Planificacin y Control de Proyectos Semestre 2017-1

GUA DESARROLLO DE CASO:

Planificacin de un Proyecto
Descripcin general del desarrollo de caso
El caso de este curso consistir en desarrollar el Plan para llevar a cabo la implementacin
de un proyecto real de mercado publico del cual se tienen los detalles tcnicos y
econmicos (ofertado).

El proyecto se llama CONSTRUCCIN DE CENTRO DEPORTIVO Y RECREATIVO

GERMN RIESCO los antecedentes se encuentran en el siguiente link:

http://www.mercadopublico.cl/Procurement/Modules/RFB/DetailsAcquisition.aspx?qs=Yjh
iSrUZ9wBPImU90ChYm8YIN9IqOwCrc1nQmXGtwiL4/UC4AAq9jFU6up/mBlKN

Licitacin ID: 218-110-LQ16

Como se puede observar existe un cuadro de ofertas con solo un propuesta la cual se debe
considerar como informacin econmica. Existen tambin especificaciones tcnicas que se
deben cumplir que estn especificadas en la propuesta.

El caso se har en grupos de dos integrantes.

Tipo de actividades y tareas

Dadas las caractersticas del proyecto al cual le tendrn que desarrollar el plan, se
distinguen reas de actividades ms o menos claras, tales como: construccin de
multicancha y reas verdes, la incorporacin de camarines, circulaciones peatonales
interiores, luminarias, mobiliario urbano, mquinas de ejercicio, juegos infantiles y el
mejoramiento de cierres perimetrales existentes.

Muchas actividades pueden hacer en paralelo y hay dependencias claras entre tareas de las
diferentes lneas principales, por ejemplo no se puede instalar un equipo si no estn
preparadas las obras civiles de donde se va a ubicar.

El plan de implementacin del proyecto se debe construir en Project. Adems se deber

preparar un informe ejecutivo en Word con las principales caractersticas y resultados, y un
archivo Excel con el anlisis de actividades elementales.
Consideracin de los activos

Nota importante respecto a la inversin en activos: cuando corresponda, en el archivo

Project debern incorporar tanto los costos de los elementos que forman parte de la
inversin, como los otros recursos y costos asociados a la gestin de esos activos. Esto
queda mejor explicado con un ejemplo, si el proyecto requiere un equipo denominado
Mezclador, hay al menos un par de opciones para registrar el valor de este equipo:

Opcin 1: En la tarea Comprar Mezclador incluir el Mezclador como recurso

material, con su respectivo valor y, adems, incluir todos los otros recursos
necesarios para su compra, con sus respectivos costos.

Opcin 2: En la tarea Instalar Mezclador incluir el Mezclador como recurso

material, con su respectivo valor y, adems, incluir todos los otros recursos
necesarios para su instalacin, con sus respectivos costos.

Consideracin de la triple restriccin

En primer lugar se debe tener presente la triple restriccin Alcance Tiempo Costo.
Consideren que ya se tiene definido el alcance a travs del proyecto tcnico de diseo del
sistema productivo, y tambin se tiene definido el costo pues se cuenta con la evaluacin
econmica del proyecto, la cual ya ha sido aprobada por los inversionistas. De este modo,
el inversionista y los gestores del proyecto (ustedes) ya saben cunto le costar la inversin
total y disponen de todos los detalles del proyecto.

Por lo tanto, lo que no est definido an es el tiempo que demorar la implementacin,

pues no se ha desarrollado ninguna actividad al respecto, se ser uno de los resultados del
desarrollo del presente trabajo.

Metodologa de Desarrollo
La metodologa corresponde a los pasos a seguir para desarrollar algo.

Es esta seccin se propone la metodologa a seguir para desarrollar el Plan del Proyecto. En
ella se busca cierta eficiencia al usar directamente el software MS Project, pero se deja
claro que la parte central de la planificacin est en el estudio detallado de la forma en que
se llevarn a cabo las actividades, siendo el MS Project slo una herramienta.

1. Descripcin del proyecto cuya implementacin se va a planificar. Dado que se quiere

implementar un centro deporte, se deber partir por describir el proyecto en detalle, con
todos y cada uno de sus componentes de instalaciones, equipamiento y personal. Por
otra parte, de la evaluacin del proyecto se tiene el detalle de cada uno de los valores
de todos los elementos de inversin y de operacin, estos ltimos tambin sern usados
en parte, porque el alcance del proyecto incluye la capacitacin del personal y la puesta
en marcha de la planta. Los elementos del sistema se pueden presentar a travs de los
siguientes tipos de aplicaciones:
Planos de la planta. Permitir determinar todo lo que hay que construir, comprar e
instalar.
 Tabla con especificaciones de cada elemento de las instalaciones de la planta y su
costo de inversin.
Tabla con especificaciones del personal en tipo y nmero con sus respectivas
remuneraciones. Ac es importante definir el momento en que se debe contar con
cada tipo de personal del organigrama, esto se puede hacer por ejemplo a travs de
una columna que se titule Momento de Contratacin donde se indique alguna
referencia directa o relativa del momento en que se debe contar con ese personal.
Diagramas de procesos productivos.

2. Definicin clara de los objetivos y metas en relacin a la gestin de este proyecto en

particular. Para redactar esta seccin se debe tener en cuenta que este proyecto llega
hasta que la planta quede en condiciones de comenzar a producir.
Caractersticas: dejar claramente definido lo que se espera del proyecto. Para esto se
puede hacer referencia a los alcances del estudio tcnico y los valores de la
evaluacin econmica, de manera de orientar la redaccin de los objetivos y las
metas.
Producto: redaccin de objetivos y metas que conecten las caractersticas del
sistema de operaciones, con las condiciones generales de su implementacin.

3. Identificar las actividades necesarias para concretar el proyecto y lograr sus objetivos y
armar estructura general del proyecto. Esta etapa metodolgica implica dar forma a la
estructura general y detallada del proyecto a travs de identificar primero las grandes
reas de actividades, para luego ir dividindolas en otras ms detalladas, hasta llegar a
las actividades elementales o paquetes de trabajo.
En esta etapa se deben incluir las dependencias obligadas de predecesoras y sucesoras.
Herramienta: usar Project para construir la estructura completa del proyecto desde
actividades generales, de resumen, hasta las actividades ms elementales que
constituyen paquetes de trabajo.
Caractersticas: esta etapa implica slo identificar las actividades y armar la
estructura, aun no se les debe asignar ni duracin, ni recursos. Adems, en este
momento se deben agregar slo las secuencias obligatorias, no aquellas que sern
opcionales y que dependern de los planificadores. Con esta informacin se puede
construir la EDT y el diagrama de red inicial.
Producto: archivo Project con estructura del proyecto completo. Primera grabacin.

4. Disear la forma en que se llevar a cabo cada una de las actividades elementales y
estimacin de su duracin.
Esta actividad corresponde a configurar una ficha (formato libre pero se entrega
sugerencia) por cada actividad elemental o paquete de trabajo, que incluya las
siguientes sub-secciones.
NOTA 1: se propone un formato de ficha (Ficha de actividad elemental) para
llevar a cabo esta seccin. Si no les acomoda pueden crear otra que
cumpla los mismos propsitos.
 NOTA 2: se deber construir esta ficha en detalle para al menos 10 actividades
elementales importantes del proyecto, de distinto tipo.

Esta etapa de descripcin del proyecto es muy importante porque permite comunicar de
qu se trata el proyecto a todos los interesados,

4.1 Determinacin de las habilidades o especialidades requeridas para llevar a cabo la

actividad elemental.
Herramienta: Ficha de actividad elemental, Seccin Recursos humanos
requeridos por la actividad elemental.
Caractersticas: definir las necesidades de personal y las posibles fuentes de los
especialistas, pudiendo ser personal propio o personas de otras empresas o contratar
consultores o contratar y entrenar nuevo personal, etc. Incluir de manera especial
una explicacin del rol del gestor del proyecto en esa actividad.
Producto 1: aporte a la Ficha de actividad elemental.
Producto 2: Aporte a la Matriz de Responsabilidades (revisar lecturas).

4.2 Determinar recursos no-trabajo necesarios para desarrollar la actividad elemental,

pueden ser materiales, equipos, instalaciones, otros servicios o simplemente costos.
Herramienta: Ficha de actividad elemental, seccin Otros recursos requeridos
por la actividad elemental.
Caractersticas: se debe incluir todo lo necesario para llevar a cabo la tarea.
Producto 1: aporte a la Ficha de actividad elemental.

4.3 Estimar la duracin de las actividades elementales, deben definir un valor especfico
para el tiempo, que debe ser consistente con los recursos humanos y materiales
asignados. Esta etapa debe partir por la seleccin del mtodo de estimacin de tiempo
adecuado para el caso. En esta seccin puede ser conveniente plantear ms de un
escenario de duracin si se trata de actividades vitales o muy riesgosas.
Herramienta 1: metodologas de determinacin de tiempos (ver lecturas).
Herramienta 2: usar Ficha de actividad elemental, seccin Duracin estimada,
para registrar el mtodo usado y tiempo asignado a la tarea.
Caractersticas: para las actividades ms importantes se debe aplicar efectivamente
la metodologa seleccionada, por ejemplo, para estimar los tiempos de construccin
se puede consultar a constructores experimentados (o a empresas constructoras)
acerca de la duracin para el tipo de obra que deban hacer. Se debe indicar el
mtodo de estimacin de tiempo.
Producto: estimacin de la duracin de la tarea elemental bajo el escenario de
recursos asignados.

5. Definicin de los calendarios de trabajo con los das y horas que se trabajar,
incluyendo las excepciones.
Caractersticas: se debe considerar el rgimen de horario que puede tener cada
participante en el proyecto pues no todos deben trabajar necesariamente al mismo
ritmo.
 Producto: calendarios laborales a usar para el periodo del proyecto.

6. Completar estructura del plan del proyecto (elaborado en el punto 3) incorporando a

Project los recursos, las duraciones, las secuencias discrecionales (decididas por
ustedes) y los recursos.
Herramienta: usar Project para registrar la informacin determinada.

Caractersticas: esta etapa es slo de registro de la informacin de las tareas

elementales. Requiere el ingreso de todos los Recursos.
Producto: archivo Project con el proyecto completo. Segunda grabacin.

7. Analizar y optimizar el plan del proyecto eliminando las sobreasignaciones de recursos

y minimizando el tiempo total del proyecto y el tiempo de ocio.
Herramienta: Project y fichas de actividades.
Caractersticas: esta etapa incluye el anlisis y la asignacin inteligente de recursos
considerando que se puede multiplicar recursos si son requeridos en paralelo, ya que
ustedes son los que definen cuntos recursos se van a usar, asumiendo su costo.
Tambin se puede definir la ubicacin y el orden de las tareas segn la conveniencia
del uso eficiente de recursos. Esto puede implicar la modificacin de algunas fichas
o especificaciones de tareas, agregndoles o restndoles recursos con lo que, por
diseo, se acorta o alarga su duracin. Se recomienda analizar la ruta crtica y hacer
los ajustes necesarios. Debe quedar claro que un cambio en la duracin de una tarea
corresponder a un nuevo diseo de ella y no a un resultado de Project. Por su
parte, puede ser que en algn caso usemos Project para determinar la holgura de una
tarea, pero luego debemos rearmar la ficha de la tarea para dejar consistente el
tiempo con los recursos.
Producto: archivo completo y optimizado, con estructura, tiempos y recursos
asignados. Tercera grabacin.

8. Incorporar los valores monetarios de los recursos usados, al final de lo cual deben
verificar la cuadratura del presupuesto completo versus la inversin esperada segn la
evaluacin de proyectos.
Herramienta: Project.
Producto 1: Archivo Project completo. Cuarta grabacin.
Producto 2: Informes de presupuesto.

9. Desarrollar el plan de gestin de riesgos. Actividad similar a la tarea de gestin del

riesgo (revisar ese enunciado) pero aplicada a este proyecto.
Herramienta: metodologa de tratamiento de riesgos.
Producto: Plan de gestin del riesgo.
Controles de avances
4 de Mayo: fecha de partida del desarrollo del caso, explicacin detallada de la pauta,
resolucin de dudas a los grupos que ya hayan avanzado en la primera etapa.
Hasta el punto 3.

9 de Mayo: revisin grupo a grupo del avance. Debe estar terminado hasta el punto 5.

16 de Mayo: revisin grupo a grupo del avance. Debe estar terminado hasta el punto 8.

Evaluacin

Segn consta en el Syllabus esta actividad se evaluar a travs del avance, el plan en s
mismo y la presentacin del plan. Los detalles de la forma de entregar y presentar los
resultados sern entregados oportunamente.

Resumen de productos a evaluar

En resumen, los productos a entregar como resultado del desarrollo de los casos, son los
siguientes.
Descripcin formal del Sistema de Operaciones (Punto 1 de la metodologa) (en
informe).
Definicin (redaccin) de Objetivos y Metas del proyecto (Punto 2 de la
metodologa) (en informe).
Archivo Project con todas las actividades y red bsica (Punto 3 de la metodologa).
Fichas de estimacin de recursos y tiempos de actividades, 10 actividades
importantes (Punto 4.1, 4.2 y 4.3 de la metodologa) (archivo Excel).
Matriz de responsabilidades. (Punto 4 de la metodologa) (en informe).
Calendarios del proyecto (Punto 5 de la metodologa) (en informe).
Detalle de recursos a usar en el proyecto (Punto 6 de la metodologa) (en informe).
Archivo Project con los recursos incorporados (Punto 6 de la metodologa).
Archivo Project optimizado (Punto 7 de la metodologa).
Archivo Project final completo (Punto 8 de la metodologa).
Detalle de presupuesto y de tiempos parciales y totales (Punto 8 de la metodologa)
(en informe).
Plan de gestin de riesgos para el proyecto (Punto 9 de la metodologa) (en informe).

Nota: todos los archivos Project deben ser autoexplicativos y ordenados, para esto deben estructurar
claramente las diferentes reas de actividades del proyecto y asignar sabiamente los nombres de
las actividades.
Resumen de productos a evaluar

En resumen, el desarrollo de casos genera varios productos los que deben ser subidos a
Educandus el 17 de Mayo, resumiendo son los siguientes.

Informe en Word:
Descripcin formal del Sistema de Operaciones (Punto 1)
Definicin (redaccin) de Objetivos y Metas del proyecto (Punto 2)
Matriz de responsabilidades. (Punto 4)
Calendarios del proyecto (Punto 5)
Detalle de recursos a usar en el proyecto (Punto 6)
Detalle de presupuesto y de tiempos parciales y totales (Punto 8)
Plan de gestin de riesgos para el proyecto (Punto 9).

Excel
Fichas de actividades elementales, con la fundamentacin de la estimacin de recursos y
tiempos de 10 actividades importantes y diferentes (Puntos 4.1, 4.2 y 4.3).

Grabaciones de Project
Project 1: todas las actividades y red bsica (Punto 3)
Project 2: lo mismo con los recursos y costos incorporados. Incluyendo adems
secuencias discrecionales (hasta Punto 6)
Project 3: optimizado (Punto 7)
Project 4: completo (Punto 8)

Presentacin final del plan

18 de Mayo. Deben presentar el plan resultante segn pauta especfica que se les entregar
de manera oportuna.

Nota: los archivos Project deben ser autoexplicativos y ordenados, para esto deben estructurar claramente las
diferentes reas de actividades del proyecto y asignar sabiamente los nombres de las actividades.

Universidad de Talca Rodrigo Vergara. 8