DIRECCIN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

BANCO CENTRAL DE COSTA RICA

DISEO DE UN SISTEMA ARCHIVSTICO INSTITUCIONAL

INFORME EJECUTIVO
PLAN ESTRATGICO DE GESTIN DE LA INFORMACIN
ARCHIVO CENTRAL 2005-2009

ELABORADO POR: ALEXANDER GARCA SAND

ARCHIVO CENTRAL BCCR

SUPERVISOR: JUAN CARLOS VSQUEZ UREA

DIRECCIN GENERAL
 DISEO DE UN SISTEMA ARCHIVSTICO INSTITUCIONAL
INFORME EJECUTIVO
PLAN ESTRATGICO DE GESTIN DE LA INFORMACIN
ARCHIVO CENTRAL 2005-2009

A. MARCO FILOSFICA

1. Declaracin de la Misin

Con el fin de responder a los objetivos estratgicos de la Institucin, la

administracin de documentos del Banco Central de Costa Rica, liderada por
ley, por el Archivo Central, tiene la misin de administrar eficiente y
econmicamente los documentos producidos y recibidos por la entidad durante
todo su ciclo de vida.

Fortalecer la transparencia y la credibilidad de sus funciones y acciones

Cuidar adecuadamente el patrimonio documental institucional
Lograr excelencia en sus operaciones
Mantener un personal actualizado y motivado en materia de gestin y
administracin de documentos

2. Antecedente

El Archivo Central fue establecido en 1950 y ha servido desde esa fecha, como
depositario de los documentos administrativos y contables. Los clientes
principales son los funcionarios de la Institucin, quienes consultan los
documentos provenientes de los archivos de gestin, a partir del tercer ao de
creados.

Reforma a la administracin

A raz de la promulgacin de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202 y

su reglamento, octubre de 1990, se inicio, en el Archivo Central, un proceso de
organizacin. Consecuente, en 1996 se cre el Comit Institucional de Seleccin
y Eliminacin de Documentos, para un adecuado manejo en esa materia.

Este proceso se plasm en una labor coordinada con el Archivo Nacional,

asesorando a los encargados de los archivos de gestin para que
confeccionaran las tablas de plazos de conservacin, instrumento que facilita la
seleccin y eliminacin sistemtica de los documentos.

2
B. EVALUACIN DE RECURSOS

1. Infraestructura

El Archivo Central dispone, aproximadamente, de mil metros cuadrados

distribuido en cuatro reas:

rea Administrativa, de proceso y consulta.

rea de depsito de documentos administrativos, contables e histricos
rea de microfilmacin, revelado, edicin y consulta
rea de reciclaje, carga y descarga

El rea de depsitos documentales, por el momento, es suficiente, sin embargo,

las condiciones ambientales no son las ptimas para la conservacin de
documentos.

2. Personal

En la actualidad el Archivo Central dispone de dos funcionarios:

1. Tcnico 2, encargado, veintitrs de experiencia archivstica, bachiller en

Administracin de Empresas con nfasis en Gestin y Servicios de la
Informacin, egresado de la licenciatura.
2. Tcnico 1, asistente, siete aos de experiencia archivstica, bachiller en
Archivstica, egresado de la maestra Gestin de la Informacin.

3. Equipo

Se tiene un equipo de microfilmacin activo, obsoleto, dos lecto-impresoras y

una reveladora de reciente adquisicin, tres computadoras, una clase A y dos
clase C, conectadas a la red, impresora, escner sencillo.

4. Recurso econmico

El presupuesto asignado es insuficiente, adems es compartido con otras

dependencias.

C. FONDO EXISTENTE

El Archivo Central custodia 2.000 metros lineales (2 Km.) de documentos, de

1937 hasta la fecha procedentes de los diferentes archivos de gestin. La clase
documental que se conserva es textual y audio visual. (fotos y micropelculas)

El fondo documental est compuesto por 902 metros lineales de documentos

que les finaliz la vigencia administrativa, 184 mts de documentos contables,

3
561 mts de documentos con valor cientfico-cultural, 50 mts de rollos de
micropelculas. (4.820 rollos de microfilm)

Todos estos documentos estn clasificados por procedencia, ordenados e

incluidos en 15.000 unidades archivsticas (cajas) organizadas, rotuladas y
colocadas en estantera metlica. Los estantes estn debidamente ordenados
por filas y numerados, lo que permite ubicar los documentos fcilmente, el
acceso a la informacin es rpido y la consulta se hace oportuna y diligente.

Por otra parte hay 73.637 (300 metros lineales) documentos sin tratamiento
archivstico (clasificar, ordenar y describir) fraccionado en 62.637 documentos
administrativos y 11.000 documentos de valor cientfico-cultural compuestos por:
fotografas, actas de Junta Directiva, libros contables de diario y mayor, etc.

D. OBJETIVOS Y METAS

1. Objetivos General

Establecer un Sistema Archivstico Institucional SAI que permita una

interrelacin eficaz y eficiente entre el Archivo Central y los archivos de gestin
del Banco Central de Costa Rica.

Metas
2005-2009
Nombre de la meta Responsable Destinado a: Plazo

1 Divulgar el resultado de la Alexander Superior inmediato Enero

propuesta del SAI Garca Sand Gerencia 2006
Juan Carlos Auditora Interna
Vsquez Urea

2 Conformar el grupo Archivo Central Auditor Enero

asesor del SAI Asesor legal 2006
Director
administrativo
Informtico
Archivista

3 Inspeccin a los archivos Archivo Central Despachos y I

de Gestin para oficinas de mayor trimestre
determinar su nivel 2006 en
organizacin, tipos adelante
documentales producidos
y condiciones de
conservacin

4
 Nombre de la meta Responsable Destinado a: Plazo
4 Elaborar o actualizar las Archivo Central Todas las oficinas I
normas sobre materia trimestre
archivstica (produccin 2006 en
de documentos, adelante
conservacin, acceso,
etc.)
5 Capacitacin a las Archivo Central Secretarias de los II
secretarias en Direccin despachos y trimestre
normalizacin, General del oficinas de mayor 2006 en
clasificacin y aplicacin Archivo nivel adelante
de las normativas Nacional
archivsticas vigentes.
6 Gestionar el Archivo Central Superior Inmediato II
acondicionamiento de los trimestre
depsitos de documentos 2006 en
y mejoramiento del equipo adelante
y materiales de archivo.
7 Gestionar la creacin de Archivo Central Superior Inmediato
II
al menos dos nuevas trimestre
plazas de asistentes de 2006 en
archivo. adelante
8 Actualizar con las Archivo Central Secretarias de los III
formalidades establecidas Archivos de despachos y trimestre
las tablas de plazos de Gestin oficinas de mayor 2006 en
conservacin de nivel adelante
documentos.
9 Procesar los 11.000 Archivo Central Archivo Central 2006-
documentos de valor dependiendo de la 2009
cientfico-cultural ya dotacin de
almacenados en el recursos humanos
Archivo Central, los
cuales carecen de
tratamiento archivstico.
10 Limpieza de 561 mts. de Archivo Central Archivo Central 2006-
documentos con valor dependiendo de la 2009
cientfico-cultural ya dotacin de
almacenados en el recursos humanos
archivo Central de
agentes fsicos.