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CERTIFICAO ISO

PARA EMPRESRIOS
Um guia fcil para preparar
e certificar sua empresa

Rodrigo Furniel
Antes de comear
por Rodrigo Furniel

Trabalhando na Templum Consultoria eu tive a rara oportunidade de

um padro nas dvidas, medos e equvocos dos empresrios sobre as


normas ISO.

Percebi que muitos ainda acham que a ISO 9001, por exemplo, cara,
burocrtica e difcil de implementar. Ou que as normas ISO so apenas
para empresas grandes e indstrias, o que no verdade.

Na realidade, as normas ISO evoluram mais rpido do que sua imagem


em alguns mercados. Hoje qualquer empresa pode ter a ISO 9001 e se

Mas esse no um e-book sobre os benefcios da ISO 9001. Esse um

ISO e, sobretudo, a importncia da consultoria nesse processo.

onde comear, esse e-book para voc.

Espero que goste.


Preciso certificar
minha empresa.
E agora?
Existe tanta informao na internet
que voc pode ficar um pouco
perdido. Vamos guiar voc para filtrar
exatamente o que precisa.
O VOLUME DE INFORMAO
PODE ATRAPALHAR
Ao pesquisar sobre a ISO 9001 pela
primeira vez, o desafio inicial ser filtrar
a infinidade de sites, produtos e servios
que so encontrados em uma simples
busca no Google.

comum encontrar pginas falando sobre:

certificao
treinamento
modelos de formulrios
softwares
consultoria
manuais de qualidade
normas
auditorias

Para o empresrio que no conhece o universo das certificaes, isso tudo


pode ser realmente assustador.
O QUE VOC PRECISA SABER
PARA COMEAR
A primeira coisa que voc precisa entender
que o processo tem duas etapas bem
definidas:

Preparao
Neste grupo se encontram empresas, softwares e servios que ajudam empresas
a se preparar para as auditorias de certificao. Chamamos essa preparao de
implementao.

Certificao
Para conquistar o certificado, a empresa auditada por um orgo certificador, que
verifica se os processos da empresa esto de acordo com a norma.

importante ressaltar que os processos de implementao e certificao


so realizados por empresas diferentes, e voc ter que tomar duas decises
importantes:

Como preparar sua empresa?


Como escolher o organismo certificador?
Como preparar
minha empresa
para a ISO 9001
nesta parte que voc precisa tomar
as melhores decises para conquistar
o selo e agregar valor a sua empresa.
POSSIVEL FAZER
SOZINHO?
possvel, porm improvvel. Se voc no
est familiarizado com sistemas de gesto,
ser muito difcil

Durante a implementao voc ter que elaborar procedimentos, mapear


processos, verificar a documentao necessria, elaborar documentos de controle
e gerenciar registros, alm de ler e interpretar a norma em si. Sem experincia, a
chance de fracasso na auditoria muito grande.

Se voc pensa em contratar um profissional experiente, o salrio mdio de


mercado pode variar de R$ 2.200 a R$ 3.000. Com encargos e benefcios o custo
total mensal ser de R$ 4.400 a R$ 6.000. Como a implementao pode demorar
alguns meses, fcil fazer a conta e saber que o valor vai ser alto.

Sem experincia, a implementao pode


demorar mais do que o estimado, e como
tempo dinheiro, pode sair mais caro do
que contratar uma consultoria.
ENTO QUAL O MELHOR
CAMINHO?
O melhor caminho aquele em que se leva
em considerao o pacote como um todo:
qualidade, tempo, garantias e o custo total.

Existem empresas que fornecem treinamentos, pacotes de documentos prontos


ou softwares. O problema que esses modelos de implementao so muito
genricos e no consideram a cultura e realidade da sua organizao. As solues
propostas podem no ser as mais adequadas para a sua empresa e j vi muitos
casos que comearam assim e migraram para a consultoria depois que j tinham
gasto tempo e dinheiro.

Algumas pessoas tm a ideia que a consultoria cara, mas no consideram que o


tempo perdido e os erros cometidos no processo de tentativa e erro podem custar
muito mais.

Com a experincia e a metodologia de uma boa consultoria, sua empresa estar


preparada em menos tempo, sem despesas extras ou retrabalho. Com o aumento
da eficincia operacional, o retorno do investimento maior e mais rpido.
CONTRATE CONSULTORIAS
CERTIFICADAS
As certificaes ISO no so apenas quadros
para se colocar na parede, so uma forma de
gerir negcios.

As empresas de consultoria devem ter compromisso pessoal com os princpios da


ISO e manter o mesmo padro que promovem aos clientes.

Por que a empresa de consultoria deve ser certificada? Para ns uma questo de
integridade e compromisso. Entendemos que o valor gerado pela certificao tem
duas dimenses:

1. A certificao ISO deve beneficiar a empresa no processo de melhoria contnua.


2. A certificao ISO deve beneficiar os clientes da empresa atravs de uma
melhor performance e satisfao dos clientes.

No caso da Templum a certificao ISO significa:


Queremos atender e superar as expectativas de nossos clientes atravs de um
suporte excepcional
Temos um programa para sempre melhorar a satisfao dos nossos clientes.
Nunca estamos satisfeitos e estamos sempre melhorando nossa performance
em razo destes objetivos.
Quanto
investir na
implementao?
aqui que est o pulo do gato. Voc precisa
fazer uma escolha consciente para gastar o
mnimo sem abrir mo da qualidade.
O QUE PRECISO SABER PARA
PEDIR UM ORAMENTO?
A melhor consultoria aquela que entende
os seus objetivos, elabora uma estratgia de
implementao e cumpre os prazos definidos.

Um procedimento de compra muito comum em empresas a solicitao de 3 ou


mais oramentos de fornecedores diferentes. O comprador define os atributos
do produto que ele precisa e compara o preo dos diferentes fornecedores. Isso
pode funcionar bem na compra de produtos e suprimentos, mas ao escolher uma
empresa de consultoria essa prtica pode ser prejudicial ao negcio.

Antes de bater o martelo veja como o seu dinheiro pode ir embora:

Tempo dinheiro
No existe um prazo padro para se implementar um Sistema de Gesto. Cada
empresa tem uma necessidade e a implementao deve respeitar o ritmo da
empresa. O que no pode acontecer, mas acontece com frequncia, a empresa
ter custos no previstos com atrasos no cronograma. Isso muito comum na
consultoria presencial. O consultor pode at no cobrar as horas tcnicas, mas
certamente ir cobrar os custos com deslocamento e hospedagem.
O custo de oportunidade
Alm dos custos no previstos, os atrasos impedem a empresa de colher os
benefcios da implementao. Enquanto o Sistema de Gesto no estiver em
operao voc continuar a ter despesas ocultas com erros e retrabalho. O quanto
antes voc comear a otimizar seus processos melhor.

O custo da falta de habilidade gerencial


Na verdade a norma que define o Sistema de Gesto diz apenas o que deve ser
feito. a empresa que determina como as coisas devem ser feitas, e no a norma.
Sem habilidade gerencial ou a orientao de algum experiente comum a
definio de objetivos, metas e indicadores que no trazem resultados. O parceiro
ideal aquele que o ajuda a entender o seu negcio e a fazer as melhores escolhas
para a sua realidade. Pense nisso ao considerar as opes mais baratas como
cursos, consultoria compartilhada ou mtodos faa voc mesmo.

Velocidade limitada
Ao optar pela consultoria compartilhada a velocidade de implementao
limitada. O grupo evolui junto e no h opo de avanar na implementao,
mesmo que voc tenha condies e recursos para isso.

A presena do consultor no diminue o


trabalho
Na consultoria presencial o consultor vai at a sua empresa para falar o que voc
precisa fazer. No final da seo voc corre o risco de receber uma lio de casa.
Quem coloca a mo na massa voc, no se iluda.
COMO ECONOMIZAR NA
IMPLEMENTAO

A grande inovao da Templum foi usar a


tecnologia para diminuir a distncia entre
cliente e consultor e eliminar os custos com
deslocamento e hospedagem, que
com frequncia tornavam a consultoria
presencial invivel para muitas empresas.
A Templum foi a primeira empresa de consultoria do Brasil a acreditar que
nano, micro e pequenas empresas podiam sim ter acesso s mesmas tcnicas
de gesto usadas pelas grandes empresas. Isso foi feito reduzindo o custo da
implementao, sem comprometer a qualidade.

O caminho foi criar um jeito novo de fazer consultoria, usando tecnologia para
transferir conhecimento, aproximar o cliente do especialista e, ao mesmo tempo,
eliminar os custos com transporte e hospedagem de consultores.

Tudo foi planejado, dividido em fases, para que voc dedique apenas 1 hora do seu
dia na implementao. Especialistas disponveis via chat, chamado, email e site
solucionam qualquer problema que voc venha a ter. No final da implementao,
ns realizamos uma pr-auditoria para garantir que a sua certificao acontea
sem problemas. por isso que possvel garantir a certificao de todos os
clientes.
Lembre-se: tempo dinheiro. Sem o suporte
ideal para sua empresa voc pode acabar
gastando muito mais.

Sempre que me perguntam como economizar eu digo:

A melhor forma de economizar investir


seus melhores recursos na implementao
e colocar o seu sistema de gesto em
operao no menor prazo possvel, sem
comprometer seu funcionamento total.

Um sistema bem implementado reduz desperdcio, retrabalho, devolues,


reclamaes, acidentes de trabalho, etc.

O retorno do sistema de gesto proporcional ao investimento na


implementao. Chamo de investimento no somente o valor pago empresa
de consultoria, mas principalmente o empenho e dedicao de todos na empresa.
De nada vai adiantar, portanto, voc contratar a consultoria mais cara, pois o
consultor nada poder fazer sem o seu comprometimento ou o envolvimento da
sua equipe.
Preparei minha
empresa,
e agora?
Nesta etapa a empresa j deve estar
preparada e a empresa acreditada
vem para validar o que foi feito.
O QUE FAZER DEPOIS DE
TODA A PREPARAO?
As auditorias internas ou de pr-certificao
so oportunidades de encontrar e corrigir
todos os erros, garantindo o sucesso da
auditoria de certificao.

Terminada a implementao, eu aconselho a realizao de uma auditoria interna.


Este um momento muito importante onde mais conhecimento transferido para
sua empresa e o sistema implementado colocado a prova.

O ltimo passo a contratao de um rgo certificador, que ir realizar


a auditoria final e emitir o certificado correspondente ao sistema de gesto
implementado. Normalmente esta auditoria acontece em duas etapas:

Na primeira etapa so checados os documentos do sistema de gesto, como


procedimentos e instrues de trabalho. comum alguns auditores executarem
esta etapa a distncia.

Na segunda etapa, os responsveis pelos processos so entrevistados pelo


auditor, em busca de conformidades do sistema implementado. Se os requisitos
estiverem consistentes o auditor recomendar a certificao da empresa. Misso
cumprida!

Vale lembrar que o processo de Gesto contnuo e que o certificado tem prazo
de validade de 3 anos, anualmente sero realizadas auditoria de manuteno pelo
organismo certificador.
CUIDADOS AO ESCOLHER A
CERTIFICADORA
Muitos no sabem que a auditoria de
certificao uma excelente oportunidade
para o desenvolvimento da empresa.

Afinal, o auditor passa seus dias identificando oportunidades de melhoria nas


empresas e tem muito conhecimento que pode ser aplicado na sua empresa.
Aproveite essa visita para extrair o mximo de sua experincia e celebre as no
conformidades encontradas, porque resolvendo essas falhas que sua empresa ir
evoluir.

Escolha a certificadora que:

Demonstre a competncia de seus auditores, os quais devem atender aos


requisitos mnimos de qualificao estabelecidos no mbito do SBAC.
Comprove a competncia dos seus auditores, os quais devem ser qualificados
atravs de competncia tcnica, treinamentos especficos e experincia;
Demonstre que cumpre os critrios estabelecidos pelo IAF - International
Accreditation Forum, quanto ao dimensionamento da quantidade de dias das
auditorias e quanto qualificao dos auditores em relao ao escopo da
certificao, disponibilizando e explicando, formalmente, o documento do
IAF ao cliente para que possa esclarecer suas dvidas quanto s propostas
apresentadas.
MAIS ALGUMAS DICAS NA
ESCOLHA
Evite selecionar e contratar seu organismo de certificao acreditado somente
com base no menor preo. Analise, com cuidado, o teor de sua proposta e o
histrico de certificaes realizadas;
Analise com cuidado, nas propostas comerciais apresentadas pelos
organismos de certificao, se o nmero de homens-dias propostos para a
realizao dos servios est compatvel com o volume e a complexidade do
servio a ser executado. Desconfie de propostas que apresentem o nmero de
homens-dias muito diferente das outras propostas;
Exija da certificadora uma proposta contemplando pelo menos:

1. objetivos dos servios a serem prestados


2. escopo dos servios a serem fornecidos
3. (abrangncia) escopo dos processos, ncleos organizacionais, reas
da empresa, etc., que sero objeto de avaliao e certificao
4. recursos envolvidos
5. evidncia formalizada de cumprimento dos critrios do IAF relativos
ao dimensionamento dos escopos auditados, em forma de uma
memria de clculo
6. plano de trabalho
7. preo
8. forma de pagamento
Espero que este e-book tenha esclarescido
como funciona o processo de uma forma
global e que voc tenha base para tomar
a melhor deciso de acordo com a
necessidade da sua empresa.

Se ainda tem alguma dvida, me


mande uma mensagem e fao questo
de lhe ajudar no que for preciso.

Seguem meus contatos:

Rodrigo Furniel
19 3500 2670
rodrigo_furniel@templum.com.br

Pode contar comigo.


Grande abrao.
Certificao ISO garantida
ou seu dinheiro de volta

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