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ISO9001:7.

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REGISTRO DEL SISTEMA DE
ISO14001: 7.5
GERENCIA INTEGRAL
ISO45001: 7.5
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Versin: 00
Spam DOCUMENTOS Fecha: 08/06/2015
Soluciones & Servicios s.a.s
NIT. 900.220.832-1

1. OBJETIVO
Determinar los parmetros y acciones del control de la documentacin del Sistema de Gestin de
Calidad. Donde se define: la elaboracin, codificacin, aprobacin, divulgacin modificacin y consulta
de los documentos.

2. VOCABULARIO
Aprobacin: Dar autorizacin para continuar o iniciar la aplicacin, despus de verificar que la
documentacin es adecuada y corresponde a los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad.

Control: Es el proceso de verificar que la elaboracin, distribucin y cambios realizados a los


documentos del Sistema de Gestin de Calidad estn en concordancia con lo adoptado por el sistema.
Despus de verificados es necesarios localizar las falencias con el fin de adoptar medidas para corregir
los errores.

Documento: Toda fuente de informacin del Sistema de Gestin de Calidad, registrada sobre cualquier
soporte sea fsica o electrnica.

Distribucin: Actividad por medio del cual la documentacin interna y externa es entregada a las
diferentes dependencias del SPAM para llevar a cabo la comunicacin e implantacin.

Instructivo: Descripcin de una labor a desarrollar.

Revisin: Verificacin de que lo que est plasmado en forma fsica o electrnica se est llevando a cabo
de acuerdo a lo planificado.

Modificacin: Cambios que se realizan a los documentos que se encuentran vigentes. Para estas
modificaciones es necesario tener previa autorizacin de la Seccin de Calidad, estos ajustes requieren
cambio de revisin.

Sistema de gestin de calidad: Es el conjunto de elementos interrelacionados de una empresa u


organizacin por los cuales se administra de forma planificada la calidad del misma, en la bsqueda de la
satisfaccin de sus clientes.

Manual de calidad: Es un documento donde se especifican la misin y visin de una entidad con
respecto a la calidad as como la poltica del calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de
dicha poltica. El manual de Calidad expone adems la estructura del Sistema de Gestin del Calidad.
Proceso: Conjunto de actividades secunciales que llevan a la realizacin de una funcin.
Procedimiento: Instrucciones que conducen a la realizacin de un sistema o planes para obtener
eficientes y mejores resultados de cada actividad.
3. DESARROLLO
Flujograma Descripcin del Actividad Responsable

1. Definir la necesidad por la cual se Funcionarios SPAM


Inicio elabora o modifica un documento,
esta puede ser por modificacin de
normas internas, cambios en los
Definir la necesidad por la procesos, cambio en los recursos y
cual se elabora o modifica un dems actividades que ameriten la
documento elaboracin o cambios de
documentos.
Funcionarios SPAM
2. Diligenciar el formato de
Diligenciar el formato de elaboracin o modificacin del
elaboracin o modificacin del documento. Coord. HSEQ
documento
3. Asignar cdigo al documento,
Asignar cdigo al documento
este cdigo ser asignado por la Coord. HSEQ
JEM.

4. Revisin del documento o de la


modificacin realizada, verificar que
Revisin del documento o de la cumpla con la metodologa y Coord. HSEQ
modificacin realizada disposiciones establecidas.

5. Se aprueba el documento o la Aux. Adm


modificacin realizada
Aprobar
NO
NO 6. Registrar en el listado maestro de
SI documentos, donde se especifica la
Registrar en el listado maestro de fecha de emisin y la versin. Coord. HSEQ
documentos
7. Distribuir y divulgar el
documento o modificacin
realizada, cada dependencia es
Distribuir y divulgar el documento
responsable de esta actividad. La
o modificacin realizada Seccin de Calidad es la encargada
de realizar la divulgacin y
capacitacin de todos y cada uno Coord. HSEQ
de los instrumentos utilizados en el
Cambiar y archivar los
Sistema de Gestin de Calidad.
documentos obsoletos
8. Cambiar y archivar los
documentos obsoletos, es
Fin indispensable que cada vez que
realicen actualizaciones y los
instrumentos del Sistema de
Gestin de Calidad. Solo la Seccin
de Calidad, guardara las versiones
anteriores de dichos instrumentos.
4. REGISTROS RELACIONADOS

Solicitud de elaboracin o cambio de documentos.


Listado de distribucin de documentos.
Listado maestro de documentos.

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