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Padronizao
de POPs
1. edio - 2014
Ascom
Manual de Padronizao
de POPs
1. edio 2014
2014, Ebserh. Todos os direitos reservados
Empresa Brasileira de Servios Hospitalares Ebserh
www.ebserh.gov.br
CRISTIANO CABRAL
Diretor de Gesto de Processos e Tecnologia da Informao
EXPEDIENTE
I. INTRODUO ......................................................................................................................7
Capa .............................................................................................................................................9
Folha de rosto, direitos e expediente .........................................................................................11
Histrico de revises ..................................................................................................................11
Sumrio ......................................................................................................................................12
Objetivo, documentos relacionados, glossrio, aplicao, lista de figuras e lista de quadros ...12
IV. PROCEDIMENTO ...............................................................................................................13
Mapeamento...............................................................................................................................15
REFERENCIAIS TERICOS ......................................................................................................15
5
GLOSSRIO (SIGLAS, SIGNIFICADOS)
LISTA DE FIGURAS
LISTA DE QUADROS
6
I. INTRODUO
3 O manual traz informaes sobre os elementos a serem utilizados, bem como a estrutura a
ser seguida, como: tipo e tamanho de fonte, espaamento, tabulao, margens, cabealho e
rodap e numerao de pginas.
II. FORMATAO
4 A formatao dos POPs produzidos tanto na sede quanto nas filiais devem seguir o
mesmo padro, a partir do que segue.
6 Para no haver conflito entre a parte em branco, que ser preenchida pelo contedo do
documento a ser criado, e a timbrada do papel oficial da Ebserh, as margens devero obedecer a
seguinte configurao: superior 3,5 cm; inferior 2 cm; esquerda 3 cm; direita 1,5 cm. O
espaamento entre linhas ser de 1,5 cm; j para dar o espaamento entre pargrafos, dever ser
pulada uma linha (ver figura 2).
7
Figura 2
Margens e espaamentos no corpo do texto
8
7 Como o POP exige um controle de documentao mais rigoroso, necessrio um rodap
com as informaes bsicas do documento (ver figura 3). Neste rodap, dever ser inserida uma
tabela com o nmero de controle do POP, o processo que est sendo padronizado, a verso do
documento e a numerao da pgina. A tabela dever ser sem linhas, com preenchimento na cor
verde padro Ebserh (RGB: vermelho 151, verde 191, azul 41), com fonte em negrito, tamanho
10.
Figura 3
Modelo de rodap
Capa
10 A ilustrao em ondulao com as cores verde e cinza dever ser seguida, respeitado o
espao direita para as informaes. O canto superior direito dever conter a logomarca da
Ebserh em cores.
11 O centro da pgina, com alinhamento direita, reservado ao ttulo, que se inicia com a
expresso Procedimento Operacional Padro, com fonte em negrito, tamanho 36. Logo abaixo,
deve constar a numerao do POP, que dever seguir o seguinte exemplo: POP/rea responsvel
9
pela elaborao/nmero sequencial/ano de publicao (ver figura 4). O controle dessa numerao
ficar a cargo de cada rea da sede ou filiais. Imediatamente abaixo, deve ser inserido o assunto
tratado no documento (tarefa objeto da padronizao). E, por fim, a verso do documento que
est sendo padronizada.
12 A parte inferior direita reservada para a indicao da rea responsvel pela produo do
material, seja por palavra ou logomarca em cores, como o caso de alguns HUFs. Caso seja feita
na forma escrita, dever com fonte em negrito, tamanho 20.
Figura 4
Descrio de capa
10
Folha de rosto, direitos e expediente
Histrico de revises
15 O histrico de revises (figura 5) deve constar antes do sumrio e ocupar uma pgina
inteira em formato de tabela. Por estar antes do corpo do texto, no deve ser considerada para a
lista de tabelas. Nele dever constar a data da reviso, verso, descrio, gestor do POP, autor ou
responsvel pelas alteraes.
11
Figura 5
Histrico de revises
Sumrio
17 A partir destes elementos, o POP poder seguir em sequncia na mesma pgina. O ttulo
ser em caixa alta, negrito, tamanho 12, sendo o contedo em forma regular.
12
Para siglas com quatro ou mais letras, so percebidas duas situaes. Se a sigla formar palavra
pronuncivel, apenas a primeira letra dever ser em caixa alta. Ex.: Ebserh, Rehuf. Entretanto, se
a sigla no formar palavra pronuncivel, deve ser escrita toda em caixa alta. Ex.: FGTS, CNBB.
Figura 6
Outros elementos pr-textuais
IV. PROCEDIMENTO
Informaes gerais
22 Neste campo, ser descrito o passo-a-passo propriamente dito. Cabem nesta etapa
procedimentos legais, preparao, instruo, descrio detalhada das diversas etapas da tarefa,
podendo ser separadas em subttulos, que devero constar no sumrio.
23 Na formatao, a fonte usada para os ttulos dever ter o tamanho 12, caixa alta, negrito,
com alinhamento esquerda e numerao em algarismo romano. Os subttulos tambm sero em
negrito, com tamanho 12, porm sem numerao, tendo apenas a primeira letra em caixa alta,
alinhamento esquerda e tabulao em 1,25 cm.
24 Para evitar confuso, os POPs no tero seus pargrafos numerados j que, em muitos
casos, as etapas descritas j possuem numerao. Essa numerao ficar a critrio da rea
responsvel. Tampouco os pargrafos sero tabulados, a no ser a tabulao automtica nos
casos de elementos numerados. A formatao a bsica de outros documentos, com ttulos
numerados em algarismo romanos, caixa alta, negrito, tamanho 12, tabulao 1,25. Os subttulos
so justificados, com fonte em tamanho 12 simples, tabulao 1,25. As notas de rodap devero
ter fonte regular com tamanho 10 e espaamento simples entre linhas.
14
26 Nos casos em que as dimenses da imagem no permitem o posicionamento da legenda
sua direita, ela dever ser posicionada logo abaixo e alinhada margem da prpria imagem.
V. ELEMENTOS PS-TEXTUAIS
Mapeamento
Figura 7
Exemplo de mapeamento
REFERNCIAIS TERICOS
15
PILOTO POLICIAL: Modelo de Procedimento Operacional Padro - POP. Disponvel em:
http://www.pilotopolicial.com.br/wp-content/uploads/2013/04/Modelo-de-POP2.pdf. Acesso em
12 de agosto de 2014.
16
Procedimento
Operacional Padro
POP/DAF/002/2014
Organizao de Audincia Pblica
Verso 3.0
DAF
Procedimento Operacional
Padro
POP/DAF/002/2014
Organizao de Audincia Pblica
Verso 3.0
2014, Ebserh. Todos os direitos reservados
Empresa Brasileira de Servios Hospitalares Ebserh
www.Ebserh.gov.br
CRISTIANO CABRAL
Diretor de Gesto de Processos e Tecnologia da Informao
EXPEDIENTE
Autor/responsvel por
Data Verso Descrio Gestor do POP
alteraes
OBJETIVO ......................................................................................................................................6
GLOSSRIO ...................................................................................................................................6
APLICAO ..................................................................................................................................7
DOCUMENTOS RELACIONADOS
GLOSSRIO
DAF
DAS
DLIH
LISTA DE FIGURAS
LISTA DE QUADROS
I. INFORMAES GERAIS
Lei 8.666/1993:
Art. 39. Sempre que o valor estimado para uma licitao ou para um
conjunto de licitaes simultneas ou sucessivas for superior a 100
(cem) vezes o limite previsto no art. 23, inciso I, alnea "c" desta Lei, o
processo licitatrio ser iniciado, obrigatoriamente, com uma Audincia
Pblica concedida pela autoridade responsvel com antecedncia
mnima de 15 (quinze) dias teis da data prevista para a publicao do
edital, e divulgada, com a antecedncia mnima de 10 (dez) dias teis de
sua realizao, pelos mesmos meios previstos para a publicidade da
3. Abrir um novo processo exclusivo para a Audincia Pblica a partir do despacho citado
acima.
5. Redigir o Aviso Resumido de Audincia Pblica com data, hora e local da Audincia
Pblica, alm do objeto de compra a ser licitado, e enviado ao Servio de Licitaes, para
proceder com a publicao no DOU e jornais de grande circulao.
5.2. Salvar o Aviso Resumido na pasta geral da Audincia Pblica em questo. A numerao
da Audincia Pblica contnua e no se reinicia com um novo ano (exemplo: 09/2013, 10/2014
e assim sequencialmente).
6. Publicar aviso de Audincia Pblica no DOU (responsabilidade do Servio de Compras
Estratgicas).
6.1. Cadastrar (login) e certificado digital atravs do sistema INCom para publicar o aviso no
DOU.
7. Publicar aviso de Audincia Pblica em, no mnimo, dois jornais de grande circulao,
sendo um jornal local e outro nacional (Responsabilidade do Servio de Compras Estratgicas).
7.1. necessrio ter um cadastro (login e senha) no sistema (site) da EBC. Enviar o texto da
publicao atravs do Pedido de Publicao Impressa no Portal da Publicidade Legal (site da
EBC), imprimir o recibo para arquivamento, e o pagamento feito por empenho. Quando a
matria estiver pronta, recebe-se um e-mail informativo da EBC. Caso no receba o e-mail,
entrar em contato com a EBC telefones: (61) 3799-5586/5590/5620 para confirmar
publicao do aviso de Audincia Pblica e solicitar e-mail para formalizar a confirmao
requerida.
9.1. Pedir a indicao de fabricantes, importadores e distribuidores para a DAS e/ou DLIH
para convid-los a participarem da Audincia Pblica.
10. Preencher check list da Audincia Pblica, conforme o Modelo de Check List disponvel
em anexo a este POP e, ainda na pasta POP, em Servio de Compras Estratgicas, a respeito dos
procedimentos listados a seguir, definidos os prazos para execuo de cada tarefa, e quanto aos
dados especficos da Audincia Pblica (instalao/estrutura; equipamentos de udio, vdeo e
informtica (multimdia); convidados; dirias e passagens; material de internet; material grfico;
sinalizao para ambiente; materiais de apoio; recursos humanos; alimentao e bebida;
jornalismo; ps-evento; e providncias gerais).
10.1. O check list dever ser salvo na pasta DAF CA Servio de Compras Estratgicas
Audincias Pblicas, conforme numerao da Audincia Pblica em questo.
11. Confirmar com a DLIH as autoridades da Comisso Tcnica que iro compor a Mesa
Diretora e apresentar todos os itens do TR, alm de esclarecer as dvidas dos participantes,
elaboradas a partir do Formulrio para Questionamento.
11.1. Convidar a Comisso Tcnica e solicitar as passagens (e dirias, quando for o caso) de
seus membros (Responsabilidades da DAS ou da DLIH, junto ao Servio de Passagens e Dirias
da Ebserh).
11.2. Elaborar planilha com os itens do TR, em Excel ou Power Point, para serem apresentados
aos participantes no dia da Audincia Pblica (Responsabilidade da DLIH).
13.2. Solicitar Assessoria de Comunicao Social a criao de um novo link com o nmero e
nome da Audincia Pblica, disponibilizado no seguinte caminho: site Ebserh Licitaes
Audincias Audincias Pblicas.
13.4. Solicitar Assessoria de Comunicao Social, que solicitar DGPTI, a criao da arte
do Super Banner (banner eletrnico) que convida para a Audincia Pblica, bem como a
disponibilizao no site da Ebserh.
13.5. Elaborar o texto para o box informativo sobre a forma de inscrio para participar da
Audincia Pblica e disponibilizar no link de Audincias Pblicas no site da Ebserh:
Tabela 1
Material Internet
14. Reservar sala para a Audincia Pblica de acordo com a estimativa do pblico esperado.
Se atentar para a quantidade de cadeiras. Deixar uma previso de 30% a mais de cadeiras do que
o nmero de participantes confirmados. Ateno: caso seja necessrio um nmero de cadeiras
maior do que o disponvel na Sala da Audincia, haver a necessidade de reservar outras salas
para a retirada das cadeiras e, assim, adequar o quantitativo s reais necessidades.
14.1. Entrar em contato com a Assessoria da Presidncia da Ebserh (Sr. Walisson Barbosa -
Ramal 8267) e encaminhar e-mail para walisson.barbosa@ebserh.gov.br formalizando a
solicitao de reserva de sala para a data e horrio da Audincia Pblica.
15.1. Reservar equipamento de som junto ao MEC. Encaminhar e-mail para o Rangel
(rangelabreu@mec.gov.br) contato (61) 9333-5537/2022-9670 e para o Gilson
(gilsonmar.santos@mec.gov.br) contato (61) 7812-8641 responsveis por videoconferncia
no MEC.
15.3. Solicitar permanncia do operador de udio, som e gravao do MEC durante toda a
audincia.
EQUIPAMENTO ESPECIFICAO
Tabela 2
Equipamento de Som e Gravao
EQUIPAMENTO ESPECIFICAO
Projetos data show 1 com alta resoluo, pois a sala muito clara.
Tabela 3
Equipamento para acesso internet
INSTALAES /
ESPECIFICAO
ESTRUTURAS
Mesa para equipamento de som Mesa retangular branca que servir para equipamento
de som do MEC.
Tabela 4
Instalaes e Estrutura
18.1. Encaminhar e-mail para todas as recepcionistas informando detalhes sobre a audincia
pblica, afim de que elas prestem algum tipo de informao, quando necessrio.
Muito obrigada!
Prezado(a) Senhor(a),
PROGRAMAO DA AUDINCIA:
9h Registro de presena e identificao.
9h15 Abertura pelo Presidente da Audincia e formao da Mesa
Diretora
9h30 Apresentao dos Diretores (DAS/DLIH e DAF)
9h45 Apresentao sucinta do Termo de Referncia
10h Apresentao dos descritivos dos Itens
11h30 Debate e resposta aos questionamentos e leitura das
contribuies pela Mesa Diretora.
12h30 Intervalo para almoo
14h Continuao da apresentao dos descritivos dos Itens
17h Debate e resposta aos questionamentos e leitura das
contribuies pela Mesa Diretora.
18h Consideraes finais. Encerramento.
Atenciosamente,
Atenciosamente,
18.3.2. Aps o envio, imprimir o e-mail com a identificao dos e-mails de destino e anexar ao
processo administrativo da Audincia Pblica.
18.4. Elaborar lista de presena em ordem alfabtica, de acordo com as confirmaes recebidas
por e-mail. As confirmaes podem ser feitas at o dia anterior Audincia Pblica.
19. Encaminhar check list (item 10) da Audincia Pblica para os responsveis, de cada rea
da Ebserh, por cada procedimento/montagem para se atentarem para as suas obrigaes.
20. Montar os Kits para serem entregues aos fornecedores participantes da Audincia
Pblica.
21. Organizar os prismas de mesa com o nome dos membros que iro compor a Mesa
Diretora.
21.1. Solicitar os prismas Assessoria de Comunicao Social (Ramal 8386), que guarda o
material. A impresso feita com o nome completo do membro e respectivo cargo, de acordo
com o modelo fornecido pela Assessoria de Comunicao Social.
21.1.1. Encaminhar e-mail para ascom@ebserh.gov.br, para formalizar a solicitao dos prismas
de mesa, indicando a quantidade.
22. Imprimir placas de sinalizao (em papel A4) para o credenciamento e entrada do
auditrio. Ambas vo ser impressas com a logo da Ebserh pelo Servio de Compras Estratgicas.
23. Solicitar a limpeza da sala de realizao da Audincia Pblica no dia anterior, na manh
do evento, no intervalo para almoo e ao final na desmontagem. Essa solicitao ser feita ao
Servio de Suporte Operacional da DAF, atravs do e-mail: servios.Ebserh@mec.gov.br.
26. Indicar a atividade que cada funcionrio do Servio de Compras Estratgicas ficar
responsvel, durante a Audincia Pblica, de acordo com o seguinte:
Digitao da sesso pblica: digitar o que o pblico falar durante a audincia, principalmente os
questionamentos dos fornecedores e esclarecimentos da Ebserh, a fim de, facilitar a redao da
ata ps-audincia.
28. Escanear todos os Formulrios para Questionamento entregues pelas empresas, aps a
Audincia Pblica, e encaminhar para a Coordenadoria de Insumos, Servio de Produtos para
Sade ou Servio de Insumos Farmacuticos, Servio de Compras Estratgicas e Servio de
Licitaes.
28.1. Os Formulrios para Questionamento da Audincia Pblica devero ser salvos na pasta
DAF CA Servio de Compras Estratgicas Audincias Pblicas Formulrios
Questionamentos, conforme numerao da Audincia Pblica em questo.
29. Redigir a ata da Audincia Pblica para publicao no site da Ebserh, no link da referida
Audincia, em prazo razovel.
29.1. A ata da Audincia Pblica dever ser redigida pela prpria equipe do Servio de
Compras Estratgicas, aprovada pelo Servio Compras Estratgicas e pela Coordenadoria
Administrativa e enviada por e-mail Assessoria de Comunicao Social para publicao no site
da Ebserh em at 20 dias.
29.2. Devem constar na ata os seguintes tpicos: nome, ttulo, numerao, objeto licitante da
Audincia Pblica, data, horrio, endereo, objetivo, composio da mesa, desenvolvimento da
audincia, transcrio dos questionamentos feitos pelos fornecedores e listagem das empresas
participantes.
29.4. Consultar o modelo completo da ata de Audincia Pblica disponvel em anexo na pasta
POP em Servio de Compras Estratgicas.
III. MAPEAMENTO
No se aplica.