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CONCEPTO DE ARCHIVO. NATURALEZA. FINALIDAD.

El archivo es el lugar donde se encuentran debidamente


ordenados y clasificando los documentos, tanto pblicos como
privados, de inters para la empresa, con el objetivo de asegurar
su custodia y garantizar una rpida localizacin de los mismos.

NECESIDAD DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIN


Las razones por las que la empresa ha de conservar y proteger la documentacin
son:

El propio inters de la organizacin. conservar los documentos que recibe y


los que emite la empresa debidamente organizados permite mantener
activa y disponible de la informacin. Un buen sistema evita las demoras en
la localizacin de los documentos solicitados por uno u otro departamento
en su quehacer diario.

Exigencias legales. Los empresarios conservaran todos los documentos


correspondientes a su negocio durante seis aos.

Fundamentos de un Archivo:
Organizan y optimizan el funcionamiento de una empresa, ente,
organismo u oficina.
Sus materiales:
Varan segn las funciones o el uso de la empresa u organizacin.
Pueden contener:
Expedientes, legajos, notas, fotos, ordenanzas, memorandos,
resoluciones.

Niveles de Archivos:
Segn el grado o frecuencia de utilizacin:

Archivo Activo: Contienen todo los documentos de recin entrega o que son
de consulta frecuente.

Archivo Semiactivo: Los documentos que all se encuentran son


provenientes de archivos activos y no tienen regularidad en la frecuencia
de la bsqueda en sus documentos pero si tienden en ocasiones a ser
utilizados.

Archivo Inactivo: recoge los documentos que habiendo perdido todo su


valor operativo y funcional, conservan valor histrico, poltico, o documental.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR:


Es la memoria colectiva de una empresa y de suma importancia para su
supervivencia y buen funcionamiento. Su correcta y
ordenada organizacin permitir agilizar cualquier proceso y sobre todo
demostrara la actividad y ordenado funcionamiento de las actividades que en
la organizacin, ente o institucin.

FUNCIONES DEL ARCHIVO:


Conservacin de documentos (La Ley obliga en plazos
mnimos conservacin documentos por que podran ser
requeridos).

Conservar los documentos ordenados y clasificados.

Proporciona informacin sobre el funcionamiento y asuntos tratados.

Eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca.

Es el centro activo de informacin.

Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las


actuaciones del pasado.

Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende


demostrar la realizacin de un acto o la forma de hacerlo.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:


Consta de Cinco (5) Etapas:

1. Creacin: El uso de los diferentes documentos que se crean, se entregan o


se reciben en una empresa, organizacin y otros deben ser guardados.

2. Archivo y Proteccin: Todos estos documentos deben ser guardados,


clasificados y protegidos para su posterior uso (comprobacin o respaldo de
actividades, negocios o diligencias).

3. Utilizacin: Todo lo archivado se guarda para ser utilizado en actividades


futuras puede ser para una comprobacin, justificacin, etc.

4. Transferencia: Esto se realiza cuando existen ciertos documentos que ya no


son consultados con frecuencia o cuando forman parte del archivo inactivo.

5. Eliminacin: Este paso se realiza cuando el archivo ya no


es til, necesario, imprescindible o valioso para la empresa, por lo
tanto segn leyes y protocolos deben ser destruidos.

MOBILIARIO, EQUIPOS Y MATERIALES PARA ARCHIVAR

Tipos de Archivadores:
Unidades verticales: Los ms corrientes en todo
departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro
gavetas, unas sobre otras. se colocan juntos, unos
al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de
orden y para aprovechar el espacio, para consultas
y circulacin del personal.

Unidades horizontales:Estos muebles consisten en


gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso ms
frecuente es para organizaciones y ocinas pequeas.

Unidades independientes: Consisten en una gaveta, bajo una slo marca


comn. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una
biblioteca para el catlogo de tarjetas.

Equipos y materiales de archivo

Partes bsicas del archivo

ndice de archivadores. Los ndices pueden ser: Alfabticos; Numricos


y Mixtos.

Marbetes

Tipos de archivadores

Gancho o espign

Kardex.

Nido de paloma o casillero.

Archivo de caja.

Carpeta de fuelle o acorden.

Archivos mviles.

archivos alfabticos.

Materiales de Ocina

Las carpetas: Manila Cartn prensado. De bras. De luxe.


Pestaas de las carpetas: Pestaa corrida: Pestaa cortada: Pestaa
reforzada.

Bases para carpetas.

Guas.

Rtulos.

DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIOS:

Disco Duro: Son en la actualidad el principal


subsistema de almacenamiento de informacin en
los sistemas informticos.

DISPOSITIVOS PTICOS:

El CD-R: Son discos compactos de 700 MB de


capacidad que puede ser ledo cuantas veces
se desee

CD-RW: posee la capacidad del CD-R con la diferencia que estos discos
son regrabables lo que les da una gran ventaja.

DVD-ROM: es un disco compacto con capacidad de almacen ar 4.7 GB de


datos en una cara del disco, un aumento de ms de 7 veces con respecto a
los CD-R y CD-RW.

DVD-RAM: este medio tiene una capacidad de 2.6 GB en una ca ra del


disco y 5.2 GB en un disco de doble cara, Los DVD-RAM son capaces de
leer cualquier disco CD-R o CD-RW pero no es capaz de escribir sobre
estos.

PEN DRIVE O MEMORY FLASH: Es un pequeo dispositivo de


almacenamiento que utiliza la memoria flash para guardar la informacin sin
necesidad de pilas. Los Pen Drive son resistentes a los rasguos y al polvo
que han afectado a las formas previas de almacenamiento portable, como
los CD y los disquetes. Los sistemas operativos ms modernos pueden leer
y escribir en ello sin necesidad de controladores especiales. En los equipos
antiguos se necesita instalar un controlador de dispositivo.

Sistema de Archivo alfabtico:


Sigue una secuencia lgica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo
con el alfabeto, muy similae al usado en los dicccionarios. Este sistema se ajusta
a casi todos los negocios.

Ventajas: La organizacin de carpetas y guas es sencilla; no necesita de un


archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden
alfabtico.

Reglas para ordenar alfabticamente: Usado directa o indirectamente encasi


todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los
sistemas. Existen varias reglas bsicas para clasificar y estas son de uso
universal. Para ordenar de esta manera las reglas son en el caso de:

Mujeres casadas.

Casas Comerciales.

firmas comerciales.

Nombres Geogrficos y Abreviaturas.

Segn sea el caso, cada uno tiene sus reglas para posicionar o tomar en cuenta
al momento de archivar.

Determinacin de las necesidades de capacitacin


El proceso de la capacitacin lleva a la organizacin a la mejora continua en
donde se implementarn nuevas formas de trabajo.
El proceso brindar a las personas las habilidades necesarias para realizar su
trabajo.
El proceso de la capacitacin lleva a la organizacin a la mejora continua en
donde se implementarn nuevas formas de trabajo.
El proceso brindar a las personas las habilidades necesarias para realizar su
trabajo.
La deteccin Las necesidades de capacitacin es el primer paso a realizar, la cual
se logra en base a una comparacin que sirve para detectar las discrepancias o
diferencias con respecto a lo que se hace y debe hacerse en la organizacin.
Las formas que se pueden detectar las necesidades de capacitacin son:
El registro de personal: se debe observar los registros del personal de la empresa
en donde se refleje el desempeo de los trabajadores como son: la asistencia, los
accidentes, los tiempos extras, la escolaridad, la formacin, la participacin
sindical, entre otros.
Los ndices: se refiere a los indicadores de las reas en donde se producen fallas,
pudindose obtener por medio de datos fijos sobre los costos, las horas
trabajadoras, los niveles de produccin, el control de calidad, la rotacin del
personal, entre otros.
Los inventarios de las habilidades: se utiliza para determinar que rea o tarea y
quienes necesitan la capacitacin.
El inventario de los recursos humanos: permite conocer las caractersticas de las
personas que trabajan en la organizacin para poder determinar las necesidades
de capacitacin.
Las quejas: pueden llegar a servir para detectar los problemas de la organizacin
y las necesidades de capacitacin que se pueden plantear.
La clasificacin de Las necesidades de capacitacin puede ser:
Por su accesibilidad
Necesidades manifiestas: se trata de las necesidades que indican un problema
que se manifiesta a simple vista.
Necesidades encubiertas: indican un problema cuya causa no se detecta a simple
vista.
Por su mbito:
Necesidades organizacionales: son las limitaciones o problemas que presenta la
organizacin en su estructura orgnica.
Necesidades ocupacionales: sin limitaciones en los conocimientos, habilidades y
actitudes que tienen un grupo de personas que pertenecen a un mismo puesto.
Necesidades individuales: se refiere a las deficiencias en conocimientos,
habilidades y actitudes que tiene un trabajador.
La deteccin de las necesidades de capacitacin se trata de un proceso que
permite conocer las carencias de conocimientos, habilidades y actitudes que el
persona tiene que cumplir para desempearse eficazmente en su puesto de
trabajo.

Puesto que tiene una persona en la empresa


Todas las personas que participan en una empresa deben tener una o varias
funciones especficas que cumplir y, en conjunto, sus actividades han de lograrse
con armona, de lo contrario la misin de la empresa no podr alcanzarse.

Saber cmo est organizada la empresa y cul es el papel a desempear por


cada uno de los integrantes permite llegar con xito a las metas propuestas, por
ello, la organizacin de la estructura de la empresa, al igual que la descripcin de
las funciones de cada puesto son dos elementos indispensables para coordinar
todo el proyecto.
El proceso de organizacin pasa por cinco etapas que constituyen un ciclo que se
renueva en todo o por partes, pues es tambin una actividad dinmica.

En los niveles de combinacin de tareas y de coordinacin de trabajo se presentan


los organigramas que, de modo grfico muestran el orden y la jerarqua dentro de
la empresa.

la estructura organizacional busca repartir de manera adecuada las actividades y


responsabilidades de cada trabajador, empleado o funcionario, a quienes
respectivamente les corresponde un puesto, con el fin facilitar el cumplimiento del
proyecto, mediante la labor en equipo y una coordinacin entre ellos.

Normalmente una empresa consta de cuatro reas funcionales:


Ventas

Produccin

Personal y Finanzas