulo, el estudiante estar en capacidad de:

Describir cada uno de los actores que intervienen en la gestin de la informacin

International
Describir las etapas de la gestin de la informacin
Describir el ciclo de vida de la gestin de la informacin
Identificar los componentes principales de una base de datos

INTRODUCCIN
University

En esta unidad se describe cmo afecta en flujo de la informacin en una organizacin y

como hace parte fundamental de la toma de decisiones que llevaran al desarrollo de la
misma. As mismo se aprendern conceptos bsicos para el manejo de la informacin en
System

una base de datos en la cual se vern reflejados los reportes para la toma de decisiones.

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LECCIN 1: QUE ES LA GESTIN DE INFORMACIN
Las organizaciones cada da se enfrentan a un mundo
cambiante y globalizado, que obliga a la toma de
decisiones rpidas y efectivas. Para ello cuentan en
muchas ocasiones con sistemas de informacin que
permite mantener registros de las actividades en forma
unificada y organizada.

Para minimizar el riesgo en la toma decisiones

administrativas y corporativas las empresas requieren de
herramientas poderosas que permitan rpido anlisis de
su operacin. La Gestin de la Informacin es una herramienta de la inteligencia de
negocios que nos permite de manera rpida facilitar la toma de decisiones.

Mediante el uso de herramientas tecnolgicas el gerente, directivo o supervisores pueden

contar con datos de la operacin de sus departamento, empresa o unidad de negocio, la
cual puede ser analizada y generar una buena toma de decisiones. Ejemplo: Un gerente de
ventas desea conocer como es el comportamiento de ventas por ciudad, producto y
vendedor del ltimo trimestre, con el cual puede visualizar donde radica la problemtica de
cumplimiento de ventas de la organizacin.

Los reportes de anlisis o de gestin, son uno de los resultados de la gestin de informacin,
para ello la unidad de negocio debe contar con registros de operacin de ventas, estos
registros son los que se evalan y analizan.

LECCIN 2: USUARIOS DE LA GESTIN DE LA INFORMACIN

Usuarios de la gestin de Informacin

DIRECCIN: Son los directores de la organizacin encargados de visualizar el futuro

de las mismas pero analizando la realidad del comportamiento de sus propios
indicadores. Los usuarios de direccin normalmente consumen datos para el anlisis y
toma de decisiones de variables globales y de la industria donde se desenvuelve la
empresa.

GERENCIA Y SUPERVISIN: verifican y auditan los procedimientos para que sean

eficientes. La gerencia normalmente cumple un plan de accin que debe llevar a
cabo. Para ello establece indicadores y est comparando continuamente la
operacin realizada con las metas establecidas. Para ello los usuarios de gerencia y
supervisin requieren de un portal de grficos con cifras significativas

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 OPERACIN: interesados en los sistemas transaccionales en las operaciones de la
organizacin, como la generacin de la facturacin. Son los encargados de registrar
el da a da de una empresa en los sistemas de informacin

Politcnico
LECCIN 3: POR QU ES IMPORTANTE LA GESTIN DE LA INFORMACIN?
Por qu es importante la Gestin de la Informacin?

Las organizaciones pueden agilizar sus procesos y tener control sobre la informacin,
predecir que ser lo conveniente y tener control sobre todos los procesos, lo que le

Grancolombiano-Member
permitira predecir comportamiento de la organizacin.

La importancia en la Gestin de la informacin radica fundamentalmente en mantener en

orden la informacin que se maneja en la organizacin, esto con el fin de realizar una
administracin correcta de la misma que permita llevarla a modelos de toma de decisiones
que generen resultados reales en su comportamiento, el proceso en s de generar este tipo
de anlisis y vincularlo como un proceso fundamental para cada uno de los movimientos se
llama Inteligencia de Negocios.

La gestin de informacin es parte de la inteligencia de negocios, se requiere para poder

evaluar el comportamiento de una empresa. Se debe destinar un tiempo considerable por
parte de la direccin, supervisores y coordinadores en establecer cul es el modelo

of
adecuado de datos donde se registre lo relevante de las operaciones de una unidad
organizacional. Estas operaciones son las bases para la construccin y el anlisis de los

Whitney
datos que se vuelven grficos o reportes de datos

LECCIN 4 PROCESO DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN

International
Proceso de Informacin en la organizacin

Extraccin
Consolidacin
Explotacin
Visualizacin University

ETAPA DE EXTRACCIN

Corresponde a la etapa en la cual los sistemas transaccionales se encargan de la

System

captura, proceso y generacin de la informacin oficial de la empresa, en donde se

cumple con los requisitos legales de contabilidad, control y dems elementos que se
utilizan para la operacin diaria de las organizaciones. En esta etapa, las aplicaciones
comerciales y administrativas tales como: contabilidad, nmina, personal, inventario,
facturacin y todas aquellas que solucionan un problema especfico de la empresa,
estn produciendo informacin general y especfica de acuerdo con las necesidades

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 de los usuarios, pero que en general estn diseadas para producir los informes y
documentos que se requieren en el control y estado diario, semanal y mensual de las
operaciones regulares de la empresa.

En este punto, el nivel de toma de decisiones estratgicas es muy incipiente, ya que

los objetivos son otros diferentes. Esto no obvia que existan muchos sistemas
transaccionales que ofrezcan algn tipo de informacin til para algunas decisiones
gerenciales. En general esta informacin registrada por los sistemas transaccionales,
contiene muchos ms datos que los que se requieren para la toma de decisiones, por
lo cual se debe realizar un proceso de anlisis y definicin de la informacin requerida
por los usuarios.

En esta etapa tambin se obtienen los datos externos que afectan la operacin de la
organizacin. Estas fuentes externas pueden ser de muchos estilos y caractersticas y
tienen la dificultad de que la empresa no tiene control sobre esa informacin, por lo
cual su exactitud y la forma como se obtenga dependen de terceros. En la misma
forma los formatos en que estn contenidos son diferentes y en muchos casos
carecen de un diseo y una estructura adecuada, por lo cual es necesario realizar
procesos que mejoren esta informacin y la dejen factible de ser utilizada y
aprovechada.

Una vez se tiene la informacin producida por los sistemas transaccionales, se inicia la
inteligencia del negocio, la cual corresponde al proceso de ajuste para realizar los
anlisis sobre las fuentes de datos existentes en la organizacin.

ETAPA DE CONSOLIDACIN

Despus del proceso de anlisis empresarial y gerencial en profundidad, se realiza la

seleccin de la informacin generada por los sistemas transaccionales y las fuentes
externas, consolidando en una bodega de datos, toda la informacin necesaria para
realizar los diferentes anlisis requeridos por la direccin en la toma de decisiones que
permitan la competitividad de la organizacin.

En este punto, es necesario la aplicacin de metodologas que permitan obtener una

informacin depurada y consolidada, que responda a las necesidades de la empresa
y que sirva para los anlisis por realizar.

Una metodologa muy usada es la creacin de data marts, los cuales corresponden a
tablas de hecho generadas segn las necesidades de un departamento en especial
y que posteriormente unidas a los otros data marts generados en la organizacin,
conforman la bodega de datos.

Las bodegas de datos son, estructuras de datos que seleccionan e integran los datos
recolectados por los diferentes sistemas transaccionales y otras fuentes de datos. Son
el instrumento para desarrollar la inteligencia del negocio y soportan la conversin de
los datos en informacin.

En muchos casos, es importante la asesora de personas que tengan experiencia en la

creacin de estas bodegas, ya que es muy importante un trabajo exhaustivo y muy

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 ordenado con los usuarios claves, para obtener una bodega eficiente y eficaz que
sea la base para la aplicacin de las herramientas que facilitan el anlisis de los datos
ya depurados filtrados y almacenados.

Una vez tenemos una bodega de datos consolidada y con la informacin relevante
definida por los usuarios, entramos en la etapa de explotacin.

ETAPA DE EXPLOTACIN

Politcnico
En esta etapa se comienzan a aplicar las herramientas existentes para dejar listos los
datos de la bodega en manos de los usuarios, quienes deben estar en capacidad de
empezar a aprovechar y explotar la informacin ya depurada y filtrada que hay en la
bodega de datos.

Grancolombiano-Member
En esta etapa tenemos dos tecnologas que nos permiten realizar un proceso de
explotacin de los datos, con el fin de poder tomar mejores decisiones soportadas
con informacin real de nuestra organizacin. La primera son los cubos OLAP1, los
cuales se definen como una tecnologa de bases de datos que maneja ms de dos
dimensiones y que permite ver desde diferentes dimensiones los datos almacenados
en la bodega de datos. En los cubos OLAP, los datos se organizan jerrquicamente,
creando informacin ordenada y consistente que contribuye a realizar un anlisis
dinmico de ella, no de transacciones sino de consultas e informes.

ETAPA DE VISUALIZACIN

Una vez realizados los procesos de explotacin y aplicadas las herramientas

of
adecuadas para este proceso, viene una etapa donde lo realizado en el paso

Whitney
anterior se puede mejorar al aplicar herramientas que permiten una mejor
visualizacin de los resultados, y que, de una manera grfica y capaz de aprovechar
los conceptos de color y diseo, ayudan a conocer lo que est sucediendo. En este
punto es fundamental, la identificacin de indicadores que faciliten el anlisis de los
datos y permitan crear los famosos tableros de control, Balance Scored Card.

International
En general en esta etapa contamos con modelos y herramientas para extraer
informacin estructurada e inteligente de las bodegas de datos, creando un conjunto
de reglas, indicadores, preguntas y analizadores que permiten convertir los datos en
informacin y realizar su observacin.

LECCIN 5 CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIN University

SISTEMA TRANSACCIONAL:

Son aplicaciones comerciales y administrativas encargadas de registrar a diario y

System

actualizando las bases de datos en tiempo real, los eventos y transacciones que ocurren en
las organizaciones, tales como: contabilidad, cartera, facturacin, nomina, aplicaciones
administrativas y en general todos los programas que permiten procesar y almacenar los
sucesos diarios que afectan el funcionamiento de la empresa.

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 Algunas caractersticas de los sistemas transaccionales son:

Aplicaciones complejas
Se basan en procesos y procedimientos
Cambian peridicamente
Buscan responder a las necesidades operativas de las personas de la
organizacin

INTELIGENCIA DE NEGOCIOS:

Permite a la empresa saber que paso y gracias a esto pueda tomar decisiones

MINERA DE DATOS:

Se utiliza para consultora en los sistemas de informacin y predice o da la probabilidad que

puede ocurrir ms adelante en la organizacin.

SIMULADORES:

Es software que permite a la organizacin analizar variables tanto internas como externas,
sobre las decisiones que se deben tomar a diario.

LECCIN 6 COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

Componentes de un sistema de Informacin

CAMPO

Permite referenciar un dato, el conjunto de estos corresponde a los datos a utilizar en la base
de datos, para estos se debe definir un nombre por cada campo a utilizar. Las columnas de
la tabla o lista corresponden a los campos de las bases de datos, dependiendo del
propsito o del objetivo de la tabla por manejar. Esta podr contener diferente cantidad de
campos y cada campo a su vez tener un nombre que lo identifique

REGISTROS

Estn compuestos por una serie de campos relacionados entre s y referencian la

informacin bsica de un elemento en particular.

TABLAS

Relaciona entre si los registros de un solo tipo pertenecientes a una base de datos.

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Sistema Transaccional (Base de Datos):

Relacin de registros que componen la informacin esencial de cada elemento a trabajar.

TIPOS DE DATOS

Los tipos de campos que pueden ser utilizados para almacenar datos son:

Politcnico
TEXTO Almacena datos de tipo alfanumricos

FECHA Almacena datos de fecha y hora

NUMRICO Almacena datos de tipo numrico para procesos matemticos

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LGICO Almacena datos de dos formas verdadero o falso

Los campos de tipo texto almacena informacin de tipo alfanumrico y nmeros con los
cuales no pueden realizar procesos matemticos ejemplo: nit de una empresa, nombre de
una persona, documento de identidad, nombre de una ciudad entre otros.

Los campos de tipo fecha almacena datos de fecha y hora, con estos tipos de datos se
pueden realizar clculos matemticos para calcular datos como edad, antigedad de
cartera, antigedad de vencimiento de trminos etc.

Los campos de tipo numrico almacena datos con los cuales se van a realizar operaciones
matemticas ejemplo, cantidad, precio, nmero de das entre otros

of
Whitney
Para almacenar datos que solo pueden ser de dos tipos: Falsos y Verdaderos. Se debe utilizar
campos lgicos

LECCIN 7 RESUMEN

International
QUE ES LA GESTIN DE INFORMACIN

La gestin de informacin es una herramienta que basada en datos de operaciones, se

analiza y entrega reportes que facilita la toma de decisiones.

Para realizar este proceso el usuario debe extraer los datos de un sistema transaccional,
University
consolidar y validar los datos, en algunas ocasiones almacenar en recipientes de datos.
Finalmente los usuarios finales deben ser capaces de visualizar dichos datos mediante
visualizadores.

USUARIOS GESTIN DE LA INFORMACIN

System

Directores
Gerentes & Supervisores
Operadores

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PORQUE ES IMPORTANTE LA GESTIN DE INFORMACIN

La gestin de informacin es indispensable para generar tomas de decisiones. Por lo tanto la

organizacin debe ser verstil y efectiva en el proceso de recoleccin de datos de la
operacin, ya que estos son la base y entrada de la gestin de Informacin

PROCESO DE LA INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN

El ciclo de vida de la gestin de informacin se compone de cuatro etapas: extraccin,

consolidacin, explotacin y visualizacin.

CICLO DE VIDA INFORMACIN

El ciclo de la informacin se compone cuatro fases: Sistema transaccional, Inteligencia de

Negocios, Minera de datos y Simuladores.

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

Los componentes de un sistema de informacin son: campos, registros, tablas y sistemas de

base de datos.