POLICIA NACIONAL DEL PERU

ASIGNATURA
Ortografa y redaccin
TEMA: documentos

DOCENTE: lic. Lujano ortega Yolanda

PRESENTADO POR el ALUMNO PNP:

Castro Rabelo Roger

Aguerridos DISTINCION

Sexta SECCION

SEMESTRE 2

PUNO PERU
2016
 MISIN

La Escuela Tcnica Superior PNP Puno, est encargada de planear, organizar

y dirigir el proceso de Admisin, seleccin y formacin profesional del futuro Sub-
Oficial Polica PNP, proporcionndole las herramientas, tcnico cientfico y
humanista, para el eficiente desempeo de la funcin Policial, en beneficio de
toda la colectividad.
VISIN

Ser una institucin educativa lder en la regin y en el Sistema Educativo Policial

formando policas preparados para los retos que nos plantea la funcin policial y
el combate contra la delincuencia
 El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar
disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo
gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de
agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y
oficinas de gobierno, entre otros

ndice

1Clases de oficios
o 1.1Oficio mltiple
o 1.2Oficio de transcripcin
2Partes del oficio

Clases de oficio
Oficio mltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a ms
de un destinatario, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el
nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y
el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto
sirve, adems, para agilizar el proceso que dura documentacin
El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes
oficinas o despachos simultneamente.
El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y
horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones
del mismo nivel o jerarqua.
La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple,
no obstante lo cual es importante recordar que:

1. el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a

distribuir; en el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la
palabra distribucin, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio
(vase ejemplo).
Oficio de transcripcin
La palabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un
documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el
original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo
transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros
casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el
de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y
fuera. Este documento servir para transcribir informes relevantes e
importantes.

Partes del oficio

Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy
importante para un oficio.

Nombre del Ao
Es la denominacin que se le da al ao actual.

Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva,
el da, el mes y el ao en curso.

Numeracin
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorndum; la
palabra oficio con maysculas, seguida del nmero de expedicin y
separada por una lnea oblicua y, a continuacin, las siglas de la oficina
de procedencia con letras maysculas, separada por una lnea oblicua y
el ao en curso.

Destinatario
Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se
dirige.

Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO,
seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el
mensaje del texto, que se explicar en el cuerpo.

Referencia
Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la
numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido
se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula
y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
 Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje
de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa.

Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.

Iniciales
Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben
con letras maysculas y, en minsculas, las de la persona que
mecanografi el documento.

Anexo
Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio,
como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Un anexo es una pgina que constituye un tipo de informacin de soporte

enciclopdico, que aporta informacin relacionada con artculos, pero que no
es un artculo en s mismo. Este tipo de pginas utilizan el espacio de nombres
especfico Anexo:, y se categorizan en la Categora:Anexos.
 Distribucin
Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las
personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

El memorndum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de

carcter administrativo a personas de una empresa, institucin o dependencia
de gobierno.

Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta.

Tambin hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El
plural de la palabra es variable y todos son correctos
Memoranda, Memorndums, Memorandos o Memorndum

Otra definicin de sera: Un memorndum (memo como se le conoce en el

ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y
se utiliza para el intercambio de informacin entre reas de una empresa con el
objetivo de dar a conocer informacin diversa como recomendaciones,
instrucciones, disposiciones y ms.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Firma(s
Ejemplo de memorndum simple

Peru lima a ___ de ______ de _____.

EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.

Av. Va Memorando 45,

Col. Memorandum
Del. Benito Jurez,
Mxico, D. F. C. P. 03900

Memorndum

Para: Mauricio del Moral, Director General

De: Luz Mara Durn
Asunto: Reunin de ventas

El rea de ventas llevar a cabo su reunin mensual el da 22 de Abril del

2008. En la reunin se discutirn los temas referentes al incremento de ventas
que se ha alcanzado en el ltimo trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente
Luz Mara Durn
Gerente Ventas

Ejemplo de memorndum para comunicar algo:

Mxico, D. F. a ___ de ______ de _____.

Lic. Carlos Salvatierra Montano

Gerente de Relaciones Industriales
Presente

Le comunico que durante el perodo del 10 al 31 de marzo prximo, se deber

revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comit
Ejecutivo de la Seccin XXIV del Sindicato de Trabajadores de

CONCEPTO.-La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce

de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.
El derecho a peticin en caso de Per est amparado por el Art.2 inciso.20,de
la actual Constitucin Poltica que manifiesta que toda persona tiene derecho a
formular peticiones ,individual o colectivamente ,por escrito ante la
autoridad competente, la que est obligada a dar al interesado una respuesta
tambin por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.
Los miembros de las fuerzas Armadas y Polica Nacional slo pueden ejercer
individualmente el derecho de peticin.

La solicitud inicia el trmite de una accin no contenciosa. Puede ser

entregada personalmente por el interesado, por intermedio de otra persona o
remitida va fax o por correo, en este ltimo caso, como correspondencia
certificada. Al enviarse por correo, debe ser depositada antes del vencimiento
del plazo establecido para su presentacin. Si la solicitud llega a su destino
despus del plazo fijado para su entrega, se toma en cuenta como si hubiera
sido presentada la fecha de su depsito en el correo, lo que se prueba con el
respectivo comprobante de recepcin del correo o su certificacin.
A veces la solicitud se presenta acompaada de los requisitos que exigen las
instituciones para tratar o entender el pedido formulamos. Por ejemplo, cuando
se solicita certificado de estudios hay que adjuntar el recibo del pago que se ha
efectuado por este concepto. Dichos requisitos pueden ser certificados,
constancias, recibos, fotografas, fichas, declaraciones juradas, el currculum
vitae del documentos que se acompaan a la solicitud debe presentarse
debidamente ordenados (en el orden en que lo exigen),numerados y
engrapados ,o colocados en un flder para que no se pierdan o confunda.
Si en el curso del tratamiento de la solicitud, se advierte que el solicitante no
ha cumplido con todos los requisitos necesarios para la atencin de su pedido,
la autoridad podr notificarlo, de oficio, para que subsane tal omisin en un
aplazo prudencial.
2.-ENLACE
La solicitud establece relacin entre el solicitante o los solicitantes y la
autoridad a quien est dirigida (destinatario).

El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con derechos y
responsabilidades individuales, al margen del cargo que podra desempear en
la institucin o fuera de ella.

3.-FACULTAD PARA FIRMAR LAS SOLICITUDES

Esta facultad la tiene toda persona natural capaz mayor de 18
aos.asimismo,los representantes legales a nombre de aqullos a quienes
representan.

Los menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por intermedio de sus

padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permitan ejercerlo en
determinados casos, como los colegios para que soliciten sus certificados de
estudios al concluir su educacin secundaria.

La solicitud puede ser presentada pro cualquier miembro de una institucin, e

incluso por una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.
El que no es miembro de una institucin presenta su solicitud por mesa de
partes y el servidor de ella lo puede hacer por mesa de partes o por
intermedio de su jefe inmediato. si el conducto es este ltimo, el jefe da curso a
la solicitud mediante provedo, hoja de trmite u otro documento ,con su
opinin favorable o desfavorable.

Toda solicitud debe presentarse por lo menos con una copia, la cual debe ser
sellada, firmadas y numerada por la persona que recepciona su original. Esta
copia es la nica constancia de la presentacin de la solicitud y permanece en
poder del solicitante par efectuar cualquier reclamo si se pierde o demora la
atencin.
*
Aclaramos: ltimamente cada institucin cuenta con formatos de solicitud y all
simplemente hay que llenar los datos y la peticin correspondiente.Pero,si no
cuenta con ese formato hay que redactarlo en computadora y en sitios donde
no existiera ste ltimo puede hacerse manuscrito en papel bond con letra
legible y sin errores ortogrficos. Tambin cada institucin tiene algunos
modelos llenados para facilitar la peticin al usuario en caso de formatos que
usa la entidad.

4.-PARTES DE UNA SOLICITUD

La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar y son:
1.-Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha
del papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura de
todo el contenido de la solicitud.
Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanacin

SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to ao A()

2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe

escribirse despus de la sumilla y todo en mayscula.
Ejemplos: SEOR DIRECTOR DEL COLEGIO

SEOR ALCALDE PROVINCIAL DE

3.-Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad

Ejemplo: Seor Director (SD)

Seor Alcalde

4. Presentacin del solicitante: datos o referencias personales, tales como

a) Nombres y apellidos completos

b) Ciudadana

c) Edad

d) DNI (documento nacional de identidad)

e) domicilio.
En esta parte termina con una expresin de cortesa.

Ejemplo

Patricia Gonzales Pacheco, peruana, de 23 aos de edad, con DNI N

26639848, domiciliada en el Jr..Alfonso Ugarte N 298, Cajamarca, a usted con
toda consideracin expongo lo siguiente:

5.-El texto, cuerpo o peticin: Es el asunto argumentativo que consta de dos

partes:
a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los
dispositivos legales vigentes por los que se solicita.

b) La peticin correspondiente que se afianza con la inclusin de los

documentos requeridos para tal efecto.

Ejemplo:

Que deseando continuar mis estudios, solicito se digne autorizar se me otorgue

mi certificado de estudios del 5to ao A cursado y probado enpara el
efecto, acompao el recibo de pago en tesorera y las fotografas
correspondientes.

6.-La despedida o conclusin: Llamado tambin pie. Consta de dos partes:

a) Menciona lo expuesto en la solicitud
Ejemplos:

Por lo expuesto:

Por tanto:

b) Son expresiones de agradecimiento por la atencin que se d al documento

y se termina haciendo mencin a la justicia.

Ejemplo:

A usted suplico atender a mi solicitud por ser de justicia.

7.-Lugar y fecha.Se escribe al pie de la despedida y en la parte central a la

derecha:
8.-Firma.
Modelo de solicitud
SOLICITA CONSTANCIA DE ESTUDIOS
SEOR DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JUAN XXIII DE
CAJAMARCA

SD

Andrea Gmez Marn, alumna del primer grado, seccin, A turno maana, del
plantel que usted dignamente dirige, con 19 aos de edad y domiciliada en el
Jr.Bolvar N 240 Cajamarca, ante usted, con el debido respeto expongo lo
siguiente:

Que es para m requisito indispensable para poder conseguir trabajo ( a medio

tiempo) presentar una constancia de estudios del ao que estoy cursando y as
poder ayudar a mis padres que se encuentran delicados de salud ,por lo que
recurro a su despacho para que se me expida dicho documento.

POR TANTO:

Solicito a usted acceder a mi peticin por ser de justicia.

Cajamarca, 07 de mayo del 2012.

Andrea Gmez Marn

Otro modelo de solicitud

SOLICITA CERTIFICADO DE TRABAJO

SEOR GERENTE REGIONAL DE MINERA YANACOCHA

CAJAMARCA

Isidro Llico Grados, con DNI N 26701208 , domiciliado en el Jr.Chota N 238

de esta ciudad, ante usted ,con el debido respeto expongo:

Que por convenir a mis intereses, solicitud a usted se me otorgue, por la

dependencia correspondiente, un certificado de los servicios que prest en esa
Direccin regional como Jefe de la Unidad de Planillas,Grado IV,Subgrado
1,durante dos aos: del 02 de enero del 2010 hasta el 31 diciembre del 2011.
POR LO EXPUESTO:

Es justicia que espero alcanzar.

Cajamarca ,15 de mayo del 2012.

Isidro Llico Grados

DNI N 26701208

Otro modelo de solicitud

SOLICITA CERTIFICADO DE ESTUDIOS

SEOR DIRECTOR DE CENTRO DE EDUCACIN BSICA ALTERNATIVA
JUAN XXIII-CAJAMARCA

Carmela Chugnas Aguilar, identificada con DNI N 26707070, con domicilio

legal en el Jr.Sinchi Roca N 212, distrito de Baos del Inca, provincia y
departamento de Cajamarca, ante usted con el respeto que se merece
expongo:

Entre los aos 2008 y 2011 efectu mis estudios secundarios en el CEBA
JUAN XXIII,ciclo avanzado, forma de atencin presencial, a su cargo y siendo
de necesidad, para continuar con mis estudios superiores ,contar con los
Certificados de Estudios, recurro a su Despacho para que se sirva disponer a
quien corresponda se me expida los Certificados correspondiente. Hago de su
conocimiento que los estudios los curs en turno nocturno como indico a
continuacin:

Primer grado A 2008

Segundo B 2009.

Tercer grado A 2010

Cuarto grado B 2011.

Asimismo Adjunto las fotografas correspondientes y los recibos de pago por

derecho de certificados.

POR TANTO:
 Es justicia que espero alcanzar.

Cajamarca,15 de mayo del 2012.

Carmela Chugnas Aguilar

DNI N 26707070

Informe
En trminos generales, un informe es un texto que da cuenta del estado actual
o de los resultados de un estudio o investigacin sobre un asunto especfico.
En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material.
El informe contiene datos en pasado o en futuro ya comprobados.
El informe es un documento escrito en prosa informativa (cientfica, tcnica o
comercial) con el propsito de comunicar informacin del nivel ms alto en una
organizacin. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el
autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Adems, aporta
los datos necesarios para una completa comprensin del caso, explica los
mtodos empleados y propone o recomienda la mejor solucin para el hecho
tratado.
El informe es la exposicin de los datos obtenidos en una investigacin de
campo o bibliografa de un determinado tema ; por eso, su propsito es
principalmente informativo.

ndice

1Partes
2Formato
3Tipos de informe
4Enlaces externos

Partes
Tanto el informe como otros medios de comunicacin tienen sus respectivas
partes como:
 1. 'Prologo

2. Contenido o General
3. Introduccin

a. Planteamiento del Problema

b. Significado del Problema o Historia del Concepto
c. Explicacin lo ms precisa posible del Objeto de la Investigacin: qu se
hace y para qu se hace.
4. Marco Terico Referencial
Definiciones de trabajo utilizadas
5. Revisin de la Bibliografa relacionada con el tema y con Investigaciones ya
realizadas sobre la misma cuestin o similares.

Cuerpo del Informe:

6. Esquema de la investigacin
a. Breve Referencia al Diseo de la Investigacin
b. Descripcin de Mtodos y Tcnicas utilizadas
7. Presentacin, Anlisis e Interpretacin de los Hechos:
a. Los Hechos
b. El Anlisis de los Hechos
c. La Interpretacin de los Hechos

8. Resmenes y Conclusiones:

a. Principales hallazgos; conclusiones que se deducen de los resultados.

b. Sugerencias para investigaciones ulteriores, y/o.
c. Diagnostico (cuando se trata de una investigacin para realizar un programa
de accin social.

Seccin de Referencias:

9. Bibliografa

10. Anexos y Apndices:

a. Grficas e Ilustraciones
b. Datos Estadsticos
c. Material Suplementario

Formato
En cuanto a un formato, los informes varan desde un punto de vista que
indican los asuntos tratados a formatos ms complejos incluyendo diagramas,
grficos, imgenes, tablas de contenido, extractos, resmenes, apndices,
notas al pie de la pgina, hipervnculo y referencias; u otro tipo especfico,
redaccin del informe como una sola unidad, donde se expone la informacin
investigada, en la que no son necesarios los ttulos, ya que estn marcadas sus
partes, aunque carezcan de esto.

Tipos de informe
Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:

Cientficos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y

riguroso; pertenecen a la categora de memorias cientficas.
Tcnicos: se desarrollan en las organizaciones pblicas o privadas sobre
temas de sociologa , antropologa, psicologa social, etc; su lenguaje es
accesible, pero mantiene el rigor de la investigacin cientfica.
De divulgacin: destinados al pblico en general; su lenguaje se adapta a
una persona de mediana cultura.
Mixtos: destinados tanto a instituciones como al pblico en general; su
lenguaje se adapta al de ambos grupos de destinatarios.
Por las caractersticas textuales los informes se clasifican en:

Expositivos: contienen una informacin o una descripcin del tema o unas

instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretacin, o
evaluacin; a veces, reciben el nombre de dossier.
Analticos: tienen como objetivo justificar una decisin o accin ya
realizada o, al menos, proyectada. (Ibdem). Se denominan tambin
propuesta o proyecto.
Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una
decisin en la lnea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de
accin (es el informe ms utilizado en consultora).
Acta de una reunin
Para el resumen de las aportaciones realizadas en una conferencia acadmica
o ciertas revistas cientficas, vase actas
Para otros usos de la palabra acta o actas,

Acta fundacional del Club Atltico Vlez Sarsfield en el ao 1910.

Acta de independencia de las provincias unidas en Sudamrica

(actual Argentina).
Pgina del libro de actas del en:Council of Four Lands (Lublin, Polonia), del
siglo XVIII.

Acta de fundacin de un grupo

El acta de una reunin es el documento escrito que registra los temas

tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunin, con la finalidad
de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos
que celebra estas reuniones de las que se levantar acta puede ser muy
diverso, desde una asamblea parlamentaria, una institucin pblica o privada,
una asociacin o una comunidad de vecinos. Todas estas reuniones han
debido ser debidamente convocadas, por escrito y con la antelacin adecuada,
mediante un documento, dirigido a todos los posibles asistentes, en el que
figurar elorden del da de la reunin.
Aunque pueden ser documentos independientes, las actas casi siempre estn
recogidas en un libro de actas, debidamente diligenciado y cuyas pginas
estn numeradas.
Hay ciertas reuniones u otras cosas cuyas actas tienen un formato diferente y
especfico como las actas que registran las aportaciones realizadas por
losponentes y comunicantes en una reunin cientfica, o los documentos que
certifican ciertos datos de inters que son oficializados en dicha reunin, como
las actas de evaluacin, que van firmadas por todos los participantes.
El acta u acta da una visin general de la estructura de la reunin, a partir de
una lista de los asistentes, una relacin de las diversas cuestiones planteadas
 por las personas convocantes de la reunin (presidente, director) o por los
participantes, y cada una de sus correspondientes respuestas. Los elementos
que figuran en las actas son sobre todo las decisiones y acuerdos adoptados,
como nombramientos, ceses, aprobacin de estados contables, presupuestos o
proyectos, modificacin de estatutos, planes de actuacin, etc.1

ndice

1Elaboracin del acta

2Actas de reuniones de organismos pblicos
3Actas de reuniones de instituciones privadas
4Formato del acta
5Aprobacin del acta
6Referencias

Elaboracin del acta

Durante o antes la reunin, el secretario va tomando nota de los aspectos ms
importantes para elaborar el acta y, generalmente, la redacta al final de la
reunin, o poco tiempo despus. A veces se registran los detalles mediante
una grabadora, o un experto en taquigrafa.
Por lo general, las actas no deben ser demasiado extensas para lo cual deben
concentrarse en las cuestiones importantes (acuerdos) y casi nunca son actas
literales que recogen todo lo comentado. Esto s ocurre en algunos casos como
las actas correspondientes a los debates de las asambleas parlamentarias que
reciben el nombre de diario de sesiones.
Las actas de la mayora de entidades, tales como ayuntamientos o instituciones
pblicas, deben ser conservadas y son documentos jurdicos importantes.
Muchas de ellas registran acuerdos de gran trascendencia histrica y son
conservadas durante siglos como documentos de excepcional valor (actas de
independencia de pases o territorios, actas fundacionales

Actas de reuniones de organismos pblicos

La mayora de las reuniones de organismos pblicos o gubernamentales
siguen reglas prescritas. A menudo las palabras de los asistentes son
registradas al pie de la letra, o slo se registra un resumen de las mismas, pero
se incluyen los comentarios de todos los oradores. Esto generalmente se
requiere en reuniones de instituciones que deben legislar o administrar un tema
en particular (parlamentos, ayuntamientos), a diferencia de otros tipos de
reuniones pblicas (escuelas, empresas pblicas), en las que no es
estrictamente necesario levantar actas taquigrficas de todas las
observaciones formuladas.
Actas de reuniones de instituciones privadas

Las reuniones de organismos privados (clubes

deportivos, empresas, asociaciones, comunidades de vecinos) tambin
cuentan con un registro en forma de acta, en la que se detallan los acuerdos
adoptados. En el caso de las grandes empresas, se suele levantar acta de
las asambleas generales, de las reuniones del consejo de administracin y de
las reuniones de los comits de direccin, si los hay.

Formato del acta

Aunque los modelos de acta pueden ser diversos,en general, las actas
comienzan con el nombre de la entidad que celebra la reunin, especificando el
lugar, la fecha, la lista de personas presentes, y la hora a la que
el presidente abri la sesin, como en el siguiente ejemplo.

"En la ciudad de puno, siendo las 12:00 horas del da 12 de diciembre de

2016 se rene en sesin ordinaria el Claustro de profesores del Instituto
de Educacin Secundaria "glorioso san carlos ", en la Biblioteca del
centro, presidido por la directora y con la asistencia de los profesores
indicados al margen, para tratar los asuntos incluidos en el siguiente
ORDEN del DA
1. Lectura y aprobacin, si procede, del acta de la sesin anterior.
2. Informe de la Directora.
3. Debate y, en su caso, aprobacin del...

El acta luego recoge lo que realmente se dijo y acord en la reunin,

normalmente en el orden en que sucedi o en un orden ms coherente, con
independencia de que la reunin haya seguido (o ignorado) el orden del da
previsto. Un formato menos frecuente puede registrar los acontecimientos
en el orden en que aparecen en el orden del da, independientemente de la
cronologa real.
Dado que la funcin primaria de las actas es registrar las decisiones
tomadas, todas las decisiones oficiales deben ser incluidas. Si se manifiesta
formalmente una propuesta o sugerencia mocin, tanto si prospera como si
es rechazada, debe estar recogida. El recuento de votos tambin puede
figurar. Se suele indicar a la persona proponente (La Sra. Jimnez propone
...) pero no es necesario incluir el nombre de las personas que han
secundado o rechazado su propuesta, siendo suficiente indicar el nmero
de personas que votaron a favor, en contra o se abstuvieron, aunque se
puede aceptar las peticiones de los participantes para que figure su nombre
y el sentido de su voto. Si se debe tomar una decisin por votacin nominal,
entonces todos los votos individuales se registran junto a su nombre. Si
sta se efecta por consentimiento general, sin una votacin formal, este
hecho puede ser registrado. Los recuentos podrn omitirse en muchos
casos (por ejemplo, en un acta se puede aparecer indicaciones genricas
("la propuesta se aprob por unanimidad"; "por mayora simple de los
presentes se decidi

A veces ciertos aspectos que ocupan una fraccin importante de la reunin

son registrados de modo muy resumido, por ejemplo, "los informes
financieros fueron presentados y aprobados", o "se discuti la cuestin
jurdica sin llegar a ningn acuerdo".
Las actas suelen terminar con una nota sobre la hora a la que se levant la
sesin.

Aprobacin del acta

Una vez elaborada el acta, se remite una copia a las personas con derecho
de asistencia, quienes podrn mostrar su inconformidad con la misma. Al
final de la propia reunin celebrada, o al principio de la siguiente, se
procede a dar lectura al acta que sirve como revisin de la misma y se
decide sobre su aprobacin definitiva. El acta debe llevar al menos la firma
del secretario y de la persona que convoc la reunin, a veces, las de todos
los asistentes.
Si los miembros del comit o grupo estn de acuerdo en que las actas
escritas reflejan lo que pas en la reunin, se decide su aprobacin, y el
hecho de su aprobacin se registra en el acta de la reunin en que tiene
lugar. Si hay errores u omisiones importantes, a continuacin, el acta ser
redactada y presentada de nuevo en una fecha posterior. Sin embargo los
cambios de menor importancia se pueden hacer inmediatamente, y el acta
modificada puede ser aprobada "en su versin modificada" o, por ejemplo
"con la adicin del nombre Amanda Daz a la lista de asistentes". Es
conveniente y habitual enviar una copia del borrador del acta a todos los
miembros antes de la reunin para que la reunin no tenga que ser
retrasada mientras se lee y corrige el borrador.