SISTEMA DE GESTIN DE LA INOCUIDAD COD: CP-006

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1. OBJETIVOS
Garantizar que las materias primas y materiales de empaque suministrados por los proveedores, cumplan
con los parmetros de inocuidad, higiene y calidad exigidos en la empresa CHOCOLATES CAOCA S.A.S,
para disminuir el riesgo de contaminacin y deficiencias de calidad en el producto terminado.

2. ALCANCE
Aplica a la seleccin de proveedores de la empresa y toda la gestin de entregas y control de materias
primas.

3. DEFINICIONES
-ASEGURAMIENTO DE CALIDAD: Conjunto de acciones planificadas y sistemticas que son necesarias
para proporcionar la confianza adecuada de que un producto satisfar los requisitos de calidad dados.

-AUDITORIA: Mtodo utilizado para realizar seguimiento en algn aspecto especficamente. Generalmente
se hace para evaluar las buenas prcticas de manufactura.

-BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA: Son los principios bsicos y prcticas generales de higiene
en la manipulacin, preparacin, elaboracin, envasado, almacenamiento, transporte y distribucin de
alimentos para consumo humano, con el objeto de garantizar que los productos se fabriquen en
condiciones sanitarias adecuadas y se disminuyan los riesgos inherentes a la produccin.

-CALIDAD: Es la totalidad de aspectos y caractersticas de un producto o servicio que permiten satisfacer

necesidades de un cliente o quien lo necesite.

-FICHA TCNICA: Documento que describe un producto como nombre, composicin, presentaciones,
envases, y proceso.

-INSPECCIN: Accin de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias caractersticas de un producto
y de compararlas con los requisitos especificados, con el fin de establecer su conformidad.

-MATERIA PRIMA: Los elementos que se incluyen en la elaboracin de un producto. La materia prima es
todo aquel elemento que se transforma e incorpora en un producto final

-MATERIA PRIMA CRTICA: Aquella materia prima que interviene en la elaboracin de un producto, forma
parte de su composicin y es de importancia determinante en el proceso de fabricacin.

-NO CONFORMIDAD: Falta de cumplimiento de los requisitos especificados.

-PROVEEDOR: Empresa o persona que abastece de algunos artculos necesarios a otras empresas.

4. RESPONSABLES

DEPARTAMENTO DE COMPRAS: Participar en el proceso de planeacin de las actividades del

programa

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Ejecutar el proceso de seleccin, inspeccin de proveedores y realizar la compra

DEPARTAMENTO DE CALIDAD: Participar en el proceso de planeacin de las actividades del

programa

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN: Participar en el proceso de planeacin de las actividades del

programa

PROVEEDOR: Suministrar las materias primas e insumos, garantizando su inocuidad

ALMACENISTA: Asegurar el recibo de Materias Primas e Insumos basado en los Criterios de

Aceptacin y Rechazo establecidos.

Reportar las materias primas e insumos que son rechazados

CAPACITADOR EXTERNO: Difundir los diferentes temas programados en el cronograma de capacitacin.

5. DISPOSICIONES GENERALES DE LA OPERACIN

Las materias primas y, en general, cualquier producto alimenticio pueden ser una fuente de contaminacin,
si las condiciones higinicas en las que llegan a un establecimiento no son las adecuadas.
Por esta razn, las empresas tienen que establecer las condiciones necesarias que deben tener las
materias primas y otros productos alimenticios (material de envasado, aditivos, etc.), antes de la compra,
para garantizar la inocuidad alimentaria. Al conjunto de estas condiciones se las llama especificaciones de
compra.

El objetivo del Plan de Control de Proveedores es evitar que las materias primas y otros productos
alimenticios de los que se provee el establecimiento comporten un peligro para la seguridad alimentaria.
Es frecuente que en las especificaciones de compra, adems de los requisitos de inocuidad, se tengan en
cuenta otros aspectos. En cualquier caso, siempre debern recoger como prioridades los aspectos
relacionados con la seguridad alimentaria.

El Plan de Control de Proveedores consta de los siguientes apartados: el Programa de Control de

Proveedores, incluidas las actividades de comprobacin de su cumplimiento y eficacia, y los registros
derivados. El Programa de Control de Proveedores consiste en la descripcin detallada de todas las
acciones que hay que realizar para asegurar el objetivo mencionado.

En la planificacin y elaboracin del programa se deben tener en cuenta y detallar, como mnimo, los
siguientes aspectos:

1. Lista de proveedores actualizada con los siguientes datos:

- Datos identificativos sociales e industriales (Nombre, direccin, telfono y fax)

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- Productos que suministra: materias primas, aditivos, material de envasado, etc.

2. Especificaciones de compra para cada producto:

En el momento de establecerlas, hay que tener presente el uso esperado de la materia prima, su proceso
de produccin, los posibles tratamientos a los que ser sometida, etc. No obstante, es imprescindible tener
en cuenta los conocimientos cientficos y tcnicos disponibles en cada momento, as como los requisitos
exigidos por la normativa vigente, para poder establecer unas especificaciones de compra eficaces.

Las especificaciones deben considerar, como mnimo, los siguientes aspectos:

- Especificaciones de cada producto o grupo de productos (la temperatura del producto en el momento que
llega, las condiciones de higiene, los lmites de aditivos, los criterios microbiolgicos, etc.)
- Especificaciones del envase y del etiquetado (el tipo de material, el sistema de identificacin lote u otro,
etc.)
- Especificaciones del transporte (las condiciones higinicas, la temperatura, el tiempo, etc.)
- Especificaciones de la documentacin, indicando los documentos que deben acompaar a cada producto
concreto y su contenido (albaranes comerciales, certificado sanitario cuando sea necesario, etc.)

3. Se aconseja que las acciones que hay que hacer en caso de incumplimiento de las especificaciones
estn preestablecidas, para que el personal encargado las pueda llevar a cabo de forma rpida. Tendr
que haberse previsto lo que se har con aquel producto, qu avisos habr que enviar al proveedor, si se
deber comunicar a algn responsable, si se har alguna comprobacin complementaria, si se devolver a
origen, si se someter a algn tratamiento especfico, etc.

4. Descripcin de las actividades de comprobacin que aseguren que las acciones descritas anteriormente
se cumplen de la manera prevista y son eficaces, es decir, que sirven para garantizar que las materias
primas y otros productos alimenticios no comportan un peligro para la seguridad alimentaria.

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA

-Especificar mediante instructivos los parmetros de aceptacin y rechazo de
materias primas y material de empaque. Descritos en MUE-ANX030/033
CRITERIOS LIBERACIN MATERIAL DE EMPAQUE y en el MUE-INS001
TABLA VALORES DE REFERENCIA PARA MATERIA PRIMA
PLANEAR
-Establecer un formato de evaluacin para determinar el comportamiento e
ingreso de un proveedor.

-Implementar un cronograma de visitas a proveedores.

-Estandarizar cada uno de los procesos mediante un POE en dnde se
describe brevemente la accin que se requiere estandarizar y las operaciones
HACER que la conforman. En el caso especifico de este programa los documentos
estn relacionados en el programa de trazabilidad y muestreo donde se hacen
anlisis especficos de la materia prima y material de empaque.
-Controlar que el envasado y etiquetado de los productos que llegan al
VERIFICAR establecimiento se adecuan a las especificaciones establecidas.

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- Controlar visualmente las caractersticas organolpticas de las materias

primas.

- Comprobar que la materia prima o material de empaque llegue con los

documentos de acompaamiento y/o certificaciones sanitarias exigidas.

- Revisar la lista de proveedores para comprobar que est actualizada y que

todos tienen la autorizacin sanitaria correspondiente.

- Tomar muestras de las materias primas para determinar si se cumplen los

parmetros microbiolgicos, fisicoqumicos u otros parmetros establecidos.

-Debe llevarse un registro de las comprobaciones realizadas y de los

resultados para poder valorar su cumplimiento y eficacia. Tambin hay que
registrar las incidencias detectadas y las acciones correctivas llevadas a cabo.
Tomar de acciones correctivas frente a una no conformidad.
ACTUAR
Tomar una correccin frente a una no conformidad.

CLASIFICACIN DE PROVEEDORES

Proveedores nacionales
Proveedor de materias primas e insumos
Proveedor de suministros y repuestos
Proveedor de servicio

Proveedores de materias primas e insumos.

Proveedor de material de empaque
Proveedor de materia primas
-Proveedor de implementos de aseo
-Proveedor de sustancias qumicas

Proveedores de suministros y repuestos.

Proveedor de laboratorio (Anlisis fisicoqumicos y microbiolgicos, calibracin de instrumentos de
medicin)
Proveedor de suministros para implementacin de buenas prcticas de manufactura
Proveedor de repuestos para equipos del proceso de tratamiento y produccin
Proveedor de papelera y artculos de oficina

6. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA

Decreto 3075 Diciembre 23 de 1997

Decreto 60 Enero 18 del 2002
Resolucin 2674 de 2014

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Normas Tcnicas Colombianas

7. ANEXOS
CP-FOR001 EVALUACIN DE DESEMPEO PROVEEDORES DE MATERIAS PRIMAS E
INSUMOS
CP-FOR002 EVALUACIN DE DESEMPEO PROVEEDORES DE EMPAQUE
FICHA DE INGRESO Y MANEJO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS

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FICHA DE INGRESO Y MANEJO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS

PROGRAMA DE PROVEEDORES

Recibo y manejo de materias primas e insumos

Grupo de materias primas e insumos

Productos incluidos:
Criterios de aceptacin y rechazo
Criterio Aceptacin Rechazo

Condiciones de recibo y almacenamiento:

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PRIMAS E INSUMOS
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EVALUACIN DE DESEMPEO PROVEEDORES DE MATERIA
PRIMA
FECHA CALIFICACIN CIUDAD
PROVEEDOR: PERIODO CALIFICADO
PARMETRO TOTAL PUNTAJE CRITERIO DE CALIFICACIN
OBTENIDO

Cuenta con laboratorio de control de calidad

Enva certificado de origen del lote

CALIDAD 70% Acepta devoluciones de los lotes entregados en caso de no conformidad
El producto cumple con los requisitos solicitados
Cuenta con algn tipo de certificacin
INFRAESTRUCTURA Cuentan con equipos apropiados
FSICA 7.5 %
Cuenta con medios de comunicacin y tecnologa
CONDICIONES Evala la ampliacin de cupo o das de plazo para el pago de facturas

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COMERCIALES 7.5% Se factura oportunamente

Asistencia tcnica durante la preventa y postventa

Tiempo de respuesta para la atencin de reclamos y quejas

El plazo establecido para la entrega de la mercanca segn los acuerdos se
cumplen
SERVICIO 7.5% Cumplimiento en cantidades
Envan la documentacin junto con la mercanca (factura, certificados de
calidad)
Cumplimiento en especificaciones

NIVEL DE CALIFICACIN DEL PROVEEDOR %

CONDICIN
CALIFICACIN DE DESEMPE PLAN DE ACCIN

Mayor o igual a 85% Se aconseja mantener como proveedor CALIFICADO

Mayor o igual a 70% y menor que Se aconseja mantener como proveedor, se realizaran rdenes de CALIFICADO
84% compra, pero presentara un plan de mejora no superior a 3 meses. CONDICIONADO

Mayor o igual a 55% y menor que Se aconseja mantener su permanencia en el Registro de CALIFICADO CON
74% proveedores, a la espera de las mejoras en su desempeo en un RESERVA
periodo no superior a 3 meses (Debe presentar un plan de mejora) .
No se realizara la compra.

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Menor que 54% Se aconseja que no sea considerado como proveedor, ya que no DESCALIFICADO
cumple con los requerimientos establecidos para el producto a
suministrar

TABLA DE CALIFICACIN

SNTESIS
VERIFICAR ENVI DE DOCUMENTOS DE CALIDAD (CERTIFICADO DE ORIGEN):

ES CONVENIENTE QUE EL PROVEEDOR MEJORE EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

PUNTAJE TOTAL
NIVEL DE CALIFICACIN (CONCEPTO)

EVALUADOR PROVEEDOR
FIRMA NOMBRE
NOMBRE FIRMA
CARGO CARGO

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EVALUACIN DE DESEMPEO PROVEEDOR EMPAQUE

FECHA CALIFICACIN CIUDAD

PROVEEDOR: PERIODO CALIFICADO
PARMETRO TOTAL PUNTAJE CRITERIO DE CALIFICACIN
OBTENIDO

EVALUACIN BPM (ADJUNTA)

Enva los certificados de calidad y/o fichas tcnicas de los lotes
suministrados
CALIDAD 50%
Informa las acciones correctivas a tomar en caso de no conformidades
El producto cumple con las especificaciones de la ficha tcnica vigente
Ha implementado y/o mantenido certificaciones
INFRAESTRUCTURA Cuenta con la capacidad instalada para realizar el proceso o cuenta con
FSICA 12.5 % maquila para desarrollarlo.
Ha adquirido nuevas herramientas y/o maquinaria para agilizar el
proceso
CONDICIONES Realiza la facturacin de manera oportuna, y evala la ampliacin de los

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COMERCIALES 12.5% plazos de pago

El precio actual es competitivo
La atencin de quejas reclamos y/o devoluciones es oportuna.
El plazo establecido para la entrega de la mercanca segn los acuerdos
SERVICIO 25%
se cumplen
Cumplimiento en cantidades

NIVEL DE CALIFICACIN DEL PROVEEDOR %

CALIFICACIN DE CONDICIN
PLAN DE ACCIN
DESEMPE
Mayor o igual a 85% Se aconseja mantener como proveedor CALIFICADO
Mayor o igual a 70% y menor Se aconseja mantener como proveedor, se realizaran rdenes de CALIFICADO
que 84% compra, pero presentara un plan de mejora no superior a 3 meses. CONDICIONADO
Mayor o igual a 55% y Se aconseja mantener su permanencia en el Registro de proveedores, a CALIFICADO CON
menor que 74% la espera de las mejoras en su desempeo en un periodo no superior a RESERVA
3 meses (Debe presentar un plan de mejora) . No se realizara la
compra.
Menor que 54% Se aconseja que no sea considerado como proveedor, ya que no DESCALIFICADO
cumple con los requerimientos establecidos para el producto a
suministrar

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TABLA DE CALIFICACIN

SNTESIS
VERIFICAR ENVI DE DOCUMENTOS DE CALIDAD DEL EMPAQUE:

ES CONVENIENTE QUE EL PROVEEDOR MEJORE EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

NIVEL DE CALIFICACIN
PUNTAJE TOTAL

EVALUADOR PROVEEDOR
FIRMA NOMBRE
NOMBRE FIRMA
CARGO CARGO

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