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Entreprise : SOCIETE

Etabli le : 30.04 .2004 Modifie et Remplac le :


Sujet trait : ARCHIVAGE ET LIEUX DE CLASSEMENT

pour ce conformer avec le dahir du 10 juillet 1956 , la socit devra conserve tous les documents
mme ceux dpassant une priode de 10 ans .
Pour cela il faut prvoir deux lieux de classement :

1 ) Les documents comptables concernant les priodes prescrites ou ayant t vrifies par le fisc :

Il devront tre conservs dans un bureau ou archive en dehors du services comptable .

Pour certains documents considrs comme documents historiques a savoir :


les factures dachats , de ventes , les pices de dpenses et de recettes .
les registres sociaux et livres lgaux .
Les bilans , balances , journaux , grands livres et tats financiers .
Les talons de carnets de cheques , les pices et chronos de banque , de caisse des O.D etc
Les P.V des A.G.O , des A.G.E et des C.A , ainsi que les rapports du commissaire aux comptes .
Les correspondances et toutes autres documents mis ou reue par le service comptable , financier
administratif , sociale et commerciale .

2 ) Les documents comptables concernant les priodes non prescrites :

Les documents sont conservs et classs , dans lattente dune ventuel contrle fiscal , ou de la CNSS,
de mme pour des autres consultations caractre commercial , administratif ou social .

Sujet trait : ARCHIVAGE

Le service comptable est dot darmoires et des classeurs pour le classement et larchivage des pices
comptables de lexercice courant .
pour les documents comptables concernant les priodes non prescrites Il devront tre conservs et
classs dans le bureau du responsable du service comptable ou a dfaut dans un bureau ou archive en
dehors des autres services .

PROTECTION DES LOCAUX : COMPTABLES , ADMINISTRATIFS & INFORMATIQUES


Les armoires o se trouvent les documents comptables ne sont jamais fermes cls.
Les portes des diffrents bureaux sont fermes cl le soir par chaque responsable du service .
Les doubles des cls sont places dans un armoire qui se trouve au secrtariat et qui est ferme cl
tous les soirs .
La porte dentre est ferme cl tous les soirs et lentreprise est munie dun systme dalarme.
Entreprise : SOCIETE
Etabli le : 30.04 .2004 Modifie et Remplac le :
Sujet trait : CONSERVATION & ARCHIVAGE
Le mode de conservation et darchivage retenu dans lorganisation actuelles de la socit se rsume
comme suit :

Achats
Les doubles de factures et des avoirs ne doivent tre conserves que pour le nombre exig par les
procdures. Le reste doit tre purement et simplement annul et dtruit.
Toute rclamation de doubles de factures au fournisseur se fait moyennant une correspondance signer
par le chef comptable.
Les factures , avoirs , bons commande , bons de livraison sont archivs la clture de chaque exercice.
Larchivage est oprer au sein du service comptable et les documents sont conservs dans les
archives.
Ventes
Les factures et des avoirs sont archivs la clture de chaque exercice.
larchivage des commandes clients, bons de livraison, double des factures correspondances est oprer
par client au sein du service comptable et ces documents sont conservs dans les archives.
Trsorerie
Larchivage par anne est effectu la clture de chaque exercice .
- Les boites des talons de carnet de chques ;
- Les le chronos de la Banque par mois avec Relev et pices Bancaires ;
- Les le chronos de la Caisse par mois avec Relev et pices de Caisse ;
- Les chronos de Portefeuille Effets par mois avec Echanciers :
larchivage est oprer au sein du service comptable et ces documents sont conservs dans les
archives.
Paie et oprations diverses
- Les chronos des oprations diverses ;
- Les bulletins de paie , les bordereaux de la CNSS , les journaux de paie les dossiers sociales ;
- Les dclarations et les versements des impts ;
- Les pices justifiant linventaire de fin danne inscrit aux comptes de stocks ;
- Les pices justifiant les rgularisations , les redressements et les provisions de fin danne
sont archivs la clture de chaque exercice et larchivage est oprer par le service comptable et ces
documents sont conservs dans les archives.
Etats Financiers , Bilans , journaux - grand livre et balances :
Sont conserv afin de faciliter tout contrle ultrieur .
Larchivage est oprer par le service comptable et ces documents sont conservs dans les archives
Sauve garde des donnes informatiques
- Les boites de rangement des disquettes de sauvegarde des donne informatiques ;
- Les listings et autres informations sur support informatiques ;
sont archivs la clture de chaque exercice.
Larchivage est oprer par le service comptable et ces supports sont conservs dans les archives .
Etabli le : 30.04 .2004 Modifie et Remplac le :
Sujet trait : LIEUX DE CLASSEMENT : LES ARCHIVES

LES ARCHIVES :
- Se trouvent au grenier.

ACCES AUX ARCHIVES


On accde au grenier o sont classes les archives par un escalier escamotable.
Laccs est interdit tout le personnel sauf autorisation .

PROTECTION DES ARCHIVES


Par de scurit particulire , les clefs sont confie au gardien de locaux de la socit ;
Les doubles sont ranges dans un armoire clefs qui se trouve au secrtariat
Larmoire clefs est ferme cl tous les soirs .