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Enero, 2006
iv
RESUMEN
La existencia de normas internacionales que sustentan los sistemas de gestin integrados en
calidad, ambiente y seguridad y salud ocupacional, parten de mltiples factores influyentes cuyo
legado histrico podra remontarse a pocas anteriores a la propia revolucin industrial que se
inicia en el Siglo XIX. Estos sistemas se apoyan en la documentacin escrita, cuya funcin es
guiar y controlar todas las acciones para el logro de los objetivos y su propsito principal es
asegurar que todo el personal est utilizando los mismos procedimientos e instrucciones de
trabajo de una forma consistente. Procter & Gamble ha producido y distribuido marcas
confiables y de alta calidad. El propsito de esta compaa es ofrecer productos de marca y
servicios de calidad y valor superior que mejoran la vida de los consumidores. El rea de
investigacin y desarrollo de P&G Venezuela, tiene como objetivo principal crear productos de
calidad que se ajusten a las necesidades de un grupo especfico de consumidores en todas las
unidades de negocio que en este centro se encuentran operando. El Departamento de Fabric &
Home Care se encarga de la investigacin de Producto y de Mercado de detergentes, la cual
consiste en tener una mayor comprensin del consumidor y el desarrollo de nuevas tecnologas
para proveerles a los mismos, productos de calidad; adems cuenta con un laboratorio central de
lavandera donde se corren diferentes pruebas las cuales permiten a los investigadores determinar
si la calidad del producto que se est produciendo se ajusta a las necesidades del consumidor.
Este departamento posee sistemas de gestin de Calidad, Ambiente y de Seguridad y Salud
Ocupacional los cuales poseen diferentes elementos claves, en los cuales Fabric & Home Care se
enfoca para mejorar el desempeo del trabajador, la calidad de los productos y evitar al mximo
la disposicin de desechos al medio ambiente. El Sistema de Gestin de Calidad posee 19
elementos por los cuales se rige el Departamento, por otra parte existe un Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud Ocupacional que comprende 6 elementos que a su vez integran algunos
requerimientos ambientales para trabajar bajo condiciones ptimas. Para poder realizar la
propuesta para el diseo de un Sistema de Gestin Integrado de Calidad, Ambiente y Seguridad y
Salud Ocupacional se realiz un anlisis de de cada uno de los elementos de cada sistema,
logrando la posible integracin 6 elementos, por lo tanto en lugar de trabajar bajo los
lineamientos de 19 elementos de calidad y 6 elementos de Ambiente y Seguridad y Salud
Ocupacional, se propuso realizar un diseo de un sistema integrado que slo tenga 16 elementos.
Por otra parte, se realiz un anlisis de brechas el cual permiti definir cuales son los requisitos
de la ISO 9001:2000, ISO 14001:1996 y OHSAS 18001 que estn o no presentes en las polticas
de P&G y de esta forma permitir a la alta gerencia tomar un decisin de trabajar bajo un sistema
de gestin integrado en calidad, ambiente y seguridad y salud ocupacional o dejar estos sistemas
como se encuentran actualmente pero tomando en cuenta los requerimientos de estas normas
internacionales.
CAPTULO I. INTRODUCCIN.................................................................................................. 1
CAPTULO II. OBJETIVOS ........................................................................................................ 1
2.1 Objetivo General .................................................................................................................. 1
2.2 Objetivos especficos ........................................................................................................... 1
CAPTULO III. MARCO TERICO ............................................................................................. 2
LOS SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL .... 2
3.1 LA NORMA ISO 9001:2000................................................................................................ 2
3.1.1 Beneficios....................................................................................................................... 4
3.2 LA NORMA ISO 14001:1996.............................................................................................. 5
3.2.1 Beneficios....................................................................................................................... 7
3.3 LA NORMA OHSAS 18001 ................................................................................................ 7
3.3.1 Beneficios....................................................................................................................... 8
3.4 LOS SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS................................................................ 9
3.4.1 Similitudes entre las normativas .................................................................................. 10
3.4.2 Beneficios de la implantacin de un sistema de gestin integrado.............................. 10
3.4.3 Desventajas .................................................................................................................. 11
CAPITULO IV. DIAGNSTICO DEL PROBLEMA.................................................................... 13
DEPARTAMENTO DE FABRIC & HOME CARE, PROCTER & GAMBLE- VENEZUELA......... 13
4.1 Procter & Gamble rea de Investigacin y Desarrollo. .................................................. 14
4.1.1 Unidades de Negocio en la organizacin ..................................................................... 14
4.2 Departamento de Fabric & Home Care............................................................................... 14
4.2.1 reas de trabajo............................................................................................................ 14
4.3 Polticas del Departamento en el rea de Calidad, Seguridad y Ambiente......................... 16
4.3.1 Sistema de Calidad....................................................................................................... 16
4.3.2 Sistema de Gestin Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional.......................... 21
CAPTULO V. DESARROLLO.................................................................................................. 25
PROPUESTA PARA EL DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO ................... 25
5.1 Propuesta para la integracin .............................................................................................. 25
5.2 Anlisis de Brechas ............................................................................................................. 26
5.3 Plan de accin ..................................................................................................................... 31
5.3.1 Manejo del SGI bajo las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:1996 y OHSAS 18001.32
CAPITULO VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................... 35
6.1 CONCLUSIONES .............................................................................................................. 35
6.2 RECOMENDACIONES..................................................................................................... 35
CAPTULO VII. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................ 36
Anexo 1. Correspondencia de las normas ISO 14001:1996 y 9001:2000 y OHSAS 18001. ..... 38
Anexo 2. Anlisis de los requisitos del las OHSAS 18001 que estn presentes en las polticas
de P&G. ................................................................................................................................... 41
Anexo 3. Anlisis de los requisitos del la ISO 14001:1996 que estn presentes en las polticas
de P&G. ................................................................................................................................... 43
Anexo 4. Anlisis de los requisitos del la ISO 9001:2000 que estn presentes en las polticas de
P&G. ........................................................................................................................................ 46
1
CAPTULO I. INTRODUCCIN
Las funciones de calidad, medio ambiente y seguridad han seguido un desarrollo independiente y
paralelo en el mundo industrial dado que los tres sistemas han tenido un origen diferente, por
ejemplo, la calidad se ha desarrollado a causa de la competencia, ya que es necesario mejorar la
competitividad empresarial. La seguridad, por otra parte, ha sido impulsada por el
establecimiento de regulaciones gubernamentales y por la presin de las organizaciones
sindicales, mientras que el medio ambiente ha sido tomado en cuenta debido a la legislacin y la
sociedad.
Por ms de 100 aos, Procter & Gamble (P&G) ha producido y distribuido marcas confiables y
de alta calidad con el propsito de mejorar la vida de sus consumidores en pases como Estados
Unidos, Mxico, Venezuela, Colombia, Per, Italia, Inglaterra, Espaa, Francia, Singapur y
Japn. Esta empresa, trabaja bajo altos estndares de calidad, y a su vez, el medio ambiente y la
seguridad y salud ocupacional son un factor importante para el bienestar de sus empleados.
Este Sistema de Gestin permitir al Departamento trabajar bajo un mismo lineamiento, el cual
traer consigo beneficios a la empresa, dado que solamente ser necesario hacerle seguimiento a
un solo sistema, el cual deber incluir todos los requisitos de la Legislacin Venezolana y la
normativa interna de Procter & Gamble.
Por otra parte, se simplificara la documentacin necesaria al ser sta nica, lo que traera
consigo transparencia, facilidad de manejo y reduccin de costes de mantenimiento. Y por
ltimo, de querer realizar la certificacin del sistema se obtendra un costo menor de
certificacin que la certificacin de los tres Sistemas de Gestin considerados
independientemente (Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional).
1
CAPTULO II. OBJETIVOS
Todas las normas desarrolladas por la ISO son voluntarias; debido a que la ISO es una
organizacin no gubernamental, no tiene autoridad para imponer sus normas en ningn pas ni
organizacin, pero muchos organismos gubernamentales podran decidir convertir una norma
ISO en una disposicin obligatoria o legal (www.envintl.com; www.iso.org).
Es importante sealar que aun cuando las normas elaboradas por la ISO presentan diferentes
enfoques y objetivos, tienen en comn las siguientes caractersticas:
Son voluntarias, es decir, no tienen la capacidad para regular ni tienen poder legislativo.
Los estndares de calidad ISO fueron creados por un consenso internacional de diferentes pases
con el deseo de mantener una normativa que pueda garantizar al cliente un producto y servicio de
calidad. Este grupo de estndares forman un sistema de manejo de calidad que son aplicables a
3
cualquier organizacin no importa el producto, el servicio, el tamao o si es publica o privada
(COVENIN ISO 9000:2000).
La ISO 9001:2000, por su parte presenta los requerimientos, mientras que las ISO 9000:2000 y
9004:2000 presentan los pasos a seguir para poder ejecutar un sistema de Gestin de Calidad
(COVENIN ISO 9001:2000, www.praxiom.com).
Por lo tanto, la poltica ser un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos, y stos
tendrn que ser coherentes con la poltica y el compromiso de mejora continua, y por lo tanto,
debern ser medibles en la medida de lo posible.
1. Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberan
comprender las necesidades actuales y futuras de los mismos, satisfacer sus requisitos y
esforzarse en exceder sus expectativas.
3.1.1 Beneficios
Garantizar que se pierda menos tiempo, materiales y esfuerzos. De esta forma tendremos
ms tiempo para trabajar en planeacin de nuevos proyectos y productos, en lugar de
correccin de errores.
La ISO 14001:1996 cubre los requerimientos para los Sistemas de Gestin Ambiental (SGA)
(www.quality-one.com). En Venezuela, la Comisin Venezolana de Normas Industriales
(COVENIN) decidi adoptar la Serie ISO 14000 con el propsito global de apoyar la proteccin
ambiental y prevenir la contaminacin del mismo. La norma COVENIN-ISO 14001:1996 es la
norma que describe los requerimientos para la certificacin del sistema de Gestin Ambiental de
una empresa (COVENIN, 1997).
Existen cinco elementos principales que establece la ISO 14001:1996 (Figura 1) para establecer
un Sistema de Gestin Ambiental:
Poltica ambiental: Representa el primer paso para llevar a cabo un SGA y plantea la necesidad
de establecer un compromiso ambiental en los altos niveles ejecutivos de la organizacin para as
poder respetar la legislacin vigente (www.envintl.com).
La fase de planificacin define lo que debe hacer un SGA. Se analizan los aspectos ambientales
que derivan de las actividades, productos o servicios de la empresa, la revisin de los
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requerimientos legales y dems requisitos de relevancia; adems, del establecimiento de los
objetivos y metas tomando en cuenta estos aspectos ambientales y legales pertinentes
(www.arrakis.es).
Mejora continua: Una vez establecido el SGA, las metas deben ir dirigidas no solo al
mantenimiento y cumplimiento del sistema sino a la adopcin de nuevos objetivos.
Asegurar a los clientes del compromiso de tener un buen manejo ambiental y mantiene
buenas relaciones pblicas; dado que muestra al mundo exterior e interior a la empresa, la
preocupacin de la empresa por los problemas del medio ambiente y como, dicha
empresa, se ha implicado tomando medidas eficaces, directas y permanentes en el
tiempo.
Reduce los incidentes ambientales. Las empresas que poseen un SGA poseen
lineamientos que ayudan a prevenir incidentes y accidentes ambientales, reduciendo de
esta forma gastos implicados por sanciones ambientales.
Las OHSAS 18000 son un grupo de especificaciones internacionales que sirven para el manejo
de sistemas de seguridad y salud ocupacional de una empresa. Este grupo de normas se
encuentran compiladas en dos partes: las 18001 (especificaciones para el manejo de seguridad y
salud ocupacional) y las 18002:2000 (Gua para la implementacin de las OHSAS 18001).
(www.ohsas-18001-occupational-health-and-safety.com). Estos estndares fueron tomados del
estndar britnico para la salud ocupacional y manejo de sistemas de seguridad BS 8800:1996
(www.eaglegroupusa.com).
Formacin y documentacin: todo el personal que trabaje en una organizacin que tenga un
sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional debe ser entrenado debidamente para
realizar tareas que puedan tener impacto sobre la SySO en el rea de trabajo. Adems, la
organizacin debe poseer documentos escritos los cuales aseguren que los empleados poseen un
documento donde se encuentran sus responsabilidades y procedimientos.
Mejora continua: deben existir procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente el
desempeo en SySO.
3.3.1 Beneficios
Minimiza las prdidas en casos de incidentes y emergencias. Las empresas que poseen
Sistemas de Gestin en SySO tienen grandes posibilidades de reducir de manera
potencial el nmero de accidentes y por ende, ek tiempo reproductivo y costos relacionados.
Los Sistemas de Gestin Integrados se apoyan en documentacin escrita, cuya funcin es guiar y
controlar todas las acciones para el logro de los objetivos y su propsito principal es asegurar que
todo el personal, est utilizando los mismos procedimientos e instrucciones de trabajo de una
forma consistente. Los principales documentos son:
El manual de gestin integrado, que describe en forma genrica la estructura del sistema
de gestin ambiental, de calidad y de seguridad y hace referencia a los documentos del
mismo.
Ha de aplicarse en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las
etapas de los procesos productivos. Es prioritario prevenir fallos tanto en las
condiciones normales como anormales que puedan acontecer.
Debe ser medible el sistema, ya que el mismo slo ser eficaz, si se es capaz de medir y
evaluar la situacin en la que estamos, y a dnde vamos. Adems el sistema debe estar
abierto a auditorias frecuentes.
Es tarea de todos, est claro que sin una implicacin de todas las personas que trabajan
en una organizacin, es poco probable obtener xitos en calidad, medio ambiente o
seguridad y salud ocupacional, ya que es un proceso continuo e integrado en toda la
estructura de la organizacin.
Podemos sealar las siguientes ventajas de la integracin de los sistemas de gestin para una
organizacin que tenga adquirida la cultura de la calidad (Rubio, 2001):
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Las auditorias de implantacin, seguimiento y revisin de los tres sistemas se realizaran
al mismo tiempo.
En general, debera tener un costo menor de certificacin que la certificacin de los tres
Sistemas de Gestin considerados independientemente (Calidad, Medio Ambiente y
Seguridad y Salud Ocupacional).
3.4.3 Desventajas
Dado que en este trabajo se quiere realizar una propuesta para el diseo de un SGI, debera darse
a conocer cuales son las posibles desventajas que la implantacin del mismo pudiera traer como
consecuencia. A continuacin algunas de las principales desventajas que deben ser tomadas en
cuenta antes de implementar un Sistema de Gestin Integrado en una empresa:
Por ms de 100 aos, Procter & Gamble (P&G) ha producido y distribuido marcas confiables y
de alta calidad con el propsito de mejorar la vida de sus consumidores en pases como Estados
Unidos, Mexico, Venezuela, Colombia, Per, Italia, Inglaterra, Espaa, Francia, Singapur y
Japn. Esta empresa, trabaja bajo altos estndares de calidad, y a su vez la seguridad y salud
ocupacional es un factor importante para el bienestar de sus empleados. Procter & Gamble, como
compaa, tiene muy bien delimitado sus objetivos y principios. A continuacin una breve
descripcin de cada uno:
VISIN: Procter & Gamble ofrece productos de marca y servicios de calidad y valor superior
que mejoran la vida de los consumidores del mundo entero. Es por ello que la visin de la misma
es Ser y lograr ser reconocida como la mejor compaa de productos de consumo masivo y de
Servicio, en el mundo.
PRINCIPIOS: Existen 8 principios fundamentales por los cuales Procter & Gamble se rige,
estos son:
El rea de investigacin y desarrollo de P&G Venezuela tiene como objetivo principal crear
productos de calidad que se ajusten a las necesidades de un grupo especfico de consumidores en
todas las unidades de negocio que en este centro se encuentran operando.
Tabla 1. Descripcin de cada unidad de negocio que opera en el rea de Investigacin y Desarrollo en Procter &
Gamble.
Unidad de Negocio Lnea de Productos
Productos para el cuidado de la ropa y el hogar Detergentes, suavizantes, lavaplatos, limpiadores
para el hogar, blanqueadores, entre otros.
Productos para el cuidado de la belleza Cuidado para el cabello y el color del cabello,
cuidado y limpieza de la piel, fragancias, y
desodorantes.
Productos para el cuidado del bebe y la familia Paales, toallas hmedas, baberos, cambios y
sbanas para el beb.
Toallas sanitarias, papel toilet, toallitas faciales,
entre otros.
Productos para el cuidado de la salud Cuidado oral, salud y nutricin de la mascota,
farmacuticos, y cuidado personal de la salud.
Alimentos y bebidas Varios
Fuente: Elaboracin propia.
El Departamento de Fabric & Home Care (F&HC), al igual que las otras Unidades Globales de
Negocio, se encarga entre otras cosas de la investigacin de Producto y de Mercado de
detergentes, la cual consiste en tener una mayor comprensin del consumidor para el desarrollo
de nuevas tecnologas y de productos de calidad. Adems, F&HC cuenta con un Laboratorio
Central de Lavado (CLL), donde se corren diferentes pruebas las cuales permiten a los
investigadores determinar si la calidad del producto que se est produciendo se ajusta a las
necesidades del consumidor.
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Investigacin de Producto
Es importante sealar, que la unidad global de negocio de F&HC trabaja bajo este concepto
constantemente. Cada vez que se identifica una oportunidad de mejora, el equipo de desarrollo
de producto disea prototipos en el laboratorio, los cuales son probados por los propios
consumidores para verificar su funcionamiento.
Por ejemplo, a travs de estos estudios, hemos logrado definir los siguientes puntos
(www.scienceinthebox.com):
Los detergentes lquidos y compactos han constituido un gran avance en la reduccin del
impacto medioambiental de los procesos de lavado gracias a un menor empleo de los
productos qumicos.
Investigacin de Mercado
Fabric & Home Care, tambin cuenta con un equipo de personas que adems de realizar estudios
de producto, trabajan directamente con el consumidor a travs de diferentes tcnicas las cuales
permiten reunir suficiente informacin de manera cualitativa y cuantitativa
(www.scienceinthebox.com).
Investigacin Cualitativa: se utiliza para generar ideas, se realiza con grupos reducidos
de personas y requiere una estrecha interaccin entre el investigador y los participantes
(www.scienceinthebox.com).
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Investigacin Cuantitativa: se emplea para obtener datos cuantitativos sobre los hbitos
o para evaluar nuevas ideas o prototipos. Se lleva a cabo con grupos ms numerosos y
con anlisis estadsticos de los datos (www.scienceinthebox.com).
En este laboratorio, una vez que se desarrolla un producto tambin se realizan pruebas tcnicas
de lavado y de evaluacin del desempeo de detergentes en relacin a remocin de manchas, de
blancura y de suavidad. Estos procedimientos ayudan al investigador a comparar los resultados
obtenidos con las necesidades del consumidor.
1. Liderazgo.
2. Entrenamiento.
4. Estndares y especificaciones.
5. Procedimientos escritos.
6. Validacin.
8. Materia prima.
15. Records.
Adems, existe una clara definicin de roles segn el cargo, la cual se encuentra documentada
para desarrollar y mantener todos los sistemas de calidad.
5. Procedimientos escritos: Todos los procesos deben ser reproducibles en cualquier momento
para poder tener bases en relacin a la calidad del producto. El Departamento de F&HC cuenta
con procedimientos escritos los cuales explican cmo llevar a cabo una determinada actividad;
estos procedimientos estn escritos en espaol dado que es el lenguaje que se maneja en
Venezuela, pero tambin se encuentran en ingls. Adems, estos documentos se encuentran en
un lugar que sea de fcil acceso al empleado, de manera que no se pierda tiempo o se haga una
actividad errada debido a que el procedimiento no estaba disponible.
14. Control y liberacin de producto terminado y en proceso: para asegurar que solamente es
enviado a los consumidores productos de calidad, el departamento tiene establecido un control de
liberacin, prcticas de envo y control de inventario. Este control garantiza que los productos
cumplan con las especificaciones finales. Existe un procedimiento escrito que especifica en que
etapa un producto puede ser liberado, cuales son los requerimientos, las responsabilidades de la
persona a cargo, entre otras cosas.
El lder del programa, adems debe asegurarse de que los procedimientos escritos para una
determinada actividad sean llevados a cabo de la manera correcta, debe establecer las fechas de
las auditorias internas, identificar y entrenar a las personas que forman parte del grupo de
auditores y designar a aquellos que deben hacer el seguimiento de las acciones correctivas.
17. Comentarios del consumidor: Cada regin y unidad de negocio posee un procedimiento
escrito el cual permite al investigador y a la persona a cargo del sistema recibir, investigar,
documentar y hacer seguimiento de forma apropiada a los comentarios del consumidor; este
procedimiento es realizado a travs de la lnea 800. Por otra parte, si se reportan problemas, stos
deben ser investigados para determinar si los productos referidos no cumplen con las
especificaciones de calidad o presentan algn tipo de riesgo al consumidor; adems, este proceso
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puede ser una fuente importante para la mejora del producto, dado que el consumidor expresa lo
que quiere y lo que necesita en el caso de que el producto no cumpla con sus necesidades.
18. Mejora y revisin de resultados del sistema de calidad: Es necesario conocer cmo el
sistema de calidad del departamento opera para poder establecer las prioridades en posibles reas
de mejora. Todas las reas (tanto de suplidores como de investigacin) poseen un sistema de
seguimiento de resultados para poder obtener una imagen real de cmo el sistema de calidad est
funcionando. Las mediciones del sistema de calidad se realizan a travs de: 1) el porcentaje de
capacidad del aseguramiento de calidad, 2) los resultados del sistema de incidentes de calidad y
3) las mediciones de calidad del producto (defectos). Por otra parte, en el departamento existe un
grupo de personal contratado para las labores del CLL que es calificado para las mismas.
19. Responsabilidad para contratistas: Esta herramienta debe ser usada para la evaluacin de
los contratistas que suplen materia prima para la produccin de productos de calidad y para
indagar en el rea de investigacin de las necesidades del consumidor. A su vez, si las empresas
contratadas sub-contratan a otras empresas, este elemento tambin es utilizado para evaluar a las
sub-contratistas.
Una vez que P&G decide trabajar con una contratista, un miembro del equipo de aseguramiento
de la calidad debe:
Especificar a la empresa cuales son las especificaciones y los estndares que utiliza P&G.
P&G posee un sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) que tiene como objetivo
garantizar que sus empleados trabajen en un ambiente sano y seguro; por lo que la compaa
trabaja bajo estndares de operaciones seguras.
Por otra parte, este sistema fue diseado de tal forma que la parte ambiental tambin sea incluida,
por lo tanto P&G se compromete a producir productos que tengan bajo impacto en el medio
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ambiente, bien sea en el rea de diseo, manufactura, distribucin, uso y/o disposicin de
productos. Por lo tanto, podra considerarse al mismo un Sistema Integrado en Ambiente y
Seguridad y Salud ocupacional.
Es importante sealar que en este sistema es considerado en mayor escala el rea de SySO, dado
que la ambiental no posee un libro especfico que indique exactamente que se est realizando.
Ahora, la empresa garantiza trabajar bajo lineamientos que permitan cumplir con la Normativa
Venezolana, pero no se obervan perfectamente descritos.
Por otra parte, el sistema de gestin ambiental y seguridad y salud ocupacional de P&G
comprende 6 elementos, que son utilizados en el departamento de F&HC los cuales son descritos
a continuacin:
b) Descarga de aguas (el CTC posee un sistema de tratamientos de agua el cual est
diseado para que el agua que se descarga est bajo los criterios de la normativa vigente).
c) Sistema para la proteccin contra derrames (el cual abarca derrames de productos slidos
y lquidos).
d) Sistema para el manejo de desechos slidos (a travs del cual se realizan monitoreos para
la identificacin, cuantificacin y documentacin de manera que las descargas se
encuentren bajo los requerimientos legales) y;
3. Operaciones y mantenimiento: Este elemento garantiza que todos los procedimientos estn
debidamente actualizados para que no existan problemas de mal manejo de productos o
condiciones inseguras. Por otra parte, permite mantener las reas de uso en buen estado para que
no existan incidentes o accidentes en el Departamento de F&HC y en el CTC. Por ejemplo, el
sistema de seguridad biolgica es monitoreado constantemente, as como el sistema de
informacin y manejo de qumicos, el sistema de ergonoma, el sistema de manejo de materiales,
el sistema de control de agentes fsicos (ruido) y finalmente el sistema de seguridad para
visitantes y contratados. Por otra parte, es importante sealar que todos los procedimientos para
garantizar la disminucin del impacto ambiental son tambin constantemente monitoreados.
Por otra parte, el CTC tiene a su disposicin una base de datos en la cual se hace seguimiento del
personal que ha sido entrenado, y de esta manera se garantiza que todo el personal tenga claro
cuales son los riesgos de la actividad que va a realizar y como debe hacerlo de manera segura.
6. Prevencin y mejora: El CTC tiene un sistema de manejos de emergencias cuyas causas han
sido definidas bajo un anlisis de riesgo (riesgo ante el manejo de qumicos, bioseguridad,
ergonoma, manejo inapropiado de equipo, desastres naturales, entre otros). Este sistema
contempla que 1) todo el personal conozca el procedimiento a seguir en caso de alguna
emergencia; 2) se forme un grupo de personal calificado para manejar cada escenario (sus roles
y responsabilidades estn claras); 3) el sistema de alarmas en caso de una emergencia sea
distintivo y escuchado en cualquier rea; 4) las rutas de evacuacin se encuentren debidamente
sealizadas y conocidas por todo el personal y; 5) todo el equipo de seguridad est disponible y
constantemente evaluado. Estos sistemas incluyen un plan de emergencias, una brigada de
emergencia y un plan de respuesta ante emergencias.
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CAPTULO V. DESARROLLO
Una vez determinados los objetivos principales de cada uno de ellos, fue posible proponer la
integracin de 6 para llegar a un total de 16 elementos. A continuacin las razones por las cuales
se puede considerar la integracin de estos elementos claves:
1.- Liderazgo y compromiso: Ambos sistemas de gestin poseen un elemento clave que define
de manera clara cuales son los objetivos tanto en el rea de aseguramiento de la calidad como
ambiente y SySO. A su vez estos elementos determinan cules son las responsabilidades de la
alta direccin as como de los departamentos que se encargan de hacerle seguimiento a los
sistemas.
2.- Entrenamientos y procedimientos: Para que los sistemas puedan cumplir con sus objetivos,
es necesario que el personal que labora en el departamento est debidamente capacitado y
entrenado tanto en el rea de aseguramiento de la calidad como en el rea de SySO y ambiente.
3.- Asesoramiento de riesgo, diseo, construccin e intalaciones: Para que los empleados del
departamento trabajen bajo condiciones seguras es necesario garantizar que el diseo y la
construccin de las reas de trabajo estn acordes con las actividades de los mismos; a su vez, de
ser necesario realizar algn cambio en las instalaciones del departamento, el equipo de SySO
debe analizar las posibles consecuencias de ste y por otra parte, el equipo de aseguramiento de
la calidad debe garantizar que estas modificaciones no alteren los resultados esperados por el SG
de la calidad.
5.- Programas de automejora: Para poder garantizar que los sistemas de gestin por los cuales
se rige el Departamento de F&HC cumplan con sus objetivos, cada sistema posee un programa
de automejora que permite identificar y corregir las deficiencias presentes; este elemento por
basarse en el mismo concepto puede ser integrado bajo un mismo elemento, teniendo un
responsable para el rea de calidad, uno para el de SySO, y otro que garantice que de haber
alguna actividad que pueda tener algn impacto ambiental sta sea realizada segn la normativa
vigente.
6.- Mejora y revisin de resultados: El Sistema de Gestin (SG) de calidad posee un programa
de seguimiento de resultados que permite evaluar al sistema; a su vez, el SG de SySO posee un
programa de retroalimentacin, el cual identifica los comportamientos seguros e inseguros
durante las horas de trabajo a travs de la cual permite la disminucin de la incidencias de
condiciones inseguras. Este ltimo elemento puede integrarse a un bloque de mejora y revisin
de resultados el cual incluya como uno de sus objetivos la identificacin y seguimiento de
condiciones inseguras durante las horas laborales.
Para cumplir con los objetivos propuestos en este trabajo especial se realiz una tabla (ver Anexo
1) la cual permite definir cules son los captulos que pueden integrarse segn la ISO 9001:2000,
ISO 14001:1996 y OHSAS 18001.
Una vez que fueron determinados cules son los elementos que pueden ser integrados, se realiz
una auditora documental a travs de un anlisis de brechas que permiti identificar cules son
los requisitos de la ISO 9001:2000, ISO 14001:1996 y OHSAS 18001 que estn presentes en las
polticas de P&G (ver Tabla 3 y Anexo 2).
Adems, tambin fue posible identificar aquellos requerimientos que faltan para seguir el
cumplimiento de estas normas.
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El anlisis de brechas o gap analysis es el estudio de las diferencias entre 2 o ms sistemas de
informacin, este tipo de anlisis constituye un mtodo de consultora de ciclo corto que es parte
de la planificacin estratgica aplicada y es, a su vez de efecto duradero en el desarrollo
organizacional de los consultantes. El anlisis de brechas representa un proceso activo para
poder examinar la magnitud del salto que se debe dar desde la situacin actual hasta la deseada:
un estimado de qu tan grande es la brecha.
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Tabla 2. Integracin del sistema de Gestin de Calidad, SySO y Ambiente en el Departamento de F&HC, P&G
Elementos que se
Sistema de Gestin
Sistema de gestin de la Calidad Sistema de gestin de SySO pueden integrar
Ambiental
SI NO
1. Liderazgo EL objetivo principal de este 1. Liderazgo y EL objetivo principal de este Este elemento se basa X
elemento es la definicin de objetivos compromiso elemento es la definicin de en los mismos
que sean acordes con el sistema de objetivos que sean acordes con lineamientos del SG
calidad, as como la implementacin el sistema de SySO, as como la de SySO
de un plan de accin para que estos se implementacin de un plan de
cumplan a travs de una revisin accin para que estos se
continua de los mismos (que puede cumplan a travs de una revisin
ser a travs de auditorias internas). continua de los mismos (que
puede ser a travs de auditorias
internas).
2. Entrenamiento Todos los empleados que laboren en 4.Entrenamientos y Existe un sistema que garantiza X
el departamento son debidamente procedimientos que todo el personal que labore
entrenados y calificados segn se rea est debidamente entrenado.
de desempeo.
3. Diseo, Todo cambio que se realice en el 2. Asesoramiento Existe un sistema que garantiza Existe un sistema de X
construccin e departamento es evaluado por el de riesgo, diseo y que el diseo y la construccin seguridad biolgica,
instalacin equipo de asesoramiento de la calidad construccin de las reas mantengan la de control a
del CTC. Por otra parte, existe un seguridad del personal cuando exposicin qumica de
sistema que facilita la limpieza, este realice una actividad. manejo de materiales
sanitizacin, mantenimiento los cuales estn
preventivo control de plagas, etc. alineados con las
leyes y regulaciones,
de manera de que se
minimice el impacto
de las actividades de
la empresa con el
ambiente
4. Estndares y Todos los procedimientos deben ser X
especificaciones reproducibles en cualquier momento,
para ello, todas las especificaciones y
estndares para la realizacin de un
producto se encuentran debidamente
documentados y evaluados.
Fuente: Elaboracin propia.
29
Tabla 2. Integracin del sistema de Gestin de Calidad, SySO y Ambiente en el Departamento de F&HC, P&G (cont).
Elementos que se
Sistema de Gestin
Sistema de gestin de la Calidad Sistema de gestin de SySO pueden integrar
Ambiental
SI NO
5. Procedimientos Todos aquellos procedimientos que 3.Operaciones de Este elemento garantiza que X
escritos sean necesarios para la realizacin de mantenimiento todos los procedimientos estn
una actividad se encuentran debidamente documentados y
debidamente documentados e actualizados para evitar malos
identificados. manejos o condiciones inseguras.
6. Validacin Los productos, procesos, sistemas de X
produccin son validados para que los
resultados sean reproducibles
7. Control de plagas y Toda fuente de contaminacin es X
mantenimiento identificada y controlada, adems en
el CTC se lleva a cabo un control de
plagas de insectos y otros animales.
8. Materia prima Es obtenida a travs de suplidores X
debidamente autorizados, los cuales
han sido debidamente orientados,
entrenados y auditados.
11. Almacenamiento Existe un sistema que evita que el X
y manejo de producto producto terminado no se deteriore a
terminado causa del ambiente, manejo
inadecuado o largos perodos de
almacenamiento
14. Control y Existe un sistema de control de X
liberacin de liberacin de producto terminado el
producto terminado y cual garantiza que el mismo cumpla
en proceso con las especificaciones finales.
12. Control de Existe un sistema que garantiza que el X
laboratorio laboratorio se encuentre debidamente
suplido y con todos los
procedimientos necesarios a la mano.
15. Records Este elemento permite identificar cada X
uno de los pasos que se siguieron para
la realizacin de una actividad, ya que
el investigador debe documentar sus
observaciones, los comentarios de los
consumidores, y por lo tanto se puede
a su vez realizar mejoras de producto.
30
Tabla 2. Integracin del sistema de Gestin de Calidad, SySO y Ambiente en el Departamento de F&HC, P&G (cont).
Elementos que se
Sistema de Gestin
Sistema de gestin de la Calidad Sistema de gestin de SySO pueden integrar
Ambiental
SI NO
16. Programas de Es un sistema que permite identificar 6. Prevencin y Existe un sistema de X
automejora y corregir las deficiencias presentes en mejora emergencias que contempla que
el SGC y a su vez asegurrarse de que todo el personal conozca el
las acciones correctivas sean procedimiento a seguir en caso
realizadas a tiempo. de una emergencia, se forme un
grupo calificado para el manejo
de escenarios y se garantice la
sealizacin de las rutas de
evacuacin.
17. Comentarios del Existe un procedimiento escrito el X
consumidor cual permite al investigador y a la
persona a cargo del sistema recibir,
investigar, documentar y hacer
seguimiento los comentarios del
consumidor; a travs de la lnea 800.
18. Mejora y revisin Existe un sistema de seguimiento de 5. Sistemas de Se identifican y mejoran X
de resultados de resultados para poder evaluar el retroalimentacin comportamientos seguros en
calidad estado del SGC. del horas de trabajo, para la
comportamiento disminucin de la incidencia de
condiciones inseguras en el
departamento.
19. Responsabilidad Se refiere a la evaluacin de los X
para contratistas contratistas que suplen materia prima
o trabajan en el CTC.
Fuente: Elaboracin propia.
31
Una de las razones principales por las cuales se propone un diseo para la implementacin de un
Sistema de Gestin Integrado es la facilidad de poder hacerle seguimiento a tres sistemas
diferentes al mismo tiempo.
Realizar una reunin con la alta gerencia de P&G, para plantearles las razones por las
cuales es beneficioso implementar un SGI en el departamento.
Realizar una auditora interna de cada uno de los sistemas por separado para poder
identificar las reas de mejora y poder definir un plan de accin basado en resultados
reales.
Realizar una reunin o las que sean necesarias, entre el equipo de SySO y el equipo de
aseguramiento de la calidad para definir cules sern los nuevos objetivos de cada uno de
los nuevos elementos que de ahora en adelante sern integrados.
Realizar el respectivo libro que plantee los objetivos, metas y procedimientos a seguir
para la implementacin y puesta en marcha del SGI.
Definir un plan de accin para poder cumplir con los nuevos objetivos del sistema. Este
plan de accin debe poseer, preferiblemente, lapsos de tiempo determinados.
Una vez aprobada la propuesta por la alta gerencia, hacer pblica la decisin a los
empleados, y una vez que el mismo se implemente, realizar los entrenamientos y
refrescamientos correspondientes para que la cultura de aseguramiento de la calidad,
ambiente y SySO, se mantengan activos en el departamento.
La mayora de las actividades que se realizan en el Departamento de F&HC tienen poco efecto
sobre el medio ambiente, dado que actividad que podra generar ms impacto es el lavado
constante en el CLL, y las aguas son tratadas antes de ser servidas. Pero debe ser un requisito del
sistema mantener comunicado el sistema de gestin, los objetivos y los planes de accin a los
empleados; o por lo menos indicarles donde y/o con quien pueden buscar informacin pertinente
al rea ambiental.
5.3.1 Manejo del SGI bajo las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:1996 y OHSAS 18001.
La tabla 3 identifica los puntos en los cuales los requerimientos de las diferentes normativas
coinciden con la poltica de P&G, a su vez se han identificado aquellos puntos faltantes para que
los sistemas de la compaa cumplan con todos los requerimientos de las normas.
Esta determinacin podra ayudar a los equipos que dirigen los sistemas de calidad, ambiente y
SySO a establecer un plan de accin el cual permita que el SGI cumpla con todos los
requerimientos y de esta manera, si la compaa quisiera certificar su sistema tendran adelantado
una gran parte del mismo.
6.1 CONCLUSIONES
El resultado del anlisis de brechas permiti determinar cules son los requerimientos que
P&G debe cubrir para poder implementar un SGI con base en las normas ISO 9001:2000,
ISO 14001:1996 y OHSAS 18001.
A travs del anlisis de brechas fue posible definir cules son los requerimientos de la
ISO 9001:2000, ISO 14001:1996 y OHSAS 18001 que no estn presentes en los sistemas
de gestin que tiene implementado el Departamento de F&HC.
A travs de este trabajo se pudieron identificar reas de mejora para que los sistemas
actuales sean ms exitosos y efectivos.
6.2 RECOMENDACIONES
Realizar una auditoria interna de los tres sistemas de gestin, y de acuerdo a los
resultados proponer el diseo del SGI para el Departamento de F&HC, y un plan de
accin para la ejecucin del mismo.
Pginas WEB:
Anexo 3. Anlisis de los requisitos del la ISO 14001:1996 que estn presentes en las polticas de P&G (cont).
Captulo Check
ISO 14001:1996 P&G
Apartado List
Anexo A Gua sobre el uso de la
especificacin
46
Anexo 4. Anlisis de los requisitos del la ISO 9001:2000 que estn presentes en las polticas de P&G.
Captulo Check
ISO 9001:2000 P&G
Apartado List
0 Introduccin
0.1 Generalidades
0.2 Enfoque basado en
procesos
0.3 Relacin con ISO 9004
0.4 Compatibilidad con
otros sistemas de
Gestin
1 Objeto y campo de X P&G posee un establecido un programa que incluye
aplicacin 19 elementos clave los cuales establecen de forma
clara cuales son los objetivos del SGC y los campos
en donde se puede aplicar el mismo.
1.1 Generalidades
1.2 Aplicacin
2 Referencias normativas X
3 Trminos y definiciones X
4 Sistema de Gestin de
Calidad
4.1 Requisitos generales X P&G posee un SG de la calidad el cual:
1. Identifica los procesos necesarios para el
SG de la calidad y su aplicacin.
2. Determina la interaccin de estos procesos.
3. Determina los criterios y mtodos
necesarios para asegurarse que tanto la
operacin como el control de estos procesos
sean eficaces.
4. Se asegura de la disponibilidad de recursos
e informacin necesaria para apoyar las
operaciones.
5. Realiza el seguimiento, la medicin y el
anlisis de estos procesos.
6. Implementa las acciones necesarias para
alcanzar los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos.
4.2 Requisitos de la
documentacin
4.2.1 Generalidades X La documentacin del SG de la Calidad de P&G
incluye:
1. declaraciones documentadas de la poltica
de la calidad y los objetivos de la calidad.
2. Un manual de calidad.
3. Los procedimientos documentados
4. los documentos necesitados por la
organizacin para asegurarse de la eficaz
planificacin, operacin y control de sus
procesos.
5. Los registros necesarios.
47
Anexo 4. Anlisis de los requisitos del la ISO 9001:2000 que estn presentes en las polticas de P&G (Cont.).
Captulo Check
ISO 9001:2000 P&G
Apartado List
4.2.2 Manual de la calidad P&G estableci y mantiene un manual de Calidad
que incluye:
1. El alcance del sistema de gestin de la
Calidad.
2. Los procedimientos documentados
establecidos para el sistema de gestin de la
calidad.
3. Una descripcin de la interaccin entre los
procesos del SG de la Calidad.
4.2.3 Control de los X P&G posee un control de documentos adecuado el
documentos cual garantiza que se haga seguimientos a los
estndares que necesiten cambios as como a los
resultados de las auditoras internas y externas.
4.2.4 Control de registros X P&G mantiene los registros para proporcionar
evidencia de la conformidad con los requisitos as
como de la operacin eficaz del SG de Calidad. Los
registros permanecen legibles, fcilmente
identificables y recuperables.
5 Responsabilidad de la
direccin
5.1 Compromiso de la X La alta direccin de P&G se compromete con el
direccin desarrollo e implementacin del SG de la calidad as
como con la mejora continua del mismo.
5.2 Enfoque al cliente X La alta direccin de P&G se asegura de que los
requisitos del cliente se determinan y se cumplen con
el propsito de aumentar la satisfaccin del cliente.
5.4 Planificacin
5.4.1 Objetivos de la calidad X P&G se asegura de que los objetivos de la calidad, se
establezcan en las funciones y niveles pertinentes
dentro de la organizacin. Los objetivos de calidad
son medibles y coherentes con la poltica.
5.4.2 Planificacin del X La direccin de P&G se asegura a su vez de que:
sistema de gestin de la 1. La planificacin del sistema de gestin de la
calidad calidad se realizan con el fin de cumplir los
requisitos citados en 4.1
2. Mantiene la integridad del sistema de
gestin cuando se planifican e implementan
cambios en ste.
5.5 Responsabilidad,
autoridad y
comunicacin
5.5.1 Compromiso de la X La alta direccin de P&G se asegura de que las
direccin responsabilidades y autoridades estn definidas y son
comunicadas dentro de la organizacin
5.5.2 Enfoque al cliente
5.5.3 Comunicacin interna X La direccin se asegura de que se establecen los
medios de comunicacin apropiados dentro de la
organizacin y de que la comunicacin se efecta
considerando la eficacia del SG de la Calidad.
5.6 Revisin por la
direccin
48
Anexo 4. Anlisis de los requisitos del la ISO 9001:2000 que estn presentes en las polticas de P&G (Cont.).
Captulo Check
ISO 9001:2000 P&G
Apartado List
5.6.1 Generalidades X La alta direccin revisa el SGC para asegurarse de su
conveniencia, adecuacin y eficacia continua. La
revisin DEBE incluir la evaluacin de reas de
mejora y la necesidad de efectuar cambios
5.6.2 Informacin para la X La revisin por parte por parte del equipo de
revisin aseguramiento de la calidad incluye informacin
relativa a los resultados de las auditorias,
retroalimentacin al cliente, desempeo de los
procesos, estados de las acciones correctivas y
preventivas, acciones de seguimientos de actividades
previas, recomendaciones para la mejora.
5.6.3 Resultados de la X Los resultados de la revisin incluyen todas las
revisin decisiones tomadas por el equipo de aseguramiento
de la calidad.
6 Gestin de los recursos
6.1 Provisin de recursos X P&G determina y proporciona los recursos
necesarios para:
1. Implementar y mantener el SGC y mejorar
continuamente su eficacia.
2. Aumentar la satisfaccin del cliente
mediante el cumplimiento de sus requisitos.
6.2 Recursos humanos
6.2.1 Generalidades X El personal que realiza aquellos trabajos que afecten
la calidad del producto es competente con base en la
educacin, formacin, habilidades y experiencias
apropiadas.
6.2.2 Competencia, toma de X EL CTC:
conciencia y formacin 1. Determina la competencia necesaria para el
personal cuyo desempeo pueda afectar la
calidad del producto.
2. Proporciona formacin para satisfacer
dichas necesidades
3. Evala la eficacia de las acciones tomadas
4. Se asegura de que su personal es consciente
de la importancia de sus actividades y de
cmo contribuyen al logro de los objetivos
de la calidad.
5. mantiene los registros apropiados del
entrenamiento, formacin que se ha
implementado.
6.3 Infraestructura X P&G determina, proporciona y mantiene la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad
con los requisitos del producto; esta infraestructura
incluye:
1. Edificios, espacio de trabajo y servicios
asociados.
2. Equipo para los procesos.
3. Servicios de apoyo (transporte y/o
comunicacin).
6.4 Ambiente de trabajo X P&G mantiene un ambiente de trabajo adecuado para
los empleados y adems que garantizan la
conformidad con los requisitos del producto.
7 Realizacin del
producto
49
Anexo 4. Anlisis de los requisitos del la ISO 9001:2000 que estn presentes en las polticas de P&G (Cont.).
Captulo Check
ISO 9001:2000 P&G
Apartado List
7.1 Planificacin de la NA1 La organizacin debe planificar y desarrollar los
realizacin del producto procesos necesarios para la realizacin de producto.
7.2 Procesos relacionados
con el cliente
7.2.1 Determinacin de los X P&G para poder cumplir con las necesidades del
requisitos relacionados consumidor ha determinado:
con el producto 1. Los requisitos especificados por el cliente.
2. Los requisitos no establecidos por el cliente,
pero necesarios para el uso especificado o
para el uso previsto, cuando sea conocido.
3. Los requisitos legales y reglamentos
relacionados con el producto.
4. Cualquier requisito adicional determinado
por la organizacin.
7.2.2 Revisin de los X P&G debe revisar los requisitos relacionados con el
requisitos relacionados producto, y debe mantener registro de los resultados
con el producto de la revisin.
7.2.3 Comunicacin con el X P&G determina e implementa disposiciones eficaces
cliente para la comunicacin con el cliente relativas a:
1. informacin del producto.
2. Retroalimentacin en el departamento de
quejas.
7.3 Diseo y desarrollo
7.3.1 Planificacin del diseo X P&G planifica y controla el diseo y desarrollo del
y desarrollo producto determinando:
1. etapas del diseo y desarrollo (NA)
2. revisin, verificacin y validacin
apropiada.
3. responsabilidades y autoridades para el
diseo y desarrollo (NA)
7.3.2 Elementos de entrada NA2 P&G determina los elementos de entrada
para el diseo y relacionados con los requisitos del producto
desarrollo (materia prima que se adquiere es trabajada en la
planta de Barquisimeto) y mantenerse registros.
Los elementos de entrada deben incluir:
1. requisitos legales aplicables.
2. informacin conveniente de diseos previos
similares, cuando sea aplicable.
3. cualquier requisito esencial de diseo y
desarrollo.
7.3.3 Resultados del diseo y NA2 Los resultados deben proporcionarse de manera tal
desarrollo que permitan la verificacin respecto a los elementos
de entrada para el diseo y desarrollo y deben
aprobarse antes de su liberacin (solo en el caso de
adquisicin de materia prima que es usada en la
planta).
7.3.4 Revisin del diseo y X En las etapas adecuadas deben efectuarse revisiones
desarrollo del sistema para poder evaluar la capacidad de los
resultados del diseo e identificar cualquier problema
y proponer las acciones necesarias.
50
Anexo 4. Anlisis de los requisitos del la ISO 9001:2000 que estn presentes en las polticas de P&G (Cont.).
Dame un Check
segundo ISO 9001:2000 List P&G