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PR-ALM-05520
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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1. INTRODUCCIN

Este documento tiene por objeto definir las actividades necesarias para planear y organizar
el control de los procesos relacionados con el aprovisionamiento, almacenaje y distribucin
de los materiales y materia prima que requiere la empresa para su correcta operacin; as
como aquellas relacionadas con el personal que interviene en dichos procesos.

El presente manual contiene los objetivos especficos, polticas y/o normas de operacin,
descripcin de actividades, diagramas de flujo, as como los formatos e instructivos
relativos a la operacin que realiza el rea de almacn, su correcta aplicacin redundar en
una adecuada y eficiente operacin de las diversas reas de la empresa

2. OBJETIVO

Normar e integrar en un documento, los procedimientos relativos al manejo de almacenes,


basados en los preceptos aplicables de las distintas materias jurdicas y apoyados con
informacin sistematizada que coadyuve al cumplimiento de las funciones encomendadas,
que sirva de guia o referencia, tanto para el personal que labora en dicha rea como aquel
que se desempee en otras areas de la empresa.

3. ALCANCE

Gerencia
Sub gerencia de control de la calidad
Sub gerencia de produccin y mantenimiento
Subgerencia de administracin y finanzas
Subgerencia de contabilidad general

Elaborado Revisado Aprobado


Nombre Sandra Herbas Carlos Arce Marcelo Perez
Cargo Jefe de Almacn Director Gerente General
Fecha 2010-05-10 2010-05-31 2010-05-31
Firma

PR-ALM-05520 Almacn Ultima Revision (1): 2015-06-10; Impresin:2015-06-10 16:03


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4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Requisicin.- Documento a travs del cual las reas solicitan la adquisicin, materiales e
insumos.
Nota de Entrada.- Documento emitido por el sistema de almacn, que ampara la recepcin
y registro materiales e insumos al rea de almacn.
Sistema SQL: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactan
de manera que pueden controlar y administrar los registros fsicos y contables de los
materiales e insumos adquiridos por la empresa.

5. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

A continuacin se describen las funciones y responsabilidades del personal del Almacn


General, cabe mencionar que dichas funciones son enunciativas y no limitativas, en
consecuencia no debern frenar las operaciones y buen funcionamiento del almacn.

Responsable de la jefatura del almacn:

a) Es responsable del buen funcionamiento de todo el almacn, de acuerdo con los


objetivos establecidos.

b) Debe cerciorarse de que estn cubiertos todos los puestos, deberes y funciones.

e) Apoya zonas dbiles, hasta que puedan reforzarse.

d) Ocupa los puestos de los supervisores en caso de ausencia.

e) Proporciona la informacin relativa a las operaciones del almacn a las reas


involucradas en el manejo y control del mismo.

f) Planea el futuro y constante mejoramiento de las operaciones del almacn.

Elaborado Revisado Aprobado


Nombre Sandra Herbas Carlos Arce Marcelo Perez
Cargo Jefe de Almacn Director Gerente General
Fecha 2010-05-10 2010-05-31 2010-05-31
Firma

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Secretaria o personal designado para esta labor:

a) Desempea el trabajo de secretaria del Jefe o encargado y Supervisores de Almacn.

b) Es encargada de los archivos y registros confidenciales de su Jefe.

e) Colabora en la preparacin y distribucin de los informes y correspondencia del


almacn.

d) Desempea los trabajos de rutina de la oficina, para que el jefe o encargado, este en
libertad de tomar decisiones importantes y se encargue de la planeacin y buen
funcionamiento del almacn.

e) Conoce los deberes del personal administrativo y les ayudar a desempearlos, durante
los perodos de exceso de trabajo y durante las ausencias.

Supervisor o responsable de esta funcin:

a) Coordina las actividades del personal y la planeacin del trabajo del almacn.

b) Programa anticipadamente las actividades, para aprovechar adecuadamente la mano de


obra y equipo.

c) Elabora y mantiene actualizado el plano del almacn, designando zonas de almacenaje


para los materiales.

d) Encargado de que se realice el mantenimiento adecuado del equipo

e) Ocupa el puesto del Jefe o encargado del almacn durante su ausencia.

f) Conoce el trabajo de sus colaboradores, para apoyarlos cuando sea necesario.

g) Responsable de controlar las ordenes de entrega y/o pedidos de las compras, llevando
cuenta y control de las recepciones de materiales.

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Nombre Sandra Herbas Carlos Arce Marcelo Perez
Cargo Jefe de Almacn Director Gerente General
Fecha 2010-05-10 2010-05-31 2010-05-31
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h) Proporciona informacin a las reas involucradas en el control del almacn.

i) Consolida la operacin con el rea de Contabilidad.

j) Responsable del abastecimiento, almacenamiento y conservacin de las existencias


del almacn.

k) Mantiene en orden y limpio el almacn.

l) Cuida de la seguridad del personal y proteger los inventarios y equipos, contra daos y
prdidas.

m) Protege las existencias contra posibles diferencias de inventarios, previniendo la


omisin, duplicidad u otro tipo de errores de registro, de los movimientos de entradas o
salidas de los productos

Encargado del Kardex o responsable de esta funcin:

a) Responsable del registro veraz y oportuno de todas las entradas y salidas de materiales,
ya sea en forma manual o en sistema de cmputo.

b) Activa los ordenamientos, para la reposicin de las existencias.

c) Controla y archiva los documentos fuente.

d) Auxilia a las diferentes reas del almacn cuando se requiera.

Recepcionista de Materiales o responsable de esta labor:

a) Responsable de verificar que los materiales comprados renan las


especificaciones indicadas en las rdenes de entrega o pedidos y genera la
documentacin necesaria para su registro control y pago correspondiente.

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Nombre Sandra Herbas Carlos Arce Marcelo Perez
Cargo Jefe de Almacn Director Gerente General
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b) Se encarga de llevar un adecuado control de la documentacin e informacin por


recepciones, permitiendo un flujo rpido y continuo.

c) Auxilia a las diferentes reas del almacn cuando se requiera.

6. DESARROLLO

6.1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y REGISTRO DE ENTRADAS DE


MATERIALES E INSUMOS A LOS ALMACENES

a) Propsito

Establecer un control estricto en la recepcin y registro de entrada de materiales e insumos


en los almacenes verificando que los mismos cumplan con lo pactado en los pedidos
fincados a los proveedores, as como registrar correcta y oportunamente, la entrada de todos
y cada uno de los bienes que ingresen a los almacenes de la empresa, con la finalidad de
mantener actualizada la informacin relativa a las existencias bajo el control, custodia y
responsabilidad de dicha rea.

b) Alcance

A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea de almacn.


A nivel externo el procedimiento no es aplicable

c) Polticas de operacin, normas y lineamientos

El personal auxiliar del rea de almacenes, tendr la responsabilidad de registrar, oportuna


y permanentemente, en el sistema SQL, todas las entradas de materiales e insumos
a los almacenes.

El personal auxiliar del rea de almacenes deber solicitar a los proveedores que
invariablemente entreguen su mercanca presentando: el pedido correspondiente, factura en
original y cuatro copias.

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Nombre Sandra Herbas Carlos Arce Marcelo Perez
Cargo Jefe de Almacn Director Gerente General
Fecha 2010-05-10 2010-05-31 2010-05-31
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La recepcin de materiales e insumos deber efectuarse previa verificacin de que los


mismos cumplan con las caractersticas sealadas en los pedidos fincados a los
proveedores, tales como clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas, en su caso,
caducidad de los insumos, etctera.

El personal auxiliar deber revisar la lotificacin y caducidad, este ltima, deber ser de
cuando menos un ao a partir de su recepcin, salvo en los casos, que por la propia
naturaleza del producto se justifique una inferior o esta no sea aplicable.

El personal auxiliar y/o el responsable del rea de almacenes conjuntamente con el rea
solicitante, realizar un muestreo de los bienes recepcionados, con la finalidad de verificar
la no existencia de defectos o vicios ocultos.

Posterior a la recepcin fsica de los bienes, el personal auxiliar del rea de almacenes,
proceder a registrar la nota de entrada de materiales o insumos al sistema de almacn,
utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia del pedido y copia de la
factura.

Elaborado el registro de entrada en el sistema, el personal auxiliar del rea y el responsable


del almacn deber verificar y validar la correcta captura de la misma, as como que los
registros individuales de los bienes, hayan sido afectados adecuadamente.

Ser responsabilidad del personal auxiliar y del responsable del rea de almacenes, el
inmediato y debido acomodo de los materiales y bienes recepcionados, as como de su
adecuado control, guarda y custodia hasta en tanto dichos bienes, no sean entregados a los
usuarios finales.

Los primeros cinco das de cada inicio de mes, el responsable del rea de
almacenes, har entrega mensual de las notas de entrada de materiales e insumos a la
Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Adquisiciones.

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d) Descripcin del procedimiento

Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1. Lleva a cabo un anlisis de consumo y procede a la
elaboracin de las requisiciones correspondientes y Responsable de
1.0 Lleva a cabo la Almacn.
las turna al Departamento de Adquisiciones para
elaboracin de
que se lleve a cabo la compra.
requisiciones.
Cuadro de anlisis de consumo
Requisiciones de compra
2.1 Recibe requisiciones de compra y procede a
realizar la compra.
2.0 Recepcin de
requisiciones de 2.2 Posterior a la compra, turna al rea de Departamento de
compra y realizacin almacenes, copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s) adquisiciones.
de compra. fincados a los proveedores.
Requisiciones
Pedido y/o contrato
3.1 Recibe copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s)
fincados a proveedores y en las fechas preestablecidas,
Auxiliar de
3.0 Recibe materiales recibe los bienes relacionados en los pedidos, as como almacenes
e insumos las facturas o remisiones que los amparan.
Copia de pedido y/o contrato
Factura o remisin
4.1 Extrae de archivo el pedido y/o contrato y verifica
que los materiales e insumos que le estn siendo
entregados, sean concordantes a los estipulados en el
pedido, facturas o remisiones.
PROCEDE:
NO:
Rechaza y no recibe los bienes que incumplan a lo
solicitado indicndole al proveedor, las causas que Auxiliar de
4.0 Verifica almacenes
materiales e insumos motivaron este hecho. Regresa a la actividad nm.
SI:
Recibe los bienes, sella de recibido en el original de
la factura o remisin; se plasma la firma y nombre
del personal de almacn que recibe, se obtiene copia
de la misma, adjuntando a la copia del pedido y
devuelve el original de la factura o remisin al
proveedor.
Factura o remisin
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Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
5.1 Ingresa al sistema SQL, captura y hace
efectiva la entrada de materiales e insumos y
procede a emitir la nota de entrada al almacn, para
trmite de pago al proveedor.
Nota de entrada 0/3 copias Auxiliar de
5.0 Ingresa al
sistema y emite nota Original al proveedor almacenes
de entrada 1. Copia.- para el expediente consecutivo de
entradas.
2. Copia.- para el expediente de pedidos
(departamento de adquisiciones).
3. Copia.- para la Subdireccin de Recursos
Financieros
6.1 Al finalizar el mes elabora memorndum con
relacin de las notas de entrada al Almacn y verifica
6.0 Verifica la Responsable de
la entrega mensual de las copias de dichas notas, a
entrega mensual de Almacn
las reas de adquisiciones y recursos financieros.
notas
Nota de entrada
Memorndum
7.1 Instruye al personal auxiliar de almacn para
7.0 Instruye sobre Responsable de
clasificar, distribuir y ubicar los materiales e insumos
acomodo de Bienes Almacn
recepcionados, en los lugares que les corresponda.

8.1 Supervisa el debido control, guarda, custodia y


8.0 Supervisa resguardo de los materiales e insumos Responsable de
peridicamente recepcionados, hasta en tanto son entregados a los Almacn
usuarios finales.

TERMINA PROCEDIMIENTO

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e) Documentos de referencia

Documentos Cdigo (cuando


aplique)
Manual de Organizacin Especfico del INMEGEN
No aplica
Marzo de 2008
Lineamientos generales para la administracin de Almacenes de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica No aplica
D.O.F 11-XI-2004

Manual del Sistema de Almacn SQL No aplica

f) Registros

Cdigo de registro
Tiempo de
Registros Responsable de conservarlo o identificacin
conservacin
nica
Nota de entrada al
5 aos Responsable del rea de Almacn No aplica
Almacn
Requisicin de Compra 5 aos Responsable del rea de Almacn No aplica

g) Histrico de revisiones

Nmero de Revisin Fecha Descripcin del cambio


1 2015-05-31 No aplica

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